Procedimiento Contratación de Personal

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Procedimiento

Contratación de

Personal

Código: P-RRHH-01

Fecha: 08/11/2010

Versión: 02

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Realizado por:

Recursos Humanos

Revisado y Aprobado por:

Gerente de Administración y Finanzas

Los documentos exhibidos en forma digital son controlados. Toda impresión de ellos, sin el timbre de copia controlada, es una copia NO CONTROLADA

1. OBJETIVO

Definir y establecer un procedimiento administrativo, estándar y uniforme para normar las

tareas relacionadas con la selección, inducción, contratación y desvinculación de

personas, velando por el estricto cumplimiento de las normas laborales vigentes, en

conjunto con los lineamientos y definiciones internas de la organización.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a todos los procesos de reclutamiento/ selección y a las

contrataciones y finiquitos de Empresas Industriales Polytex Ltda., incluyendo prácticas

profesionales y subcontratación de servicios y a las variaciones de las condiciones

contractuales originales, sean para contrato a Plazo Indefinido o Plazo Fijo.

3. REFERENCIAS

Manual de Calidad

Documento “Estructura Organizacional y Descripción de Cargos”.

Procedimiento Control de Documentos

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4. DEFINICIONES

4.1. Descripción y Perfil de Cargo

Documento interno que identifica un cargo, define su dependencia y ámbito de

responsabilidad. Describe el propósito fundamental, las funciones estratégicas y los

indicadores de gestión del cargo. Así como, los requisitos indispensables para el

desempeño adecuado del cargo (Educación, Experiencia, Conocimientos técnicos, etc.).

4.2. Reclutamiento

Subproceso, dentro del proceso de Selección, cuyo objetivo es atraer candidatos

potencialmente calificados para ocupar posiciones dentro de la organización. Implica un

sistema de información mediante el cual la organización comunica y ofrece al mercado de

recursos humanos posiciones a cubrir.

4.3. Fuentes de Reclutamiento

Son los recursos humanos sobre los que la empresa focalizará las técnicas de

reclutamiento. Pueden ser internas, donde la empresa intenta cubrir la vacante con

personal de la propia organización, o externas donde la empresa recluta candidatos no

pertenecientes a la organización.

4.4. Selección

Proceso de elección, adecuación e integración del candidato más calificado para cubrir

una posición dentro de la organización.

4.5. Instrumento de selección

Pruebas y otros métodos utilizados para evaluar la capacidad de un candidato de ocupar

adecuadamente un cargo.

4.6. Entrevista Personal

Actividad que desarrolla el área cliente y/o el área de recursos humanos para evaluar el

nivel de ajuste del candidato con los requisitos del cargo al cargo que postula

(conocimientos técnicos y experiencia asociada).

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4.7. Evaluación Psicolaboral

Conjunto de pruebas a que son sometidos los postulantes para evaluar su potencial,

aptitud personal, aspectos cognitivos y/o rasgos de personalidad, de acuerdo a lo

establecido en el Perfil de Cargo.

4.8. Examen Preocupacional

Batería de exámenes médicos definida para

determinar si el postulante está apto o no

para desempeñar el cargo al cual postula.

4.9. Contrato de Trabajo

Acuerdo por el cual la Institución y el trabajador se obligan recíprocamente; éste a prestar

servicios intelectuales o materiales a la primera, y la Institución a pagar al colaborador una

remuneración determinada, por dichos servicios.

4.10. Inducción

Última etapa del Proceso de Selección, a la cual debe acceder todo nuevo colaborador de

la Institución, para facilitar su integración y generar las condiciones que permitan su

adecuación laboral en el menor tiempo posible.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Jefes de Área

 Informar al área de Recursos Humanos la necesidad de contratación de nuevo

personal. Llenar la Ficha de Solicitud de Personal, considerando las condiciones y

fundamentos que originan la solicitud de contratación de personal.

 Desempeñar un rol activo en la elección de los candidatos que pasarán a la etapa

de selección, por lo cual, ésta elección se realizará en conjunto con el encargado

del proceso y la jefatura solicitante.

 Realizar la Inducción al Cargo y coordinar la ejecución de las inducciones de

Calidad y Seguridad.

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 Comunicar a los trabajadores a su cargo cualquier variación en las condiciones

contractuales originales, especialmente la decisión de poner término al contrato de

trabajo.

5.2. Gerencia de Área

 Autorizar las contrataciones de personal.

 Enviar una comunicación al área de Recursos Humanos informando cualquier

variación en las condiciones contractuales originales.

5.3. Área de Recursos Humanos

 Coordinar y/o realizar la Entrevista Personal a postulantes preseleccionados,

remitiendo el informe de resultado a las áreas clientes.

 Preparar carta respuesta para aquellos postulantes que participaron de un proceso

de selección de personal y no lograron su contratación.

 Emitir el contrato de trabajo, obtener la firma del representante legal y del nuevo

empleado y entregar una copia al nuevo colaborador,

 Archivar copia del contrato firmado en la Carpeta Personal, junto con la

información requerida por el sistema de calidad entregada por las jefaturas

correspondientes.

 Ingresar datos y antecedentes del trabajador contratado en PayRoll.

 Archivar en las respectivas Carpetas personales los registros de Inducción al

Cargo, Inducción de Calidad y Seguridad.

6. DESCRIPCION

DE

PROCESO

6.1. RECLUTAMIENTO/ SELECCIÓN DE PERSONAL

6.1.1. Requerimiento de Selección

Cada vez que se genere la necesidad de contratar personal en alguna área de la

compañía, la Jefatura directa de la respectiva Unidad debe llenar y hacer llegar al área de

Recursos Humanos la “Ficha de Solicitud de Personal PL-RRHH-04”, en donde se deberá

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especificar el fundamento de la contratación, el tipo de contratación, el cargo a ocupar y

los requisitos del candidato.

6.1.2. Revisión o definición del Perfil del cargo a cubrir.

En caso de contar con el perfil del cargo, este deberá ser revisado en su validez para las

funciones y competencias requeridas actualmente.

En caso de no contar con el perfil del cargo vacante elaborado, éste deberá ser

construido. El área de Recursos Humanos asesorará técnicamente en la labor de levantar

los perfiles de cargo.

6.1.3. Planificación del Proceso de Reclutamiento y Selección.

Una vez recepcionada la solicitud, el área de Recursos Humanos tomará contacto con la

jefatura solicitante para acordar detalles de la ejecución del proceso, definiendo cómo se

gestionará este.

El requerimiento del área cliente puede ser abordado con recursos propios o a través de

la subcontratación de servicios externos. Esto dependerá principalmente de: plazo para

cubrir la vacante (nivel de urgencia), disponibilidad del área de Recursos Humanos para

abordar la necesidad del área cliente y/o tipo de cargo a cubrir.

6.1.4. Definición del método de Reclutamiento.

Las fuentes de reclutamiento serán de origen externo.



CV recibidos de manera espontánea.



Contactos personales, recomendaciones de empleados.



Instituciones educativas (escuelas técnicas, institutos, universidades, etc.).



OMIL

(Oficinas

Municipales

de Intermediación laboral).



Organizaciones Sociales (juntas de vecinos, parroquia, etc.).



Internet: publicación en Portales o en bolsas de trabajo (www.infoempleo.cl,

www.laborum.com, www.trabajando.com; www.computrabajo.com, entre otras).



Anuncios o avisos a través de medios escritos.

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En caso de requerir publicación en prensa, se deberá realizar solicitud de presupuesto.

Posteriormente, el Encargado de Área aprobará la publicación, en concordancia con los

criterios del cargo solicitado, la disponibilidad presupuestaria y la existencia de otros

medios alternativos efectivos.

6.1.5. Análisis Curricular

El encargado del proceso de selección realizará la evaluación de los antecedentes

curriculares de los postulantes.

Se sugiere que las variables a considerar incluyan al menos: los requisitos educacionales,

experiencia laboral y pretensiones de renta.

Para finalizar, esta etapa arrojará un listado con las personas que pasaran a entrevista.

6.1.6. Concertación de entrevistas

Se citará a evaluación a aquellos candidatos que en mayor medida se ajusten al perfil

indicado.

6.1.7. Entrevistas de Selección

En base a una entrevista semi-estructurada, se evaluará el grado de adecuación de los

postulantes al perfil del cargo.

Dependiendo de la naturaleza del cargo a llenar, la entrevista podrá ser realizada por la

Jefatura solicitante o la persona designada del área de Recursos Humanos.

Los aspectos técnicos, relacionados a las funciones del cargo vacante, se explorarán a

través de pruebas técnicas o de conocimientos, realizadas por la Jefatura solicitante u

otra persona que pueda prestar asesoría técnica en la materia.

En los procesos en que participe el área de Recursos Humanos se contemplará la

aplicación de instrumentos de selección (exámenes psicolaborales), adecuados a las

particularidades de cada caso, como un apoyo metodológico.

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6.1.8. Elaboración de Informes

El Informe es el producto final y es una ayuda para la toma de decisiones porque da una

aproximación a las características buscadas, descripción de rendimiento, habilidades o

dificultades.

Los informes desarrollados deberán contener al menos los siguientes aspectos:



Apreciación

general.



Evaluación de nivel de desarrollo en competencias requeridas.



Conclusiones: consignar al candidato en una escala de recomendación para el

cargo.



Sugerencias en caso de contratación: aspectos a supervisar o apoyar,

necesidades de desarrollo, etc..

6.1.9. Selección de Candidatos

Se presentarán los candidatos para ser entrevistados por el área cliente, con sus

respectivos antecedentes curriculares y resultados de las evaluaciones realizadas.

El área cliente toma la decisión final, apoyado por Recursos Humanos.

Recursos Humanos avisa a los candidatos seleccionados y no seleccionados la decisión

efectuada.

6.2. PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

El contrato de trabajo, es un documento que requiere de dos formalidades: deberá constar

por escrito y ser firmado por ambas partes (empleador y colaborador), en dos ejemplares,

quedando un ejemplar en poder del empleado y el otro archivado en su carpeta personal.

Todas las contrataciones, convenios o cambios en las condiciones contractuales

originales deben ser formalizados por medio de un documento, el cual puede ser un

contrato de trabajo o un anexo de contrato laboral para el caso de las modificaciones.

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Los contratos deberán ser escriturados dentro de un plazo máximo de 15 días de

incorporado el empleado. Para el caso de contratos por obra, faena, trabajo o servicio o

de contratos de duración inferior a treinta días, el artículo 9 del Código del Trabajo

establece un plazo máximo de 5 días.

Las solicitudes de contratación deben ser entregadas al área de Recursos Humanos por

el área usuaria, adjuntando los siguientes documentos para la confección del contrato:

a) Currículum Vitae actualizado.

b) Certificado de Afiliación de AFP.

c) Certificado de Afiliación de ISAPRE o FONASA.

d) Fotocopia de Cédula de Identidad por ambos lados.

e) Certificado de Antecedentes entregado por Registro Civil.

f) Certificado de Matrimonio (de ser casado).

g) Certificado de Nacimiento de sus hijos (para asignación familiar, en el caso que

sea necesario).

h) Certificado de Situación Militar al Día (en el caso de los hombres mayores de 18

años).

i) Copia Título Profesional y/o Certificado de Estudios.

j) Licencia de Conducir Clase A y/o D, vigente y al día (si corresponde).

k) Cualquier otro documento que sea necesario y que la empresa estime necesario y

que tenga el carácter de imprescindible, según su propia calificación para poder

celebrar el contrato de trabajo.

Todos estos documentos deben ser entregados, junto con la “Planilla Ficha Antecedentes

Personales PL-RRHH-06” debidamente completada y firmada por todos los responsables.

El área de Recursos Humanos deberá emitir el contrato de trabajo y obtener la firma del

representante legal, previo visto bueno, en el mismo documento de la Jefatura solicitante.

Posteriormente, deberá obtener la firma del nuevo empleado. Una vez firmado el contrato

por ambas partes, el área de Recursos Humanos debe entregar una copia al nuevo

colaborador, siendo la otra archivada en la Carpeta Personal del nuevo trabajador.

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Es obligación de la organización mantener toda la documentación que deriva de la

relación laboral entre la Institución y cada colaborador. Esta información debe estar

siempre disponible en el lugar donde el trabajador realice sus funciones. Por esto, será

responsabilidad del área de Recursos Humanos mantener una carpeta personal de cada

trabajador, debidamente actualizada, la que debe contener a lo menos los siguientes

documentos:

a) Antecedentes requeridos para la preparación del contrato.

b) Contrato de trabajo debidamente firmado por las partes.

c) Comprobante de recepción del Reglamento Interno debidamente firmado por las

partes.

d) Anexos de Contratos.

e) Solicitudes de Vacaciones.

f) Copia de Licencias Médicas.

g) Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas.

Para la generación de anexos contractuales, el encargado del área usuaria deberá enviar

una comunicación al área de Recursos Humanos, indicando:

a) Modificación a realizarse en el contrato original.



Prórroga de Contrato (Desde - Hasta).



Contrato Indefinido a contar de determinada fecha.

b) Fecha de emisión del documento.

El área de Recursos Humanos informará mensualmente a las áreas usuarias, la nómina

de trabajadores con contratos a Plazo Fijo, indicando la fecha de término del mismo, para

que éstos validen cualquier modificación en las condiciones contractuales originales.

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6.3. INDUCCIÓN DE PERSONAL

Consiste en la incorporación del candidato seleccionado a su realidad laboral, a través de

un programa planificado de actividades. El sistema de inducción permite, entre otras

cosas:



Entregar a quienes se incorporan a la empresa una visión global y clara del

negocio.



Disminuir la ansiedad del trabajador que se inicia en un puesto de trabajo, ya que

éste conoce lo que se espera de él y los requerimientos del medio laboral en que

se desarrollará.



Disminuir el tiempo que demora el trabajador desde que es incorporado a la

empresa, hasta que es capaz de producir aportes.



Fomentar en el trabajador la adopción de los valores de la empresa y el

compromiso con ésta, reconociendo su aporte individual al proceso global.

A continuación, se describen las principales fases del sistema:

6.3.1. Inducción al Cargo

El propósito de esta fase es guiar al ingresado a las labores que desempeñara en la

empresa. Esta capacitación será realizada por el jefe de área correspondiente o quien

éste designe, quedando registrada en la hoja “Planilla Inducción al Cargo, PL-RRHH-09”,

posteriormente la entregará Recursos Humanos, para su archivo en la carpeta

correspondiente.

La Jefatura directa de la respectiva área es la responsable de la preparación y provisión

del puesto de trabajo. Deberá preparar el lugar físico y materiales necesarios destinados

para la persona recién contratada. Asimismo, deberá clarificar el cargo y sus funciones,

dándole a conocer el organigrama general de la empresa y del área específica.

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6.3.2. Inducción de Calidad

Capacitación dirigida a entregar los conceptos de calidad del sistema, dar a conocer la

política y como el participa de ésta.

Esta capacitación será realizada por el encargado del sistema de calidad, quien la dejara

registrada en la “Planilla Inducción de Calidad, PL-RRHH-10”, posteriormente la entregara

al área de recursos humanos, para su archivo en la carpeta correspondiente.

6.3.3. Inducción de Seguridad

Capacitación orientada a informar a los trabajadores acerca de los riesgos que entrañan

sus labores, de las medidas preventivas y de los métodos de trabajo correctos.

Esta capacitación será realizada por el Prevencionista de Riesgos, quien la dejará

registrada en la hoja “Planilla Inducción de seguridad PL-RRHH-11”, posteriormente la

entregara al área de Recursos Humanos, para su archivo en la carpeta correspondiente.

Al mismo tiempo, se hará entrega del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad

de la compañía.

6.4. PROCESO DE DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

Un contrato laboral puede ser terminado por:

a) Mutuo acuerdo de las partes.

b) Por decisión del empleado.

c) Por decisión o necesidades de la Compañía.

Mayor detalle acerca de las características y aspectos a considerar para cada una de las

alternativas anteriores se pueden encontrar en el apartado: “De la Terminación del

Contrato de Trabajo” del Reglamento de Interno de Orden, Higiene y seguridad.

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6.4.1. En el caso de que el acuerdo sea mutuo o una decisión del empleado.



El área usuaria deberá informar a Recursos Humanos, en el mismo día que se

acuerde la decisión o que reciba la carta formal (notarial) de la renuncia voluntaria.



El área de Recursos Humanos deberá chequear que todas las condiciones estén

dispuestas para poder poner fin al contrato.



Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda)

el cual será enviado directamente al empleado a fin de lograr una validación de su

parte.



Una vez recibida la conformidad del empleado con respecto del monto del finiquito

es llevado a la notaria en con todos los documentos asociados, el cual es firmado

por el empleado.



Si por algún motivo el finiquito no quiere ser firmado por el empleado, la empresa

procederá a enviar toda la documentación relacionada a la Inspección del Trabajo

respectiva.



Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el

identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá

devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de

trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc..



Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves,

y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar

de la fecha de término acordada.

6.4.2. En el caso de que el término del contrato sea por decisión de la empresa.



El área usuaria deberá informar a Recursos Humanos en el mismo día que se

tome la decisión.



Recursos Humanos deberá chequear que todas las condiciones estén dispuestas

para poder poner fin al contrato.



Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda)

el cual será enviado directamente al área del trabajador, para que el encargado del

área comunique la decisión con toda la información y documentación necesaria.

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

La Empresa notificará por escrito al trabajador, cuando decida poner término a la

relación laboral, comunicación que se hará efectiva siguiendo lo indicado en el

artículo 162 del Código del Trabajo.



Esta comunicación podrá ser efectuada, personalmente o por carta certificada,

enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales

invocadas, los hechos en que se funda y el estado en que se encuentran las

imposiciones previsionales, adjuntando los comprobantes de pago que lo

justifiquen.



Una vez recibida la conformidad del empleado, el monto del finiquito es llevado a

la notaría en conjunto con el finiquito, el cual es firmado por el trabajador.



En el caso de que el trabajador definitivamente no quiera firmar el finiquito, éste

será enviado a la Inspección del Trabajo correspondiente.



Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el

identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá

devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de

trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc..



Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves,

y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar

de la fecha de término acordada.

6.4.3. En el caso de que el término del contrato sea por término de plazo de un

Contrato Plazo Fijo.



El área usuaria deberá informar al área de Recursos Humanos con al menos una

semana de anticipación.



Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda).



Una vez recibida la conformidad del trabajador, el monto de la indemnización es

llevado a la notaría, en conjunto con el finiquito, el cual es firmado por el

empleado.



Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el

identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá

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devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de

trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc..



Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves,

y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar

de la fecha de término acordada.

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7. REGISTROS.

Identificación

Contrato de Trabajo

Anexo de contrato laboral

Currículum Vitae actualizado

Certificado de Afiliación de AFP

Certificado de Afiliación de ISAPRE o FONASA

Fotocopia de Cédula de Identidad por ambos lados

Certificado de Antecedentes entregado por Registro Civil

Certificado de Matrimonio (de ser casado)

Certificado de Nacimiento de sus hijos (para asignación familiar, en el caso que sea

necesario)

Certificado de Situación Militar al Día (en el caso de los hombres mayores de 18