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FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
TESINA DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR EL TÍTULO
PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO
“MEJORAS EN EL CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA NAVARRA
S.R.L. DE LIMA DEL EJERCICIO 2015”
TÍTULO por el cual se opta:
CONTADOR PÚBLICO
TITULANDO:
MEZARINO RODRÍGUEZ, ENEÍDA JESSICA
2 Dedicatoria:
3 Agradecimiento:
iii A Dios, por brindarme la fortaleza y sabiduría en todo momento de mi vida.
Agradezco a los profesores por su asesoría y compartir sus conocimientos
para el desarrollo del presente estudio.
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RESUMEN
El presente trabajo de investigación titulado “Mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L. de Lima del ejercicio 2015” se realizó con el objetivo de evitar pérdidas por riesgo de incobrabilidad de las cuentas por cobrar comerciales mediante el fortalecimiento del sistema de control interno lo que permitirá incrementar la liquidez de la Compañía. La investigación brindo la posibilidad de entender las dificultades y debilidades del área de crédito y cobranza de la empresa, siendo la principal causa la carencia de adecuadas políticas, normas y procedimientos para la concesión de crédito.
Por ello se aplicó a la investigación el diseño de investigación no experimental de tipo descriptivo, se recabó información cualitativa y cuantitativa de la empresa. El tipo de investigación es mixta es decir documental y de campo. Las técnicas que se utilizaron son análisis documental y entrevista. Los instrumentos usados son fichas textuales, de resumen y cuestionario. Se tomó una muestra de diez colaboradores de la empresa Navarra S.R.L. para quienes se utilizó un cuestionario de diez preguntas.
Resultó que un buen porcentaje de los encuestados tenían conocimiento sobre la falta de un adecuado control interno de las cuentas por cobrar la cual originaba una alta morosidad debido a la deficiencia del proceso de cobranza e inadecuados procedimientos en el otorgamiento de créditos a los clientes.
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ÍNDICE
Pág.
RESUMEN……….…..….…iv
ÍNDICE………..…...v
INTRODUCCIÓN………....… xi
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Fundamentación del Caso………...…..…...14
1.1.1. Variable independiente: Control Interno……..………..…..15
1.1.2. Variable dependiente: Cuentas por cobrar………21
1.2. Antecedentes históricos……….24
1.2.1. Nacionales………...….24
1.2.2. Internacionales……….……25
1.3. Definición Conceptual de Términos Contables………...27
CAPÍTULO II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Descripción de la Realidad Problemática………...29
2.2. Delimitación de la Investigación………..…….…30
2.2.1. Delimitación Espacial………...30
2.2.2. Delimitación Temporal………30
2.2.3. Involucrados……….30
2.3. Formulación del Problema de la Investigación………..30
2.3.1. Problema Principal………..…30
6
2.3.2. Problemas Secundarios………..………31
2.4. Objetivos de la Investigación………..……..…31
2.4.1. Objetivo General……….….…....31
2.4.2. Objetivos Específicos……….…….31
2.5. Indicadores de Logros de Objetivos………...………32
2.6. Justificación e Importancia……….………..…32
2.6.1. Justificación………32
2.6.2. Importancia……….33
2.7. Limitaciones: De tiempo, de Información, y Económicas………...…..…..34
CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3.1. Diseño de la Investigación………....35
3.2. Método de la Investigación………35
3.3. Tipo de Investigación……….36
3.4. Técnicas e Instrumentos………36
3.4.1. Técnicas………36
3.4.2. Instrumentos...……….…….…...38
3.5. Medición de Variables-indicadores………..39
3.6. Elaboración de Instrumentos………...…41
CAPÍTULO IV CASO PRÁCTICO 4.1. Planteamiento del caso práctico………..……….….…..43
4.1.1. Descripción de la empresa………44
4.2. Estructura orgánica……….….……..44
4.2.1. Funciones por áreas………44
4.2.2. Organigrama……….52
7
4.2.3. Estructura por cliente………..52
4.2.4. Proceso de venta a crédito………53
4.2.5. Segregación de funciones………..53
4.3. Estados Financieros………..………....59
CAPÍTULO V RESULTADOS 5.1. Descripción e Interpretación de Resultados ……….………63
5.2. Propuestas de alternativas………72
CAPÍTULO VI ESTANDARIZACIÓN 6.1. Normas Técnicas………...…….73
6.1.1. Normatividad contable-financiera………73
CONCLUSIONES………...76
RECOMENDACIONES……….….77
BIBLIOGRAFÍA………...79
ANEXOS Anexo 1: Matriz de consistencia………..81
Anexo 2: Solicitud de crédito de la empresa……….82
8
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro 01: Variable independiente……….………...17
Cuadro 02: Variable dependiente………22
Cuadro 03: Objetivos e indicadores……….…...32
Cuadro 04: Técnicas e Instrumentos de investigación………....38
Cuadro 05: Matriz de planificación para los procedimientos de recogida de datos………39
Cuadro 06: Matriz de operacionalización de las variables e indicadores………...40
Instrumento 01: Cuestionario……….……..42
Cuadro 07: Reporte de clientes de la empresa Navarra S.R.L……….……51
Cuadro 08: Organigrama de la empresa Navarra S.R.L……….52
Cuadro 09: Segregación de funciones de la gestión de las cuentas por cobrar………...54
Cuadro 10: Flujograma del proceso de otorgamiento de crédito………..……....56
Cuadro 11: Flujograma con mejoras en el proceso de otorgamiento de crédito…………57
Cuadro 12: Riesgos y control……….……….………….……58
Cuadro 13: Estado de Situación Financiera de Navarra S.R.L………….…….…………....59
Cuadro 14: Estado de Resultados de Navarra S.R.L.……….60
Cuadro 15: Estado de Situación Financiera (con provisión cobranza dudosa)…………...61
Cuadro 16: Estado de Resultados (con provisión de cobranza dudosa)………..62
Cuadro 17: Encuesta pregunta Nº 01……….63
Cuadro 18: Encuesta pregunta Nº 02……….64
Cuadro 19: Encuesta pregunta Nº 03………...………..65
9
Cuadro 20: Encuesta pregunta Nº 04………...………..66
Cuadro 21: Encuesta pregunta Nº 05……….…………66
Cuadro 22: Encuesta pregunta Nº 06………..………...67
Cuadro 23: Encuesta pregunta Nº 07………..………...68
Cuadro 24: Encuesta Pregunta Nº08……….69
Cuadro 25: Encuesta Pregunta Nº 09………70
Cuadro 26: Encuesta Pregunta Nº 10………..…..71
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ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico 01: Estadística pregunta Nº 01………..…..………….………….64
Gráfico 02: Estadística pregunta Nº 02………...………...……64
Gráfico 03: Estadística pregunta Nº 03………..………65
Gráfico 04: Estadística pregunta Nº 04………..………66
Gráfico 05: Estadística pregunta Nº 05………..………67
Gráfico 06: Estadística pregunta Nº 06………..68
Gráfico 07: Estadística pregunta Nº 07……….………….68
Gráfico 08: Estadística pregunta Nº 08………..…………69
Gráfico 09: Estadística pregunta Nº 09……….………….70
Gráfico 10: Estadística pregunta Nº 10………..……71
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INTRODUCCIÓN
La presente investigación lleva por título “Mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L. de Lima del ejercicio 2015” busca resolver el problema de la aplicación de inadecuadas políticas, normas y procedimientos para la concesión de créditos a sus clientes, mediante la propuesta de mejoras al sistema de control interno, el cual es importante para el otorgamiento de crédito y lograr una eficiente cobranza y consecuentemente aumentar la solvencia de la empresa.
En el Capítulo I, Marco Teórico, inicia con la fundamentación de la investigación donde se describen las variables y analiza la incidencia de la variable independiente referido al control Interno, sobre la variable dependiente cuentas por cobrar que se interrelacionan en un momento dado en la empresa Navarra S.R.L. Así mismo se exponen antecedentes de estudios de otras investigaciones sobre el tema tratado y conceptos de términos más utilizados en el estudio.
En el Capítulo II, Planteamiento del Problema, describe la Realidad Problemática de la empresa Navarra S.R.L. que radica principalmente en la evidencia de fallas en el control de las cuentas por cobrar, debido a la aplicación ineficiente de políticas, normas y procesos para el otorgamiento de crédito, ocasionando que los saldos de las cuentas por cobrar se incrementen en los estados financieros a causa de la morosidad de los clientes.
12 En el Capítulo III, Para el diseño del presente trabajo se aplicó la investigación no experimental de tipo descriptivo y se ha desarrollo la investigación documental y de campo, para la búsqueda de información se utilizaron varias fuentes de información físicas: libros, revistas científicas, tesis, vídeos, audios; virtuales: Pdfs, revistas virtuales e información que se encuentra en Internet.
En el capítulo IV, Caso Práctico, presenta las razones por la que Navarra S.R.L. debe incursionar en una alternativa para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar, donde una de las características debería ser mejorar e implementar políticas, normas y procesos para la concesión de créditos a los clientes.
En el capítulo V, se expone el resultado de las encuestas efectuadas a las áreas de ventas, crédito y cobranza, tesorería y contabilidad de la empresa. También planteamos alternativas y/o propuestas para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar en la empresa, que permita darle solución al riesgo de incobrabilidad y evitar los problemas de liquidez y solvencia de manera que, dicha salida sea aplicable a otras empresas en situaciones similares.
En el capítulo VI, Estandarización, citamos las Normas legales y técnicas vigentes en la República del Perú, que de forma directa e indirecta guardan relación con el control de las cuentas por cobrar.
Las fuentes de información según su naturaleza aplicadas en el presente trabajo de investigación son primarias y secundarias; por lo tanto, las fuentes utilizadas son: libros, informes de investigación, tesis, Pdf. entre otros autores reconocidos.
13 La investigación abarca únicamente a la empresa Navarra S.R.L. dedicada a la actividad de impresión (Composición y fotocomposición, servicios de fotograbado, impresiones de clichés y grabados), desarrollándose como productor, distribuidor y proveedor de servicios.
Durante la elaboración de la investigación se presentaron varias limitantes como por ejemplo la falta de información para entender el proceso del otorgamiento de crédito de cuentas por cobrar, debido al hermetismo de algunos miembros de las áreas de la empresa. El período de tiempo de recolección de la información comprende 4 meses a partir de setiembre de 2016.
En conclusión, el mejorar el control interno de las cuentas por cobrar implica cambios e implementación de políticas, normas y procedimientos para lograr una eficiente administración de ellas, garantizando la reducción de todos los errores que se presenten y en consecuencia lograr el mejoramiento de la liquidez de la empresa.
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CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
El presente capítulo describe, fundamentos, conceptos e ideas relacionadas con el proyecto; las secciones son: fundamentación del caso, antecedentes históricos, definición conceptual de términos contables y variables.
1.1.
Fundamentación del Caso
Con referencia al tema investigado las cuentas por cobrar provenientes de créditos otorgados a clientes deben ser manejados a través de la aplicación eficiente de políticas, normas y procedimientos, que lograran mejorar la administración de estas, así mismo se podrá resolver el problema recurrente de incobrabilidad y disminuir el efecto adverso en los resultados económicos de la entidad.
15 constituyen operaciones propias del giro del negocio, no deben considerarse en el rubro cuentas por cobrar comerciales1.
Así mismo las cuentas por cobrar deben incluir todos los derechos exigibles a clientes por la venta de bienes o servicios brindados a crédito, excluyendo las partidas como documentos por cobrar, préstamos a funcionarios o empleados, anticipos a vendedores que no surgen del curso ordinario de los negocios. También el control interno de las cuentas por cobrar a terceros debidamente aplicado reduciría los riesgos de morosidad y mejoraría su cobrabilidad, reflejándose positivamente en la solvencia de la empresa.
Desde el aspecto práctico, la investigación fue relevante para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar, al no haber demostrado eficiencia en su administración por lo que se ha incurrido en pérdidas por incobrabilidad, sin embargo no fue seguido por un crecimiento equivalente en la capacidad de la empresa de mejorar la cobranza y proporcionar las condiciones para un crecimiento sostenible que conlleve a un desarrollo económico.
1.1.1. Variable Independiente: Control Interno
La gestión se mide por resultados y para que eso suceda se debe establecer un mejor control interno, un eficaz manejo de información obtenida de las áreas de la empresa. Mantener un control permanente es indispensable para todo tipo de empresas para que contribuya al propósito de la administración, así mismo la información que se obtiene para la elaboración de los estados financieros deben pasar por filtros que permitan reducir los posibles errores.
16 La implementación y mejora de sistemas de control en las entidades permiten lograr mejores resultados en su gestión.
“El control interno comprende el plan de organización y conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”. (Estupiñan 2006:19)
Según la cita, toda organización se rige en base a planes y programas que deben ser direccionados y evaluados por la administración en función a las acciones desarrolladas por las diferentes áreas de la entidad, salvaguardando sus bienes y asegurándose que los registros contables sean oportunos y veraces.
Los sistemas de control aplicados eficientemente con políticas y procedimientos en una empresa reducen los riesgos.
“Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos comprenden el control interno de la entidad (...)”. (Arens, Randal y Beasley 2007:270)
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En el cuadro se puede apreciar la variable independiente, el control interno es un sistema determinante en cualquier empresa.
Componentes del Control Interno
El Marco integrado de control interno es el primer informe establecido por COSO, comprende cinco componentes interrelacionados. Estos se derivan de la forma como la administración conduce el negocio y están integrados con el proceso de gestión, los componentes son: 1. Ambiente de control, 2. Evaluación del riesgo, 3. Actividades de control, 4. Información y comunicación y 5. Monitoreo2.
A demás este marco fue el punto de partida para facilitar a las empresas la evaluación de sus actividades y mejorar sus sistemas de control interno e identificar los componentes del control que serán desarrollados por la administración de la empresa.
2 Cfr. Cuellar 2009: 1-3
18 1) El ambiente de control, consiste en acciones, políticas y procedimientos
que reflejan las actitudes generales de los altos niveles de la administración, directores y propietarios de una entidad en cuanto al control interno y su importancia para la organización3.
Es necesario que todos los integrantes de una organización comprendan que el control es importante para la administración al igual que su compromiso y responsabilidad por parte de ellos, para que los objetivos se lleven a cabo de forma eficaz. Entonces este componente repercute en la organización como en la distribución de las acciones comerciales, en la instauración de fines y la valoración de riesgos, que deben ser tomados en cuenta por la administración. Este componente es importante porque a través de él se podrán sustentar los otros elementos de control interno.
2) Evaluación del riesgo, para los dictámenes financieros es la identificación
y análisis de los riesgos relevantes de la administración para la preparación de los estados financieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados. La identificación y análisis del riesgo es un proceso en curso y un componente crítico del control efectivo interno4.
Asimismo la dirección debe orientarse en los riesgos que se presenten en los diferentes niveles de la entidad y aplicar medidas indispensables para su reducción. Además se debe mejorar en las organizaciones los mecanismos de control que permitan identificar los riesgos probables que pueden provenir
3
19 de agentes internos o externos que luego se traduzcan en impedimentos para la realización de las metas trazadas por la administración.
Igualmente uno de los objetivos fundamentales de una organización debe ser el reconocimiento de las contingencias y probables errores que vayan a provocar el incumplimiento de los mismos.
3) Actividades de control, Son aquellas que realizan la gerencia y demás
personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas que a su vez están expresadas en políticas, sistemas y procedimientos, como de diferentes características pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas; son importantes por ser el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de objetivos5.
En este sentido la dirección realiza acciones de control al interior de la entidad en las áreas y en las operaciones que se efectúan, pero es necesaria la colaboración de sus miembros cumpliendo con sus funciones y responsabilidades asignadas; estas medidas utilizadas con diferentes procedimientos reducirán los riesgos permitiendo lograr los objetivos determinados.
También las acciones de control son implementadas por la dirección para la utilización eficaz de los bienes, mediante políticas que posibiliten establecer las medidas necesarias para controlar los riesgos y minimizar las perdidas.
4) El propósito del sistema de Información y comunicación, de
contabilidad de la entidad es iniciar, registrar, procesar e informar de las
20 operaciones de la entidad y mantener la responsabilidad por los activos relacionados. Una información contable y sistema de comunicación tiene varios subcomponentes que, por lo general, están compuestos por diferentes tipos de transacciones como ventas, devoluciones de ventas, entradas de efectivo, adquisiciones, etc.6
Sin embargo la comunicación de las actividades desarrolladas por los diversos tipos de transacción que realiza la organización deben ser procesadas por el área de contabilidad de forma fiable. Este componente del control interno está repartido en toda la organización cumpliendo una serie de objetivos, para los cuales se deben aplicar controles sobre los sistemas de comunicación vinculada con el desarrollo de las técnicas implementadas. De igual manera la información contable debe ser proporcionada en forma oportuna así como la referida a las evidencias obtenidas producto de la valoración de control interno, para que luego se puedan tomar las medidas correctivas adecuadas.
5) Las actividades de monitoreo, se refieren a la evaluación continua o
periódica de la calidad del desempeño del control interno por parte de la administración, con el fin de determinar qué controles están operando de acuerdo con lo planeado y que se modifiquen según los cambios en las condiciones. La información que se está evaluando proviene de varias fuentes, incluyendo los estudios existentes de controles internos, informes internos del auditor, informes de excepciones sobre actividades de control7..
6
21 Entonces se debe efectuar un seguimiento continuo a los procesos de control desarrollados por la administración, así mismo una supervisión constante de las actividades desarrolladas en los diferentes niveles de la organización para que los sistemas de control permitan evaluar su efectividad.
Al respecto los controles implementados en las organizaciones deben ser monitoreados a través de supervisiones permanentes de las actividades que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones, los que luego son comunicados a la administración para su conocimiento y realizar los correctivos si estos fueran necesarios.
1.1.2. Variable Dependiente: Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar comerciales constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de bienes o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito8.
Por ello, las cuentas por cobrar provienen de las actividades propias de la entidad que se convierten en cantidades de dinero procedentes de la venta bienes o servicios a crédito que es una forma de captar clientes.
Las cuentas por cobrar significan derechos de la empresa exigibles a los clientes a los cuales se les ha concedido un crédito.
22 “Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan también cuentas comerciales(al cobro), son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las ventas hechas a crédito. Las cuentas por cobrar sirven como una cuenta de control (…)”.(Horngren, Harrison y Oliver 2010:430)
Según la cita, las transacciones comerciales realizadas a crédito deben ser consideradas como ingresos que serán cobradas en los tiempos acordados con los clientes.
Se dan otras operaciones que no corresponden a las actividades económicas de la empresa sino se trata de préstamos al personal y otras situaciones.
“Las cuentas por cobrar incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que surgen de la venta de bienes o servicios, sino también una diversidad de derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a subsidiarias, derechos frente a diversas firmas y avances a proveedores”. (Whittington y Pany 2000:345)
23 En el cuadro se puede percibir la variable dependiente, las cuentas por cobrar que son cuentas importantes que significan el sustento de los ingresos en la empresa, por ello se debe mantener una eficiente cobranza y ser muy estrictos con los clientes morosos.
Es muy importante realizar una apropiada administración de las cuentas por cobrar, corrigiendo si fuera necesario y estableciendo procedimientos administrativos que permitan alcanzar efectividad en su control interno para lograr la recuperación de los créditos otorgados con ello reducir la morosidad y obtener liquidez.
Las medidas a ser aplicadas de control interno son de carácter enunciativo y al ser no limitativos pueden ser ampliados y mejorados de acuerdo a la demanda y necesidades de la organización, logrando la eficiencia en las operaciones para que el control interno sea eficaz.
Un sistema de control interno es susceptible de perfeccionarse optimizando y aumentando la calidad de los procesos, fortaleciendo los instrumentos internos para responder a los requerimientos del mercado, a la búsqueda de nuevos clientes; la mejora de procesos es un desafío para toda organización que busca seguir creciendo y posesionándose en el mercado competitivo.
Lograr la mejora continua de la calidad de un sistema de control interno puede ser mediante la disminución de errores, el aumento de la eficacia y eficiencia, la solución de problemas y eliminación de riesgos posibles. Esto
24 competente, responsable y que sepa lo que debe mejorar en su área para el logro de objetivos y metas de la empresa.
1.2. Antecedentes históricos
1.2.1. Nacionales
A nivel nacional, existen trabajos de investigación sobre control interno de cuentas por cobrar pero son muy limitados, sin embargo existen trabajos, abordados de manera independiente.
A) En la tesis presentada por Ericka Díaz (2014) de la Universidad Nacional de Trujillo, titulada “Propuesta de un sistema de control Interno para el área de ventas y su incidencia en su gestión económica financiera de la empresa Gran Hotel El Golf Trujillo S.A.”, para optar el título de Contador Público, en el que concluye lo siguiente:
El control interno es un proceso permanente y continúo, en el cual se usan métodos y procedimientos que en forma coordinada es necesario adoptar para salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la eficiencia de las operaciones y adherencia a las políticas prescritas por la administración.
En este sentido, Díaz nos ayuda a enfocar el problema que tiene una empresa cuando existe un ineficiente control interno y lo importante que resulta confirmar la información de las operaciones siguiendo las reglas aplicadas por la dirección para reducir los posibles errores.
25 B) En la tesis presentada por Víctor Aguilar (2013) de la Universidad San Martín de Porres, titulada “Gestión de cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez de la empresa contratista corporación petrolera S.A.C.” año 2012, para optar el título de Contador Público, en el que concluye lo siguiente: El análisis de las cuentas por cobrar puede ser un factor determinante al momento de tomar una decisión relacionada con la aplicación de políticas de crédito y cobranza. Las ventas al crédito presentan beneficios pero también provocan riesgos, por ello, se debe considerar la aplicación de una política efectiva de la administración del crédito. La eficacia de las políticas de crédito de una empresa puede ejercer un impacto significativo en su desempeño general, y para que una empresa esté en condiciones de otorgar crédito a sus clientes debe: establecer políticas de crédito y cobranza, y evaluar a cada solicitante de crédito en particular.
Según el texto descrito, Aguilar relaciona la administración de las letras por cobrar con la aplicación de una serie de normas efectivas que reduzcan los riesgos al conceder créditos a los clientes. Se concluye que el control interno de las cuentas por cobrar representa una de las herramientas más significativas y resaltantes de la práctica empresarial.
1.2.2. Internacionales
26 A) En la tesis de Luis Rodríguez (2008), Universidad de Oriente Núcleo de Sucre de Venezuela, denominada “Control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la empresa Cadafe, Región Uno”, para optar el título de Licenciatura en Contaduría Pública, en el que concluye lo siguiente:
Las empresas comerciales realizan una serie de operaciones necesarias para cumplir con los objetivos establecidos, entre las que se encuentran la adquisición de obligaciones por terceros, la cual constituye un activo que normalmente se hace exigible dentro del plazo de un año aproximadamente, a partir de la fecha en que es adquirida la deuda. Así mismo las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa.
En tal sentido, Rodríguez afirma que un debido control interno de las cuentas por cobrar apoyado en métodos establecidos puede garantizar la disminución de errores que se puedan presentar. Lo que se pretende es resolver los problemas de morosidad para mejorar los ingresos de la empresa.
B) En la tesis de Ariana Murillo (2013), Universidad Rafael Urdaneta de Venezuela, denominada “Auditoría interna para el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas concesionarias el Municipio Maracaibo”, para optar el grado de Contador Público, en el que concluye lo siguiente:
27 operación del inventario debido a un incremento en los costos operativos generados por la prestación del servicio, lo cual se debe tener presente a la hora de establecer controles interno, así como la capacidad de pago debido a la imposibilidad del efectivo. Para las empresas es importante adoptar una actitud de mantenimiento y actualización de los controles internos de las cuentas por cobrar.
Según el texto, Murillo manifiesta que uno de los problemas más latentes que suele presentarse es la cartera de clientes morosos, debido una ineficiente política de cobranza, producto de un mal control administrativo el cual debe ser permanentemente actualizado y supervisado para contrarrestar el efecto negativo en la organización.
1.3. Definición Conceptual de Términos Contables
Carta Fianza.- Es un contrato que representa una forma de financiamiento como una garantía que brindan entidades financieras a las personas naturales, jurídicas o empresas que lo soliciten, en caso de incumpliendo del deudor, en virtud del cual el fiador asume la obligación.
28 Incobrabilidad.- Es la situación que se presenta cuando no se puede recuperar un
crédito otorgado a un cliente por una transacción, se asume el hecho cuando se da una morosidad prolongada.
Límite de crédito.- Es la cantidad máxima que un acreedor establece para el
otorgamiento de un crédito a un deudor.
Liquidez.- Es la disposición que tiene una persona o empresa para asumir sus
obligaciones con terceros.
Política de Créditos.- Cuando se toma la decisión de conceder crédito a un cliente
fijando condiciones específicas y reglas claras para su otorgamiento, de tal manera que en el futuro no se presente el problema de morosidad.
Riesgo de Crédito.- Al conceder un crédito al cliente siempre estará presente la posibilidad de un riesgo en la capacidad y cumplimiento de pago.
Rotación de Cuentas por cobrar.- Viene a ser un indicador que permitirá conocer
la celeridad y movimiento con que se recobran los créditos otorgados.
Segregación de funciones.- Es un control que busca impedir que una misma
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CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. Descripción de la Realidad Problemática
En la actualidad las empresas se enfrentan a condiciones de competencia y deben estar a la vanguardia de los avances tecnológicos para obtener un gran rendimiento y calidad en las actividades que desarrollan. Las empresas inician la búsqueda de herramientas que permitan mejorar su actividad, cubriendo las necesidades de sus clientes y logrando elevados niveles de liquidez.
La globalización de los mercados y el avance de nuevas tecnologías de la información, han llevado a que las empresas tengan como objetivo fundamental el crecimiento y con ello mejorar sus sistemas de control adecuándose a los cambios, por ejemplo una empresa que empezó sus actividades en el año 2010 será muy distinta en el año 2017 en ese caso el control interno tiene que mejorar de acuerdo a los requerimientos y crecimiento de la empresa.
De esta forma, las ventas o la prestación de servicios a crédito han cambiado en los últimos años transformándose en un medio de ingresos consistente para varias empresas, es el caso de la empresa Navarra S.R.L.
30 dicho ingreso, pero al no lograrlo puede conducir a que la empresa no pueda asumir sus compromisos de pago a corto plazo. En consecuencia el tiempo de cobranza se prolonga a periodos más extensos debido a que no se han aplicado políticas de crédito eficientes, lo que ha generado una amenaza de incobrabilidad en perjuicio de la liquidez de la empresa.
2.2. Delimitación de la Investigación
2.2.1. Delimitación Espacial
La investigación se efectuó en el área de contabilidad, crédito y cobranza de la empresa Navarra S.R.L. en el distrito de Santa Anita, Lima-Perú.
2.2.2. Delimitación Temporal
La investigación se ha ejecutado en el periodo correspondiente al año 2015.
2.2.3. Involucrados
Las personas quienes facilitaron el acceso a la información para poder desarrollar esta investigación son el Jefe del área de contabilidad, Jefe del área de crédito y cobranza, el asistente y el encargado de cobranza de la empresa Navarra S.R.L.
2.3. Formulación del Problema de la Investigación
2.3.1. Problema Principal
31 2.3.2. Problemas Secundarios
1.
¿
De qué manera se puede mejorar el control interno de la cuentas por cobrar en la empresa Navarra S.R.L.?2. ¿De qué manera las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar disminuye los riesgos de la empresa Navarra S.R.L.?
3. ¿De qué manera se logra efectos positivos en la gestión económica, mejorando el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L.?
2.4. Objetivos de la Investigación
Cuando se selecciona un tema de investigación se debe proceder a plantear los objetivos de la investigación que resultan después de formular el problema, los cuales son importantes para la elección entre diferentes alternativas estableciendo propuestas que posibiliten resolver los problemas.
2.4.1. Objetivo General
Proponer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L.
2.4.2. Objetivos Específicos
1. Establecer las mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L.
2. Determinar las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar para reducir los riesgos de la empresa Navarra S.R.L.
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2.5. Indicadores de logros de objetivos.-
Muestra los objetivos específicos que laempresa quiere lograr y los indicadores.
CUADRO Nº 3
OBJETIVOS E INDICADORES
2.6. Justificación e Importancia
2.6.1. Justificación
Esta investigación es relevante para las empresas que presentan el problema de incobrabilidad causados por la práctica de inadecuadas políticas y procesos para la concesión de créditos a sus clientes. Asimismo servirán las propuestas que se establezcan para ayudar a mejorar la situación de las empresas a través de un adecuado sistema de control interno de las cuentas por cobrar que permita detectar
a
tiempo sucesos que pueden llegar a impactar de manera negativa los resultados de la organización.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
INDICADORES
*Período promedio de cobro *Rotación de cuentas por cobrar *Porcentaje de deuda vencida
33 Este estudio busca dar a conocer que un eficiente control interno de las cuentas por cobrar reduce los riesgos para mejorar la gestión económica de la empresa, empleando y desarrollando conocimientos avalados por distintos autores relacionados a ambas variables de la investigación como son: control interno y cuentas por cobrar. De esta manera, aportaremos resultados importantes que cooperen a otras investigaciones relacionadas al tema.
El desarrollo de la presente tesina tiene como una de sus principales objetivos contribuir con alternativas para mejorar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar en las empresas, planteando mejoras en las políticas y procedimientos para el otorgamiento de créditos que contribuirán a hacer más eficiente la cobranza, reducir la cartera morosa y aumentar su liquidez logrando estabilizar la situación económica y social de las mismas.
2.6.2. Importancia
El estudio fue realizado con la finalidad de conocer las causas que producen la incobrabilidad de las cuentas por cobrar en la empresa Navarra S.R.L. y establecer mejoras en su control interno. La actividad que cumple el área de crédito y cobranza es fundamental e indispensable y debe desarrollar a cabalidad sus funciones basadas en eficientes acciones a través de las cuales logre sus objetivos y metas.
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2.7. Limitaciones
Durante el desarrollo de la investigación se presentaron varias dificultades para establecer reuniones con el personal del área de crédito y cobranza de la empresa, debido a la poca disponibilidad de tiempo y las múltiples labores de las personas que trabajan en el área mencionada. El tiempo fue un limitante porque solo se contó con cuatro meses para elaborar la tesina.
Dificultad de obtener información del proceso de las cuentas por cobrar, debido al hermetismo de los algunos miembros de las áreas de la empresa.
Recursos Bibliográficos: Existió el material necesario como libros y revistas localizados en las diferentes bibliotecas de universidades privadas y públicas de Lima Metropolitana. Así como textos y artículos virtuales.
35
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1. Diseño de la Investigación
Estuvo basado en un diseño no experimental - descriptivo, donde los datos investigados fueron logrados por observación directa y analizados e interpretados de acuerdo a la realidad de la empresa Navarra S.R.L.
Sin embargo esta investigación tuvo como objetivos describir las variables y analizar la incidencia de la variable independiente referido al control Interno, sobre la variable dependiente cuentas por cobrar que se interrelacionan en un momento dado en la empresa en el área de crédito y cobranza.
3.2. Método de la Investigación:
Dentro del entorno del método científico, se hará uso del método lógico de la ciencia, es decir, la deducción, la inducción, el análisis y la síntesis.
3.2.1. El método inductivo, permitió evaluar a la empresa materia de investigación
36 3.2.2. El método deductivo, ha permitido analizar e interpretar la información
general obtenida de empresas del mismo rubro y aplicarla a nuestro trabajo de investigación en forma individual y específica a cada proceso en el otorgamiento de crédito a los clientes.
3.2.3. Método de análisis, consistió en la recolección de información por separado y
en forma individual de las variables: control interno y cuentas por cobrar, con documentos y datos proporcionados por personal de la empresa. Con esto se logró conocer el objeto de estudio de forma más precisa para luego plantear recomendaciones.
3.2.4. Método de síntesis, es un procedimiento mental que a través del cual se
estableció la integración entre los elementos previamente analizadas como el control interno de las cuentas por cobrar, además permitió obtener conocimiento y conocer los aspectos básicos en una perspectiva de totalidad de las variables estudiadas.
3.3. Tipo de Investigación
La investigación fue de carácter mixto porque combina la investigación documental y el trabajo de campo que radica en la recopilación de fuentes de información, con la ayuda de libros, documentos, revistas, textos virtuales, entrevistas y encuestas, que fueron de ayuda necesaria para desarrollar el presente trabajo de investigación.
3.4. Técnicas e instrumentos
3.4.1.Técnicas
37 documentos y la fuente primaria para la recolección de datos, lo integraron el personal que trabaja en el área de crédito y cobranza y contabilidad.
Las técnicas que hemos utilizado en la elaboración del presente trabajo son: Observación directa
En la presente investigación se aplicó esta técnica con el fin de entender al detalle la naturaleza a investigar, con la recolección de datos, sucesos y fenómenos; se recogió información desde afuera sin intervenir para nada en el hecho investigado y nos fue útil al permitir obtener datos de la situación organizativa de la empresa.
Análisis documental
Se efectuó el análisis de los problemas con las cuentas por cobrar con el fin de describirlos e identificar factores y vías de solución. Las fuentes documentales utilizadas fueron: Documentos impresos, comprobantes de pago, reporte de cobranza, contratos de venta, estados financieros. Además contamos con la elaboración de las fichas textuales y fichas de resumen. Entrevista
Es una técnica que permitió recopilar información correspondiente a la investigación, los resultados a lograr en la misión dependió en gran medida del nivel de comunicación entre el investigador y los participantes en la misma.
Encuesta
38 3.4.2. Instrumentos
Son herramientas que se utilizaron para recabar información utilizada en la investigación y buscar la solución al problema planteado.
Cuestionario
En la presente investigación se empleó como instrumento el cuestionario dirigido al personal de las áreas de venta, crédito y cobranza, contabilidad y tesorería este formulario comprende las preguntas y el registro de las respuestas de los encuestados.
Fichas textuales y de resumen
Estas fichas han ayudado para la recolección de la información que se encuentra dentro del marco teórico de la investigación. Se ha tenido que recurrir a bibliografía especializada enfocada al tema de investigación.
CUADRO Nº 04
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
TÉCNICAS INSTRUMENTO
Observación directa Guía de observaciones
Análisis de documentos Fichas textual y de resumen.
Encuesta o entrevista Cuestionario
Fuente: Elaboración propia
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3.5. Medición de Variables e indicadores
CUADRO Nº 05
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE RECOGIDA DE DATOS
¿Qué necesito conocer? ¿Qué datos responderán a estacuestión?
¿De qué fuentes deben obtenerse los datos?
¿Quién es responsable de contactar con las fuentes y recoger
los datos? 1. ¿Se está realizando un adecuado
control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L. Santa Anita -Lima, período 2015?
2. ¿Se está efectuando mejoras del control interno de las cuentas por cobrar para reducir los riesgos al conceder créditos en la empresa Navarra S.R.L. Santa Anita-Lima, período 2015? los saldos de las cuentas por cobrar y los totales con la cuenta del control coordinación con los encargados de cada fuente.
Asistente de crédito y cobranza.
Asistente de crédito y cobranza.
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CUADRO Nº 06
MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES E INDICADORES
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLES INDICADORES DE LOGROS ITEM INSTRUMENTO
1. Establecer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar.
2. Determinar si las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar reduce los riesgos.
3. Definir los efectos positivos en la gestión económica, mejorando el control interno de las cuentas por
Rotación de cuentas por cobrar.
Porcentaje de deuda vencida.
Antigüedad promedio de cuentas por cobrar.
3. ¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza y el 5. ¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito? a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( ) 6. ¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente? a) SI ( ) b) NO ( ) c) NO RESPONDE ( )
7. ¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos pendientes de cobro a todos los clientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( ) 8. ¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por las
áreas involucradas en una venta a crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE( )
9. ¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación sustentatoria (por Ej. depósitos bancarios)?
a) SI ( ) b)NO ( ) c)NO RESPONDE ( ) 10. ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera
41
3.6. Elaboración de Instrumento
Se elaboró la matriz de planificación para los procedimientos de recogida de datos la cual permitió plantear las interrogantes para la elaboración del cuestionario dirigido a las personas del área de crédito y cobranza, contabilidad y tesorería que laboran en la empresa Navarra S.R.L.
Los datos obtenidos suministran una importante información para el análisis y el desarrollo de los objetivos del presente estudio.
Como instrumento de recopilación de datos se utilizó el cuestionario de preguntas con una muestra de 10 colaboradores de la empresa Navarra S.R.L, éste instrumento contiene los indicadores que describen el comportamiento de las dos variables que son el control interno y las cuentas por cobrar.
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INSTRUMENTO Nº 01
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
CUESTIONARIO PARA DETERMINAR EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L.
Datos Generales:
Área: __________________ Cargo: _____________________ INSTRUCCIONES:
Señores, sírvanse colaborar contestando el presente cuestionario, con la finalidad de despejar las dudas sobre el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L., para lo cual marque con un aspa(x) la alternativa de acuerdo a su criterio.
PREGUNTAS
Fuente: Elaboración propia
Nº
ITEMS¿Existen procedimientos para llevar un control interno adecuado de las cuentas por cobrar y se cumplen? a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su fecha de vencimiento? a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación sustentatoria (por Ej. depósitos bancarios)? a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por cobrar pendientes? a)SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( ) ¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde( )
¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza y el que realiza el cobro?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos pendientes de cobro a todos los clientes? a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por las áreas involucradas en una venta a crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( ) ¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( ) ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera morosa?
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CAPÍTULO IV
CASO PRÁCTICO
4.1. Planteamiento del Caso Práctico
La empresa Navarra S.R.L. es una Sociedad de Responsabilidad Limitada constituida el 12 de Agosto del año 1976, es una empresa que pertenece a la industria gráfica y su producto bandera es la colección de cromos (Álbumes y Figuras), papel de regalo, revistas, almanaques, calendarios, ediciones de libros e impresión (Composición y fotocomposición, servicios de fotograbado, impresiones de clichés y grabados), desarrollándose como productor, distribuidor y proveedor de servicios. Sus operaciones se mantienen en el distrito de Santa Anita como domicilio fiscal.
En el año 2014 las cuentas por cobrar ascendieron a S/ 1, 844,168.39 y en el año 2015 las misma alcanzaron la suma de S/ 2, 639,268.28, estos resultados reflejan que la empresa tiene una alta morosidad en la cartera de las cuentas por cobrar, se debe a un ineficiente control interno al momento de otorgar los créditos y además no se realiza la provisión de la cobranza dudosa.
44 4.1.1.Descripción de la empresa
A) Visión
La visión de Navarra S.R.L. es ser una empresa líder en el sector gráfico, con mayor representación en el medio, formada por profesionales altamente calificados y comprometidos; que permitan satisfacer a nuestros clientes cumpliendo con los estándares de calidad y mejorando el servicio, recurriendo al uso de las más diversas tecnologías de generación, unido a una política de constante actualización y renovación.
B) Misión
La misión de Navarra S.R.L es dar soluciones integrales que satisfagan todas las necesidades de impresión en cuanto a calidad, rapidez y eficiencia que nuestros clientes requieren; basándonos en la grandeza de nuestro capital humano y tecnología de punta.
4.2. Estructura orgánica
Es la forma como está constituida la empresa. 4.2.1. Funciones por áreas:
A) Gerencia General:
El Gerente General es el ejecutivo responsable de la administración de los recursos económicos que se generan por diversas transacciones en la entidad. Desarrolla todas aquellas funciones que están establecidas en el estatuto y reglamento de la empresa.
Funciones:
45 Dirigir la entidad, toma decisiones y supervisa el cumplimento de sus
actividades.
B) Gerencia de informática:
El gerente de Informática es el responsable de conservar el equipo informático de la entidad y mantener adecuadamente el buen estado de la red.
Departamento de Soporte técnico
El jefe de Soporte Técnico brinda asistencia técnica a los departamentos de la empresa al presentarse algún problema al utilizar el hardware software de una computadora , maquinaria o cualquier otro equipo o dispositivo.
Departamento de Diseño gráfico
El Jefe de diseño gráfico se encarga de diseñar los modelos, seleccionar los colores y los acabados para la elaboración del pedido requerido.
C) Gerencia de Administración
El Gerente de Administración es el responsable de brindar el soporte administrativo en la entidad.
Departamento de Recursos Humanos:
El Jefe de Recursos Humanos garantiza la óptima comunicación entre todas las áreas lo cual permita tener un ambiente adecuado.
Funciones:
46 Departamento de Producción:
El jefe de Producción planifica, organiza, dirige, controla las labores del área y supervisa el trabajo que ejecuta el personal a cargo de la producción.
Funciones:
Aceptar la orden del pedido.
Solicitar a logística y almacén los materiales que serán utilizados en la
producción.
Elaborar el documento “parte de conformidad” el cual tiene que estar
firmado.
Departamento de Logística:
El Jefe de Logística se encarga de administrar la adquisición y deposito de existencias y productos terminados. Lleva los requerimientos, facturas, guías de remisión y el parte de conformidad a contabilidad para que lo registre, tiene 24 horas para registrar y enviar a tesorería para que se programe la fecha de pago.
Funciones:
Administrar y controlar con efectividad las existencias desde el almacén
hasta su consumo.
Comprar y abastecer con materiales al departamento de producción. Departamento de Almacén:
El jefe de almacén tiene bajo su responsabilidad la gestión del almacén y la optimización del espacio.
Funciones:
47 Manejar los inventarios y realizar la recepción de los ingresos y salidas
de los productos.
Llevar un control de los documentos que se necesitan para la confección
del pedido hasta la entrega del mismo.
D) Gerencia de Finanzas
El gerente de Finanzas es el encargado de la administración eficiente de la inversión de dinero.
Funciones:
Negociar con instituciones bancarias
Presentar informes y Estados Financieros
Aprobar los créditos.
Departamento de Contabilidad
El jefe de contabilidades es quien planifica las actividades de este departamento, dirigiendo a los diferentes miembros de esta área de acuerdo a la normativa y leyes vigentes.
Funciones:
Elaborar procedimientos y métodos para realizar los registros contables. Realizar el control, arqueo y registro de las operaciones efectuadas en
caja como mínimo una vez al mes.
Mantener información fiable y actualizada para elaborar los estados
financieros que ayudaran a la toma de decisiones.
Controlar y registrar contablemente las operaciones económicas como ingresos, egresos y depósito de las remuneraciones del personal que labora en la entidad.
48 Presentar los libros electrónicos como los registros de ventas y
compras.
Departamento de ventas
El jefe de ventas es el responsable de sostener e incrementar las ventas, mediante la gestión competente del personal a su cargo y del posible mercado de clientes en un tiempo establecido.
Funciones:
Buscar distribuidores y realiza la Venta de Productos. Efectuar las cotizaciones de los productos solicitados. Realizar actividades de registro del pedido (ventas). Emitir órdenes de ventas.
Realizar la facturación de las ventas Departamento de Publicidad
El jefe de publicidad se encarga de desarrollar un conjunto de estrategias con lo que una empresa da a conocer sus productos.
Funciones:
Seleccionar los mejores medios.
Diseñar y planificar campañas publicitarias. Departamento de Tesorería
El jefe de Tesorería vela por la realización de los procesos que garanticen el control de los ingresos de la entidad y su eficiente distribución a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la Institución.
Funciones:
Entregar el fondo a cada responsable de caja chica mediante cheque. Coordinar con el área de crédito y cobranza.
49 Departamento de Crédito y cobranza:
El Jefe de crédito y Cobranza tiene la responsabilidad de recuperar el crédito otorgado aplicando las medidas necesarias para que el cliente cumpla con su obligación de pagar la deuda dentro de los plazos establecidos.
Funciones:
Determinar las políticas de crédito y cobranza, de acuerdo a los fines de
la entidad y lineamientos de la Gerencia General.
Otorgar créditos a los clientes que lo soliciten según los requisitos
determinados.
Dirigir y supervisar las gestiones de cobranza enfocándose a los clientes
morosos.
Llevar el control de todos los clientes dando énfasis en los que significan
un mayor riesgo.
Comunicar a la Gerencia General oportunamente de las acciones
desarrolladas respecto a la cobranza.
Mantener al día la información necesaria de los clientes mediante una
Tarjeta del cliente, donde se registrara todos los movimientos y al finalizar cada mes se totalizaran los saldos.
Supervisar que se cumplan las llamadas telefónicas a los clientes,
50
Políticas de Otorgamiento de Crédito
Es un grupo de medidas que surgen con reglas que rigen los créditos concedidos a los clientes, que cumpliéndolas existe la posibilidad de recuperar la deuda.
Requisitos para la aprobación del crédito
Solicitud de crédito
Se verifica si está registrado en la SUNAT si se encuentra Activo.
Se verifica como se encuentra en el sistema financiero si no está registrado en el control de riesgo según SBS.
Antigüedad de la entidad.
Condiciones luego del otorgamiento de crédito:
El tiempo asignado para la cancelación de los créditos concedidos a los
clientes por servicios prestados son de 30 ,45 a 60 días, de acuerdo al monto.
El mayor límite de crédito asignado a los clientes es de S/50,000.00. El efectivo cobrado a domicilio por los responsables de la cobranza es
hasta un tope de S/.1,000.00, monto que es entregado al departamento de tesorería de la empresa.
En el caso de los paqueteros dejan como garantía una letra de cambio de
por S/.5,000.00, una vez vendido todos los productos que se les ha facilitado en consignación, se devuelve el depósito de garantía.
51
CUADRO Nº 07
REPORTE DE CLIENTES DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L.
Referente de cuentas por cobrar 31/12/2015 APAZA COILA EVARISTO SIMON S/. 16,000.00 18,051.47 ZEGARRA VERAMENDI CHRISTIAN JOEL S/. 12,000.00 15,656.32 FERIA BERNEDO BEATRIZ CARMEN S/. 10,000.00 12,736.84 JULCA ALVAREZ JUDITH ROCIO S/. 10,000.00 12,358.34 ORE QUEQUE ROLANDO S/. 6,000.00 9,853.69 AYQUIPA ALMIDON WENDY FELICITAS S/. 6,000.00 9,605.14 COPY CENTER S.R.L. S/. 5,000.00 5,742.33 URURI GUZMAN JUAN DE DIOS S/. 5,000.00 5,667.46 JESUS SANCHEZ FRANCISCO FERNANDO S/. 4,000.00 4,540.87 CABRERA ROJAS PEDRO FERNANDO S/. 4,000.00 4,809.63 ROQUE LOPEZ SEBASTIAN ALBERTO S/. 3,500.00 3,582.07 ARTEAGA PALACIOS MIRIAN FIORELLA S/. 2,500.00 3,288.71 MIRAVAL MERCADO LUIS FERNANDO S/. 1,500.00 1,574.86 MENDOZA IZARRA HILDA MARIA S/. 1,000.00 1,532.29
En el presente reporte de los clientes de la empresa Navarra S.R.L. se observa que la empresa otorga créditos con límites establecidos, pero estos no se cumplen, se concede mayor ampliación del crédito a los clientes que tienen el máximo límite de crédito y esto conlleva a un alto riesgo de morosidad y consecuentemente a un aumento de las cuentas por cobrar perjudicando la situación económica de la empresa.
52 4.2.2. Organigrama.- Es el esquema donde se visualiza la estructura de la
organización de la empresa Navarra S.R.L.
CUADRO Nº 08
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L.
4.2.3. Estructura por cliente
La empresa se desarrolla con sus clientes en base a la siguiente estructura: a) Mayoristas
Son aquellos que compran a la empresa para vender los productos adquiridos al por mayor, es decir es un intermediario que se identifica por vender a los detallistas, a otros mayoristas o a los productores de otros artículos, pero no al consumidor final.
b) Paquetero
Comerciantes independientes que compran a la empresa se les proporciona una unidad de transporte y comisionan un porcentaje de la venta.
53 c)Bodeguero
Son comerciantes independientes de a píe que por sus ventas se les paga sus servicios de venta.
d)Comisionista
Son personas independientes que realizan eventualmente la venta de productos por cuenta de la empresa a cambio de una comisión.
4.2.4. Proceso de una venta a crédito
a) El área de ventas se encarga de realizar las ventas. b) Las ventas realizadas pasan al área de facturación.
c) Del área de facturación pasan al área de Créditos y Cobranzas.
d) El área de Crédito y Cobranza son encargados de realizar el cobro de las Facturas.
4.2.5. Segregación de funciones
La eficiente segregación de funciones reduce la probabilidad de errores no detectados al disponer de acciones por separado de distintas personas durante el proceso de una transacción y verificación de las actividades ejecutadas.
54
CUADRO Nº 09
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DE LA GESTION DE CUENTAS POR COBRAR
A = Autorización R = Registro P = Control
Nombres y Apellidos Cargo
A R P
Emisión de órdenes de venta Carlos Tarazona Aguilar Jefe de ventas X
Aprobación del crédito Rodrigo Salazar Escudero Jefe de
Finanzas
X
Aprobación de acceso a los archivos de datos relacionados con créditos
Mauricio Miranda Solano Jefe de Crédito y cobranza
X
Autorización de despachos Carlos Tarazona Aguilar Jefe de Ventas X
Preparación de documentos de despacho Alex Cornejo Olivares Jefe de
Almacén
X
Manejo de inventarios para su despacho Alex Cornejo Olivares Jefe de
Almacén
Verificación de las facturas y registro de la secuencia numérica de las facturas de ventas
Fabricio Vargas López Jefe de Contabilidad
X
Aprobación de acceso a archivos de datos relacionados con precios
Rodrigo Salazar Escudero Gerente de Finanzas
X
Mantenimiento del registro de ventas y otros libros electrónicos
Fabricio Vargas López Jefe de Contabilidad
X
Mantenimiento de los registros de cuentas por cobrar
Fabricio Vargas López Jefe de Contabilidad
X
Conciliación de los registros de cuentas por cobrar con la cuenta control del libro mayor
Fabricio Vargas López Jefe de Contabilidad
X
Revisión y aprobación del balance de comprobación mensual de la antigüedad de las cuentas
Fabricio Vargas López Jefe de Contabilidad
X
Preparación de estados de cuenta mensuales de clientes
Mauricio Miranda Solano Jefe de Crédito y Cobranza
X
Revisión y seguimiento de indagaciones y diferencias con los clientes
Rodrigo Salazar Escudero Jefe de Finanzas
X
Manejo de las cobranzas de los clientes Mauricio Miranda Solano Jefe de Crédito
y Cobranza
Usualmente se logra mejorar el control interno con una segmentación de funciones, de tal manera que diversas áreas o individuos sean cumplidos con las diferentes funciones, tal como se muestra en el Cuadro Nº 09 donde refleja la existencia de la separación de funciones por cada personal que se encuentra asignado a las diferentes áreas de la empresa, para esto existe una estructura
55 orgánica que provee la segregación de funciones de acuerdos a las acciones efectuadas para una transacción en este caso se trata de ventas a crédito.
La segregación de funciones es un control interno básico que busca asegurar que ninguna persona tenga la autoridad para ejecutar dos o más transacciones sensibles en conflicto que podrían afectar los estados financieros. Sin una guía adecuada y un enfoque razonable, podría parecer extremadamente difícil lograr implementar, probar, remediar y mitigar la segregación de funciones. Sin embargo, un enfoque basado en riesgos puede lograr que este esfuerzo sea manejable para una compañía de cualquier tamaño.9
En consecuencia la segregación de funciones es un método y parte integral del control interno en las organizaciones, minimiza la posibilidad de presentarse errores. También al establecer controles permite reducir los riesgos que una sola persona concentre determinadas actividades las cuales se deben dar por separado. La administración debe asumir su responsabilidad y demostrar eficiencia al realizar esta forma de control al interior de la entidad aplicando adecuadamente los procedimientos en la distribución de funciones y monitorio constante durante su desarrollo.
56
CUADRO Nº 10
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
57
CUADRO Nº 11
FLUJOGRAMA CON MEJORAS EN EL PROCESO DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
58
CUADRO Nº 12
RIESGOS Y CONTROL
59
4.3. ESTADOS FINANCIEROS
CUADRO Nº 13
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
60 Estado de Situación Financiera.- En este caso se observa que existe una deuda
por cobrar significativa. No se refleja en el estado de resultados la provisión de la deuda incobrable, la empresa no lo considera relevante.
