Universidad de Camagüey Facultad de Ciencias Económicas
Centro de Estudios de Dirección Empresarial y Territorial
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN
FUNCIÓN DE LA TOMA DE DECICIONES EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS
LÁCTEOS CAMAGÜEY
(Tesis presentada en opción al título de Master en Dirección)
Autora: Ing. Aymeé Ruth García Estévez
Universidad de Camagüey Facultad de Ciencias Económicas
Centro de Estudios de Dirección Empresarial y Territorial
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN
FUNCIÓN DE LA TOMA DE DECICIONES EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS
LÁCTEOS CAMAGÜEY
(Tesis presentada en opción al título de Master en Dirección)
Autora: Ing. Aymeé Ruth García Estévez
Tutores: MSc. Guberto Cánovas Riverón
Dr. C. Néstor Loredo Carballo
AGRADECIMIENTOS
Gracias, de corazón, a mis tutores, el Dr.C. Néstor Loredo Carballo y el MSc. Guberto Cánovas Riverón por su paciencia, criterios y aliento, a pesar del poco tiempo del que disponían. Ha sido un privilegio contar con su ayuda y su guía. Gracias a los especialistas del Archivo Histórico Provincial, Leydis, Emilio y Julio, que desinteresadamente me ayudaron y apoyaron en todo momento.
DEDICATORIA
Resumen
La presente investigación tiene como objetivo elaborar un procedimiento para la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) en función de la toma de decisiones en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey. El SIA es la integración del conjunto de archivos, ya sean de gestión u oficina, intermedio, central e históricos de una institución y su organización, de ahí que las empresas que lo tienen implementado sean más eficientes en el uso, manejo y acceso a la documentación para facilitar el proceso de toma de decisiones. Como problema científico se formuló que la organización de los archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey limita el proceso de toma de decisiones. La experiencia positiva de la implementación del SIA confirma que al tener organizados los archivos que lo integran favorece la toma de decisiones de sus directivos. Además, se logra una mejor comprensión por los directivos y demás miembros de la organización, en cuanto a la clasificación, ordenamiento, protección, conservación y destino final de los documentos, contribuyendo de forma eficiente al cumplimiento de su objeto social.
ABSTRACT
The objective of this research is to develop a procedure for the implementation of the Institutional Archives System (SIA) based on decision making in the Dairy Products Company Camagüey. The SIA is the integration of the set of files, whether they are management or office, intermediate, central and historical of an institution and its organization, hence the companies that have implemented it are more efficient in the use, management and access to the documentation to facilitate the decision-making process. As a scientific problem it was formulated that the organization of the files in the Dairy Products Company Camagüey limits the decision-making process. The positive experience of the implementation of the SIA confirms that having organized the files that integrate it favors the decision making of its managers. In addition, a better understanding is achieved by managers and other members of the organization, in terms of classification, ordering, protection, preservation and final destination of documents, efficiently contributing to the fulfillment of its corporate purpose.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPITULO I. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y SU INFLUENCIA EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES . 5 1.1 El Sistema Institucional de Archivos (SIA) ... 5
1.2 El archivo de gestión como eslabón esencial del Sistema Institucional de Archivos ... 12
1.3 El sistema institucional de archivos y su importancia para la toma de decisiones ... 16
CAPÍTULO 2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS CAMAGÜEY ... 25
2.1 Caracterización de la empresa ... 25
2.2 Fundamentación del procedimiento ... 30
2.3 Validación parcial del procedimiento para la implementación del SIA ... 49
CONCLUSIONES ... 64
RECOMENDACIONES ... 65
BIBLIOGRAFÍA ... 66
1
INTRODUCCIÓN
“Los archivos son tan antiguos como la organización social de la humanidad”, (Mena, 2005), consta su existencia desde civilizaciones tan antiguas como Egipto, Asiria, Grecia y Roma y de algunos textos de la Sagrada Escritura se infiere que también existían en el pueblo de Israel. (Esdras 7:10).
Desde su surgimiento han estado al servicio de la sociedad para el control de actividades económicas, jurídicas y sociales en forma general.
El desarrollo tecnológico presente impone a las organizaciones la necesidad de disponer de adecuadas infraestructuras de comunicación y de sistemas de información, que les permitan obtener los datos necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno y que, por supuesto, involucre los procesos de planificación y toma de decisiones. Detlor (2010) considera que la "gestión de Información permite a las organizaciones alcanzar metas estratégicas y tomar decisiones seguras".
Los sistemas de información de una empresa vienen a ser el equivalente al del sistema nervioso del ser humano: recogen, procesan y distribuyen información a todos los centros de operativos y de decisiones, desde instrucciones acerca de las acciones a seguir y como completarlas, como datos clave que permitan tomaren cada momento las decisiones más oportunas.
2 para documentar los procesos de negocios, la toma de decisiones y las transacciones".
El Decreto-Ley No. 265/2009 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba, la Resolución No. 41/2009 “Lineamientos para la conservación de las fuentes documentales” del CITMA, entre otros, resultan documentos esenciales para lograr en la empresa el desarrollo de la gestión de archivos y con ello la protección de los documentos que constituyen su memoria histórica, lo que además tributa al aseguramiento eficaz de la organización, control y acceso a la documentación administrativa y a la preservación de estas como evidencia de la actuación de sus personas jurídicas y naturales.
La Empresa de Productos Lácteos de Camagüey procesa un alto volumen documental, y con la organización de sus archivos de gestión a partir de la implementación del Sistema Institucional de Archivos, se obtiene fácil acceso a los documentos necesarios en el proceso de planificación, contratación económica, registros, controles de cheques y transferencias así como el modelaje utilizado en las actividades de acopio y producción, entre otros, tareas priorizadas por los lineamientos de la política económica y social aprobados en el Sexto Congreso del Partido.
Se ha podido constatar en los controles, visitas y auditorías realizadas a la Empresa de Productos Lácteos Camagüey que en el trabajo de clasificación y ordenamiento de los archivos es insuficiente la integración de objetivos y acciones que permitan la toma de decisiones de los directivos. Cada día es más común la incertidumbre de estos para la toma de decisiones adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia.
No se realiza un efectivo empleo de los documentos rectores, manuales de procedimiento, funcionamiento, entre otros, que facilitarían la planificación, organización y toma de decisiones en interés de la misión y objeto social de la empresa, lo que además constata su incidencia en el cumplimiento de los deberes funcionales a cada nivel.
3 documentos por los que responden y que constituyen la memoria histórica de la empresa.
Los documentos históricos no son aprovechados en el proceso de planificación que permitan valorar las oportunidades y dificultades de años anteriores para poder alcanzar de forma eficiente los planes de producción y elevar su calidad. La dispersión de datos e información, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su recuperación por parte de los directores funcionales cuando las necesitan en el momento oportuno.
A partir de la información aportada por el resultado de los controles, auditorías, encuestas, la observación de los hechos y sus relaciones, los datos empíricos disponibles, entre otros, se formuló como problema científico: la organización de los archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey limita el proceso de toma de decisiones.
Como objeto de investigación se reconoce la gestión de archivos.
El objetivo general: procedimiento para la implementación del sistema institucional de archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey que favorezca la toma de decisiones.
Se define como campo el sistema institucional de archivos para favorecer la toma de decisiones en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey.
Como idea a defender: el sistema institucional de archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey, a partir del procedimiento propuesto, facilitará la toma de decisiones.
La consecución del objetivo general de la investigación, se llevará a efecto a partir del cumplimiento de las siguientes tareas de investigación:
1. Determinación de los elementos teóricos metodológicos que deben tenerse en cuenta en la elaboración del procedimiento para la implementación del Sistema Institucional de Archivos que favorezca la toma de decisiones en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey.
4 3. Elaboración del procedimiento para la implementación del Sistema Institucional de Archivosen la Empresa de Productos Lácteos Camagüey que favorezca la toma de decisiones.
4. Validación del procedimiento en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey.
En el desarrollo de la investigación se utilizaron métodos teóricos (histórico – lógico, inducción/deducción y análisis y síntesis), así como también métodos empíricos tanto para la captación de la información como para su análisis. Entre ellos mencionar los cuestionarios y entrevistas aplicados a directivos y especialistas para diagnosticar la actualorganización de los archivos en interés de la toma de decisiones con el fin de establecer su grado de participación en la implementación del Sistema Institucional de Archivos.
Para la realización de la investigación, se considerarán las acciones de los intervinientes en el estudio, que en este caso será el personal directivo de la Empresa de Productos Lácteos Camagüey, quienes conforman la población-muestra del estudio (25), siendo los responsables de aportar los datos que servirán de información para el logro de los objetivos del presente estudio.
El resultado científico fundamental de la investigación se concreta en un procedimiento para la implementación del Sistema Institucional de Archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey que favorezca la toma de decisiones. Entretanto, la significación práctica de esta investigación es que al estar implementado el Sistema Institucional de Archivos se facilita la toma de decisiones de los directivos.
5
CAPITULO I. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS Y SU INFLUENCIA EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
En este capítulo se fundamenta teóricamente el problema de investigación desde la óptica del sistema institucional de archivos y como limita la toma de decisiones de los directivos al no estar implementado en la organización.
1.1 El Sistema Institucional de Archivos (SIA)
La organización de los archivos es un elemento clave en las empresas. Por lo tanto una entidad que no disponga de una eficiente clasificación y ordenamiento de los documentos se arriesga a perder la evidencia de su actividad, lo que puede conllevar ineficacia, imposibilidad de cumplir los requisitos legales o de rendiciones de cuentas y la falta de memoria corporativa.
El Sistema Institucional de Archivos, es vincular en una sola perspectiva funcional las diversas unidades encargadas del manejo de correspondencia y los archivos, mediante un proceso administrativo que garantice la adecuada planeación, operación y control de los servicios documentales de la institución, además de inducir la modernización de sistemas documentales y el desarrollo de técnicas archivísticas institucionales.
Concibe la operación de los archivos como un conjunto de elementos que comparten fines comunes: la administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, la eficiente organización, el eficaz uso de la información archivística en los procesos de gestión para la construcción de la memoria histórica de las instituciones, la difusión social de la información archivística, como un elemento clave para las acciones de transparencia y rendición de cuentas y el fomento de una nueva cultura institucional y social en torno de los archivos.
El SIA es en resumen, la organización del conjunto de archivos, ya sean de gestión u oficina, archivos intermedios, periféricos, especializados, centrales e intermedios que deben existir en todas las corporaciones.
6 reunirlos, enlazarlos como un solo sistema, en el que los documentos vayan transitando según su ciclo de vida.
Los archivos desempeñan un papel importante dentro de las organizaciones; se consideran el reflejo y la imagen propia de la institución que los produce. Además, acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de la misma.
Por su parte, el documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realización y es memoria de ella: puede ser usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia de la gestión administrativa; es además, garantía de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institución, memoria de esta relación y de la práctica social que regula (Trujillo, 2001).
Los primeros archivos que se conocen han sido localizados en el área del Cercano Oriente, concretamente en Mesopotamia y datan de aproximadamente unos 5.000 años. Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con sus actividades agrícolas o comerciales.
En el siglo IV a.C. ya existía un auténtico archivo en el templo de Cibeles, donde se conservaban los documentos públicos: leyes, actas del consejo y de la asamblea popular, tratados, etc. Se organizaban los archivos con personal especializado y se les permitía a los ciudadanos la consulta.
Se comienzan a conservar los testimonios y pruebas de los derechos de propiedad y privilegios en archivos donde se conserva el material documental en cartularios (registros donde se copiaban los documentos principales).
En el siglo XV surge el concepto de archivo de estado, la documentación adquiere otro valor además de fuente de poder: fuente para la historia.
7 Ya a principios del siglo XX, se propicia una vuelta a la formación integral desde el punto de vista jurídico y administrativo, aunque sin abandonar la formación de tipo histórico y de las ciencias auxiliares de la historia.
Tras haber salido de su aislamiento, los archivos requieren acceder a un rango de equidad dentro del conglomerado de instituciones que forman parte de los sistemas de información de un país. El interés y necesidad de su unificación, como parte de un mundo globalizado, adquiere diferencias que van de lo particular a lo general; es decir, desde la agrupación de los archivos de una institución hasta los de toda una nación.
Se encuentran términos como Sistema Institucional de Archivos (SIA), Redes de Archivos (RA), Sistema de Archivos (SA) y Sistema Nacional de Archivos (SNA), que algunas veces son considerados como sinónimos, o bien, confunden sus principios cuando son aplicados en circunstancias que no corresponde. Cada uno de ellos presenta una serie de particularidades muy específicas que los hace diferentes entre sí.
El Sistema Institucional de Archivos (SIA): es la integración de los archivos de gestión u oficina, central, intermedio de una entidad, y se encarga de su organización.
Las Redes de Archivos (RA): es el conjunto de los archivos públicos y privados articulados, integrados e interconectados del nivel nacional, departamental y municipal, así como los Archivos históricos de titularidad pública, con el propósito de brindar una amplia cobertura de los lineamientos y la política archivística del País.
El Sistema de Archivos (SA): es el conjunto de normas y procedimientos para almacenar la información. Por su parte el Sistema Nacional de Archivos (SNA): es el conjunto de instituciones archivísticas, que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del país y tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones.
8 documental. ¡Solo la memoria salva; cuando la memoria se pierde, todo se ha perdido! (Leal, 2011).
Uno de los retos más importantes de la archivística actual es su capacidad de integración con otras disciplinas científicas al integrar todo en un todo único, el documento, origen de toda decisión, acción o actividad que se realice en la organización.
Por su parte los archivos históricos provinciales y municipales, son instituciones públicas de carácter y jurisdicción territoriales, adscritos al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y depositarios de la documentación generada por las asambleas locales del Poder Popular y sus consejos de la Administración, sus El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el que debe existir en cada institución, integrado por todos los archivos de gestión y el archivo central de la misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se garantice el seguimiento de la documentación.
El Decreto-Ley No. 265 del 2009 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba (SNA), instituye las disposiciones generales para el resguardo del patrimonio documental y las normas y principios que operan la gestión documental en el territorio nacional, por lo que las organizaciones cubanas deben organizar, implementar y mantener, de manera coherente, sus sistemas institucionales de archivo, así como realizar el conjunto de operaciones que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos, para lograr la armonización de las prácticas archivísticas, ofrecer servicios adecuados y facilitar el acceso a los documentos de archivo para la toma de decisiones por parte de la administración. Establece en su Artículo 1: “…las disposiciones generales para la protección del Patrimonio
Documental de la Nación, así como las normas y principios que rigen la gestión documental en el territorio nacional”.
9
Figura 1. Conjunto de archivos del SIA
El Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba es el mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental, que tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las instituciones o dependencias que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del patrimonio documental de la nación cubana, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes. Está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba y los restantes archivos históricos, los centrales, los de gestión, los especializados, los universitarios, así como por los particulares y personales, cuyos titulares así lo decidan.
El Reglamento General del Archivo puesto en vigor por la Resolución No. 2/06 del Ministerio de la Industria Alimenticia, tiene como objetivo instrumentar, la aplicación de lo dispuesto en el Decreto-Ley No 221, de fecha 8 de Agosto del 2001, dictado por el Presidente del Consejo de Estado, donde se establecen las normas y principios que rigen la actividad archivística en el territorio nacional e instituye el fondo estatal de archivos y su registro de documentos.
En el Sistema del Ministerio de la Industria Alimenticia, se constituyen 3 tipos de archivos: el Archivo de Gestión o de Oficina, las Secciones del Archivo Central que atienden las entidades subordinadas, Uniones, Corporaciones, Unidades Presupuestadas y el Archivo Central del Organismo, el que atiende los Archivos de Gestión u Oficina del Aparato Central, así como los Archivos de las Empresas
ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO DE GESTIÓN
10 de Servicios de Publicidad y Seguridad y Protección, una vez que los documentos de estas hayan dejado de tener vida administrativa.
Los archivos centrales son aquellos que reciben, organizan y guardan, por un plazo de hasta veinticinco años los documentos transferidos por los archivos de gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente y coordinan el funcionamiento de dichos archivos.
Entre las funciones fundamentales de los archivos centrales se encuentran:
Coordinar, proponer las regulaciones que procedan en su ámbito y controlar el funcionamiento de los archivos de su organización;
Conservar por el término de hasta veinticinco años la documentación producida por los archivos de gestión que les sean tributarios, que aún mantenga vigencia administrativa, pero cuya consulta ya no es frecuente; Transferir sus documentos de valor histórico o permanente, de acuerdo con
los plazos de retención que se establezcan, al archivo histórico correspondiente;
Asumir, dentro de su esfera de acción, la documentación de archivos de una entidad que se extinga;
Coordinar la superación y desarrollo de los recursos humanos del sistema institucional;
Garantizar el tratamiento archivístico de las series documentales en la fase de producción, velando por la adecuada instalación y acondicionamiento de los fondos, tanto en las oficinas como en los locales, que le sirven de sede. Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:
Figura 2. Ciclo vital de los documentos(fuente: Delgado, 2014) Archivo de
Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico Archivo
Intermedio Génesis
11 Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas (es más conocido como archivo de oficina). La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.
Archivo Central: Solo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación está bajo responsabilidad del archivero. Tras 25 años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.
Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los 50 años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente. Este archivo puede o no considerarse, entonces los documentos se transferirían al archivo histórico pasados los 25 años de antigüedad en el archivo central.
12 más que una masa amorfa de documentos sin ninguna utilidad. Su sistematización requiere del tratamiento metodológico archivístico, desde su gestión o antes de ser concebido, mediante una serie de regulaciones para su producción hasta la puesta al servicio de los usuarios. Con ello, se establece un modelo de organización, uniforme y metódico del fondo de una institución, cuyo alcance debe ser general y compartido por todas las dependencias productoras de documentos de esa entidad.
1.2 El archivo de gestión como eslabón esencial del Sistema Institucional de
Archivos
Los archivos de gestión u oficina son archivos vigentes, activos, que guardan con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio de la institución a la cual pertenecen. Conservan los documentos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas, transfiriéndolos, al término de los plazos establecidos, al archivo central correspondiente o en su caso a los archivos históricos provinciales o municipales.
El plazo establecido para la transferencia de la documentación de los archivos de gestión o de oficina al archivo central o las secciones de este es de 5 años, salvo que para algún tipo documental se determinen plazos mayores.
El archivo de gestión o de oficina, y su organización y funcionamiento, deben estar a cargo de la oficina generadora de la documentación. Es el responsable de la adecuada conservación física de los documentos producidos por la dependencia a que pertenecen, por lo que el lugar donde se conservan dichos documentos deberá reunir las condiciones elementales que se necesitan para esta actividad. Las funciones del archivo de gestión o de oficina son:
Organizar y conservar la documentación.
Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
Estar en constante relación con el Archivo correspondiente.
Suministrar toda la información que el Archivo Central solicite respecto a las series documentales de cada uno.
13 Cumplir y hacer cumplir las indicaciones emitidas por el Archivo Central. Suministrar la información requerida por parte de la administración,
respecto a los documentos que custodia.
Elaborar los ficheros necesarios para recuperar fácilmente la información. Formar el Registro de Transferencias al Archivo correspondiente.
Un archivo de gestión o de oficina dispone de los elementos:
Cuadro general de las competencias que tiene asignada la unidad administrativa de que se trate y los tipos documentales en los que se materializan estas.
Manual de procedimientos, elaborado por el Archivo Central.
Registro de transferencias, formado con el ejemplar de la relación de entregas que el archivo correspondiente ha ejecutado debidamente cumplimentado al archivo de gestión o de oficina.
Los índices de materias, nombres, lugares geográficos, etc., que sea necesario elaborar para recuperar la información contenida en los distintos expedientes y de esta forma poder atender adecuadamente las consultas. Impresos nominalizados de:
Relaciones de entrega.
Documentos de solicitud de consulta del área al Archivo correspondiente. Los plazos de transferencia de los documentos al Archivo correspondiente se establecen, tomando en cuenta la vigencia administrativa y utilización de la documentación determinada por su productor. La transferencia de los documentos deberá estar respaldada por un acta, cuya copia es entregada al Archivo al que se traslada la documentación, quedando el original en el Archivo que trasfiere.
Para determinar la vida de los documentos se crean las comisiones de control y peritaje integradas por personas capacitadas, estos especialistas deben conocer bien la función de la institución.
14 diario (resolución de expedientes y trámites). Asegura la posterior formación del patrimonio histórico documental, que sirve de seña de identidad en las sucesivas acciones de la organización.
El principio de procedencia y orden natural de los documentos puede considerarse como el aspecto más importante a tener en cuenta para la organización de un archivo. Los documentos deben conservarse en los archivos de acuerdo al sujeto productor de estos (institución o persona), lo que constituiría el fondo documental de esa institución o persona, y dentro de estos en el orden y en lugar donde fueron generados (las oficinas), en el cumplimiento de las funciones que les son asignadas.
Como en un archivo puede existir más de un fondo documental, la aplicación de este principio permite mantener separados cada uno de ellos y evitar que se mezclen entre sí, también permite una correcta organización de los documentos, que no estén organizados por materias, pues lo que interesa no es la información que contienen los documentos, sino ellos como objeto de la archivística en su triple dimensión (archivo – documento de archivo –información), puesto que en estos se plasman las actuaciones de las administraciones en el cumplimiento de su objeto social, son las evidencias y testimonios de las mismas.
El archivo tiene entre sus funciones:
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.
15 Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
El archivo de gestión o de oficina juega un papel fundamental como primer eslabón después de ser generado el documento, de allí su importancia en las organizaciones para el sistema de gestión documental, ya que parte desde el mismo momento en que se crea de forma digital el mismo.
Algunas de las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión del archivo son:
Cuadro de clasificación: Ciclo de vida del documento:
Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que nos indiquen su ubicación.
Un sistema institucional de archivos debe servir de soporte a documentos que tengan las características antes mencionadas y, a su vez, el sistema debe presentar las características siguientes:
Fiabilidad: deberá funcionar de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables:
Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las actividades de la organización
Organizar los documentos reflejando el contexto de producción
16 Ser fuente primordial de información para la organización y los actos de la
misma que los documentos testimonian
Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos.
Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo tanto en el sistema de gestión no deberán repercutir en las características de los documentos
La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las características de los documentos.
Integridad: deberá desarrollar medidas para el control del acceso, la identificación de los usuarios, la destrucción autorizada. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema de gestión de documentos o ser externas al mismo. Adquiere especial relevancia para los documentos electrónicos.
Conformidad: el sistema de gestión de documentos debe ser consistente con los requisitos derivados de las funciones y actividades propias de la organización y con su marco regulatorio previamente estudiado. Debe cumplir también con las expectativas de la sociedad y con el proceso de rendición de cuentas. La consistencia del sistema de gestión de documentos con los requisitos deberá evaluarse periódicamente.
Exhaustividad: el sistema de gestión de documentos debe abarcar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la parte de la misma donde se ha implementado.
Sistemático: los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse en el sistema de gestión de forma sistemática.
1.3 El sistema institucional de archivos y su importancia para la toma de
decisiones
17 En correspondencia, desarrollando acertados procesos de decisión, las organizaciones no solo generarían ventajas competitivas o un mejor posicionamiento en su ambiente de negocios, sino que podrían crear capacidades organizacionales que les permitan orientarse a los cambios, y por tanto, adaptarse mejor a los mismos.
Algunas decisiones tienen su importancia relativa en el desarrollo de la vida, mientras que otras son gravitantes de ellas. Para el decisor, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.
La toma de decisiones es el proceso de seleccionar un curso de acción entre alternativas; es la medula de la planeación. Casi no es viable imaginar un campo de mayor trascendencia para el humano que el de la toma de decisiones. Es también una ciencia aplicada que ha adquirido notable importancia, porque una buena toma de decisiones permite vivir mejor, otorgando algo de control sobre la vida. Es una elección entre una o más opciones, la cual surge de múltiples contextos ya sea para solucionar un problema y/o aplicar alguna medida.
Una decisión puede tomarse de manera inmediata después de hacer un estudio previo identificando el problema, analizarlo, evaluarlo y planificarlo, pero para ello, hay que utilizar documentos, registros, actas, etc., que permitan conocer la situación a profundidad, lo que depende en gran medida de cuan organizados estén para agilizar el acceso a los mismos.
Dicha organización comienza desde el momento en que se origina el documento, en que área, hacia donde debe fluir, cual es la importancia y clasificación, a que expediente pertenece, el tiempo de empleo y al finalmente, en que archivo se protegerá.
18 Por lo general no se pueden tomar decisiones en un ambiente de sistema cerrado, además, cada departamento o sección de una empresa; los gerentes de estas unidades organizacionales tiene que ser sensibles a las políticas y programas de otras unidades organizacionales y de toda la empresa. Más aún, las personas dentro de la empresa son parte del sistema social y sus pensamientos y actitudes se tienen que tomar en cuenta cada vez que un gerente toma una decisión. Los directivos para solucionar sus problemas toman en cuenta los diversos elementos del ambiente del sistema no significan que renuncien a su papel como tomadores de decisiones. Alguien tiene que seleccionar un curso de acción entre diversas alternativas, tomando en cuenta los acontecimientos y fuerzas en el ambiente de una decisión.
La toma de decisiones organizacionales constituye un proceso de carácter informacional que en las últimas década ha generado la atención de múltiples áreas disciplinares. Si bien se percibe en la literatura científica sobre el tema un corpus teórico más sólido y una mayor claridad de modelos de toma de decisiones, así como sus procesos, fases, etapas, componentes particulares y factores organizacionales que inciden en su desarrollo, aún se evidencian elementos que ameritan un mayor número de investigaciones; tal es el caso de la información y el conocimiento como recursos estratégicos, y los procesos gerenciales asociados a estos: gestión documental, de información, del conocimiento e inteligencia organizacional. Esto se refuerza por Citroen (2011) cuando plantea que "aspectos sobre el rol de la información en los procesos de toma de decisiones reciben poca atención en investigaciones gerenciales".
La toma de decisiones organizacionales se desarrolla en diferentes niveles de decisión: estratégico, táctico y operativo. Las decisiones estratégicas se enfocan en problemas externos e internos que afectan la estrategia organizacional; las decisiones tácticas tienen en cuenta la estructura y los procesos de gestión que sirven de apoyo a la actividad productiva. Por su parte, las decisiones operativas se centran en la eficiencia del proceso productivo.
19 McKenzie, Van Winkelen y Grewal (2011) refieren que "las decisiones estratégicas complejas son importantes porque ellas tienen más desafío y más riesgos y consecuencias para el desempeño de negocios". En correspondencia, Mitchell, Shepherd y Sharfman (2014) plantean que "las decisiones estratégicas son la preocupación central para las organizaciones modernas".
Un análisis de los conceptos fundamentales asociados a la gestión documental, de información, del conocimiento y a la inteligencia organizacional permite identificar cómo se declara, de forma explícita, el vínculo de estos procesos con la toma de decisiones organizacionales.
En correspondencia, la definición y la caracterización de cada uno de estos procesos de gestión garantizarían una mejor comprensión de sus particularidades y elementos distintivos en relación con los procesos de decisión.
Según Wright (2013), es importante "proveer un control sistemático sobre los documentos archivísticos para documentar los procesos de negocios, la toma de decisiones y las transacciones". Este proceso gerencial, que se ocupa del tratamiento de los documentos administrativos o archivísticos, adquiere gran utilidad para el desempeño organizacional.
20 Los recursos informacionales, incluyendo la información y los documentos archivísticos, así como el conocimiento institucional, inciden de forma considerable en los procesos de decisión de los directivos.
Con la implementación de un sistema institucional de archivos se logra crear, recibir y mantener documentos que contengan evidencias de lo ocurrido, pruebas completas, precisas y fiables, se sabrá qué decisión o acción se tomó, cuando, por qué, cómo y para qué, estos serán la base para llevar a cabo varios aspectos, entre ellos, las rendiciones de cuentas de la organización, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la formación de políticas actuales y futuras de toma de decisiones administrativas, proteger los intereses de la empresa y los derechos de sus trabajadores, clientes y proveedores, la coherencia, la continuidad y la productividad en la gestión de la administración, elaborar los planes técnicos económicos y documentar las actividades de la empresa, sus avances y logros.
La toma de decisiones está condicionada por un buen uso de información y conocimiento como recursos estratégicos. Al respecto, los procesos gerenciales asociados, dígase sistema de archivos, entre otros, inciden en los procesos de decisión a partir de determinados elementos distintivos. No obstante, es importante señalar que una adecuada interrelación entre estos garantiza mejores decisiones y cursos de acción, al poder establecer la integración de documentos archivísticos, información, conocimiento e inteligencia.
El sistema institucional de archivos garantiza que se pueda disponer y usar documentos que son evidencia para la empresa, refleja los actos, procesos, transacciones y funciones que se desarrollan, puede contribuir a la realización de procesos de decisión más efectivo y seguro, a través de la clasificación y el ordenamiento documental.
21 La importancia del SIA viene dada por su propio alcance, el que abarca: fuentes de información, calidad de las mismas, necesidades de información por cada nivel de decisión, procesos informacionales que intervienen en la toma de decisiones, recursos informacionales y sistemas de información de apoyo, flujos informativos, todos bajo una adecuada política y estrategia de información que garanticen el desarrollo e implementación de una adecuada estructura que apoye la toma de decisiones organizacionales.
Si bien todo lo relacionado con la organización de los archivos es aún una herramienta administrativa subestimada en la mayoría de las empresas, es tan importante como cualquier otra actividad, ya que gracias a su calificación y ordenamiento, los directivos y especialistas pueden utilizar la información acumulada como guía y apoyo frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.
El advenimiento de la sociedad de la información ha permitido un cambio en el rol de las funciones tradicionales de los profesionales de los archivos, complementándolas y enriqueciéndolas con otras que le permiten una mayor presencia, visibilidad y reconocimiento; a razón de que la información ha dejado de ser algo superfluo o débilmente valorado para convertirse en el elemento decisivo en la toma de decisiones, adquirir ventajas competitivas en el mercado o incluso predecir o crear el futuro de una organización.
El desarrollo que ha alcanzado el ser humano y la sociedad en general, viene acompañada por esa capacidad de la cual es poseedor, para idear y aplicar diferentes formas de acción sobre asuntos que le afectan directamente y el entorno que lo rodea; facilitando la toma de decisiones ante cualquier situación individual o colectiva.
22 de la empresa no priven la aceptación de la decisión, y si para ello, se cuenta con toda la información y datos, la decisión sería la más acertada.
Hoy resulta imprescindible tomar decisiones cada vez más rápidas y efectivas, para lo cual es ineludible recurrir a ciertas fuentes informativas como apoyo estratégico para tales efectos. Resultaría improcedente llevar a cabo el proceso decisorio recurriendo únicamente a la intuición, sin consultar ningún tipo de información dentro de un marco racional que permita o facilite la resolución de problemas complejos de decisiones.
De ahí que, las nuevas condiciones en que se desarrolla el mundo, condicionan un mayor uso de la información en función de la toma de decisiones operativas, tácticas y estratégicas y en la solución de los múltiples problemas que plantea la aspiración de crear las bases para un desarrollo sostenible.
Para el cumplimiento de los cometidos de las instituciones, la información adquiere un papel protagónico para que los funcionarios apoyen los procesos cotidianos que conducen a la toma de decisiones, con el propósito de evitar eventualidades negativas. De ahí que actualmente la información se considere como un recurso o activo corporativo decisivo en el desempeño económico de la organización, tanto o más que otros recursos vitales, tales como: la fuerza de trabajo, el capital o materias primas productivas.
Cualquier organización que pretenda alcanzar determinado nivel de excelencia, precisa disponer de ciertos servicios que permitan y garanticen el oportuno suministro de información, interna y externa, debidamente organizada y analizada para alcanzar el mayor éxito en el proceso de toma de decisiones. Actuación que se conoce como inteligencia corporativa, la cual es definida por Ponjuán (2008) como la capacidad y la función de reunir, analizar y diseminar datos que permitan obtener, de manera sistemática y organizada, información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización, para la toma de decisiones y la orientación estratégica.
23 momento oportuno toda aquella información considerada relevante sobre un asunto determinado. Esta información está enfocada hacia lo externo y lo interno, es decir, a todos aquellos aspectos que tengan que ver con el tema en cuestión desde dentro y fuera de la organización.
El sistema institucional de archivos para la toma de decisiones de los directivos, constituye un mecanismo de comunicación que identifica las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de determinado contenido, no solo del presente sino de decisiones tomadas en el pasado, con el fin último de apoyar el proceso de negociación, la toma de decisiones y las orientaciones estratégicas. Para ello tiene en cuenta todos aquellos aspectos económicos, sociales, históricos y tecnológicos, relacionados con los asuntos por tratar y con la organización que los demanda.
El sistema institucional de archivos implementado eficientemente, permite a los directivos obtener y procesar la información a efectos de considerar todos los factores contingenciales que puedan afectar el proceso de decisión final, mediante la utilización de la clasificación y ordenamiento como herramienta para identificar, seleccionar, localizar, evaluar, validar y procesar datos para convertirlos en información inteligente, abriendo nuevos espacios para lograr el mayor éxito en el proceso de toma de decisiones.
Con la organización correcta de todos los archivos que integran el SIA de una empresa se facilita la gestión de documentos, así como la orientación y asesoramiento en los procesos de control, creación, almacenamiento, circulación, comunicación y flujo de información como reflejo de las funciones y actividades. En la actualidad el flujo de documentos es mayor, en soporte escrito y digital, siendo mayor el intercambio de la información, por lo que estando organizados los archivos se simplifica la búsqueda agilizando la toma de decisiones para en el los menores plazos posibles cumplir las tareas planificadas.
24 productividad de las organizaciones a través de una eficaz gestión de la información y del conocimiento.
Por ello el SIA es un sistema, que está sumamente vinculado e interrelacionado con la toma de decisiones, las cuales se basan en el uso de la información, estableciendo indicadores de gestión, creando planes estratégicos a largo plazo, fundamentado en la situación actual de la organización.
Constituyen beneficios de la implementación del sistema institucional de archivos en la toma de decisiones:
Disminución de costos administrativos:
El tiempo perdido en buscar documentos se traduce en tiempo productivo de trabajo. Disminuye el número de fotocopias e impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.
Continuidad en los procesos:
Un imprevisto con su archivo físico o electrónico puede paralizar la gestión de su empresa.
Aumento en la productividad:
Uso de la información para la toma de decisiones.
Aprovechamiento de todas las oportunidades de negocio. Disminución en los tiempos de respuesta.
Aumento en la satisfacción y servicio al cliente. Estandarización de procesos.
Identificación de documentación vital para la gestión empresarial.
25
CAPÍTULO 2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN LA EMPRESA DE
PRODUCTOS LÁCTEOS CAMAGÜEY
En el presente capítulo se realiza el diagnóstico y caracterización del estado actual de la organización de los archivos en función de la toma de decisiones, además se elabora y valida el procedimiento para su implementación en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey.
2.1 Caracterización de la empresa
La Empresa de Productos Lácteos Camagüey fue creada por Resolución No. 346 de diciembre de 1976, del Ministerio de la Industria Alimenticia y se modificó por Resolución No.91 del 25 de febrero del 2015 con sus 16 establecimientos (9 UEB industriales, 5 Centros de Acopio y Enfriamiento y 2 Talleres), cuyo objeto social es el de producir y comercializar de forma mayorista, productos de forma cooperada con la mini industria (forma no estatal).
De allí que la misión definida por la organización sea: “Satisfacer con calidad y eficiencia a los consumidores de productos lácteos y derivados de la leche de soya, así como las actividades de comercialización mayorista de forma cooperada con la mini industria local y la prestación de servicios de apoyo dentro del sistema y a terceros, para explotar al máximo las capacidades instaladas” y la visión: “Somos líderes en el aseguramiento de la leche y productos lácteos derivados de la misma y de la leche de soya, en correspondencia con las potencialidades productivas instaladas y de la ganadería que la abastece, sobre bases sostenibles y competitivas, siendo una avanzada del desarrollo de la industria láctea”.
El nombre comercial: Lácteos Camagüey, identifica a la Empresa de Productos Lácteos ante las negociaciones y “De Camagüey, como es natural, es mejor…” es su lema comercial.
26 Existe una dirección de empresa que dirige, orienta, controla y fiscaliza el trabajo de los establecimientos, la que cuenta una estructura organizativa conformada por una dirección general a la que subordinan el departamento de Cuadro, Seguridad y Protección, los Grupo de Asesoría Jurídica, Gestión Documental, Informática, Auditoría y Fiscalización y Control y 6 direcciones funcionales:
Dirección Adjunta integrada por los departamentos de Acopio, Producción y Tecnología y Balance y Ventas en moneda nacional, así como los grupos de Balance y Ventas en divisas, Supervisión, Control y Fiscalización, apoyando a la dirección general en el control del trabajo del resto de las direcciones funcionales.
Dirección Económica, integrada por los departamentos de Planificación, estadística y precios, Finanzas y tesorería y Contabilidad y costos.
Dirección Capital Humano, la integran los departamentos de Organización del trabajo, los salarios y capacitación, Seguridad y salud del trabajo y Gestión del Capital Humano.
Dirección Técnica y Desarrollo, integrada por los departamentos de Mantenimiento y Calidad, normalización y metrología así como por las actividades de Ciencia y Técnica, Medio Ambiente y Seguridad Biológica. Dirección Energética, integrada por el departamento energético.
Dirección Logística, la integran los departamentos de Transporte, Abastecimiento, Operaciones puerto transporte y economía interna (OPTEI), económico (unidad administrativa), una Brigada de impresión y el Autoconsumo Porcino.
A través de esta estructura fluyen las distintas informaciones, modelos, planes, certificos, indicaciones de trabajo, entre otros que constituyen la historia de la empresa, su pasado, futuro y presente, permitiéndole transitar por los caminos más acertados hasta alcanzar su misión y visión.
27 La empresa tiene características particulares como ser la mayor de su tipo en el país, teniendo más del 40 por ciento del acopio de leche y por tanto las mayores producciones para la divisa, lo que genera gran cantidad de modelos, informes, certificos, escritos, planes, entre otros.
El que todas las actividades se puedan cumplir en los plazos previstos, como elaboración de los planes técnicos económicos, planes de trabajo, entre otros y que sean lo más acertados posible, deben consultarse los documentos históricos de años anteriores, lo que depende de una buena organización de los archivos. En busca del acercamiento al estado real de la organización de los archivos de gestión en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey se recurrió al diagnóstico, a partir de:
Estudio de los informes derivados de los controles, visitas, auditorías, etc. La observación realizada a los archivos de gestión durante los controles
realizados internamente.
Valoración de las deficiencias detectadas e identificación de la base de las mismas.
La realización de entrevistas
Intercambio de experiencias con responsables de otras empresas dentro del propio Ministerio y los especialistas del Archivo Histórico Provincial. Aplicación de la guía de inspección a los 34 archivos de gestión de la
dirección empresa así como la aplicación de la guía de autocontrol. Para llevar a efecto el trabajo se aplicó la guía de autocontrol (componente actividades de control, coordinación entre las áreas No. 25, Documentación, registro oportuno No. 32, 33, 34 y 35), guía con los aspectos a controlar por la dirección del Ministerio de la Industria Alimentaria y la guía de inspección empleada por el CITMA.
Como resultado de este trabajo se pudo constatar que:
28 El 100 %, (25 directivos y especialista encuestados) están motivados y tiene el interés de capacitarse y alcanzar la calificación necesaria para facilitar la organización de sus archivos y con ello la implementación del SIA.
El 100 %, (25 encuestados) demostró desconocimiento de los documentos rectores y de las operaciones a desarrollar en el trabajo del archivo.
El 100 %, (25 encuestados) no tienen clasificados ni ordenados los expedientes.
El 79 % (27 de 34 archivos de gestión) no reúnen las condiciones requeridas para la conservación de la documentación.
El 18 % de las responsables de archivo no cumplen los requisitos para el cargo.
El 50 % (4 de 6 directores funcionales) no le prestan la importancia requerida a la actividad archivística.
No existen normas, prácticas, línea a seguir que permita al personal administrar el flujo de documentos correctamente, así como tampoco la recuperación, eliminación o conservación de los más valiosos.
Los documentos rectores, manuales de procedimiento, funcionamiento, entre otros, no se emplea en el proceso de planificación.
Se realiza la entrega y recepción de los cargos directivos sin tener en cuenta la existencia, actualización, vigencia y veracidad en los archivos de oficina de los documentos por los que responden y que constituyen la memoria histórica de la empresa.
Los compañeros que pasan a ocupar cargos o responsabilidades, no siempre cuentan con el tiempo y posibilidades para llevar a cabo una correcta preparación en función de tributar en la calidad del trabajo y se presta muy poca atención a la entrega de la documentación física archivada y a la transmisión de las experiencias adquiridas por el que entrega de las
29 proceso de planificación, resoluciones, manuales, entre otros, afectando a la organización.
Los documentos históricos no son aprovechados en el proceso de planificación que permitan valorar las oportunidades y dificultades de años anteriores para poder alcanzar de forma eficiente los planes y programas de producción que eleven su calidad.
La duplicidad de documentos, resta oportunidad a la toma de decisiones, elevando además los gastos de administración, al ser impresos en reiteradas ocasiones por una misma dirección funcional.
El diagrama de flujo de información no recoge todas las informaciones que se reciben, tramitan y procesan en la empresa a través de los diferentes canales de comunicación, existiendo series documentales innecesarias que dificultan la organización de los archivos de oficina e impiden la búsqueda ágil de los expedientes.
La tabla de retención no recoge todas las series documentales, afectando la vigencia, protección y conservación de documentos primarios y rectores que garantizan la elaboración del plan técnico económico y la planeación estratégica al iniciar el proceso de planificación del próximo año.
El título de los documentos no identifica realmente su contenido, lo que dificulta su empleo en las tareas y actividades en los que deben ser empleados y obstaculizando la rápida búsqueda de los datos necesarios para poder tomar una decisión con prontitud.
No se le presta a la protección de los documentos la importancia que realmente requieren para lograr el cumplimiento de objetivos de trabajo de la empresa, no solo en soporte impreso sino digital, como primer paso en el origen de su creación.
Un mismo documento tiene varios nombres, lo que provoca duplicidad y confusión a la hora de decidir sobre un tema o actividad por parte de los especialistas y directivos.
30 mismo no aparece en el plan de reducción de desastres de la organización las acciones y responsables antes la ocurrencia de cualquier desastre, que brinde la protección de documentos vitales para la toma de decisiones. Como problema fundamental se detecta que no existe el depósito para
conservar los documentos que por la tabla de retención tiene vigencia por más de 25 años y que forman parte de la historia de la empresa y permiten su consulta de forma oportuna al transcurrir el tiempo.
Todos estos problemas impiden la optimización de los procesos empresariales que se llevan y registran a diario. La falta de conocimiento en temas de gestión de archivos por los directivos afecta la toma de decisiones, al tener que depender de otra persona para facilitar el acceso a los mismos.
Las áreas en su conjunto no tienen organizado los archivos de gestión según lo establecido, por no estar implementado el sistema institucional, el que debe ser integrado y agrupar todas las direcciones, para que las informaciones fluyan y exista una dinámica y oportuna comunicación entre todos los departamentos. Los directivos y especialistas en la empresa, según los aspectos negativos señalados demuestran no tener conocimiento de la legislación sobre archivo y por lo tanto el modo en que se organizan y preservan los documentos no son coherentes con la actual exigencia de institucionalización del país, por lo que se hace necesario implementar el sistema institucional de archivos en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey.
2.2 Fundamentación del procedimiento
Para la implementación del sistema institucional de archivos en la empresa se hizo necesario elaborar un procedimiento que permitiera organizar los pasos a seguir. Su objetivo general es favorecer la toma de decisiones a partir de la implementación del SIA en la organización, abarcando todos los archivos de gestión existentes en las direcciones funcionales, departamentos y áreas así como la sub sección del archivo central del Ministerio de la Industria Alimentaria.
31 Reconocimiento por parte de la organización de la necesidad de implementar el sistema institucional de archivos para favorecer la toma de decisiones.
Preparación del personal en la organización de los archivos de oficina y la importancia de gestionarlos correctamente.
Motivación del personal para participar intensivamente en la organización de los archivos de gestión.
Alcance: los 34 archivos de gestión de la dirección de la Empresa de Productos Lácteos Camagüey e intencionando la construcción del depósito para archivo central.
Base legal reglamentaria: Decreto Ley No. 265 del 2009 del Sistema Nacional de Archivos y la Resolución No. 41 del 2009 “Lineamientos para la conservación de las fuentes documentales”.
Responsables de la aplicación del Sistema Institucional de Archivos:
- Expertos externos (2 especialistas del Archivo Histórico Provincial) - Director General
- Especialistas en Gestión documental - Directores Funcionales
- Especialistas principales
En el procedimiento propuesto en este trabajo investigativo se especifican 4 fases: 1. Preparatoria
2. Diagnóstico del estado actual de la gestión de archivos
3. Diseño del procedimiento para la implementación del sistema institucional de archivos
4. Implementación del sistema institucional de archivos
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Fase 1: Creación de las condiciones para la implementación del sistema institucional de archivos para favorecer la toma de decisiones en la Empresa de Productos Lácteos Camagüey
Paso 1: Constitución del grupo de trabajo.
Objetivo: Crear el grupo de trabajo que trabajará en el diseño del procedimiento para la implementación del sistema institucional de archivos.
Entradas:
Información: Relación del personal que participa directamente en la gestión de archivos.
Recursos humanos: Personal del Archivo provincial de Camagüey, Especialista Principal en Gestión Documental, Comisión de valoración, Directores Funcionales y Jefes de Departamentos.
Recursos materiales: Computadora e impresora (para elaborar los documentos establecidos), archivos, files, hojas.
Orientaciones metodológicas:
Seleccionar las personas que conformarán el grupo de trabajo encargado de realizar el diagnóstico. Tener en cuenta que entre los miembros del grupo, además de la especialista en gestión documental designada por resolución como responsable de los archivos, deben participar la especialista en gestión documental del departamento de Cuadros y las técnicos en Fiscalización y control de las direcciones funcionales.
Asimismo se recomienda que debe formar parte del referido grupo un especialista de Archivo Histórico Provincial, quien tendrá la misión de conducir el referido proceso, preparar al resto del grupo y formar a un experto interno. De igual modo, la comisión de valoración de la empresa debe prepararse y
apoyar en la tarea como preparación para la implementación del sistema institucional de archivos.
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Paso 2: Capacitación del personal del grupo de trabajo.
Objetivo: Capacitar a los miembros del grupo de trabajo seleccionado en el paso anterior.
Información: Decreto Ley No. 265 del Sistema nacional de Archivos y Resolución No. 41 del CITMA “Lineamientos para la conservación de los fondos documentales”
Recursos humanos: Expertos externos (Archivo Provincial Camagüey) y miembros del grupo de trabajo.
Recursos materiales: Computadora, datashow, salón de reuniones.
Orientaciones metodológicas:
Este paso se requiere siempre que se asume por primera vez este tipo de proceso en la organización. Asimismo se efectuará en la medida que las condiciones previas al proceso así lo requieran.
Se sugiere que la capacitación sea conducida por el experto a cargo. Durante su desarrollo será necesario enfatizar en la importancia para las organizaciones de tener implementado el sistema institucional de archivos y para para la toma de decisiones de forma más oportuna y veraz, siempre teniendo en cuenta las indicaciones de los niveles superiores y del ministerio. Se recomienda emplear un ejemplo para demostrar el proceder a seguir y, de
ser posible, lograr la organización de un archivo de gestión de una de las áreas de la dirección, dejando así en mejores condiciones al grupo para enfrentar la tarea.
Salida: Grupo de trabajo capacitado.
Fase 2: Diagnóstico del sistema institucional de archivos
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Paso 3: Recopilación de la documentación relativa a las actividades archivísticas, y funciones según la estructura organizativa, manuales de procedimientos, reglamentos internos, indicaciones del nivel superior (Grupo Empresarial de la Industria Alimentaria y Ministerio de la Industria Alimentaria).
Objetivo: Recopilar la documentación que aporte información relativa a las funciones, actividades directivas y procesos de la empresa.
Entradas:
Información: Organigrama, Manual de funciones y procedimientos, flujo de información, manuales de funcionamiento, resoluciones, procedimientos, entre otros, de la dirección general.
Recursos Humanos: Jefe de Capital Humano, Grupo Asesoría Jurídica, y grupo de trabajo.
Recursos Materiales: Computadora o documentos impresos, según el formato en que se encuentre la información, local.
Orientaciones metodológicas:
Recopilar toda la documentación de la organización que pueda aportar información relativa a las actividades e identificar sus procesos de negocios y la relación entre las actividades que realiza y los documentos resultantes como productos y evidencias de su actividad. Estos documentos deben incluir las normativas y regulaciones establecidas por las instancias superiores o internamente.
Realizar encuentro con los especialistas para informar que deben tener disponible todos los documentos, resoluciones, manuales, procedimientos que rigen la actividad que desempeñan.
Revisar la estrategia de la organización, con vistas a precisar la misión y objetivos a los cuales deberán enfocarse los directivos de la organización.
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Paso 4: Elaboración del cronograma de trabajo.
Objetivo: Determinar las áreas por las que se comenzará la organización de los archivos de gestión.
Entradas:
Información: Normativas y regulaciones que establece el Ministerio de las Comunicaciones en el cual se inscribe la organización en cuestión, y donde se refiera a las diferentes categorías ocupacionales, así como la descripción y requerimiento de cada uno de los cargo de dirección del área.
Recursos Humanos: Grupo de trabajo, consejo de dirección
Recursos Materiales: Computadora en caso de que la información se tribute de forma digital, oficina del director general, documento impreso.
Orientaciones metodológicas:
Presenta el cronograma al consejo de dirección con las actividades a realizar la fecha y las áreas, así como los responsables de brindar las informaciones solicitadas por el grupo de trabajo y expertos externos.
Es importante precisar la importancia de que se cumple el cronograma aprobado para no extender el proceso de implementación del sistema institucional de archivos y que las personas designadas por cada dirección funcional, departamentos o áreas en las que se encuentran los archivos de gestión estén disponibles el día fijado. Incluyendo el plan de trabajo evaluaciones trimestrales de los avances y dificultades en el cumplimiento del cronograma.
Salidas: Cronograma de trabajo aprobado por el consejo de dirección de la empresa.
Paso 5. Precisión de los elementos y requisitos que debe cumplir el archivo de gestión de las direcciones funcionales, departamentos y áreas de la empresa.
