LA COMUNICACIÓN EN LA MEJORA
CONTINUA DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
María José Ibarra Iralda Ramos A.
Paulina Pico
Objetivos
•
Determinar la importancia de la
Comunicación al interior de las
organizaciones.
•
Analizar
el
aporte
de
la
comunicación
para
el
mejoramiento continuo de los
sistemas de gestión.
•
Conocer
el
aporte
de
una
efectiva comunicación dentro
de los Sistemas Integrados de
Gestión.
AXIOMA DE LA COMUNICACIÓN:
ES IMPOSIBLE NO
COMUNICAR
Escuela Mecanicista
Homo Economicus Máquina movida por el máximo
beneficio
Comunicación descendente
Escuela de Relaciones Humanas
Homo Socialis Sujeto productivo como ser social.
Comunicación
Experimento Hawthorne:
CONCLUSIÓN DEL EXPERIMIENTO
A mayor interacción mayor será la capacidad productiva del trabajador
• El nivel de producción no está determinado por la capacidad física del trabajador sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean.
• Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos.
• El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas y
estándares sociales.
• La organización se compone del conjunto de personas que se relacionan
Escuela Sistémica
¡Hombre complejo que actúa en
organizaciones complejas!
Comunicación y la mejora continua
• Es el elemento vital de una organización
• Una forma de desarrollar la comprensión entre las personas a través de un intercambio de hechos, opiniones, ideas, actitudes y emociones.
• Es importante la calidad de información que se transmite ya que de ello depende la calidad de decisiones que se tomen, pero las decisiones no sólo depende de la calidad de información que se recibe sino también del pensamiento que la procesa. (Manzano 2013, 4).
• Las organizaciones están sujetas a los cambios de su entorno los mismos que cada
vez se vuelven mas
complejos e impredecibles.
• El comunicador
organizacional debe tener claramente establecido un plan de comunicación inspirado en la gerencia y en la rentabilidad de la empresa, considerando que el principio y la finalidad máxima es el crecimiento de las personas
que conforman la
•
Principios de gestión
que
se
enmarcan
dentro de la función
del
comunicador:
(Ocampo 2012, 254).
• Cambio Cultural • Clima Organizacional • Aprendizaje organizativo • Formación• Mejora continua de los conocimientos, procesos, productos y servicios
Cambio Cultural
•
La
cultura organizacional
esta compuesta
por un conjunto de valores, creencias,
hábitos,
comportamientos,
actitudes,
conductas y tradiciones entre los miembros
existentes en la organización. La cultura se
transmite en el tiempo y se adapta de
acuerdo
a
las
influencias
externas
e
La comunicación y su relación con la
cultura organizacional
Clima
Organizacional
• El clima laboral es considerado como una fuerza que influye en la conducta del empleado. • Grado de motivación o desmotivación del empleado. (Espinosa 2000)
El clima y la cultura organizacional constituyen dos componentes de esencial importancia para la elevación de la productividad laboral
Aprendizaje Organizacional
PERSONAL MAS COMPETITIVO Capacitación y desarrollo de habilidades, destrezas y competencias individuales y grupales a todo nivel Transformar una organización simple en una organización inteligente ABIERTO AL CAMBIO COMUNICACIÓN EFECTIVA = PERSONAL MOTIVADO Y CONTENTO DE APRENDERFormación
Formación es el primer peldaño del aprendizaje Objetivo – cambio de actitud Instrumento de cambio y mejora continua Desarrollas y mejorar competencias de los trabajadores ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
Ludlow y Panton (1997)
• Porque es necesaria la comunicación:
Conduce a una mayor efectividad
Ayuda a que las personas sean
tomadas en cuenta
Permite que los miembros se sientan que participan en la empresa y aumenta la motivación para tener un buen desempeño Aumenta el compromiso con la organización Logra mejores relaciones y entendimientos entre los colegas, jefes y subordinados. Ayuda a los empleados a entender las necesidades de cambio.
• Esta comunicación se hace necesaria, debido a que la organización debe convencer, informar y sobre todo motivar al recursos humanos sobre la importancia de los procesos de innovación y su efecto en los sistemas de gestión.
•
comunicación
es
la
facultad inherente que
tiene
los
individuos
para transmitir a otros,
informaciones,
sentimientos
y
vivencias.
•
Por lo cual la comunicación cumple un
papel fundamental en los diferentes
sistemas de gestión de una empresa,
ya que es la comunicación la que
establece la estructura del sistema de
información
y
comunicación
encaminada a la mejora continua.
(Restrepo 1995)
Los Sistemas Integrados y la
Comunicación
Implementación de Sistemas
Siguiente Sistema Siguiente Sistema Las empresas han implementado por separado sistemas de gestiónSistema Integrado de Gestión
Cambio por Procesos Ferguson y Bornay (2002)
El ciclo PDCA (Deming 1986)
Mejora continua Gestión del Conocimiento Ciclo de AprendizajeLa comunicación al interior de las
empresas
1) Entendimiento de las políticas y objetivos de la empresa. 2) Establecimientos de rutinas eficientes de trabajos 3) Sistema de documentación de la empresa 4) Flujo dinámico de información entre los niveles dela empresa
5) Mejoramiento de la curva de
aprendizaje
ISO 9004:200 (cláusula 5.5.3)
• “La alta dirección de la organización debería definir e
implementar un proceso eficaz y eficiente para la comunicación de la política de la calidad, los requisitos de la calidad, los objetivos de la calidad y los logros. Proporcionar esta información puede ayudar a la mejora del desempeño de la organización y compromete directamente a las personas en el logro de los objetivos de la calidad. La dirección debería promover activamente la retroalimentación y la comunicación del personal de la organización como un medio para su participación” (ISO & IAF 2005)
Medios de comunicación de información:
• Comunicación directa de la dirección en las áreas detrabajo
• Reuniones de equipo y otras reuniones, como aquellas par el reconocimiento de logros
• Periódicos murales
• Correo electrónico, intranet y páginas electrónicas
• Revistas o periódicos internos de la compañía
• Reuniones de personal
• Cartas o notas individuales (ISO & IAF 2005)
Referencias:
• Fontalvo Herrera, Tomás José, Raúl Quejada, y Joaquín Guillermo Puello Payares. «La comunicación organizacional como agente dinamizador de la mejora contínua en los sistemas de gestión.» Encuentros, 2011: 147-160.
• Ferguson Amores, M. C., y M. M. Bornay Barrachina. «Modelos de Implantación de los Sistemas Integrados de Gestión de la Caldiad, el Medio Ambiente y la Seguidad.»
Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa, 2002: 97-118.
• ISO & IAF. «ISO 9001 Auditing Practices Group.» 2005. www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup (último acceso: 19 de 10 de 2015).
• Manzano, Alberto Blázquez. «La Información y Comunicación, claves para gestión del conocimiento empresarial.» Revista Dimensión Empresarial, 2013: 23-32.
• Ocampo, María Cristina. «Comunicar para mejorar la calidad.» En Mejora de las
competencias comunicativas, de Rico-Martín y otros, 312. España: Decretaría General Técnica, 2012.
• Restrepo, Mariluz. «Comunicación para la dinámica organizacional.» En Signo y Pensamiento, de Universidad Javeriana: facultad de Comunicación, 91-96. Colombia, 1995.
• Senge, Peter M. La Quinta Disciplina: cómo impulsar el aprendizaje en la organización inteligente. Barcelona: Granica, 1994.