Plan de negocio para la empresa “P&V logística profesional de eventos” en la ciudad de villavicencio

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(1)1. Plan de Negocio para la Empresa “P&V logística profesional de eventos” en la ciudad de Villavicencio. Modalidad de grado Plan de negocio. Estudiantes Paola Andrea Torres Pardo id. 407594 Karol Viviana León Riveros id. 414022. Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de ciencias económicas, administrativas y contables Programa de contaduría pública Villavicencio, meta 2019.

(2) 2. Plan de Negocio para la Empresa “P&V logística profesional de eventos” en la ciudad de Villavicencio. Modalidad de grado Plan de negocio. Estudiantes Paola Andrea Torres Pardo id. 407594 Karol Viviana León Riveros id. 414022. Asesor metodológico y técnico María Deicy Ávila Molina Magister en Mercados Agroindustriales.. Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de ciencias económicas, administrativas y contables Programa de contaduría pública Villavicencio, meta 2019.

(3) 3. AUTORIDADES ACADÉMICAS UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA. Dra. Maritza Rondón Rangel Rectora. Dr. Cesar Augusto Pérez Londoño Director Sede Villavicencio. Dra. Dora Navarro Quintero Decana Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables. Dra. Edna Ruth Ayala Millán Jefe de programa Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables. Dra. Janeth Lozano Lozano Coordinación de Investigaciones Programa Contaduría Pública. Villavicencio, 2019.

(4) 4. Declaración de honestidad. Estudiante Paola Andrea Torres Pardo ID. 407594 Karol Viviana León Riveros ID. 414022. Declaramos que: El presente trabajo de grado titulado “Plan de negocio de apoyo logístico en eventos empresariales “Paola Andrea Torres Pardo” ha sido desarrollado bajo la modalidad de plan de negocio, el cual se ha elaborado respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan al interior del documento y la presentación de sus respectivas referencias. Por tanto, este trabajo es de nuestra autoría, y en virtud de esta declaración, nos responsabilizamos de la información presentada en este documento y declaramos que la Facultad de Ciencias económicas, Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de Colombia verifica el cumplimiento de las condiciones mínimas requeridas científicamente y de manejo ético”.

(5) 5. Dedicatoria. Dedicamos este proyecto a nuestro padre celestial que nos ha permitido llegar a esta gran oportunidad, que nos guio y nos mantuvo siempre llenos de fe, por sembrar sentimientos de paz en los momentos más difíciles forjando este camino durante estos cinco años, dedicamos este proyecto a cada uno de nuestros familiares que son los promotores principales de nuestros sueños, gracias por su amor, paciencia, comprensión y solidaridad. También dedicamos este trabajo a nuestros compañeros, docentes y a la directora de grado Dra. María Deicy Ávila por adquirir nuevos conocimientos durante todo el trayecto profesional que fue posible por su paciencia, compromiso, entrega y compañerismo. A la vida porque cada día nos demuestra lo hermosa que es y justa que puede llegar a ser..

(6) 6. Agradecimientos Agradezco a Dios por concederme salud, fortaleza y sabiduría para cumplir mi primera meta profesional, a mi madre y mis hermanas por ser mi apoyo incondicional en mi vida. Agradezco a mi esposo por brindarme la oportunidad en esta formación académica, su paciencia y solidaridad. Por último y no menos importantes a mi hija Luciana por todo el amor brindado, su paciencia, su dulzura, su existencia es mi inspiración en hacerlo todo mejor para ella, vida de mi vida. Paola Andrea Torres Pardo.. Agradezco a mis padres y mis hermanos por su amor, y apoyo incondicional, a mi Padre creador por permitirme salir adelante y terminar mi carrera profesional, agradezco a mis amigos y a nuestra directora de grado María Daysi Ávila por el apoyo y seguimiento a este proyecto.. Karol Viviana León Riveros.

(7) 7. TABLA DE CONTENIDO. 1.. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 18. 2.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN ......................... 19. 3.. OBJETIVOS........................................................................................................ 22. 3.1 Objetivos general .................................................................................................... 22 3.2 Objetivos específicos………………………………………………………………21 4.. MARCO REFERNCIAL se cambió a mayuscula ............................................. 23. 4.1 Plan de negocio ....................................................................................................... 23 4.2 Sector servicios ....................................................................................................... 23 4.3 Evento empresarial .................................................................................................. 24 5.. FASE DE MERCADOS ..................................................................................... 25. 5.1 Plaza ........................................................................................................................ 25 5.2 Empresas reconocidas en el Departamento ............................................................. 26 5.3 Identificación del servicio ....................................................................................... 27 5.4. Operación de eventos .......................................................................................... 27. 5.5 Nos encargamos de toda la logística de su evento .................................................. 27 5.6 Operación profesional de eventos corporativos ...................................................... 28 5.7 Clientes potenciales ................................................................................................ 28 5.8 Ventajas competitivas y la propuesta de valor ........................................................ 28 5.9 Población objetivo................................................................................................... 30 5.10 Muestra.................................................................................................................. 30 5.11 Resultados de la Encuesta Aplicada ...................................................................... 31 5.12 Análisis de la competencia. ................................................................................... 39.

(8) 8. 5.13 Proyecciones de ventas ......................................................................................... 41 6.. FASE TÉCNICA Y OPERATIVA ..................................................................... 42. 6.1 Localización ............................................................................................................ 42 6.2 Proceso de Producción ............................................................................................ 43 6.3 Necesidades y Requerimientos: .............................................................................. 46 7.. FASE ORGANIZACIONAL Y LEGAL ......................................................... 48. 7.1 Análisis DOFA. ....................................................................................................... 48 7.2 Estructura organizacional ........................................................................................ 49 7.3. Funciones: ........................................................................................................... 50. 7.4 Planeación estratégica: ............................................................................................ 51 7.5 Aspecto legal ........................................................................................................... 52 7.6 Constitución de la empresa ..................................................................................... 53 8.. FASE FINANCIERA .......................................................................................... 54. 8.1 Proyección de ventas ............................................................................................... 54 8.2 Costos fijos y variables ........................................................................................... 55 8.3 Personal ................................................................................................................... 57 8.4 Resumen costos variables ....................................................................................... 58 8.5 Inversión en capital de trabajo ................................................................................ 58 8.6 Margen de contribución .......................................................................................... 59 8.7 Punto de equilibrio .................................................................................................. 59 8.8 Flujo de caja mensual por 2 meses .......................................................................... 60 8.9 Proyección de ventas a 3 años. ................................................................................ 60 8.10 Proyección del balance mensual a un año ............................................................. 61 8.11 Flujo de caja proyectado para un periodo de tres años. ........................................ 61.

(9) 9. 8.12 P y G proyectado a tres años ................................................................................. 62 8.13 Balance Proyectado para tres años ...................................................................... 63 8.14 Análisis de viabilidad financiera ........................................................................... 63 9.. CONCLUSIONES .............................................................................................. 64.

(10) 10. Lista de tablas Tabla 1. Población histórica…………………………………………………….. 26 Tabla 3. Empresas del sector…………………………………………………......30 Tabla 4. Resultados encuesta 1 …………………………………………………. 32 Tabla 5. Resultado encuesta 2…………………………………………………….33 Tabla 6. Resultado encuesta 3…………………………………………….............34 Tabla 7. Resultados encueta 4 ……………………………………………………34 Tabla 8 Resultados encuesta 5 ……………………………………………...........34 Tabla 9 Resultados encuesta 6……………………………………………............36 Tabla 10. Resultados encuesta 7………………………………………………….36 Tabla 11 Resultados encuesta 8 …………………………………………………..37 Tabla 12. Servicio a ofrecer……………………………………………………… 40 Tabla 13. Requerimiento inmobiliario……………………………………………..45 Tabla 14. Requerimiento de maquinaria y equipo ………………………………...45 Tabla 15. Proyección de ventas……………………………………………………55 Tabla 16. Inversiones……………………………………………………………....56 Tabla 17. Costos variables………………………………………………………....56 Tabla 18. Logística de eventos…………………………………………………….56 Tabla 19. Costos variables operación profesional…………………………………58 Tabla 20. Costos de personal………………………………………………………58 Tabla 21. Resumen costo variable …………………………………………….. ....59 Tabla 22 Capital de trabajo ………………………………………………………..60 Tabla 23 Margen de contribución………………………………………………….60 Tabla 24. Punto de equilibrio………………………………………………………61 Tabla 25. Flujo de caja……………………………………………………………..62 Tabla 26. Comportamiento anual de ventas………………………………….……62 Tabla 27. P y G proyectado a 12 meses. ………………………………………….63 Tabla 28. Flujo de caja proyectado ……………………………………………….64 Tabla 29. P y G proyectado a 3 años ……………………………………………...66 Tabla 30. Balance proyectado a 3 años …………………………………………...66 Tabla 31. Análisis de viabilidad financiera………………………………………..66.

(11) 11. Lista de gráficos Grafico 1. Resultado de la encuesta Número 1………………………………….27 Grafico 2. Resultado de la encuesta Número 2……………………………… …28 Grafico 3. Resultado de la encuesta Número 3………………………………… 29 Grafico 4. Resultado de la encuesta Número 4………………………………….30 Grafico 5. Resultado de la encuesta Número 5………………………………….30 Grafico 6. Resultado de la encuesta Número 6…………………………………..31 Grafico 7. Resultado de la encuesta Número 7…………………………………..31 Grafico 8. Resultado de la encuesta Número 8 …………………….. …………. 32.

(12) 12. Lista de ilustraciones. Ilustración 1 Señora fiesta………………………………………….34 Ilustración 2 María Luisa eventos…………………………………....35 Ilustración 3 Foto Hotel……………………………………………... 35 Ilustración 4. Diagrama de tiempos ………………………………….41 Ilustración 5. Organigrama……………………………………………38 Ilustración 6. Logotipo………………………………………………..44.

(13) 13. IDENTIFICACION. Línea de investigación Contabilidad, gestión e innovación. Grupo de investigación adscrito al programa G-dovaz.

(14) 14. RESUMEN Este es un estudio basado en una línea de investigación de la Universidad contabilidad, gestión e innovación, contiene todas las fases de un plan de negocio, que nos permite determinar las viabilidades desde el punto de vista de mercados, técnico, organizativo, jurídico, organizativo y financiero. Se inicia con un diagnostico que nos permite analizar las variables directas e indirectas que inciden en nuestro proyecto, con base en esta información recolectada, organizada y analizada. Con base en estos resultados justificamos el problema existente, vale la pena resaltar que esta justificación debe realizarse de manera consistente, basado en fuentes confiables. Un plan de negocio se formula para determinar la viabilidad de invertir recursos, un determinado negocio, y maximice la probabilidad de obtener rentabilidad; Para lograr resultados económicos positivos se debe adelantar estudio de mercados que nos permita analizar las principales variables que inciden en el sector. Esto nos permite analizar el sector y definir la viabilidad desde el punto de vista del mercado. Luego estudiamos el aspecto técnico, para determinar los requisitos que se deben cumplir desde el punto de vista técnico para que logremos desarrollar los procesos desde el momento en que iniciamos la planeación, hasta la coordinación, ejecución y seguimiento. Esta fase es importante porque determina gran parte de los costos fijos y variables necesarios para prestar el servicio. Continuamos con la fase organizativa y viabilidad jurídica del negocio, aquí se determina el modelo administrativo de se fija la filosofía, se trazan políticas y se formulan los planes y proyectos a desarrollar..

(15) 15. Por último, se realiza el estudio Económico o financiero, con el fin de analizar todos los costos fijos y variables, los precios de venta unitarios, por servicio, se analiza el punto de equilibrio y flujos de caja. Se proyectan los estados financieros, a tres años, para determinar la viabilidad financiera y sostenibilidad económica en el mediano plazo. Palabras clave: Diagnostico, Mercados, Proyecto, Viabilidad.

(16) 16. ABSTRACT This is a study based on a research line of the University and contains all the phases of a project profile, which allows us to determine the viabilities from the point of view of markets, technical, organizational, legal, organizational, financial and social. It starts with a diagnosis that allows us to analyze the direct and indirect variables that affect our project, based on this information collected, organized and analyzed, we perform the justification that is the first step before continuing with the following phases of the study, It is worth noting that this justification must be carried out in a consistent manner, with serious sources. As this is a project of a private nature, so it should yield economic returns for shareholders, it is necessary to conduct a market study that allows us to analyze the main variables that affect the sector. This allows us to analyze the sector and define feasibility from the point of view of the market, when this study makes us unviable, then the study is not continued. Then we study the technical aspect, to determine the requirements that must be fulfilled from the technical point of view so that we can develop the processes from the moment in which we initiate the planning, coordination, execution and follow-up. This phase is important because it determines a large part of the fixed and variable costs necessary to provide the service. We continue with the organizational phase and legal viability of the business, here the administrative model of the philosophy is determined, policies are drawn up and the plans and projects to be developed are formulated. Finally, the Economic or Financial study is carried out, where all the fixed and variable costs are analyzed, unit sales prices per service, equilibrium point analyzes and cash flows are.

(17) 17. performed. Then the projections are made to determine the financial viability through time and finally the financial viability is analyzed with the calculations of the TIR and VN. Keywords: Diagnosis, Markets, Project, Viability ..

(18) 18. 1.. INTRODUCCIÓN. Actualmente es fundamental definir el rumbo de las empresas, la focalización permite optimizar recursos y definir claramente los procesos requeridos para alcanzar los objetivos. En 1998, según el estudio desarrollado por el Banco Interamericano de Desarrollo y el Centro de Desarrollo Empresarial se encontró que la principal debilidad que tienen las Pymes colombianas es la planeación (Andrés, 2002) Una empresa es un sistema compuesto por sub sistemas que deben actuar articuladamente para alcanzar un objetivo general, cada sub sistema tiene objetivos, procedimientos, actividades e instrumentos de medición y control. “Cuando el emprendedor genera la idea de empresa o negocio y está dispuesto a concretizarla, no es recomendable que recorra el camino a ciegas, necesita de un plan de negocios, que es un documento que le permite conocer la viabilidad y rentabilidad del negocio o empresa, le orienta y guía estratégicamente para concretar exitosamente su sueño.” (Cosio Hurtado, 2011) Un plan de negocio es fundamental en la puesta en marcha de una empresa, porque de manera lógica, permite analizar las variables que inciden en cada una de las fases que deben ser consideradas en el momento iniciar labores. El análisis de mercados debe analizar la competencia, el servicio, precio, promoción, lugar, entre otros aspectos para determinar qué tan viable resulta el negocio desde el punto de vista de mercado. El análisis técnico permite determinar los requisitos de mano de obra, materiales, procesos y equipos para prestar el servicio, el análisis organizativo define la estructura orgánica de la empresa, el modelo administrativo, manuales de funciones y documentación de procesos, el análisis económico es organizar y analizar toda la información relacionada con ingresos por venta de servicios y los costos necesarios para poner en marcha la empresa, elaboramos el flujos de caja y estados financieros para determinar la viabilidad económica del negocio, se debe estudiar los aspectos jurídicos que inciden en nuestra empresa..

(19) 19. 2.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN. Villavicencio es la capital del departamento del Meta, y es el centro comercial más importante de los Llanos Orientales. La ciudad se encuentra a 86 kilómetros al sur de la capital de Colombia, Bogotá, a dos horas y media por la Autopista al Llano. Es el municipio más poblado del departamento del Meta seguido por Acacias y Granada, cuenta con una amplia oferta comercial e institucional, lo que lo convierte en un municipio propicio para la inversión y desarrollo económico, social, de infraestructura e institucional (COMERCIO, 2017). “Villavicencio sigue siendo el principal centro de acopio y abastecimiento de los municipios de Villavicencio y de los municipios de la Orinoquía colombiana, a la vez que es el principal municipio productor de petróleo y gas, sin embargo, la mayoría de los empleos se están generando en la actividad comercial y de servicios, es decir, en sectores no productivos y no transables.” (Alcaldìa de Villavicencio, 2019) En el departamento del Meta, en los últimos años se ha presentado un crecimiento acelerado en las festividades y eventos empresariales esto como efecto del dinamismo empresarial impulsado por las empresas de hidrocarburos, agroindustriales, comerciales y de comunicaciones, así como el crecimiento en el número de establecimientos educativos. En la actualidad tenemos que reconocer el papel determinante que juega la tecnología en los diferentes procesos empresariales y esto ha llevado a la especialización en el manejo de procesos, procedimientos y actividades. Las empresas deben incorporar modelos de gestión administrativos que garanticen el logro de resultados con efectividad, y deben innovar permanentemente, esto les permite ser competitivas en las nuevas condiciones que imponen los mercados actuales. La empresa P&V Logística Profesional De Eventos, fue constituida el 16 de abril de 2016 esta empresa nació bajo el concepto Catering el cual radica en tener el equipo necesario, tanto humano como técnico para desplazarse a cualquier lugar a partir de 10 a 200 personas a prestar servicios de alimentos y de bebidas, servicios escenografía, montajes de stand, suministros, sonido profesional, y demás ayudas audiovisuales en el sitio que el cliente lo requiera..

(20) 20. La empresa no cuenta con plan estratégico que la direccione en los próximos 5 años, tampoco tiene un modelo administrativo donde se definan claramente los procesos misionales y de apoyo, ni manuales de proceso y procedimientos que garanticen el cumplimiento de los objetivos por proceso. Por lo anterior con el ánimo de apoyar esta unidad de negocios, de tal forma que impacte en la región, hemos decidido contribuir con la formulación de un plan de negocios para la empresa: “Paola Andrea Torres Pardo” la cual carece de información en áreas de marketing, finanzas y contabilidad, se desconoce la definición de un manual de funciones, planeación, estrategias, etc., debido a esto la empresa ha presentado problemas y retrasos de sus actividades. Contribuiremos con la formulación de un plan de negocio que le permita orientar sus esfuerzos hacia el incremento en las ventas y mejoramiento en la calidad del servicio. 2.1 Descripción del problema La empresa Paola Andrea Torres Pardo radicada en la ciudad de Villavicencio, barrio bosque bajo, inscripta en cámara de comercio con actividad principal cátering para eventos, llevan Más de dos años sin una adecuada orientación, han trabajado de manera empírica, no ha formulado objetivos claros, las actividades que ejercen las hacen de manera remota sin impacto sistémico, ni sostenible en el tiempo. Demuestran gran interés y están comprometidos con la implementación del plan de negocios, de tal forma que les permita orientar sus procesos hacia la calidad del servicio y satisfacción del cliente. 2.2 Formulación del problema Teniendo presente que actualmente las empresas requieren conocer el mercado debidamente, innovar tecnológicamente, optimizar procesos y establecer modelos de gestión que permita evaluarse permanentemente, entonces resulta pertinente formular, inicialmente un plan de negocio que es una herramienta estratégica de planeación que permite identificar la oportunidades y amenazas externamente, establece los ejes estratégicos donde debe soportarse la empresa para ser competitivos y sostenerse en el tiempo..

(21) 21. ¿Estaría la empresa La empresa P&V Logística Profesional de Apoyo, en eventos empresariales, actualmente, en condiciones de afrontar las exigencias del mercado y el desarrollo empresarial?.

(22) 22. 3.. OBJETIVOS. 3.1 Objetivo general Formular un plan de negocio para la empresa “Paola Andrea Torres Pardo” ubicada en la ciudad de Villavicencio, que le permita participar en el mercado de Villavicencio y el Departamento del Meta de manera competitiva y que garantice la sostenibilidad económica. 3.2 Objetivos específicos. . Demostrar mediante un estudio de mercados la viabilidad del negocio, analizando la situación actual del sector de catering, estimar el tamaño de la demanda, variables internas y externas en la realización de eventos empresariales en el departamento del Meta.. . Elaborar un estudio técnico que permitan analizar las variables internas y externas que inciden en nuestro negocio de catering y prestación de servicio logístico para realización de eventos empresariales en el Departamento del Meta y determinar la viabilidad desde el punto de vista técnico.. . Efectuar un estudio organizativo que permitan analizar las variables internas y externas que inciden en el negocio de catering y prestación de servicio logístico para realización de eventos empresariales en el Departamento del Meta y establecer su viabilidad desde el punto de vista organizativo.. . Realizar los análisis financiaros que permitan determinar la viabilidad financiera y sostenibilidad económica de la empresa, de catering y prestación de servicio logístico para realización de eventos empresariales en el Departamento del Meta y para determinar si es viable financieramente..

(23) 23. 4.. MARCO REFERENCIAL. En este capítulo se contextualiza el trabajo, mediante la definición de conceptos relacionados específicamente con el documento. Para que se pueda comprender cada una de las fases del proyecto y su interacción. 4.1 Plan de negocio Es un documento que mediante la investigación y análisis de variables internas y externas que inciden en las empresas determinar la viabilidad desde el punto de vista de: Mercados, técnico, costos, jurídico, organizativo, financiera y social. . Al respecto (VILLARAN, 2009) expresa: “Para las empresas en marcha es necesario y útil manejar un plan de negocios que permita evaluar la probabilidad de éxito y reducir la incertidumbre y el riesgo que cualquier actividad no planificada tiene.” 4.2 Sector servicios Es la encargada de organizar y facilitar las actividades económicas de consumo de bienes y distribución de los otros sectores, satisfaciendo las necesidades de personas y empresas. Este sector también es conocido como terciario, los servicios que ofrecen están organizaciones son muy variados. Catering. Es una palabra muy conocida en lo culinario y en las empresas dedicadas a prestar servicios de alimentos preparados y bebidas para clientes en situaciones específicas en diversos eventos. Su origen remonta en el cuarto milenio a. C. de China, con el paso del tiempo este servicio se extiende en Asia, estos servicios empezaron a cobrar historia, no solo por la comida, si no por el gran estilo en su presentación. El catering es reconocido por sus diversas características y es unos de los elementos más vistosos en un evento; para que un cátering sea perfecto debe predominar la atención, calidad y el personal capacitado. Las buenas habilidades de comunicación son vitales para la consolidación de los existentes y futuros clientes. El cátering ofrece platos deliciosos y pequeños, el éxito de catering reflejara un mercado más potencial, la voz a voz es el tipo de publicidad antiguo y más efectiva..

(24) 24. En algunos casos en el servicio se puede incluir desde la comida, bebida, mantelería, cubiertos, decorativos de mesa, hasta servicios de camareros y persona de limpieza durante y post del evento. catering en reuniones sociales y empresariales se incurre para agasajar a los invitados. 4.3 Evento empresarial Un evento empresarial o evento corporativo es un acto que sirve para potenciar una o todas las actividades que realiza la misma ya sea un producto/servicio para tener un acercamiento directo con los clientes o impulsen al crecimiento interno.” Los eventos corporativos forman parte de la estrategia de comunicación de la organización. Cada evento organizado por la empresa tiene una motivación única y diferente, no se concibe de la misma forma una reunión de rutina con el jefe del departamento, que una Junta General de Accionistas, o la entrega de un premio a un compañero.” Los eventos forman parte de la metodología de trabajo de todas las empresas del mundo sea cual sea su sector. Favorece las relaciones empresa/cliente, las personas acuden por el valor y la carga emotiva que le pone cada uno en su beneficio lo que repercutirá en el éxito del mismo..

(25) 25. 5.. FASE DE MERCADOS. En la presente fase se dará a conocer las diferente variables que inciden el mercado del servicio que presta la empresa, que es de apoyo logístico en eventos empresariales en la ciudad de Villavicencio Meta, se analiza el sector terciario o de servicios teniendo como valor agregado el servicio personalizado, y calidad que son fortalezas de la empresa. 5.1 Plaza Villavicencio es la capital del departamento del Meta, y es el centro comercial más importante de los Llanos Orientales. La ciudad se encuentra a 86 kilómetros al sur de la capital de Colombia, Bogotá, a dos horas y media por la Autopista al Llano. Es el municipio más poblado del departamento del Meta seguido por Acacias y Granada, cuenta con una amplia oferta comercial e institucional, lo que lo convierte en un municipio propicio para la inversión y desarrollo económico, social, de infraestructura e institucional (COMERCIO, 2017). Tabla1 Población histórica Fuente: Estimaciones de población 2013 - 2017 total municipal por área - DANE POBLACION TOTAL DEPARTAMENTO TOTAL VILLAVICENCIO. 2013. 2014. 2015. 2016. 2017. 924.871. 943.072 961.334. 979.710. 998.162. 463.121. 473.766 484.471. 495.227. 506.012. CABECERA. 439.533. 450.113 460.732. 471.383. 482.048. RESTO. 23.588. 23.653 23.739. 23.844. 23.964. TOTAL, ACACÍAS TOTAL, GRANADA. 65.800. 67.347 68.888. 70.469. 72.048. 59.739. 60.964 62.209. 63.451. 64.695. En la tabla 1 se puede observar que la población en Villavicencio creció en el periodo 2013 – 2017, en porcentaje de 9.3%, superior al crecimiento de la población del Departamento que fue 7. También se puede apreciar que la cabecera municipal crece a un ritmo muy superior a la población en la zona rural que es de apenas 1.6%. Además, observamos como Villavicencio representa el 51% de la población del Departamento, el Municipio de Acacias el 7% y Granada el 6% del total..

(26) 26. Claramente podemos deducir que nuestro mercado objetivo de ubica es, especialmente en la ciudad de Villavicencio. Villavicencio cuenta con una actividad turística que ha sido resultado del avance en la actividad comercial y de servicios, es decir, su crecimiento depende de la dinámica comercial, de los servicios prestados y de las políticas de las administraciones municipales y departamentales. El turismo se lleva a cabo tanto en el área urbana como en el área rural (corregimientos) y en ambos sectores ha crecido. 5.2 Empresas reconocidas en el Departamento De acuerdo con la información reportada en la Cámara de Comercio de Villavicencio, a junio de 2017 existen 39.300 establecimientos de comercio registrados. (COMERCIO, 2017).El sector de catering se ha posicionado como una fuente de empleo y va en aumento, referenciando los establecimientos de comercio que se encuentra registrados con esta actividad. Tabla2 Empresas por sector en Villavicencio Fuente: (Monroy & Rico, 2018).

(27) 27. 5.3 Identificación del servicio Partiendo el conocimiento desde nivel nacional para conocer un poco más allá de este sector de catering; en enero de 2019, doce de los quince subsectores de servicios presentaron variación positiva en los ingresos totales, en comparación con enero de 2018. Se tomaron datos estadísticos elaborados por el DANE mostrando la variación anual enero 2018- enero 2019 Un servicio de catering, apoyo en organización logística de eventos en Villavicencio Meta, orientado hacia eventos empresariales de la ciudad. La empresa P&V Logística Profesional de Eventos está proyectada para ofrecer los siguientes servicios: 5.4 Operación de eventos •. Eventos Empresariales. •. Ferias y Exposiciones. •. Eventos Deportivos. •. Eventos de Ciudad. •. Fiestas Culturales. •. Suministros en General. 5.5 Nos encargamos de toda la logística de su evento •. Lanzamiento de Productos o Servicios. •. Cocteles para Clientes. •. Desayunos Empresariales. •. Almuerzos de Trabajo. •. Banquetes Empresariales. •. Fiesta para fin de Año. •. Capacitaciones. •. Convenciones.

(28) 28. •. Congresos. •. Inauguración. 5.6 Operación profesional de eventos corporativos : Montaje de stand •. Escenografía. •. Alimentos y bebidas. •. Impresos. •. Escenario, carpas y audiovisuales.. •. Suministros. Montajes de sonidos 5.7 Clientes potenciales El consumidor principal serán las entidades públicas: Instituto de cultura del Meta, Gobernación del Meta, instituto de turismo del Meta, ESE Municipal5.8 Ventajas competitivas y la propuesta de valor En P&V contamos con las siguientes ventajas competitivas: Empresa 100% llanera Personal profesional Asesoría personalizada  Precios competitivos  Comida saludable  Portafolio de servicios  Horarios de atención flexibles  Apartados  Servicio para tipo de evento empresarial La Encuesta Mensual de Servicios es una operación estadística por medio de la cual el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) obtiene la información de las.

(29) 29. variables principales del sector servicios para el análisis de su evolución en el corto plazo. (Dane, 2019), el sector de restaurantes, catering y bares con una participación de 4.8% de los ingresos totales. En la ciudad de Villavicencio se encuentran matriculados actualmente 64 empresas dedicadas al servicio y alquiler relacionados a las actividades de eventos; 32 empresas registradas con el código 5621 Catering para eventos, y otras actividades con códigos: 5611 Expendio a la mesa de comidas preparadas, 5619 Otros tipos de expendio de comidas preparadas. 5629. Actividades de otros servicios de comidas, 8230 Organización de convenciones y eventos comerciales, entre otros códigos de clasificación industrial internacional uniforme CIIU.. Tabla 3 Empresas del sector de cátering y otras actividades relacionadas con el servicio y alquiler para eventos. Fuente: Elaboración propia con Información tomada de la cámara de comercio de Villavicencio..

(30) 30. RAZO N S O C IAL. FEC -MATRIC ULA FEC -RENO VAC BARRIO IO N -C CO IIU-1 MERC IAL. C IIU-2. C IIU-3. LECHONERIA Y REST AURANT E DON LUCHO. 20010627. 20190318 Esperanza 5621 ** Cat ering para event 5629 os. ASADERO Y BALNEARIO LOS MARACOS. 19960705. 20190328 KM 5 VIA REST I5621REP ** Cat O ering para event 5611 os. OCARROS FOOD. 20190131. 20190131. EL P ALADAR COLOMBIANO. 20190111. 20190111 VILLA CODEM I5621 ** Cat ering para event 5629 os. 5619. P RIMAVERA NAHAR. 20190111. 20190111. SERRAMONT I5621 E ** Cat ering para event 8230 os. 5619. MIA EVENT OS. 20130111. 20190401. VILLA BOLIVAR I5621 ** Cat ering. LA CASA DEL EVENT O AR. 20180416. 20190401. 8230 ** Organizacion de convenciones 5621 y event os comerciales. MAR DULCE VILLAVO. 20180402. 20190314 BUQUE. I5621 Cat ering. 5613. 5619. AR P RODUCCIONES EVENT OS Y LOGIST ICA. 20180321. 20190312 RELIQUIAI5621 Cat ering. 7729. 9329. RUMBIFIEST. 20180309. 20190327 LA MADRID I5621 Cat ering. 5621. 7730. DEKORANDO M.D. 20180118. 20190329 EL EST ERO I5621 Cat ering. 9002. 4752. ROLLING FORCE P RODUCCION Y EVENT OS. 20171005. 20190328. BANQUET ES Y EVENT OS EMILUV. 20171003. 20190219 VILLA DEL I5621 RO Cat ering. 5611. INVERSIONES ARDILA JM. 20160423. 20190326. RET IRO. I5621 Cat ering. 5629. 8890. LOGIST ICA INT EGRAL RC. 20160422. 20190329. CAT UMARE I5621 Cat ering. 4761. 1811. DECORAZON EVENT OS. 20160422. 20190102 T RIUNFO I5621 Cat ering. 8230. ART EYDEAS. 20151016. 20190401. ALCALA I5621 Cat ering. 4719. 9329. FIEST AS COMP ANY. 20151016. 20190401. CENT RO VILLAVICENCIO I5621 Cat ering MET A 9329. 4719. T ODO EVENT OS M&R. 20150831. 20190327. I5621 Cat ering. 8230. 8299. CREACIONES Y BUFET T ES SALOME. 20150602. 20190114. I5621 Cat ering. 5629. 162. SERVICIOS DE LA ORINOQUIA. 20150128. 20190330. 8230 ** Organizacion de convenciones 5621 7830 y event os comerciales. KAT HERINE SANABRIA EVENT OS. 20140703. 20190323 ESP ERANZA 8230 Organizacion de convenciones 7729 y5621 event os comerciales. REST AURANT E Y CAFET ERIA BARUC. 20140506. 20190328. ALQUIEVENT OS COM. 20131008. 20190326 MACARENA I5621 Cat ering. BANQUET ES Y EVENT OS ADRI. 20130722. 20190328. T USS EVENT OS JOHN GIRALDO. 20090820. 20190401 BARZAL. SERVICIOS Y SUMINIST ROS SASLIRO. 20070924. 20190401 ALBORADA I 5621 Cat ering. 8230. 4762. P AOLA ANDREA T ORRES P ARDO. 20160418. 20190326 BOSQUE ALT I5621 O Cat ering. 5629. 8230. 1084. RECREO I5621 ** Cat ering para event 5619 os. N8230 ** Organizacion de9007 convenciones 5621y event os comerciales. SERRAMONT I5621 E Cat ering. 7710. 8299. ALBORADA I5621 Cat ering N8230 ** Organizacion de5621 convenciones 4921y event os comerciales. 5.9 Población objetivo La población de estudio de la presente investigación está orientado al análisis y observación de cerca de 2.171 empresas de Villavicencio de los sectores de nuestro mercado potencial. 5.10 Muestra La investigación será realizada mediante el método aleatorio simple para obtener una muestra representativa cuya fórmula es: 𝑛=. 𝑛=. 𝑍2 ∗ 𝑃 ∗ 𝑄 ∗ 𝑁 𝑍 2 ∗ 𝑃 ∗ 𝑄 + (𝑁 − 1) ∗ 𝑒 2. (1.96)2 ∗ 0.7 ∗ 0.3 ∗ 2.171 = 272 (1.96)2 ∗ 0.7 ∗ 0.3 + (2.171 − 1) ∗ 0.052.

(31) 31. N: Población Finita* = 2.171 Visitantes. E: Error Muestra 5%. P: Probabilidad de éxito 70%. Z: Nivel de confianza 1.96. Q: No probabilidad 30% Fuente: (Barrera, 2003) Según esta metodología, la muestra representativa de la población es de 272 personas a encuestar. 5.11 Resultados de la Encuesta Aplicada Pregunta 1. ¿A qué sector pertenece su empresa?. Tabla 4 Resultados pregunta 1 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN A. EXPLOTACIÓN DE MINAS B. SUMINISTROS DE ELECTRICIDAD, AGUA, GAS C. CONSTRUCCIÓN D. SERVICIOS SOCIALES Y SALUD E. EDUCACIÓN F. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, SEGURIDAD SOCIAL Y DEFENSA G. INTERMEDIACIÓN FINANCIERA H. OTRO TOTAL. RESPUESTAS 8 6. PORCENTAJE 2,9% 2,2%. 48 30 81 42. 17,6% 11,0% 29,8% 15,4%. 12 45 272. 4,4% 16,5% 100,0%.

(32) 32. Gráfico 1 Resultados pregunta 1. Fuente: Elaboración propia. Sector de la empresa 2,9%. 2,2%. 16,5% 17,6%. 4,4%. a. Explotación de minas b. Suministros de electricidad, agua, gas c. Construcción. 11,0%. 15,4%. d. Servicios sociales y salud e. Educación. 29,8% f. Administración pública, seguridad social y defensa. En el grafico1 se observa que en el sector educativo es donde hay el mayor número de establecimientos educativos y empresas relacionadas, con un 29.8 del total encuestadas y es un sector con gran de manda de servicios logísticos, especialmente en Villavicencio. Luego se destaca el sector de la construcción con el 17,7 %, Administración pública, seguridad social y defensa con 15%, seguido de cerca por sector de servicios de salud con un 11.5%, lo anterior es importante porque permite segmentar los esfuerzos de publicidad y ventas. Pregunta 2. ¿Cuántos empleados tienen? Tabla 5 Resultados pregunta 2 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN A. ENTRE 1 A 10 EMPLEADOS B. ENTRE 11 A 20 EMPLEADOS C. ENTRE 21 A 50 EMPLEADOS D. ENTRE 51 A 80 EMPLEADOS E. ENTRE 80 A 100 EMPLEADOS TOTAL. RESPUESTAS 112 93 46 16 5 272. PORCENTAJE 41,2% 34,2% 16,9% 5,9% 1,8% 100,0%.

(33) 33. Gráfico 2 Resultados pregunta 2 Fuente: Elaboración propia. Cantidad de empleados a. Entre 1 a 10 empleados. 5,9% 1,8%. b. Entre 11 a 20 empleados. 16,9%. 41,2%. 34,2%. c. Entre 21 a 50 empleados. d. Entre 51 a 80 empleados e. Entre 80 a 100 empleados. En el grafico 2 se observa que el 41% de las empresas consultadas tienen entre 1 y 10 empleados, el 34.2% entre 11 y 20 empleados y el 16.9% entre 21 y 50 empelados; Lo anterior quiere decir que el 92% de las empresas consultadas tiene más de 10 empleados, convirtiéndolas en clientes potenciales. Pregunta 3. ¿En qué tipo de ocasión su empresa realiza eventos? Tabla 6 Resultados pregunta 3 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN A. CAPACITACIONES B. REUNIONES CON CLIENTES EXTERNOS C. DESPEDIDAS D. ASCENSOS E. FIESTAS DE FIN DE AÑO G. LANZAMIENTO DE NUEVOS PRODUCTOS H. INTEGRACIÓN DE EMPLEADOS I. OTRO J. NO REALIZA NINGÚN EVENTO TOTAL. RESPUESTAS 56 60. PORCENTAJE 11,7% 12,6%. 15 8 130 6. 3,1% 1,7% 27,3% 1,3%. 140 8 54 477. 29,4% 1,7% 11,3% 100,0%.

(34) 34. Gráfico 3 Resultados pregunta 3 Fuente: Elaboración propia. Ocasiones de eventos. a. Capacitaciones. 1,7%. 11,3% 11,7% 12,6% 3,1%. 29,4%. 1,7%. 27,3% 1,3%. b. Reuniones con clientes externos c. Despedidas d. Ascensos e. Fiestas de fin de año g. Lanzamiento de nuevos productos h. Integración de empleados. El grafico 3 muestra el comportamiento de los eventos por empresa, es importante analizar esta variable porque determina qué tipo de evento es que se realiza con mayor frecuencia por empresa, observamos que el 29.4% de los eventos realizados por las empresas corresponden a integración de empleados, el 27% a fiestas de fin de año, el 12.6% reuniones con clientes, 56% capacitaciones, el 11.3% no realizan ningún evento. Pregunta 4. ¿Cuántos eventos realiza al año? Tabla 7 Resultados pregunta 4 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN. RESPUESTAS. PORCENTAJE. A. UNO. 188. 69,1%. B. DOS. 56. 20,6%. C. TRES. 14. 5,1%. D. CINCO. 8. 2,9%. E. MÁS DE CINCO. 6. 2,2%. 272. 100,0%. TOTAL.

(35) 35. Gráfico 4 Resultados pregunta 4 Fuente: Elaboración propia. Eventos realizados por año 5,1%. 2,9%. 2,2% a. Uno b. Dos. 20,6%. c. Tres 69,1%. d. Cinco e. Más de cinco. El 69,1% de las empresas consultadas hacen un evento al año, el 20.6% realizan dos eventos al año y el 5.1% realizan tres eventos año. Esta información permite focalizarlos cliente y direccionar la gestión de ventas. Pregunta 5. ¿Cómo planifica la organización de sus eventos empresariales? Tabla 8 Resultados pregunta 5 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN A. CONTRATA A UNA PERSONA O EMPRESA ESPECIALIZADA EN EL TEMA B. LO ORGANIZA USTED MISMO C. LO ORGANIZA LOS EMPLEADOS. TOTAL. RESPUESTAS. PORCENTAJE. 110. 40,4%. 95. 34,9%. 67. 24,6%. 272. 100,0%.

(36) 36. Gráfico 5 Resultados pregunta 5 Fuente: Elaboración propia. Organización de eventos a. Contrata a una persona o empresa especializada en el tema. 24,6% 40,4%. 34,9%. b. Lo organiza usted mismo. c. lo organiza los empleados.. El grafico 5. Muestra la forma como las empresas realizan sus eventos, el 40% contrata empresas especializadas en el tema, el 34% organizan los eventos el dueño y el 24,6% la organizan los empleados. Pregunta 6. ¿Cuánto gasta en promedio cada año? Tabla 9 Resultados pregunta 6 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN. RESPUESTAS. PORCENTAJE. A. DOS MILLONES DE PESOS. 114. 41,9%. B. ENTRE TRES MILLONES A CINCO MILLONES DE PESOS.. 127. 46,7%. C. ENTRE CINCO MILLONES A OCHO MILLONES DE PESOS. 26. 9,6%. D. MÁS DE DIEZ MILLONES DE PESOS.. 5. 1,8%. 272. 100,0%. TOTAL.

(37) 37. Gráfico 6 Resultados pregunta 6 Fuente: Elaboración propia Tabla 9. Gasto anual en eventos 9,6% 1,8%. a. Dos millones de pesos 41,9%. 46,7%. b. Entre tres millones a cinco millones de pesos. c. Entre cinco millones a ocho millones de pesos. El grafico 6 refleja la inversión que están dispuestas a realizar las empresas para la realización de los eventos, el 46,7 % entre 3 y 5 millones de pesos, el 41.9% hasta 2 millones de pesos y el 9.6% entre 5 a 8 millones de pesos por cada evento. Esta información es importante porque permite analizar los precios del mercado para el servicio prestado. Pregunta 7. ¿Cómo califica el servicio de catering y eventos contratados anteriormente? Tabla 10 Resultados pregunta 7 Fuente: Elaboración propia OPCIÓN A. BUENO B. NI BUENO /NI MALO C. MALO D. MUY MALO TOTAL. RESPUESTAS 135 74. PORCENTAJE 49,6% 27,2%. 55 8 272. 20,2% 2,9% 100,0%.

(38) 38. Gráfico 7 Resultados pregunta 7 Fuente: Elaboración propia. Calificación de los servicios anteriores 2,9%. 20,2% 49,6% 27,2%. a. bueno b. Ni bueno /Ni malo c. Malo. El Grafico 7, se refiere a la calificación que realizan las empresas al servicio de catering, El 49.6% de las empresas encuestadas les parece bueno, el 27.2% responden que ni bueno, ni malo y el 27.2% les parece malo. Pregunta 8. ¿Por qué razón considero que el servicio prestado fue malo o muy malo? Tabla 11 Resultados pregunta 8 Fuente: Elaboración propia. OPCIÓN A. NO CUMPLIÓ CON LO CONTRATADO B. MUY COSTOSO C. DE MALA CALIDAD D. FUE COMPLICADO E. EL PERSONAL POCO CALIFICADO TOTAL. RESPUESTAS PORCENTAJE 6,3% 17 2 15 12 17. 0,7% 5,5% 4,4% 6,3%. 63. 23,2%.

(39) 39. Gráfico 8 Resultados pregunta 8 Fuente: Elaboración propia. Pricipales motivos de mala calificación a. No cumplió con lo contratado 6,3%. 4,4%. 6,3%. b. Muy costoso. 0,7% 5,5%. c. De mala calidad d. Fue complicado. El grafico 8, es la respuesta frente al servicio de prestado, para aquello que les pareció malo el servicio prestado, el 6.3% de las empresas encuestadas respondieron que no se cumplió con lo contratado y el personal enviado no era calificado, el 5.5% mala calidad del servicio y 4.4% fue muy complicado el proceso. Podemos concluir que la mayor participación en esta investigación fue el sector de educación, empresas del sector de suministros de servicios públicos y empresas de administración sector público y seguridad social y defensa, para el análisis de estos sectores futuros clientes. Con esta encuesta, se identifica que las de empresas de servicios en educación refleja una participación del 41.2% clasificadas en microempresas; el 51.1% tomando la sumatoria de las empresas de suministros de electricidad, agua, gas, y de construcción clasificadas en pequeñas empresas, como se puede observar en el grafico 1. 5.12 Análisis de la competencia. La empresa de eventos más conocida en el municipio se llama Señora Fiesta, ofrece organización y logística de eventos como: ceremonias y fiestas de bautizos, grados, convenciones, fiestas temáticas y todo tipo de eventos sociales. Les ofrece alquiler de sillas, mesas, loza, samovares, carpas, sonido, autos antiguos, shows de pirotecnia y bufetes. También les brindamos la.

(40) 40. decoración de salones, iglesias y fincas para sus reuniones. Está ubicado en Avenida 40 No 26C - 71 Frente a Unicentro Villavicencio. Ilustración1 Señora Fiesta Fuente: página web. María Luisa centro de eventos Ofrece salones para eventos, fiestas. Dispones de salones para organizar fiesta de matrimonio, 15 años, fiestas infantiles, eventos empresariales, decoración, logística, alquiler. Atienden de lunes a sábados, dirección Carrera 40 No 27 - 37 Zona Rosa Barrio 7 de agosto. Ilustración 1 María Luisa eventos Fuente: amarillasdecolombia.co. Conocido por pertenecer en centro estratégico de la ciudad, servicios de hotel, ofrecen espacios versátiles, adaptables y perfectamente equipados para todo tipo de celebraciones y con una capacidad total hasta para 1.000 invitados, reuniones sociales, empresariales, buffet,.

(41) 41. banquetes, sala meta, sala de convenciones, sala manacacías, dirección Cl. 39c #19C 15, Villavicencio. Ilustración 3 Fachada del hotel Fuente: página web. 5.13 Proyecciones de ventas Tabla 12 Servicios a ofrecer Fuente: Elaboración propia. incremento porcentual según investigacion de mercado PRODUCTO CANTIDAD. nombre producto OPERACIÒN DE EVENTOS LOGISTICOS. VALOR $. 20%. 20%. TOTAL AÑO 1. TOTAL AÑO 2. TOTAL AÑO 3. 36. 43. 52. $ 75.600.000. $ 90.720.000. $ 108.864.000. 36. 43. 52. $ 86.400.000. $ 103.680.000. $ 124.416.000. 36. 43. 52. $ 81.000.000. $ 97.200.000. $ 116.640.000. LOGISTICA DE EVENTOS CANTIDAD VALOR $ CANTIDAD VALOR $. OPERACIÒN PROFESIONAL DE EVENTOS CORPORATIVOS. En la tabla 12 se presenta la proyección de ventas para los años 1 al 3 considerando un incremento anual de 20%, producto de la gestión de marketing que se consolida y hay un valor agregado por la experiencia y aplicación de nuevas estrategias..

(42) 42. 6.. FASE TÉCNICA Y OPERATIVA. Contreras (2002), “al estudio técnico se le puede concebir como el núcleo, ya que las demás partes constitutivas giran en torno suyo. El estudio técnico involucra la definición de aspectos como tamaño, localización, infraestructura física, su proceso de producción y valoración económica de estas variables, tanto para la inversión física como para la operación del proyecto. 6.1 Localización Ante la cámara de comercio de Villavicencio la compañía se localiza en el municipio de Villavicencio, Meta en la CL 31 17 87 MZ 6 CS 17 del Barrio Bosque Alto, un lugar donde se facilita la ubicación de nuestros clientes y permitiendo a nuestros asesores acudir a cada punto donde se encuentren los clientes de una forma más sencilla. La residencia de los socios también está ubicada en la misma población, de Villavicencio. Esto supone una reducción importante en los costos de transporte de los socios así mismo una parte importante del mercado potencial de la empresa y sus relaciones con clientes, están concentradas en las proximidades en la ciudad de Villavicencio y sus alrededores. El último de los motivos por el cual se dispone de esta ubicación es que representa un bajo costo para la empresa, ya que es propiedad de la familia de uno de los socios y sólo se le cobra a la empresa la mitad del alquiler de lo que se pediría por un inmueble de esas características. Uno de los objetivos que tendrá la compañía a largo plazo, cuando la empresa adquiera volumen suficiente como para atender los pagos que representaría el mantenimiento comercial, será el traspaso de la empresa en el que opera a un local donde se pueda realizar libremente las solicitudes de sus clientes para así causar una mejor imagen los clientes y proyectar más confianza y seguridad..

(43) 43. 6.2 Proceso de Producción La compañía P&V Logística Profesional de eventos es una compañía que prestara servicio de eventos catering por ende procedemos a concretar citas y visitar a los clientes potenciales. Después de la entrevista, la secuencia de acciones es: Ilustración 4 Diagrama de tiempos y movimientos Fuente: Elaboración propia. DATOS GENERALES. SIMBOLOGIA. EMPRESA. “P&V Logística Profesional de Eventos.. operación. PROCESO. catering para eventos. Transporte. RESUMEN. DEPARTAMENT Administración, Ventas, Compras, Logística y Producción O. Inspección. No Actividades. ELABORADO POR. Demora. Tiempo total actividades. Almacenamien to. Distancia total recorrida. FECHA. No. Administración 15 de Marzo 2019. 24 de. TIEMPO (Minuto s). Actividad. 1435 20300 DISTANCI A (Metros). 1. Recibimiento de solicitud de cotización por parte del cliente a través de cualquiera de los medios electrónicos. x. 0. 0. 2. Envió de Brochure y simulador de cotización vía web. x. 10. 0. 3. Visita al cliente para asesoría personalizada y búsqueda de cierre de venta. x. X. 90. 100.

(44) 44. 4. Firma de contrato y especificación de requerimientos por parte del cliente. x. 5. Agendamiento de servicios con socios estratégicos. 6. 10. 0. x. 15. 0. Check List y orden de compras. x. 30. 0. 7. Abastecimiento de Insumos ( Alimentos y Materias primas ). x. 150. 400. 8. Manufactura de elementos decorativos. x. 90. 0. 9. Inspección de alimentos. 20. 0. 10 11. 12. 13. Llegada al lugar del evento y descargue de elementos. X. x. x. X. x. Porcionamiento y empacado de alimentos Alistamiento de lencería y menaje. Transporte de elementos hacia el lugar del evento. x. x. x. 60. 0. x. x. 60. 0. 30. 9000. 20. 0.

(45) 45. 14. Ambientación y decoración del lugar del evento de acuerdo con las especificaciones contratadas por el cliente. x. 120. 300. 15. Organización de alimentos en cocina. x. 20. 150. 16. Verificación de cumplimiento de requerimientos contratados por el cliente. 30. 100. 17. Inicio de Evento ( Recepción de invitados y Ubicación en mesas). 20. 200. 18. Desarrollo del protocolo (Recibimiento de los novios. 0. 0. 19. Emplatado y distribución de alimentos. x. x. x. x. 400.

(46) 46. 20. Desarrollo evento. del. 21. Limpieza Cocina. de. 22. Desmontaje empaque. 23. Desplazamiento. 24. Descargue Almacenaje. y. y. x. 360. 0. x. 90. 300. x. 60. 200. 30. 9000. 120. 150. X. x. x. 6.3 Necesidades y Requerimientos: Los requerimientos básicos para que la compañía entre en funcionamiento se describirán a continuación. Tabla 13 Necesidades y requerimientos de operaciones – mobiliario Fuente: Elaboración propia. Se describe las necesidades básicas que la empresa requiere para mejorar su actividad, ya que son indispensable para su núcleo de activos y el desarrollo de las actividades; la Alacena.

(47) 47. se toma con la necesidad que debe suplir la empresa generando como herramienta clave a la hora de disponer los alimentos para el evento. El armario para lencería es muy útil, en el organizaremos la lencería antes y después del evento para luego ser devuelta a nuestro proveedor, también para tener una referencia, un muestrario para los clientes y ellos puedan tomar la mejor decisión. Se requiere de otro escritorio para la distribución de los puestos de trabajo. Tabla 14 Necesidades y Requerimientos Inicio de Operaciones Maquinaria Fuente: Elaboración propia.

(48) 48. 7.. FASE ORGANIZACIONAL Y LEGAL. Se parte de un análisis DOFA, para la empresa, para determinar internamente que debilidades y fortalezas tiene en el momento actual y que amenazas y oportunidades existen externamente de acuerdo al negocio. De esta manera se busca con las fortalezas internas aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas y realizar planes de acción para fortalecer las debilidades. 7.1 Análisis DOFA. Conociendo el número de empresas relacionadas con el servicio, nos facilita medir la competencia y hacer un estudio de mercado profundo, tomando como base la elaboración de la matriz FODA para entrar en autoevaluación de la empresa. Fortalezas     . Servicio para todo tipo de evento empresarial. Amplia gama de platos caseros Contar con personal en experiencia de organización de eventos. Contacto con proveedores. Amplia cartera de servicios.. Oportunidades  . Precio accesible para nuestro cliente dependiendo el presupuesto Contacto con proveedores, permite facilitar y agilizar los procesos.. . Fácil acceso a la investigación de nuevas tendencias del producto.   . No es necesario contar con un capital elevado Mercado en continuo crecimiento Expansión en municipios cercanos. Debilidades  Los clientes buscan empresas con experiencia  Falta de publicidad  Ubicación  Poca presencia de redes sociales Amenazas.

(49) 49.    . Competencia en el mercado en servicios de eventos y catering Servicio fácil de imitar Variación de precios Los cambios de impuestos y el alza de precios de los productos dificultan mantener los precios fijos.. 7.2 Estructura organizacional Como el proceso misional de la empresa es el área comercial, entonces en el organigrama se ve reflejado; La gerencia además de ser responsable jurídicamente, también es fundamental su función de relacionamiento y marketing. Ilustración 5 Organigrama de P&V Fuente: Elaboración propia. Este organigrama se diseñó de forma vertical, es decir sus ramificaciones van de arriba hacia abajo a partir del comité directivo (gerente) que actúa como titular, y desprenden otros niveles jerárquicos de forma escalonada. La empresa P&V tendrá una estructura simple debido a que contará con un total de 3 empleados, y un servicio de Staff el cual apoyará el funcionamiento de las demás áreas de la empresa. Su máxima autoridad será la junta Directiva conformada por los dos socios capitalistas iniciales, los cuales harán reuniones trimestrales para verificar el estado de la empresa y tomar decisiones..

(50) 50. 7.3 Funciones: De acuerdo al organigrama se han establecido funciones que están alineadas con la organización y misión de la empresa, se relacionan las de mayor importancia para funcionalidad de cada área de trabajo dentro de la empresa. Por tal razón aparecen las del gerente, comité de logística y auxiliar comercial. Gerente: o Crear un ambiente de trabajo dinámico, donde se conozcan los objetivos la misión, visión de la empresa. o Aprobar el presupuesto. o Definir manual de convivencia y compromisos, supervisar su cumplimiento. o Evaluar el desempeño de los subordinados a fines generales de la empresa. o Decidir sobre la incorporación de nuevos servicios a la empresa. o Percibir las contingencias que pueden surgir o Decidir sobre las políticas financieras de la empresa. o Crear buenas relaciones con los clientes y mantener el adecuado contacto con los proveedores. o Crear e implementar planes de acción para mejorar el desempeño del establecimiento comercial y maximizar las ventas. o Pagar nómina. o Cerrar ofertas con clientes. ·. Comité de logística o Organizar agenda o Elaborar informe de costos o Atender los requerimientos de los clientes o Orientar permanentemente los procesos, contratos logísticos. o Velar de forma proactiva sobre la responsabilidad en los diferentes procesos. o Velar por que todo se cumpla desde el momento de la catalogación del cliente. o Informar al gerente las novedades y requerimientos para el logro de los objetivos. o Realizar y evaluar la selección de proveedores. o Disponer de forma continua a estudios de actualización, innovación..

(51) 51. Auxiliar comercial o Establecer prioridades. o Actuar como líder. o Actualizar base de datos de clientes y proveedores. o Apoyar en la captación y negociación con las Grandes Cuentas, o con los Clientes establecidos. o Garantizar que las solicitudes y reclamos de los clientes sean atendidos. o Desarrollar e implementar estrategias de Marketing, tales como promociones, descuentos y ventas. o Determinar las preferencias de los clientes en los servicios. o Diseñar portafolio de servicios o Elaborar informes de venta o Elaborar órdenes de servicios. 7.4 Planeación estratégica: Se define la dirección y focalización de la empresa, la visión a largo plazo, la misión, las estrategias y las metas de P&V Logística Profesional de Eventos., con el fin de tomar decisiones, evaluar la situación actual de la empresa y anticipar posibles riesgos de la organización en el futuro Misión Somos una empresa de Catering dedicada a la prestación de servicios de apoyo y organización logística en eventos empresariales para nuestros clientes, contando con un servicio personalizado, de alta calidad ofreciéndoles las mejores ofertas que permita a los clientes satisfacción, innovación, confianza, y tranquilidad al dejar todo en nuestras manos para el cumplimiento de sus expectativas Visión Convertirnos en una empresa líder en servicios de catering a nivel regional, reconocidos en el 2024 por brindar un servicio de alta calidad contando con un equipo de trabajo altamente calificados y competitivos que practica valores como la responsabilidad, compromiso, respeto.

(52) 52. que garantiza un excelente servicio hacia nuestros clientes, para ser considerados los mejores del rubro. Principios. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.. Responsabilidad Confianza Respeto Creatividad Integridad. honestidad Cumplimiento Trabajo en equipo. Objetivos: Corto plazo: Alcanzar el punto de equilibrio en el primer año de funcionamiento apenas se ejecute este plan de negocio de P&V representado por el uso del 40% de la capacidad instalada. Mediano plazo: Lograr un margen de utilidad del 25%; además implementaremos una app de nuestra empresa, para favorecer el mercado. 7.5 Aspecto legal Ley 1943 de 2018 : El parágrafo del artículo 426 del Estatuto Tributario fue derogado y la ley de financiamiento modifico la normas relativas al impuesto nacional al consumo en el artículo 19 de 1943 de 28 de diciembre 2018 (Congreso de la Republica) . La Resolución 8312 de 1983: Establece normas para la protección y conservación de la audición, de la salud y el bienestar de las personas, por causa de la emisión y producción de ruido. Establece los niveles sonoros ambientales máximos permisibles. (Actualmente, el DAMA está diseñando una norma para establecer el reglamento para la protección del ambiente contra la contaminación originada por las emisiones de ruido y vibraciones en Bogotá, D.C.; los empresarios deben actualizarse en esta normativa cuando entre en vigencia)..

(53) 53. - Establecer sistemas de información con el uso de TICS, como apoyo y automatización de las actividades, ahorro de costos y tiempos, agilizando los procesos de la organización y ampliando la cobertura en el mercado. 7.6 Constitución de la empresa Para la constitución de la empresa son necesarias realizar una serie de consultas en aspectos como el tipo de sociedad; el nombre de la empresa, para determinar su disponibilidad, la marca del producto, la actividad económica, y finalmente las condiciones de uso de suelo por parte del municipio de acuerdo al Plan de Ordenamiento Territorial (POT) de Villavicencio. Tramites Al realizar las consultas antes mencionadas se procede a realizar los siguientes trámites:  Inscripción del RUT.  Elaboración del documento de constitución.  Diligenciamiento del formulario de Registro Único Empresarial.  Inscripción en libros.  Formato Impreso del Registro Único Tributario.  Registro de Industria y Comercio.  Trámite Autorización de la numeración en la facturación..

(54) 54. 8.. FASE FINANCIERA. Esta fase se elabora con base en la información del estudio de mercados, estudio técnico y organizativo. Se calculan la inversión inicial y capital de trabajo, costos fijos y variables, se proyectan los ingresos y costos mensuales y posteriormente a tres años, (flujo de caja) se calculan los indicadores de viabilidad financiera como TIR y B/C. Se elabora el estado de resultados, balance inicial. 8.1 Proyección de ventas Tabla 15 Proyección de ventas por servicio mensuales Fuente: Elaboración propia. PRODUCTO nombre producto. MES 1. MES 2. MES 3. MES 4. MES 5. MES 6. MES 7. MES 8. MES 9. MES 10. MES 11. MES 12. OPERACIÒN DE EVENTOS LOGISTICOS. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. 3,0. CANTIDAD VALOR $ CANTIDAD. LOGISTICA DE EVENTOS. VALOR $. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000 $ 7.200.000. VALOR $ CANTIDAD. $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000 $ 6.300.000. OPERACIÒN PROFESIONAL DE EVENTOS CORPORATIVOS. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. 3. $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000 $ 6.750.000. De acuerdo a los servicios que se van a prestar, que son: -. Operación de eventos logísticos. -. Logística de eventos. -. Operación profesional de eventos corporativos Y de acuerdo al estudio de mercados se estima que se inicia con la atención de tres. clientes mensuales por cada uno de los servicios, además de estima un precio por servicio prestado de $ 7.000.000 en promedio, con unas utilidades para nuestro negocio de 30% bruto..

(55) 55. 8.2 Costos fijos y variables Tabla 16 Inversiones Fuente: Elaboración propia ACTIVO. RECURSOS PROPIOS CLASIFICAR COSTO COSTO COMO CANTIDAD UNITARIO TOTAL. Refrigerador EQUIPOS Lavadora tipo industrial EQUIPOS Alacena MUEBLES Y ENSERES Armario para lenceria MUEBLES Y ENSERES Escritorio MUEBLES Y ENSERES. DEPRECIACION DEPRECIACION ANUAL MENSUAL. VIDA UTIL. 1 $ 1.900.000. $ 1.900.000. 7. $ 271.429. $ 22.619. 1 $ 3.000.000 1 $ 550.000. $ 3.000.000 $ 550.000. 7 5. $ 428.571 $ 110.000. $ 35.714 $ 9.167. 1 $ 1 $. $ 450.000 $ 499.900 $ 6.399.900. 5 5. $ 90.000 $ 99.980 $ 999.980. $ 7.500 $ 8.332 $ 83.332. 450.000 499.900. En la tabla 16, se relaciona inversión inicial en equipos y muebles, por un valor de $ 6.399.900, destacándose la lavadora tipo industrial con $3.000.000, con una participación del 47% sobre el total de las inversiones. Tabla 17 Costo variable, del servicio de operación de eventos logísticos Fuente: Elaboración propia NOMBRE DEL PRODUCTO. OPERACIÒN DE EVENTOS LOGISTICOS. PRECIO DE VENTA DE SERVICIO INGRESOS POR VENTA UNITARIO UNIDAD DE COSTEO UNIDAD DE COSTO MATERIAS PRIMAS MEDIDA UNIDAD Costo del evento unidades TOTAL COSTOS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS. 7.000.000 $ 2.100.000,00 UNIDAD UNIDADES UTILIZADAS 1,00. COSTO TOTAL. OTROS COSTOS Y GASTOS VARIABLES:. $ 650.000,00. MANO DE OBRA PROCESO 1 MANO DE OBRA PROCESO 2 MANO DE OBRA PROCESO 3 GASTOS POR VENTA TRANSPORTE (% de P.V.) GASTOS POR VENTA PUBLICIDAD (% de P.V.). TOTAL COSTO VARIABLE UNITARIO. 5% 6%. $ 105.000,00 $ 126.000,00 $ 881.000,00. En este cuadro se muestra los costos variables asociados al servicio, “operación de eventos logísticos “, el precio base del servicio se estima en $ 7.000.000 y la utilidad y los ingresos se incluyeron en este cuadro para mejor visualización que corresponde al 30% de este valor, y equivalen a $ 2.100.000..

(56) 56. Resaltamos que se incluyen otros procesos con valor cero, dado a la naturaleza del negocio, que es de intermediación. No se incluyen costos en comisiones en ventas porque, todo el tema de administración y ventas lo harán inicialmente las fundadoras y accionistas de la empresa. Tabla 18 Costos variables, del servicio de logística de eventos Fuente: Elaboración propia NOMBRE DEL PRODUCTO LOGISTICA DE EVENTOS PRECIO DE VENTA DE SERVICIO 8.000.000 INGRESOS POR VENTA UNITARIO $ 2.400.000,00 UNIDAD DE COSTEO UNIDAD UNIDAD DE COSTO UNIDADES COSTO MATERIAS PRIMAS MEDIDA UNIDAD UTILIZADAS TOTAL Costo del evento unidad 1,00 TOTAL COSTOS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS OTROS COSTOS Y GASTOS VARIABLES:. $ 650.000,00. COSTOS DE PERSONAL MANO DE OBRA PROCESO 3 GASTOS POR VENTA TRANSPORTE (% de P.V.) GASTOS POR VENTA PUBLICIDAD (% de P.V.). TOTAL COSTO VARIABLE UNITARIO. 5% 6%. $ 120.000,00 $ 144.000,00 $ 914.000,00. En este cuadro se muestra los costos variables asociados al servicio, “operación de eventos logísticos “, el precio base del servicio se estima en $ 8.000.000 y la utilidad y los ingresos se incluyeron en este cuadro para mejor visualización que corresponde al 30% de este valor, y equivalen a $ 2.400.000..