Aplicación de una Auditoría de Gestión a la Gerencia Trasval S A en Villa Clara en las áreas de Administración General, Medio Ambiente y Contabilidad y Finanzas

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(1)Llniversidad Central Warts 6reu" de Las V i l i Facultad de Ciencias Econbmicas Canera de Contabifidady Finanzas. --. I. r. Lacibn de una Juditoria de Gestibi1 i. rC(. ~ n r Tivn-cwnL h S A --~n,'C/i//n.c/kn ,,.

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(3) “La diferencia entre lo que hacemos y lo que somos capaces de hacer, resolvería la mayoría de los problemas del mundo”. Mahadma Gahandy..

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(5) Un agradecimiento especial: • A la Revolución, por brindarnos la posibilidad del desarrollo profesional. • A mis padres, por su dedicación y esmero en mi vida. • A Edgar, por brindarme su apoyo incondicional y por sus sabios consejos en los momentos difíciles. • A mis sobrinos y abuelos por el apoyo espiritual que me brindaron durante todo el período de estudio. • Al profesor Felipe González Gallo, por confiar en mí y por la posibilidad de trabajar en conjunto. • A los profesores de la Carrera de Contabilidad y Finanzas. • Al grupo de Auditoria del Ministerio del Interior, por su apoyo y generosidad. • Al colectivo de trabajadores de la Gerencia Trasval S.A., por posibilitar el desarrollo de esta obra. •. A mis compañeros de estudio de la carrera, por sus estímulos constantes para llegar al final, por ser protagonistas juntos de momentos inolvidables, a Yaima Echarte Mazorra, Dayami Martínez González y en especial a Neisy Abreu Pérez.. • En fin a todos que hicieron posible esta obra, Gracias..

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(7) Dedicado a la memoria: De Alina Cabrera Romero..

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(9) Resumen El mundo globalizado actual, propone nuevos retos para la supervivencia de las organizaciones, en el cual son constantes las guerras de precios y las que se establecen entre expectativas y percepciones. La auditoría de gestión pasa a ser hoy en día un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué también resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en las unidades un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas; sin embargo la Gerencia Trasval S.A. no cuenta con los procedimientos necesarios que coadyuven al logro de esta aspiración. Para constatar esta situación se realizó un diagnóstico con el objetivo de conocer la situación real de la Gerencia y a continuación aplicar la auditoría de gestión en sus diferentes etapas de exploración y examen preliminar, planeamiento, ejecución e informe en las áreas de Administración General, Medio Ambiente y Contabilidad y Finanzas; esto permite que la administración posea una herramienta de dirección, que contribuya a la reducción de los costos, al aumento las utilidades, al aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Se expone además la importancia de este tipo de auditoría y se establecieron un grupo de recomendaciones para posibilitar la futura aplicación. De este modo la gestión de valores queda hacia la calidad enfocada para los clientes..

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(11) Abstract The currently globalized world propose new challegen for the survival of the organizations, in which it is a constant the wars of prices and between expectations and perceptions. Auditory Management turns to be now days a vital element for Gerency, giving the executive the knowledge for solving economic, social and ecologic issues that at this level generates a healthy dynamism that leads to suceessful goals, nevertheless Trasval Gerency S.A. does not reach the needs of this proposal. A diagnostic was carried out aiming at the Gerency and so on prove the Auditory Management in its different branches of exploration and preliminar examen, planning, execution and General Administration forming, Enviroment, Account and Finance; all this alonds the administration to have diricting tools which permits cost reduction, utility growing, yield of human and material resounrcess. In this project is also exposed the importance of this type of auditory and were established a group of recomendationes for giving the chance of its application in a future. So the quality is focussed for clients..

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(13) Índice. Índice Introducción Capítulo 1. Marco teórico referencial 1.1 Control interno 1.1.1Necesidad e importancia del control interno 1.1.2 Características generales del control interno 1.2 Auditoría interna 1.2.1 Principios, normas y procedimientos de auditoría 1.2.1.1 Normas sobre tributos 1.2.1.2 Normas sobre el desempeño 1.2.1.3 Normas de información 1.2.2 Métodos y técnicas de auditoría 1.3 Generalidades de auditoría de gestión 1.3.1 Características de la auditoría de gestión 1.3.2 Riesgos en la auditoría de gestión 1.3.3 Tiempo de una auditoría de gestión 1.3.4 Etapas de la auditoría de gestión 1.3.5 Beneficios obtenidos al aplicar las auditorías de gestión 1.4 Conclusiones parciales del capítulo Capítulo 2. Diagnóstico de la Gerencia Trasval S.A. Villa Clara 2.1 Introducción 2.1.1 Caracterización de la Compañía de Seguridad y Traslado de Valores S.A. 2.1.2 Estructura de la Gerencia Trasval S.A. Villa Clara 2.1.3 Tipos de servicios que presta la Gerencia Trasval S.A. Villa Clara 2.2 Aplicación de la auditoría de gestión a la Gerencia Trasval S.A. Villa Clara 2.2.1 Exploración y examen preliminar 2.2.2 Planeamiento 2.3 Conclusiones parciales del capitulo Capitulo 3. Aplicación de la auditoría de gestión en le Gerencia Trasval S.A. Villa Clara 3.1 Ejecución de la auditoría 3.1.1 Área de administración general 3.1.2 Área de medio ambiente 3.1.3 Área de contabilidad y finanzas 3.2 Informe de la auditoría de gestión 3.4 Conclusiones parciales del capitulo Conclusiones generales y Recomendaciones Bibliografía Anexos. Página 1 6 6 11 11 13 14 15 17 19 19 23 26 27 28 28 29 32 33 33 33 34 38 40 41 43 45 46 46 46 51 52 64 67 68 72.

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(15) Introducción. 1. Introducción La empresa moderna, independientemente de su nivel de desarrollo, realiza sus actividades en condiciones de limitaciones generalizadas de recursos, se hace vital para su sobre vivencia y evaluación, el uso más racional de estos recursos naturalmente escasos, debiendo preocuparse además por la protección del entornoambiental y social- y lograr utilidades que garanticen maximizar su patrimonio a largo plazo. Las transformaciones económicas que operan en nuestro país, la reinserción de nuestra economía en el mercado mundial, así como la revolución tecnológica inherente a este proceso, exigen la existencia de un sistema empresarial eficiente, funcional y altamente competitivo. En el mundo moderno los sistemas empresariales necesitan elevar su eficiencia. Esta necesidad esta dada, entre otros aspectos, por la estrecha interrelación que existe entre los cambios tecnológicos y organizativos de las empresas, los cuales repercuten directamente en las administraciones. Lo anterior unido a la necesidad de integración horizontal y vertical en el campo de la auditoría ha provocado el surgimiento de la auditoría de gestión, aún no desarrollada totalmente en las condiciones cubanas. La mayoría de los autores consultados, coinciden en plantear que esta auditoría ha penetrado y a diferencia de la auditoria financiera, se orienta hacia el futuro y hacia las posibles mejoras a realizar, llegando a ser una extensión de la administración para determinar cómo está funcionando un área con relación a los objetivos establecidos. La investigación realizada tiene varios elementos vitales para la economía del país, pero entre ellos sobresalen dos: La Seguridad-Traslado de Valores y la Auditoría de Gestión. En los últimos años la actividad de Protección ha venido impulsándose y potenciándose en el mundo y, en particular en nuestro país, dada la necesidad de garantizar la seguridad y salvaguarda de los recursos con que cuentan las entidades, propiedad del pueblo, donde a pesar de que se construye una sociedad más justa a la que se tenía antes de 1959, lamentablemente todavía coexisten en ella elementos.

(16) Introducción. 2. que tratan de vivir del sudor ajeno, desviando, despilfarrando o hurtando los recursos destinados al desarrollo de nuestra economía, que sufre como ninguna de las existentes en el planeta, un despiadado bloqueo y guerra económica de parte de la potencia más poderosa de la historia de la humanidad. Como resultado de la aplicación de las auditorías de gestión en empresas y unidades, las administraciones podrán identificar los puntos fuertes y débiles, por áreas funcionales, así como el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se realice sus actividades, teniendo en cuenta que la auditoría de gestión no constituye un simple análisis económico de las mismas, sino que responde a un análisis más profundo, al no limitarse solo a mostrar cifras y explicaciones, sino que debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas antieconómicas, ineficientes o ineficaces detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento. Por lo que un análisis y diagnóstico como este permiten de forma periódica conocer los verdaderos problemas viabilizando o permitiendo la puesta en práctica de acciones correctivas a tiempo lo que de seguro mantendrá a las empresas y unidades en su posición de líder en el negocio del mercado. En el Decreto Ley No.159, la auditoría de gestión esta definida como. "El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y usos de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas". Todos los beneficios de la aplicación de las auditorías de gestión no se han podido obtener en la Compañía Trasval S.A., debido a la no aplicación de este tipo de auditoría. Esto provoca no se establezcan directrices de selección, promoción y rotación del personal, no se realicen recomendaciones a la Gerencia en cuanto al trabajo y orientación de la carrera de cada uno de los ejecutivos en cada área, no fluyan los procesos de toma de decisiones, a través de la red de comunicaciones de la Gerencia..

(17) Introducción. 3. En resumen se puede plantear que las auditorías de gestión ayudan a la administración a reducir los costos y aumentar las utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa, vinculando los resultados más importantes con el efecto que ésta provoca sobre la entidad auditada en su economía, eficiencia y eficacia, el llamado efecto sobre las tres “E”. Todo lo anterior caracteriza la situación problémica que originó la presente investigación cuyo problema científico se resume como la no existencia en la Gerencia Trasval S.A., subordinada al Ministerio del Interior, de los procedimientos que permitan aplicar la auditoría de gestión en sus diferentes etapas, (exploración y examen preliminar, planeamiento, ejecución, informe y seguimiento), en las áreas de Administración General, Medio Ambiente y Contabilidad y Finanzas, provoca que la administración no posea una herramienta de dirección, que contribuya a reducir los costos, aumentar las utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, para lograr los objetivos para los que fue creada la Gerencia. Por lo tanto si se elaboran e implementan los procedimientos para aplicar en su totalidad la auditoría de gestión en la Gerencia Trasval S.A., lográndose aumentar la calidad, resaltar oportunidades, eliminar averías y pérdidas, observar la realización de los controles y asegurarse de que las políticas y procedimientos de la dirección de la Gerencia sean cumplidas, se le podrá dar solución al problema científico planteado. En correspondencia con ello, se plantea la hipótesis de investigación siguiente, es posible contribuir al aumento de la calidad, a la detección de oportunidades, a la disminución de averías y pérdidas, al correcto desarrollo de los controles de la dirección de la Gerencia Trasval S.A., si se implementan procedimientos que perfeccionen la aplicación en sus diferentes etapas, de la auditoría de gestión en las Gerencias que integran la Compañía, que permitan reducir los costos, aumentar las utilidades y aprovechar mejor los recursos humanos y materiales. Esta hipótesis quedará validada si al determinar los principales indicadores de la Dirección. Comercial,. indicadores. económicos. financieros,. Rotación. de. los. Inventarios, Rotación de las Cuentas por Cobrar, Plazo Medio de las Deudas de los.

(18) Introducción. 4. Clientes, entre otras después de implementado los procedimientos se logra que la Gerencia sea eficiente en sus operaciones. Es por esto que el objetivo general de la investigación es elaborar los procedimientos para aplicar la auditoría de gestión en los departamentos de Administración General, Medio Ambiente, Contabilidad y Finanzas que integran la Gerencia Trasval S.A., en sus diferentes etapas. De este se derivan los objetivos específicos siguientes: 1. Construir el marco teórico – referencial de la investigación a partir de la consulta de la literatura científica internacional y nacional más actualizada, principalmente sobre las temáticas; sistema de control interno, auditoría interna y auditoría de gestión. 2. Realizar un diagnóstico de la entidad para aplicar la auditoría de gestión en la exploración y examen preliminar, planeamiento y ejecución en el área de Administración General, Medio Ambiente; Contabilidad y Finanzas, que permitan reducir los costos, incrementar las utilidades, aumentar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales en la Gerencia. 3. Validar los resultados mediante la aplicación de los procedimientos en las áreas funcionales de Administración General, Medio Ambiente; Contabilidad y Finanzas, en la Gerencia de la Compañía Trasval S.A., subordinada al Ministerio de Interior. El objeto de estudio lo constituyen los sistemas operacionales de la Gerencia. El trabajo es novedoso, trata de una problemática inexplorada en la Gerencia Trasval S.A., se logra el cumplimiento de los objetivos trazados y se confirma la hipótesis, ofrece un instrumento válido para la realización de Auditoría de Gestión en las áreas de Administración General, Medio Ambiente, Contabilidad y Finanzas, que permitan reducir los costos, incrementar las utilizadas, aumentar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales en la Gerencia y con una gran repercusión en el logro de la eficiencia y competitividad. El trabajo realizado está compuesto por tres capítulos contenidos fundamentales son los siguientes:.

(19) Introducción. 5. Capitulo 1: Marco teórico referencial. Incluye el análisis de la bibliografía nacional e internacional más actualizada vinculada a las temáticas mencionadas anteriormente. Capítulo 2: Diagnóstico de la Gerencia Trasval S.A. Villa Clara. Incluye la caracterización de la Gerencia, mediante la Exploración y examen preliminar y la planeación de la Auditoría de Gestión. Capítulo 3. Aplicación de la Auditoría de Gestión en la Gerencia Trasval S.A. En este capítulo se aplican los procedimientos para las diferentes etapas en las áreas de Administración General, Medio Ambiente, Contabilidad y Finanzas, en la Gerencia Trasval S.A., subordinada a la Compañía Trasval S.A., del MININT. Además en la tesis se exponen un conjunto de conclusiones y recomendaciones con el propósito de brindar una visión del alcance y significado de la investigación..

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(21) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 6. Capítulo 1. En correspondencia con lo planteado en la introducción de esta tesis se exponen en este capítulo los resultados de un estudio amplio y minucioso de las temáticas, la cual se corresponde con el hilo conductor del marco teórico referencial figura 1.1. 1.1. El Control Interno El sistema de control interno es proponer mejoras a las actividades y procesos del control. Ante esta responsabilidad, además de actualizar constantemente sus conocimientos, depender del más alto nivel de la organización y efectuar una planificación de su trabajo, deben adoptar los conceptos enunciados en el informe del Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Comition, National Comition Fraudulent Financial Reporting, (COSO), con el objeto de mejorar y estandarizar sus metodologías de trabajo. Existen diferentes conceptos en el mundo referentes al control interno, brindadas por diferentes autores, permitiéndonos arribar a la conclusión de que el control interno proporciona una seguridad razonable, pero no absoluta, la existencia de un sistema de control interno con las condiciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos, pero no significa que estos se cumplirán. En Cuba, el extinto Comité Estatal de Finanzas, actual Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) lo define como: “El conjunto de medidas destinadas a: •. Proteger los recursos contra los desperdicios, fraudes y el uso indebido e ineficiente,. •. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables,. •. Alentar y medir el cumplimiento de las disposiciones de los organismos estatales que le atañen. y de la política, normas e instrucciones de sus organismos. ramales, uniones y la propia unidad, •. Evaluar la eficiencia de las operaciones,. •. Coadyuvar a que la información que se brinda a la administración sea correcta y veraz..

(22) Figura 1.1. Hilo Conductor Capitulo 1.. Control Interno. Auditoría Interna. Necesidades e importancia. Principios, normas y procedimientos. Características generales. Métodos y técnicas. Generalidades de Auditoría de Gestión. Características. Riesgos. Tiempo. Etapas. Beneficios obtenidos.

(23) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 7. El Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), el 23 de septiembre de 2003, emitió la Resolución No. 297/03, poniendo en vigor las nuevas definiciones del control interno, el contenido de sus componentes y sus normas. El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las unidades. Se define como un proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal en una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: •. Confiabilidad de la información.. •. Eficacia y eficiencia de las operaciones.. •. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.. •. Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad (RRHH).. De esta definición se extraen cuatro elementos fundamentales: •. El control interno es un proceso. Es un medio para conseguir un fin, no un fin en sí mismo.. •. El control interno lo llevan a cabo las personas en cada nivel de la organización.. •. El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, ya sea a la administración o a la dirección.. •. El control interno piensa facilitar la consecución de los objetivos en las unidades.. Los elementos fundamentales de esta definición se describen a continuación. Proceso: constituye una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de una unidad. Los procesos de negocios, que se llevan a cabo dentro de las mismas y funciones de la organización, se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de la planificación, ejecución y supervisión. Las Personas: el control interno lo llevan a cabo la gerencia y los demás miembros de la unidad. Lo realizan los miembros de una organización, mediante sus acciones y palabras. Son las personas quienes establecen los objetivos de la unidad e.

(24) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 8. implantan los mecanismos de control los empleados deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad. Seguridad razonable: el control interno solo puede entregar un grado de seguridad razonable a la gerencia para lograr los objetivos de la organización. Las posibilidades de conseguirlo se ven afectadas por las limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno. En ella incluye, las opiniones dadas en la toma de decisiones pueden ser erróneas, los encargados de analizar los costos y beneficios, pueden tener problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de falla humana, tan simple como un error o equivocación. La implantación adecuada del sistema de control interno, es responsabilidad de la administración de la unidad y en el mismo tienen una amplia participación el total de sus trabajadores, permitiendo prevenir o detectar errores o irregularidades importantes en los controles. La práctica sistemática del control interno debe examinar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la unidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas unidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección y capacitación de personal. Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad..

(25) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 9. El control interno consta de cinco componentes: 1. Ambiente de Control: Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concientización de sus trabajadores respecto al control. Incluye la integralidad, los valores éticos, la capacidad. de los. trabajadores, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y las responsabilidades, organiza y desarrolla profesionalmente a sus trabajadores y la atención y orientación que proporciona el Consejo de Dirección. 2. Gestión de Riesgos: Cada unidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que deben ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base para determinar cómo éstos han de ser gestionados, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. En el proyecto de modificaciones a este componente se incorpora: •. Proceso estructurado, consiente y continúo implementado a través de toda la organización para identificar, evaluar, medir. y reportar. amenazas y oportunidades que afecten el poder alcanzar los objetivos. •. Diseñado para identificar potenciales eventos que puedan afectar a la entidad y administrar el riesgo, para proveer una razonable seguridad en el logro de los objetivos.. •. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control. vigente los neutraliza, se evalúa la. vulnerabilidad del Sistema de Control Interno. •. Se deben identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos), como de la actividad..

(26) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. 10. Las normas de este componente se aplicaran a aquellos riesgos que no se encuentren regulados por la legislación específica de una autoridad competente.. •. Se deben identificar los objetivos de control, los que deben ser específicos, adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la organización.. •. La característica de proceso refiere que sus elementos se integran entre si y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección.. •. Es un proceso iterativo en el que es conveniente “partir de cero”, o sea no debemos basarnos en esquemas e identificación de riesgos anteriores.. 3. Actividad de control: Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección, ayudan a que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la unidad. 4. Información y Comunicación: Hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. 5. Supervisión y Monitoreo: Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas..

(27) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 11. 1.1.1. Necesidad e importancia del control interno El objetivo fundamental es lograr a partir del conocimiento de nuestras debilidades, una concientización mejor de la necesidad del control interno y contribuir a la mayor eficiencia y eficacia en los resultados del trabajo, así como también es un objetivo, ir ganando el espacio necesario en la comprensión de la actividad de auditoría, no sólo como medio de control, sino como un necesario órgano de consulta para las entidades: •. El Control Interno es un instrumento para lograr a eficiencia y eficacia en e trabajo de las entidades.. •. El desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es decir solo contable.. •. La introducción de nuevas cuestiones que aporten elementos generalizadores para la elaboración de los Sistemas de Control Interno en cada entidad, incluido un sistema de control sobre los procesos de tecnología de la información y las comunicaciones (TIC), que satisfaga los requerimientos de la misma.. 1.1.2. Características generales del control interno El control interno asegura que la dirección sea consciente del progreso y del estancamiento de la unidad. Sin embargo no asegura que se consigan los objetivos. Es decir, que existen hechos que son ajenos al control de la dirección. Lo más que se puede esperar de un control interno es la obtención de una seguridad razonable. El establecimiento de mejores prácticas de control interno sobre información financiera requiere de una serie de acciones, que incluyen: •. Identificar áreas de riesgo del negocio y transacciones que pueden tener impacto significativo en los Estados Financieros.. •. Revisar, y en algunos casos reenfocar, la documentación de los procesos y controles operativos, tanto los ejecutados manualmente como los procesados mediante aplicaciones tecnológicas, para transacciones recurrentes. Algunos.

(28) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 12. ciclos de transacciones recurrentes significativos comprenden, entre otros, los ciclos principales de ingresos, egresos, tesorería, administración de inventarios y de activos fijos. •. Establecer (ya que en muchos casos no hay documentación sistemática de estas actividades). procedimientos. de. control. interno. sobre. transacciones. no. recurrentes. Tales transacciones suelen relacionarse con el cálculo, registro y administración de provisiones y acumulaciones, la preparación de declaraciones de diversos impuestos aplicables, el cumplimiento con cláusulas contractuales y de convenios de deuda, la revelación de eventuales litigios, etc. •. Establecer procedimientos documentados de control interno para la compilación, presentación, ajuste, consolidación y emisión de estados financieros y sus revelaciones conexas, para uso externo.. •. Para los controles internos sobre informaciones financieras significativas que se hayan identificado, evaluar periódicamente el diseño y la efectividad de tales controles.. El fortalecimiento del control interno sobre la información financiera debe basarse en un plan de trabajo debidamente estructurado, orientado hacia la identificación de riesgos, procesos y controles relacionados. A su vez, ello requiere la consideración del ambiente de controles generales de cada organización, el cual establece “el clima en la cima” y provee directrices de carácter corporativo, y el establecimiento de mecanismos adecuados de monitoreo para validar periódicamente la efectividad del control interno sobre la información financiera de manera constante y detectar y corregir oportunamente posibles debilidades en los controles internos en uso. Principales características: •. Es un proceso, un medio para lograr un fin y no un fin en si mismo.. •. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y de procedimientos.. •. La persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo a los niveles de autoridad establecidos..

(29) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. En. su. cumplimiento. 13. participan. todos. los. trabajadores. de. la. entidad. independientemente de la categoría ocupacional que tengan. •. Debe facilitar la consecución de los objetivos en una o más áreas de la entidad.. •. Aporta un grado de seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos fijados.. •. Propende a logro de autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.. •. Puede contener procesos automatizados, mediante e uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.. •. Todas. sus. partes. tienen. que. ser. objeto. de. supervisión. (monitoreo,. autoevaluación, certificación, auditoria). 1.2. La Auditoría Interna El Decreto Ley No. 159, De la Auditoría, el 8 de junio de 1995, del Ministerio de Auditoría y Control del Consejo de Estado de la República de Cuba, en su Capítulo II, Sección I, Artículo2; define la Auditoría como: “ Proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo con el fin de determinar el grado de correspondencia entre las afirmaciones y los criterios establecidos para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con las normas y procedimientos técnicos”. La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades. Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección..

(30) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 14. Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores independiente. que. permita. internos, para proporcionar una conclusión calificar. el. cumplimiento. de. las. políticas,. reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen. Estos servicios se clasifican como sigue: •. auditoría de gestión u operacional;. •. auditoría financiera o de estados financieros;. •. auditoría de cumplimiento;. •. auditoría de tecnologías de la información;. •. auditoría de seguimiento o recurrente; y. •. auditoría especial.. Es importante señalar que al revisar las diversas literaturas especializadas sobre el tema, podemos encontrar diferentes conceptos de auditoría, que giran en torno a una misma base donde la auditoría es aquella profesión encargada de revisar que la entidad cumpla con todos los reglamentos, leyes, decretos-leyes e instrucciones vigentes de carácter externo e interno , observándose los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; así como que las labores ejecutadas en las diferentes áreas sean con la eficiencia y la calidad requerida teniendo en cuenta lo establecido y que los datos contabilizados en el Balance sean fiables, ayudando a la administración de la entidad con una valoración integral de la misma. 1.2.1. Principios, normas y procedimientos de auditoría En nuestro país los principios y normas de la auditoría se establecen en el Decreto Ley No. 159, artículo 20 donde se expresa: “El auditor, por el desempeño de su actividad y en ocasión de ella, se regirá por el Código de Ética Profesional que al efecto se dicte por la organización profesional correspondiente”. El Código de Ética del Auditor contribuye a preparar al auditor para que pueda ejercer una práctica.

(31) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 15. profesional de óptima calidad que garantice prestar sus servicios con alta profesionalidad y agregar valor a su trabajo para hacerlo más eficiente, así como orientar sus servicios a la satisfacción de los clientes. Las nuevas exigencias para fortalecer. las estructuras de los procesos,. operacionales, actividades, departamentos, y secciones administrativas de las organizaciones empresariales y presupuestadas, han llevado a un cambio significativo en la dirección y expectativas de la Auditoría Interna y en su pape dentro de la organización. Es importante resaltar que las nuevas definiciones del Control Interno, emitidas por el MFP y mencionadas en e epígrafe anterior, presenta las nuevas funciones que la Auditoría Interna como parte del proceso de diseño, implementación, análisis de los riesgos, supervisión y monitoreo del nuevo Sistema de Control Interno, aprobado para cada organización. Las actividades de Auditoría Interna son ejercidas en ambientes legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían en propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización. Las Normas de Auditoría Internas se establecen en la Resolución No.100/04, del MAC, de fecha 11 de noviembre del 2004, las mismas son esenciales para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos, en cada ámbito donde se desempeñen dentro del Sistema Nacional de Auditoría. Para lograr los objetivos de la profesión anteriormente expresados, las Normas se dividen en Normas sobre atributos, Normas sobre el desempeño, Normas de Información. 1.2.1.1 Normas sobre atributos: Propósito: Trata sobre los atributos que deben tener los auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones a las que pertenecen. Están referidas a la independencia y objetividad en el trabajo, el debido cuidado profesional, así como la.

(32) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 16. existencia de un programa de aseguramiento de la calidad en la ejecución de la Auditoría Interna. Independencia y objetividad: La actividad de Auditoría Interna debe ser independiente y responder al máximo nivel de dirección de la organización, de forma que le permita cumplir sus responsabilidades adecuadamente. Debe estar libre de injerencias al determinar el alcance de la Auditoría Interna, al desempeñar su trabajo, al evaluar y comunicar sus resultados. Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y evitar los conflictos de intereses. Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que hay impedimento de objetividad si un auditor interno provee servicios de Auditoría y Consultoría para una actividad en la cual haya tenido responsabilidades en los tres últimos años del ejercicio económico, acorde con la legislación vigente. Capacidad profesional: Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La actividad de Auditoría Interna, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. Los auditores internos deben tener conocimiento de los riesgos y controles claves en tecnologías de la información y de las técnicas de auditoría disponibles basadas en su uso, que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Los. auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras. competencias necesarias mediante la capacitación profesional continua. Debido cuidado profesional: El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar; el alcance necesario para lograr los objetivos del trabajo a ejecutar; la complejidad o nivel de importancia relativa de asuntos, operaciones, actividades y recursos, a los cuales se les aplican procedimientos de Auditoría; la.

(33) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 17. probabilidad de la ocurrencia de errores, irregularidades o fraudes; la utilización de herramientas de auditoría asistida por computadora u otras técnicas de análisis de datos; y la adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Aseguramiento de la calidad: La Unidad de Auditoría a cualquier nivel debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de Auditoría Interna y revise continuamente su eficacia. Este programa debe incluir, tanto las evaluaciones de la calidad a recibir por el área correspondiente del Ministerio de Auditoría y Control, como por el nivel superior de la propia organización a la que pertenece la unidad. 1.2.1.2. Normas sobre el desempeño Propósito: Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de las actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos servicios. Los resultados que se obtienen cuando se aplican estas normas son la fuente principal del contenido del informe correspondiente. Planeamiento: Al planear la Auditoría Interna, el auditor interno debe definir los objetivos, el alcance y metodología dirigidos a conseguir esos logros. Los objetivos son los resultados que la Auditoría Interna debe lograr; identifican los asuntos más importantes que deben ser tenidos en cuenta y que responden a las necesidades específicas de la autoridad competente. Por consiguiente, al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar: •. los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales ésta controla su desempeño;. •. los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable;. •. la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y de Control Interno de la actividad; y.

(34) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. 18. las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y de Control Interno de la actividad.. Objetivos de trabajo: Los auditores internos deben establecer objetivos específicos para cada trabajo y éstos deben reflejar la evaluación preliminar de los riesgos, el control interno y la dirección, hasta el grado de extensión que se considere necesario por el auditor interno. Alcance del trabajo: El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo control de terceros. Asignación de recursos para el trabajo: Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles. Programas de trabajo: Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la ejecución de la Auditoría Interna. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser autorizado oportunamente por la persona facultada. Supervisión y revisión: El trabajo de los auditores internos agrupados en una Unidad de Auditoría Interna, debe ser revisado por el jefe de grupo y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello. La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la Auditoría Interna desde su inicio hasta la presentación del informe al nivel competente. La supervisión implica determinar si se están alcanzando los objetivos previstos en la Auditoría Interna y dirigir los esfuerzos de los auditores cumplimiento.. internos hacia su.

(35) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 19. 1.2.1.3. Normas de Información Propósito: Las Normas de Información establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de Auditoría y Consultoría ejecutados a cualquier nivel. Forma y contenido: Los auditores internos deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su organización. El informe debe incluir los objetivos de la Auditoría Interna, su alcance y metodología; exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditoría Interna se realizó de acuerdo con estas normas. El formato general de los informes de Auditoría Interna y criterios generales de contenido, entre las partes fundamentales podemos citar: encabezamiento, introducción, conclusiones, resultados, recomendaciones, Generalidades y anexos. Los procedimientos de auditoria pueden definirse como los actos o pasos detallados a efectuar durante la realización de esta, debe dar cumplimiento a las normas y quedar integrada en el programa de auditoria, se basan en el criterio profesional del auditor y debe estar en correspondencia con las características de la entidad que va a ser auditada. Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros; es decir, las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y los procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. 1.2.2. Métodos y Técnicas de Auditoría En el proceso de auditoría se pueden utilizar varios métodos prácticos de investigación y prueba que se emplean por los especialistas para lograr las evidencias, mediante verificaciones necesarias que fundamentan los criterios del auditor sobre eventos específicos revisados por él..

(36) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 20. La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza. El muestreo se define como la técnica de aplicación de un procedimiento sustantivo a menos de la totalidad de las partidas, asientos de una cuenta o clase de operaciones, con el fin de evaluar algunas características de la función, área, tema, cuenta, materia o actividad y facilitar una conclusión con relación al universo completo de lo que está auditando. Todo tipo de muestreo representa un riesgo, el que está dado por la posibilidad de seleccionar una muestra que no sea representativa del universo de lo que se pretenda verificar. También se asume el riesgo de que la muestra no contenga el mismo porcentaje de errores que el conjunto de la población, lo que puede ocurrir tanto en las Pruebas de Cumplimiento, así como, en las Pruebas Sustantivas. Pruebas de Cumplimiento: Se diseñan para obtener una cierta seguridad de que se cumplen las disposiciones y procedimientos establecidos sobre el control interno (contable y administrativo). Pruebas Sustantivas: Consisten en las comprobaciones diseñadas para obtener la evidencia de la validez de las operaciones, propiedad de las transacciones y saldos que conforman los estados financieros. El muestreo puede ser estadístico o no. El auditor al diseñar y evaluar aplicaciones de diseño, ya sean estadísticos o no, debe estudiar los factores fundamentales señalados. Muestreo estadístico (aleatorio, sistemático); Muestreo no estadístico (por Bloques, Estratificado, Al azar), Es el método de uso más generalizado mediante el cual el auditor selecciona completamente al azar una muestra dentro del universo del tema, cuenta, artículos, etc. a revisar, lo que asegura que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas..

(37) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 21. Entre las principales técnicas seleccionadas con los procedimientos diseñados para su utilización en una auditoría se encuentran las siguientes: •. Inspección: Es el examen minucioso de los recursos físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad, o presentada en los estados financieros.. •. Observación: Presencia física para apreciar operaciones concretas que involucren al personal, procedimientos y procesos, como medio de evaluación de la propiedad o de las actividades.. •. Confirmación: Comunicación independiente de una parte ajena para determinar la exactitud y validez de una cifra o hecho registrado.. Aunque existen varios tipos de confirmación, el POSITIVO es el que más se utiliza, el cual consiste en enviar el dato y pedir que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Lo anterior no excluye que el jefe de la auditoría determine utilizar cualquier otro, entre ellos, el NEGATIVO o el CIEGO. •. Investigación: Es una de las técnicas más importantes y consiste en examinar acciones, condiciones, acumulaciones de activos y procesamiento de activos y pasivos, con el objetivo de ver la realidad del tema bajo estudio y obtener las respuestas orales o escritas a preguntas concretas relacionadas con las áreas de importancia de la auditoría. Puede emplear cualesquiera de las técnicas de auditoría, o todas ellas. Su objetivo es obtener evidencia suficiente y competente para apoyar una posición predeterminada.. •. Confrontación: Seguimiento del registro y traspaso de transacciones concretas a través del proceso de contabilidad, como medio de ratificación de la validez de las transacciones y del sistema de contabilidad.. •. Realización de nuevos cálculos: Repetición de los cálculos matemáticos necesarios para establecer su exactitud..

(38) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. 22. Revisión de documentos y comprobantes: Examen de las pruebas escritas, como una factura de compra u hoja de pedido recibidos como justificación de una transacción, asiento o saldo de cuenta.. •. Recuentos: Recuento físico de los recursos individuales y documentos, de forma secuencial, según sea necesario, para justificar una cantidad.. •. Exploración: Evaluación de determinadas características de la información como método de identificación de aquellas partidas que requieren un examen adicional.. •. Análisis: Recopilar y manipular información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determina las relaciones entre las diversas partes de una operación, así como el impacto real sobre la organización de las acciones de sus partes, o el efecto de acuerdos, contratos y reglamentos. Involucra la separación de las diversas partes de la organización o de las distintas influencias sobre la misma, después determina el efecto inmediato o potencial sobre una organización dada o una situación determinada. Incluye procesos analíticos como: análisis de tendencias, regresión lineal, análisis de relaciones y otros métodos.. •. Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado, por lo general, mediante la firma de una autoridad.. •. Evaluación: Es el proceso de arribar a una decisión basada en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor y constituye la sustancia de los resultados de la auditoría. Una evaluación imprime el sello profesional del auditor.. •. Simulación: Es una técnica de verificación que consiste en duplicar las operaciones reales utilizando los datos de un período determinado; cotejando los resultados con los reales, proporciona una base para probar mediante la comparación, la razonabilidad, confiabilidad y legitimidad de la misma..

(39) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 23. 1.3 . Generalidades de la Auditoría de Gestión La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad de medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en qué está fallando o qué no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. De ahí que se utiliza como una herramienta que permite cuantificar los errores administrativos que se estén cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. El concepto sobre Auditoría de Gestión según el CECOFIS se formula como “el examen y evaluación que se realiza en una actividad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos humanos, materiales y financieros y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materiales examinadas”. En Cuba la Auditoría de Gestión se encuentra definida en el Decreto Ley No. 159/1995 del Ministerio de Auditoría y Control (MAC), de la siguiente forma: “Consiste en el examen y evaluación de la gestión de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación, control y uso de los recursos y en la conservación y prevención del medio ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables”. La mayoría de las definiciones propuestas para la auditoría de gestión u operacional incluyen alguna referencia a la economía, eficiencia, eficacia y comportamiento de la unidad, el medio ambiente y la igualdad de medios. A manera de conclusión la auditoría de gestión u operacional consiste en el examen y evaluación que se realiza a una unidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia, en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la.

(40) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 24. utilización más racional de los recursos y mejorar la actividad y materias examinadas además podemos observar en diferentes publicaciones que no solo la Auditoría de Gestión se ve inmersa en esa actividad solamente sino que llega a analizar Equidad, la Ecología, y además la Ética. A estas conclusiones añadiremos, según nuestra opinión, que no se trata solamente de que se utilice el análisis de métodos, sistemas y procedimientos que pueden estar presentes también en otros tipos de auditorías, sino que su objetivo fundamental consistente en evaluar el nivel de economía, eficiencia y eficacia en la gestión de la dirección con relación a los objetivos previstos en cada área auditada, para ayudar a la administración a mejorar los resultados. En la auditoría de gestión es necesario llegar con el análisis hasta las causas que generan los problemas o desviaciones y su efecto económico, pues no es suficiente conocerlos, hace falta saber que los origina, para incidir realmente con las recomendaciones en los resultados la evaluación que se realiza a una unidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia, en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar la actividad y materias examinadas. La auditoría de gestión tiene, entre otros propósitos: •. Asegurar el conocimiento, interpretación y la aplicación de los avances de la gestión moderna en la dirección de los negocios.. •. Asesorar a la alta dirección en el proceso de toma de decisiones para implementar el sistema de control interno y de gestión que requiere la unidad, a través de propuestas y recomendaciones.. •. Evitar la duplicación de esfuerzo del personal, el trabajo de poca o ninguna utilidad, evitar el ocio y el exceso de personal.. •. Identificar los problemas legales, que se cumplan con las leyes y regulaciones que pudieran afectar el uso de sus recursos..

(41) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. 25. Facilitar el proceso de planeación estratégica y de la calidad total de las organizaciones.. •. Mejorar los niveles de productividad, competitividad y facilitar la consolidación de la política de control de la calidad.. •. Asesorar a la alta dirección en el proceso de toma de decisiones para implementar oportunamente los factores de orden científicos tecnológicos.. •. Preparación de informes relacionados con la economía y eficiencia, que sean validos y confiables.. La auditoría de gestión examina: •. Objetivos, planes, métodos y políticas,. •. La estructura orgánica de la unidad,. •. El uso de los recursos físicos y humanos,. Al buscar evidencias sobre este aspecto debe informar a la gerencia sobre la eficiencia o ineficacia de la actuación administrativa, con el objetivo de: •. Aumentar la calidad.. •. Resaltar oportunidades.. •. Eliminar desperdicios o pérdidas.. •. Observar la realización de los controles.. •. Asegurar que las políticas y procedimientos sean cumplidos.. •. Vigilar los planes y objetivos de la unidad.. •. Estudiar con amplio sentido de colaboración nuevas ideas e innovaciones que conduzcan a la excelencia administrativa.. La auditoría de gestión no constituye un simple análisis económico de la entidad, sino que responde a un examen mucho más profundo, al no limitarse sólo a mostrar cifras y explicaciones. Esta debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas antieconómicas, ineficiente e ineficaces, detallando las cusas y.

(42) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 26. condiciones que lo provoquen y el afecto que lo produce, es decir, El precio del incumplimiento. El precio del incumplimiento: Es la sumatoria de los efectos producidos por los incumplimientos, prácticas antieconómicas, ineficiencias, perjuicios económicos, daños materiales, financieros y humanos que se detecten en la organización y repercuten en la Sociedad y el Estado. 1.3.1. Características de la auditoría de gestión La auditoría de gestión, indudablemente debe poner de relieve las siguientes características: 1. Económica: El costo de este control integral debe ser inferior a los beneficios que de ella se esperan. 2. Preventiva: La auditoría de gestión debe inferir recomendaciones para el futuro, frente a los problemas del presente. 3. Ágil: Esta evaluación no debe entorpecer las operaciones normales de la unidad. 4. Pertinente: Debe cubrir todos los aspectos estratégicos, logísticos y tácticos, o sea los aspectos más relevantes de la organización. 5. Crítica: La auditoría, independientemente de quien la practique, sean auditores internos o auditores externos, debe permitir la emisión de juicios válidos sobre cualquier materia examinada, para que la unidad proceda a efectuar las correcciones que correspondan. 6. Sistemática: La auditoría de gestión debe obedecer necesariamente a una planeación basada sobre una determinada metodología que le permita al auditor obtener la evidencia pertinente y suficiente para poder opinar sobre lo que está examinando. 7. Analítica: Cuando examina la gestión de una unidad, debe estar en condiciones de descomponer cualquier función para poder encontrar las causas de los problemas y sugerir las correcciones del caso..

(43) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 27. 8. Comprobada: Las conclusiones a las cuales se llega con este examen, deben estar debidamente respaldadas por documentación, o por conclusiones explicadas en las respectivas hojas de trabajo del auditor de gestión. 9. Multidisciplinaria: La auditoría de gestión, incorpora sin mayores problemas el trabajo de determinados especialistas en diversas actividades de su examen, pero la dirección de la misma siempre están a cargo de un especialista en Contabilidad. 10. Objetiva: Los juicios a los cuales ha llegado la auditoría de gestión en una organización, deben ser producto de una evaluación imparcial e independiente de los hechos que los originaron. 1.3.2. Riesgos en la auditoría de gestión Al realizar la auditoría no estará excenta de errores y omisiones de suficiente significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su informe, por tanto tenderemos en cuenta los tres componentes del riesgo: Riesgo Inherente: ocurren errores importantes generados por las características de la unidad. Riesgo de Control: el sistema de control interno no prevenga o corrija tales errores. Riesgo de Detección: los errores no identificados por los controles internos tampoco sean reconocidos por el auditor. Sería necesario para evaluar la existencia o no de riesgo de auditoría de gestión, tener en cuenta los aspectos siguientes: •. Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la información.. •. Considerar si es adecuado el diseño del sistema de control interno y probar su eficacia.. •. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el sistema de control interno.. •. Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a las unidades hacia los terceros vinculados..

(44) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 28. 1.3.3. Tiempo de una auditoría de gestión Esta auditoría por su complejidad, tiende a consumir tiempos prolongados, el auditor debe tener en cuenta que el costo no debe exceder los beneficios y escoger sólo las áreas, funciones o materias críticas, agilizando así su ejecución. La auditoría de gestión debe ser dinámica, con objetivos concretos y hallazgos específicos, permitiendo exponer los resultados oportunamente y de forma convincente, posibilitando a la administración adoptar medidas necesarias. Algunas medidas que tienden a reducir el tiempo de la auditoría son: •. Una adecuada exploración y examen preliminar, así como una sistematicidad en el trabajo de supervisión.. •. Especialización del personal y composición del grupo.. •. Selección de las áreas, funciones y/o materias críticas.. •. Correcta aplicación de las técnicas de auditoría.. Todo lo anterior apoyado por los procedimientos elaborados en investigaciones anteriores de maestrías de la Universidad Central de las Villas “Martha Abreu”, y las Guías Metodológicas establecidas en los manuales del Centro de Estudios Contables y Financieros (CECOFIS), reduce considerablemente el tiempo que se dedica y la eficiencia en la ejecución de la misma. 1.3.4. Etapas de la auditoría de gestión El proceso de iniciación y desarrollo de una auditoría de gestión está asociado a la ejecución de un conjunto de pasos fundamentales que los auditores y los teóricos han ido agrupando en lo que han denominado: etapas o fases de la auditoría operativa o de gestión. Exploración y examen preliminar: Comprende el estudio que, previo a la ejecución de la auditoría, se debe realizar en la unidad, para conocer todo lo relacionado con su funcionamiento, con el fin de brindar una evaluación del cumplimiento de los principios de control interno establecidos..

(45) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 29. Planeamiento: Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditoría, determinando las áreas funcionales y materias críticas a revisar en la ejecución de la misma. Ejecución: En esta etapa como lo indica el título, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá verificar toda la información obtenida verbalmente y obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes. Informe: El mismo debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vistas a que se tome por los ejecutivos y directivos de la unidad como una herramienta de dirección. Seguimiento: Teniendo en cuenta los resultados obtenidos de acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E”, se realice una recomprobación entre uno y dos años. 1.3.5. Beneficios obtenidos al aplicar las auditorías de gestión La auditoría opera como un órgano de confianza de la dirección, éste utiliza con frecuencia informes de auditoría sobre aspecto globales de las gestión, por lo que no son suficientes las informaciones y opiniones de los propios responsables de cada área; actuando así, la dirección estaría sacando todo el provecho posible de la auditoría de gestión, lo que supone como premisa básica, que hay que presentar la debida atención y considérale el tiempo suficiente. Permite diagnosticar, el estado actual del negocio y los fallos que se puedan presentar hacen la función de médico general. Para lograr esto se vale de criterios que le permitan valorar parámetros que le aporten las evidencias necesarias a partir de la economía, eficiencia y la efectividad. Según el MFP, la economía, eficiencia y eficacia se expresan en: Economía: •. Para que una unidad trabaje con economía, es necesario que “no se compre, gaste y paguen más de lo necesario”..

(46) Capítulo1: Marco Teórico Referencial •. 30. Términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos, tanto en cantidad y calidad apropiadas, así como al menor costo posible y de la manera oportuna.. Es decir: Los recursos idóneos, En la calidad y cantidad correctas, En el momento previsto, En el lugar indicado y, Al precio convenido, Para conocer si la unidad cumple con lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar si, entre otros aspectos, se invierte racionalmente los recursos, es decir sí: •. Utiliza las materias primas y materiales adecuadas, según los parámetros técnicos y de calidad.. •. Ahorro estos recursos o los pierde por falta de control o por deficiente condiciones de trabajo.. •. Utiliza la fuerza de trabajo adecuada y necesaria.. •. Los trabajadores aprovechan la jornada laboral.. El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permite determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos. Eficiencia: Trabajar con eficiencia equivale a decir que la unidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza los resultados de sus insumos dados. Relación entre los recursos consumidos y las producciones de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción estándar aceptable (norma).. con un.

(47) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 31. Entre otros debe lograr que: •. Las normas de consumo o gastos sean correctas y que las producciones y los servicios se ajusten a las mismas.. •. Los desperdicios que se originen en el proceso de producción o de servicios prestado sean los mínimos establecidos.. •. Las normas de trabajo sean correctas.. •. Se aproveche la máxima capacidad instalada.. •. Se cumplan los parámetros técnicos-productivos en el proceso de prestación de servicios.. •. Todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que esta sean lo necesario y conveniente para la actividad.. El objetivo del trabajo del auditor será determinar. el grado de eficiencia en la. utilización de los recursos humanos y materiales en el desempeño de las actividades propias de la unidad, basándose en consideraciones factibles. Eficacia: El grado en que la actividad programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se habían propuestos. Se entiende por el grado de cumplimiento de una meta lo que puede estar expresado en término de cantidad, calidad, tiempo, costo. Por lo que es fundamental que la organización cuente con una planificación detallada, con sistema de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvió respecto. a las metas. proyectadas, si esto no existe difícilmente podría medirse la eficiencia. Es decir: •. Cumplimiento de los servicios prestados en cantidad y calidad.. •. El producto obtenido o el servicio prestado tiene que ser socialmente útil. En resumen que se hayan alcanzado los objetivos propuestos..

(48) Capítulo1: Marco Teórico Referencial. 32. 1.4. Conclusiones parciales 1. El éxito de la gestión es más probable, cuando se conjuga armónicamente las estrategias de control interno y externo de las organizaciones. 2. La auditoría de gestión debe ser dinámica, con objetivos concretos y hallazgos específicos, permitiendo exponer los resultados oportunamente y de forma convincente, para posibilitar que la administración adopte las medidas necesarias al utilizarla como una herramienta de dirección para mejorar la eficiencia, economía y eficacia en las operaciones. 3. Los sistemas de auditoría de gestión permiten a los auditores y especialistas de la actividad disponer en un breve plazo de tiempo de un informe detallado, metodológico y con planes de acción concretos que permitan elaborar propuestas a la dirección, reduciendo los riesgos, esfuerzos y recursos necesarios y generando una cultura más productiva mediante procesos de comunicación y reuniones más eficientes y eficaces, al disponer la gerencia de informes sobre la situación real de la unidad, el cumplimiento de los planes y las acciones previstas para conjugar las 3 “E”. 4. La auditoría de gestión, nos proporciona una doble perspectiva, establece la adecuación de los recursos de gestión para cumplir la estrategia de las unidades y sus perspectivas. 5. La valoración del individuo concebida por las auditorías de gestión, permite identificar los puntos fuertes y débiles de cada ejecutivo, establece una proyección de su tipo en la unidad, ayuda a establecer un criterio en cuanto a su clasificación relativa en edad, calidad y experiencia..

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