Manual de control interno de los inventarios en la empresa Restrepo Comercial Interandina Cía. Ltda., de la Ciudad de Quito Provincia de Pichincha año 2014

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE “LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA”

TEMA:

“MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CIA. LTDA. DE LA

CIUDAD DE QUITO PROVINCIA DE PICHINCHA AÑO 2014

AUTOR: LUIS ALFREDO AREQUIPA RODRIGUEZ DIRECTOR: MSC. MARIO GANCHALA

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i CERTIFICACIÓN

Certifico que el presente trabajo que lleva como título “Manual de Control Interno de los Inventarios en la Empresa Restrepo Comercial Interandina Cía. Ltda. De la Ciudad de Quito provincia de Pichincha año 2014”mismo que es para la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, fue desarrollado por el Sr Luis Alfredo Arequipa Rodríguez, bajo mi dirección y supervisión para la Carrera de Contabilidad y Auditoría Educación a Distancia; el mismo que cumple con las condiciones requeridas de la Universidad Tecnológica Equinoccial.

MSc. Mario Ganchala García.

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ii DERECHO DE AUTOR

Yo, Arequipa Rodríguez Luis Alfredo declaro ser el autor del trabajo y me responsabilizo de los criterios y opiniones expresadas en él mismo. A su vez cedo mis derechos de autor a la Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo establece la Ley de propiedad intelectual.

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iii DEDICATORIA

El presente trabajo dedico a Dios, por cada nuevo amanecer y por su misericordia me dio un nuevo soplo de vida y me lleno con el espíritu de sabiduría cada día.

A mi padre Rodrigo (+) a mi madre Mónica, mi hermana Aracely por el constante empuje con el fin de verme un profesional.

A mi ayuda idónea Espery Mindiola por ser parte de esta gran aventura “llamada carrera universitaria” a mi hija Victoria por ser desde un par de años el motor para superarme cada día más.

A mi Director de Tesis Msc. Mario Ganchala García por darme los conocimientos y las directrices para la elaboración de este trabajo.

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iv AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi Dios todo poderoso por ser parte de mi vida y guiarme cada día.

A mis padres y hermana que son quienes me ayudaron a formarme como una persona de bien.

A mi nueva familia Espery y Victoria que han sido los puntales fundamentales durante este proceso de estudio.

A mi Director de Tesis Msc. Mario Ganchala por ayudarme en la elaboración de mi trabajo de titulación.

A la Empresa Restrepo Comercial a sus Gerentes por darme la apertura para llevar a cabo este trabajo.

A la Universidad y todos los profesores que inculcaron en mi cada enseñanza para hoy ponerle en práctica.

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v

ÍNDICE GENERAL

CERTIFICACIÓN ... i

DERECHO DE AUTOR ... ii

DEDICATORIA ... iii

AGRADECIMIENTO ... iv

CAPÍTULO I ... 1

INTRODUCCIÓN ... 1

1.1. El Problema de la Investigación ... 1

1.1.1. Problema a Investigar. ... 1

1.1.2. Objeto de estudio teórico. ... 1

1.1.3. Objeto de estudio práctico. ... 1

1.1.4. Planteamiento del Problema. ... 1

1.1.5. Formulación de Problema ... 2

1.1.6. Sistematización del Problema ... 2

1.1.7. Objetivo General ... 3

1.1.8. Objetivos Específicos ... 3

1.1.9. Justificación ... 3

1.2. Marco Referencial... 4

1.2.1. Marco teórico ... 4

CAPÍTULO II ... 13

MÉTODO ... 13

2.1. Metodología General ... 13

2.1.1. Nivel de Estudio ... 13

2.1.2. Modalidad de Investigación ... 13

2.1.3. Metodología de la investigación. ... 13

2.1.4. Población y muestra ... 14

2.1.5. Técnicas e instrumentos ... 15

2.1.6. Procesamiento de datos ... 16

2.2. Metodología especifica. ... 16

2.2.1. Metodología Financiera ... 16

2.2.2. Técnicas de la administración de inventarios ... 17

2.2.3. Metodología Contable ... 19

CAPÍTULO III ... 23

RESULTADOS ... 23

3.1. Recolección y tratamiento de datos ... 23

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vi

3.2. Presentación y análisis de resultados ... 35

3.2.1. Análisis de los procesos actuales de control interno para el manejo de inventarios. ... 35

3.3. Diseño del manual de control interno para el manejo de inventarios ... 38

CAPÍTULO IV ... 67

DISCUSIÓN ... 67

4.1. Conclusiones ... 67

4.2. Recomendaciones ... 68

BIBLIOGRAFÍA ... 70

Leyes, Códigos y Normas Contables ... 71

Net grafía ... 71

ANEXOS ... 72

ÍNDICE DE ILUSTRACIÓN Ilustración 1 Requisición de compra ... 49

Ilustración 2 Factura de compra ... 49

Ilustración 3 Factura de Venta ... 52

Ilustración 4 Factura de venta ... 53

Ilustración 5 Factura con descuento comercial ... 54

Ilustración 6. Factura de venta de productos con IVA 0% ... 55

Ilustración 7 Formato de kardex ... 58

Ilustración 8 formato conteo físico... 66

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1 Población 16

Tabla N° 2 Existencia De Manua 25

Tabla N° 3 Ubicación de la mercadería 26

Tabla N° 4 Ubicación de la mercadería con menor circulación 27

Tabla N° 5 Control de la documentación 28

Tabla N° 6 Actualización de registros contables 29

Tabla N° 7 Realización de inventarios periódicos 30

Tabla N° 8 Registro de control de inventario 31

Tabla N° 9 Manejo de inventarios 32

Tabla N° 10 Influencia del inventario en las ventas 33 Tabla N° 11 Implementación de un manual de control interno 34

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1

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

1.1. El Problema de la Investigación

1.1.1. Problema a Investigar.

Falta de Manual de Control Interno para el manejo en las bodegas y control del Inventario en la Empresa Restrepo Comercial Interandina Cía. Ltda.

1.1.2. Objeto de estudio teórico.

Diseñar un manual de procedimientos para el control de los inventarios.

1.1.3. Objeto de estudio práctico.

Este diseño del manual será creado para la Empresa Restrepo Comercial Interandina Cía. Ltda.

1.1.4. Planteamiento del Problema. 1.1.4.1. Diagnóstico.

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2 No teniendo en este momento el control apropiado de los inventarios genera inconvenientes con algunos clientes (internos – externos) y Organismos de Control, esto puede llevar incluso a tener fuertes sanciones de carácter económico, regulatorio, y evitará el normal desempeño de la empresa.

1.1.4.2. Pronóstico

Dejando en consideración lo anteriormente mencionado y de seguir con esta falta de control a los inventarios, seguirán con productos sin rotación, dando de baja tributariamente ante el organismo competente, y esto sin duda afecta de manera directa a los resultados de la empresa, y más aún frenando un posible crecimiento empresarial, porque puede tornarse más complicado e inmanejable de los inventarios.

Con el afán de eliminar todo este tipo de limitantes dentro de la empresa el Manual de Control Interno a la cuenta Inventarios permitirá tener un mejor control a cada uno de los artículos y proponer a los clientes una mejor diversificación de los productos para que toda la mercadería tenga mayor rotación.

1.1.5. Formulación de Problema

¿La empresa cuenta con un manual de control interno para los inventarios? 1.1.6. Sistematización del Problema

 ¿La empresa tiene políticas de control interno?

 ¿Se tiene funciones para cada empleado que interfiere en el manejo de los inventarios?

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3

 ¿El método de valoración de inventarios es adecuado para los productos que distribuye la empresa?

1.1.7. Objetivo General

Diseñar un manual de control interno de los inventarios, el mismo que tendrá la finalidad de realizar un cambio al manejo que se mantiene en la actualidad, y a su vez permita tener una adecuada revisión de los artículos.

1.1.8. Objetivos Específicos

 Diseñar políticas de control interno.

 Establecer funciones para cada empleado que interfiera en el manejo de los inventarios

 Implantar procesos y procedimientos para un adecuado manejo de los inventarios.

 Implementar un adecuado método de valoración para los productos que distribuye la empresa.

1.1.9. Justificación

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4 A su vez esté proyecto investigativo servirá para adecuar los cambios globalizados y las exigencias de los organismos de control, sabiendo aún más que se está bajo ciertas entidades de Salud y Agencias de Regulación que revisarán cada uno de los procesos y de no estar totalmente preparados puede ser el “talón Aquiles” para que la competencia surja en el mismo mercado comercial a la que pertenece la empresa.

La Empresa está dispuesta a poner en práctica el Manual de Control Interno a la Cuenta de Inventarios y por tal razón se cuenta con toda la apertura para recolectar toda la información y realizar la tabulación respectiva de los resultados obtenidos, porque no se tendrá limitante por parte de las gerencias. 1.2. Marco Referencial

1.2.1. Marco teórico

1.2.1.1. Definición de Inventario

(Cantú, G.G., 2008, pág. 276) “Los inventarios son activos: a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción con vistas a esa venta, y c) en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.”

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5 El inventario está distribuido en la ciudad de Quito, Guayaquil y Cuenca lo cual puede complicar el control de los inventarios.

1.2.1.2. Sistema de Valoración del Inventario

“Con reiteración, los montos tienen variaciones en los procesos de la compras que cada empresa realiza durante el ciclo contable, y esto puede complicar y puede dificultar al contador el modelo de cálculo del costo de las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles, por esta misma razón existen métodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Por esta razón siempre se debe recomendar y seleccionar un sistema que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del período económico y el que sea más conveniente a los efectos fiscales” (COLINA, 2009)

Restrepo Comercial hoy en día maneja sus inventarios con el Sistema de Valoración Inventario Permanente, en el cual podemos mantener un registro permanente y continuo, a su vez ejecuta una baja con cada transacción y actualiza sus existencias y los costos de los productos vendidos, para este proceso utilizamos en el proceso las siguiente cuentas Contables: Inventario de Mercadería, Ventas, Costo de Ventas.

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6 Por lo descrito por Zapata trabajar en este sistema es el más adecuado por tener una mayor exactitud y un control riguroso en las tarjetas Kardex de los artículos y su afectación con cada movimiento a la parte contable valorando el costo de ventas en ese preciso momento, luego de que el Ecuador ingresó a manejar Normas de Información Financiera (NIIF´S) y su aplicación NIC 2 hubo un ligero cambio en los métodos de valoración de Inventarios determinando y dejando aplicables el FIFO y el promedio ponderado.

Para nuestra organización y por regulación del Ente de Control ARCSA aplicaremos lo que indica el Registro Oficial en su Suplemento No.260 de fecha 4 de Junio del 2014 su Art 38, el cual indica que debemos utilizar el sistema de Valoración FIFO.

1.2.1.3. Método de Valoración FIFO

Método de valoración que nos indica que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tiene que salir.(Norma Internacional de Contabilidad, 2005)

1.2.1.4. Control de Existencia de Inventarios

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7 Los inventarios es la parte medular de las Empresas que tienen como giro de negocio la producción y la comercialización, por tal razón afecta dentro de la organización en diferentes áreas como son: Compras, Bodegas, Ventas y para que exista un debido proceso dentro de las partes involucradas cada una debe someterse a procedimientos totalmente claros, los mismos que puedan satisfacer las exigencias de los clientes, y sobre todo siempre dando un manejo apropiado y utilizando correctamente los recursos.

Si deseamos un verdadero control de Inventarios podemos establecer tres opciones de manejo: Existencia Máxima – Mínima – Crítica.

1.2.1.4.1. Existencia Máxima

Considerada como el nivel máximo que se debería tener dentro de bodega con la que podemos satisfacer las necesidades de los clientes de la Empresa. Esto puede ser determinado de acuerdo a un análisis realizado considerando la demanda, la rotación de cada una de los productos, para solicitar una nueva reposición.(Cuervo Tafur, Joaquin; Osorio Agudelo, Jair, 2006, pág. 70)

1.2.1.4.2. Existencia Mínima

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8 1.2.1.4.3. Existencia Crítica

Llegar a esta existencia quiere decir que la empresa deberá constituir mecanismos extraordinarios, especiales para cuando el proveedor no pueda atender nuestras demandas, y esto a su vez puede generar inconvenientes en los reemplazos y reposiciones de la mercadería.(Cuervo Tafur, Joaquin; Osorio Agudelo, Jair, 2006, pág. 71)

Algunas empresas comerciales y manufactureras que buscan diferenciarse del resto o con el ánimo de mejorar precios y calidad suelen efectuar sus compras en el extranjero. Para ello, deben cumplir lo dispuesto en leyes, reglamentos y resoluciones vigentes en el Ecuador, en concordancia con acuerdos y convenios internacionales que regulen el comercio internacional y, además seguir un procedimiento definido cuyas características actuales giran alrededor de la simplicidad y agilidad.

1.2.1.5. Control Interno

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9 organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de la compañía específica. Incluye mucha más que el sistema contable y cubre cosas tales como las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de venta y auditoria interna”. (Cook, J.W, Winkle G.M., 1990, pág. 208)

Como lo indican Cook, Winkle, El control interno enfocado en los inventarios nos permite realizar procedimientos, objetivos claros, funciones específicas, procesos y políticas, para que con las mismas se pueda elaborar una verdadera mejoría en nuestros registros contables, y con este paso también mejorar el control en nuestras existencias y mantener una eficiente mejoría en la rotación de inventarios, para que con estos resultados se elaboraren planes comerciales

Y estos generen una rentabilidad más apropiada para la Empresa.

Gráfico N° 1 Control Interno

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10 Al observar la gráfica podemos ver que el tener un Sistema de Control Interno este involucra a todas las áreas de una organización, y afecta mucho al área financiera contable y por tal razón debemos implementar controles necesarios y efectivos.

El implementar un correcto proceso de Control Interno en los inventarios ayudará a los mejoramientos en los procesos contables, administrativos y guiará a una mejor y adecuada gestión financiera.

1.2.1.6. Objetivo del Control Interno

 Comprobar la exactitud y la veracidad de los datos contables

 Salvaguardar los bienes de la empresa con un plan de organización de métodos adaptados para la empresa.

 Promover una verdadera eficiencia para que lo prescrito de por la gerencia tenga una relación adecuada con el Control Interno

 Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones

Al realizar un Manual de Inventarios para Restrepo Comercial se podrá cumplir con un proceso adecuado y dar una razonabilidad en todas las transacciones de venta y compra de mercadería, y de esta manera no generar una mala toma de decisiones en la empresa.(Cook, J.W, Winkle G.M., 1990, pág. 78)

1.2.1.7. Costes de Adquisición

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11 y otros costes directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el coste de adquisición”.(Norma Internacional de Contabilidad, 2005)

Se debe considerar para cada producto una determinación individual de los costos que intervienen para el ingreso legal de las mercaderías, para evitar el error en los costos de venta y los malos cálculos en determinar los precios de venta.

1.2.1.8. Obsolescencia

Es uno de los aspectos negativos del exceso de inventario. Las empresas no pueden vender artículos obsoletos o utilizarlos para fabricar los productos. Para la empresa el tema de obsolescencia sí genera pérdidas en vista de que los productos son de carácter médico y por regulación debemos cumplir con lo dispuesto por los Organismos de control, y esto ocurre por la no rotación de los productos y las importaciones realizadas sin ningún tipo de proceso.

1.2.1.9. Valor neto realizable

Precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.(Norma Internacional de Contabilidad, 2005)

1.2.1.10. Valor Razonable

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12 transacción en condiciones de independencia mutua.(Norma Internacional de Contabilidad, 2005)

1.2.1.11. Ventas al por Mayor

Se realiza este tipo de transacciones con comerciantes, con el fin de volveros a vender, los pagos de estos pueden ser de contado o crédito. (Galarza T, Sandra, 2012, pág. 22)

1.2.1.12. Importación

Ingreso legal a un país de mercancía extranjera para su uso y consumo, la que debe pagar previamente si corresponde, los gravámenes aduaneros y los impuestos legales correspondientes. En Ecuador, deben cancelar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y otros impuestos adicionales.(Galarza T, Sandra, 2012, pág. 25)

1.2.1.13. Determinación de la cantidad del inventario

La mayor parte de los negocios cuentan físicamente sus inventarios al menos una vez por año, con frecuencia el último día del año fiscal. El inventario, es un activo, se tiene que presentar con exactitud en el Balance General. (Coral, Lucy, 2008, pág. 89)

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13

CAPÍTULO II

MÉTODO

2.1. Metodología General

2.1.1. Nivel de Estudio Exploratorio

Se realizó la recolección de datos por medio de encuestas hacia las personas de la empresa, además se utilizó la bibliografía especializada en el tema.

2.1.2. Modalidad de Investigación De Campo

Por medio de la utilización de una metodología de campo se identificó los problemas más comunes en el manejo y control de inventarios, así como también la importancia de llevar un sistema de control de inventario eficiente.

Documental

En la investigación documental se verificó que los registros contables referentes al movimiento y rotación de los inventarios se hayan efectuado dentro del periodo de análisis.

2.1.3. Metodología de la investigación.

Para realizar esta investigación y conocer el problema en Restrepo Comercial Interandina Cía. Ltda., se utilizaron los conocimientos adquiridos para determinar un adecuado muestreo y obtener el mejor resultado para realizar el Manual de Control Interno en la cuenta de inventarios.

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14 2.1.3.1. Método de Investigación Científica.

Se utilizó este método de investigación para realizar el presente trabajo de titulación para determinar los hechos que se realizó en el transcurso de un determinado período, y se evidenció errores que han sido presentados de forma espontánea.

2.1.3.2. Método Deductivo

Este método ayudó a realizar las teorías universales el mismo que permitió apoyarse en las teorías ya existentes, para poder buscar soluciones a los problemas encontrados dentro de la empresa a ser Investigada.

2.1.3.3. Método Estadístico

Se utilizó este método para realizar un análisis mediante datos históricos de la rotación de las mercaderías realizando un corte de información en periodos similares, y este ayudó a determinar que no se maneja un adecuado movimiento de las mercaderías.

2.1.3.4. Método de Análisis

En esta investigación se procedió a enfocar la situación actual por la que atraviesa la empresa, para plantear las soluciones de los problemas, y darles la respectiva organización y planificación.

2.1.4. Población y muestra

La población de la empresa está conformada por 21 personas dividas en las siguientes áreas:

 Gerencia General

 Gerencia de Mercadeo & Ventas

 Gerencia Administrativa

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15

 Facturación y Atención al Cliente

 Bodega

 Representantes de Ventas

 Logística

Para el presente trabajo se utilizó como muestra a las 7 personas que intervienen dentro del proceso del control de los inventarios, y como la misma no es significativa, no se procedió al calculó de la muestra.

 Gerente General

 Gerente de Mercadeo

 Gerente Administrativo

 Asistente Contable

 Jefe de bodega

 Auxiliares de bodega

Tabla N° 1 Muestra

Descripción Población

Gerente 1

Gerente de Mercadeo 1

Gerente Administrativo 1

Asistente Contable 1

Jefe de bodega 1

Auxiliares de bodega 2

TOTAL 7

Elaborado por: Alfredo Arequipa

2.1.5. Técnicas e instrumentos

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16

 Observación

 Documentación Original

 Entrevistas

 Encuestas

2.1.6. Procesamiento de datos

Se utilizó como herramienta fundamental la encuesta conjuntamente con el uso de un cuestionario, y de los resultados que se obtuvo se realizó la tabulación de los mismos, estos fueron representados gráficamente para tener como resultado final el análisis e interpretación.

De igual manera, el análisis y la aplicación de una metodología específica permitió direccionar de forma correcta el desarrollo del presente Trabajo de Titulación.

2.2. Metodología especifica.

2.2.1. Metodología Financiera

Por medio de la aplicación de la metodología financiera se estableció medidas para adquirir, salvaguardar y almacenar en óptimas condiciones la mercadería y materiales de producción destinados para la venta, de manera que se asegure la productividad operativa la empresa

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17 Una vez recopilada la información por medio dela aplicación de la encuesta al personal responsable de las actividades que se relacionan con el movimiento de la mercadería y los materiales de producción, se procederá a realizar una toma física de los activos que se encuentren dentro de las bodegas o almacén, para enlistarlos y codificarlos de acuerdo a la característica del producto

Mediante la utilización de cálculos financieros se establecerá la capacidad rotativa de los inventarios, así como también la cantidad máxima y mínima que deberá tener en existencia de los productos con la finalidad de cubrir la demanda de los clientes, sin perjudicar la liquidez de la empresa por exceso de inventarios.

2.2.2. Técnicas de la administración de inventarios

De acuerdo con las normas de información financiera, la administración de los inventarios para la empresa es fundamental ya que permitirá un control adecuado de la inversión por medio del manejo eficiente de los productos, con el objetivo de acceder a mayores ventas e incrementar la producción

Se utilizaron para el control de los inventarios las siguientes técnicas:

1. Método ABC 2. Costo Beneficio

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18 Método ABC

Esta herramienta permitió, ordenar y clasificar cualquier variable identificable y cuantificable, determinando los elementos más representativos del análisis(Robles Roman, 2012, pág. 91).

Es decir, permitió determinar la relación que tiene el valor monetario con la cantidad de artículos, así como también se identificaron los productos con mayor y menor salida o movimientos.

Técnica del costo beneficio

Mediante el uso de esta técnica se pudo planear las operaciones que se deben realizar para una inversión que genere mayores ganancias tomando en cuenta con base los tres elementos, costo, volumen y precio(Robles Roman, 2012, pág. 92)

Es decir, que para alcanzar una mayor productividad dentro de la compañía las operaciones que se efectúen dependerán de la creatividad del manejo de las diferentes variables, las mismas que estarán en comunión con los objetivos y metas propuestas.

Técnica Justo a tiempo (Just-time)

La aplicación de esta técnica permitirá tener un mejor control de la cantidad de inventarios, a fin de evitar el almacenamiento de grandes cantidades de artículos incensarios que perjudican la solvencia de la compañía(Robles Roman, 2012, pág. 94)

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19 relacionar a los tres departamentos entre sí, identificando los cuellos de botella que existe dentro de cada uno, a fin de tomar los correctivos necesarios para minimizar su inversión e incrementar la productividad.

2.2.3. Metodología Contable

La metodología contable con respecto a los inventarios, permite mantener un control sobre el costo de los inventarios, por medio de los movimientos de los materiales a través de los procesos de adquisición, producción y venta.

En la contabilización la cuenta de inventarios se clasifica dentro de los activos circulantes.

Es decir que, la aplicación de la metodología contable para la administración del inventario permitirá determinar la cantidad de materiales que se ha comprado, vendido o utilizado dentro de un determinado periodo, a fin de establecer las pérdidas o ganancias obtenidas en el mismo.

Con la finalidad elaborar un diseño de manual de control interno para los inventarios dentro de la compañía es necesario efectuar un análisis de la información financiera y contable que se encuentra relacionada a los departamentos de compra venta y producción.

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20

 Segregación de funciones.

Mediante la segregación de funciones que desempeña el personal responsable del movimiento de la cuenta mercaderías, se pudo distribuir las actividades de manera que se evite los malos manejos de los productos.

Para ello, será necesario la participación de la gerencia administrativa de la compañía proporcionando procedimientos que garanticen un adecuado manejo de la información, es decir que, se separarán las actividades del personal que produce, registra, y custodia.

 Asignación de responsabilidades

Se dará a conocer a los empleados de la compañía las responsabilidades que adquieren desde el momento de su contratación.

 Rotación de puestos

Esto permitirá que la empresa no dependa de una persona para la ejecución de una tarea y a la vez se garantizará la continuidad de las operaciones.

 Instrucciones por escrito

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21

 Sistemas de autorización

Mediante el uso de un sistema de autorización se podrá llevar un mejor control de las actividades dentro del departamento, esto a su vez garantizará que los registros y transacciones contables obtengan un nivel adecuado de supervisión

 Seguros y finanzas

Por medio de la aplicación de un seguro se podrá salvaguardar los activos de la compañía de futuros accidentes o robos que se puedan presentar.

Por otra parte, para el desarrollo del presente Trabajo de Titulación es necesario la aplicación de un análisis de todos los procesos contables que se efectúan para llevar un control de la cuenta mercadería.

Tales como:

 Procedimientos para la compra de materiales

 Almacenamiento de la mercadería

 Registros contables

 Registros físicos

 Devoluciones de mercadería por compra

 Devoluciones por venta de mercadería

 Retiros de mercadería de bodega por venta a crédito o contado

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22 A fin de establecer la cantidad, el costo total y unitario de cada material se utilizó el método promedio ponderado, que permitió establecer un costo promedio entre el valor de la compra y la venta de la mercadería.

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23

CAPÍTULO III

RESULTADOS

3.1. Recolección y tratamiento de datos

Para la recolección y tratamiento de la información fue necesario incorporar una serie de operaciones de forma ordenadas y relacionadas entre sí, las mismas que facilitaron el análisis e interpretación de los resultados obtenidos por medio de la aplicación del cuestionario a la muestra seleccionada.

En este sentido, el desarrollo de la fase comprende no solo la introducción de ciertos lineamientos generales, sino que también la tabulación y codificación de la técnica de presentación y análisis estadísticos incorporados en los mismos. De igual forma, se pudo establecer las debilidades y fortalezas que presentan los procesos ejecutados para el control interno, permitiendo delimitar la situación actual del control interno de inventarios que utiliza la empresa.

A continuación se presentan los resultados obtenidos mediante la aplicación de los instrumentos de investigación, los mismos que se encuentran interpretados de acuerdo con los objetivos propuestos.

3.1.2. Diagnóstico de la situación actual del control de inventarios.

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24 1. ¿Existe en la empresa un manual de control interno para el manejo de

inventarios?

Tabla N° 2Existencia de manual

Alternativa Frecuencia Porcentaje

Si 0 0.00

No 7 100.0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Elaborado por: Alfredo Arequipa

Gráfico N° 2Existencia De Manual

Fuente: L/I

Análisis e interpretación:

100% de los encuestados respondió que no existe ningún manual de control interno para el manejo de inventarios, y se realizará la implementación del manual de control de inventarios en la empresa.

0%

100%

Existencia de manual

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25 2. ¿La ubicación de la mercadería se encuentra distribuida de acuerdo a su

tipo?

Tabla N° 3 Ubicación de la mercadería

Si 0 0,0

No 7 100,0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 3 Ubicación de la mercadería

Fuente: L/I

Análisis e interpretación:

100% de los encuestados considera que la mercadería no se encuentra en el lugar destinado de acuerdo a su tipo, esto ratifica que en el almacén existen productos que no se encuentra en el lugar adecuado y esto con lleva a que los productos no tengan una buena rotación.

0%

100%

Ubicacion de la Mercaderia

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26 3. ¿La mercadería de menor circulación se encuentra ubicada en bodegas de

menor asequibilidad?

Tabla N° 4 Ubicación de la mercadería con menor circulación

Si 2 28,6

No 5 71,4

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 4Ubicación de la mercadería con menos circulación

Fuente: L/I

Análisis e interpretación.

De acuerdo a los resultados se estableció que el 71% de las personas encuestadas consideran que la ubicación de los productos con menor circulación no se encuentra distribuidos en lugares menos asequibles, pero él 29%afirma que si, lo cual evidencia una clasificación no adecuada de la mercadería y esto dificulta el control de la rotación de los inventarios.

29%

71%

Ubicación de la mercadería con menos circulación

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27 4. ¿Existe un control de los documentos que se manejan dentro del almacén?

Tabla N° 5 Control de la documentación

Alternativa Frecuencia Porcentaje

Si 0 0,0

No 7 100,0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 5 Control de los documentos

Fuente: L/I

Análisis e interpretación:

El 100% de las personas encuestadas opinaron que no existe un adecuado control de la documentación dentro del almacén, este resultado evidencia que existe deficiencias en el control de los ingresos, salidas y registros de la mercadería y esto permite que exista un desconocimiento de los empleados en determinar las cantidades exactas de existencia de mercadería dentro de la empresa.

0%

100%

Control de los documentos

(35)

28 5. ¿El registro contable que se relacionan con las existencias de productos de

la empresa es actualizado continuamente?

Tabla N° 6Actualización de registros contables Alternativa Frecuencia Porcentaje

Si 1 14,3

No 6 85,7

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 6 Actualización de registros contables

Fuente: L/I

Análisis e interpretación.

En consideración al resultado obtenido se estableció que el 14% señalo que los registros contables relacionados con los inventarios se encuentran actualizados, mientras que el 86% opinó lo contrario, lo que evidencia que no existe el registro adecuado en las entradas y salidas de mercaderías en el sistema, y esto ocasiona retrasos en los registros contables.

14%

86%

Actualizacion de registros contables

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29 6. ¿Se realizan inventarios periódicos de las mercaderías existentes en el

almacén?

Tabla N° 7Realización de inventarios periódicos

Si 4 57,1

No 3 42,9

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 7Realización de inventarios

Fuente: L/I

Análisis e interpretación

El resultado obtenido mediante la aplicación de la encuesta determinó que el 57% de las personas dicen que se realizan inventarios periódicos mientras que el 43% opinan lo contrario, este resultado evidencia la falta de conocimiento de la realización de los mismos, para lo cual se establecerá una socialización al personal para la realización de esta labor.

57% 43%

Realización de inventarios

(37)

30 7. ¿Se lleva un registro de control diario de la salida y entrada de la

mercadería que se efectúa en la empresa?

Tabla N° 8Registro de control de inventario

Si 3 42,9

No 4 57,1

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 8 Registro de control diario

Fuente: L/I

Análisis e interpretación.

De acuerdo con los datos del grafico anterior se establece que el 43% de los encuestados respondió que sí existe un control diario del movimiento de salida y entrada en la cuenta mercadería, mientras que 57% respondió lo contrario, con ello se puede evidenciar que no se revisan los movimientos de entrada y salida de los productos de la empresa, y esto puede generar descuadres en los inventarios.

43%

57%

Registro de control diario

(38)

31 8. ¿Considera que el manejo actual del control de inventarios ha ocasionado

pérdidas económicas para la empresa?

Tabla N° 9 Manejo de inventarios

Si 7 100,0

No 0 0,0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 9Manejo de inventario

Fuente: L/I

Del total de los encuestados el 100% respondió que la falta de un adecuado control de inventarios ha afectado a la economía de la empresa, lo cual se evidencia que el mal manejo de inventarios ocasione compras de mercaderías innecesarias, de igual forma el desabastecimiento de productos con mayor circulación.

100% 0%

Manejo de inventario

(39)

32 9. ¿La venta de mercaderías se ha visto afectada por el manejo actual de los

inventarios?

Tabla N° 10Influencia del inventario en las ventas

Si 7 100,0

No 0 0,0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 10Influencia del inventario en las ventas

Fuente: L/I

El 100% de los encuestados afirmaron que el mal manejo de los inventarios ha afectado directamente a las ventas de la empresa, con este resultado se puede evidenciar que no existe un control adecuado de los productos disponibles para la venta y por esta razón afecta a los resultados de la empresa.

100% 0%

Influencia del inventario en las ventas

(40)

33 10. ¿Considera que se debería implementar un manual de control interno para

el manejo de inventarios dentro de la empresa?

Tabla N° 11 Implementación de un manual de control interno

Si 7 100,0

No 0 0,0

Total 7 100,0

Fuente: L/I

Gráfico N° 11 Implementación de un manual de control interno

Fuente: L/I

Análisis e interpretación.

El 100% de los encuestados consideran que sería beneficioso para la empresa la elaboración y aplicación de un manual de control interno para el manejo de inventarios dentro de la empresa, ya que con ello se evitaría más perdidas económicas por medio de la optimización de los procesos de compra y venta de la mercadería.

100% 0%

Implemetación de un manual de control interno

(41)

34 Descripción y análisis FODA del proceso actual del manejo de inventarios.

A fin de establecer las fortalezas y debilidades del proceso se ha realizado una comparación entre los factores existentes, tomando como base los resultados obtenidos por medio de la aplicación de las encuestas al personal responsable del control de la mercadería dentro de la compañía.

Tabla N° 12 Análisis FODA.

FORTALEZAS DEBILIDADES

 Cuenta con personal capacitado en el área de ventas.

 Cuenta con el espacio físico adecuado para el almacenaje y conservación del producto.

 Servicios de calidad.

 Amplia red de contactos.

 Marcas prestigiosas y reconocidas

 Desconocimiento de la cantidad de existencia de la mercadería.

 Falta de una clasificación adecuada de la mercadería.

 Falta de control de la documentación

 Falta de actualización de los registros contables.

 Falta de delegación de funciones y responsabilidades de control y manejo adecuados de los procesos de compra venta y recepción. AMENAZAS

 Competencia desleal, porque hay productos similares que ingresa de contrabando.

 La empresa no puede competir con precios que maneja el mercado local.

 Importación de mercadería similar desde la china.

OPORTUNIDADES

 Los productos no fueron afectados con las reformas Arancelarias.

 El Mercado de la línea estética crece cada vez y eso aumenta las ventas.

(42)

35

Elaborado por: Alfredo Arequipa

3.2. Presentación y análisis de resultados

3.2.1. Análisis de los procesos actuales de control interno para el manejo de inventarios.

Como punto de partida para la realización del manual de control interno para el manejo de inventarios de la compañía, se efectuará un cambio a los procesos operativos y de control que se relacionan con el movimiento de las mercaderías de los almacenes de la empresa, a fin de eliminar las deficiencias encontradas y establecer las nuevas técnicas de acuerdo con las necesidades de cada departamento.

A continuación se presenta el organigrama estructural:

Gráfico N° 12Organigrama estructural.

Elaborado por: Alfredo Arequipa

En cada uno de los departamentos se aplicará el procedimiento administrativo, es decir se planifica, se organiza, se dirige y controla las actividades.

Gerencia

General

Gerencia

de Ventas

(43)

36 Funciones y responsabilidades del Gerente General

Es considerado la autoridad nominadora, también es el representante legal y sus responsabilidades son:

Planificar: Realiza la previsión del rumbo de la organización a futuro, se anticipa y prevé los posibles escenarios de la empresa, su planeación puede ser de largo, mediano o corto plazo.

Organiza: Diseña y determinar

Dirige: Motiva, guía, liderara y conduce las actividades del personal, toma decisiones y orienta las actividades en dirección de los objetivos de la organización.

Controla: Realiza la medición y la evaluación de las actividades de los subordinados y de toda la empresa. También se encarga del análisis de las ventas y la productividad.

Funciones y responsabilidades del Gerente de Ventas

Define: Los objetivos para las ventas que deberá conseguir la empresa, proporcionado un sistema de gestión adecuado.

Evalúa: Los resultados obtenidos en un tiempo determinado

Comunica: Realizara reuniones de trabajo, para trasmitir políticas, procedimientos o novedades, adicional recoleta información del equipo de ventas y de ventas que sea de utilidad para la empresa.

Funciones del contador

(44)

37

 Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente los datos tributarios de la empresa y cumplan con las formalidades requeridas.

 Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.

 Revisar el cálculo de retención de Impuesto sobre la renta del personal emitidas a los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.

 Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA.

 Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la información siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a objeto de obtener los estados financieros.

 Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable, administrativo y fiscal, formuladas por los Organismos de Control.

 Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).

 Control y ejecución de solvencias de Seguro Obligatorio.

 Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información suministrada por la organización y por el cliente

Funciones del jefe de bodega

(45)

38 los saldos de las existencias máximas y mínimas que deberá mantener la empresa para satisfacer la demanda de los clientes.

Funciones de los asistentes de bodega

Son las personas que se encargan de la manipulación directa del producto en cuanto al ingreso y despacho de la mercadería, entre sus responsabilidades tenemos las siguientes:

 Mantener en adecuadas condiciones los productos

 Mantener organizado el almacena

 Ubicar los productos de acuerdo a la capacidad de circulación

El diseño de la propuesta está basado en el mejoramiento de los principales procesos que se relacionan con el control y manejo de inventarios, entre ellos se tiene:

 Proceso de compras al exterior

 Proceso de ventas

 Proceso de recepción y almacenaje de mercadería

 Establecimiento de parámetros para la toma física de inventarios

 Proceso de la toma física de inventarios.

3.3. Diseño del manual de control interno para el manejo de inventarios

Para diseñar un manual de proceso adecuado fue necesario acceder a un amplio conocimiento sobre el espacio físico donde se aplicará dicho manual, de igual forma se aplicará procedimientos, técnicas y herramientas de control interno acordes a las necesidades de la empresa, los mismos que presentarán variaciones de acuerdo a cada departamento operativo.

(46)

39 En este sentido el manual de procesos de control interno para el manejo de inventarios contiene los elementos antes mencionados.

Importancia

Tomando en cuenta que un manual de control interno es considerado como un medio de aplicación a las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos, para los niveles operativos por tanto su importancia se basa en:

 Presentar una visión de conjunto de la empresa.

 Establecer las funciones de cada área que tiene la empresa.

 Presentar una visión integral del desarrollo operativo de la compañía.

 precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.

 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada departamento.

 Establecer funciones, actividades y responsabilidades para cada una de las personas involucradas en el proceso del manejo de inventarios.

 Usar como una herramienta de integración orientación para el personal. nuevo facilitando su incorporación al equipo de trabajo.

 Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

 Establecer políticas y procedimientos. OBJETIVO DEL MANUAL

Proveer al departamento de bodega de la empresa un manual de procedimientos de control interno para mejorar la ejecución de las actividades garantizando la generación de una información eficiente y oportuna que ayude a la toma de decisiones administrativas.

POLÍTICAS:

Compras:

 Las compras de mercaderías se realizará solamente cuando sea necesario.

(47)

40

 Verificar que las facturas contengan la información correcta de la compañía y que la mercadería haya cumplido el trámite legal de importación de bienes según lo indica el organismo de control (SENAE)

 Realizar la comparación de la factura de importación vs la orden de pedido al proveedor

 Realizar ordenes de pedios previo a un análisis de la rotación de los inventarios.

Ventas:

 Tener los datos correctos y necesarios del cliente para su facturación electrónica.

 Los precios de los productos deberán estar expresados en dólares americanos

 Entregar la factura original al cliente con las respectivas firmas de responsabilidad

 Entregar la copia de la factura de venta a los respetivos departamentos para su control y registro.

Recepción

 Verificar que la cantidad de la mercadería coincida con la orden de pedido y la factura

 Clasificar los artículos de acuerdo al lote y a la fecha de caducidad del producto.

 Registra el ingreso y salida de la mercadería en el sistema contable

 Establecer el total de las existencias Almacenaje

 Adecuar el espacio físico de la bodega de acuerdo a las necesidades de cada producto

(48)

41

 Ordenar cada artículo de acuerdo a su característica

 Colocar distintivos que identifiquen las características de cada producto.

NORMAS DEL MANUAL

A fin de diseñar un adecuado manual de procedimientos para el manejo de inventarios es necesario identificar los riesgos y estudiarlos con la finalidad de realizar mapas y matrices de control administrativos que permitan mejorar las actividades operativas contables y financieras, para ello se deberá crear los respectivos formatos

Es importante apegarse a las normas y políticas establecidas en el manual de buenas prácticas de almacenamiento (VPA) para evitar errores al momento de su ejecución

Se deberá realizar los respectivos análisis del monitoreo de control durante la aplicación para detectar posibles desviaciones y falta de cumplimiento de los procesos planteados.

Se realizara análisis financieros para determinar de la rentabilidad el avance del proyecto.

ALCANCE:

El departamento de bodega y almacenaje de materiales se encuentra relacionado directamente con los departamentos de ventas, contabilidad y estos a su vez con los demás departamentos de la compañía, por lo tanto el presente manual se encuentra directamente relacionado con compras, ventas, recepción y almacenaje y utilización de la mercadería

(49)

42 PROCESO DEL MANUAL

Se ha diseñado procedimientos y actividades orientadas a mejorar el control interno en el manejo de inventarios, entre ellas tenemos el control de las compras, ventas, recepción y almacenaje de la mercadería, elaboración de formatos y su respectiva revisión.

FLUJOGRAMA DEL MANUAL

(50)

43 Política de Compras: Entregar a los empleados del área involucrada los lineamientos para que bajo los mismos se efectúen todas las compras de bienes bajo una objetividad y con esto lograr una satisfacción a los clientes.

EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIO

Departamento: Administrativo Vigencia

Hoja 1 de 2

Procedimiento: Compras Día Mes Año

Objetivo: Suministrar los materiales y mercaderías requeridos de forma oportuna y de esta manera satisfacer la necesidades de los clientes.

Alcance: El personal de compras tiene relación con el departamento contable, dirección financiera, gerencia y almacén.

Responsable Actividad Nº Descripción de la actividad

Personal del departamento de almacén Gerente De Mercadeo Gerente general

Gerente de mercadeo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

COMPRA DE MERCADERÍA

Verifica el stock de mercadería y elaborar el pedido de mercaderías necesarias para cubrir las existencias de inventarios, con 10 días de anticipación, y firmas de respaldo.

Enviar el original a la oficina y la copia. Al departamento de compras

Receptar el pedido de la mercadería y verificar la solicitud Presentar el pedido y solicita a gerencia la aprobación del mismo.

Verificar los documentos de respaldo del pedido Aprobación o rechazo del pedido por gerencia. Aprobación de la compra.

(51)

44

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIO

Departamento: Contabilidad Vigencia

Hoja 2 de 2

Procedimiento: Compras Día Mes Año

Objetivo: Suministrar los materiales requeridos en forma oportuna y de esta manera satisfacer la necesidades de los clientes.

Alcance: El personal de compras tiene relación con el departamento contable, dirección financiera, gerencia y almacén.

Gerente de mercadeo

Asistente contable

Gerente Asistente contable

11 12

13

14

15 16 17 18 19

Determinar la forma de pago (contado o crédito).

Enviar al departamento contable la copia del pedido aprobado por gerencia, y la factura original del mismo Recepción del pedido aprobado y de la factura original de la compra para su registro.

Verificar datos del proveedor y de la compañía en la factura.

Realizar el registro contable de la compra. Solicitar el pago al proveedor a la gerencia. Aprobación del pago (monto y fechas). Realizar el pago (monto y fechas indicadas). Genera transferencia bancaria internacional. Archiva documentación de la compra

(52)

45 EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA

FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS DE COMPRA DE MERCADERÍA

Gerente de Mercadeo

Jefe de Almacén Gerente General Auxiliar Contable

P ro c e s o d e c o m p ra F a s e 1 Inicio Chequea el stock de las mercaderías Elabora la orden de pedido Recepta el pedido de compra Verifica la solicitud de compra Recepta los documentos del pedido de

compra Verifica la validez

de la documentación Analiza la posibilidad de la compra NO Autoriza la compra si Recibe autorización Solicita el pedido al proveedor escogido Establece la forma de pago y fecha

de entrega

Recepta el pedio de

compra autorizado

Envía a

contabilidad la

copia del pedido

y la factura

original

(53)

46 EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA

FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS DE COMPRA DE MERCADERÍA

Gerente de Mercadeo

Jefe de Almacén Gerente General Auxiliar Contable

P ro c e s o d e c o m p ra F a s e 2 p1 Verificar los datos del proveedor en la factura Enviar solicitud de pago a gerencia Autorización

del pago de la factura

Realización del de acuerdo a la

(54)

47 Registro contable del proceso de compras

La empresa adquiere mercadería en el exterior cuyo proceso se registra contablemente de la siguiente manera:

RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA MAYOR GENERAL

DESDE 1.01.03.07.60 HASTA 1.01.03.07.60.

DESDE 01/01/15

HASTA 31/07/15.

FECHA ASIENTO

REFERENCI

A CONCEPTO DEL MOVIMIENTO DEBE HABER

CODIGO: 1.01.03.07.60 NOMBRE

: IMPORTACION BOTOX PEDIDO 04-15

19/06/15 TRLO0689 79881677

DESADUANIZACION BOTOX

PEDIDO 04-1 XXXX

30/06/15 INT00001 CEXT0011

IMPORTACION BOTOX 04-15

COSMET XXXX

30/06/15 INT00001 CEXT0012

IMPORTACION BOTOX 04-15

TERAPE XXXX

30/06/15 INT00001 PS000266

ALMACENAJE TEMPORAL

PO.4/15 BO XXXX

30/06/15 INT00001 PS000268

MANEJO DE IMPORTACION

4/15 BOT XXXX

30/06/15 INT00001 PS000269

IMPORT.BOTOX 4/15

COSMETICA XXXX

30/06/15 INT00001 PS000270

TRAMITES ADUANEROS 4/15

BOTOX XXXX

30/06/15 INT00001 PS000271

SERV.COM.EXT.BOTOX 4/15

COSMET XXXX

30/06/15 INT00007 INGRESOS

INTEGRACION INGRESOS A

BODEGA XXXX

30/06/15 AC001870 300615

RECLASIF.ISD IMPORT.BOTOX

(55)

48 Cierre de la cuenta de importación en tránsito e ingreso a inventario

RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA MAYOR GENERAL

DESDE 1.01.03.07.60 HASTA 1.01.03.07.60.

DESDE 01/01/15

HASTA 31/07/15.

FECHA ASIENTO

REFERE

NCIA CONCEPTO DEL MOVIMIENTO DEBE HABER

CODIGO: 1.01.03.05

NOMBRE:

INVENTARIOS DE PROD. TERM. Y M

30/06/15

INT0000 7

INGRES OS

BODEGA XXXX

INT0000 7

INGRES OS

BODEGA XXXX

Cuando la compra ingresa pagando tributo de IVA 12% se realiza el mismo procedimiento adicionando el siguiente asiento contable

RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA

MAYOR GENERAL

DESDE 1.01.03.07.60 HASTA 1.01.03.07.60.

DESDE 01/01/15

HASTA 31/07/15.

FECHA ASIENTO REFERENCIA CONCEPTO DEL MOVIMIENTO DEBE HABER

CODIGO: 1.01.05.06

NOMBRE:

IVA EN IMPORTACIONES

30/06/15 AC001871 SENAE

PAGO IVA SENAE

IMPORTACION LENTES 5/15 XXXX

AC001871 SENAE

PAGO IVA SENA IMPORTACION

(56)

49 Documento de soporte:

Ilustración 1Requisición de compra REQUISICIÓN DE COMPRA

FORMULARIO N: 1 N° 001

SOLICITANTE. FECHA:

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

PRODUCTO OBSERVACIONES

ENCARGADO DE INVENTARIO

ENCARGADO DE COMPRA:

(57)

50 Política de Venta: Los ingresos que la empresa obtiene en base a su giro de negocio son provenientes de la venta al por mayor de productos médicos.

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIO

Departamento: Recepción Vigencia

Hoja 1 de1

Procedimiento: Venta de producto Día Mes Año

Objetivo: Ofertar los productos que requiere el cliente de forma oportuna a fin de incrementar la rentabilidad de la empresa por medio de la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Alcance: El personal de ventas se relaciona con el departamento contable, dirección financiera, gerencia y almacén.

Recepción

Cliente Recepción

Gerente de mercadeo Responsable de almacén Recepción Cliente Recepción Asistente contable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

VENTA DE MERCADERÍA

Recibe el requerimiento del cliente verifica la existencia del producto en el sistema y elabora la cotización.

Recibe la cotización y aprueba la compra Establece la forma de pago

Elabora la factura y envía para su aprobación a gerencia Recibe la factura aprueba o rechaza la venta

Si es aprobada la factura emite orden de retiro a bodega, caso contrario regresa a recepción para su archivo.

Recibe orden de retiro y verifica las firmas de autorización Verifica las existencias y procede a despachar el producto, registra la salida en la Kardex

Recibe el producto y establece la entrega de la mercadería Recibe el producto , elabora la cancelación de la factura Recibe el importe de la venta y envía a contabilidad

Recibe los documentos de la venta y registra la sistema contable

Archiva la documentación

(58)

51

EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS DE VENTA DE MERCADERÍA

Recepción Gerente de Mercadeo Contabilidad Almacén Cliente

P r o c e s o d e v e n t a F a s e 1 Autoriza la compra Elabora cotización Recibe cotización y aprueba la compra No Si Inicio Recibe el pedido el cliente Verifica la existencia del producto en el sistema Recibe la factura y verifica los datos Establece forma de pago Elabora factura y envía a gerencia Correctos Elabora orden de retiro y

envía a bodega Recibe orden de retiro Verifica las firmas Verifica la existencia y despacha Registra la salidas en la

Kardex Recibe la

mercadería y establece la entrega

del producto Recibe le

(59)

52 Registro contable del proceso de venta

La empresa vende mercadería acredito a los clientes cuyo proceso se registra contablemente de la siguiente manera:

Descripción de la cuenta Debe Haber

Cuentas por cobrar XXXX

Costo de mercadería vendidas XXXX

Inv. De mercaderías XXXX

Clientes (venta a crédito) XXXX

IVA en ventas XXXX

(60)

53 Registro contable por cambio de producto solo en la línea óptica

Inv. De mercaderías XXXX

Clientes (venta a crédito) XXXX

IVA en ventas XXXX

Costo de mercadería vendidas XXXX

(61)

54 Registro contable de descuento comercial

Descuento comercial XXXX

(62)

55 Documentos de soporte

(63)

56 Política Recepción Mercadería: Realizar una clasificación adecuada por lote y fecha de vencimiento de la mercadería, para una mejor rotación y determinación existente.

Departamento: Bodega Vigencia

Hoja 1 de1

Procedimiento: Recepción de Mercadería Día Mes Año

Objetivo: Establecer normas políticas y procedimientos que ayuden a mejorar el control interno , para el ingreso y almacenaje de la mercadería

Alcance: El personal de bodega se relaciona con el departamento contable, dirección financiera, gerencia y almacén.

Recepción Recepción Responsable de almacén Asistente contable 1 2 3 4 5 6 7 8 9

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

Recibe la mercadería del representante de aduanas verificando que las cantidades coincidan con la factura emitida por el proveedor.

Envía la mercadería a bodega junto con la copia de la factura Recibe la mercadería con la copia de la factura y verifica que coincida con la orden de pedido.

Registra el ingreso de la mercadería en la Kardex utilizando el método de valoración FIFO Y PROMEDIO PONDERADO Clasifica los artículos y ordena según la capacidad de circulación y lotes, fechas de caducidad.

Ingresa al sistema la actualización de la mercadería. Envía la documentación de ingreso a contabilidad.

Recibe la documentación legalizada del ingreso de la mercadería

Elabora los registros contables, actualiza el sistema de archivo, archiva la documentación.

(64)

57

EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

Bodega

Recepción Auxiliar Contable

Pr oc es o de R ec ep ci ón d e m er ca de ría F as e 1 Inicio Recibe la mercadería de aduanas Verifica las cantidades con la factura Envía las mercadería con la factura

a bodega Recibe la mercadería con los documentos Verifica que lo facturado coincida con la orden de

pedido

Registra el ingreso a la

Kardex Codifica los articulo y actualiza los saldos Registra el ingreso al sistema Envía la documentaci ón del ingreso

(65)

58

Registro del ingreso en el sistema contable del producto para afectación en

kardex

(66)

59 Política Almacenaje Mercadería: Establecer una buena adecuación de los productos, y tener una buena circulación de los productos respetando lotes y fechas de caducidad.

Departamento: Bodega Vigencia

Hoja 1 de1

Procedimiento: Almacenaje de Mercadería Día Mes Año

Objetivo: Establecer normas políticas y procedimientos que ayuden a salvaguardar la mercadería en buenas condiciones

Alcance: El personal de bodega se relaciona con el departamento contable, dirección financiera, gerencia y almacén.

Ayudantes de bodega

1

2

3 4

5 6

ALMACENAJE DE MERCADERÍA

Recibe la mercadería del jefe de almacén junto con los documentos de ingreso de mercedaría

Adecuan el sitio de acuerdo con la necesidad de cada artículo

Ordena los artículos de acuerdo con los códigos

Coloca los productos tomado en cuenta la capacidad de circulación

Establece el número de existencias máximas y mínimas Archiva la documentación

(67)

60

EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA CÍA. LTDA MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIO

Flujograma del proceso de Almacenaje de mercadería Ayudantes de bodega

Fa

se

Inicio

Recibe la mercadería

del jefe de bodega

Adecua el espacio físico de acuerdo alas necesidades de cada articulo

Ordena los artículos verificando los códigos

Colocar los artículos de acuerdo a la capacidad de

circulación

Estable el numero de existencias máximas y mínimas

Archiva la docuentacion