SECRETARIA GENERAL
ESTUDIOS PREVIOS
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA
En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, y conforme a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de selección abreviada.
1. ANALISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER.
Es facultad del alcalde asegurar la gestión Administrativa del Municipio, defender los intereses del mismo, promover su mejoramiento y desarrollo bajo parámetros de una Administración pública, legal, organizada y moderna.
El Plan de Desarrollo “Ruta Q…Seguimos Avanzando hacia la Paz 2016-2019”, en articulo Décimo Tercero, establece la Dimensión Institucional, Programa 1- Alcaldía Eficiente
“Dicho programa, contiene el proyecto denominado Fortalecimiento administrativo “Éste proyecta iniciativas que impactan directamente a los usuarios internos y externos de la alcaldía de Quibdó, iniciativas que aportan de manera eficiente al eje estratégico de Quibdó legal de tal manera que la relación entidad-ciudadano sea cada vez mejor y de mayor confianza. Este proyecto sugiere estrategias como, la implementación de las fases de gobierno en línea, ley anti trámites y se guía por in índice de gobierno abierto, índice de desempeño integral, índice de transparencia y la implementación” apuntándole a la meta de
“Formular e implementar el plan de fortalecimiento de las dependencias de la alcaldía en dotación e infraestructura”
La administración municipal con el fin de cumplir con las funciones misionales, además de la conservación de los bienes de su propiedad, en este caso los vehículos de la alcaldía del municipio de Quibdó, requiere contratar el mantenimiento preventivo y correctivo integral para los vehículos de su propiedad, los cuales por sus años de servicio y desgaste presentan deterioro en general, por lo que requieren de constantes reparaciones con el fin de que presten un adecuado servicio, para el normal cumplimiento de los procesos misionales, así como los procesos de apoyo, dado que la administración municipal no cuenta con personal de planta que lleve a cabo esta actividad ni mucho menos capacitado para desarrollar las mismas y se requiere solucionar esta falencia.
Conforme a lo anterior y conociendo que la administración municipal no conoce el diagnóstico del estado actual de cada vehículo, se pretende con esta contratación el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.
El servicio requerido consiste en la reparación y mantenimiento del parque automotor de la alcaldía de Quibdó a todo costo, con su respectiva mano de obra así como el suministro de repuestos y accesorios en general según las necesidades y marca de cada uno de los vehículos, tendientes a la adecuada conservación de los mismos, que permitan el desplazamiento adecuado y seguro de los funcionarios de la Entidad.
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De igual forma con la presente contratación se busca dar cumplimiento del plan de intervención de los primero 100 días de gobierno.
Los vehículos objeto del servicio requerido son:
RELACCION DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE QUIBDO
ITEM TIPO MARCA PLACA CANTIDAD
ADMINISTRACION CENTRAL
1 CAMIONETA TOYOTA TXL OET - 401 1
2 VEHICULO KIA - QUA - 062 1
3 HILUX 1
4 VEHICULO DAHATSU - TERIOS QUA - 059 1
5 MOTOCICLETA BAJAJ – BOXER CT 100 HFD – 29E 1
INFRAESTRUCTURA
6 RETRO CARGADOR CASE - 580 1
7 VOLQUETA CHEVROLET S.W.W – 710 1
Teniendo en cuenta lo anteriormente planteado y que la entidad debe contar con el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de su parque automotor se requiere adelantar un proceso de selección abreviada para contratar una persona natural o jurídica que tenga experiencia e idoneidad en el objeto que se pretende realizar.
2. OBJETO A CONTRATAR CON ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
2.1. OBJETO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDIA DE QUIBDO.
2.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR EL CONTRATISTA:
El contratista en cumplimiento del objeto contractual deberá realizar las siguientes actividades:
1. Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo, limpieza interna, externa y reemplazar Cualquier elemento(s) que se encuentre(n) defectuoso(s) al momento de hacer el mantenimiento a los vehículos.
2. Que los elementos que sean objeto de cambio tienen que ser de excelentes condiciones de calidad, libre de gravámenes, embargos, multas y cualquier otra circunstancia que afecte los Bienes objeto del contrato.
3. Garantizar que los bienes objetos de cambio sean nuevos, originales, de buena calidad y que cumplan con todas las especificaciones técnicas con el fin de que el funcionamiento de los vehículos sea óptimas condiciones.
4. Colaborar con la Alcaldía de Quibdó en lo que sea necesario para que el objeto del contrato se cumpla y el servicio sea de la mejor calidad.
5. Realizar la prestación del servicio a los precios contratados dando estricto cumplimiento a las especificaciones y precios señalados en el objeto contractual.
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6. Mantener durante todo el tiempo de duración del contrato los precios ofrecidos en su oferta 7. No ceder ni subcontratar el objeto del contrato.
8. Garantizar que los vehículos objeto del presente proceso queden en óptimas condiciones de uso.
9. El contratista se compromete a ejecutar el objeto del contractual, en el tiempo acordado y según las especificaciones técnicas
10. El contratista debe ser una persona idónea para realizar el objeto contractual.
11. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato.
12. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema Integral de Seguridad Social en Salud y Pensiones como cotizante.
13. Elaborar una planilla en donde se registre: fecha de los mantenimientos identificando los repuestos, accesorios y las llantas que se le cambien al vehículo de ser necesario.
14. En caso de que los vehículos requieran repuestos y accesorios el contratista debe presentar la cotización de dichos implementos, de los contrario no será tenida en cuenta.
15. EL CONTRATISTA prestará los servicios de manera independiente, esto es, sin subordinación laboral, en todo caso y para todos los efectos se entiende que el personal requerido por el contratista para la ejecución del contrato, por ninguna causa generará con la Institución relación laboral o contractual alguna. Si por cualquier razón dicha persona demanda a la Secretaria de gobierno, el contratista se compromete a pagar las condenas, los costos, los gastos y las costas de este proceso.
14. OBLIGACIONES GENERALES QUE DEBE CUMPLIR EL CONTRATISTA
A. Conocer los pliegos de condiciones, para que la ejecución del contrato producto del presente proceso se realice con eficiencia y eficacia.
B. Cumplir el objeto del contrato de acuerdo con los criterios de calidad exigibles y el pliego de condiciones.
C. Suscribir oportunamente el acta de inicio.
D. Cumplir cabalmente con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral y parafiscales y acreditar, en las oportunidades que así se requiera, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 de Ley 80 de 1993 –adicionado mediante el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007–, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
E. Abstenerse de sustituir, sin previa autorización expresa y escrita otorgada por el Municipio de Quibdó.
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F. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
G. Mantener vigente los mecanismos de cobertura del riesgo por el tiempo pactado en el contrato, así como de las modificaciones que se presenten en la ejecución del mismo.
H. Presentar los informes sobre la ejecución del contrato que le sean solicitadas por el supervisor.
I. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato.
J. Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de la Alcaldía Municipal de Quibdó y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.
K. Responder por la salvaguarda y preservación de los equipos y elementos que le sean asignados para el cumplimiento de sus actividades contractuales.
L. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta la Alcaldía Municipal de Quibdó, a través del supervisor del contrato.
M. Desplazarse al lugar en que se requiera la prestación del servicio, en cumplimiento del objeto contractual.
3.1 OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE QUIBDÓ:
1. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.
2. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas.
3. Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
En consideración al presupuesto oficial del presente proceso, la modalidad de selección será la de Selección Abreviada de Menor Cuantía, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.
5. PLAZO DE EJECUCIÓN:
El plazo de ejecución en el que el contratista se compromete a realizar el objeto contractual es de Nueve (09) meses y/o hasta agotar el rubro presupuestal sin que el mismo supere el 31 de diciembre de 2020.
6. LUGAR DE EJECUCIÓN
El desarrollo del objeto contractual se ejecutará en la ciudad de Quibdó.
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7. SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL CONTRATO.
La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de la Secretaria de Servicios Generales, Secretaria de Infraestructura y Secretaria de Gobierno o quien este delegue para tal fin; quien deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y el manual de contratación de la entidad.
El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato.
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes:
1. Verificar que la afiliación al sistema general de riesgos laborales del contratista, se surta como mínimo un día antes del inicio de la ejecución del contrato, conforme lo previsto en el artículo 6º del Decreto 723 de 2013.
2. Verificar el pago de los aportes del sistema de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y/o aportes parafiscales si a ello hubiere lugar, conforme a los términos del contrato.
3. Vigilar la realización de las actividades del contrato conforme a lo establecido en el contrato.
4. Solicitar oportunamente cualquier modificación del contrato e indicar las circunstancias de tiempo, modo y lugar que la justifica.
5. Presentar el informe periódico de supervisión, en el que conste la verificación de la ejecución del contrato conforme los productos y/o informes del mismo.
6. En caso de que se requiera, proyectar el acta de liquidación del contrato. El supervisor presentará un informe final y el recibo a satisfacción de los productos e informes, por cada uno de los pagos realizados al Contratista.
8. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACIÓN:
El valor del contrato a será por valor de CIENTO SETENTA MILLONES DE PESOS ($
170.000.000) M/TE, incluido los impuestos a que haya lugar.
Es entendido que el valor del contrato cubrirá la totalidad de los gastos en que incurra el contratista para su ejecución, quedando de antemano establecido que, en consecuencia, no habrá lugar a cobro de sumas adicionales por concepto alguno ya que el precio establecido se determina a PRECIO GLOBAL.
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DISTRIBUCION
ITEM SECTOR VALOR
1 ADMINISTRACION CENTRAL $ 50.000.000
2 INFRAESTRUCTURA $ 120.000.000
TOTAL $ 170.000.000
9. FORMA DE PAGO:
El municipio de Quibdó efectuara el pago del presente contrato mediante pagos parciales, previa presentación de la factura del mantenimiento preventivo realizado a cada vehículo, previa certificado de satisfacción de cumplimiento del supervisor, certificado de los pagos a los sistemas de seguridad social en salud, pensión, riesgos profesionales, parafiscales.
Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la prestación efectiva del servicio.
10. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
Se verificará el cumplimiento de lo dispuesto en el presente pliego de condiciones.
Varios proponentes calificados “HABILITADOS”, en este evento se seguirán el siguiente procedimiento:
El Municipio en una segunda etapa asignará la puntuación para determinar la propuesta más ventajosa una vez aplicadas las fórmulas y los puntajes para cada criterio de calidad y precio que se detallan:
ITEM FACTOR DE CALIFICACION PUNTAJE
1 OFERTA ECONOMICA 650 Puntos
2 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 150 Puntos
3 FACTOR TECNICO
Factor por no haber sido multado en los últimos cinco (5) años
200
PUNTAJE TOTAL 1.000 Puntos
11. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.
De conformidad con el decreto 182 de 2015, la Secretaria General del Municipio de Quibdó, realiza la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles realizada y propuesta por la entidad convocante, con el fin de ser revisada su asignación y así establecerse su distribución definitiva.
Los riesgos presentados por la Administración se relacionan en el siguiente cuadro:
CLASE TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO ESTIMACION DEL RIESGO
EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIO
DESCRIPCION CONCEPTO MUPIO CONTRATISTA EVALUACION VALOR %
DEMORA EN EL INICIO
Efecto económico desfavorable causado por la demora en los trámites para perfeccionamiento,
X
ALTO 20 50%
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legalización e iniciación del contrato.
PROGRAMACION DE LA ENTREGA DE LOS VEHICULOS
Efectos económicos desfavorables por incumplimiento en
las fechas
programadas para la entrega de los
Vehículos. X
ALTO 20
CALIDAD DE LOS BIENES
Efecto económico desfavorables ocasionados por la mala calidad de los repuestos objetos de cambio que conforman los bienes a adquirir,
es decir
incumplimiento de las normas y especificaciones técnicas que
regulan el contrato X
MEDIO 10
LEGISLACION LABORAL
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Efecto económico desfavorable causado por la parálisis de la prestación del servicio por la falta
de pagos
correspondientes a salud, pensión y salarios de los empleados del
contratista. X
MEDIO 10
20%
PAGO DE
PARAFISCALES
Efecto económico desfavorable derivado de la expedición de nuevas normas, al igual que la imposición de nuevos impuestos
locales o
nacionales posteriores al cierre del presente proceso licitatorio, así como la aplicación de la ley
de intervención. X
MEDIO 10
FINANCIEROS O DEL MERCADO
RIESGO REGULATORIO DE LEY
Efecto económico desfavorable causado por la parálisis del servicio causada por la falta de pago a terceros
X
MEDIO 10 10%
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y/o derivado de cualquier
reclamación.
CAUSAS NATURALES FUERZA MAYOR
O CASO
FORTUITO
Daños, pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que puedan
presentarse
durante la
ejecución del contrato, para lo
cual podrá
celebrar los contratos de seguros que considere
pertinentes. X
MEDIO 10 10%
RIESGO POLITICO
Relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato resultante del presente
proceso de
selección será asumido por el
contratante X
MEDIO 10 10%
TOTAL 100 100%
12. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A
AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O
EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO.
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA ACOMPAÑADA DE SUS CONDICIONES GENERALES:
La garantía de seriedad de la propuesta está destinada a afianzar el compromiso del proponente, de que en el caso de adjudicarse el proceso de selección, formalizará el respectivo contrato en los términos y plazos del mismo, inclusive el establecimiento de la garantía única contractual, la cual, una vez aprobada, constituye condición indispensable para la ejecución del contrato.
Para tal efecto el proponente debe allegar con su propuesta el original de la póliza de seriedad de la propuesta acompañada de sus condiciones generales, la cual debe constituirse por la suma equivalente al diez (10%) del valor del presupuesto oficial. Se deberá adjuntar el recibo de pago de la prima correspondiente a la póliza de seriedad de la respectiva entidad aseguradora, Compañía de Seguros o Banco legalmente establecido en Colombia.
Dicha garantía debe estar constituida a favor del Municipio de Quibdó - NIT 891680011-0, con una vigencia de mínimo NOVENTA (90) DÍAS CALENDARIOS contados a partir de la fecha de cierre de la presente modalidad de selección, estar referida al presente proceso contractual y encontrarse firmada por el tomador.
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PÓLIZA DE GARANTÍA ÚNICA DEL CONTRATO
En virtud de lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, el contratista se obliga a constituir a favor del Municipio de Quibdó, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del respectivo contrato, una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia de conformidad con la póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera, la cual se entregará a la entidad contratante junto con los correspondientes recibos definitivos de cancelación de las primas respectivas y que garantizará los siguientes riesgos:
a) El valor del amparo del CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO ESTATAL INCLUYENDO EN ELLAS EL PAGO DE MULTAS Y LA CLAUSULA PENAL PECUNIARIA, CUANDO SE HAYAN PACTADO EN EL CONTRATO, deberá ser equivalente al Diez (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual a la del plazo del contrato garantizado y cuatro (4) meses más.
b) Calidad del Servicio: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más, contado a partir del perfeccionamiento del presente contrato.
No obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.
Para efectos de constituir la garantía única de cumplimiento, la base para esta debe ser el Presupuesto Oficial estimado para la presente contratación de selección abreviada de Menor cuantía.
En caso de efectuarse adiciones o prórrogas al contrato, el contratista deberá ajustar las vigencias de los amparos.
13. OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES
Los participantes deberán estar al día en el pago de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA e ICBF), conforme a lo señalado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y Artículo 1º de la Ley 828 de 2003.
14. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN:
Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores se estima oportuno y conveniente desarrollar el proceso de selección Abreviada de menor cuantía, dejando constancia que el proceso se desarrollará mediante convocatoria pública, de conformidad con la Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015. Que, con relación a la naturaleza del contrato a celebrarse es preciso señalar que el mismo se configura como Contrato de Prestación de Servicio.
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De conformidad con el Decreto 1082 de 2015, La Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
La Entidad Estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
JORGE TADEO LOZANO RUEDA Secretario General
