-UNAPEC-
Escuela de Graduados
Maestría Gerencia y Productividad
Propuesta para un “Sistema de inventario” para eficientizar la
productividad: Caso de estudio. (Empresas Manufactureras).
MONOGRAFÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
Maestría en Gerencia y Productividad
Preparado Por:
Ignacia Rodríguez 2007-2484Asesor:
Lic. Edmundo MorelSanto Domingo, D. N.
Diciembre, 2009
CAPITULO 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Introducción 1
1.2 Planteamiento del problema 6
1.3 Formulación del problema 7
1.4 Sistematización del problema 8
1.5 Objetivos 1.5.1 Objetivo General 9 1.5.2 Objetivo Específicos 9 1.6 Delimitación 10 1.7 Justificación 10 1.8 Aspectos metodológicos 11 CAPITULO II MARCO TEORICO
2.1 Evolución histórica de los inventarios 12
2.2 Conceptos 13
2.3 Objetivos 16
2.4 Funciones de los inventarios 17
2.7 Modelos de inventarios 22
2.7.1 Demanda independiente 24
2.7.2 Demanda dependiente 26
2.8 Importancia en las organizaciones 27
2.9 Análisis ABC 27
2.10 Consideraciones de los costos 30
2.11 Incidencia de la logística en los inventarios 31
2.12 Fluctuación 33
2.13 Transportación en tránsito 34
2.14 Trabajo en proceso 36
2.15 Inventario justo a tiempo 36
2.16 Programa maestro de la producción 37
2.17 Desarrollo del plan de inventarios 39
2.18 Planificación del presupuesto de los inventarios 41
2.19 Organización del departamento de compras 42
2.19.1 Objetivos de compras 43
2.19.2 Técnicas y métodos de compras 44
2.20 Registros de inventarios 46
2.21 Control de materiales 49
CAPITULO III
RESULTADOS Y DISCUSION
3.1 Generalidades de la compañía JMS INDUSTRIES 55
3.2 Distribución del espacio físico 56
3.3 Distribución en el área de almacén 59
3.4 Adquisición de materias primas y suplidores 60
3.5 Proceso de corte 62
3.6 Opciones para el diseño de un sistema de inventario 62
3.6.1 Programación maestra de la producción 63
3.6.2 Planeación detallada de los materiales 65
3.6.3 Opciones de la planta de fabricación 66
3.7 Situación actual del sistema de inventario en JMS
INDUSTRIES 69
3.8 Propuesta de un sistema de inventario 69
4.2 Recomendaciones 75
CAPITULO I
Introducción
Los empresarios, administradores e ingenieros han reconocido desde hace mucho tiempo que un buen control de inventarios es crucial en las organizaciones empresariales. Las exigencias de la competencia global, los estándares de productos de categoría mundial y la mayor participación del cliente en el diseño de los productos han contribuidos a que los mismo comprendan la administración integral de los inventarios y los apliquen adecuadamente.
Mediante esta investigación científica se determino que el inventario ha llegado a representar el 40% del activo fijo de las empresas. También se descubrió una diferencia existente entre el inventario físico y el que se encuentra en registro dentro del departamento de almacén en JMS INDUSTRIES. A estos problemas se le suma la capacidad insuficiente de la planta y la ineficacia del sistema de inventario utilizado por dicha empresa.
Tales inconvenientes justifican que esta investigación se elabore una propuesta para JMS INDUSTRIES cuente con un sistema de inventario ajustado a las exigencias modernas, basado principalmente en el control estricto de las entradas y salidas de los componentes y materias primas.
Por lo tanto, su importancia radica en dar a conocer a mencionada empresa un efectivo sistema de inventario basado no sólo en la automatización, sino más bien en el control y factibilidad del mismo; para así poder obtener de él una reducción en los costos de la compañía.
Además, se pretende encontrar un equilibrio entre la inversión del inventario y los noveles de servicio al cliente, evitando así clientes insatisfechos a causas de faltas frecuentes de materiales o materias primas e irregularidades en los tiempos de entrega.
En el desarrollo de esta investigación científica, se analizan de forma general los inventarios; el cual abarca la evolución histórica, sus conceptos y objetivos; funciones del inventario; importancia dentro de las organizaciones; sus beneficios y problemas; el análisis ABC; las consideraciones de los costos; y la incidencia de la logística en los inventarios.
Los inventarios pueden definirse como cualquier capital o bienes almacenados que se utilizan para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los clientes; ya sean de materias primas, de trabajo en proceso o de productos terminados. En sentido general, buscan elevar el rendimiento; contestar la pregunta de cuándo y cuanto ordenar; encontrar la estabilidad entre los costos de adquisición
y almacenamiento; así como manejar el flujo de materiales mediante recursos técnicos como software y hardware.
Los inventarios existen además para proporcionar ventajas de los descuentos por cantidad; proteger a la compañía de la inflación; protegerse así mismo del inventario agotado, el cual ocasiona problemas de calidad o entregar tardías. Además, los inventarios permiten que las operaciones mantengan con periodicidad mediante el empleo del inventario de “Trabajo en proceso”.
Sin embargo, la mayoría de las empresas encuentran que en un pequeño número de artículos esta la parte principal del valor invertido; por lo tanto, es aconsejable clasificarlo de acuerdo a su valor, procedimiento al que en general se conoce como análisis ABC.
La técnica ABC controla con especial cuidado los artículos de clase A y B. la clase A son artículos de valor y constituyen el 75% del valor total de inventario. La clase B está formada por artículos de menos valor y representan del 10% al 15% del inventario. Sin embargo, los artículos de clase C están formados por materiales de bajo valor, cuyo volumen es del 5 al 10% del valor del inventario; pero forman del 60 al 65% de los artículos en inventarios.
Por otra parte, se dan a conocer en el desarrollo del marco teórico la clasificación funcional de los inventarios, los cuales son los inventarios de participación, el cíclico o el del tamaño del lote; fluctuación; transportación en tránsito; materias primar y refacciones; trabajo en proceso y el inventario justo a tiempo
Las empresas que desean responder al mercado con tiempo de entregas breves y minimizar los desperdicios con frecuencia adoptan el justo a tiempo pues ayuda a subdividir el desperdicio, energía, material y errores.
Además, existen 2 tipos de modelos de inventarios: uno con demanda independiente que se aplica para clientes internos y externos; y los inventarios con demanda dependiente que incluye a los proveedores, materias primas, componentes, artículos terminados y los centros de distribución.
El programa maestro de la producción; es en particular, un sistema de inventario con demanda independiente que resuelve los compromisos entre la fabricación y mercadotecnia, utilizando para ellos la capacidad de la planta.
En otro orden de ideas, toda compañía debe mantener un control estricto de componentes y materias primas, el cual requiere de la coordinación con varios departamentos de la empresa, tales como ingeniería, contabilidad, finanzas,
ventas, entre otros. Por tal razón, esta investigación abarca todo lo concerniente a la planificación y control de los inventarios como son el desarrollo del plan para los inventarios, la planificación del presupuesto; la organización del departamento de compra, el cual incluye objetivos, técnicas y métodos de las mimas; el registro de inventarios; el control de los materiales; manejo y seguridad de los almacenes; así como la informática aplicada al manejo del inventario.
El desempeño de la administración del inventario se mide en base al servicio del cliente y a la inversión del mismo. El hecho de que un inventario sea un activo empleado para lograr los objetivos de una organización, ósea un pasivo, depende en gran medida de su administración.
La disponibilidad de los datos, el control de los materiales, la seguridad de los almacenes, las técnicas y métodos de compras, el efecto de las decisiones de los resultados, las interrelaciones entre los resultados medidos y las utilidades; así como la productividad; influye en la selección de las mediciones del servicio a los clientes.
Finalmente este estudio abarca las informaciones obtenidas del JMS INSDUSTRIES, las cuales reflejan la necesidad de introducir mejoras continuas en sus sistema de inventario; en la actualidad, dicha empresa atraviesa por una
situación de precariedad en cuanto al sistema de registro, así como al conteo de la materia prima almacenada. Dicha propuesta expone las generalidades de mencionada compañía, la distribución de su espacio físico y del área de almacena si también como la adquisición de materias primas, suplidores y el proceso de corte.
La propuesta de esta investigación esta orientada a resolver básicamente el problema del mal manejos de las informaciones, así como de tratar de corregir las fallas encontradas una vez que se implementen dichas mejoras.
Dentro de las opciones para el diseño del sistema de inventarios para la empresa JMS INDUSTRIES, están la programación maestra de la producción, la planeación detallada de los materiales, y las opciones de la planta de fabricación, las cuales se definirán en el desarrollo de este estudio. También se expone la situación actual del sistema de inventario en JMS INDUSTRIES y la factibilidad del sistema propuesto por la autora.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Es evidente que un buen control en el sistema de inventarios de una empresa manufacturera es crucial en las organizaciones administrativas. Las exigencias de la competencia global, los estándares de productos de categoría mundial y la
mayor participación del cliente en el diseño de los productos contribuyen a la organización integral de los inventarios. Sin embargo, las utilidades de un inventario mal administrado sobrepasan los costos de mantenimiento; los cuales involucran todos lo bienes y materiales utilizados en los procesos de fabricación y distribución como son, las materias primas, los componentes, los subemsables y productos terminados; así como los diversos abastecimiento requeridos en los procesos de producción y distribución.
Por tal razón, en toda empresa textil se hace necesario de un inventario apropiadamente administrado; el cual busca proporcionar ventajas elevando el rendimiento, encontrando la estabilidad entre el costo de adquisición y almacenamiento; así como manejar el flujo de materiales mediante recursos técnicos como software y hardware. Además, los inventarios permiten que las operaciones se mantengan con periodicidad mediante el empleo del inventario “trabajo en proceso”
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Existe en la empresa JMS Industries, zona franca de Haina un buen control de inventarios? ¿Conocen los empresarios, administradores, contadores e ingenieros de esta empresa las consecuencias de poseer diferencias entre el inventario físico y el que se encuentra en registro? ¿Es posible elaborarles un
sistema de inventario basado principalmente en el control estricto de las entradas y salidas de los componentes y materias primas?
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA
• ¿Que aporte proporcionaría nuevas técnicas de reingeniería a la empresa manufacturera JMS Industries?
• ¿Influye de manera directa las condiciones físicas y ambientales de las plantas?
• En el proceso de decisiones y planeación de la empresa, ¿Que papel juegan los empresarios y gerentes de la compañía?
• En el mismo orden, ¿Que perspectiva reflejan el comité administrativo frente a posibles cambios? ¿Existe buena disposición entre ellos de mejorar la calidad de sus servicios?
• ¿Proporcionara realmente este nuevo sistema de inventario soluciones verdaderas?
• ¿Será posible el aporte documental de los diferentes departamentos para la recopilación de datos?
1.4 OBJETIVOS
1.5.1 OBJETIVO GENERAL
• Elaborar una propuesta para un sistema de inventario para la empresa JMS Industries de Haina, el cual permita minimizar al máximo los costos administrativos de dicha compañía.
1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Elaborar una propuesta para un sistema de inventario capaz de establecer un control óptimo de los materiales.
• Identificar los beneficios con relación a la propuesta planificada para dicho sistema.
• Proporcionar un modelo de inventario factible para la empresa JMS Industries.
1.5 DELIMITACION
Este estudio bibliográfico y de campo se pretende reconocer la realidad del departamento de almacén de la compañía JMS INDUSTRIES, Zona Franca de Haina, comprendido en el año 2009.
1.6 JUSTIFICACION
El inventario existente en la empresa manufacturera de Haina, JMS Industries, representa un 40% del activo fijo. Además, el inventario refleja evidencias de una diferencia palpable ópticamente entre el inventario físico y el que se encuentra en registro dentro del departamento de almacén. A esta situación, se le suma la capacidad insuficiente de la planta y la ineficacia del sistema de inventario utilizado por dicha empresa.
Tales inconvenientes justifican la elaboración de una nueva propuesta para que JMS Industries cuente con un sistema de inventario ajustado a las exigencias modernas; basado principalmente en el estricto control de entradas y salidas de los componentes y materias primas.
Por ello, la importancia de este estudio de investigación radica en dar a conocer a mencionada empresa un efectivo sistema de inventario, basado no solo en la
automatización sino mas bien en el control y la factibilidad del mismo, buscando con ello poder obtener de el una reducción en los costos de la compañía. Además, se pretende encontrar un equilibrio entre la inversión del inventario y los niveles del servicio al cliente; evitando así clientes insatisfechos a causa de faltas frecuentes de materiales o materias primas e irregularidades en los tiempos de entrega.
1.8 Aspectos metodológicos
Para llevar a cabo la presente investigación se utilizara el diseño bibliográfico, el cual concretizara el trabajo y el logro de los objetivos formulados. Además, el análisis documental servirá para configurar el estudio de campo que complementa la investigación.
CAPITULO II
2.1 Evolución histórica de los inventarios
La visión tradicional de la administración industrial se inició en el siglo XVIII con el reconocimiento de Adam Smith. Gracias a sus aportes, se a notado un progresivo desarrollo en la administración de la producción; llegando a reconocer, incluso, que efectivo sistema de inventario es un factor primordial para el bienestar económico dentro de las empresas.
Smith sostuvo que realizando una división y subdivisión del trabajo, los empleados podrían ser capaces de realizar tareas especializadas en las áreas de las cuales de desenvuelven.
A principios del siglo XX, Frederick W. Taylor y otros ingenieros contemporáneos, utilizaron las teorías de Smith, las cuales reflejaban el fundamento filosófico de la administración industrial.
En esa misma época, lo economistas, matemáticos y científicos hicieron aportes valiosos a fin de seguir desarrollando la disciplina general de la administración. En 1915, F. W. Harris determino el tamaño del lote económico en el control de inventario. Esta disyuntiva posee diversos sistemas de clasificación por lotes y sostiene que cada orden genera un costo de organización.
El adelanto de la ciencia siguió desarrollándose, y en 1946 se introdujeron las computadoras digitales, acto protagonizado por John Mauchly y J, P. Eckert. En 1951, Sperry Univac introduce la computadora digital comercial, la cual da la posibilidad de realizar cálculos a gran escala.
Por su parte, Wskinner, J. Orlick y O. Wright, integran estrategias y sistemas globales a la administración de operaciones. Los mismos implementan la aplicación de las computadoras en la manufactura, en el control de inventario y en la planeación de los requerimientos de materiales (MRP).
Desde entonces se ha experimentado un total desarrollo y una creciente aplicación en las decisiones sobre finanzas, producción, ventas, inventarios y otras medidas administrativas. Este rápido desarrollo originó una nueva tecnología que ha aportado grandes beneficios a las empresas modernas.
2.2 Conceptos
Los inventarios se conocen en manufactura como SKU (Stockeening Units). Se mantienen en un sitio de almacenamiento y abarcan las materias primas, los productos en procesos y terminados, así como los suministros de la empresa.
El inventario es el almacenamiento de bienes y productos y posee un papel fundamental en la economía, pues sugiere por si solo un área fructífera para el control de costos.
Se fundamentan en que resulta económicamente impractico y físicamente imposible el que cada articulo llegue cuando se necesite y al sitio donde se necesita.
El control de inventario abarca la planeación, el pedido y la programación de los materiales usados en los procesos de fabricación. Es una actividad muy compleja debido a los conflictos e incertidumbres que encierra. Se consideran el residuo que mide la producción no vendida y son el resultado de la discrepancia entre producción y ventas.
“Una manera práctica de establecer un sistema de inventario es manteniendo un registro de cada ítem que sale de las bodegas y colocando una orden para restablecer las existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado, punto de reorden o punto de pedido”1
El autor de la cita anterior reconoce el efecto que tiene el inventario sobe las decisiones estratégicas de fabricación. Más aún, los administración de operaciones han comprobado que un buen control de inventario es esencial en la organización empresarial, por que reduce los niveles de inventario en mano, forma y desarrolla un excelente servicio al cliente; reduce los costos generales e introduce una mejor coordinación en las operaciones de distribución.
1
Por tanto, un control exitoso de inventario requiriere integrar todos los pasos que se siguen en el proceso de agregar valor, desde el diseño del producto y las compras, las materias primas, manufactura y distribución hasta la satisfacción de los clientes.
A medida que cambian las condiciones en la fábrica, el mercado, la competencia y/o el contexto legislativo, la compañía necesitara volver a planificar, reprogramar y desarrollar nuevos mecanismos para el control de los inventarios, a fin de mantenerse a la par con la nueva situación.
La descripción de la administración integral de la producción y de los inventarios comienza con la administración de la demanda. Este es el proceso que está más estrechamente relacionado con el mercado, ya que sirve como vinculo entre éste y la producción, tanto para la entrada de recursos como para la salida del producto.
La administración de la demanda es una actividad centrada en la información; la cual consiste en obtener datos de los clientes, mantener informaciones sobre la disponibilidad de productos y vigilar que haya correspondencia entre oferta y la demanda.
2.3 Objetivos
Antes de fijar los objetivos de un control de inventario, es indispensable conocer de cada producto el pronóstico razonable de ventas y, en base a este, programar los inventarios de productos terminados para asegurar de esta forma la calidad del producto y la satisfacción de los clientes.
Además, toda inspección de inventario debe estar orientada a resolver los problemas, tales como la cantidad a ordenarse y el tiempo para la orden de compras o manufactura.
El objetivo principal de un control de inventario consiste en encontrar la estabilidad económica entre los diferentes costos que están en conflictos: el de
adquisición y el de almacenamiento. El primero es el costo de pedido de
compras, el cual aumenta o disminuye según la frecuencia en que se realicen los pedidos por año. Por su parte, el costo de almacenamiento disminuye o aumentar dependiendo de la cantidad de unidades de cada pedido.
Un objetivo claro de la función de la administración para el control de los inventarios es elevar el rendimiento. Las prácticas de dicho control deben evolucionar rápidamente para estar al día con la competencia global.
El área estratégica busca evaluar la tarea requerida de fabricación y derivar la infraestructura resultante de la Administración integral de la producción e
Inventario (API). A esto se le suman la determinación de los nuevos recursos técnicos, como software y hardware; ambos diseñados para manejar los flujos de materiales en la fábrica.
2.4 Funciones de los inventarios
El control de inventarios es la técnica de mantener refacciones y materiales en los niveles deseados. Es esencial conservar un nivel óptimo de repuestos que disminuyan el costo de tener el artículo en existencia y del que se incurre si los mismos están indisponibles. Del mismo modo, los inventarios proporcionan la información necesaria para asegurar las disponibilidades requeridas para el mantenimiento de ambos.
Existen, además, otras funciones del control de inventarios, las cuales añaden flexibilidad a las operaciones dentro de las compañías. Dichas funciones se mencionan a continuación.
• Adquiere ventajas de los descuentos por cantidad, gracias a que los grandes consumidores pueden reducir considerablemente el costo de los precios.
• Para cumplir con la demanda anticipada de los clientes, propone in almacenamiento de bienes.
• Evita las variaciones de precios, por lo que protege la inflación. • Divide los procesos de producción y distribución.
Una medida común del desempeño del inventario es la rotación del mismo, la cual relaciona los niveles de este con el volumen de ventar del producto, se utiliza con frecuencia para comparar el desempeño de una empresa particular con el de otras del mismo ramo, o para monitorear los efectos de un cambio en las reglar de decisiones sobre el inventario.
2.5 Ventajas y desventajas
La compensación basada en el tiempo ha despertado en los últimos años un considerable interés por parte de la gerencia. La finalidad es reducir los tiempos de entrega de fabricación y responder a demandas inesperadas en periodos cortos de tiempo. La habilidad para manejar una estrategia de competencia basada en el tiempo, requiere una ejecución eficaz en la administración de los inventarios.
Si se cuenta con los materiales cuando se necesitan; si existe la mano de obra adecuada; o si se entiende claramente la necesidad del cliente, los beneficios programados para la empresa serán observables.
Los beneficios de los inventarios abarcan ahorros en costos; pero además, producen mayores ganancias a un mejor servicio a los clientes, precios, bajos y/o un diseño mejorado del producto.
Cuando se trabaja con el apoyo de todas las áreas de la empresa se pueden lograr ventajas adicionales, dentro de las cuales están el ahorro en mano de obra directa e indirecta, equipos y materiales.
Los costos anuales de mantener el inventario aumentan con un valor mayor de la cantidad solicitada. Esto es lógico, pues los valores elevados de la cantidad solicitada dan como resultado altos niveles de inventarios promedios; y en consecuencia, altos costos de manejo.
De la misma forma, cuando la cantidad requerida se incrementa es necesario colocar un menor número de pedidos durante el año, y los costos anuales de adquisición disminuyen. Por tanto, los grandes valores de dicha cantidad dan por resultado niveles grandes de inventario y, en consecuencia, costos grandes de mantener el mismo.
Existe además el riesgo de faltante que ocurre después que se ha llegado al punto de reorden. La demanda durante el tiempo de entrega puede que resulte mayor o menor que dicho punto; por lo que resulta complicado prevenir faltante
durante el tiempo de entrega. No obstante, existen modelos de inventarios que implican el factor de seguridad, los cuales evitan los paros en la producción.
Entre los principales conflictos que presentan los inventarios están el repentino incremento en la tasa de uso; el recibo de materiales defectuosos imposibles de utilizar; error administrativo en el registro de los casilleros o estantes en los almacenes y la falla en la recepción de los materiales.
2.6 Tipos de inventarios
Los inventarios existen para los casos en que ocurran algunos defectos de producción y distribución. De igual forma existen razones importantes por las que se fundamentan los inventarios; una de ellas es la imposibilidad física de la cual padecen las empresas para obtener el volumen adecuado de existencias y en el momento exacto.
También se necesita obtener una recuperación favorable de la inversión de los inventarios; reducir los costos de manejo de materiales; efectuar compras masivas y nivelar o igualar la producción.
Las clasificaciones funcionales del inventario incluyen frecuentemente el inventario de anticipación, el inventario cíclico, el de fluctuación, el inventario de la transportación y de las partes en servicios.
2.6.1 Los inventarios de anticipación
Los inventarios de este tipo son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Existen situaciones que pueden llevar a una empresa a que produzca o compre artículos terminados, materiales, componentes o suministros adicionales. Tales situaciones son los periodos de altos de ventas, las posibles huelgas, las promociones de ventas y los cierres por vacaciones.
Los planes financieros agregados se basan en las ventas correspondientes y en los planes de producción, empleos e inversiones. Es decir, los inventarios de anticipación permiten a una organización hacer frente por adelantado a una emergencia en la demanda o a una oferta insuficiente.
2.6.2 Cíclico o del tamaño del lote
Estos inventarios se fundamentan en realizar las compras según el tamaño del lote porque es más económico hacerlo así que cuando lo requiera la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que
pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido, o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
En varias ocasiones resulta incompetente comprar o producir artículos al mismo ritmo del que se consumen. Esto se debe a que muchas veces las tasas de producción eficientes son mayores que las tasas de consumo.
Para satisfacer la demanda relativamente estable es necesario buscar la economía en la fabricación o en la compra, a fin de producir artículos o materiales en un tamaño de lote suficiente.
Si se es capaz de producir la cantidad exacta requerida se eliminaran los costos de mantenimiento de las unidades residuales. Para lograrlo, sólo hay que reducir al mínimo los costos fijos en decir, los costos de ordenación y de preparación, hasta el punto en que los tamaños muy pequeños del lote sean económicamente factibles
2.7 Modelos de inventarios
La inversión en inventarios por lo común representa uno de los usos mas grandes de capital en un negocio, y con frecuencia corresponde a mas del 25% de los activos totales.
Por lo tanto, los modelos de inventario dependiente e independiente asumen la responsabilidad de la demanda de productos en proceso y terminados.
Los artículos con demanda independiente incluyen a los productos terminados, tanto en la fábrica como en los almacenes. Además, abarcan los inventarios de refacciones, así como los materiales para el mantenimiento de los mismos.
Los métodos utilizados para la administración de estos modelos se emplean para determinar cantidades y tiempos apropiados de los pedidos y para administrar los sistemas de artículos múltiples. Si estas funciones se ejercen de manera correcta, entonces se pueden ofrecer niveles de inventario apropiados.
La demanda de los artículos con modelo independiente depende principalmente de los factores externos a las decisiones de la compañía. Estos factores inducen una variación aleatoria en la demanda de dichos artículos, cuyos inducen una variación aleatoria en la demanda de dichos artículos, cuyos pronósticos resultantes son, por lo general, proyecciones de los patrones de demanda histórica. Tales pronósticos estiman la tasa de consumo promedio y el patrón de la variación aleatoria.
La demanda de los artículos en los inventarios de fabricación, como son las materias primas y los componentes, depende directamente de factores internos que están dentro del control de la empresa, como el programa maestro de la
producción. Esto es la demanda dependiente que deriva de las políticas de la administración integral de la producción y los inventarios. En contraposición, está la demanda independiente, la cual proviene directamente de los clientes internos y externos.
2.7.1 Demanda independiente
El modelo de demanda independiente contesta a las incógnitas de cuando colocar una orden para un artículo y cuanto ordenar del mismo. Estos artículos están sujetos a un uso aleatorio, como las refacciones para el equipo de producción, de los suministros de oficina o para producción que se utiliza en el apoyo del proceso.
En este modelo se consideran tres tipos: el; del tamaño del lote económico; de la cantidad de orden de producción y de descuento por volumen.
El modelo del tamaño del lote económico básico es un procesamiento
sencillo, el cual emplea una gran cantidad de suposiciones; tales como el tiempo de entrega. Esto significa el tiempo entre la preparación de la orden y la recepción del pedido. Aquí los costos del manejo o almacenamiento de los inventarios, así como los costos de preparación son los únicos costos variables.
La fórmula del lote económico en el control de inventarios fue sugerida por Ford Harris en 1915; pero R. H. Wilson la popularizó, obteniéndola de forma
independiente. Dicha fórmula sostiene que el costo relevante total anual es igual a la sumatoria de los costos de adquisición y de manejo.
El tamaño del lote económico básico presume que el inventario esta siendo controlado en un punto de un almacén o como materia prima y que el tiempo de espera es constante e independiente de la demanda.
Otro punto a tratar en este modelo es el de los faltantes de los inventarios, los cuales si las ordenes de colocan en el momento adecuado se pueden evitar de forma completa.
El modelo de descuento por volumen es una situación del lote económico
modificado. Resulta cuando la demanda se conoce con seguridad; la entrega de vuelve instantánea y el precio de los productos varía de acuerdo con el volumen ordenado. Es por tal razón que la mayoría de las empresas utilizan el modelo de descuento por volumen para maximizar las ventas.
“Un descuento por volumen es sencillamente un precio reducido por el producto cuando éste es comprado en cantidades más grande”2
La finalidad primordial del modelo del descuento por volumen es minimizar el costo total. No obstante, el costo total de inventario es imposible que se reduzca al colocar una orden por esa cantidad con el máximo descuento en el precio. Si
se incrementa la cantidad descontada, el costo de dicho producto disminuye, pero en contraposición se incrementa el costo del manejo del inventario.
Por su parte, el modelo de cantidad de orden de producción, se utiliza cuando se nutre de manera continua a través del tiempo y cuando las suposiciones tradicionales de la cantidad económica de la orden son validas. Este modelo de inventario procede al establecer los cotos de preparación iguales que los costos de manejo.
2.7.2 Demanda dependiente
La demanda dependiente se considera como la demanda de un producto que está relacionado con los requerimientos de otro artículo; es decir, se determina cuando existe una relación entre los productos, por consiguiente, se puede calcular las cantidades requeridas para todos los componentes una vez que la administración sea capaz de realizar un pronóstico de la demanda para el artículo final.
Antes de aplicar los modelos de inventarios con demanda dependiente es necesario que los administradores de operaciones tengan un conocimiento claro sobre el programa maestro de la producción; de la lista de materiales o especificaciones; de las órdenes de compras pendientes; de la disponibilidad del inventario y de los tiempos de entrega.
2.8 Importancia en las organizaciones
Un factor fundamental y que a la vez genera incertidumbre al momento de desarrollar los sistemas de administración de inventarios es la demanda. La variabilidad de la demanda significa que se debe mantener inventario en exceso para protegerse contra posibles demandas mayores que el promedio.
A los inventarios extras a menudo se le denominan inventarios de contingencias, los cuales se diseñan para satisfacer al máximo los requerimientos de la gerencia, haciendo un equilibrio entre los costos de los mismos con los costos de los pedidos incompletos.
Los sistemas realistas de administración de inventarios aplican técnicas científicas a un gran número de productos inventariados, mediante sistemas de administración de procesamiento de datos bien diseñados. Asimismo, esta en la posibilidad de resolver las restricciones del valor total del inventario.
2.9 Análisis ABC
El análisis ABC ayuda a identificar los artículos que tiene mayor impacto sobre el desempeño global de costos en inventario de la empresa cuando se aplican los mejores procedimientos para el control de los inventarios. Esta técnica se emplea como primer paso para optimizar los inventarios.
Para la administración de artículos múltiples en inventario existe un método que los clasifica, a fin de que los más importantes reciban la atención de la gerencia. Estas técnicas se denominan análisis ABC.
“EL análisis ABC se basa en la ley de Pareto, que establece que los artículos significativos de un grupo generalmente constituyen sólo una pequeña porción del total de artículos de dicho grupo”3
Cuando se aplica esta ley a la administración de inventario se recomienda tener una cantidad mínima de existencia en los artículos de clase A, los de clase B pueden mantener existencias de seguridad más grandes que los de clase A. Mientras que los artículos pertenecientes a las clase C requirieren un control mínimo y se pueden conservar existencias de seguridad hasta 6 meses.
La técnica ABC incluye diversas ventajas, de las cuales se detallaran algunas a continuación:
• Reducen los costos del departamento de almacén debido a que se manejan menos entregas.
• Los precios de compras se reducen gracias a la concentración de los esfuerzos en los artículos A y B y mayores cantidades pedidas para los artículos C.
• Los costos se reducen en el departamento de ventas por pagar porque disminuye la cantidad de facturas a procesar.
• El departamento de fabricación consigue la reducción de los desechos y la utilización efectiva de la supervisión, equipos y servicios de producción.
• El inventario total disminuye después de reducir la existencia en los almacenes.
• Se experimentan mejoras generales en todos los departamentos relacionados, gracias a la eliminación de trabajo innecesario y a la mayor concentración de recursos.
La ley de Pareto o análisis ABC utiliza un procedimiento que establece una forma práctica para mantener un control estricto en la administración de los inventarios.
“Para determinar el volumen anual en dólares del análisis ABC, se mide la demanda anual para cada artículo del inventario multiplicado por el costo por unidad”.4
La técnica ABC cosiste en separar en tres grupos los artículos de inventario, de manera que los productos A ocupen el 20% de los artículos y representen el 65% del consumo anual en dólares.
La categoría B comprende, sin embargo, el 30% de los artículos y un 25% de consumo en dólares; mientras que los C representan solo el 10% de este consumo y ocupa el 50%. Aunque estos porcentajes varían de empresa a empresa, es común un mayor volumen de consumo en costos anual.
2.10 Consideraciones de los costos
Las decisiones de la cantidad de los pedidos afectan sobre todo el tamaño del inventario que se mantiene en existencias. Grandes cantidades de pedidos significan que estos se colocan con poca frecuencia e implican bajos costos anuales de preparación de órdenes de reabastecimiento, pero también incrementan los inventarios de existencias de ciclo y los costos anuales para mantener el inventario.
La determinación de las cantidades de las órdenes de reabastecimiento se concentra en los costos de mantenimiento de mantenimiento del inventario.
La inversión en el inventario abarca el costo asociado con la administración. Además engloba tres elementos fundamentales de costo, que son: el de preparar una orden o pedido para más inventario; el de mantener disponible
dicho inventario hasta que el cliente lo solicite, y el que se presenta cuando existe una escasez o faltante de inventario.
Por su parte, los costos de preparación de los pedidos incluyen las variables de oficina; los que están asociados con la emisión de todo el papeleo, más otros relacionados con el transporte de mercancías entre plantas y almacenes.
El inventario, de igual forma, compromete al a gerencia a ciertos costos que están relacionados con la cantidad del mismo, el calor de los artículos y el tiempo que se mantiene el primero.
Además existe un conjunto final de costos relacionados con los inventarios, son los que incurren cuando la demanda excede al inventario disponible para el artículo determinado. Estos costos son los de faltantes y de servicios al cliente, los cuales son difíciles de medir.
2.11 Incidencia de la logística en los inventarios
En el pasado la empresa que producía algún producto lo tenía prácticamente vendido apenas estaba disponible. Años más tarde, lo verdaderamente importante era diferenciarse de la competencia por el alto control de calidad.
Sin embargo, actualmente todos elaboran productos de alta calidad y básicamente al mismo precio; lo único que diferencia a las empresas de hoy en
día es la calidad en el servicio al cliente; saber apreciar el valor de entregar los bienes y servicios en buen estado, en el lugar adecuado, en el momento preciso y al menor costo; a fin de conseguir la total satisfacción de los clientes.
Aquellas compañías capaces de realizar estas actividades mejor que la competencia, sobrevivirán en el mercado. Para lograrlo será indispensable implementar un buen plan de logística.
La logística dentro de los inventarios es el punto funcional que proporciona el movimiento físico de artículos de las fuentes de las materias primas las fábricas, de las fábricas a los almacenes y de los almacenes a los clientes.
El principal enlace de los conceptos de la administración de los inventarios son demanda independiente es con el área de logística; ya que esta se encarga directamente de dicha demanda. Es decir, la de los clientes. Los costos de preparación, ordenar o fijar en logística, a menudo incluyendo el transporte, el cual podría no variar en función del tamaño del pedido.
Las existencias de seguridad, los tiempos de entrega y las medidas de desempeño de cobertura de órdenes son de importación central en logística. Corresponde además al área de logística decidir en qué momento serán realizados los pedidos tomando como base el tiempo necesario para procesar el pedido en fabricación y el tiempo de entrega de seguridad.
Las decisiones de compras necesitan incluir los datos de descuentos por cantidad para determinar el tamaño del pedido, el cual se toma modificando el modelo básico de la cantidad económica de dicha orden.
2.12 Fluctuación
Este tipo de inventario se conoce además como inventario de seguridad, de amortiguamiento o inventario de reserva. Existen porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Existen en centros de trabajo cuando es imposible equilibrar completamente el flujo laboral.
Los inventarios se este tipo pueden incluirse en un plan de producción, de manera que los niveles de fabricación mantengan el equilibrio frente a las variaciones aleatorias de la demanda.
En la administración de la producción integral e inventarios es necesario que exista fluctuación, tanto en la demanda como en la oferta.
Cuando se tiene conocimiento claro de los márgenes en que oscila la demanda. Los inventarios tienden a compensar la variación más alta en los requerimientos de artículos terminados. Además, absorben fluctuación en la demanda de materias primas, componentes, artículos de oficina y suministros de producción.
2.13 Transportación en tránsito
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino es imposible obtener una función útil para las plantas o los clientes.
Las fases en el proceso de producción casi nunca se encuentran continuas físicamente, de hecho, es común que los componentes se fabriquen y se empaquen en distintas partes del país e incluso del mundo. Del mismo modo, los productos terminados a veces se embarcan a distancias considerables de las bodegas, distribuidores e incluso de sus clientes.
Un extenso inventario, que fluye de una etapa a otra, debe mantener la línea de producción y el proceso de distribución sin interrupciones. Las mercancías en movimiento de una etapa a la siguiente se conocen como inventarios de transportación en tránsito y abarca todos lo artículos embarcados desde una planta a otra, así como de las bodegas de productos terminados a los clientes.
“El inventario de transportación en tránsito es igual al producto del porcentaje de costo de mantener la transportación, el nivel monetario del volumen que se embarca y el tiempo en tránsito”5
En la mayoría de los casos, el costo real del inventario en transportación se debe establecer con suficiente exactitud para la toma de decisiones en la empresa.
Sin embargo, existe una disposición natural a pasar desapercibido o a obviar por completo el costo de este inventario. El mismo requiere de no se presenten paros en la fabricación y, como consecuencia, haya insatisfacción de los clientes.
En otro orden de ideas, los artículos que se mantienen en inventario como parte de refacción para el conjunto de operación u otras necesidades, se consideran partes de servicios; las cuales tienen una división funcional separada por tres razones.
La primera razón es que contienen requerimientos bajos. El segundo argumento sostiene que cuando se excluye el inventario, el costo resulta considerablemente alto. Por último, y como consecuencia de las dos primeras, el cliente estará insatisfecho de pagar un precio mucho mayor al costo de fabricación del producto deseado.
2.14 Trabajo en proceso
Los trabajos en proceso son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegara a conformar ya sea un subensamble o componente de un producto terminado. Si el proceso de fabricación continua, ha de ser inventario en proceso.
El proceso productivo o trabajo en proceso es la elaboración misma del producto, desde que se inicia la producción hasta la obtención del producto terminado.
El inventario de trabajo en proceso depende en gran medida, del llamado “tiempo de ciclo”, que es el periodo que se toma para la elaboración de un producto. Si se minimiza este tiempo, entonces se reduce el inventario.
2.15 Inventario justo a tiempo
El inventario justo a tiempo es el inventario mínimo necesario para mantener un sistema trabajando. Con este inventario, los artículos llegan en el momento exacto y en la cantidad precisa.
Para lograr el inventario justo a tiempo, se reduce la variabilidad causada tanto por los elementos externos como internos. Incluye la programación por niveles, los sistemas jalar y los kanbans, así como ejemplos prácticos.
En algunas empresas un programa nivelado a lo largo de todo el ano da como resultado inventarios muy elevados de artículos terminados. Además, si existe un gran número de estos artículos, es muy probable que los inventarios estén en las configuraciones incorrectas. Por tal razón muchas empresas establecen diversos programas por niveles. Una vez establecidos estos programas dan como resultado la integración entre fabricación, mercadotecnia y finanzas.
Una segunda técnica de flujo de materiales en el JAT (justo a tiempo) son los sistemas basados en jalar. La idea principal es que entre los pasos sucesivos en fabricación existe un inventario finito permitido y a nadie se le permite elaborar componentes si el inventario de las estaciones subsecuentes esta en un nivel máximo.
2.16 Programa maestro de la producción
El programa maestro de la producción desempeña una función crítica en la coordinación e integración de las decisiones operativas en todas las funciones del negocio, que incluye a ingeniería, mercadotecnia, finanzas, manufactura y
recursos humanos; por lo que se convierte en un instrumento operativo integral para el negocio.
La elaboración y administración del programa maestro de producción es una actividad crítica en la administración de la producción y de los inventarios. Este programa proporciona la base para determinar los tiempos de entrega a los clientes; utilizar con eficacia la capacidad de la planta; alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa según se reflejan en el plan de producción; resolver los compromisos entre la fabricación y mercadotecnia, así como enviar el conjunto adecuado de directivas globales a los sistemas detallados de la administración integral e inventarios.
El programa maestro de la producción es el enlace de comunicación básico con el área de fabricación. Se establece en la forma de especificaciones de los productos y. debido a que es un programa de fabricación, debe establecer en términos que puedan utilizarse para determinar las necesidades de partes en componentes y otros requerimientos.
El ambiente del negocio, con respecto a la planeación maestra de la producción, abarca el enfoque de producción utilizada, la variedad de productos elaborados y los mercados que atiende la empresa.
La planeación maestra es una de las responsabilidades de la alta gerencia, al menos en los aspectos de planeación de la producción. La programación maestra a menudo se encuentra en las organizaciones de manufactura, y normalmente se delega a un grupo de planeación y control de la producción que funciona como un grupo especial de accesoria dentro del departamento de fabricación.
Las decisiones incorrectas que se toman en este programa tienen efectos devastadores en la compañía, y debido a que la planeación maestra debe integrarse estrechamente con otros departamentos y grupos funcionales, es poco frecuente que la responsabilidad total de esta función recaiga sólo en el departamento de fabricación.
2.17 Desarrollo del plan de inventarios
Las decisiones de la administración de los inventarios absorben una proporción elevada de los flujos de efectivos en la compañía. El dinero que se gasta en mano de obra y materiales y el que se utiliza para mantener el inventario representan una salida negativa de efectivo; según el cual se compensara con las entradas del mismo provenientes de las ventas del producto.
La gran mayoría de la información contable para las operaciones, como mano de obra, niveles de inventarios, materiales y capacidades utilizadas proviene de la
base de datos acumulada para el desarrollo de los procesos de la administración integral de la producción e inventarios, que incluye información de seguimiento detallada para la programación de las operaciones de la fabricación de las partes de los componentes.
Los mismos datos sirven para conocer la cantidad de tiempo de máquina y de mano de obra que requiere cada operación. Estos datos se acumulan en cifras de costos reales y proporcionan la comparación con los datos de costos estándar que permiten el análisis de varianzas (materiales, mano de obra, entre otras).
Para alcanzar una administración exitosa se requiere de controles administrativos físicos y financieros adecuados; tales controles de obtienen de los registros de inventarios, de las practicas de registros, auditoria, así como de las técnicas de evaluación del inventario, almacenamiento y seguridad.
“El último paso en el proceso de planificación es completar el plan de utilidades mediante la combinación de las cédulas componentes y la formulación de los estados financieros”6
El proceso de planificación, según la cita anterior, cubre con un plan de beneficios de largo alcance y un plan de utilidades de corto plazo. Para
determinar las influencias de los planes financieras, se preparan los estados de los resultados y del flujo de efectivo planificados de la situación financiera.
2.18 Planificación del presupuesto de los inventarios
El presupuesto de inventario muestra la información de las cifras monetarias de materia prima, producción en proceso y de artículos terminados.
El equipo técnico de asesoría emplea las cifras para almacenar y calcular los datos que se requieren en la determinación de los niveles presupuestados de los inventarios y el costo de los artículos vendidos, son innecesarios los insumos de decisión adicionales para determinar estos dos presupuestos; excepto el método del flujo del costo de inventario, que si habrá de utilizarse.
El plan de ventas es el primer presupuesto de materias primas en una empresa. Generalmente abarca la planeación de las ventas, los márgenes brutos de las rebajas de precios, el inventario, los descuentos a los empleados, los faltantes en las existencias y las compras.
Para el plan de ventas se emplean dos métodos, según la compañía: el
método de precios unitarios y el del monto de las ventas. El primero resulta
práctico cuando el precio de ventas es relativamente alto o cuando el número de líneas de mercancías es limitado. En el método del monto de las ventas se planifica las ventas en términos monetarios para cada departamento de ventas.
En contraposición con el método de precios unitarios, los del monto de venta se emplean cuando la línea de productos es grande o cuando los precios de ventas en todas las líneas varían grandemente.
Los departamentos de producción y servicio son los ejes de responsabilidades en las mayorías de las compañías manufactureras. El departamento de producción son aquellos centros de manufactura que laboran directamente sobre los productos que se fabrican.
Para obtener que los gastos indirectos retribuyan los productos manufacturados es necesario desarrollar cuotas predeterminadas de gastos indirectos para cada uno de los departamentos de producción. Utilizando las cuotas predeterminadas de gastos indirectos, se puede desarrollar el costo de planificación de los artículos producidos.
2.19 Organización del departamento de compras
Las compras son funciones administrativas que van más allá de comprar materias primas o materiales. Estas incluyen un amplio espectro de actividades de planeación y política, tales: la selección adecuada de materiales y fuertes de abastecimientos, la seguridad de la entrega; el desarrollo de procesamiento de las políticas de compras y, la coordinación con la ingeniería, producción, contabilidad y la alta gerencia.
“La escasez internacional de materiales, los estados de ánimo nacionalista fluctuantes, las metas sociales conflictivas, y los márgenes escasos de utilidad, son influencias que han contribuido al reconocimiento creciente de la significación de la administración de compras y materiales”7
Para lograr que la administración de compras de cualquier empresa sea eficaz, es necesario disponer de componentes y materiales en cantidad, calidad y rango de precios adecuados. Si se prescinde de estos factores y los mencionados en la cita anterior, se incrementa los cotos y se disminuirán las utilidades de forma similar que utilizando técnicas ineficaces de ventas; así como métodos obsoletos de producción.
En necesario, por lo tanto, que la administración de compras y materiales utilicen estrategias modernas para ir acorde con las exigencias actuales.
2.19.1 Objetivos de las compras
La finalidad del departamento de compras consiste en adquirir materiales de calidad adecuada, en la cantidad necesaria, en la fecha acordada, al precio correcto, de la fuente apropiada y en el lugar conveniente para la entrega.
Las decisiones y acciones del área de compras afectan al departamento de producción, finanzas, inspección o calidad de compras; ventas, contabilidad e
ingeniería que abarca el diseño, materiales y especificaciones de tolerancia. Para ser eficiente, el departamento de compras debe tener la cooperación de todos estos departamentos y se capaz de realizar una interacción con las áreas de costos y controles gerenciales involucrados.
Un objetivo adicional consiste en el mantenimiento de calidad adecuada, esto se refiere específicamente a la necesidad de un artículo según el cumplimiento de su propósito. Es decir, las mercancías de más alta calidad deben ser sustituidas por las más adecuadas según las exigencias.
El personal de compras tiene un objetivo externo: les interesa la imagen que el proveedor tenga de sus productos. Una imagen favorable incrementa la capacidad para obtener asistencia técnica valiosa, incluyendo procesos innovadores capaces de reducir los cotos e introducir mejoras continuas.
2.19.2 Técnicas y métodos de compras
Las técnicas de compras se clasifican en: órdenes abiertas, compras sin remisión, órdenes electrónicas y transferencias de fondos; compras sin inventarios y estandarización. Las órdenes abiertas son innecesarias para embarcar algo; más bien es un contrato para comprar ciertos artículos. En el ámbito de compras sin remisión, existe frecuentemente un proveedor de todas las unidades de un producto en particular.
Por su parte, las órdenes electrónicas y las transferencias de fondos minimizan las transacciones en papel, las cuales consisten en una orden y salida de compras, un documento de recepción, la autorización para ganar una factura y la elaboración del cheque.
En las compras sin inventario el proveedor mantiene, en lugar del comprador, el inventario. Mediante esta técnica se pueden generar ahorros netos, los cuales se consiguen si el proveedor mantiene una gran variedad de clientes que utilizan el mismo producto o cuyas diferencias son menores.
El departamento de compra, en vez de tener una diversidad de componentes similares con etiquetas empaque, colores y especificaciones, debe esforzarse en estandarizar los componentes.
En otro orden y de acuerdo con las condiciones del mercado en el que se compran los artículos, los métodos de compras varían considerablemente., por ello existen siete métodos fundamentales para comprar:
- Compras con arreglo a un plan de programas.
- Compras sobre contratos.
- Compras ajustadas rigurosamente a las necesidades.
- Compras en grupos de partidas de artículos importantes.
- Compras especulativas.
- Compras para un período futuro específico.
Los métodos de compras ajustadas directamente a las necesidades; las de un periodo futuro especificado; las del mercado y las especulativas son clasificadas por los factores que intervienen en la fijación al momento de realizar las compras, la cantidad y la duración para la cual se efectúa la adquisición. Sin embargo, los métodos de compras sobre contratos, los de compras en grupos de la partida de artículos importantes y las compras con arreglos a un programa, se clasifican por las propias normas de las compras.
2.20 Registros de inventarios
El sistema de inventario ha de abarcar un archivo totalmente actualizado del estado de inventario y de cada uno de los artículos en la estructura del producto. Dicho archivo contiene:
- Numero de parte.
- Nombre de parte.
- Descripción.
- Punto de reorden (si es aplicable) - Tiempo de obtención. - Inventario de seguridad. - Proveedores y clasificaciones. - Costos. - Rendimiento. - Grupo de articulo
- Requerimiento de control de lote.
La exactitud de los archivos en los registros es un ingrediente crítico en la producción y en los sistemas de inventario porque permite a las organizaciones alejarse de la frase “algo de todo” esta en el inventario, para enfocarse sol en aquellos artículos que son necesarios. Únicamente cuando una organización puede determinar con certeza lo que tiene en mano puede tomar decisiones precisas acerca de las órdenes, la programación y los embarques.
El registro de inventario es propiamente una administración del mismo, pues es el conocimiento de lo que se encuentra en almacén como resultado de una buena administración.
“Un registro de inventario contiene información permanente e información variable. Si bien cada transacción cambia la información variable, la información permanente cambia solo en ciertas ocasiones”8
La información de la cual consta el registro de inventario es irregular, pues varia como resultado de los cambios en el análisis de la administración de inventarios, de los procesos de fabricación o de la variación de los diseños de ingeniería.
La información variable, por lo general, incluye balance disponible, cantidades ordenadas, fechas de orden, número de orden de producción o compra, cantidades recibidas, emitidas, asignadas; así como la identificación del lote.
Por tal razón, la administración debe dar las pautas al demandar registros exactos. Existen para obtenerlo seis ingredientes básicos:
- Una actitud apropiada por parte de la administración.
- Designar claramente el personal responsable del mantenimiento del registro de inventario.
- Proporcionar las herramientas para minimizar errores.
- Proporcionar instrucciones y capacitación.
- Establecer metas de exactitud y luego medir el desempeño.
- Implementar un registro de auditoria, el cual abarca la selección de artículos, conteo cíclico, así como la medición de la calidad de los registros y los cambios con el tiempo.
2.21 Control de materiales
La investigación en el área de manejo de materiales ha sido destacada en gran medida en años recientes como resultado del crecimiento en la complejidad de las variables.
Las proyecciones de oferta y demanda; los pronósticos económicos y el análisis internacional son temas importantes en el campo de la investigación. Los resultados incluyen procedimientos mejorados, anticipación de los problemas potenciales con respecto a los materiales y ahorros substanciales den costos.
Una vez que se acordado el plan global para una compañía, se procede al desarrollo de la planeación de requerimientos y a los planes detallados de los materiales. Dichos planes hacen uso de la información del diseño de ingeniería para convertir el programa maestro de la producción en proyectos para los artículos manufacturados y comprados.
2.21.1 Función del control de materiales
EL control de materiales es una actividad integrada, el cual requiere coordinar esfuerzos en varios departamentos de una empresa. Su función es crítica frente al enlace de los planes de fabricación, compras y proveedores. Aquí se plantean, a través de dichas áreas, los cambios en el diseño del producto y los eventos planeados, para así reflejar las principales prioridades de la industria manufacturera.
La función de la planeación de materiales representa un sistema central en la administración integral de la producción e inventarios. Su propósito es producir un conjunto de requerimientos del programa maestro de la producción en una fase de tiempo determinada. El conjunto restante necesita en un periodo de tiempo requerimientos de partes de los componentes y de materias primas.
2.22 Manejo y seguridad de almacenes
Los principales de manejo y seguridad de almacén o control físico se aplican a todas las situaciones de la empresa. El control físico y administrativo es interdependiente. Los artículos desubicados, las salidas no registradas y los robos pueden descontrolar la exactitud de los registros.
Los almacenes deben estar cerrados y todos los movimientos de lo materiales deben ser autorizados y registrados. La recepción de la materia prima también ha de registrarse.
Como bien es sabido, generalmente es un inconveniente mantener el almacén totalmente cerrado debido a la naturaleza de algunos productos; pero de ser necesario se debe definir claramente los puntos de control relacionad al sistema de información que se requiere.
Se pueden utilizar métodos de ubicación para determinar el punto de almacenamiento; estos son el método de ubicación fija y el de ubicación aleatoria. El método de ubicación fija es el apropiado cuando los niveles de inventario de los artículos son relativamente estables. Esta técnica asigna un espacio específico permanente a cada artículo.
Por su parte, el método de ubicación aleatoria distribuye los artículos a un espacio disponible. Utiliza eficientemente el espacio cuando los niveles de inventario varían en forma amplia.
2.23 La informática aplicada al manejo de inventarios
El sistema actual de cómputo está integrado por su procesador y otros cuatro dispositivos de hardware. El procesador central contiene componentes que
maneja la información virgen para adaptarla de manera más útil y controlar las demás partes de sistemas de cómputos.
Los dispositivos de entrada, lectores digitales, mouse y escáner, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrónica capaz de alimentar la computadora.
Los dispositivos de salida, impresora y terminales de pantallas en videos convierten los datos electrónicos y los presenta de forma tal que las personas los entiendan. Los de almacenamientos secundarios alimentan los datos y los programas en el servidor central; luego los almacena para su posterior uso.
Los dispositivos de comunicaciones contribuyen al control de las informaciones entre el procesador central y los dispositivos de entrada y salida hasta los usuarios finales.
En el computador, la presencia de un símbolo magnético o electrónico significa un uno (1) y su ausencia simboliza un cero (0). Las computadoras digitales operan directamente con dígitos binarios, ya sea encadenando o aislados para formar byte.
La unidad central de procesamiento está integrada por una unidad de control y otra aritmética-lógica. Es el área del sistema de cómputo considerando como el
procesador central en donde se lleva a cabo el manejo de números, símbolos y letras; además de controlar las otras partes del sistema.
En el servidor central se encuentra el almacenamiento primario, donde se guarda de manera temporal las instrucciones y datos de la programación. Tiene tres funciones fundamentales: almacenada todo o parte del programa que está siendo ejecutado; se almacena los programas del sistema operativo que administra la computadora, y guarda los datos que están siendo utilizados por dicho programa.
Los datos y programas se ubican en el almacenamiento primario antes del procesamiento entre las etapas del mismo y luego que termina y; además antes de ser regresados al almacenamiento secundario o liberados como salida. Una vez definidos el concepto de inventario y los programas del sistema de cómputo, se puede construir una definición acabada del sistema de inventario computarizado.
Un sistema de inventario computarizado es un programa por computadora, el cual reúne todas las instrucciones internas que permiten el registro de todas las informaciones relacionadas con el manejo de inventario. Ofrece a las empresas mayor eficiencia en el manejo de las informaciones. Con el uso de este sistema, las compañías pueden beneficiarse por que el uso eficaz del mismo permite