Gestión
eficiente
de facturas
Administración de
Fincas
Índice
1. Dinámica actual de trabajo
2. Objetivo de ahorro deseado
3. Uso real del formato PDF
4. Tratamiento automático formato PDF
Soluciones tratamiento PDF
5
.
API PDF Extractor
6. PDFConta
7. Paperless ADF
6. PDFactura
A pesar de que la mayoría de proveedores utilizan programas informáticos para generar sus facturas, el tratamiento por parte del administrador de fincas se sigue realizando de forma manual y archivando el papel.
Dinámica actual de
trabajo
Si bien es cierto que existen soluciones, basadas en OCR, que permiten
automatizar parcialmente el proceso, la realidad es que las opciones comerciales con un mejor rendimiento exigen una inversión significativa
Resulta indudable que para el administrador de fincas, recibir las facturas de sus proveedores en formato digital y realizar la extracción de datos y archivo de forma automática, es un objetivo de ahorro irrenunciable
Objetivo de
ahorro deseado
Desde el punto de vista fiscal, la e.factura puede basarse en múltiples formatos (PDF, Excel, XML), pero para generar ahorro en destino debe ser interoperable
El problema es que para automatizar la recuperación de datos de las facturas, éstas deben basarse en un formato estructurado, que la aplicación empleada en destino, sea capaz de interpretar.
XML
SI
NO
Uso
real
del formato
Más del 90% de las e.facturas emitidas adoptan el formato PDF... y más del 95% de las facturas emitidas en papel, puede emitirse en
este formato si el cliente lo solicita al proveedor
10%
90%
PDF Estándar
5%
95%
Adoptar PDF Mantener Papel
A diferencia de los formatos EDI, factura.e, UBL,... el envío de facturas en PDF, firmadas o sin firmar, no genera costes para el proveedor ni el uso de tecnologías que excedan su capacidad tecnológica actual
Validez y tratamiento
Para que una factura emitida en PDF sea válida como e.factura y además permita el tratamiento automático se requiere aplicar dos
procesos al documento original
Integrar un servicio de facturación delegada
que genere la firma electrónica de las facturas emitidas por el proveedor autorizado
eFactura.NET
Aplicar una tecnología de extracción de datos
diseñada, específicamente, para las facturas en PDF emitidas desde aplicaciones
Firma electrónica
Integridad CRL/OCSP Identidad Titular Vigencia 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0010001011101010101010101011 1010101010011001010101010101 132649843La firma electrónica es un recurso que intenta aportar una solución para dotar al documento digital de integridad e identidad cierta
Mediante la aplicación de a l g o r i t m o S H A s o b r e l a estructura binaria del documento se calcula su código hash y éste permitirá comprobar que el contenido no ha variado
Incluir los datos del solicitante en la clave pública del certificado, permite que éstos sean verificados por el receptor de la firma generada con dicho certificado
Dado que un certificado puede perder su vigencia antes de caducar, debe comprobarse su vigencia en el momento de recibir la firma o, idealmente, al generarla.
E l s e l l o d e t i e m p o permite establecer el m o m e n t o c i e r t o d e generación de firma para garantizar la trazabilidad del proceso
eFactura.NET
Opciones de firma
La normativa original del año 2003 establece la posibilidad de aplicar la firma al emisor y, alternativamente, a un tercero autorizado por éste. La directiva UE aplicable a partir Enero 2013 habilita también al receptor.
La clave para maximizar la reducción de costes en la gestión de facturas recibidas, consiste en partir del formato PDF que los proveedores pueden emitir, y aplicar la tecnología necesaria para recuperar los datos clave de la factura de forma automática.
Los documentos PDF generados desde aplicaciones, incorporan una capa de texto intermedia. Esta capa reproduce la ubicación visual de los elementos, por
lo que no puede considerarse interoperable, pero resulta más eficiente su análisis que las técnicas OCR basadas en la imagen
Paperless aplica reglas que se cumplen en más del 85% de facturas y permite optimizar los criterios en función de cada
diseño de factura para alcanzar el 100% de eficacia
Detectar... Nº Factura Factura Nº Su Factura Localizar valor... A la derecha... Debajo... Comparar filtros ... Recuperar ...
Interoperabilidad (II)
1. Resolución 2. Formato 3. Cabecera XMP 4. Firma electrónica 5. Registro BBDD 6. Firma BBDD 7. Entorno auditoría 8. Plan de calidad
Digitalización
certificada
En aquellos casos en que el proveedor no pueda o quiera
remitir sus facturas en formato PDF, podremos aplicar la
digitalización certificada para evitar conservar los
originales en papel
Orden EHA/962/2007
Resolución de la imagenLa norma establece un mínimo de resolución para las imágenes de factura de 200 ppp (puntos por pulgada)
Es un resolución elevada en
comparación con la resolución de
imágenes para pantalla (72 ppp), pero cuando se pretende aplicar sistemas OCR se trabaja habitualmente con resoluciones de 300 ppp
La exigencia de una resolución mínima de 200 ppp es la que determina que las aplicaciones auxiliares para la captura de tickets con móvil, requieran cámaras de 5 o más MPX
1 pulgada = 2,54 cms 200 pixels
La norma ofrece diversas opciones con respecto al formato de imagen en el que podrán conservarse las facturas:
- PDF/A (ISO 19005) - TIFF 6.0 ó Posterior - JPG
- PNG
Otro factor que condiciona la posibilidad de uso de formatos reside en su capacidad de contener la cabecera informativa XMP que se explica en el siguiente apartado
El objetivo de este requerimiento es evitar formatos propietarios que
puedan resultar inaccesibles con el paso del tiempo
La cabecera XMP es un contenedor de información de texto que incluyen
algunos formatos de fichero de imagen La cabecera XMP debe contener dos valores obligatorios:
1. El código de acreditación otorgado por la AEAT a la aplicación empleda 2. Una marca de tiempo
No debe confundirse el concepto de marca de tiempo con el denominado “sello de tiempo”, habitual en los procesos de firma electrónica. En este caso la hora se toma del ordenador
La normativa establece dos
requerimientos clave sobre la forma de generar la firma electrónica de las facturas digitalizadas:
El certificado de firma electrónica empleado puede ser del obligado tributario receptor de las facturas digitalizadas o de un tercero, autorizado por el primero, para realizar el proceso
1. Debe realizarse como continuación del proceso de escaneado sin dar
opción al usuario a acceder al fichero entre ambos procesos
2. Emplear un certificado acreditado por la Agencia Tributaria
Las facturas digitalizadas no pueden quedar almacenadas meramente con un fichero en el sistema de carpetas del ordenador
La solución de digitalización debe
gestionar el registro de cada factura en base a sus datos identificativos,
incluyendo el detalle de importes por tipos impositivos contenidos en ésta.
La imagen de la factura puede quedar contenida en la propia base de datos o en el sistema de carpetas del ordenador. En este caso la base de datos deberá contener el enlace al fichero
La solución de digitalización certificada debe incluir un proceso que permita
generar la firma de una imagen de la base de datos coincidiendo con los
cierres impositivos de la entidad
La normativa no establece un formato concreto para la imagen de la base de datos, las opciones más habituales serán el formato original .sql o un XML con todos los elementos de ésta
Los cierres podrán ser trimestrales o mensuales en función del tratamiento fiscal de la entidad receptora de las facturas digitalizadas
En caso de inspección, la entidad que haya aplicado la digitalización
certificada deberá facilitar un acceso en línea a las mismas.
Este requerimiento puede atenderse bien mediante un entorno permanente en el que quedan alojadas las
facturas, bien mediante un proceso de exportación automático de las
facturas sometidas a inspección al entorno que permita el acceso
En función del perfil de empresa, no resultaría económico mantener las facturas en un
repositorio externo sólo a efectos de potencial inspección. No debe olvidarse el objetivo de ahorro
No existe un formato específico de documento para protocolizar el Plan de Calidad. La solución comercial adoptada o el responsable interno deberán proponer un modelo de aplicación
Orden EHA/962/2007
Plan de calidadLa entidad que realice la digitalización certificada de facturas deberá aplicar y documentar un Plan de Calidad. Los principales aspectos a tener en cuenta serán:
1. Verificar la calidad del scanner a lo largo del tiempo
2. Verificar la validez y vigencia de uso de los certificados
Papel
XML
Formato
Emisión DisponibleEmisor extracciónÉxito
h
Ratio Eficiencia100 %
8 %
95 %
0 %
95 %
90 %
0%
7,6 %
85,5 %
Optimizar el tratamiento de facturas en PDF ofrece un nivel de eficiencia mayor que las alternativas de solicitar las facturas a proveedores en formato estándar o aplicar la digitalización certificada a facturas en papel
Esquema de
eficiencia
DC
100 %
80 % -10%
(*)70 %
Papel
10.000 facturas Coste
gestión archivoCoste
Paperless
0,7
€
5 %
18.000
€
1.800
€
1,1
€
10%
Aplicando un modelo conservador de ahorro, esta estrategia de tratamiento de facturas ofrece un beneficio cierto para cualquier perfil de empresa dado que el coste de operación por factura se reduce en un 90%
