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Adquisiciones, AGESIC Compra Directa Nº 105/2013 Montevideo, 12 de Julio de 20131. Objeto del Llamado
Contratación de Servicios de Gestión de Implantación de Procesos, orientados a brindar apoyo a los equipos de trabajo de AGESIC, en la planificación, ejecución e implantación de procesos que se llevan a cabo en la Agencia como parte de la estrategia de desarrollo de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información.
Se detallan las especificaciones técnicas de la presente solicitud en el Punto 3 “Especificaciones Técnicas de los Servicios”.
2. Cotizaciones y precios
Las cotizaciones deberán presentarse en pesos uruguayos ($), desglosando los impuestos que corresponda.
En todos los casos, siempre que la información referente a los impuestos incluidos en el precio no surja de la propuesta, se considerará que el precio cotizado incluye todos los impuestos.
Se deberá tener en cuenta el límite de la Compra Directa de $ 295.000 impuestos incluidos.
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Se deberá cotizar de acuerdo a la siguiente tabla:
Ítem Descripción Horas
dedicadas Precio unitario sin impuestos Precio total con impuestos
1 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión de Activos y Configuración’
2 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión de Cambios’
3 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión del Catálogo de Servicios’
4 Transferencia e Informe Final
PRECIO TOTAL CON IMPUESTOS en pesos uruguayos
3. Especificaciones Técnicas de los Servicios
Se requiere la contratación de Servicios de Gestión de Implantación de Procesos, con el fin de brindar apoyo a los equipos de trabajo ya formados por AGESIC, en tareas de planificación, ejecución e implantación de procesos.
Para ello, se solicita la formación de un equipo de trabajo compuesto por dos (2) técnicos quienes se desempeñarán bajo el régimen de modalidad presencial en las oficinas de AGESIC. Se deberá garantizar su permanencia, en las mencionadas oficinas, durante un mínimo de 14 (catorce) horas semanales presenciales entre ambos técnicos.
Dicho equipo de trabajo deberá contemplar los siguientes perfiles:
1- Consultor de Implantación de Procesos – estará encargado de llevar adelante las implantaciones de los procesos, capacitar y guiar a los referentes de cada
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proceso en sus tareas, asegurando que cada implantación se mantenga funcionando.
2- Consultor especializado ITIL – estará encargado de asesorar estratégicamente las iniciativas de implantación, y guiar los esfuerzos del Consultor de Implantación de Procesos.
Se deberá presentar, a su vez, la presentación de un plan de trabajo preliminar dentro de la oferta, indicando las acciones necesarias y plazos de los entregables.
Se requerirá el relevamiento y diagnóstico del estado actual de la gestión por procesos dentro del área de Tecnología de AGESIC, tras el cual se deberá presentar un plan de trabajo ajustado.
El proveedor seleccionado deberá realizar revisiones de calidad y la extracción de métricas con la frecuencia que se acuerde con la contraparte seleccionada por AGESIC, asegurando la implantación exitosa de los procesos seleccionados.
La oferta deberá contener la estructura (template) de los entregables solicitados, con excepción de la documentación del procedimiento, para la cual se deberá seguir la estructura utilizada por AGESIC.
Se espera que el proveedor seleccionado acompañe a AGESIC en el período post-implantación de cada proceso.
Se requiere la presentación de un informe final con las recomendaciones para el futuro.
4. Forma de Pago
Se abonará de acuerdo al cronograma de pagos a proveedores del Estado de la TGN, en base a los trabajos entregados y previa aprobación de AGESIC, según el siguiente detalle:
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Ítem Entregable Condición de pago Monto
1 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión de Activos y Configuración’
Entregable finalizado y aprobado
30% del importe total
2 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión de Cambios’
Entregable finalizado y aprobado
30% del importe total
3 Revisión e implantación del proceso ‘Gestión del Catálogo de Servicios’
Entregable finalizado y aprobado
30% del importe total
4 Transferencia e Informe Final Entregable finalizado
y aprobado
10% del importe total
5. Inicio de actividades, lugar y plazo de ejecución
La fecha de inicio de actividades será a partir del día siguiente a la notificación de la adjudicación por parte de AGESIC a la empresa.
El adjudicatario deberá entregar los productos solicitados en las oficinas de AGESIC, previa coordinación con el equipo de Tecnología, contando con un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación, para realizar la primer entrega, que consta de un plan de trabajo ajustado.
Las condiciones particulares de las entregas se detallan en el Punto 7 “Forma y plazo de Entrega de Trabajos“.
El plazo de la contratación será de 7 (siete) meses contados a partir del inicio de actividades, el cual podrá extenderse de común acuerdo entre las partes.
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6. Metodología de trabajoEl proveedor trabajará en coordinación con el equipo de Tecnología de AGESIC. Para cada entregable se coordinará la línea estratégica a seguir.
Todos los entregables deberán ser validados y aprobados por el equipo contraparte designado por AGESIC y deberá garantizar la calidad de los aportes de los técnicos asignados.
Niveles de Servicio
El proveedor deberá informar, durante la primera semana de cada mes, los siguientes niveles de servicio, siguiendo la estructura de reporte de SLA brindada por Agesic:
• Entrega en fecha de los Informes de Control de Calidad y Métricas. o Fórmula: Nº de entregas dentro del plazo establecido / Nº de
entregas. o Objetivo: 90%
• Entrega en fecha de los Informes de Avance de Implantación de los procesos.
o Fórmula: Nº de entregas dentro del plazo establecido / Nº de entregas.
o Objetivo: 90%
• Cumplimiento del plan acordado de Implantación de Procesos. o Fórmula: % de avance real / % de avance planificado (línea base). o Objetivo: entre 90% y 110%.
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7. Forma y plazo de entrega de trabajos A.- Plan de trabajo ajustado
Una vez adjudicado, el proveedor deberá relevar información sobre el estado actual de gestión por procesos del área Tecnología de AGESIC, y en base a ello refinar y validar el plan de trabajo ofertado con la contraparte de AGESIC para presentar un plan de trabajo ajustado, dentro del período estipulado en el Punto 3“Especificaciones Técnicas de los Servicios”
Fecha de entrega: 10 (diez) días hábiles luego de la notificación de la adjudicación.
B.- Procesos implantados (Entregables# 1, 2, 3)
Se deberán implantar los procesos seleccionados, siguiendo el plan ajustado. Un proceso se considerará implantado cuando esté en uso, se estén obteniendo las métricas correspondientes de forma automática y se estén tomando decisiones en base a éstas. Luego de la implantación, se espera que el proveedor haga controles que aseguren el correcto uso de la herramienta de apoyo, y el correcto seguimiento de los procedimientos definidos.
Fecha de entrega: según el plan ajustado.
C.- Informe mensual
Debe incluir actividades de implantación realizadas, anexando los informes de revisión de calidad y de métricas presentados durante el mes.
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D.- Transferencia e Informe Final (Entregable# 4)
La transferencia consiste en actividades de seguimiento y soporte post-implantación, que deben llevarse a cabo durante un período de 2 (dos) meses luego de implantados los procesos.
Redacción de un informe final que incluya:
• Síntesis de las acciones realizadas durante la consultoría • Resultados obtenidos
• Recomendaciones para próximos pasos a ser seguidos por Agesic para llegar a una eficaz gestión por procesos.
Fecha de entrega: según plan ajustado.
8. Ofertas
Las ofertas se reciben a través la Página Web de la Agencia de Compras y Contrataciones Estatales (www.comprasestatales.gub.uy) hasta el miércoles 17 de julio a las 17:00 hs.
Por consultas sobre cómo ofertar en línea comunicarse Mesa de Ayuda al 2903 11 11.
En caso de discrepancias entre la cotización ingresada manualmente por el oferente en la Tabla de Cotización del sitio web de Compras y Contrataciones Estatales, y la oferta ingresada como archivo adjunto en dicho sitio, se le dará valor a la cotización prevista en la Tabla antes mencionada.
Ante cualquier dificultad con el ingreso de ofertas y/o adjuntos en dicha página pueden enviar las mismas a la casilla de correo: [email protected]
Asimismo, las consultas sobre el presente llamado deberán realizarse exclusivamente a la misma casilla: [email protected]
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Recordar que al Ofertar en línea el proveedor se garantiza que su oferta sea evaluada, que la misma no sea modificada o que sea ingresada de forma incorrecta por el Operador de Compras. Finalmente, la Oferta en Línea garantiza que la misma no será vista hasta el momento de apertura del llamado.
La documentación solicitada a continuación deberá subirse escaneada al momento de ofertar en línea.
La Empresa debe estar registrada como Proveedor del Estado y la oferta deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Numero de RUT y Razón social de la Empresa • Nombre del contacto, teléfono y correo electrónico • Plazo de mantenimiento de oferta 30 días.
9. Evaluación de las ofertas
Se evaluarán las ofertas desde el punto de vista técnico, formal y económico, dando lugar al rechazo de las que no se ajusten a los requerimientos y especificaciones sustanciales descritas en la presente solicitud.
AGESIC se reserva el derecho de determinar a su exclusivo juicio y en forma definitiva si el oferente posee la capacidad técnica y financiera para realizar el suministro y prestación de productos y servicios requeridos en la presente compra.
AGESIC se reserva el derecho de realizar por su cuenta las averiguaciones pertinentes a fin de constatar la veracidad de la información presentada en la oferta, así como las consultas necesarias al oferente.
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Evaluación Técnica y Económica
Para las ofertas que superen la evaluación formal y el juicio de admisibilidad y a su vez cumplan con las especificaciones requeridas en este llamado se procederá a realizar la evaluación técnica y económica teniendo en cuenta los siguientes factores y ponderación:
• Evaluación Técnica: 60% • Evaluación Económica: 40%
La propuesta seleccionada será aquella que obteniendo el mayor puntaje en la suma T+P, cumpla sustancialmente con lo requerido.
Por tanto, el puntaje de cada oferta estará dado por la suma de T + P, donde: T = Puntaje Técnico
P = Puntaje Económico
Criterio de Evaluación Económica
Para determinar el puntaje desde el punto de vista económico se considerará la suma de todos los totales de los ítems involucrados en la compra. La oferta más económica tendrá un puntaje de 40 puntos y en forma proporcional el resto tomando como base la mejor puntuada.
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Criterios de Evaluación Técnica
La evaluación técnica se hará según el siguiente cuadro de evaluación:
Concepto Máximo
Antecedentes de los profesionales asignados 40 puntos
Antecedentes de la empresa proveedora 20 puntos
PUNTAJE TÉCNICO TOTAL 60 puntos
El puntaje técnico (T) estará conformado por la suma resultante de los Antecedentes de los profesionales designados + Antecedentes de la Empresa Consultora.
• Antecedentes de los profesionales asignados (40 puntos)
Se requiere que cada miembro del equipo tenga una experiencia mínima de 2 (dos) años en tareas de definición e implantación de procesos. Dicha experiencia debe haberse desarrollado en los últimos 4 (cuatro) años contados a partir de la publicación del presente llamado.
Cada profesional asignado en la oferta deberá presentar la siguiente información: o Trabajos realizados. Experiencia en trabajos similares, deben
incluirse referencias (nombre de contacto y teléfono). o Formación Académica.
o Experiencia específica.
Se requerirá experiencia específica en ITIL, ISO 20000 y sistemas de gestión de calidad.
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Se valorará experiencia en capacitar equipos de trabajo, y experiencia docente.
El puntaje de este punto se definirá como un promedio de los puntajes individuales de cada miembro del equipo.
La empresa debe de asegurar la permanencia de los profesionales requeridos, por lo que deberá asignar un Suplente para cada Titular presentado al momento de ajustar el plan de trabajo.
Se requerirán Curriculum Vitae (CV) de los profesionales asignados para comprobar la experiencia acreditada. Cada CV presentado deberá mantener la siguiente estructura:
• Datos Personales • Formación académica • Trabajos realizados • Experiencia específica
• Referencias laborales y personales.
Nota: Para el caso que las ofertas contengan datos personales, el oferente deberá recabar el consentimiento de los titulares, de los mismos, si correspondiere, conforme a lo establecido en la Ley de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data Nº 18.331 de 11 de agosto de 2008, normas concordantes y complementarias. Asimismo, se deberá informar a quienes se incluyen en el presente llamado, en los términos establecidos en el artículo 13 de la mencionada Ley.
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Antecedentes de la empresa (20 puntos)
Se requiere una antigüedad mínima de 2 (dos) años en el mercado local, con una experiencia mínima de 6 (seis) proyectos en materia de cambio organizacional, los cuales se deben haber desarrollado en los últimos 3 (tres) años contados a partir de la publicación del presente llamado.
La identificación de tales proyectos realizados deberá plasmarse en un cuadro con las siguientes características:
Nombre contratante
Nombre
del contrato Descripción
Fecha del
contrato Duración
Referencias en
el contratante Teléfonos
Asimismo, se valorarán antecedentes de implementaciones similares.
El puntaje total estará dado por la suma del puntaje económico (E) y el puntaje técnico (T), siendo la oferta seleccionada aquella que obtenga el puntaje mayor en dicha suma y cumpla sustancialmente con lo requerido.
En caso de que el resultado de T y/o E tenga decimales, se aplica el siguiente criterio: si el valor del primer decimal es 5 o más, aumenta el valor del último número en 1.
10. Adjudicación
La selección de la oferta presentada se hará entre aquellas que precalifiquen en base a la evaluación formal y el juicio de admisibilidad, seleccionándose la oferta en base al escenario más conveniente para los intereses y las necesidades de los
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bienes requeridos por AGESIC, adjudicándose la totalidad de los ítems a un único proveedor.
Una vez adjudicada la compra se notificará al correo electrónico constituido por el oferente en la cotización presentada.
La no respuesta del adjudicatario en un plazo de 2 (dos) días hábiles a partir del día siguiente de recibida la notificación, será motivo de considerarlo incurso en mora de pleno derecho, dejar sin efecto la adjudicación e iniciar las acciones legales correspondientes, a criterio de AGESIC. En tal caso, AGESIC podrá adjudicar el llamado al oferente que hubiera obtenido el siguiente mejor puntaje.
AGESIC se reserva el derecho de adjudicar la compra a la oferta que considere más conveniente para sus intereses y a las necesidades del servicio, y también de rechazar a su exclusivo juicio, la totalidad de las ofertas.
AGESIC podrá considerar como aspecto preponderante para rechazar una oferta, los antecedentes de los oferentes, relacionados con la conducta comercial, contrataciones anteriores, falta de antecedentes o, que carezcan éstos de relación directa con el objetivo principal de la compra.
No se reconocerán, pagarán o reintegrarán conceptos de gastos del adjudicatario no cotizados por éste como parte de la oferta o reconocidos expresamente en el presente llamado.
11. Incumplimientos
Se considerará incumplimiento a las condiciones de la contratación, la contravención total o parcial a las cláusulas de la presente solicitud o a la normativa aplicable. Sin perjuicio de ello, se considerará incumplimiento, a consideración de AGESIC, la obtención de resultados insatisfactorios respecto del objeto de la contratación.
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En el caso de no cumplir con este requerimiento, se considerará que la empresa incurre en incumplimiento grave, que será sancionado con una multa equivalente al 50% del valor adjudicado.
El adjudicatario incurrirá en mora de pleno derecho sin necesidad de interpelación judicial o extrajudicial alguna por el sólo vencimiento de los términos establecidos o por hacer algo contrario a lo estipulado.
En todos los casos, AGESIC queda facultada para retener los importes correspondientes a la multa establecida, de las facturas pendientes de pago si las hubiera, o de cualquier otro compromiso contractual que el adjudicatario mantenga con el Organismo. En caso contrario, AGESIC se reserva el derecho de entablar todas las acciones administrativas, judiciales o extrajudiciales, que entienda pertinente, tendientes a su cobro.
AGESIC realizará durante la ejecución de la contratación y el cierre de la misma una evaluación de la performance del proveedor que pasará a integrar el sistema de información de proveedores de la Agencia.
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ANEXO IINSTRUCTIVO COTIZACIÓN EN LÍNEA WEB COMPRAS ESTATALES
A los efectos de poder realizar sus ofertas en línea en tiempo y forma aconsejamos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1- Obtener la contraseña para ingresar al sistema tan pronto tengan conocimiento que van a ingresar ofertas en línea. Las dificultades que podría tener en esta etapa pueden deberse a que no tenga una dirección de correo electrónico registrada en el SIIF o que esa dirección no sea la que usted está utilizando actualmente y por lo tanto la contraseña no le llegará.
Usted necesitará un día hábil para registrar su nueva dirección en el SIIF.
2- Analizar los ítems para los que se va a ingresar cotización para tener la certeza de contar con todos los datos disponibles. Si usted va a cotizar una variante o una presentación que no se encuentran disponibles en el sistema, deberá comunicarse con la Mesa de Ayuda de Compras Estatales para solicitar la catalogación de dichos atributos y/o asesorarse acerca de la forma de proceder al respecto.
Este tema habitualmente se resuelve en el correr del día salvo casos excepcionales en los que se deban realizar consultas técnicas muy específicas.
3- Ingresar su cotización lo antes posible, para tener la seguridad de que todo funcionó correctamente. Hasta la hora señalada para la apertura usted podrá
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ingresar a modificar e incluso eliminar las ofertas ingresadas ya que sólo están disponibles con su clave.
A la hora establecida para la apertura queda bloqueado el acceso a las ofertas y sólo quedarán incluidas en el cuadro comparativo de ofertas aquellas que usted ya tenga guardadas.
Al ingresar ofertas a último momento pueden ocurrir otros imprevistos además de los mencionados en los puntos 1 y 2, que le impidan completar el ingreso de su oferta (fallos en la conexión a Internet, caída de servidores, sistemas lentos por la gran cantidad de personas accediendo a lo mismo, etc.) y que no se podrán solucionar instantáneamente.
4- Es conveniente concurrir a la capacitación que sobre el tema se dicta para los proveedores.
Mensualmente se publican las fechas de capacitación en www.comprasestatales.gub.uy y usted puede manifestar su interés en concurrir enviando un mail a la siguiente dirección: [email protected]
5- Por cualquier otra duda o consulta acerca del ingreso de ofertas en línea, contactar al servicio Atención a Usuarios de Compras Estatales de lunes a viernes de 9 a 17 hs. por el teléfono 2903 11 11.
