Aplicación del diagnóstico de la empresa transportes JP S A S

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(1)APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 1. APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA TRANSPORTES JP S.A.S. Carlos Arley Onatra Juan Diego Salcedo Novoa Camilo Andres Caro Arbelades Diana Katalina Forero Velez. Asesora Dora Navarro Quintero. Universidad Cooperativa De Colombia Facultad de Administración de Empresas Villavicencio, Colombia 2015.

(2) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 1.. 2. Tabla de contenido. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 4 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ......................................................................................................... 5 Linea de tiempo ......................................................................................................................................... 6 Misión ........................................................................................................................................................ 6 Visión ......................................................................................................................................................... 6 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo ................................................................................. 6 Subprograma de higiene y seguridad industrial........................................................................................ 7 Política sistemas integrados de gestión .................................................................................................... 7 Política de seguridad vial ........................................................................................................................... 7 Política de no alcohol, drogas y tabaquismo. ............................................................................................ 8 Portafolio Servicio ..................................................................................................................................... 9. DIAGNÓSTICO ................................................................................................................................. 11 MODELOS DE DIAGNÓSTICO .......................................................................................................... 12 Entrevista contextualización empresa .................................................................................................... 14. MODELO PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES –MMGO.......... 16 Matriz de evaluación cuantitativa del modelo ........................................................................................ 47 Curva de desempeño general de la empresa .......................................................................................... 48 APORTACIÓN DE INFORMACIÓN............................................................................................................. 50 Matriz De Evaluación Del Factor Interno (MEFI) ..................................................................................... 50 Matriz De Evaluación Del Factor Externo (MEFE) ................................................................................... 51 Matriz de perfil competitivos (MPC) ....................................................................................................... 52 Matriz de posición estratégica y evaluación de la acción ....................................................................... 56. ETAPAS DE DECISIÓN...................................................................................................................... 57 MATRIZ DE PLANEACION ESTRATEGICA CUANTITATIVA (MPEC).................................................. 57 Radar de Innovación....................................................................................................................... 59 Concepto de creatividad ................................................................................................................ 60 Concepto de innovación ................................................................................................................. 60 JOBS TO BE DONE ........................................................................................................................... 62 Idea innovadora ............................................................................................................................. 63 MODELO DE NEGOCIO CANVAS. .................................................................................................... 67 Segmento de Clientes.............................................................................................................................. 68 Propuesta de valor: ................................................................................................................................. 69 Relación con los clientes ......................................................................................................................... 69.

(3) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 3. Canales de distribución ........................................................................................................................... 69 Actividades Claves ................................................................................................................................... 69 Recursos Claves ....................................................................................................................................... 70 Aliados Estratégicos................................................................................................................................. 70 Costos ...................................................................................................................................................... 70 Ingresos ................................................................................................................................................... 70. CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 71 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. ..................................................................................................... 73 2.. Referencias.............................................................................................................................. 73 Tabla de ilustraciones. Ilustración 1. Logo Corportativo ................................................................................................................................... 5 Ilustración 2 Línea De Tiempo ...................................................................................................................................... 6 Ilustración 3 Organigrama Transporte J.P S.A.S. ......................................................................................................... 9 Ilustración 4 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co ................................................................................. 10 Ilustración 5 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co ................................................................................. 10 Ilustración 6 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co ................................................................................. 11 Ilustración 7 Definición de la ruta hacia la innovación de la gestión de PyMES - Fuente: presentación MMGO. G3PyMES-2010 ........................................................................................................................................................... 18 Ilustración 8 Mapa Estratégico ................................................................................................................................... 58 Ilustración 9 Radar de innovación ............................................................................................................................... 59 Ilustración 10 Modelo de la relación entre las megatendencias sociales y tecnológicas ............................................ 61 Ilustración 11 - Radar de necesidades. ........................................................................................................................ 63 Ilustración 12 –Conformación parque automotor de carga en Colombia a diciembre 2012 ...................................... 64 Ilustración 13 – Practicas de disposición final de los aceites usados. ........................................................................ 66 Ilustración 13 –Modelo de negocio idea innovadora. -Fuente: Propia. ........................ ¡Error! Marcador no definido..

(4) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 4. INTRODUCCIÓN La clase de seminario tuvo como objetivo realizar un análisis completo a una empresa, empleando diferentes herramientas de diagnóstico, tales como matriz DOFA, diamante de Porter, MMGO, entre otras, analizando sus resultados y evidenciando sus falencias y fortalezas en toda la organización.. Después de canalizar los resultados, realizamos una propuesta de mejora través de innovación de procesos; ésta propuesta lleva las especificaciones técnicas y administrativas basadas en el estudio previo realizado, brindando a la empresa diagnosticada, implementar esta propuesta y ejecutándola en sus procesos.. La clase de seminario, recopila lo visto a través de la carrera de administración de empresas, empleando todas las herramientas aprendidas, apoyados del conocimiento del tutor y basados en las teorías de los grandes de la administración logrando desarrollar un trabajo en equipo, donde prima la equidad, saber escuchar, respetar y analizar opiniones, investigar y dar forma a un proyecto que logra identificar los retos de los administradores. Basadas en argumentos sólidos, filtrando la información y determinando las mejores condiciones para realizar una mejora continua dentro de toda organización..

(5) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 5. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA. Ilustración 1. Logo Corportativo Transportes JP S.A.S., es una empresa de transportes ubicada en el centro comercial la hacienda de Villavicencio, cuenta actualmente con una nómina de veinticuatro (24), personas, las cuales están divididas en doce (12), administrativos y doce (12), conductores.. Transportes JP S.A.S., se dedica al transportes de hidrocarburos y carga seca entre estas petróleo y sus derivados, maíz, arroz, soya, aceite de palma entre otras. La empresa tiene cubrimiento a nivel nacional, su fuerte actual se enfoca en los llanos y la costa del país; en los llanos, tienen cubrimiento por todo el Casanare, donde obtienen presencia en cinco (5), campos donde se extrae el crudo y aceite de palma. En el Meta tienen un cubrimiento de cuatro (4), pozos donde también se extrae crudo y aceite de palma. En la costa, exactamente en Cartagena, Santa Marta y Barranquilla se transportan los derivados del crudo como son: nafta, acpm, turbo yed y gasolina.. Con orgullo, la empresa Transportes JP S.A.S, ha crecido notablemente a través de su corto tiempo en el mercado, proyectándose a ser una de las empresas de transporte más reconocidas en el mercado nacional, caracterizándose por prestar un servicio de calidad enfocada en las necesidades de todos sus clientes..

(6) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 6. Linea de tiempo 2013. Creación de la empresa. 2014. Aprobación Ministerio de transporte Resolución N. 087 de 2014. 2014. 2014. Apertura nueva oficina en Villavicenci o. Implement ación destino seguro. 2014. Contratación plan de contingencias hidrospill S.A.S. 2015. Certificaci ón ISO 9001- 14. Ilustración 2 Línea De Tiempo Misión Ofrecer a nuestros clientes un servicio de transporte de mercancía responsable, con calidad mediante la infraestructura automotriz adecuada y con un recurso humano calificado.. Con. alianzas estratégicas que permitan las consolidación de nuestras relaciones comerciales duraderas, de. mejoramiento continuo y competente dirigido a mantener nuestros clientes. satisfechos. Visión Ser la opción líder y de preferencia de nuestros clientes en el servicio de transporte terrestre de mercancía a nivel nacional. Subprograma de medicina preventiva y del trabajo El subprograma de medicina Preventiva y de trabajo tienen como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgos ocupacionales, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con sus condiciones de trabajo psico-fisiológicas y manteniéndolo en actitud de producción de trabajo..

(7) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 7. Subprograma de higiene y seguridad industrial El subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores Política sistemas integrados de gestión TRANSPORTES JP S.A.S., es una empresa comprometida con la prestación del servicio de transporte terrestre a nivel nacional, suministrando servicios oportunos y confiables, con una infraestructura adecuada, una red de aliados estratégicos que permiten fortalecer nuestras relaciones comerciales y un equipo de trabajo calificado, enfocado en la satisfacción del cliente y la sostenibilidad de la compañía. Garantizamos la identificación, control y la prevención de riesgos ocupacionales generando el bienestar y la seguridad de cada uno de nuestros colaboradores. Aseguramos la prevención y mitigación de aspectos ambientales significativos, asociados a la prestación del servicio de transporte terrestre. Estamos comprometidos con el cumplimiento de los requisitos legales, el fortalecimiento de la calidad de vida, el bienestar del talento humano y el mejoramiento continuo. Política de seguridad vial TRANSPORTES JP S.A.S., como organización altamente comprometida con la prevención de accidentes de tránsito, garantiza que la prestación del servicio se realiza con altos niveles de seguridad, y cuenta con el personal idóneo conforme al código nacional de tránsito y requerimientos de nuestros clientes, por ejemplo:  El uso obligatorio de cinturón de seguridad.  Límites de velocidad de acuerdo a lo establecido por la norma y nuestros clientes.  El uso del celular o manos libres totalmente prohibido mientras se opera el vehículo.  Se realizarán pruebas de alcohol cada vez que la empresa considere necesario para la prestación del servicio..

(8) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 8.  Asegurar que todas las partes interesadas (trabajadores independientes) sean competentes en las tareas asignadas y brindar el entrenamiento necesario para ello. El incumplimiento de estas normas generará a los conductores, sanciones considerables y dependiendo la gravedad del caso, hasta la terminación unilateral del contrato laboral. Nuestras campañas de promoción y prevención de accidentes, garantizan el bienestar de nuestros empleados y transeúntes, cumpliendo a cabalidad con la normas de tránsito y transporte vigente. Política de no alcohol, drogas y tabaquismo. TRANSPORTES JP S.A.S., es consciente de que el consumo de bebidas alcohólicas, drogas, cigarrillo y sustancias alucinógenas, crean dependencia y tienen efectos negativos en la capacidad de desempeño y afecta seriamente la seguridad, bienestar y salud de todos nuestros empleados, contratistas y visitantes. Por lo anterior, definimos la siguiente política de prevención:  Prohíbe la posesión, uso y venta de alcohol, drogas y tabaco en las instalaciones de la organización, en los vehículos y en general.  No se le permite a ninguna persona, sin importar su rango o posición, trabajar o visitar las áreas de trabajo bajo la influencia de bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas.  Se prohíbe fumar al interior de las instalaciones de la empresa o de nuestros clientes.  Solo se podrá fumar en la hora destinada para el almuerzo y fuera de las instalaciones de la empresa. En ningún momento los funcionarios están autorizados para ausentarse durante la jornada laboral de su lugar de trabajo para ir a fumar. La violación de esta política, así como la oposición a las inspecciones se considera falta grave y en consecuencia TRANSPORTES JP S.A.S., puede adoptar medidas disciplinarias, inclusive dar por finalizado el contrato de trabajo por justa causa de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y la Ley, según sea el caso. Se exigirá su cumplimiento a contratistas y visitantes en caso de requerirse. Con este fin, les dará a conocer su contenido y requerirá que los contratistas la hagan obligatoria al personal que destinen en la ejecución de los contratos que celebren con TRANSPORTES JP S.A.S. Estructura organizacional transportes JP S.A.S..

(9) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 9. Presidencia. Coordinador de calidad. Gerencia Cota. Gerencia Villavicencio. Cordinador Administrativo. Direccion Administrativa. Asistente Comercial. Coordinador HSE. Coordinador De Operaciones. Auxiliar De Operaciones y Trafico Conductor. Ilustración 3 Organigrama Transporte J.P S.A.S.. Portafolio Servicio Mercancía y mensajería: Transportes y distribución de mercancía a nivel nacional en la modalidad de paquetes puerta a puerta, estableciendo alianzas estratégicas para lograr ofrecer un servicio integral a nuestros clientes, con tiempos de entrega acordes a cada región del país..

(10) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 10. Ilustración 4 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co Contenedores: Transporte de contenedores de 20,40, Estándar, High Cube, Refrigerados, Isotanques, Open Top y en importación y exportación.. Ilustración 5 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co Carro - Tanques: TRANSPORTES JP S.A.S cuenta con una flota vehicular propia de carro-tanques en lamina de acero con todas las especificaciones para el manejo de líquidos a nivel nacional..

(11) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 11. Ilustración 6 Imagen portafolio tomada http://transportesjp.co Enfocados en la globalización y el desarrollo de nuestro país TRANSPORTES JP S.A.S ofrece proyectos especiales para cualquier tipo de almacenamiento y distribución de producto a nivel urbano y nacional. De igual forma el manejo de cajas Extra dimensional con los vehículos aptos para este proceso. DIAGNÓSTICO El diagnóstico es el resultado que arroja luego de un estudio, evaluación o análisis sobre determinación ámbito u objeto. El diagnóstico tiene como propósito reflejar la situación de un cuerpo, estado o sistema para que luego se proceda a realizar una acción o tratamiento que ya se preveía realizar. Valdez Rivera comenta que el concepto de diagnóstico se inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo y estratégico. Se constituye como un medio de análisis que permite el cambio de una empresa, de un estado de incertidumbre a otro de conocimiento, para su adecuada dirección; por otro lado es un proceso de evaluación permanente de la empresa a través de indicadores que permiten medir los signos vitales. (1998) Así mismo, Víctor mescua resalta que el Diagnóstico Empresarial es una herramienta sencilla y de gran utilidad que detecta las causas “raíz” de las principales problemáticas en las organizaciones, lo cual, brinda la posibilidad de enfocar los esfuerzos futuros en implementar las medidas correctivas más efectivas, evitando el desperdicio de recursos en soluciones imprecisas. (2014).

(12) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 12. Por otro lado, la cámara de comercio de Bogotá (2014) afirma “Es una herramienta a través de la cual usted podrá identificar las necesidades de su empresa o proyecto empresarial”.. Según los anteriores conceptos sobre el diagnóstico, se determina que el enfoque que se realizará a la investigación en creatividad de innovación, permite tener un amplio campo de aplicación por su complejidad. Teniendo en cuenta se puede identificar problemas, prevenir, desarrollar, evaluar e impulsar una adecuada dirección a la empresa. MODELOS DE DIAGNÓSTICO. A continuación se presentara un cuadro comparativo de los modelos de diagnósticos mas significativos incluyendo el modelo a utilizar: MODELOS DIAGNÓSTICOS. SEMEJANZAS O. DESCRIPCIÓN. VARIABLES. DIFERENCIAS. Según Fernando Sánchez, M. & Grangru Castro J. Es un modelo La EFQM se asemeja constituido por un conjunto de con La BSC por que. Enfoque al cliente. o criterios de se basan en el lucro de MODELO EFQM factores -Logro de la DE integralidades entre si definen a la excelencia en EXCELENCIA excelencia. una organización teóricamente calidad y la entrega de excelente,. para. mantener. los la fuerza productiva.. mejores resultados. (2008) Diferencia con la de RAMSO, BSC. EL BALANCED SCORCARD. PESTUDIO DEL PROCESO DE IMPLANTACION EN UNA MEDIANA EMPRESA. J.A.U.. M.M. & Es. un. administración que. ALVARO. sistema traduce. de la. misión y la estrategia en un conjunto. de. medidas. comprensibles que produce el marco teórico para la medición estratégica. (2003). PORTER porque es un. proceso. interno. que rige a cada área de. la. empresa. partiendo del objetivo de la misma y la estrategia de PORTER no. tiene. dogmas. barreras, de. autoevaluación, puede. -Autoevaluación. de. procesos. -Medición en tiempo real..

(13) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 13 llevar. PORTER, plantea el nivel de competencia, se enfoca en el estado. PORTER, M.E. Explica que este financiero, modelo estratégico que establece LAS CINCO FUERZAS QUE un marco para analizar el nivel de LE DAN FOMRA competencia dentro de la empresa A LA y así poder desarrollar una ESTRATEGIA. estrategia de negocio.( 2008). visualización. costo-. beneficio,. y. se -Enfoque financiero.. asemeja con la Matriz - Rentabilidad. DOFA. porque. hay. variables. que. coinciden. en. la. investigación. del. Diagnóstico Final. Se asemeja con todas Según OVIEDO, S. Constituye por. sus. diferentes. una herramienta sencilla y de gran enfoques, ya que son TEORÍAS. DE. DIAGNÓSTICO. utilidad a los fines de conocer la aplicables. dentro. y. situación actual de la organización fuera. de. la. y los problemas que impiden su organización por sus crecimiento,. supervivencia. o múltiples opciones de. desarrollo. (1998). estrategias. -Enfoque nuevos. hacia mercados.. -Autoevaluación del personal. -Auditorías internas y externas.. administrativas. Según PÉREZ Con el modelo se realiza un análisis situacional de los componentes organizacionales definidos DIAGNÓSTICO MEDIANTE. en. Modelo. de. Modernización para la Gestión de. EL Organizaciones. MODELO MMGO. el. MMGO®. para. cualquier empresa y la definición de las rutas de mejoramiento para cada uno, desarrollado por el grupo de investigación G3PYMES de la EAN. (2009). Tabla 1 Cuadro comparativo modelos diagnósticos.. Según los resultados arrojados, se pueden dar. a. conocer. debilidades, áreas para mejorar y fortalezas de. la. estudiada modelo.. empresa con. este. -Modernización para la. gestión. organizacional.

(14) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 14. Dentro de las características más privilegiadas se encuentra el modelo EFQM según Fernando Sánchez, M & grangru Castro J. Es un modelo constituido por un conjunto de factores o criterios de integralidades entre si definen a una organización teóricamente excelentes, para mantener los mejores resultados. Este caso se encuentra explicado tácitamente y su proceso es hacia y para la excelencia en calidad y la fuerza productiva, es por eso que su mayor campo de trato se verá reflejado al enfoque que se tendrá a los clientes de la compañía transportes J.P.. Hernández Torres plasma que el procedimiento de diagnóstico tiene como objetivo general contribuir a la integración de las decisiones locales en torno a los objetivos estratégicos, y mejorar el desempeño de una organización en una forma planeada y organizada para hacerla más estable, eficaz, eficiente, de mejor valor, efectiva y competitiva. (2001) De acuerdo al trabajo investigativo realizado durante el ciclo electivo “Seminario Investigación” se ha evidenciado una serie de diagnósticos que son imprescindibles aplicarlos en las empresas de hoy en día. La investigación realizada a la empresa Transporte J.P están basados en los modelos mencionados en la Tabla 1 con el fin único de reconocer, recolectar, analizar y dirigir una serie de postulados que contribuirán no solo al sostenimiento de la compañía en el mercado, si no, impulsarla en un país donde la globalización está empezando a surgir en su normatividad, su mentalidad, y su forma de gobernar haciendo más competitivo y saliendo del rezago con el que se venía siglos atrás. Entrevista contextualización empresa En Villavicencio el día 25 de septiembre se realizó dos entrevistas para tener más certeza con respecto al funcionamiento de la empresa. Nombre Cargo Empresa. Jovanny Moron Gerente General Transportes JP S.A.S. Entrevista 1 En lo cual se le hicieron las siguientes preguntas: ¿Cuánto tiempo lleva la empresa funcionando?: La empresa lleva dos años y siete meses en funcionamiento pero en la ciudad de Villavicencio lleva un año y 5 meses..

(15) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 15. ¿Cuantas personas traban en transportes JP?: Hasta el momento contamos con un personal de24 personas. ¿A que se dedica la empresa?: Nosotros somos una empresa de transporte dedicada a transportar carga pesada especialmente líquidos. ¿La empresa cuenta con todos los requisitos de ley? Nosotros estamos habilitados por el ministerio de transportes desde el 24 de noviembre de 2014 , certificados por Bureau Veritas en las iso 9001 , 14001 y oshas 18001 contamos con un plan de contingencias en donde están disponibles para cualquier anomalía que se presente en las carreteras en donde transportan nuestros vehículos. ¿Con cuántos clientes cuenta la empresa? En el momento contamos con 4 clientes potenciales. ¿Cargan directamente con alguna petrolera? No por el momento. Después se le realizaron las preguntas al director operativo que fueron: La empresa cumple con todos los requisitos para poder transportar líquidos? Nosotros aparte de estar habilitados por el ministerio de transporte contamos con un sistema integrado de gestión que es el que nos guía con los procesos para poder realizar las cosas sin cometer errores. ¿Que líquidos despacha la empresa? Nosotros despachamos toda clase de líquidos pero la parte donde más se realizan despachos son los hidrocarburos y sus derivados. ¿Porque no tiene contratos directos con alguna petrolera o con Ecopetrol? Con petroleras no hemos contratado porque somos una empresa la cual está empezando y para poder contratar con ellos se necesitan de ciertos requisitos que hasta el momento no cumplimos. ¿Que aporte le hace la empresa a transportes JP al medio ambiente? Lo único es la parte ecológica donde se hace la recolección de la basura de manera discriminativa para poder separar lo que se puede reciclar y lo que no, lo que si es que nos falta certificar que los vehículos de nosotros realicen de manera efectiva sus residuos sólidos y líquidos. ¿Cuáles son los procedimientos para que un vehículo pueda cargar con ustedes? Primero debe de contar con unos requisitos internos de la empresa que son los documentos del vehículo y sus pólizas, después debe de cumplir con los requisitos que exige el cliente que son que deben de contar con un sistema satelital para poderlos monitorear 24 horas al día y no tener ninguna clase de antecedentes ni partes.. Nombre Cargo Empresa. Camilo Andres Caro Arbelades Director Operaciones Transportes JP S.A.S.

(16) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 16. Entrevista 2 La empresa cumple con todos los requisitos para poder transportar líquidos? Nosotros aparte de estar habilitados por el ministerio de transporte contamos con un sistema integrado de gestión que es el que nos guía con los procesos para poder realizar las cosas sin cometer errores. ¿Que líquidos despacha la empresa? Nosotros despachamos toda clase de líquidos pero la parte donde más se realizan despachos son los hidrocarburos y sus derivados. ¿Porque no tiene contratos directos con alguna petrolera o con Ecopetrol? Con petroleras no hemos contratado porque somos una empresa la cual está empezando y para poder contratar con ellos se necesitan de ciertos requisitos que hasta el momento no cumplimos. ¿Que aporte le hace la empresa a transportes JP al medio ambiente? Lo único es la parte ecológica donde se hace la recolección de la basura de manera discriminativa para poder separar lo que se puede reciclar y lo que no, lo que si es que nos falta certificar que los vehículos de nosotros realicen de manera efectiva sus residuos sólidos y líquidos. ¿Cuáles son los procedimientos para que un vehículo pueda cargar con ustedes? Primero debe de contar con unos requisitos internos de la empresa que son los documentos del vehículo y sus pólizas, después debe de cumplir con los requisitos que exige el cliente que son que deben de contar con un sistema satelital para poderlos monitorear 24 horas al día y no tener ninguna clase de antecedentes ni partes.. En síntesis nos damos cuenta que la empresa transportes JP es una empresa la cual está empezando a incursionar en el mercado y se está preparando para poder llegar a ser una empresa grande en su medio y poder contratar con más clientes, con respecto a los que tiene, debido a eso nos damos cuenta de que la empresa tiene muchas fortalezas pero así mismo tiene varias debilidades y una de ellas, según el director operativo es la certificación para la disposición de los residuos sólidos y líquidos del servicio de transporte, requisito indispensable para contratar con Ecopetrol empresa líder en el mercado en disposición de petróleo y sus derivados.. MODELO. PARA. LA. MODERNIZACIÓN. DE. LA. GESTIÓN. DE. LAS. ORGANIZACIONES –MMGO El Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones (MMGO) es una herramienta para analizar el estado actual de una PYME. Según los resultados arrojados, se pueden dar a.

(17) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 17. conocer debilidades, áreas para mejorar y fortalezas de la empresa estudiada con este modelo. (P rez,et al.,200 . P. 3 y 54) El modelo para la modernización de la gestión de la organización P rez (200 ) afirma “cuyo objetivo fundamental es facilitar la modernización gerencial de las empresas hacia organizaciones modernas, competitivas, centradas en la innovación y capaces de competir en un mundo global” (p 238). Cuando la compañía tiende a tomar este tipo de decisión estará enfrascada al éxito y no al fracaso. Los estadios se califican en cuartiles desde el primero (1) (0 a 25), segundo (2) (25-50), tercero (3) (50-75) y cuarto (4) (75-100). En el modelo, a partir del estadio 1 ( ilustración 1), se define la ruta que se debe seguir para alcanzar estadios superiores, haciendo un recorrido por los diferentes componentes y bajo un exhaustivo análisis de las diferentes variables y descriptores que se encuentran teorizadas, lo que permitirá encontrar la curva de gestión. Las guías e instrumentos diseñados por el G3PYMES de la Universidad EAN para la modernización de la gestión, permiten (P rez,et al.,2009. P. 53 y 54): . Identificar la situación actual de la empresa con una visión integral, tomando en cuenta el nivel de desarrollo de cada uno de los elementos competitivos (estrategia, recursos humanos, finanzas, etc.).. . Definir la visión de futuro a la cual se debe llegar.. . Establecer estadios intermedios y las rutas con el fin de facilitar la mejora continua en la gestión de cada elemento y de la empresa como un todo..

(18) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 18. Ilustración 7 Definición de la ruta hacia la innovación de la gestión de PyMES - Fuente: presentación MMGO. G3PyMES-2010 Hemos decidido trabajar con el modelo MMGO ya que permite trabajar de cerca con el gerente de la compañía buscando determinar el estado actual de esta y tener el insumo para el análisis estratégico y poder determinar nuestra idea innovadora orientada a una estrategia adecuada que impacte positivamente la empresa. MODELO PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES (MMGO) Estadio 1. Estadio 2 Estadio 3 MÓDULO 1: Direccionamiento estratégico. Estadio 4. Factor 1: Principios de planeación La gerencia se concentra en Se establecen programas La gerencia hace la La empresa ha formulado la ejecución y el control de semanales y se verifica su medición de su escenarios futuros y los procesos operativos. desempeño con base en evaluado su probabilidad a X cumplimiento. pronósticos, planes y más de un año. presupuestos. La empresa no tiene Se estimula la La alta dirección conoce y Existe alineamiento entre personas capacitadas en participación, la está capacitada en los requerimientos de la planeación. innovación y la x técnicas para construir el empresa y los de su creatividad encaminada a futuro personal. la planeación. El uso de indicadores es Se cuenta con indicadores La empresa cuenta con un Se cuenta con un sistema de mínimo. de desempeño y sistema de auditoría e valoración de escenarios, resultados, se usan para indicadores estratégicos o X simulación o algún modelo tomar acciones Cuadro de Mando matemático. correctivas. Integral. La empresa no cuenta con Las decisiones más Existe un sistema de Cuenta con un sistema de datos históricos o importantes se tomaron información formal y para información computarizado estadísticas que le faciliten X los sistemas de toma de decisiones se integral como soporte de la planear. información existentes. consulta con expertos. planeación.. No existe una visión de futuro estructurada. El personal no cuenta con la capacidad para asimilar y compartir la visión de futuro de la empresa. Los recursos de comunicaciones son las carteleras, las reuniones y algunos memorandos.. Factor 2: Sistema de finalidades (Misión, Visión y Objetivos) La gerencia ha planteado Las finalidades han sido una misión, visión y planteadas con base en un objetivos de largo plazo, estudio interno y externo pero no son fruto de un de la organización. ejercicio serio de planeación. Se capacitaron miembros La definición del sistema de la empresa en de finalidades exigió herramientas para la X destrezas en el manejo de formulación de la misión, conflictos. visión y objetivos. Existe información Los sistemas de sistematizada, asociada al información existentes cumplimiento de la permiten evaluar el grado X misión, visión y objetivos. de cumplimiento de la misión, visión y objetivos. Factor 3: Valores corporativos.. El sistema de finalidades es compartido y representa un instrumento de trabajo para X todos los empleados.. El dominio y afinidad del sistema de finalidades de cada empleado es compatible con los de la empresa. El sistema cuenta con un módulo de gestión de conocimiento relacionado con el sistema de finalidades..

(19) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 19. Promueve los valores corporativos entre sus colaboradores.. Existe un documento sobre los valores de la empresa.. La dirección se preocupa más por las habilidades que por los valores.. En el proceso de selección se consideran los valores de las personas. La gerencia cree que los valores generan una ventaja competitiva.. Se consideran los valores de manera informal.. No se han definido sistemas de información para valores. Las estrategias se centran en el flujo de caja y en el aumento de las ventas.. La estrategia se comunica verbalmente y no es clara su ejecución.. No es posible ejercer control sobre las estrategias.. El sistema de información (SI) es para registrar transacciones.. Para la empresa, lo más importante es el producto. Mientras el producto sea bueno se venderá.. Los valores comunican.. La gerencia considera fundamental la promulgación de valores, los difunde y los pone en práctica. La gerencia tiene en cuenta los valores en la dirección de la empresa.. El cumplimiento de los valores es un factor de X motivación para los miembros de la empresa. La gerencia por valores ha mostrado resultados tangibles y hace parte de las X competencias del personal.. La selección de los valores se hizo por consenso o un mecanismo amplio de participación.. se. Los valores se evalúan.. Los valores se proyectan. X. Factor 4: Estrategias Existe un documento de La implementación de las formulación de estrategias estrategias se ha realizado para la empresa. de manera conjunta con un sistema de gestión de calidad. Las estrategias se han Se han aplicado formulado estrategias de ubicación, sistemáticamente con X segmentación, distintas matrices y diversificación u otras, vectores. formalmente. Las estrategias han Se ha ejecutado las generado estándares de estrategias como se desempeño. concibieron. X. El SI contribuye a la toma de decisiones.. X. El SI es consistente con las estrategias.. MÓDULO 2: GESTIÓN DE MERCADEO Factor 1: Orientación de la empresa hacia el mercadeo. Para la empresa, la más La empresa se preocupa importante es la ante todo por las ventas. producción. Es necesario El cumplimiento del cuidar la productividad. presupuesto de ventas es primordial.. Factor 2: Planeación y control del mercadeo. Cuenta con un plan de Elabora planes de mercadeo informal, no mercadeo escritos, con un X escrito y a corto plazo (1 horizonte entre 1 y 3 año). años. No hace control del plan de Hace control de los planes Hace control de los planes mercadeo formalmente. de mercadeo de mercadeo esporádicamente (cada 3 continuamente, pero no X meses o más). toma las medidas correctivas correspondientes. Factor 3: Investigación de mercados No cuenta con un plan de mercadeo definido.. Los valores se ajustan al sistema de finalidades y las estrategias de la compañía. X. Las estrategias se evalúan permanentemente y se ajustan conforme a los X requerimientos del mercado. Se han aplicado estrategias de integración o colaborativas con proveedores, competidores o distribuidores. Se tiene un sistema de indicadores que evalúa la efectividad y alcance de la estrategia. Ej.: CMI. Se cuenta con un sistema de soporte de las decisiones basado en modelos matemáticos.. La empresa considera ante todo las necesidades y deseos del cliente. Lo X fundamental es su satisfacción. Cuenta con planes de mercadeo escritos, con un horizonte entre 4 y más años. Hace control de los planes de mercadeo y toma las acciones correctivas correspondientes..

(20) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO La empresa no usa la investigación de mercados. No tiene una base de datos de sus clientes y no conoce su comportamiento de compra y de consumo. No ha realizado una segmentación ni selección del mercado, no conoce a sus clientes.. No se conoce el ciclo de vida del consumidor y no se planean acciones de respuesta.. 20. Consulta fuentes Consulta estudios de secundarias de datos para mercados disponibles en algunas variables de X fuentes externas para mercadeo algunos fenómenos de mercadeo. Contrata o realiza estudios de mercadeo aplicables a variables de mercadeo de la empresa.. Factor 4: Comportamiento del consumidor y su segmentación Tiene una base de datos Usa la base de datos para Conoce al detalle el de los clientes, pero no la investigación de comportamiento de compra usa para investigación de mercados y para conocer y de consumo de sus X mercados. a sus clientes. clientes y de los demás clientes del mercado. Tiene el mercado Ha seleccionado su Conoce al detalle el segmentado pero no ha mercado meta con base en comportamiento de compra realizado la selección del el conocimiento del y de consumo de sus mercado meta, se dirige a consumidor pero no todas consumidores meta y X varios segmentos sin sus acciones se ajustan a trabaja en función de ello. planeación. él o no siempre controla sus resultados. Se conoce el ciclo de vida Se conoce el ciclo de vida Se conoce el ciclo de vida del consumidor pero se del consumidor y se del consumidor y se toman acciones de programan acciones de planean acciones de respuesta. respuesta pero sin mercadeo para retenerlo X planeación y sin control. con satisfacción. Se controlan los resultados.. Factor 5: Estrategia de producto o servicio Se hace desarrollo de Se hace investigación, Se hace investigación del productos o servicios sin pero no se alcanza a mercado para desarrollar investigación. nuevos productos o X responder al mercado con el desarrollo de productos servicios y ser innovadores. o servicios. No se analiza el ciclo de Se conoce el ciclo de Se trata de responder al Se conoce al detalle el ciclo vida del producto o servicio vida, pero no se planea la mercado como un de vida y se ha diferenciado y no se direcciona su vida del producto o seguidor con copias, el producto o servicio, desempeño en el mercado. servicio en el mercado. ajustes y mejoras leves en X proyectando su futuro en el el producto o servicio mercado con satisfacción frente a la expectativa del para los clientes. mercado. Factor 6: Estrategia de precio La empresa cuenta con La empresa cuenta con un La empresa cuenta con un La empresa cuenta con un información empírica (no estudio de costos, estudio de costos para sistema de costos calculado asesorada por un experto en calculado por un experto todos los productos o por un experto en el tema, el tema) de los costos de X en el tema, para algunos servicios, calculado por que se actualiza todos sus productos o de sus productos o un experto en el tema, continuamente. servicios. servicios, pero no lo pero no lo actualiza actualiza continuamente. continuamente. No se hace investigación ni desarrollo de productos o servicios.. La estrategia de precios obedece a los costos de producción.. La estrategia de precios obedece a costos y utilidades.. La estrategia de precios obedece a costos, venta y utilidades.. La empresa no tiene en cuenta las variaciones de precios de los productos o servicios de la competencia.. La empresa dice estar La empresa responde a preparada para responder los cambios de precios a la competencia, pero a con estrategias definidas. la hora de la verdad no puede responder con efectividad. Factor 7: Estructura y estrategia de distribución. La estrategia de precios es una respuesta a las X necesidades de la empresa y del mercado. La empresa está preparada para responder rápidamente a los cambios de precios de X la competencia..

(21) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO La empresa no ha definido una estrategia de distribución. Atiende el mercado en forma intuitiva.. La empresa cuenta con vendedores pero no con planeación de ventas.. Se realiza labor de distribución de los productos únicamente en forma directa, esperando pasivamente pedidos, sin realizar control ni evaluación de los resultados.. Se realiza labor de distribución de los productos en forma directa y por medio de intermediarios utilizando acciones proactivas, pero sin realizar control ni evaluación de los resultados.. La empresa no ha planeado su estrategia de ventas. Las ventas se hacen en forma empírica. Se espera al cliente para atenderlo.. 21 La empresa tiene definida su estructura de distribución, pero no la controla.. Se realiza labor de Se realiza labor de distribución de los distribución de los productos en forma productos en forma directa directa o por o por intermediarios, con intermediarios, con completa información, información y control, control y evaluación de X pero sin evaluación de penetración en el mercado, penetración en el rotación del producto, mercado, rotación del disponibilidad y volúmenes producto, disponibilidad y de ventas por cada canal volúmenes de ventas por utilizado. cada canal utilizado. Factor 8: Estrategia de ventas Se tienen vendedores sin Se selecciona Se planea, dirige, motiva, adecuada selección ni adecuadamente los controla y promueve, en entrenamiento y no se vendedores, se les forma permanente, la fuerza presupuesta ni se entrena, tienen de ventas, buscando los X controlan sus resultados. presupuesto asignado mejores resultados para pero no se controlan sus ellos, para la empresa y resultados. frente al mercado.. Factor 9: Estrategia de comunicación. No se hace publicidad por Se hace publicidad Se planea la publicidad y considerarla costosa o poco ocasional sin planeación y se apropian los recursos, útil para la empresa. pero no se conocen sus X sin control sobre sus resultados. resultados. No se realiza ninguna actividad de promoción.. La empresa ha definido bien la estructura de distribución, acorde con las oportunidades del mercado X y realiza controles permanentes para garantizar sus resultados.. Se hacen esporádicamente Se definen algunas fechas actividades de promoción especiales en las que se o publicidad por presiones realizan actividades de de la situación (sin tener X promoción (ej.: día de la en cuenta objetivos de madre, día del padre, mercadeo). etc.).. Se hace planeación y presupuesto de publicidad, se controla, se revisa su ejecución y se conocen sus resultados. Se realiza un plan de promociones con base en estudios de mercado y se controlan y evalúan.. La empresa no realiza Ocasionalmente participa actividades de promoción en actividades, siempre y de negocios por cuando no sean costosas, considerarlas costosas o no X aunque no den resultados necesarias. para la empresa.. Participa ocasionalmente en ferias o muestras comerciales, pero sin planear y sin medir su efectividad.. Planea su participación en eventos como ferias, muestras, misiones, show rooms, porque conoce su efectividad y controla sus resultados.. No realiza actividades de promoción de ventas ni a canales ni a consumidores.. Realiza actividades de promoción de ventas a canales o a consumidores con planeación, pero sin control sobre los resultados.. Realiza actividades de promoción de ventas a canales o a consumidores con planeación y control sobre los resultados.. Se hacen algunas Se hace un plan de actividades de relaciones relaciones públicas pero públicas sin planeación y no se controla su no se conocen sus efectos X ejecución ni sus para la organización. resultados para la empresa.. Se planean adecuadamente las relaciones públicas y se educa a todos los colaboradores para hacerlos partícipes. Se controlan sus resultados en beneficio de la empresa.. No realiza actividades de relaciones públicas.. Ocasionalmente realiza actividades de promoción de ventas a canales o a X consumidores, pero sin planeación..

(22) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO No se realizan actividades Se realizan algunas de mercadeo directo, por actividades de mercadeo ausencia de bases de datos directo pero sin planear. de los clientes o por costos X Se tiene línea de atención altos. al cliente para recibir sus comentarios.. 22 Se hace telemercadeo o mailing a los clientes, pero no hacen parte de un plan de mercadeo y no se controlan sus resultados.. Se tiene un plan y un presupuesto para las actividades de mercadeo directo; además se controlan sus resultados a favor de la empresa.. El merchandising no es El merchandising es importante para la empresa; importante para la sus instalaciones son empresa, pero sólo se informales y sin planeación X hace ocasionalmente con y no se adecúa para algunas exhibiciones. temporadas.. Se planea el merchandising promocional y personal permanente y se conocen y controlan sus efectos para la organización.. No se tienen programas de servicio al cliente ni de fidelización y no se forma al personal para el servicio al cliente. El servicio de la empresa es calificado por los clientes como malo.. Se hace merchandising por intuición más no por planeación y no se miden sus efectos sobre el posicionamiento de la empresa y sobre el atractivo comercial. Factor 10: Servicio al cliente Se hacen algunas Se hacen actividades de actividades de servicio al servicio y fidelización del cliente pero no se cliente, pero no se controlan. controlan ni se conocen sus resultados. El servicio de la empresa El servicio de la empresa es calificado por los es calificado por los clientes como regular. clientes como bueno.. La empresa tiene una clara filosofía de orientación hacia el servicio al cliente, X planea y controla su fidelización. El servicio de la empresa es calificado por los clientes X como excelente.. Conoce y aplica el concepto de logística.. MÓDULO 3: LOGÍSTICA Factor 1: Planeación logística. Existe un responsable de La estrategia proyecta la logística. aspectos logísticos.. La compra y el proveedor se establecen básicamente por el precio o las condiciones de pago.. Su kárdex es manual y se revisa niveles de inventario para la recompra o para la producción.. Aplica una técnica formal para estimar la demanda.. Los faltantes de inventario son frecuentes.. La gerencia dirige directamente las actividades logísticas.. Factor 2: Relaciones internas y externas. Se han realizado intentos La integración con sus de alianzas estratégicas proveedores es calificada con los proveedores y con y evaluada los clientes. periódicamente e igual con sus clientes. Factor 3: Administración de materiales. Para el control de Formula plan de compras inventarios aplica para todo el año, de máximos y mínimos o acuerdo con las clasificación ABC, necesidades y vigila que usando algún software. sea óptimo. Factor 4: Organización La integración de Cuenta con un sistema actividades logísticas está logístico integral y tiene en proceso de un responsable. consolidación.. La empresa cuenta con un plan de logística X funcionando de manera excelente. La producción, la logística y las ventas están alineadas con la estrategia, X proveedores y clientes.. Aplica Planeación Requerimientos Materiales (MRP), acuerdo con proveedores.. de de de X los. La logística de la empresa está apoyada en tecnología y satisface plenamente los X requisitos del cliente.. Factor 5: Control logístico Realiza control sobre los La responsabilidad sobre Se cuenta con un sistema niveles de inventario y los los niveles de inventario integral de indicadores y el considera óptimos. es de logística. X soporte a producción y a ventas es adecuado. Factor 6: Gerencia logística El personal entiende la Tiene un líder o comité de La dirección logística está importancia de la logística logística. X alineada con la estrategia. en su totalidad..

(23) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 23. Existen funciones logísticas pero desintegradas.. El sistema de logística está en conformación.. Se aplican conceptos de la administración de la X cadena de abastecimiento.. Las directivas han recibido capacitación en temas logísticos.. Factor 7: Competencia logística El área logística se está Se cuenta con personal conformando y es claro el X profesional en logística. concepto.. Se ha pensamiento logístico.. Inexistencia de indicadores para el manejo de inventarios.. Factor 8: Indicadores logísticos Está en proyecto el diseño Está en desarrollo el de indicadores logísticos. X diseño de indicadores logísticos.. Se tienen indicadores estratégicos logísticos o cuadro de mando integral.. Factor 9: Sistema de información Se trabaja en hojas de El sistema de información El sistema de información cálculo los datos de es consistente con los sincroniza los distintos inventarios y de ventas. reales en procesos entre X datos inventarios, facturación y producción, almacén y las despachos. ventas. MÓDULO 4: COMERCIO EXTERIOR Exportaciones Factor 1: Preparación para los mercados externos Se diseñan los productos o Algunos de los diseños se Se asimilan a los servicios pensando en el han realizado para productos los comentarios X mercado interno. ajustarse a los mercados de los representantes en el externos. exterior. No se ha exportado o se ha Se ha exportado a países Se ha incursionado en realizado de manera cercanos (CAN, mercados de países marginal. desarrollados. X Mercosur, Centroamérica, Caribe).. La dirección de la empresa no considera las alternativas de exportación.. Factor 2: Talento humano orientado al exterior La dirección se informa Se adelantan procesos de sobre los procesos de aprendizaje en aspectos exportación. como embalaje, transporte internacional y x seguros externos, tanto por la dirección como por los empleados.. Inexistencia de formación Se realizan algunos cursos hacia el personal para el de formación sobre tema de exportación. x comercio exterior, pero no se miden sus impactos. Se considera que los riesgos La gerencia considera que de la exportación son podría tener éxito en los demasiado altos para que la X mercados internacionales. empresa los asuma.. Se realizan procesos de formación en comercio exterior, siguiendo políticas de exportación de la empresa. Conoce los riesgos asociados a la exportación, pero no se hace seguimiento.. Factor 3: Estrategias de la empresa para exportar. Se posee un modelo de administración de la cadena de abastecimiento totalmente implementado.. desarrollado estratégico. Su sistema de información tiene una base tecnológica de última generación, por ejemplo ERP.. El diseño de productos responde a las necesidades identificadas de los clientes. Se exporta permanentemente y se cuenta con una cadena de comercialización consolidada. Existe una cultura flexible y de aprendizaje continuo para adelantarse a los mercados internacionales por parte de toda la organización. La empresa cuenta con analistas de comportamiento del consumidor extranjero. Cuenta con un equipo de expertos (internos y externos) que evalúan permanentemente los riesgos de la exportación..

(24) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 24. El proceso de producción de Dispone de máquinas con la empresa es tradicional y moderna tecnología. no se considera necesario cambiarlo. x. El proceso de producción es flexible se adapta a los cambios en los patrones de la demanda externa.. Se cuenta con canales de información continuos que permiten incorporar rápidamente en el proceso de producción los cambiantes patrones de la demanda externa.. Las opiniones de los clientes en el país son escuchadas pero no la de posibles clientes en el x extranjero.. Se cuenta con un sistema de captura de información de las necesidades de los clientes extranjeros, pero no se le realiza seguimiento ni se calcula su impacto.. Se cuenta con un sistema de captura de información de las necesidades del os clientes externos, que funciona perfectamente.. No se observa interés en asociarse con otras firmas.. Poco se conoce de los productos de los competidores en otros países. El embalaje y presentación que se utiliza es apropiado para el producto en el país.. La marca es conocida en el mercado interno. La diferenciación del producto no se realiza o se desarrolla pensando sólo en el mercado interno.. Se cuenta con conocimiento superficial de los clientes de países cercanos.. Han realizado Se comparte Se han realizado acuerdos asociaciones o acuerdos conocimiento de asociación o Joint con empresas nacionales especializado con otras Venture con empresas las que antes empresas del exterior, extranjeras. x con competían, con el fin de incluso competidores. lograr mayores cuotas de exportación. Factor 4: Conocimiento y análisis de la competencia internacional Se tiene algún Se conocen los productos Los técnicos han estudiado conocimiento de los de la competencia en el a fondo los aspectos x productos de los exterior. técnicos de los productos de competidores. la competencia. El embalaje y su Se presta servicio Se observa capacidad de presentación son posventa en el exterior. asimilar los avances x apropiados para exportar. técnicos de los competidores en el exterior. Factor 5: Diferenciación del producto La marca opera en el Se utiliza marca La marca es bien conocida licenciada de firma en el exterior. X mercado externo pero no es reconocida. internacional. El producto se destina a Se busca diferenciar el La diferenciación del mercados externos pero producto y adactarlo a los producto crea fidelidad por clientes en el exterior. parte de los clientes X no se diferencia. extranjeros.. Factor 6: Flujos de información y control No existe una organización Existe un sistema de El sistema de recopilación para el flujo de información recopilación de de información de en comercio internacional. de exportaciones se X información exportaciones, pero no se acompaña de indicadores genera control. de control. Los métodos de Se utilizan los métodos de Se dispone de un sistema contabilidad se llevan a contabilidad generalmente adecuado de información cabo con el fin de cumplir aceptados en el país. contable para los flujos de X con la norma. pagos de exportaciones para la toma de decisiones. Importaciones Factor 7: Importaciones Justo a tiempo (JIT) Se presentan retrasos Se observan algunas La empresa cuenta con la permanentes en la provisión dificultades en los planificación de tiempos de materia prima, insumos, tiempos de provisión de para las importaciones. x bienes finales o servicios materia prima, insumos, importados. bienes finales o servicios importados.. La empresa cuenta con un sistema de información óptimo.. La contabilidad funciona con los estándares internacionales.. Se planifica con precisión la adquisición de materia prima, insumos, bienes finales o servicios importados..

(25) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 25. La dependencia de un solo La empresa realiza con La planificación de los proveedor genera serias tiempo los trámites de tiempos de importación dificultades en la provisión x importación pero no se hace parte de la gestión de importados. dispone de planes de de la empresa. contingencia. Factor 8: Control de calidad a las importaciones No se observa preocupación Se confía en las normas Los ingenieros de la por la calidad de las de calidad del país del empresa, o los importaciones. proveedor. responsables, monitorean x permanentemente la calidad de las importaciones.. Se dispone de planes de contingencia para superar traumas por demoras en las importaciones.. No se conocen los Se está al tanto de los requisitos de calidad en el acuerdos internacionales contexto del comercio x en relación con las internacional. normas de calidad.. Los expertos de la empresa participan o están al tanto de los comités gubernamentales encargados de la calidad.. Se desconocen las normas técnicas o fitosanitarias internacionales que aplican a las importaciones. x. Se exige cumplimiento de las normas de calidad internacionales.. Factor 9: Normas técnicas La empresa se acoge a las La empresa exige que las normas de calidad importaciones dispongan proporcionadas por de los certificados de organismos nacionales. homologación técnica internacional.. Factor 10: Análisis de proveedores Se tiene algún Se tiene información conocimiento de detallada de los proveedores distintos al productores alternativos tradicional. al tradicional, pero dicha información no se incorpora totalmente a la toma de decisiones. Factor 11: Política de importaciones. Trámites La empresa asimila con Los directivos de la facilidad los cambios en empresa se preocupan por aranceles, salvaguardias y el análisis de los que afectan permanentes cambios en x demás, directamente a las la política de importaciones. importaciones.. Se cuenta con un comité permanente para el desarrollo de normas de calidad y para el control de la calidad de las importaciones.. La empresa ha desarrollado normas técnicas específicas para las importaciones, atendiendo las disposiciones de los organismos nacionales e internacionales.. El conocimiento de proveedores en países diferentes a los que tradicionalmente compra la x empresa es limitado o nulo.. Los especialistas de la empresa estudian a fondo los aspectos técnicos de los proveedores alternativos.. La empresa es indiferente a los cambios en la política de importaciones consecuentes con los tratados internacionales.. Los directivos de la empresa participan activamente en los espacios dispuestos por el gobierno para tomar decisiones de políticas de importaciones y trámites.. La empresa no cuenta con políticas ni controles sobre los resultados logísticos de importaciones. x. No existe control sobre los procesos de importaciones.. Factor 12: Logística de importaciones Los resultados logísticos Los resultados logísticos de importaciones no de las importaciones se tienen control y no evidencian explícitamente necesariamente cumplen y cumplen las las proyecciones y proyecciones y políticas políticas de la empresa. de la empresa.. Factor 13: Flujos de información y control Se genera información Se cuenta con un sistema periódica de los procesos de generación de de importación, pero este información, indicadores x no redunda en y control de seguimiento y control. importaciones, pero no se evalúa su impacto.. Los resultados logísticos de importaciones se evidencian explícitamente y sobrepasan de manera efectiva y eficiente las proyecciones y políticas de la empresa.. Se cuenta con un sistema de generación de información, indicadores y control que funciona perfectamente.. MÓDULO 5: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACIÓN Reuniones.

(26) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 26. Participación indiscriminada.. Factor 1: Comienzo y participación en la reunión Participación ajustada al Participación permanente. X momento.. Se inicia cuando llega el último.. Se inicia cuando llega el convocante.. Se inicia cuando mayoría.. Memoria oral.. Resumen de lo dicho.. Redacción sistémica.. Se aceptan términos del convocante.. Se modifica el orden de los temas.. Resumen y crítica de lo dicho. Se acomoda agenda a contenidos.. Cada participante cuando quiere.. habla. Cada participante habla según sus conocimientos.. Cada participante habla según su rol.. Cada participante habla X según la pertinencia.. Se usa cualquier estil para dialogar.. Se obliga a usar un estilo particular.. Se sigue un predeterminado.. Se adecúa el estilo al tema X tratado.. Actitud agresiva. Desvío permanente de la temática.. Factor 2: Durante la reunión Actitud condescendiente. Actitud conciliatoria. Se desvía según el poder Desvío según interés. del hablante.. Las pausas se dan a gusto de los asistentes.. Las pausas son rígidas e incambiables.. Las pausas son decididas Las pausas se concretan X entre los participantes. por los convocantes.. Se tratan todos los temas que surjan.. Se discuten los temas como van apareciendo.. Se realiza liste de temas Se realiza lista de temas para continuar la reunión. X pendientes.. Se da libertad de ejecución.. Factor 3: Final de la reunión Se determinan las tareas a Se asignan las seguir. prioritarias.. hay. Participación especializada. Se inicia a tiempo. X. estilo. Se acomoda objetivos.. agenda. X a. X Actitud definitoria. No se acepta la desviación X de temas.. tareas. Se establecen consensos X sobre lo discutido.. Se delegan las acciones.. Se establecen las acciones prioritarias.. Se definen las acciones Se definen las acciones por X consenso. por poder.. Se termina la reunión al concluir todos los temas.. Se termina la reunión por el convocante.. Se termina la reunión por Se termina la reunión a X tiempo. consenso.. Factor 4: Seguimiento Se establecen Se hace seguimiento a taxativamente las X algunas acciones. acciones. Se deja en manos del Se nombra una comisión Se establecen los secretario la elaboración de X relatora. responsables de actas. redacción. Información, datos y conocimiento Se deja libertad en las acciones.. Se registran según criterios personales Se registran manualmente.. Factor 5: Datos Se registran por formato Se registran X categorías. previo. Se registran en carpetas físicas.. por. Se establece el seguimiento de todas las acciones. Se determina tiempo y lugar de entrega de actas.. Se registran sistemáticamente.. Se registran en formato Se registran en base de X datos. electrónico.. Se define de manera aislada.. Factor 6: Información Se define por criterios Se establecen contextos X específicos. preestablecidos.. Se establecen sistémicos.. Solo se clasifica.. Se clasifica y se ordena.. Se categoriza globalmente.. No se calcula.. Se da una relación Se cuantifica solo parte. X cualitativa. Se resume por contenidos. Se condensa X parcialmente. Factor 7: Conocimiento. Se deja en su tamaño original.. Se clasifica y se X categoriza por grupos.. contextos. Se cuantifica según la pertinencia. Se condensa sistemáticamente.. X.

(27) APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO. 27. La información se mantiene aislada.. Solo comentan especialistas.. No se valoran las consecuencias de la información. Se eliminan las conexiones con otra información.. Se evalúan las Se evalúan las consecuencias directas. X consecuencias a futuro.. No se conversa sobre la información.. La información se compara con la presente.. Se usan los documentos.. Factor 8: Almacenamiento Se almacenan en archivos Se almacenan por grupos. X separados.. Se almacena en el sistema.. No se guardan conexiones.. Se realizan conexiones Se guarda X importante. temporales.. Se poseen políticas almacenamiento.. Se almacenan separados.. Se almacenan en sitios Se almacena en conexión X temática. conexos. Se establece una conexión flexible.. Factor 9: Distribución Se almacenan en archivos Se almacenan por grupos. separados. X. Se almacena en el sistema.. Se distribuyen formatos limitados.. Se distribuyen según necesidades del sistema.. en. sitios. Se guardan con limitaciones de acceso fuertes y rígidas. Se distribuyen entre los miembros de comités específicos. Sólo los directivos tienen acceso a la información.. los. La información se La información se compara X con el sistema. compara con la anterior.. Se establecen conexiones Se establecen conexiones X directas. cercanas.. en. Se dialoga en grupos de Se pone en común X conocimiento valioso. interés.. solo. lo. Se distribuyen en revistas X y folletos.. Se establecen criterios de Se determina el número y X tipo de usuarios. accesibilidad.. Factor 10: Innovación Se usan los documentos Se usan los documentos para solucionar problemas X recursivamente. concretos. Solo los empleados Se programa la Se establecen sistemas de creativos pueden innovar. innovación en los X valoración grupal. documentos. Los documentos son para Los documentos son para Los documentos son para registrar las transacciones. eventos crear memoria colectiva. X registrar comerciales. Factor 11: Redacción Se privilegia la gramática y Se establecen sistemas de Se establecen estilos de la ortografía de los redacción estándar. X redacción por secciones. documentos. Se escribe como se habla. Se escribe como se oye Se escribe de manera X estándar. hablar. Se usan los documentos para repetir viejas prácticas.. La redacción de documentos se centraliza en pocas personas. Los documentos son aislados.. Se analizan las consecuencias para la toma de decisiones. Se establecen conexiones con conocimientos previos.. Se distribuye según pertinencia de uso.. el. de. la. Se establece una memoria sistemática y sistémica. Se determina la innovación como documento base. Los documentos son para establecer memoria empresarial. Se da valor a la intencionalidad y a la forma del documento. Se escribe con originalidad y pertinencia.. Los documentos solo se Los documentos se elaboran por petición de X elaboran periódicamente. terceros. Los documentos se Los documentos se escriben en conexión X escriben en conexión interna. temática. Solo escriben los Solo escriben los X secretarios. directivos.. Los documentos se elaboran según planes estratégicos. Los documentos se escriben por flexibilidad temática.. El vocabulario de los textos es individual y particular.. El vocabulario de los El vocabulario de los textos es estándar. X textos está sistematizado.. Se redacta por obligación externa.. Se redacta por obligación Se redacta por X necesidades técnicas. externa.. El vocabulario está relacionado en glosarios flexibles. Se redacta para crear conocimiento.. Solo unos pocos escriben.. Factor 12: Ciclo de redundancia del papel. Todos escriben con criterios definidos..