Sesión 13 Planeación de Recursos de la Empresa

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Sesión 13

_{Sesión 13}

Sesión 13

Planeación

de Recursos

de la

Empresa

Ms. Ing. CARLOS AURELIO ROMERO SHOLLANDE

[email protected]

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

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Planeación de Recursos de la

Empresa

La Planeación de Recursos de la Empresa o ERP (Enterprise Resource Planning) significa diferentes cosas, dependiendo del punto de vista de cada quien.

Desde la perspectiva de los gerentes de una compañía, el énfasis se encuentra en la palabra planeación, la ERP es un software para apoyar las decisiones concurrentes con planear y controlar el negocio.

Este software es una herramienta que ayuda a integrar todos los

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Requisitos del Software

• Debe tener un enfoque multifuncional con la habilidad de rastrear los resultados financieros en términos monetarios, las compras en unidades de material, las ventas en términos de unidades de producto, etc.

• Debe ser integrado. Cuando una transacción de datos que representa una actividad del negocio es ingresada por una de las funciones, los datos pertinentes a las otras funciones también son modificadas.

• Necesita tener estructura modular y abierta que pueda combinarse en un solo sistema, enfocado en una sola función, o conectado con software de otra fuente (conectividad).

• Debe facilitar las actividades clásicas de planeación y control de la manufactura o MPC (manufacturing and control planning).

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Elecciones del Software de ERP

Las consideraciones para evaluar el software ERP son:

•Complejidad del negocio, grado de integración vertical y nivel de operaciones internacionales.

•Tamaño del negocio.

•_{Dinero disponible para implementar el sistema.} •_{Diferencias en procesos de conversión.}

•Computadoras y telecomunicaciones disponible.

•Alcance de funcionalidad requerido.

•Grado de sofisticación y requerimientos únicos de los procesos de la empresa. ¿cuán necesaria es una solución hecha a la medida?

•_{Alineamiento de los módulos de MPC son las necesidades de la}

empresa. ¿Puede darse una identificación única a los lotes?

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Descripción de un ERP

Solución ERP

• Aplicación integrada de gestión y cubre necesidades de distintas áreas de una empresa

• _{Aporta conectividad entre aplicaciones complementarias} • _{Aporta metodología de control de proyectos}

• _{Garantía de evolución con necesidades globales informáticas} Características aplicaciones ERP

• Amplia funcionalidad

• Globalidad (se trabaja con múltiples idiomas, monedas, etc.) • _{Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa} Beneficios esperados

• Incrementos de eficiencia

• Mejoras de calidad, productividad y rentabilidad

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Descripción de un ERP

Complejidad: mitad de implantaciones no alcanza beneficios

• _{Responsables subestiman el esfuerzo de gestión del cambio,} centrándose en beneficios directos.

Costes de implementación

• Implementar es más costosa (entre 3 y 10 veces) que producto: o Altos costes de implementación por empresa integradora o Enfoque de reingeniería adoptado por implementadora ERP o Necesidad de reemplazar gran parte de arquitectura TI

Cambios en el código del ERP

• Necesidad de mantener la capacidad de actualizar el ERP.

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Descripción de un ERP

Grado de estandarización

• Para cambiar procesos estándar de ERP hay que reprogramarlos • Solución: ajustar la empresa a los procesos del ERP

• ¿Se obtienen ventajas competitivas al usar procesos estandarizados que también puede implementar la competencia?

• _{Alternativa: enfoque híbrido}

o Mantener gran parte de los procesos estándar

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Almacén de datos

ARQUITECTURA

SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA

CLIENTES

CLIENTES PROVEEDORESPROVEEDORES

Software

extendido extendidoSoftware

Administración de la calidad

Plan de producción Otros Inventario y fabricación Planificación capacidades Planificación recursos de materiales Facturación Compras Análisis de ventas Otros Pedidos Nóminas Cuentas a cobrar Activos

fijos Contabilidad_{y Finanzas} Otros Tesorería Contabilidad general Análisis Financiero Recursos Humanos Planificación de turnos Otros Salarios y convenios Formación y desarrollo Perfiles profesionales

Arquitectura de un

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Módulos del ERP

Principales módulos • Producción

• Finanzas

Otros módulos

• _{Gestión comercial} • Control de almacén • Mantenimiento

• Distribución

• Recursos humanos

• Gestión de proyectos

• Servicio postventa y soporte • Herramientas de desarrollo Módulos de contabilidad y finanzas

• Cuentas a cobrar • Cuentas a pagar • _{Costes de recursos} • Costes de actividad • _{Costes dinámicos}

• Tesorería • Activos fijos • _Nóminas

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Módulos del ERP

Distribución

• Actividades de ventas y distribución de los productos

• Abarca varias áreas funcionales de la empresa

o Comercial (compras y ventas)

o Almacén y transporte • _{Permiten conocer}

o Estado de pedidos

o Niveles de créditos pactados con clientes y proveedores

o Facturas pendientes de pago

o Análisis de ventas en términos de volumen y ganancias

o Presentación de ofertas

o Pedido oo Gestión de almacenesFacturación,...

Sub-módulos de Distribución

• Planificación de necesidades de distribución • Intercambio electrónico de datos (EDI)

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Módulos del ERP

Sub-módulos de distribución • Facturación y lotes

• Compras

o Solicitudes de ofertas de compra

o Contratos de compra • Ventas

o Órdenes de compra

o Contratos de venta

o Ofertas de ventas • Previsiones

o Análisis de ventas

o Promociones y ofertas

o _{Gestión de transporte}

o Gestión flotas de transporte

o Gestión de combustible

o _{Órdenes de transporte}

• _{Gestión de almacén}

o _{Tarifas de transporte}

o Administración de entregas

o Planificación de órdenes de transporte

o _{Control de inventarios} o Embalajes

• _{Gestión de la calidad}

o Órdenes de reaprovisionamiento

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Módulos del ERP

Planificación de la producción

• _{Cubre las actividades de producción de una compañía industrial} • _{Planifica producción (stocks, capacidad, empleados, compras ...)} • Subsistemas

o Plan maestro de producción (MPS)

 _{Anticipan CB en la producción y permiten tomar}

decisiones

 Especifica para próximo pedido qué productos deben fabricarse y comprarse, en qué cantidades y cuándo

 Utilización de datos históricos, cálculo de tendencias,...

o Planificación de recursos de materiales (MRP)

 _{Planifican materias primas y componentes para los pedidos}  Calcula fechas para lanzar órdenes de compra y fabricación

o Planificación de capacidades (CRP)

 Reúne información del trabajo en curso y carga de trabajo

 _{Permiten planificar horas extra, turnos, mantenimiento}

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Módulos del ERP

Planificación de la producción

o Otros módulos

 _{Gestión de costes y administración de calidad}  _{Enlaces con CAD}

 Monitorización de la producción

Gestión de la cadena de suministros (SCM)

• Conjunto de procesos de negocio: satisfacer al usuario final • Incluye sistemas de varios tipos

o Transaccionales (módulos ERP, gestión de almacén o envíos)

o Módulos de planificación y optimización

o Analíticas de la cadena de suministros • Ayudan a

o Aumentar la participación en el mercado

o Reducir los costes operativos de adquisición de materiales

o Aumentar la eficacia de la organización

o Competir de forma más eficaz

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Módulos del ERP

Gestión de las relaciones con el cliente (CRM)

• Recopilación y análisis de información de los departamentos de ventas, marketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa

• Ejemplos

o Marketing: promociones más eficaces

o Ventas: se propondrán productos correctos conociendo al cliente

o Servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento

o Alta dirección: propuesta e impulso de los proyectos ERP

o Asignación de recursos y establecimiento de prioridades • _{Importante participación del personal de TI}

o Evitar fuga de clientes

o Incremento de ingresos o Mejores niveles de satisfacción

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Módulos del ERP

Selección e implantación de una solución

• _{GERP (}_{Global Enterprise Resource Planning)} • _Metodología

o Selección de varios productos que solucionan la problemática

o _{Presentación comercial de la/s empresa/s} o Elección del producto que mejor se adapta

o Definición del proyecto

o Revisión del coste proyecto

o _{Negociación precio, implantaciones y modificaciones} o Puesta en marcha

o Implantación

o Sustitución antiguo sistema por el nuevo

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Implantación del ERP

Análisis de la situación de la empresa

-comprensión de los procesos de negocio

-Información que se suministra a los directivos

-Controles de la situación de la empresa -Carencias de los SI

Memorando del Proyecto

-situación empresa en aspectos organizativos y operativos

-Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantación -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones

-Factores críticos de éxito

-Obstáculos que se pueden anticipar

-Revisión de políticas operativas y procesos de negocio para identificar áreas que requieren modificaciones

-Prototipo para impartir un curso de capacitación a directivos (definición de requisitos,

procedimientos, controles,...)

-Plan Detallado de Implantación:

-Tareas

-Tiempo de cada una -responsable/s Definición del proyecto Preparación de la implantación Desarrollo y confirmación Implantación Puesta en explotación -Desarrollo de nuevos procedimientos y

controles

-Generación de las bases de datos -Programación y prueba de

modificaciones en los módulos -Prueba piloto

-Formación de usuarios

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Implantación del ERP

 _{Tiempo de implantación:}

 _{Compañías pequeñas y medianas: desde unos meses hasta un} año y medio

 Grandes compañías: hasta cuatro años  Otros factores que influyen en el tiempo

o Módulos ERP implantados

o Necesidad de acometer proyectos de reingeniería de procesos

o Modificaciones en el ERP

No son muy habituales (la empresa se ajusta al ERP)

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Expectativas de Implantación del

ERP

1. Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2. Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3. Definición y mejora de procesos y herramientas de control de

gestión.

4. Reducir costes de operación (ROI).

5. Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6. Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7. Mejorar la imagen de la empresa

8. Mejora en procesos = incremento de la competitividad 9. ERP como base para proyectar nuevos negocios.

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Costos de Implantación de un ERP

Costes de implantación de un ERP

Concepto Coste medio Rango

Consultoría 30% 20% - 60%

Hardware/infraestructura 25% 0% - 50%

Equipo de implementación 15% 5% - 20%

Entrenamiento y formación 15% 10% - 20%

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Proyecto de un ERP

Composición teórica del equipo de proyecto Por parte del cliente

Ejecutivo “sponsor”:

Establece el compromiso de la alta dirección con el proyecto Formula los objetivos estratégicos

Director de proyecto

Comité de seguimiento (toma de decisiones y reuniones) Responsables de las áreas funcionales de la empresa

Usuarios finales y usuarios clave Por parte del proveedor

Ejecutivo de cuenta

Asiste al sponsor y al director de proyecto Corresponsable de la dirección y seguimiento Coordina la asignación de recursos

Consultor principal

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Proyecto de un ERP

Composición teórica del equipo de proyecto Por parte del proveedor

Director técnico: responsable de las tareas de mejoras Consultor técnico: instalación de sistema estándar, etc. Programador

Rentabilidad de las implantaciones de ERPs

Tasas de retorno sobre la inversión (ROI): del 5% al 20% Descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores

Grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP

Tipos de implantación más habituales

Pocas soluciones de un único proveedor

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Proyecto de un ERP

Beneficios más citados por los responsables (en el caso de implantaciones con éxito)

Estandarización e integración de procesos, locales y globales Disponibilidad y calidad de los datos

Menores inventarios

Ciclos de entrega más cortos

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Expectativas vs Resultados de

Implantación

Expectativas concretas

Se debe traducir en mejoras concretas

_{Mejorar servicio a cliente} _{Inventario reducido}

Manufactura estabilizada

Personal cuente con información de calidad que les permita tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.

Unido a:

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Costes en la Implantación

COSTES EXTERNOS

Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)

Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento

COSTES INTERNOS

Dedicación necesaria por parte de los recursos de la organización Costes asociados a la aparición del ERP en la organización.

Distribución lógica de los Costes Externos

Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%

Servicios consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%

Distribución lógica de los Costes Internos

80%. Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. 20%. Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa

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Costes en la Implantación

INFRAESTRUCTURA TÉCNICA

Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero...

...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP.

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)

_{Dedicación necesaria por parte de los} recursos de la compañía.

•_{Análisis de las necesidades}

•Reasignaciones y Reutilizaciones

•Petición y seguimiento de ofertas con proveedores

oCoste de comunicaciones

oCoste de seguridad

oContratos de mantenimiento

COSTE VISIBLE _Hardware

Red

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Costes en la Implantación

COSTE VISIBLE

•Servicios de consultaría y Organización

•Nuevos desarrollos

•_{Implantación y}

Formación

•_{Mantenimiento}

SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO.

Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios.

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)

•Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía...con una dedicación en todas las fases similar a la del proveedor de

servicios...

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Factores Críticos y Riesgos en la

Implantación

Principales riesgos de una implantación

Las razones principales de fallos de una implantación son:

_{Paquetes de software que no cubren necesidades básicas.} _{Mala migración de datos.}

Involucración parcial de la compañía en el proyecto.

Salida del patrocinador del proyecto.

Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos.

_{Uso ineficiente de los consultores.}

_{Administración del cambio no ejecutada o de manera}

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Factores Críticos y Riesgos en la

Implantación

Medidas para controlar los riesgos de implantación Control de procesos y seguridad...

La implantación de un ERP es relativamente sencilla.

El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.

Algunas consideraciones....

Si la Información que maneja la organización no es depurada

Solo se automatiza información y los procesos no mejoran Si hay controles de seguridad sobre Procesos e Información

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Factores Críticos y Riesgos en la

Implantación

Con la implantación del ERP, obtendremos mejoras significativas:

 Mejor servicio a clientes

 Inventario reducido

Reingeniería de Procesos...

No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización.

ERP habilita y establece nuevos procesos para gestión de negocio El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.

Administración de riesgos...

Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. Crear un equipo que permita:

Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniería de procesos

Que se apoye la nueva tecnología

Administre de forma correcta la gestión del cambio.

 Mejoras en producción

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Elección del ERP

Parámetros que debemos considerar...

Requerimientos resueltos por ERP estándar _Flexibilidad

_{Coste de la solución}

Experiencias y casos de éxito en el sector Calidad de los distribuidores

Solidez financiera del vendedor

Tecnología empleada y su estabilidad _{Cantidad y perfil de clientes}

Inversión en I+D

Capacidad de customización

Cantidad de módulos adaptables _{Facilidad de uso}

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Elección del Implantador

Parámetros que debemos considerar...

Experiencia en el sector Coste

_{Conocimiento y experiencia del personal en el producto} _{Metodología de implantación}

Presencia global

Proximidad geográfica

Compromiso en la implantación

Experiencia en integración de sistemas _{Disponibilidad de recursos}

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Retorno de la Inversión ROI

El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo.

Es el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; entre el valor actual de inversión: ROI=(Beneficios/Costes)x100

Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.

El método ROI. Período de Recuperación

Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada. _{Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.}

Áreas clave para incrementar el ROI

Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por trabajadores e incrementando la eficacia de los procesos de negocio.

Reducción de costes, en la medida en que la mejora lo permita.

Generación de ingresos.

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Retorno de la Inversión ROI

Algunos ejemplos prácticos... Empresa de Ingeniería SITUACIÓN INICIAL

Intensivo en personal y control analítico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregación de sistemas.

Dobles y triples imputaciones de datos.

ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas.

Tareas manuales

Tareas mejorables, procesos ineficientes. ACTUACIONES

Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP de fácil uso.

Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.

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Proveedores de ERPs

Intentia 2%

JBA International 3%

SSA/BPCS 3% Baan

7% JDE

7% PeopleSoft

9%

Oracle 13%

SAP 32%

Otros 22%

QAD 2%

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Apoyando los ERP Criticando los ERP  Un sistema ERP es el único SI que necesita una

empresa para dar soporte a su negocio

 El enfoque ERP simplifica y estandariza los sistemas a lo largo de la empresa haciendo más fácil de actualizar los sistemas en el futuro  Un sistema ERP reduce el coste de las

operaciones de TI y el personal necesario para mantener el SI corporativo

 Un sistema ERP fuerza la integración de todos los procesos y permite alcanzar un elevado grado de integridad de los datos

 Un ERP es una excelente herramienta de soporte de decisiones que aportará ventajas competitivas

 Los sistemas ERP engloban las mejores

prácticas para diferentes procesos, permitiendo a la empresa configurar sus sistemas rápida y fácilmente, así como minimizar sus costes de implementación

 Los sistemas ERP permiten una mejor integración global

 La utilización de sistemas ERP está al alcance únicamente de grandes empresas

 Los sistemas ERP se hicieron populares gracias al Y2K, pero con el tiempo su futuro es poco claro  El sistema ERP y su implementación son muy

caros. El sistema necesita grandes modificaciones o la empresa necesita someterse a importantes reingenierías de procesos para adaptarse

 Los ERP son normalmente lentos y no se ajustan a las transacciones que necesitan la mayoría de las empresas

 Los ERP no han obtenido los retornos de inversión previstos inicialmente

 Muchas empresas han abandonado sus negocios debido a la implementación de un ERP

 Los ERP incrementan los costes en TI

 A pesar de una implementación ERP, se necesitan muchas otras aplicaciones para un correcto

funcionamiento