Anexo T-3
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Plan de Comunicación Social
Introducción
El Plan de Comunicación Social (PCS) describe las principales estrategias que se implementarán para establecer un diálogo eficaz y oportuno, y para fortalecer la relación comunidad-Estado-empresa durante las distintas etapas de la presente Modificación del EIA- Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas.
El PCS es una herramienta fundamental para contribuir a una ejecución exitosa de la presente Modificación, ya que fortalece el proceso de relacionamiento entre AAQ, la población, el Estado y sus autoridades, y entre AAQ y sus trabajadores.
El PCS difunde las actividades del Plan de Participación Ciudadana (PPC), del Plan de Manejo de Impactos y Riesgos Socioeconómicos (PMIRS) y del Plan de Responsabilidad Social Empresarial (PRSE). Además, procura crear canales de comunicación que permitan que la población presente los temas de interés que serán discutidos en los distintos espacios de participación ciudadana. En este sentido, el PCS complementa al PPC, ya que propone los lineamientos, mensajes y herramientas que serán utilizados durante las diferentes etapas de su implementación.
La elaboración del PCS parte de un diagnóstico de comunicación del frente externo de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas. Este diagnóstico muestra qué información han recibido los actores de este frente respecto a la optimización del diseño del embalse Vizcachas y cuáles son sus perspectivas al respecto. En base a esta evaluación, se establecerán las estrategias más adecuadas para dar solución, en términos comunicacionales, a los problemas identificados. Cada estrategia tendrá un público objetivo definido, mensajes y actividades específicas a implementar.
El frente externo del PCS está conformado por los grupos de interés la población del Área de Influencia Directa (AID), conformado por el Anexo Chilota, Anexo Huachunta y CC. Aruntaya, y por el Área de Influencia Indirecta (AII), por la región Moquegua, provincia de Mariscal Nieto y distrito de Carumas. El frente interno del PCS está conformado por los trabajadores, contratistas y subcontratistas de AAQ.
En adición a las estrategias de comunicación para el frente externo, se presentan también estrategias de comunicación para el frente interno. Estas estrategias proceden de un análisis de aquellos problemas de comunicación que son usuales al interior de proyectos mineros de similar magnitud al del presente estudio. El frente interno está conformado por los trabajadores, contratistas o subcontratistas de AAQ.
La elaboración del PCS respeta los Principios de Desarrollo Sostenible del DS 042-2003 del Ministerio de Energía y Minas (MEM), y los valores institucionales de AAQ.
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Objetivo
Generar un diálogo fluido entre AAQ y sus grupos de interés, incluida la población del área de influencia de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas; de tal manera que sus características, las medidas de manejo de impactos y las actividades de responsabilidad social empresarial comprendidas en el PRC (Plan de Relaciones Comunitarias) se den a conocer de forma clara, oportuna y efectiva.
En específico, el PCS busca:
• Absolver las inquietudes y canalizar las propuestas de la población del frente interno y externo de la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, a través de una comunicación abierta y permanente, en el marco de los Principios de Sustentabilidad bajo los cuales AAQ se rige, de acuerdo al Decreto Supremo N° 042-2003-EM, y en congruencia con sus principios y valores institucionales.
• Propiciar el diálogo y la participación activa tanto de la población localizada en el AID y AII de la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, con el fin de optimizar la información que la empresa incluye en su proceso de toma de decisiones.
• Afianzar la imagen de AAQ como empresa social y ambientalmente responsable y comprometida con el desarrollo local.
Público objetivo
El público objetivo se divide en dos ámbitos: stakeholders externo e internos.
Los stakeholders externo, conformados por las instituciones, organizaciones, y la población que pudieran presentar intereses directos o indirectos en relación al desarrollo de la Optimización del diseño del embalse Vizcachas, incluyendo a la población en general ubicada en el AID, el AII y a las entidades del Estado que regulan al sector minero.
Los stakeholders internos, constituidos por los trabajadores de AAQ, contratistas y subcontratistas que den servicios participen o se relacionen con Anglo American
Cabe indicar que la metodología para determinar al público objetivo se describe detalladamente en el Análisis de las Percepciones de los Grupos de Interés de la Línea de Base Social (LBS).
A continuación se presentan a los actores identificados como público objetivo del PCS, tanto a nivel interno como a nivel externo. La identificación de estos actores proviene de i) la inspección, por medio de información secundaria, de los grupos u organizaciones más influyentes en el entorno de la presente Optimización del diseño del embalse Vizcachas, ii) la realización de entrevistas con los grupos de interés, y iii) la revisión de reportes y otra documentación relevante del Área de Relaciones Comunitarias de AAQ.
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Tabla 1. Público objetivo del PCS
Ámbito Clasificación Grupos de interés y actores locales
Externo
Representantes del gobierno regional, provincial, distrital y local
Gobierno Regional de Moquegua Municipalidad Provincial de Moquegua Municipalidad Distrital de Moquegua
Dirección Regional de Energía y Minas- Moquegua Proyecto Especial Regional Pasto Grande (PERPG) Alcaldía del Centro Poblado de Aruntaya
Gobernación de Huachunta Asociaciones civiles Asociación Civil Labor
Organizaciones sociales
Junta de Usuarios de Agua- Moquegua
Comisión de Regantes- Omo no los consideraría Comisión de Regantes- Rinconada no los consideraría Frente de Defensa de los Intereses de Ilo
Club de Madres de Huachunta
Asociación de Padres de Familia- CPN 43166-Chilota Organizaciones productivas Asociaciones de Criadores de Camélidos de Huachunta Comunidades campesinas Comunidad Campesina de Aruntaya
Población en general del AID y del AII
Interno Personal de AAQ Trabajadores, contratistas y subcontratistas
Fuente: AAQ
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Metodología
La metodología utilizada para la elaboración del PCS contempla dos procedimientos: (1) la identificación de las percepciones de la población sobre el proceso de diálogo establecido entre la población y la empresa, y (2) el diseño de las estrategias que contribuyan a mejorar el proceso de comunicación e información entre la población y la empresa, de modo que prevengan posibles problemas futuros.
Paso 1: Identificación de las tendencias de comunicación Diagnóstico de comunicación en el frente interno
A través del análisis del contexto, y de la experiencia de Anglo American a nivel mundial, se identifican aquellos problemas de comunicación que ocurren con frecuencia en el frente interno de los proyectos mineros que podrían afectar el desarrollo efectivo de dichos proyectos.
4 Diagnóstico de comunicación en el frente externo
El diagnóstico de comunicación identifica las percepciones de los actores del frente externo del Proyecto Quellaveco sobre el proceso de información entablado entre la empresa, la sociedad civil y el Estado, en relación a la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas.
Los resultados obtenidos a través de este diagnóstico permiten reconocer los principales problemas y necesidades de comunicación que deberán ser atendidos por AAQ para llevar a cabo un proceso apropiado que sirva para prevenir la generación de futuros conflictos sociales.
El diagnóstico se realizó a partir de la información recogida en el trabajo de campo realizado entre noviembre y diciembre de 2011, oportunidad en la cual se aplicaron 23 entrevistas a los actores clave de los grupos de interés de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas.
Paso 2: Diseño de estrategias de comunicación
En base al diagnóstico de comunicación realizado en las etapas previas y a las características del público objetivo, se procederá a diseñar estrategias de comunicación específicas que apliquen herramientas de comunicación que puedan ser asumidas por las poblaciones objeto en cuyo caso el objetivo final será solucionar los principales problemas de comunicación identificados. Las estrategias comprenden: mensajes, actividades, responsables, objetivos, metas, indicadores de evaluación, cronograma de ejecución y presupuesto.
Diagnóstico de las tendencias de comunicación
La identificación de las tendencias de comunicación se elaboró a partir de la información recogida en el trabajo de campo a través de entrevistas a actores claves, entre ellos funcionarios de AAQ y representantes de los grupos de interés de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas. A continuación se presentan los resultados de este diagnóstico.
Tendencias de comunicación en el frente interno
El análisis de proyectos mineros de similar envergadura al de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas y de la experiencia de Anglo American a nivel mundial que los problemas de comunicación más frecuentes que suelen ocurrir en el frente interno de los proyectos mineros, cuando no hay un flujo de comunicación adecuado entre los trabajadores, contratistas y subcontratistas de la empresa, y la población local. Este problema puede afectar la gestión organizacional y la licencia social de proyectos mineros. Las principales causas que ocasionan este problema son los siguientes:
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• El conocimiento parcial y la débil interiorización, por parte de los empleados, contratistas y subcontratistas de los valores y normas internas de la empresa minera. • El manejo de información incompleta de los empleados sobre las medidas de manejo
de impactos y las actividades de responsabilidad social empresarial.
Frente a la posible ocurrencia de estos problemas, se delinearán estrategias que prevengan y controlen su aparición.
Tendencias de comunicación en el frente externo
De acuerdo al resultado de las entrevistas realizadas durante el trabajo de campo 2011, la atención que la Mesa de Diálogo ha recibido por parte de los medios de comunicación (prensa y radio) a nivel regional ha contribuido a difundir los acuerdos alcanzados por la sociedad civil, el Estado y Anglo American Quellaveco. Esto incluye la difusión de información sobre la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas. Sin embargo, cabe señalar que esta información se transmite principalmente en la ciudad de Moquegua, y otras zonas urbanas de la región.
Por otra parte, en el AID de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas, los entrevistados señalaron que el trabajo de difusión se debería fortalecer a través de la distribución de material informativo, como boletines y/o afiches, de modo que se brinde información clara y concisa sobre el Proyecto Quellaveco y este cambio en el diseño del embalse Vizcachas. La recepción de información parcial sobre la optimización del embalse Vizcachas y sobre las medidas de manejo de impactos y las actividades de RSE de AAQ podría resultar en desconfianza por parte de la población que no corresponden con el desarrollo de este proyecto y los principios de la empresa.
En este sentido, el PCS propone estrategias de comunicaciones externas orientadas a propiciar el diálogo y a reforzar el proceso de comunicación entre la empresa y la población local de modo eficaz y transparente.
Cabe señalar, que AAQ priorizará el uso de los medios de comunicación más utilizados por la población. De acuerdo al estudio de Línea de Base Social, el medio de comunicación que se usa con mayor frecuencia en la zona de influencia es la radio (94.3%). La radio resulta un nexo y canal de comunicación fundamental a nivel distrital y es la principal fuente de información y noticias sobre Moquegua, Puno y el resto del país. A través de este medio de comunicación, los pobladores no solo reciben noticias del contexto regional sino que también lo utilizan para expresar sus opiniones acerca de las autoridades políticas, los problemas sociales y ambientales. Asimismo, se transmiten avisos sobre negocios locales y mensajes entre personas o familiares que se encuentran en distintas localidades.
Estrategias de comunicación
Para la prevención de los potenciales problemas de comunicación identificados en las secciones anteriores, se han diseñado estrategias de comunicación para los stakeholders externos e internos de la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas.
Las estrategias de comunicación para externa buscan fortalecer el proceso de socialización de la información de modo claro y oportuno. De esta forma todos los actores involucrados
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estarán al tanto de las operaciones de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas, así como de las medidas de manejo de impactos y de las actividades de responsabilidad social empresarial contenidas en el PRC.
Por otro lado, las estrategias de comunicación para interna están orientadas a informar y a potenciar la coordinación y el trabajo en equipo entre los trabajadores de la optimización del diseño del embalse Vizcachas.
Las estrategias de comunicación comprenden: mensajes, actividades, responsables, objetivos, metas, indicadores de evaluación y un cronograma de ejecución y presupuestos. Se buscará que los medios de comunicación que se empleen y las actividades a realizar tomen en cuenta las particularidades de la población local del AID de la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas. Es así que el PCS considerará su nivel de educación, su percepción respecto a AAQ y a la presente modificación, y sus preferencias sobre cómo desea informarse de las actividades que desarrollará AAQ para llevar a cabo optimización del diseño del embalse Vizcachas.
Estrategias de comunicación en interna
Las estrategias de comunicación internas están dirigidas a afianzar la información sobre la Optimización de la Presa el respeto a la cultura local y el compromiso con el desarrollo social, de modo que se fortalezcan las relaciones entre los trabajadores al interior de la empresa y se potencie la coordinación y el trabajo en equipo.
Estas estrategias se aplicarán en las etapas de aprobación del EIA y construcción Sin embargo, éstas serán intensificadas según las características y particularidades de cada etapa.
Público objetivo especifico
El frente interno está conformado por los trabajadores de la optimización del diseño del embalse Vizcachas
En el siguiente cuadro, se muestran las estrategias de comunicación que serán implementadas en el frente interno de la optimización del diseño del embalse Vizcachas. Asimismo, el cuadro sirve de cronograma para la implementación de las estrategias durante las diferentes etapas de dicho proyecto.
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Tabla 2. Estrategias de Comunicación Interna
Nro.
Estrategias
Etapas Aprobación
EIA Construcción Operación
I Emisión de mensajes fuerza sobre el respeto
a la cultura por parte de Anglo American X X X
II
Informar de forma clara y oportuna a los trabajadores de AAQ sobre los impactos positivos y negativos de la presente Modificación, las medidas de manejo de impactos y las actividades de responsabilidad social
X X X
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Estrategia I: Emisión de mensajes fuerza sobre el respeto a la cultura local y la importancia del cumplimiento del Código de Conducta
Esta estrategia busca fortalecer la cultura de trabajo al interior de AAQ promoviendo el respeto por la cultura local y el cumplimiento del Código de Conducta de los trabajadores, contratistas y subcontratistas de AAQ. La aplicación del Código de Conducta se llevará a cabo durante las etapas de construcción y operación. Sin embargo, durante la etapa de construcción se pondrá mayor énfasis en su internalización.
El Código de Conducta es una medida del Plan de Manejo de Impactos y Riesgos Socioeconómicos (PMIRS) y establece las pautas de comportamiento que deben seguir los trabajadores en el desarrollo de sus actividades al interior de la empresa y en su interacción con la población. Su aplicación tiene la finalidad de crear un ambiente de convivencia basado en la confianza y el respeto mutuo.
La difusión del Código de Conducta se llevará a cabo a través de campañas informativas al interior de AAQ dirigidas a los trabajadores que participen en el desarrollo de la optimización del diseño del embalse Vizcachas.
Tabla 3. Estrategia de Comunicación Interna I en la Etapa de Aprobación del EIA, Etapa de Construcción y Etapa de Operación
Mensajes
Actividades Recursos
Los trabajadores estamos comprometidos con el respeto a la cultura local: la integridad empresarial, seguridad y desarrollo sustentable,
- Campañas informativas dirigidas a los trabajadores que resalten el respeto por la cultura local
- Periódicos murales - Paneles - Boletines - Afiches
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Estrategia II: Informar de forma clara y oportuna a los trabajadores sobre los impactos positivos y negativos de la Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, las medidas de manejo de impactos y las actividades de responsabilidad social empresarial
Esta estrategia permitirá difundir las medidas de mitigación de impactos del Plan de Manejo de Impactos y Riesgos Socioeconómicos (PMIRS), las acciones de inversión social contempladas en el Plan de Relaciones Comunitarias (PRC), y los canales de comunicación y de participación establecidos para recoger las demandas y preocupaciones de los actores locales.
El manejo de información incompleta por parte de los trabajadores puede originar desconfianza y distorsionar las percepciones y expectativas de la población de forma tal que no correspondan con las características reales del desarrollo de la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas. En ese sentido, esta estrategia busca fortalecer los canales de información internos y dinamizar el flujo de la información al interior de la empresa, de tal forma que no existan contradicciones en los mensajes e información que los trabajadores trasmitan a la población.
Dentro de las charlas de inducción del personal de AAQ que trabajará en la presente optimización del diseño del embalse Vizcachas, se explicarán a detalle las características del sistema de abastecimiento de agua, los impactos que implica este cambio de diseño de la presa Vizcachas y cuáles son las medidas de mitigación propuestas para estos impactos.
Tabla 4. Estrategia Interna II en la Etapa de Aprobación del EIA, Etapa de Construcción y Etapa de Operación
Mensajes Actividades Recursos
AAQ es una empresa responsable con el cuidado del medio ambiente y el desarrollo local sostenible; es así que la Modificación del EIA- Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizachas cumple con los más altos estándares de gestión social y ambiental
- Charlas informativas dirigidas a los trabajadores de AAQ, contratistas y subcontratistas, que proporcionen información relevante respecto a la presente Modificación del EIA- Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, sus potenciales impactos y las medidas de mitigación y actividades de responsabilidad social que llevará a cabo la empresa.
- Charlas informativas - Boletines
- Afiches
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Estrategias de comunicación en el frente externo
Las estrategias de comunicación externa son aquellas que serán aplicadas en el frente externo de la presente Modificación del Estudio de Impacto Ambiental- Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, en las etapas de aprobación del EIA, construcción y operación. Estas estrategias han sido diseñadas con el propósito de garantizar un flujo de información clara y suficiente, hacia la población, sobre el desarrollo de las actividades de las diferentes etapas de la optimización del diseño del embalse Vizcachas. Del mismo modo, estas estrategias buscan fomentar el diálogo y la participación
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activa de los actores locales, con el fin de fortalecer la relación Empresa- Comunidad en base a la confianza y al respeto mutuo.
Público objetivo
El frente externo está conformado por los siguientes actores:
• Autoridades locales del AID • Líderes comunales del AID • Líderes de opinión del AID y AII • Población en general
En el siguiente cuadro, se presentan las estrategias de comunicación externa que serán implementadas con el fin de atender a las necesidades de comunicación de los actores previamente señalados.
A continuación, se describe cada una de las estrategias diseñadas que deberán implementarse en las diferentes etapas de la presente modificación.
Tabla 5. Estrategias de Comunicación Externa
Nro.
Estrategias
Etapas Aprobación
EIA Construcción Operación
I
Difusión de las medidas de manejo de impactos ambientales y sociales de la presente Modificación, en especial en la etapa de construcción de la Presa Vizcachas
X X X
II
Promoción de las acciones de responsabilidad social que AAQ implementa en la zona con la finalidad de contribuir a incrementar los niveles de calidad de vida de la población local
X X X
III
Trasmisión de información clara y precisa sobre las características del cierre de las actividades de la presente Modificación
X X
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Estrategia I: Difusión de las medidas de manejo de los impactos ambientales y sociales de la presente Modificación, en especial en la etapa de construcción de la Presa
Esta estrategia de comunicación consiste en la difusión de las acciones de manejo de impactos sociales y ambientales de la presente Modificación. De esta manera, se buscará atender las preocupaciones de la población del AID sobre los impactos que considera podrían generarse en su entorno e incluir, además, sus observaciones y sugerencias sobre la gestión ambiental y social de AAQ.
Cabe indicar que el trabajo de campo ha revelado que la población, en general, no ha recibido información de forma uniforme y, en algunos casos, no cuenta con información
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suficiente sobre AAQ. Debido a ello, la población muestra desconfianza y presenta preocupación respecto a los efectos adversos que se podrían generar, como la desaparición de fauna o la afectación del recurso hídrico y el consiguiente perjuicio para la actividad agrícola.
Debe señalarse que, de acuerdo a los actores clave entrevistados, hay un espacio para mejorar los canales de comunicación y el contenido de los mensajes transmitidos.
Para tratar estas preocupaciones y prevenir la generación de percepciones negativas asociadas a la operación de AAQ, se llevarán a cabo visitas guiadas a las autoridades locales y líderes comunales, y se pondrá a disposición de la población oficinas de información permanente. Cabe señalar que durante las visitas guiadas y en la oficina de información permanente se distribuirán también volantes y afiches que resuman la información brindada, expliquen las características de la Modificación, sus implicancias y las medidas de manejo de impactos que se aplicarán. Para el diseño de los contenidos se recogerán las opiniones y el tipo de información que los pobladores demanden respecto a la presente Modificación. La implementación de esta estrategia se dará en las etapas de aprobación del EIA, construcción y operación.
Tabla 6. Estrategia Externa I en la Etapa de Aprobación del EIA, Etapa de Construcción, Operación y Cierre
Mensajes Actividades Recursos
En consecuencia con su visión de desarrollo local, AAQ está realizando actividades de promoción del empleo y el desarrollo agropecuario. Del mismo modo, AAQ trabaja con los centros educativos e instituciones de salud locales para el mejoramiento de la oferta de estos servicios.
- Realización de visitas guiadas itinerantes a los grupos de interés de la presente Modificación
- Distribución de boletines y afiches
- Boletines - Afiches
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Estrategia II: Promoción del trabajo conjunto responsabilidad social que AAQ implementa en la zona con la finalidad de contribuir a mejorar los niveles de calidad de vida de la población local
Esta estrategia tiene como finalidad fortalecer la imagen de AAQ como una empresa socialmente responsable y como un aliado estratégico del gobierno local, provincial y
regional para el desarrollo. Para ello, se comunicarán las acciones de responsabilidad social empresarial comprendidas en el PRC de la presente modificación.
Para solucionar el manejo de información incompleta por parte de la población local, registrado durante del Trabajo de campo 2011, AAQ distribuirán boletines y afiches informativos a la población, dado que estos medios son considerados entre los más útiles por la población. Por otro lado, aunque la estrategia se dirige a la población en general y a las autoridades locales y políticas, se pondrá especial atención en que los mensajes lleguen de forma clara y efectiva a los líderes comunales y a los líderes de opinión, ya que las
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actitudes y comportamientos de éstos influyen en la población local.
Tabla 7. Estrategia Externa II en la Etapa de Aprobación del EIA, Etapa de Construcción y Operación
Mensajes
Actividades Recursos En consecuencia con su visión de
desarrollo local, AAQ está realizando actividades de promoción del empleo y el desarrollo agropecuario. Del mismo modo, AAQ trabaja con los centros educativos e instituciones de salud locales para el mejoramiento de la oferta de estos servicios.
- Realización de visitas guiadas itinerantes a los grupos de interés de la presente Modificación
- Distribución de boletines y afiches
- Boletines - Afiches
Elaborado por METIS GAIA S.A.C. 2012
Estrategia III: Trasmisión de información clara y precisa sobre las características del cierre de las actividades de la presente Modificación
Esta estrategia de comunicación contribuirá a difundir las medidas de cierre previstas para la presente Modificación del Estudio de Impacto Ambiental- Optimización del Diseño y Operación de la Presa Vizcachas, con el fin de controlar las percepciones negativas sobre el manejo de pasivos ambientales al culminar las operaciones del AAQ.
Para ello se comunicará oportunamente a los grupos de interés: i) cuándo será el inicio del cierre del DDM, ii) qué programas de manejo social vinculados al cierre se ejecutarán, y iii) qué actividades se llevarán a cabo desde el punto de vista ambiental para proporcionar estabilidad física y química del entorno en el largo plazo, y para proteger los recursos de agua superficial y subterránea.
