INFORME ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL
VIGENCIA 2013
Proceso de Gestión Documental
Soledad – Atlántico
Enero 2014
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 3
1.
RADICACIÓN
Y
DISTRIBUCIÓN
DE
COMUNICACIONES
OFICIALES ... 4
2.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ... 4
3.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ... 6
INTRODUCCIÓN
El proceso de Gestión Documental, bajo los principios de eficiencia, oportunidad y eficacia brinda atención a los ciudadanos, con el fin de satisfacer sus necesidades de información o trámites en relación con los temas de su competencia. De igual manera, es responsable de la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental en el ITSA.
Esta dependencia realiza las actividades en tres grupos de trabajo, que son: Atención al Ciudadano, Correspondencia y Archivo, los dos últimos trabajan bajo normatividad impartida por el Archivo General de la Nación como miembro integrante del Sistema Nacional de Archivos (SNA) y está encaminado a una adecuada y oportuna prestación de los servicios de correspondencia y archivo, así como también propender por la conservación de la información institucional.
Respecto a la Atención al Usuario, tiene la responsabilidad de prestar una atención oportuna a través de los diferentes canales con los que cuenta el ITSA para garantizar el contacto con los ciudadanos, y de esa manera aportar a mejorar su calidad de vida a través de los diferentes servicios y/o tramites que se realizan al interior la institución.
A continuación se presenta el informe sobre la gestión realizada en el departamento gestión documental en el año 2013, dando a conocer los resultados de su gestión.
INFORME ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2013
En el año 2013, se realizaron varias actividades en torno a la gestión documental en desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, que permiten el cumplimiento de los objetivos y actividades propuestas en el plan de acción. Las actividades realizadas fueron las siguientes:1. RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Para el periodo se radicaron los siguientes volúmenes de comunicaciones
Documento Subtotal Promedio
Diario
Comunicaciones Recibidas 324 1
Comunicaciones Internas 855 4
Total 5
Actualmente no contamos con un sistema automatizado para el registro y gestión de correspondencia, esta actividad se realiza de forma manual siguiendo lo dispuesto
en el Acuerdo 060 del 30 octubre del 2001 del Archivo General de la Nación - AGN.
2.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
• Organización Documental – Historias Laborales
Actualmente la serie documental Historias Laborales cuenta con 742 expedientes
que se encuentran divididos en tres subseries:
! Personal de Planta
! Personal Catedrático
! Personal Retirado
La organización de las historias laborales se realiza teniendo en cuenta la circular No.004 del año 2003 de AGN. Organización de Historias Laborales.
• Digitalización de Expedientes
Para la vigencia del 2013 se digitalizaron 377 expedientes que corresponde a los
contratos vigencia 2013 e Historias Laborales del personal planta activo de la institución. Documentos Total Documento Total Escaneado Porcentaje Avance Expediente de Contrato 353 317 90%
Historia Laboral del Personal de Planta
88 60 68%
Se digitalizaron 1.589 documentos en la vigencia del 2013 que corresponde un
avance del 95% de la información detallada a continuación.
Documentos Total
Documento
Total
Escaneado Porcentaje
Resoluciones 1749 1195 68%
Acuerdos del Consejo
Directivo 25 25 100%
Actas del Consejo
Directivo 8 8 100%
Acuerdo del Consejo
Académico 28 28 100%
Actas del Consejo
Académico 9 9 100%
Correspondencia Externa 324 324 100%
• Procesos Archivísticos desarrollados
Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad SGC en el proceso de Gestión Documental se diseñó el procedimiento de Organización Documental, el cual se compone de tres grandes actividades realizadas por la Unidad, estos son:
Clasificación, Ordenamiento y Descripción. Para esta vigencia las actividades desarrolladas en este procedimiento se detallan a continuación:
" Inventario Documental: Se realizó inventario de las siguientes dependencias en
el Archivo Central: Rectoría, Secretaria General, Tesorería y Talento Humano.
" Clasificación: Se cuenta con El Cuadro de Clasificación Documental – CCD, de
acuerdo con lo requerido por el Archivo General de la Nación en donde se encuentran las series y subseries documentales con su respectiva codificación.
" Ordenación: Se realiza teniendo en cuenta la cartilla del AGN y utilizando los sistemas de ordenamiento de acuerdo a las series y subseries.
" Descripción Documental: Se tienen descritas las carpetas donde se encuentra
almacenada la información, debido al espacio insuficiente en el depósito de archivo se encuentra pendiente la descripción de los muebles de archivo donde está ubicada la documentación de cada dependencia.
3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las tablas de retención documental de ITSA fueron aprobadas por el Comité Interno de Archivo y enviadas al Consejo Departamental de Archivo del Atlántico para su revisión y emisión de concepto técnico. A la fecha se espera este documento para iniciar las correcciones a que haya lugar o en caso contrario su implementación en la entidad.
Las Tablas de Retención Documental – TRD que fueron propuestas al Consejo departamental de Archivo, se encuentran anexas al presente documento.
