POLÍTICA DE ASISTENCIA FINANCIERA

RESUMEN

Meadows Regional Medical Center, Inc. (Meadows Regional Medical Center, Inc.) ha establecido una Política de asistencia financiera (FAP) que brinda atención médica a los pacientes elegibles sin cargo o con un cargo con descuento. Esta póliza cubre la atención de emergencia y otra atención médicamente necesaria proporcionada por las instalaciones del Hospital. Esta política permite a Meadows Regional Medical Center, Inc. cumplir con su misión de brindar atención médica de calidad a aquellos pacientes que tienen medios limitados o nulos para pagar estos servicios.

Meadows Regional Medical Center, Inc. no discrimina por motivos de edad, discapacidad, nacionalidad, embarazo, raza, color, religión o sexo. Meadows evaluará a todos los pacientes para determinar si tienen un dominio limitado del inglés, problemas de visión y / o audición y se les proporcionará adaptaciones que incluyan servicios de interpretación y acceso a materiales traducidos por escrito. Si tiene una discapacidad y necesita adaptaciones, comuníquese con los contactos que se indican en el Apéndice A o con cualquier miembro del equipo.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

A. Brindar servicios médicos de calidad a pacientes médicamente indigentes sin cargo o con tarifa reducida.

B. Asegurar que los pacientes médicamente indigentes reciban atención en el entorno que los estándares profesionales actuales determinan como el más apropiado y rentable para el tratamiento de la condición médica del individuo.

C. Asegurar que a los pacientes médicamente indigentes no se les niegue la atención médica ni se los someta a una infrautilización de los servicios médicos.

D. Brindar servicios que apoyen las necesidades de la comunidad local.

DEFINICIONES

• "Hospital" se refiere a Meadows Regional Medical Center, Inc.

• "Política de asistencia financiera" (FAP) se refiere a la política escrita adoptada por la junta del Hospital de conformidad con las pautas federales y estatales para atender las necesidades de salud de los médicamente indigentes dentro de la comunidad.

• "Médicamente indigente" se refiere a pacientes que no pueden pagar algunos o todos los tratamientos médicamente necesarios según lo determinado por el Fondo Fiduciario de Georgia Indigent Care.

• "Esfuerzos razonables" se refiere a los esfuerzos que hace el Hospital para determinar si una persona es elegible para recibir asistencia financiera de acuerdo con las pautas federales y estatales.

• "Acciones Extraordinarias de Cobranza" (ECA) se refiere a acciones legales y relacionadas con el crédito tomadas por el Hospital contra los garantes para obtener el pago de una factura del hospital que se define como extraordinaria por las pautas federales. Estos incluyen informes negativos de agencias de crédito, gravámenes, juicios, demandas judiciales y embargos

salariales.

• "Período de notificación" se refiere al período durante el cual el Centro hospitalario debe notificar a una persona sobre la FAP que comienza en la fecha de atención y termina el día 120 después de que el Hospital le proporciona a la persona el primer estado de cuenta de la

atención.

• "Período de solicitud" se refiere al período durante el cual el Hospital debe permitir que un paciente solicite asistencia financiera a partir de la fecha de la atención brindada a la persona y que finaliza el día 240 después de que el Hospital le proporciona a la persona el primer estado de cuenta. por el cuidado.

ALCANCE

El plan de asistencia financiera cubre únicamente los servicios hospitalarios de emergencia y médicamente necesarios. Los pacientes pueden recibir servicios de ciertos terceros durante el curso de su tratamiento que pueden o no participar por completo en el plan de asistencia financiera del hospital. A continuación se muestra una lista de posibles terceros que brindan atención:

• Montgomery Emergency Group, LLC: participación del 100% en FAP • Asociados de radiología del sureste de Georgia: no participa en la FAP • Vidalia Anesthesia Associates: no participa en FAP

COMUNICACIONES

El Hospital informará efectivamente al público sobre la participación del Hospital en la FAP, la disponibilidad de los servicios prestados, los términos de elegibilidad para los servicios

gratuitos y con cargo reducido, el proceso de solicitud para los servicios gratuitos y con cargo reducido, y la persona u oficina que debe a quién se pueden dirigir las preguntas sobre el programa del hospital.

REGISTRO DE PACIENTES

A. El personal de admisiones le preguntará a cada paciente potencialmente elegible para asistencia financiera si necesita ayuda con la factura del hospital.

B. Los pacientes recibirán una solicitud de solicitud / exención para revisar y firmar en el momento de cada registro, que incluirá un resumen en lenguaje sencillo del proceso de asistencia financiera.

C. Si un paciente indica en el momento de la admisión / registro que está interesado en este programa, el registrador de pacientes le dará una solicitud. Además, el registrador

recomendará / aconsejará al paciente que se comunique con el Administrador de casos y / o el Consejero financiero / Coordinador de programas gubernamentales para obtener ayuda para completar la solicitud y revisar la elegibilidad del paciente. Los servicios que no son de emergencia y / o necesarios por motivos médicos, como las pruebas para pacientes

ambulatorios, pueden reprogramarse hasta que el paciente pueda reunirse con el asesor financiero, el coordinador de programas gubernamentales o el administrador de casos. D. Se pondrán a disposición de todos los pacientes que las soliciten copias gratuitas de la Política de asistencia financiera en el Departamento de Emergencias y el área de

Admisiones.

PROCESO DE SOLICITUD

El hospital aplicará los criterios de elegibilidad estándar para cada persona que solicite atención gratuita o con cargo reducido de acuerdo con los siguientes estándares:

1. Un paciente o garante debe completar una solicitud de FAP del Hospital. 2. El solicitante debe ser residente del estado de Georgia.

3. El solicitante no puede estar cubierto por Medicare, Medicaid o cualquier otro programa de asistencia que pueda estar disponible y el solicitante no debe cumplir con los requisitos básicos para solicitar estos programas. Si es elegible, el asesor financiero / coordinador de programas gubernamentales ayudará al paciente o al garante a presentar la solicitud para estos programas.

4. Cualquier saldo adeudado por el paciente después de que pague Medicare, Medicaid, Medicare HMO, Medicaid CMO o Medicare / Medicaid reemplaza, no está cubierto por la FAP.

5. El solicitante no puede estar cubierto por un seguro privado.

6. La combinación de ingresos familiares y el número total de miembros de la familia debe estar dentro de las pautas dadas en esta política.

7. Los cargos deben ser en conjunto con una estadía como paciente interno o servicios ambulatorios basados en un hospital. Las pruebas de detección, los procedimientos electivos o "no médicamente necesarios", los estudios del sueño, los

electroencefalogramas y los honorarios de los médicos no hospitalarios no están cubiertos por la FAP del hospital.

B. Requisitos del programa

1. Cálculo de ingresos, verificación y tamaño de la unidad familiar.

a. Cálculo de ingresos:

1. Los ingresos son los ingresos brutos de la unidad familiar. El Hospital utilizará el ingreso mensual promedio de los tres meses anteriores o del año anterior, lo que sea más favorable para el solicitante.

2. Para los trabajadores por cuenta propia, el monto de los ingresos a contabilizar es el ingreso bruto menos los gastos laborales directamente

relacionados con la producción de bienes o servicios y sin los cuales los bienes o servicios no podrían producirse.

3. Para el dinero recibido que pueda considerarse como una suma global no recurrente (liquidaciones de seguros, pagos de RSDI atrasados acumulados, etc.), considere el monto bruto recibido como ingreso en el mes recibido. 4. Se deben excluir los ingresos de Familias Necesitadas de Asistencia

Temporal (TANF) o del Seguro de Seguridad Social (SSI) que reciba cualquier miembro de la familia.

5. El Hospital no contará los ingresos de ninguna persona que no sea

financieramente responsable del paciente. Por ejemplo, el Hospital no contará los ingresos de un hermano como disponibles para otro hermano con el fin de pagar las facturas médicas. Asimismo, el Hospital no contará los ingresos de ningún niño (menor o adulto) al considerar la elegibilidad bajo la FAP para el padre del niño.

b. Verificación de ingresos:

1. La FAP requiere métodos razonables de verificación de ingresos, como recibos de pago, cartas de adjudicación, declaraciones del empleador, declaraciones de impuestos sobre la renta, etc.

2. Se puede aceptar la declaración de ingresos cero del solicitante.

3. Si el software de presunta elegibilidad indica que es probable que el paciente tenga recursos económicos superiores a los indicados, el hospital se reserva el derecho de insistir en la documentación de los ingresos a través de declaraciones de impuestos u otros medios aceptables.

c. Unidad familiar:

una unidad familiar consta de personas que viven solas; y cónyuges, padres e hijos menores de 18 años que vivan en el mismo hogar. Una unidad familiar puede incluir hijos menores que vivan con un tutor legal. El niño, el tutor legal y la unidad familiar del tutor legal que viven en el mismo hogar pueden formar una unidad familiar.

a. Family unit: A family unit consists of individuals living alone; and spouses, parents and their children under age 18 living in the same household. A family unit may include minor children living with a legal guardian. The child, legal guardian, and the legal guardian's family unit living in the same household may comprise a family unit.

2. Durante el proceso de solicitud, el Consejero Financiero / Coordinador de

Programas Gubernamentales verificará los ingresos de los (3) meses (antes de los meses de servicio) o el año pasado. Esto se puede lograr solicitando copias de talones de cheques de nómina, recibos de depósito bancario, formularios W-2 / declaración de impuestos sobre la renta (año pasado) o llamando al empleador para obtener registros de nómina.

3. La solicitud debe tomarse antes de la admisión / registro o si es imposible hacerlo, antes o al momento del alta. Las solicitudes de asistencia financiera se aceptarán hasta 240 días después

de la fecha del primer estado de cuenta.

4. El Coordinador de Programas del Gobierno mantendrá un archivo ordenado y ordenado relacionado con la FAP del Hospital para incluir solicitudes para el programa. Cada archivo se mantendrá y actualizará de forma regular para tener registros actualizados en todo momento. El Coordinador de Programas del Gobierno será responsable de proporcionar instrucciones y formularios actualizados a cada área de admisión / registro. Se mantendrán registros telefónicos y de visitas sin cita previa para dar seguimiento a los posibles candidatos para este programa. El seguimiento se realizará de manera oportuna y la documentación escrita se mantendrá en cada entrevista de manera organizada.

C. Proceso de denegaciones / apelaciones

1. Servicios gratuitos y con cargo reducido. El Hospital informará a las personas a las que se les hayan negado los servicios gratuitos o con cargo reducido según la FAP del Hospital que tienen la oportunidad de que el Hospital las reconsidere. El Hospital mantendrá pruebas escritas que verifiquen que se ha utilizado su proceso de reconsideración.

2. El Hospital implementará y mantendrá un proceso que incluye los siguientes mecanismos para rastrear y documentar las solicitudes de reconsideración:

a. Mantenga una solicitud archivada para cada persona que solicite servicios gratuitos o con cargo reducido.

b. Tome las determinaciones de elegibilidad dentro de los cinco días hábiles a partir de la fecha en que se complete la información de la solicitud.

c. Emitir un aviso por escrito al solicitante que aprueba o niega los servicios gratuitos o de costo reducido del Hospital dentro de los cinco días hábiles a partir de la fecha en que se completa la información de la solicitud. Si se determina que un solicitante no es elegible, las notificaciones escritas deben incluir las razones y la información utilizada para determinar los resultados. Los avisos que niegan servicios gratuitos o con cargo reducido o que solo aprueban servicios con cargo reducido deben incluir una

disposición que informe al solicitante que la solicitud puede ser reconsiderada.

d. Las apelaciones serán revisadas por la Administración del Hospital, incluido el Gerente de Departamento y / o el Director. Los avisos incluirán información de contacto específica para el personal designado del Hospital.

3 El Hospital buscará resolver las quejas de manera oportuna con respecto a su cumplimiento con el mantenimiento de la FAP del Hospital.

D. Solicitudes incompletas y esfuerzos razonables

1. El Hospital debe realizar esfuerzos razonables para determinar si una persona es elegible para la FAP o proporcionar los avisos requeridos durante un período de notificación que finaliza 120 días después de la fecha del primer estado de cuenta. Los esfuerzos razonables para abordar las solicitudes incompletas incluyen:

i. Suspender cualquier Acción Extraordinaria de Cobranza (ECA) contra un individuo (lo que significa que no inicia ninguna ECA nueva ni toma más medidas con respecto a las ECA iniciadas previamente);

ii. Proporcionar a los pacientes una notificación por escrito que describa la información y / o documentación adicional que la persona debe presentar para completar su solicitud de FAP, incluido un resumen en lenguaje sencillo de la FAP con la notificación por escrito; y iii. Proporcionar a los pacientes al menos una notificación por escrito informándoles sobre las ECA que el Hospital u otra parte autorizada pueden iniciar o reanudar si no completan la solicitud o no pagan el monto adeudado antes de una fecha límite de finalización. 2. Aunque un centro hospitalario puede realizar ECA después del período de notificación de 120 días si el hospital no ha determinado si una persona es elegible para la FAP, aún aceptará y procesará una solicitud FAP de la persona durante 120 días adicionales.

3. Si una persona no completa la solicitud de la FAP antes de la fecha límite, el Hospital habrá realizado esfuerzos razonables para determinar si la persona es elegible para la FAP y, por lo tanto, puede iniciar o reanudar las ECA contra la persona.

E. Limitación de los fondos disponibles

El hospital pone a disposición una cierta cantidad de fondos para asistencia financiera de conformidad con los requisitos estatales y federales. Cuando se han agotado los fondos para un mes determinado, las solicitudes de asistencia financiera pueden ser denegadas por falta de fondos, aunque un solicitante pueda cumplir con los criterios de aprobación. Dentro del alcance y los plazos permitidos dados en esta política y de acuerdo con las Pautas Federales, el

solicitante puede volver a presentar una solicitud durante el próximo ciclo de financiamiento mensual

F. Intersección con otros programas (por ejemplo, Mercy Clinic, Community Grants) La FAP del hospital incluye los programas Hospital Charity Care y Georgia Indigent Care Trust Fund. Además de la FAP del Hospital, los pacientes también pueden calificar para programas separados de asistencia financiera no financiados por el Hospital que incluyen clínicas gratuitas y programas de subvenciones comunitarias y no se considerarán elegibles para la asistencia financiera del Hospital debido a la elegibilidad para programas de asistencia financiera externos.

CÁLCULO Y APLICACIÓN DE CARGOS

A. El Hospital brindará servicios sin cargo a los pacientes con ingresos por debajo del 125 por ciento del nivel federal de pobreza que se determine que son elegibles para recibir asistencia financiera, siempre que los fondos para la atención de caridad estén disponibles para el período fiscal determinado.

B. El Hospital proporcionará servicios de cargo reducido para los pacientes que se determine que son elegibles para recibir asistencia financiera con ingresos entre el 125 por ciento y el 200 por ciento del nivel federal de pobreza, siempre que haya fondos disponibles para el período fiscal determinado. Los cargos se reducirán a la tarifa permitida de Medicare DRG (Grupo relacionado con el diagnóstico) para las admisiones de pacientes hospitalizados y a la tarifa de descuento efectiva de Medicare para los servicios para pacientes ambulatorios (consulte el Apéndice B).

C. A cualquier paciente que se determine que es elegible para recibir asistencia según la FAP no se le cobrará un monto superior a los Montos generalmente facturados (AGB) a los

pacientes asegurados. El monto generalmente facturado a los pacientes asegurados se calcula mediante el método "Medicare" como se describe en la Sección 501 (r) del Código del IRS.

FACTURACIÓN DEL PACIENTE

A. En cualquier momento durante el proceso de facturación, un paciente puede solicitar asistencia financiera comunicándose con Servicios comerciales o con un Asesor financiero para pacientes (consulte el Apéndice A).

B. El Hospital proporciona un estado de cuenta a todos los pacientes con un saldo adeudado. Esta declaración refleja los cargos, ajustes y descuentos originales. El estado de cuenta también contiene opciones de pago e instrucciones sobre cómo solicitar asistencia financiera siempre que el paciente aún no lo haya hecho.

C. Los estados de cuenta se imprimen en un ciclo de 30 días y el pago debe realizarse al recibirlos. Los pacientes reciben tres estados de cuenta consecutivos el día cero (o la fecha del estado de cuenta), el día 30 y el día 60. Durante este período, los pacientes pueden hacer arreglos para pagar al Hospital en persona en la Oficina Comercial, por teléfono llamando a un número de teléfono. número gratuito proporcionado en el estado de cuenta, o por Internet siguiendo las instrucciones proporcionadas en el estado de cuenta. Durante este período, el Hospital puede optar por comunicarse con los pacientes por teléfono para alentar el pago y verificar que no se haya recibido un estado de cuenta.

D. Con 60-90 días de atraso, el Hospital puede intentar comunicarse con los pacientes con saldos pendientes a través de varios canales, incluidas llamadas telefónicas y cartas.

E. Con 90-120 días de atraso, los pacientes recibirán una notificación del Hospital de que su cuenta está en riesgo de ir a cobranza si no se resuelve el saldo adeudado.

F. Con más de 120 días de atraso, las cuentas pueden remitirse a un proveedor de cobros externo

COLECCIONES

A. En cualquier momento durante el proceso de cobranza hasta 240 días después de la fecha del estado de cuenta original, un paciente puede solicitar asistencia financiera comunicándose con Servicios Comerciales o un Asesor Financiero para Pacientes.

B. El Hospital emplea varias agencias de terceros para cobrar las deudas impagas de los pacientes. Este proceso puede comenzar tan pronto como 120 días después de la fecha del estado de cuenta para las cuentas con saldos sin resolver.

C. Las agencias de terceros están encargadas de utilizar medios estratégicos y legales para tratar de resolver los saldos impagos. Los medios estratégicos incluyen contactar al paciente / garante a través de llamadas telefónicas y cartas de conformidad con la Ley de Prácticas Justas de Cobranza de Deudas en un intento de resolver el saldo impago mediante el pago total o el acuerdo de un plan de pago. Las cuentas con saldos impagos se pueden informar a las agencias de crédito.

D. Los medios legales incluyen juicios, embargos, embargos de salario y juicios.

E. La FAP define los medios legales y de informes de la oficina de crédito como ECA. Los pacientes que califican para asistencia financiera bajo la FAP están exentos de ECA.

F. Antes de que se lleve a cabo cualquier ECA en cuentas que califiquen, el hospital y / o sus agencias de terceros harán los esfuerzos razonables para notificar al paciente.

REFERENCIAS:

• Requisitos adicionales para hospitales benéficos, Departamento de Hacienda, Servicio de Impuestos Internos, 26 CFR Parte 1, Sección 501 (r)

• Pautas del programa del Fondo Fiduciario para el Cuidado de Indigentes (ICTF),

APÉNDICE A

Meadows Regional Medical Center, Inc. INFORMACIÓN DE CONTACTO

• Oficina de Servicios Comerciales Meadows Regional Medical Center, Inc Attn: Business Services

103 West First Street Vidalia, GA 30475 (912) 537-4986

• Consejero financiero / Coordinador de programas gubernamentales Meadows Regional Medical Center, Inc

A la atención de: Consejero financiero 103 West First Street

Vidalia, GA 30475 (912) 537-4986

APÉNDICE B

DESCUENTO EN LA METODOLOGÍA DE

DETERMINACIÓN DEL CARGO

Los descuentos en los cargos se determinarán utilizando el método retrospectivo como se describe en la regla 501 (r) para Servicios para pacientes ambulatorios. El método retrospectivo calcula la tasa de descuento efectiva general sobre una base anual para el año fiscal anterior. Esta tarifa se basa en la tarifa de reembolso efectiva permitida por Medicare durante un período de 12 meses para Meadows Regional Medical Center, Inc para servicios ambulatorios. Con estos datos, se calculará la tarifa contractual promedio, incluidos los pagos tanto del Pagador como del Paciente. Esta fórmula producirá lo que la regla denomina el monto generalmente facturado a los pacientes asegurados. Esta tasa de descuento se aplicará a los cargos brutos para un paciente sin seguro que califique bajo la FAP. Para el año fiscal 2013/2014, la tasa de descuento es del 85%. Por ejemplo, una factura de hospital por un total de $ 100 en cargos se descontaría a $ 15 de la siguiente manera: $ 100 - ($ 100 x .85) = $ 15.

Los descuentos en los cargos por admisiones de pacientes hospitalizados se determinarán utilizando el DRG (grupo relacionado con el diagnóstico) permitido (pagador y paciente).