Guía del usuario de Documentum
Compliance Manager
Versión 5.3 SP1 Junio de 2005
Tabla de contenido
Prefacio
...
13Capítulo 1 Introducción
...
15Introducción a DCM
...
15Arquitectura de DCM
...
18Configuración de la instalación típica
...
19Funciones y conceptos clave de DCM
...
20¿Qué es un repositorio?
...
20¿Qué es el directorio de retirada?
...
21¿Qué es un flujo de trabajo?
...
22¿Qué es un flujo de trabajo controlado?
...
22¿Qué es la bandeja de entrada?
...
23¿Qué es un ciclo de vida de documento?
...
24¿Qué es un conjunto de permisos?
...
24Tipos de documento
...
24Documentos controlados
...
25Relaciones de documentos
...
26Roles
...
26Estados de ciclos de vida específicos de DCM
...
27Auditoría, autenticación y firma de documentos
...
27Formatos de fecha admitidos
...
28Versiones
...
28Notificaciones
...
29Capítulo 2 Usar la interfaz
...
31Iniciar y cerrar sesión
...
31Iniciar sesión
...
32Iniciar sesión en repositorios adicionales
...
33Cerrar sesión
...
34Cambiar la contraseña
...
34Usar opciones de accesibilidad adicionales
...
34Vistas optimizada y estándar
...
35Nodos
...
37Realizar acciones
...
39Explorar repositorios
...
41La ruta de exploración
...
42Elegir los campos que van a aparecer en una página
...
43Elegir la información que va a aparecer en una lista
...
43Tabla de contenido
Elegir elementos en páginas de selección
...
47Arrastrar y soltar
...
48Abrir ventanas nuevas
...
49Ver mensajes
...
49Ver el estatus del trabajo
...
50Ver la información del producto WDK-App
...
50Capítulo 3 Buscar
...
51Ejecutar búsquedas simples
...
51Ejecutar búsquedas avanzadas
...
52Guardar búsquedas
...
54Ejecutar búsquedas guardadas
...
54Gestionar búsquedas guardadas
...
55Capítulo 4 Definir preferencias
...
57Definir preferencias generales
...
57Definir preferencias de columnas
...
58Definir preferencias de documentos virtuales
...
59Definir preferencias de inicio de sesión
...
60Definir repositorios favoritos
...
61Definir orígenes de búsqueda
...
61Definir formatos
...
62Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos
...
65Crear archivadores, carpetas y archivos
...
65Crear archivadores
...
66Crear carpetas
...
66Crear un archivo
...
67Retirar y editar archivos
...
68Información general
...
68 Directorio de retirada...
69 JVM y subprogramas de Documentum...
70 Retirar archivos...
71 Editar archivos...
72 Registrar archivos...
73 Cancelar retiradas...
75Localizar archivos utilizados recientemente
...
76Acceder a los archivos retirados
...
76Ver archivos en modo de sólo lectura
...
77Ver elementos relacionados
...
77Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
77Importar elementos
...
78Eliminar
...
79Tabla de contenido
Abrir enlaces de correos electrónicos
...
84Suscribirse a elementos
...
84Capítulo 6 Trabajar con propiedades
...
87Definir propiedades
...
87Ver historiales
...
88Establecer fechas de retención
...
89Capítulo 7 Trabajar con taxonomías
...
91Información general sobre taxonomías
...
91Enviar elementos para clasificación
...
92Crear categorías
...
92Explorar categorías
...
93Capítulo 8 Trabajar con firmas
...
95Inicio del proceso de firma de un documento
...
96Comprender los signatarios obligatorios, opcionales y requeridos
...
97Asignar signatarios
...
98Firmas de grupo Cualquier miembro
...
98Localizar firmas pendientes
...
99Firmar documentos
...
100Rechazar un documento
...
101Rechazar documentos controlados desde una tarea de flujo de trabajo
...
102Cancelar un documento rechazado
...
107Delegar firmas
...
108Capítulo 9 Trabajar con documentos controlados
...
111Ver propiedades restringidas de documentos controlados
...
113Adquirir firmas en nombre de un grupo
...
115Crear documentos controlados en un repositorio
...
116Crear un documento controlado
...
116Importar documentos controlados
...
118Convertir documentos en documentos controlados
...
119Retirar y editar un documento controlado
...
120Registrar documentos controlados
...
120Devolver documentos controlados a su estado anterior
...
120Anexar documentos relacionados a documentos controlados
...
121Quitar documentos relacionados de documentos controlados
...
122Actualización de la última fecha de revisión de un documento controlado
...
123 Conversión de un documento controlado en temporalmenteTabla de contenido
Realizar una impresión no controlada
...
128Recuperar documentos controlados
...
128Bloquear documentos controlados
...
129Capítulo 10 Trabajar con solicitudes y avisos de cambio
...
131Información general sobre solicitudes de cambio
...
131Usar solicitudes de cambio
...
132Crear solicitudes de cambio
...
132Retirar y editar solicitudes de cambio
...
133Información general sobre avisos de cambio
...
134Usar avisos de cambio
...
135Crear avisos de cambio
...
135Retirar y editar avisos de cambio
...
137Relaciones y dependencias entre documentos
...
137Documentos de soporte
...
137Agregar documentos a avisos y solicitudes de cambio
...
138Capítulo 11 Trabajar con versiones
...
141Trabajar con versiones
...
141Capítulo 12 Trabajar con copias
...
145Información general sobre copias
...
145Transformaciones
...
146Ver copias
...
147Crear copias
...
147Crear objetos relacionados a partir de copias
...
148Importar copias
...
149Capítulo 13 Anotar documentos PDF
...
151Capítulo 14 Trabajar con servicios de colaboración
...
153Información general sobre los servicios de colaboración
...
153Salas
...
153Discusiones
...
154Notas
...
154Carpetas y archivadores contextuales
...
154Editor de texto enriquecido
...
155Trabajar con salas
...
155Visitar salas
...
155Enlazar a salas
...
156Objetos controlados por salas
...
156Crear salas
...
156Editar las propiedades de una sala
...
158Acerca de la pertenencia a una sala
...
158Gestionar la pertenencia a una sala
...
159Copiar una sala
...
162Mover una sala
...
162...
Tabla de contenido
Discusiones en los resultados de búsqueda
...
165Trabajar con notas
...
166Notas en los resultados de búsqueda
...
167Trabajar con carpetas contextuales y archivadores
...
167Crear carpetas contextuales
...
168Carpetas contextuales y archivadores en los resultados de búsqueda
...
169Trabajar con el editor de texto enriquecido
...
169Agregar contenido al editor de texto enriquecido
...
169La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido
...
169Capítulo 15 Realizar tareas
...
171Información general sobre las tareas
...
171Flujos de trabajo
...
171Cómo configurar una plantilla de flujo de trabajo
...
174Bandeja de entrada
...
183Archivos anexos
...
184Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada
...
185Aceptar tareas
...
185Completar una tarea
...
187Rechazar tareas
...
188Delegar una tarea
...
188Repetir una tarea
...
189Cambiar la disponibilidad
...
189Iniciar un flujo de trabajo
...
190Iniciar flujos de trabajo controlados
...
192Enviar flujos rápidos
...
193Capítulo 16 Trabajar con ciclos de vida
...
195Información general sobre los ciclos de vida
...
195Promover elementos
...
196Devolver elementos al estado anterior
...
196Asignar ciclos de vida
...
197Asignar un ciclo de vida a un documento controlado
...
198Quitar ciclos de vida
...
199Suspender elementos
...
199Reanudar elementos suspendidos
...
200Capítulo 17 Working with Controlled Document Lifecycles
...
201Editing Lifecycle State Extensions
...
201Enabling Manual Promotion for a Lifecycle State
...
208Tabla de contenido
Entradas adicionales de control de acceso
...
218Conjuntos de alias predeterminados
...
219Localizar conjuntos de permisos
...
219Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos
...
220Ver o modificar conjuntos de permisos
...
220Crear conjuntos de permisos
...
223Establecer permisos para un objeto
...
226Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
228Agregar usuarios a conjuntos de permisos
...
228Eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
229Cambiar los permisos asignados a un usuario
...
229Establecer permisos básicos y extendidos de objetos de usuarios
...
230Eliminar conjuntos de permisos
...
232Capítulo 20 Managing Users, Groups, and Roles
...
233Users
...
233Locating Users
...
234Setting the Default Permissions for the Cabinet of a New User
...
235Creating or Modifying Users
...
236Creating Users
...
236Creating Global Users
...
240User Properties
...
241Importing Users
...
247Import User Properties
...
248Deleting Users
...
252Reassigning Objects to Another User
...
252Changing the Home Repository of a User
...
253Making a User Active or Inactive
...
253Modifying Users
...
254Viewing Groups, Workflows, Alias Sets, Permission Sets, and Documents of a User
...
254Viewing or Deleting Change Home Repository Logs
...
254Viewing User Reassign Logs
...
255Rename Reports
...
256Groups
...
256About Dynamic Groups
...
257Locating Groups
...
258Viewing Where a Group is Used
...
258Creating or Modifying Groups
...
259Creating Groups
...
259Modifying or Viewing Groups
...
260Adding Users, Groups, or Roles to a Group
...
260Removing Users From a Group
...
261Deleting Groups
...
261Reassigning the Objects Owned by a Group
...
261Viewing Group Reassign Logs
...
262Group Properties
...
262Roles
...
264Creating or Modifying Roles
...
265Tabla de contenido
Capítulo 21 Working with Business Applications
...
269Creating a Business Application
...
269Viewing or Modifying Business Applications
...
273Deleting Business Applications
...
278Capítulo 22 Working with Document Classes and Document Relationships
...
279Document Classes
...
279Creating a Document Class
...
280Viewing or Modifying Document Class Properties
...
283Deleting Document Classes
...
285About Document Relationships
...
286Supporting Relationships and Uncontrolled Objects
...
287Attachment Rules
...
288Relationships for Signed Off and Effective Documents
...
288Creating a Relationship Type
...
288Viewing or Modifying Relationship Types
...
291Deleting Relationship Types
...
291Capítulo 23 Working with Reports
...
293DCM Reports
...
293Using the Generate Reports Tool
...
294Viewing a Signoffs Report
...
296Viewing an Average Signoff Time Report
...
298Viewing a List of the Controlled Documents in Your System
...
298Viewing a Document History Report
...
299Viewing a Relationships Report
...
300Viewing a To Be Read Status Report
...
300Reporting on Workflow Objects
...
301Modifying the Display in Workflow Reporting
...
301Viewing Workflow Details
...
302Viewing Audit Events
...
303Reporting on Unaccessed Documents
...
303Capítulo 24 Working with Autonaming Schemes
...
305Autonaming Schemes
...
305Creating Autonaming Schemes
...
306Modifying Autonaming Schemes
...
307Deleting Autonaming Schemes
...
308Best Practices For Creating Autonaming Schemes
...
308Using a Single Autonaming Scheme in Multiple Document Classes
...
309Tabla de contenido
Lista de figuras
Figura 1–1. “Mis firmas” es una indicación inmediata de que utiliza la interfaz
de usuario de DCM
...
16Figura 1–2. “Conformidad” es otra indicación inmediata de que utiliza la interfaz de usuario de DCM
...
16Figura 1–3. La carpeta “DCM” del nodo Administración es otra indicación de que utiliza la interfaz de usuario de DCM
...
17Figura 1–4. Configuración de la instalación típica
...
19Figura 1–5. “Flujo de trabajo” para documentos no controlados aparece bajo el menú Herramientas
...
23Figura 1–6. “Iniciar flujo de trabajo controlado” para documentos controlados aparece bajo el menú Conformidad
...
23Figura 2–1. Vista optimizada
...
36Figura 2–2. Vista estándar
...
37Figura 8–1. Ficha Firmas de Propiedades
...
97Figura 8–2. Notificaciones de la bandeja de entrada
...
102Figura 8–3. Ficha Información de Administrador de tareas
...
103Figura 8–4. Ficha Comentarios de Administrador de tareas
...
104Figura 8–5. Página Rechazar documento en la que se confirma el signatario
...
105Figura 8–6. Página Rechazar documento en la que se confirma la decisión de rechazar
...
106Figura 8–7. Cuadro de diálogo Administrador de tareas utilizado para cancelar o aceptar el rechazo
...
107Figura 10–1. Anexo de aviso de cambio
...
139Figura 10–2. Anexo de solicitud de cambio
...
140Figura 14–1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala
...
159Figura 15–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida
...
174Figura 15–2. DCM Signoff Process (Proceso de firma de DCM)
...
175Figura 15–3. Configuración de la plantilla de flujo de trabajo de ejemplo para evitar los signatarios requeridos.
...
177Figura 15–4. Utilice estos parámetros para configurar la tarea automática de modo que cambie a la siguiente actividad.
...
178Figura 15–5. Utilice estos parámetros para configurar la actividad de firma final para que pueda evitar la actividad de firma de DCM.
...
179Figura 15–6. Utilice estos parámetros para agregar signatarios requeridos de DCM en la ficha Propiedades.
...
180Tabla de contenido
Figura 15–9. Utilice estos parámetros para promover documentos controlados en
la ficha Ejecutante.
...
183 Figura 15–10. Cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo...
193 Figura 22–1. Effective versus Latest Versioning...
287Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 1–1. Tipos de documento
...
25Tabla 9–1. Campos de la ficha Información restringida
...
113Tabla 17–1. Lifecycle Properties Info Page Fields
...
202Tabla 17–2. DCM Override Page Fields
...
207Tabla 19–1. Niveles de acceso
...
215Tabla 19–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa
...
217Tabla 19–3. Permisos extendidos
...
217Tabla 19–4. Entradas adicionales de control de acceso
...
218Tabla 19–5. Permisos básicos del usuario
...
230Tabla 19–6. Permiso extendido del usuario
...
231Tabla 20–1. Properties of a User
...
241Tabla 20–2. Import User Properties
...
249Tabla 20–3. Privileges for creating or modifying groups
...
256Tabla 20–4. Properties of a Group
...
262Tabla 20–5. Properties of a Role
...
268Tabla 21–1. Business Application: Info Page Fields
...
270Tabla 21–2. Business Application: Properties
...
273Tabla 22–1. New Document Class: Create Tab Fields
...
280Tabla 22–2. Document Class Properties: Info Tab
...
281Tabla 22–3. New Relationship Type: Info
...
289Tabla 23–1. Report Generator Page Fields
...
295Tabla 23–2. Controlled Documents Report Parameters
...
297Prefacio
En esta guía se describe el funcionamiento de la interfaz de usuario predeterminada de Documentum Compliance Manager (DCM). Su instalación podría estar personalizada. Si es así, puede que los elementos de la interfaz que vea no correspondan con los descritos en esta guía.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción
Junio de 2005 Versión inicial para la edición 5.3
Documentación relacionada — La información de esta guía se refiere a conceptos y procedimientos
descritos en Documentum Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager). Esta guía contiene información, instrucciones y procedimientos relativos a tareas de usuario del sistema habituales de una aplicación Documentum Compliance Manager. Ofrece información general sobre DCM, así como procedimientos en los que se describe cómo trabajar con esta aplicación.
Para descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica de http://www.documentum.com/.
Cómo utilizar la Guía del usuario de DCM — Documentum Compliance Manager se integra
con Webtop ampliando su funcionalidad, por lo que en esta guía del usuario se incluye toda la funcionalidad disponible en la interfaz de usuario (IU) de DCM.
Capítulo 1
Introducción
En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas: • Introducción a DCM, página 15
• ¿Qué es un repositorio?, página 20
• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 21 • ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 22 • ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 23
• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 24 • ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 24 • Tipos de documento, página 24
• Documentos controlados, página 25 • Relaciones de documentos, página 26 • Roles, página 26
• Estados de ciclos de vida específicos de DCM, página 27 • Auditoría, autenticación y firma de documentos, página 27 • Formatos de fecha admitidos, página 28
• Versiones, página 28
Introducción a DCM
Funciones que distinguen a DCM de Webtop — En los párrafos introductorios y
capturas de pantalla siguientes se identifican las funciones que distinguen a DCM de Webtop.
Documentum Compliance Manager (DCM) amplía las capacidades de Webtop para proporcionar funciones mejoradas de gestión de documentos. Estas capacidades mejoradas incluyen nuevas funciones para mejorar la gestión de los documentos controlados mediante flujos de trabajo y firmas.
Introducción
Aunque las interfaces de usuario (IU) de DCM y Webtop tienen una apariencia similar, DCM puede agregar funciones nuevas o modificar las existentes, por ejemplo: registro de documentos controlados, nodo Mis firmas e informes.
Nota: Si puede ver el nodo Mis firmas y el menú Conformidad, está utilizando la interfaz
de usuario de DCM. La presencia de una carpeta de DCM en el nodo Administración es otra indicación de que está trabajando con la interfaz de usuario de DCM. Estos indicadores visuales son específicos de DCM.
Figura 1-1. “Mis firmas” es una indicación inmediata de que utiliza la interfaz de usuario de DCM
Introducción
Figura 1-3. La carpeta “DCM” del nodo Administración es otra indicación de que utiliza la interfaz de usuario de DCM
Lo que DCM puede hacer por usted — En los párrafos siguientes se describe lo que
DCM puede hacer por usted.
DCM permite gestionar grandes volúmenes de documentos que deben cumplir normas de regulación y calidad. DCM define las propiedades de un documento, así como los permisos de acceso, además de permitir cambiar los procesos de gestión de cada tipo de documento en todas las fases de su ciclo de vida, desde el borrador inicial hasta la fase final.
DCM utiliza procesos definidos para la creación, revisión y firma de documentos controlados. DCM permite a los usuarios leer documentos y emitir solicitudes de cambios. DCM permite a los coordinadores crear y modificar documentos, así como distribuirlos para revisión y firma.
DCM permite establecer relaciones entre documentos para ayudarle a organizar y encontrar contenido controlado, así como para automatizar ciclos de revisión y cambios del ciclo de vida de los documentos, lo que mejora la funcionalidad del flujo de trabajo. Asimismo, incluye auditoría y firma electrónica. Las funciones de firma electrónica y auditoría de DCM cumplen los requisitos de regulación del Code of Federal Regulations,
Title 21, Food and Drugs, part 11 (Código estadounidense de regulación federal, título 21, Alimentos y drogas, parte 11), "Electronic Records; Electronic Signatures" (21CFR11)
(Registros electrónicos; firmas electrónicas).
Una vez configurado por el administrador, DCM automatiza muchos procesos, de acuerdo con las reglas de su empresa.
DCM le ayuda de las siguientes formas:
• Distribuye documentos actuales a las personas adecuadas de una forma oportuna y coherente.
Introducción
• Ayuda a gestionar los cambios de los documentos.
• Utiliza un proceso definido que incorpora documentos controlados, solicitudes y avisos de cambio y documentos de soporte para registrar y llevar un seguimiento de los cambios.
• Asegura que los documentos sean revisados y firmados por las personas apropiadas en un proceso coherente y controlado.
• Permite a los consumidores leer documentos y emitir solicitudes de cambios. • Permite a los coordinadores crear y modificar documentos y emitir avisos de
cambios, así como distribuir documentos para revisión y firma.
• Ofrece control automático sobre quién puede ver, imprimir o cambiar documentos electrónicos.
• Ofrece informes incorporados para ayudarle a llevar un seguimiento de los documentos.
• Genera automáticamente registros de auditoría para eventos tales como la creación, modificación o firma de documentos controlados.
• Permite agregar encabezados, pies de página y marcas de agua personalizados a documentos publicados cuando se vean o impriman. (Módulo opcional)
• Restringe la impresión, lleva un seguimiento de las copias impresas y recupera copias impresas de documentos controlados. (Módulo opcional)
Con las diversas opciones de configuración incluidas en DCM, puede configurar una aplicación empresarial que defina propiedades y procesos automáticos para tipos específicos de documentos.
Cada aplicación empresarial de DCM incluye las siguientes funciones:
• Creación, modificación, visualización e impresión de documentos controlados • Auditoría, autenticación y firma electrónica
• Gestión automática de ciclos de vida de documentos
• Asignación de nombres automática, creación de versiones y otras configuraciones de propiedades de los documentos
• Gestión y automatización de flujos de trabajo
• Funcionalidad de distribución y notificación automáticas • Servicios de impresión central controlada
La información general detallada se compone de las siguientes subsecciones:
Arquitectura de DCM
DCM está incorporado en Documentum Content Server y se basa en la plataforma Web Development Kit (WDK).
Introducción
Configuración de la instalación típica
En la siguiente ilustración se muestra la configuración de instalación básica de un sistema DCM:
Introducción
Funciones y conceptos clave de DCM
¿Qué es un repositorio?
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.
Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: • El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido
binario u otro contenido.
• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta.
El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodos proporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas de organizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a través de su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetas de archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización para facilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice con más frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemas configurados por su organización.
En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde se almacenan los documentos personales.
Algunos repositorios pueden agruparse en una federación. Una federación es una forma de configurar un grupo de repositorios para simplificar la administración.
En cada repositorio dispondrá de una Bandeja de entrada. En la bandeja de entrada se muestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitado para acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivos anexos. En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada para toda la federación.
Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará el archivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo, deberá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por la
Introducción
actualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedan modificarlo.
Cuando se crea un archivo en el repositorio, DCM le asigna un número de versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 0.1 con la configuración predeterminada. DCM incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vez que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede elegir que el incremento no se aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescriba la versión existente. El restablecimiento de la configuración de clase del documento permite registros de versión mayores.
Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujos de trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisos y perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido, se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos de contenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo de objeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.
¿Qué es el directorio de retirada?
El directorio de retirada es la ubicación del equipo donde DCM copia los archivos cuando se accede a ellos para editarlos, es decir, “retirarlos” del repositorio. Al retirar un archivo del repositorio, DCM copia el archivo en el directorio de retirada del equipo. La ubicación del directorio de retirada se puede editar en la ficha General de las
Preferencias. La ubicación predeterminada de este directorio varía según el sistema
operativo local:
Windows — c://Documentum/Retirada
Macintosh OS X — Raíz:Usuarios:<nombre_usuario>:Documentum:Retirada
Una vez descargado en el equipo, el archivo permanece en este directorio hasta que lo vuelva a registrar en el repositorio. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.
En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que DCM no lo copie en el equipo, sino que lo “transmita” al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación de edición del archivo. Si DCM transmite el archivo al equipo, el archivo no se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.
Introducción
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos e instrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos de viaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido; por último, un tercer empleado lo firma. Un flujo de trabajo automatiza el proceso, garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado. Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puede especificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema), como promover o publicar un archivo.
Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajo puede incluir varios archivos anexos.
¿Qué es un flujo de trabajo controlado?
Nota: Un flujo de trabajo es una función de Webtop utilizada por DCM. Aunque DCM
admite flujos de trabajo, también permite flujos de trabajo controlados. DCM, en Documentum 4, no admite la distribución de documentos controlados para firma o promoción automática, pero en Documentum 5, sí admite flujos de trabajo tanto para documentos controlados como no controlados, incluida la promoción automática. También hay que tener en cuenta que DCM limita actualmente los paquetes a uno en los flujos de trabajo controlados.
Los flujos de trabajo típicos o normales, o simplemente flujos de trabajo, se utilizan para gestionar documentos no controlados. Sin embargo, los flujos de trabajo controlados permiten gestionar tanto documentos controlados como no controlados, aunque principalmente los primeros. No obstante, se deberá convertir en primer lugar un documento no controlado a uno controlado antes de que se adjunte a un flujo de trabajo controlado. DCM permite utilizar flujos de trabajo normales además de flujos de trabajo controlados. La interfaz de usuario de DCM hereda de Webtop la opción de menú para flujos de trabajo y agrega un elemento de menú independiente para flujos de trabajo controlados.
Introducción
Figura 1-5. “Flujo de trabajo” para documentos no controlados aparece bajo el menú Herramientas
Figura 1-6. “Iniciar flujo de trabajo controlado” para documentos controlados aparece bajo el menú Conformidad
¿Qué es la bandeja de entrada?
La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas son asignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibe una tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, la reenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareas pueden incluir archivos anexos.
Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acción específica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos, seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.
Introducción
¿Qué es un ciclo de vida de documento?
Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa un archivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema le asigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida.
Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual o automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujo de trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca una tarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.
¿Qué es un conjunto de permisos?
Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elemento concreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado un conjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué acciones puede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio viene determinado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.
Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgado acceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todos los usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos de los niveles precedentes:
• Ninguno: no se permite acceso al elemento.
• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su contenido.
• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento. • Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.
• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento. • Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la
misma versión.
• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.
Tipos de documento
Documentum Compliance Manager ofrece un conjunto predeterminado de tipos de documento. DCM se ha diseñado para controlar documentos de cualquier tipo. En la siguiente tabla se describen los tipos de documento de DCM.
Introducción
Tabla 1-1. Tipos de documento
Tipo de documento Descripción
dcm_change_notice Avisos oficiales que anuncian y describen un cambio en un documento controlado.
dcm_change_request Solicitud de cambio en un documento controlado efectivo.
Estos tipos de documento controlados se ofrecen de forma predeterminada en el momento de la instalación, aunque el administrador de DCM puede modificarlos o crear otros nuevos, según sea necesario. Por ejemplo, el administrador puede:
• agregar tipos de documento nuevos • eliminar tipos de documento existentes
• cambiar el nombre de los tipos de documento predeterminados (sólo se puede cambiar el nombre de los documentos support_doc)
Si el administrador ha introducido algún cambio, es posible que los ejemplos presentados en esta guía tengan un aspecto diferente de los ejemplos que vea en la aplicación. DCM funciona de la misma manera para los tipos de documento personalizados que crea el administrador.
Documentos controlados
Los documentos gestionados por DCM se denominan documentos controlados. El administrador configura la clase de los documentos configurados.
DCM no incluye un tipo de documento SOP. Los administradores pueden crear tipos personalizados, pero se pueden basar en cualquier tipo de documento como, por ejemplo, dm_document.
Los documentos controlados avanzan por una serie de fases de ciclo de vida. Normalmente, los documentos controlados experimentan algún tipo de revisión y firma antes de avanzar a la fase Efectivo de su ciclo de vida. Documentum Compliance Manager ofrece solicitudes de cambio, avisos de cambio y flujos de trabajo controlados como mecanismos para la revisión, firma y promoción. Documentum Compliance Manager también permite a los autores promover documentos controlados a la siguiente fase del ciclo de vida de forma manual.
Nota: Para determinar si un documento es un documento controlado, sólo tendrá
que hacer clic en el icono Propiedades del documento para ver si contiene una ficha Información restringida. Si el cuadro de diálogo Propiedades de cualquier documento no incluye la ficha Información restringida, el documento no estará controlado. Si precisa más información, consulteVer propiedades restringidas de documentos controlados, página 113.
Introducción
Relaciones de documentos
Las relaciones de documentos definen dependencias entre documentos. DCM admite varios tipos de relaciones personalizadas que simplemente pueden enlazar documentos entre sí o ayudar a automatizar procesos de aprobación y de revisión.
El administrador crea el tipo de relación y cuando se crea un adjunto para un documento controlado, se realiza la selección de entre una lista de tipos de relación. El tipo de relación especifica si los cambios realizados en los documentos padre se propagan a los documentos hijo. Cuando se configura el adjunto, se habrá creado una instancia que será la relación.
Por ejemplo, si se emite una solicitud de cambio en relación con un SOP, la solicitud de cambio tendrá una relación con dicho SOP. Los tipos de relación son exclusivos de tipos de documento específicos.
Cuando se firma o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidas para ese documento con la intención de decidir si el documento se va a firmar o a promover por separado o dentro de un grupo.
Las relaciones en DCM son útiles si desea:
• Unir el contenido de documentos relacionados
• Especificar si los cambios en los documentos padre se propagan a los documentos hijo • Gestionar conjuntos de cambios (es decir, firmar grupos de contenido como un todo)
mediante avisos de cambio y sus documentos relacionados DCM está instalado con las relaciones predefinidas siguientes: • Contra
• Proceso • Referencia • Soporta
Si precisa más información sobre relaciones entre documentos, consulte Documentum
Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración de Documentum
Compliance Manager).
Roles
Además del administrador del sistema, conocido también como propietario de la instalación, la instalación de DCM crea automáticamente los cuatro roles siguientes: • Propietario de aplicación empresarial
• Propietario de clase de documento • Coordinador de clase de documento
Introducción
• Supervisor de área funcional
Los tres roles predefinidos son administradores de DCM. Los usuarios que tengan dichos roles podrán ver las principales pantallas de administración de DCM cuando se conecten a DCM. Estos nombres de rol predefinidos no se pueden cambiar. No obstante, puede agregar o quitar usuarios de dichos roles. Los roles de administrador de DCM se describen en profundidad en las secciones siguientes.
Asimismo, los administradores pueden definir roles adicionales. Por ejemplo, pueden cambiar el alcance de un rol para ampliar o reducir las capacidades. También pueden agrupar funcionalidades en un rol único.
Con la aplicación DCM de muestra se incluyen varios roles típicos del producto: • Signatario
• Autor • Consumidor
• Coordinador de impresión
Si precisa más información sobre los roles, consulte Documentum Compliance Manager
Administration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).
Estados de ciclos de vida específicos de DCM
El típico ciclo de vida de DCM consistiría en un estado inicial como, por ejemplo, En curso o Borrador. Este estado puede ir seguido de varios estados de gestión de cambios como, por ejemplo, Revisión, En aprobación y Aprobado. En DCM, un documento se considera el principal si se encuentra en un estado efectivo.
Si precisa más información sobre los ciclos de vida de documentos, consulte Documentum
Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración de Documentum
Compliance Manager). Si precisa más información sobre el modo de uso de los ciclos de vida, consulte elCapítulo 16, Trabajar con ciclos de vida.
Auditoría, autenticación y firma de documentos
La auditoría es una función de seguridad que permite controlar los eventos que se producen en un repositorio o aplicación. Los eventos son operaciones realizadas con los objetos de un repositorio o algo que ocurre en una aplicación. Al realizar un evento de auditoría se crea un registro de auditoría, que es un historial en el repositorio de las veces que tiene lugar el evento. Crear un seguimiento de comprobación es una forma útil de probar la conformidad.
Introducción
En muchos procesos comerciales es obligatorio firmar en uno o más de sus pasos. De forma parecida, algunos estados del ciclo de vida pueden necesitar una firma antes de que un objeto pueda moverse al siguiente estado. Por ejemplo, una solicitud de presupuesto puede requerir una firma antes de que se produzca el desembolso del dinero. Puede que se requiera a los usuarios firmar SOP (del inglés Standard Operating
Procedures, Procedimientos estándar de operación) para indicar que han leído los
procedimientos. En otros casos, un documento puede requerir una firma antes de que se publique en un sitio Web.
Si precisa más información sobre auditorías y firmas electrónicas, consulte Document
Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración de Documentum
Compliance Manager).
Formatos de fecha admitidos
Documentum Compliance Manager admite los siguientes formatos de fecha:
• MM-DD-AAAA • MM/DD/AAAA • DD-MM-AAAA • DD/MM/AAAA • AAAA-DD-MM • AAAA/DD/MM • AAAA-MM-DD • AAAA/MM/DD
La configuración regional determina qué formato debe usarse al escribir una fecha.
Para comprobar la configuración regional en los equipos cliente con Windows:
1. Elija Inicio→Panel de control→Configuración regional y de idioma. 2. Seleccione el idioma y país en la ficha Opciones regionales.
El formato de fecha corta y fecha larga cambiará según el idioma y país que elija.
Versiones
Para registrar un documento, es preciso identificarlo mediante un número y una etiqueta de versión que DCM proporciona basándose en la configuración de clase del documento. Los números y las etiquetas ayudan a realizar un seguimiento de las diferentes versiones de un documento. DCM incrementa los números de versión según la clase del documento, empezando por 1.0 ó 0.1 y sumando 1 al número situado tras el
Introducción
punto decimal en cada revisión, a menos que lo especifique de otra manera. Cuando registre un documento, la clase de documento controla si se aumenta a una versión mayor o menor, o si se conserva la misma versión.
Por lo general, DCM obliga a que la etiqueta de versión de un documento pase a la siguiente versión (X.0) tras la promoción al estado efectivo.
Notificaciones
Las notificaciones (también llamadas “notificaciones de eventos”) son mensajes que aparecen en la bandeja de entrada de DCM y que informan de si se ha producido una acción específica en un archivo. DCM proporciona notificaciones propias de la aplicación, como: notificaciones de lectura (TBR), notificaciones de sistema, suscripciones, firmas, documentos controlados y fechas de última revisión, tareas de flujo de trabajo y eventos registrados.
Puede elegir recibir notificaciones sobre los eventos de un archivo seleccionando la opción de notificación apropiada en las propiedades del archivo. Por ejemplo, si desea recibir una notificación cada vez que un documento específico sea registrado, seleccione, como notificación de evento, “registrar”.
Consulte el manual Documentum Content Server API Reference si precisa información detallada sobre los eventos.
Capítulo 2
Usar la interfaz
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar y cerrar sesión, página 31
• Vistas optimizada y estándar, página 35 • Nodos, página 37
• Realizar acciones, página 39 • Explorar repositorios, página 41 • La ruta de exploración, página 42
• Elegir los campos que van a aparecer en una página, página 43 • Elegir la información que va a aparecer en una lista, página 43 • Elegir elementos en páginas de selección, página 47
• Arrastrar y soltar, página 48 • Abrir ventanas nuevas, página 49 • Ver mensajes, página 49
• Ver el estatus del trabajo, página 50
• Ver la información del producto WDK-App, página 50
Iniciar y cerrar sesión
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar sesión, página 32
• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 33 • Cerrar sesión, página 34
• Cambiar la contraseña, página 34
Usar la interfaz
Iniciar sesión
Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información: • URL de DCM.
• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión. • El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio. • Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.
Si no es así, consulte a su administrador.
Para iniciar sesión:
1. En el explorador, escriba la URL de DCM en el campo de dirección/ubicación que corresponda y presione Intro o haga clic en Ir.
Se producirá una de las siguientes situaciones:
• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, DCM iniciará la sesión de forma automática. Omita el resto del procedimiento. Nota: puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de DCM.
• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá la página Inicio de sesión:
2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para ese repositorio. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En el campo Contraseña, escriba su contraseña. Las contraseñas distinguen entre
Usar la interfaz
4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.
5. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez que acceda a DCM, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que acceda a DCM. La sesión se iniciará de forma automática.
Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para volver a tener acceso al enlace Más opciones al iniciar la sesión. Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede a DCM. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendrá que volver a escribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.
6. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic en Más opciones y escriba o seleccione cualquiera de las opciones siguientes:
• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.
• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de DCM.
• Opciones de accesibilidad adicionales: seleccione esta opción para usar las
funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones de accesibilidad, consulteUsar opciones de accesibilidad adicionales, página 34. • Cambiar contraseña: haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Si
precisa más información, consulteCambiar la contraseña, página 34. Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
7. Haga clic en Inicio de sesión.
Iniciar sesión en repositorios adicionales
Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositorio durante la sesión de DCM.
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible: • En la lista Repositorio, en la parte superior derecha de la página, elija el
repositorio o seleccione Agregar repositorio.
• En el panel izquierdo (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en
Agregar repositorio.
2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
Usar la interfaz
Cerrar sesión
Para cerrar la sesión:
1. Siga uno de estos procedimientos:
• Al principio de la página, haga clic en Cerrar sesión. • Seleccione Archivo>Cerrar sesión.
Cambiar la contraseña
Tenga en cuenta que, si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
Para cambiar la contraseña:
1. En la página de inicio de sesión, haga clic en Más opciones. 2. Haga clic en Cambiar contraseña.
3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.
4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras y números.
5. Haga clic en Cambiar contraseña.
Usar opciones de accesibilidad adicionales
Si está disponible, el modo de accesibilidad proporciona una forma alternativa de utilizar la interfaz. Este modo ofrece listas en lugar de menús y proporciona texto descriptivo adicional. El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por fichas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos.
Nota: Las opciones de accesibilidad no se incluyen en Documentum Administrator.
Para utilizar el modo de accesibilidad:
1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, el cual distingue entre mayúsculas y minúsculas.
2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, la cual distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Usar la interfaz
3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio. 4. Haga clic en Más opciones.
IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (con la opción ¿Recordar credenciales la próxima vez?), no aparecerá la página Inicio de sesión.
Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas en
Preferencias o eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.
5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. 6. Haga clic en Inicio de sesión.
Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:
• Para una exploración lineal, se deberá utilizar la vista Estándar.
• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.
• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata. Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitar dicha exploración.
• Al actualizar la página se vuelve al nivel superior del nodo inicial.
• Es posible que no se tenga acceso a los componentes desarrollados o modificados por otros fabricantes.
Vistas optimizada y estándar
Existen dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.
La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. En la vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.
Usar la interfaz
Figura 2-1. Vista optimizada
La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funciones de DCM, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de la vista
Usar la interfaz
Figura 2-2. Vista estándar
Puede cambiar de vista en cualquier momento. DCM mantiene su ubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, DCM muestra la página predeterminada (la página predeterminada se define en Preferencias).
Para alternar entre las vistas:
1. Al final de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.
Nodos
El nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan acceso a las diversas funciones y tipos de objetos de DCM. Para abrir un nodo, haga clic en él.
Usar la interfaz
En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:
Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las fichas, aparecerán unas flechas como las que se muestran a continuación:
En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panel izquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:
La instalación básica de WDK incluye los nodos predeterminados siguientes, aunque es posible que su aplicación incluya otros nodos:
• Bandeja de entrada: las tareas y notificaciones recibidas.
• Mis archivos: los últimos archivos creados, modificados o retirados.
• Suscripciones: archivos y carpetas a los que se desea acceder rápidamente.
• Categorías: formas alternativas de agrupar archivos distintas a como están
organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizar archivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la forma más lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder a ellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivos en función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según el departamento responsable de determinado contenido.
• Archivadores: el nivel superior de organización dentro de los repositorios. Los
archivadores contienen carpetas y archivos.
• Archivador inicial: almacena las carpetas y documentos personales. Todos los
usuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.
Usar la interfaz
• Administración (sólo en la vista Estándar): proporciona acceso a la configuración
del sistema y a funciones administrativas.
Realizar acciones
En la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez.
Las acciones que se aplican a la ubicación que esté viendo aparecen como hipervínculos sobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas:
En la vista optimizada, las acciones que se aplican a un elemento concreto de una lista aparecen como hipervínculos en la línea del elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlace Más abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlace Más es sustituido por el enlace Acciones.
Usar la interfaz
En la vista estándar, se pueden realizar
acciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varios elementos, marque las casillas de verificación de los elementos y, a
continuación, seleccione la acción.
En la vista estándar, las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en la barra de herramientas que se encuentra cerca de la parte superior de la página:
.
Nota: Las acciones no estarán disponibles a menos que uno de los elementos de la lista
esté seleccionado o marcado. Sólo estarán disponibles las opciones que correspondan al elemento seleccionado de la lista. Por ejemplo, sólo tres de las cinco acciones están disponibles en el gráfico que se muestra arriba.
En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justo debajo de la barra de herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a la ubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponibles aparecen resaltadas en los menús. Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús son sustituidos por los enlaces Acciones globales y Acciones, los cuales muestran listas de acciones disponibles. Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique que seleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.
Usar la interfaz
Explorar repositorios
En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizada y otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos para explorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.
Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:
1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.
Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías. 2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación del directorio
(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando” en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta que encuentre el elemento que está buscando.
3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estos procedimientos:
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación de directorio a la que desee ir.
• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.
Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:
En la vista Estándar, en el panel izquierdo, aparece un árbol de directorios que muestra la estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido del elemento seleccionado en el panel izquierdo.
1. Para expandir un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo más: El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel de carpetas y nodos que contiene.
Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará. Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propio elemento.
Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente. En su lugar, DCM mostrará un número indicando el número de subcarpetas existentes. Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas, DCM mostrará 460 carpetas. Para visualizar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese número. O bien, haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a una subcarpeta del panel derecho, el nombre de la
Usar la interfaz
subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. La designación numérica cambia para indicarle el número de carpetas que no se han mostrado todavía.
2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en el signo menos del elemento:
3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos: • En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
La ruta de exploración
Al abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una ruta que muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puede hacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.
Usar la interfaz
Elegir los campos que van a aparecer en una
página
En ocasiones, al mostrar las propiedades de un objeto, los usuarios que disponen de privilegios administrativos pueden ver campos adicionales en las páginas. Si en una página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más, podrá seleccionar estos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa de propiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificación Mostrar todas las
propiedades.
Las propiedades mostradas varían según el tipo de objeto del documento original. Si procede, los campos se pueden modificar. Si desea ver explicaciones detalladas de las propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content Server Object Reference
Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).
Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o el enlace [-] Ocultar más.
Elegir la información que va a aparecer en una
lista
Puede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección se describen los siguientes temas:
• Establecer el número de elementos por página, página 43 • Acceder directamente a elementos de una lista, página 44 • Filtrar listas, página 45
• Ordenar listas, página 45
• Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista, página 46 • Utilizar miniaturas como información visual, página 47
Establecer el número de elementos por página
Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página. Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho número máximo se selecciona en la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:
Usar la interfaz
El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Por ejemplo, si aparece lo siguiente:
estará viendo la primera página de una lista de cinco.
Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto y presione Intro.
Acceder directamente a elementos de una lista
Si el campo Empieza por aparece en la parte superior de una lista o directorio, puede acceder directamente a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:
Si escribe los primeros caracteres del nombre de un archivo y hace clic en Ir, DCM pasa directamente a los elementos de la lista cuyos nombres empiecen por dichos caracteres. También puede introducir una ubicación. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para acceder directamente a elementos y otro para acceder directamente a ubicaciones.
Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento. 2. Haga clic en Ir.
Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utilice esta sintaxis:
/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/
Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” del nivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribir lo siguiente:
Usar la interfaz
Filtrar listas
Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en una lista. Si hay filtros disponibles, puede acceder a ellos mediante una lista de selección:
, o un botón:
.
El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar por estado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba como un escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botón Filtro para ver los filtros disponibles. Por cada filtro disponible, seleccione el valor que desea emplear para filtrar.
Nota: si la aplicación basada en WDK permite filtrar archivos en un sitio Web WIP, la
pantalla de resultados mostrará todos los archivos de la ubicación que ve en el sitio, incluidos los archivos que no sean WIP. Se trata de un comportamiento intencionado.
Ordenar listas
Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.
Para ordenar elementos en la vista optimizada:
1. Para ordenarlos, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por:
2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.
Para ordenar elementos en la vista estándar:
1. Haga clic en un encabezado de columna:
Para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave: 2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.
Usar la interfaz
Seleccionar las columnas que van a aparecer en una
lista
Puede seleccionar las propiedades que se mostrarán en las listas y cambiar el orden en el que aparecerán. Por ejemplo, una lista podría mostrar valores para las opciones Nombre,
Tamaño, Modificado y Formato, tal y como se muestra aquí:
Podría decidir quitar Tamaño y agregar Creador, tal y como se muestra a continuación:
Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:
1. Desplácese hasta la vista.
2. Si aparece la casilla de verificación Igual que archivadores, puede marcarla para copiar la configuración del archivador y omitir el resto de este procedimiento. 3. Haga clic en .
4. Para agregar un tipo de propiedad que se mostrará como una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene el tipo de propiedad que desea mostrar. Los tipos de propiedades disponibles en dicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Si selecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos los tipos de objetos.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedad que desea mostrar en una columna.
c. Haga clic en Agregar.
d. Repita estos pasos con tantos tipos de propiedades como desee agregar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione un tipo de
propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en
