Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. 1. INTRODUCCION
La política de tratamiento de datos de GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA S.A.S se desarrolla en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
2. OBJETIVO GENERAL
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA ha desarrollado y adoptado esta Política de Tratamiento de datos personales para definir claramente su compromiso de proteger y respetar los derechos de los Titulares de los datos que se encuentran en su posesión y control y garantizar la confidencialidad de estos datos personales, atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.
3. ALCANCE
Esta Política es aplicable a toda la información personal registrada en las bases de datos y/o archivos que sean objeto de Tratamiento por parte de GESTORIA CONTABILIDAD
ESTRATEGICA
4. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
5. DERECHO DE LOS TITULARES
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:
a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento mediante cualquier medio válido, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
b) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y las garantías constitucionales y legales.
e) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De acuerdo al Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 los derechos de los Titulares establecidos por la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA es responsable por todos los datos personales que estén en su poder o control, esto incluye cualquier dato personal que reciba directamente como responsable del Tratamiento, por ejemplo de clientes, empleados, contratistas o proveedores.
La Política de Protección de Datos Personales busca instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley y generar un esquema organizado para salvaguardar los datos de los titulares.
La finalidad de GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA con respecto a la recolección y tratamiento de datos personales frente a:
- CLIENTES:
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA podrá realizar el Tratamiento de Datos Personales acerca de sus clientes, solo para los propósitos de prestación de servicios profesionales.
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA también puede realizar Tratamiento de los Datos Personales de sus clientes actuales, clientes prospectivos o clientes con los cuales haya finalizado su relación contractual, con el objetivo de enviarles información comercial como noticias o actualizaciones.
Los datos personales también pueden ser compartidos internamente con otras firmas del grupo GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA con el fin de ofrecer servicios o productos que pueden ser del interés de sus clientes.
- EMPLEADOS Y CONTRATISTAS:
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados y contratistas con el objetivo de realizar pagos de nómina, productos o servicios, cumplir con la ley, proveerles beneficios, evaluar su desempeño, mejorar los programas de entrenamiento, relacionarse con los empleados, disponer de la
información para los fines que requiera la gestión del negocio, gestionar sus afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado, así como también para establecer, gestionar o terminar las relaciones contractuales. Adicionalmente, GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA podrá recolectar datos personales de
individuos que busquen trabajar para ella y deberán ser informados del propósito por el cual sus datos personales están siento recolectados.
- PROVEEDORES:
Esta finalidad incluye contacto permanente para solicitar cotizaciones y gestionar las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios.
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. - VIDEO VIGILANCIA:
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras oficinas, lo cual está anunciado en sitios visibles.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De acuerdo al artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, por lo tanto GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA evitará el tratamiento de estos datos, realizándolo únicamente cuando sea absolutamente necesario y cuando los individuos involucrados nos den su autorización explícita e informada y nos provean voluntariamente los datos o cuando dichos datos sean requeridos o permitidos para ser tratados por ley o estándares profesionales.
8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del Tratamiento de las bases de datos objeto de esta Política es GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA S.A.S., con sede principal en la ciudad de Bogotá y con los siguientes datos de contacto:
Dirección: Carrera 67 No. 94A – 21
Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 314 3631363
9. USO DE DATOS PERSONALES
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA no distribuye ni comparte datos personales con terceras partes no relacionadas con ella, excepto cuando sea legítimamente necesario por nuestros requerimientos profesionales o de negocio, para poder atender sus
requerimientos, y/o cuando sea requerido, permitido por la ley o por los estándares profesionales.
En algunos casos, GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA también puede compartir datos personales sobre usted con algunas compañías externas, proveedores de servicios o terceros que trabajan en nuestro nombre para ayudarnos a cumplir con sus
requerimientos.
10. AUTORIZACION DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO
De acuerdo con el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, para el Tratamiento de Datos Personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente Política, todo Titular que facilite la información relativa a sus
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. datos personales está consintiendo el Tratamiento de Datos por parte de GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA S.A.S, en los términos y condiciones recogidos en la misma. Sin embargo, de acuerdo al artículo 10º de la Ley 1581 de 2012, GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA podrá utilizar su información personal sin su consentimiento cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por origen judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
11. CONSULTA DE LA POLITICA
La Política de Protección de Daos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial de GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA S.A.
“gestoriacontabilidad.com”.
12. ACTUALIZAR, CORREGIR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITULAR
El Titular de los datos puede solicitar a GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en la presente Política.
Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del Tratamiento, indicando: a) Nombre completo e identificación del titular de los datos.
b) Descripción detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud.
c) Datos de ubicación del Titular: Dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
d) Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).
e) Si considera necesario, adjuntar documentos que soporten la solicitud (opcional). Una vez recibida la solicitud del Titular de los datos personales, con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla, el encargado del Tratamiento dará trámite al mismo en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.
Si a GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA no le ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular los motivos por los
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.
13. REVOCAR LA AUTORIZACION PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES
En cualquier momento el Titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales suministrados a GESTORIA CONTABILIDAD
ESTRTEGICA; para ello debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud.
Para poder gestionar la revocatoria, el Titular de los Datos Personales debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales.
14. CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA se canalizarán a través de los canales que ésta tiene para tal efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
- Fecha de recibo de la consulta - Identidad del solicitante
Una vez identificada la identidad del Titular, se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD
GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA protege los datos personales usando instalaciones físicas seguras, herramientas y prácticas de seguridad estándares en la industria, así como políticas y prácticas internas claramente definidas. GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA ha implementado medidas de seguridad con el fin de proteger los datos personales bajo su responsabilidad y control, contra pérdida, mal uso o alteración. Los datos personales están almacenados en ambientes seguros que no están disponibles al público (ejemplo: áreas con acceso restringido, oficinas cerradas y archivadores). Para prevenir el acceso electrónico no autorizado a datos personales, cualquier información que es almacenada de forma
electrónica se encuentra protegida en un ambiente electrónico y físico seguro. GESTORIA CONTABILIAD ESTRATEGICA es responsable por todos los datos personales transmitidos a terceros encargados de su tratamiento y éste acepta respetar la
Carrera 67 No. 94A-21 www.gestoriacontabilidad.co Bogotá, D.C. confidencialidad de los datos personales, cumplir con los requerimientos definidos por la legislación colombiana, los requerimientos derivados de las políticas de privacidad y seguridad de la información de la empresa.
Se prohíbe a los encargados del tratamiento de la información utilizar los datos personales entregados por GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA para propósitos diferentes a los especificados en su contrato con la empresa.
16. MARCO NORMATIVO Y LEGAL
Constitución Política de la República de Colombia, artículo 15 Ley 1581 de 2012
Decreto reglamentario 1377 de 2013 Decreto reglamentario 886 de 2014 Decreto reglamentario 1074 de 2015
17. VIGENCIA
Las bases de datos responsabilidad de GESTORIA CONTABILIDAD ESTRATEGICA, serán objeto de Tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario en la finalidad para la cual son recabados los datos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
