Acerca de documentos de proyecto...5

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Ariba

Abril de 2015

Cómo trabajar con documentos de proyecto

Ariba Contract Management Ariba Procure-to-Order

Ariba Procure-to-Pay Ariba Sourcing

Ariba Spend Visibility

Ariba Supplier Information Management

Ariba Supplier Information and Performance

Management

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Contenido

Acerca de documentos de proyecto. . . .5

Carga y gestión de documentos. . . .8

Acerca de la carga y administración de documentos. . . 8

Cómo cargar un documento desde el escritorio a un proyecto. . . .9

Restricciones de nombre de archivo. . . 10

Restricciones de tamaño de archivo. . . 10

Cómo cargar cambios de documentos del escritorio con DFS activado. . . .11

Cómo reemplazar un documento. . . .12

Cómo cargar una copia de un documento de otro proyecto en su proyecto. . . 13

Cómo editar atributos de documento. . . .14

Cómo controlar el acceso a los documentos. . . 14

Cómo extraer contenido de archivos ZIP. . . .15

Cómo crear un acceso directo a otro proyecto que enlace a un documento del proyecto actual. . . .16

Cómo crear un acceso directo a un documento externo (acceso directo aquí). . . 17

Gestión de versiones de documento de proyecto. . . . 18

Acerca de la gestión de versiones de documento. . . .18

Cómo visualizar versiones de documento. . . .19

Cómo suprimir versiones antiguas de un documento. . . .20

Cómo comparar versiones de documentos de Microsoft Word. . . 21

Uso de documentos de formulario en proyectos. . . .22

Acerca del uso de documentos de formulario. . . 22

Cómo crear un documento de formulario. . . .23

Cómo exportar entradas de artículo en línea de documentos de formulario a Microsoft Excel. . . 24

Cómo modificar la visualización de los artículos en línea para documentos de formulario. . . 24

Uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros. . . . 25

Acerca del uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros. . . .25

Uso de datos de ahorros en informes. . . 26

Componentes de formulario de ahorros. . . 26

Cómo crear un formulario de ahorros. . . .31

Cómo introducir manualmente valores de campo de cabecera de formulario de ahorros. . . .32

Cómo actualizar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto. . . 32

Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un evento de sourcing. . . .32

2

Cómo trabajar con documentos de proyecto Contenido

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Cómo agregar ahorros a detalles de asignación (artículos en línea) manualmente. . . 33

Cómo agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel. . . .34

Cómo editar o agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel. . . .36

Cómo publicar un formulario de ahorros. . . .37

Para actualizar y ver los datos del formulario de ahorros. . . 37

Cómo visualizar un resumen de asignaciones de ahorros. . . .37

Cómo imprimir un formulario de ahorros. . . 38

Uso de documentos PDF ensamblados. . . .39

Acerca del uso de documentos PDF ensamblados. . . .39

Estados del documento PDF ensamblado. . . .39

Accesos directos de documento en documentos PDF ensamblados. . . .40

Limitaciones del uso de documentos PDF ensamblados. . . 40

Fallo en la generación de PDF. . . .41

Cómo se crea y se genera un documento PDF ensamblado. . . .41

Cómo se eliminan documentos de contenido de documentos PDF ensamblados. . . 42

Utilización de selección de documento para crear eventos o documentos. . . .44

Uso de Sincronizar archivos del escritorio. . . .45

Acerca del uso de Sincronizar archivos con el escritorio. . . .45

Requisitos para Sincronizar archivos con el escritorio. . . .45

Cómo activar DFS. . . .47

Cómo mantener la configuración de DFS con los favoritos o marcadores de su navegador. . . 47

Integración de Microsoft Word con Ariba. . . .49

Utilización de Microsoft Word con Ariba. . . .49

Preparación de versiones limpias de documentos de Word. . . .52

Uso de la pestaña Documentos. . . . 53

Especificaciones del documento PDF ensamblado. . . .58

Limitaciones de formato de archivos de entrada para documentos PDF ensamblados. . . 58

Limitaciones de formato de Microsoft Word para documentos PDF ensamblados. . . 58

Fuentes incluidas. . . .64

Limitación del tamaño de documentos PDF ensamblados. . . 69

Opciones de configuración del sitio para documentos de proyecto. . . . 70

Opciones de configuración del sitio para extraer contenidos de archivo ZIP. . . .70

Application.ACM.Unzip.ExtractedFilesLimit. . . .70

Application.ACM.Unzip.ExtractionSizeLimit. . . .70

Application.ACM.Unzip.FileDepthLimit. . . 70

derechos. 3

(4)

Histórico de revisiones. . . .71

4

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Acerca de documentos de proyecto

Ariba Spend Management proporciona un sistema de almacenamiento central que le permite almacenar múltiples versiones de los documentos del proyecto y gestionar el acceso de archivos para múltiples usuarios. Ariba Spend Management admite los siguientes tipos de documentos en los proyectos:

● Documentos no ensamblados

Los Documentos no ensamblados pueden ser cualquier archivo no ejecutable, incluyendo:

○ Microsoft Word

○ Microsoft Excel

○ Microsoft PowerPoint

○ ASCII

○ Archivos gráficos, como PNG, BMP, JPEG o GIF

○ PDF

Los usuarios aún se pueden descargar los archivos ejecutables que se agregaron a los proyectos en versiones anteriores de Ariba, pero se descargan en formato de archivo ZIP.

● Documentos de contrato ensamblados

Los Documentos de contrato ensamblados sólo se admiten con Ariba Contract Management Professional.

Estos documentos tienen que ser documentos de Microsoft Word. Un documento de contrato ensamblado puede tener múltiples subcomponentes, o secciones y cláusulas. Una cláusula es uno o más párrafos tratados como una sola unidad. Las cláusulas se pueden archivar y recuperar de la biblioteca de cláusulas de Ariba Contract Management. Puede crear secciones en un documento ensamblado para organizar las cláusulas.

Ariba Contract Management proporciona una vista esquema que muestra la estructura de sección y las cláusulas y le permite editar dicha estructura, y desplazar, agregar, sustituir o eliminar cláusulas.

Cuando carga o crea un documento de contrato ensamblado, selecciona si es un Acuerdo principal o un Apéndice de contrato. Una plantilla o un área de trabajo de contrato sólo puede tener un Acuerdo principal, pero puede tener múltiples Apéndices de contrato.

No es necesario utilizar documentos de contrato ensamblados en un área de trabajo de contrato. Puede cargar todos los documentos en un área de trabajo como documentos no ensamblados. Sin embargo, los documentos de contrato ensamblados le permiten utilizar propiedades de creación de contratos. Estas propiedades proporcionan funciones adicionales para trabajar con documentos ensamblados y sólo se admiten con documentos de este tipo. Para obtener más información acerca de las propiedades que se pueden utilizar sólo con documentos de contrato ensamblados, consulte la Guía de creación de contratos de Ariba.

Nota

Debe tener Sincronizar archivos con el escritorio (DFS) activado para crear documentos de contrato ensamblados. Para obtener más información acerca de DFS, consulte Utilización de Sincronizar archivos con el escritorio [página 45].

● Documentos PDf ensamblados

Un documento PDF ensamblado se crea con Ariba Spend Management a partir de uno o más documentos de proyecto. La capacidad de crear documentos PDF ensamblados es una propiedad de add-on opcional que Ariba tiene que activar. Si desea activar esta propiedad, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de Ariba se pondrá en contacto con usted.

Cómo trabajar con documentos de proyecto Acerca de documentos de proyecto

derechos. 5

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● Documentos de Condiciones de contrato

Si la solución de Ariba Contract Management está integrada con las compras de Ariba o las soluciones de factura, puede utilizar un documento de Condiciones de contrato para enlazar un área de trabajo de contrato con una solicitud de contrato de compromiso y para sincronizar las condiciones entre el área de trabajo de contrato y la solicitud de contrato de compromiso.

Para obtener más información acerca de los documentos Condiciones de contrato, consulte el tema Integración de Ariba Contract Management con Conformidad de contratos.

● Tarjetas de puntuación SPM y encuestas

Los clientes con una solución Supplier Performance Management (SPM) pueden incluir tarjetas de puntuación y encuestas en los proyectos SPM para recoger información acerca de los proveedores.

● Formularios

Los formularios son documentos de entrada de datos personalizados que están diseñados para cumplir necesidades empresariales específicas. Son ejemplos de formularios las hojas de recursos de proyecto, los formularios de seguimiento de activos fijos y las hojas de tratos. Para más información que sea específica para trabajar con documentos de fórmula, consulte Acerca del uso de documentos de formulario [página 22].

● Formularios de ahorros

Los formularios de ahorros son un tipo especial de formulario utilizado para realizar el seguimiento de los ahorros y los gastos. Los formularios de ahorros se admiten en los proyectos Ariba Sourcing; si tiene una solución Ariba Contract Management además de Ariba Sourcing, también se admiten los formularios de ahorros en las solicitudes y las áreas de trabajo de contrato de compras. Para más información que sea específica para trabajar con formularios de ahorros, consulte Acerca del uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros [página 25].

● Formularios de pedido

Puede crear documentos de formularios de orden sólo en área de trabajo y solicitudes de contrato de ventas.

Si crea un área de trabajo de contrato de ventas a partir de una solicitud de contrato de ventas, todos los documentos Formulario de pedido se copiarán al área de trabajo de contrato de ventas.

Restricciones de nombre de archivo

Los nombres de los archivos cargados como documentos de proyecto no pueden contener los caracteres siguientes:

\ / : ? “ < > |

Los nombres de los archivos (incluida la ruta completa y el nombre del archivo en sí) no deben superar los 241 caracteres. Si el nombre del archivo contiene más de 241 caracteres, Ariba Spend Management no podrá cargarlo.

Restricciones de tamaño de archivo

El tamaño máximo de cada archivo dentro de un proyecto es de 100 megabytes (MB).

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Requisitos de Microsoft Word

Para obtener más información acerca de los requisitos de Microsoft Word cuando trabaje con documentos de proyecto, consulte Integración de Microsoft Word con Ariba [página 49].

derechos. 7

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Carga y gestión de documentos

Acerca de la carga y administración de documentos [página 8]

Cómo cargar un documento desde el escritorio a un proyecto [página 9]

Cómo cargar cambios de documentos del escritorio con DFS activado [página 11]

Cómo reemplazar un documento [página 12]

Cómo cargar una copia de un documento de otro proyecto en su proyecto [página 13]

Cómo editar atributos de documento [página 14]

Cómo controlar el acceso a los documentos [página 14]

Cómo extraer contenido de archivos ZIP [página 15]

Cómo crear un acceso directo a otro proyecto que enlace a un documento del proyecto actual [página 16]

Cómo crear un acceso directo a un documento externo (acceso directo aquí) [página 17]

Acerca de la carga y administración de documentos

Este tema contiene procedimientos generales que describen cómo cargar y administrar documentos de proyectos.

Para obtener información sobre cómo trabajar con tipos de documentos especializados, consulte los temas siguientes:

● Acerca del uso de documentos de formulario [página 22]

● Acerca del uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros [página 25]

● Integración de Ariba Contract Management con Conformidad de contratos

Información relacionada

Cómo cargar un documento desde el escritorio a un proyecto [página 9]

Cómo cargar cambios de documentos del escritorio con DFS activado [página 11]

Cómo reemplazar un documento [página 12]

Cómo cargar una copia de un documento de otro proyecto en su proyecto [página 13]

Cómo editar atributos de documento [página 14]

Cómo controlar el acceso a los documentos [página 14]

Cómo crear un acceso directo a otro proyecto que enlace a un documento del proyecto actual [página 16]

Cómo crear un acceso directo a un documento externo (acceso directo aquí) [página 17]

8

Cómo trabajar con documentos de proyecto Carga y gestión de documentos

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Cómo cargar un documento desde el escritorio a un proyecto

Contexto

Este procedimiento describe cómo se cargan documento en proyectos. Este procedimiento no describe cómo se cargan documentos de contrato ensamblados; si dispone de un área de trabajo de Ariba Contract Management y quiere cargar documentos de contrato ensamblados, consulte la Guía de creación de contratos de Ariba.

Procedimiento

1. Navegue hasta la pestaña Documentos.

2. Seleccione Acciones Cargar Documento o Acciones Crear Documento . Ambos comandos le permiten cargar un archivo del escritorio al proyecto. El comando Acciones Crear Documento también le permite cargar una copia de un archivo que ya existe en Ariba Spend Management en el proyecto.

Ariba Spend Management abre la página Crear documento nuevo. Si opta por el comando Acciones Crear Documento , la página incluirá las pestañas Nuevo documento y Copiar documento.

3. Para cargar un archivo desde el escritorio al proyecto, haga clic en Examinar para buscar el archivo o especificar la ruta entera del archivo. El nombre y el tamaño del archivo deben cumplir con los requisitos enumerados en Restricciones de nombre de archivo [página 10] y Restricciones de tamaño de archivo [página 10].

4. En el campo Descripción, agregue una descripción para el documento.

5. En el menú desplegableIdioma base, especifique el idioma base para el documento. Ariba Spend Management utiliza el idioma base para mostrar el documento a los usuarios cuya idioma de interfaz (establecida en sus preferencias) es un idioma al que no se ha traducido el texto del documento. Por ejemplo, un documento tiene como idioma base el inglés con traducciones al francés y el japonés. Si una persona alemana intenta visualizar el documento, Ariba Spend Management mostrará la versión en inglés, porque este documento no dispone de traducción alemana y el idioma base es el inglés.

6. Si no trabaja con un proyecto de Ariba Contract Management, ignore el campo Utilizar como.

Si trabaja con un proyecto de Ariba Contract Management, el menú desplegable Utilizar como puede incluir las opciones siguientes:

○ Formulario de pedido: esta opción está presente si trabaja en una solicitud o área de trabajo de contrato de ventas. Si crea un área de trabajo de contrato de ventas a partir de una solicitud de contrato, todos los documentos Formulario de pedido se copiarán al área de trabajo de contrato.

○ Contenido de contrato: esta opción está presente si el documento es un archivo de Microsoft Excel y Ariba Contract Management está integrado con una solución de compras o de facturación de Ariba. El archivo se utilizará como un documento de archivo Excel de términos de contrato. El archivo debe cumplir con los requisitos de formato descritos en el tema Integración de Ariba Contract Management con

Conformidad de contratos.

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Si tiene Ariba Sourcing y ha creado el área de trabajo de contrato a partir de un evento de sourcing con condiciones de determinación de precios, Ariba crea un documento Excel titulado Condiciones de determinación de precios con esta opción fijada.

○ Adjunto de Conformidad de contratos: esta opción está presente si Ariba Contract Management se ha integrado con una solución de compras o de facturación de Ariba. Ariba Spend Management rellenará el archivo para la solicitud de contrato de compras o facturación.

Si no quiere utilizar el documento para alguna de estas funciones, seleccione Ninguna.

7. Los botones de selección ¿Se requiere publicación? solo están presentes si trabaja con un proyecto de Ariba Contract Management. Seleccione Sí si quiere requerir que se publique el documento antes de que se publique el área de trabajo de contrato. Los documentos firmados o finalizados también cumplen con este requisito.

8. Anunciar la creación de este nuevo documento: Seleccione esta opción si quiere que Ariba Spend Management cree una entrada en el área del proyecto Anuncios con información sobre la creación de este documento.

9. Descomprimir contenido en el proyecto: seleccione esta opción si carga un archivo ZIP y quiere extraer el contenido directamente en el área Documentos. La utilidad de la extracción vuelve a crear las carpetas que haya en el contenido original. También puede extraer el contenido una vez que haya cargado el archivo. Para obtener más información, consulte Cómo extraer contenido de archivos ZIP [página 15].

10. Finalización automática al publicar: Esta opción solo está presente si utiliza Ariba Contract Management Professional y carga un documento de contrato ensamblado. Esta opción finaliza automáticamente el documento cuando publica el área de trabajo. Si un documento de contrato ensamblado finaliza y el documento incluye campos de propiedad de documento, Ariba Spend Management no cambiará estos campos en el documento, aunque los valores del campo de atributo de contrato asociado cambien. Para obtener más información acerca de los documentos finalizados, consulte la Guía de creación de contratos de Ariba.

11. Haga clic en Crear.

Restricciones de nombre de archivo

Los nombres de los archivos cargados como documentos de proyecto no pueden contener los caracteres siguientes:

\ / : ? “ < > |

Los nombres de los archivos (incluida la ruta completa y el nombre del archivo en sí) no deben superar los 241 caracteres. Si el nombre del archivo contiene más de 241 caracteres, Ariba Spend Management no podrá cargarlo.

Restricciones de tamaño de archivo

El tamaño máximo de cada archivo dentro de un proyecto es de 100 megabytes (MB).

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Cómo cargar cambios de documentos del escritorio con DFS activado

Contexto

Si ha activado DFS, Ariba Spend Management detecta cuando efectúa un cambio en una copia de un documento de proyecto que tenga en el escritorio si cargarlo en el proyecto. Si no ha activado DFS y ha efectuado cambios en una copia de escritorio de un documento de proyecto, utilice el procedimiento descrito en Cómo reemplazar un documento [página 12] para cargar el documento modificado.

Ariba Spend Management abre el cuadro de diálogo Actualización de documento en estos casos:

● si intenta salir de un proyecto sin cargar las copias del escritorio modificadas de los documentos de proyecto

● la primera vez que edita y guarda un documento de proyecto

● Ariba Contract Management) si edita y guarda un documento de contrato ensamblado (acuerdo principal o apéndice de contrato) en el escritorio sin cargar los cambios en el proyecto

Si ha efectuado cambios en copias de escritorio de documentos de proyecto sin cargar los cambios, verá un signo de exclamación amarillo y una nota.

Es posible que la nota contenga un enlace donde se puede hacer clic: ¿Qué desea hacer?

Puede hacer clic en este enlace y Ariba Spend Management le ofrecerá la opción de cargar la copia del escritorio en el proyecto o de descartar los cambios.

Para cargar una copia de un documento del escritorio en un proyecto:

Procedimiento

1. Si ve el cuadro de diálogo Actualización de documento o un cuadro de diálogo de documento con un enlace

¿Qué desea hacer?, haga clic en Actualizar ahora.

También puede navegar al área Documentos y hacer clic en el nombre del documento que ha cambiado (con el signo exclamación amarillo). Seleccione Ver detalles. Haga clic en Acción Actualizar ahora . 2. Introduzca información de la nueva versión del documento que se creará con los cambios o opte por cargar

los cambios sin crear una nueva versión de documento (siga trabajando con la versión actual del documento).

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Cómo reemplazar un documento

Contexto

En general, puede reemplazar cualquier documento, a excepción de los documentos PDF ensamblados con otro documento del mismo tipo. Por ejemplo, puede reemplazar un documento si quiere:

● Cargar una copia modificada de una copia del escritorio de un documento de proyecto sin utilizar DFS.

● Revertir a una versión anterior o diferente de un documento reemplazando la versión actual

● Retener el histórico de documento para un documento anterior. Al reemplazar un documento con una versión anterior se retiene el histórico del documento para el documento antiguo. Si suprime el documento antiguo, también se suprime su histórico.

● Reemplazar un documento interno, como un contrato, por un documento de proveedor

● Reemplazar un documento de un proyecto por uno más relevante del área de conocimiento

● Utilizar una versión más reciente de un documento que aún no está en una plantilla

Nota

No puede reemplazar un documento por otro de diferente tipo. Por ejemplo, puede reemplazar un documento de Microsoft Word por otro documento de Microsoft Word, pero no por una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Para los usuarios de Ariba Contract Management: Si reemplaza un documento de contrato ensamblado, el

histórico de los cambios del documento reemplazado se suprimirá y no se verá en el panel de revisión de Microsoft Word.

Para reemplazar un documento:

Procedimiento

1. Haga clic en el nombre del documento del área Documentos en el proyecto.

2. Seleccione Acción Reemplazar documento . Se abrirá la página Reemplazar documento.

3. (Opcional) En el campo Descripción, introduzca un texto que explique por qué reemplaza el archivo.

4. Haga uno de los pasos siguientes:

○ Para reemplazar el documento por un archivo de su sistema de archivos local:

1. Seleccione Cargar.

2. Introduzca el nombre del archivo o busque el archivo.

○ Para reemplazar el documento por un documento que exista en otro proyecto:

1. Seleccione Reemplazar documento original con un documento de un proyecto.

2. Seleccione si quiere abrir una ventana de búsqueda para encontrar el documento de reemplazo o buscar (examinar) proyectos para encontrar dicho documento.

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Para abrir una ventana de búsqueda para encontrar el documento de reemplazo, seleccione Buscar.

Introduzca criterios de búsqueda y haga clic en Buscar. Seleccione el documento de los resultados y haga clic en Reemplazar.

Para explorar proyectos para encontrar el documento de reemplazo, seleccione Explorar. Abra las carpetas del proyecto para encontrar el proyecto adecuado y seleccione el documento de reemplazo.

Haga clic en Reemplazar.

5. Si ha seleccionado un documento de reemplazo cuyo nombre no coincide con el documento original, puede optar por reemplazar el documento original y cambiar el nombre del documento del proyecto para que coincida con el nombre del documento de reemplazo. En función del tipo de documento, también puede conservar el nombre del documento original y reemplazar el contenido del documento original por el contenido del documento de reemplazo.

6. Introduzca la información de la nueva versión del documento. También puede editar atributos de documento, tal como se describe en Cómo editar atributos de documento [página 14].

Cómo cargar una copia de un documento de otro proyecto en su proyecto

Requisitos previos

Para llevar a cabo este procedimiento debe tener acceso de lectura en el documento que quiere copiar.

Contexto

Siga este procedimiento si quiere crear un nuevo documento que sea una copia de un documento existente en Ariba Spend Management (habitualmente, un documento que existe en otro proyecto) y agregar la copia a su proyecto.

Procedimiento

2. Seleccione Acciones Crear Documento . 3. Haga clic en la pestaña Copiar documento.

Ariba Spend Management muestra una página de búsqueda.

4. Especifique criterios de búsqueda y haga clic en Buscar. También puede hacer clic en el botón de opción Explorar para mostrar el proyecto y las carpetas del documento para su sitio, y luego buscar un archivo para copiar.

5. Seleccione el archivo que quiera copiar.

6. Especifique un nombre para la copia del archivo. De manera predeterminada, el archivo se crea con este nombre:

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Copia de file_name

Donde file_name es el nombre del archivo existente.

Cómo editar atributos de documento

Contexto

La edición de atributos de documento le permite modificar la descripción y otros atributos que se especificaron al cargar el documento. Asimismo, puede especificar:

● Controles de acceso.

Los controles de acceso le permiten restringir el acceso al documento. Para obtener más información, consulte el tema Configuración de controles de acceso en proyectos y documentos.

● Un editor.

Un editor es un usuario o grupo que puede modificar el documento, además del propietario del documento. Al especificar un editor puede permitir a un usuario o grupo adicional que modifique el documento. Un editor cuenta con capacidades de acceso de propietario en el documento; puede ver o modificar un documento con control de acceso Solo el propietario.

Para editar atributos de documento:

Procedimiento

2. Seleccione Acción Editar atributos .

a. Especifique los valores nuevos o modificados en la página nueva que se abre. Consulte Cómo cargar un documento desde el escritorio a un proyecto [página 9] para obtener información sobre los campos de atributo.

b. Haga clic en Guardar.

Cómo controlar el acceso a los documentos

Contexto

Puede controlar qué miembros del equipo pueden acceder a los documentos. Por ejemplo, si en un documento establece el control de acceso Solo el propietario, solo podrá ver el documento del proyecto el propietario del documento (no el propietario del proyecto). Los controles de acceso de documento y proyecto se describen en el tema Configuración de controles de acceso en proyectos y documentos.

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Puede establecer controles de acceso en un documento de una plantilla de proyecto para que todos los proyectos creados con esa plantilla contengan este documento con esos controles de acceso.

Los documentos los puede modificar una persona o grupo que sea propietario del documento. Los miembros de un grupo no propietario no pueden ser propietarios de un documento. Para permitir que los miembros de un grupo no propietario editen un documento, cree un grupo y agregue todos los miembros a los que necesita dar acceso para efectuar cambios en el documento y, después, convierta a este nuevo grupo en propietario del documento.

Para establecer control de acceso en un documento:

Procedimiento

2. Seleccione Acción Editar atributos .

3. Seleccione el valor apropiado en el menú Control de acceso.

4. Haga clic en Guardar.

Cómo extraer contenido de archivos ZIP

Contexto

Puede cargar archivos ZIP como documentos de proyecto y extraer el contenido. La utilidad de extracción:

● Vuelve a crear las carpetas del archivo ZIP.

● Ignora los identificadores de disco (como C:) de la vía de acceso al archivo.

● No extrae los archivos ejecutables del archivo ZIP.

Parte de la funcionalidad de esta función se controla con las siguientes opciones de configuración del sitio que Ariba ya ha fijado. Consulte Opciones de configuración del sitio para extraer contenido de archivo ZIP [página 70].

Para extraer contenido de archivos ZIP:

Procedimiento

1. Utilice uno de los siguientes métodos para extraer el contenido:

○ Cuando cargue el documento, seleccione Descomprimir contenido en el proyecto. Los archivos y carpetas extraídos se guardan directamente debajo del área Documentos.

○ Cuando haya cargado un archivo ZIP, haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y seleccione Acción Descomprimir el contenido en el proyecto . Los archivos y carpetas extraídos se guardan en relación con la carpeta del proyecto que contiene el archivo ZIP.

Los archivos se extraen en un proceso de fondo.

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2. Para ver el estado del proceso de extracción y una lista de los archivos extraídos y no extraídos, haga clic con el botón derecho en el nombre del documento del archivo ZIP y seleccione Acción Ver estado de descompresión .

Cómo crear un acceso directo a otro proyecto que enlace a un documento del proyecto actual

Contexto

Un acceso directo es un enlace que proporciona acceso de solo lectura a un documento o carpeta. Puede crear un acceso directo a un documento o carpeta de su proyecto actual que aparezca en otro proyecto; un usuario que visualice el otro proyecto podrá hacer clic en el acceso directo y visualizar el documento de su proyecto. Debe tener acceso de escritura en el proyecto donde vaya a crear el enlace. Los usuarios deben tener acceso de lectura en su documento para poder acceder a él.

También puede crear un acceso directo en su proyecto actual que enlace a un documento de un proyecto externo, tal como se describe en Cómo crear un acceso directo a un documento externo (acceso directo aquí) [página 17].

Para crear un acceso directo a un documento o carpeta del proyecto actual:

Procedimiento

1. Haga clic en el nombre del documento p carpeta desde el área Documentos del proyecto.

2. Seleccione Acciones Crear acceso directo . Se abrirá la página Crear acceso directo de documento.

3. En el campo Título, modifique el título del acceso directo, si es conveniente. El título predeterminado es Acceso directo a document_name, donde document_name es el nombre del documento cuyo acceso directo está creando.

4. En Proyecto actual, seleccione el proyecto donde quiere crear el acceso directo.

5. Seleccione la carpeta donde quiera crear el acceso directo.

Se abrirá una página de solo lectura con atributos para el acceso directo.

7. Haga clic en Completado.

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Cómo crear un acceso directo a un documento externo (acceso directo aquí)

Contexto

Un acceso directo es un enlace que proporciona acceso de solo lectura a un documento o carpeta. Puede crear un acceso directo en su proyecto actual (aquí) que enlace con un documento de un proyecto externo. Para crear un acceso directo a un documento externo, debe tener acceso de lectura en el documento externo.

También puede crear un acceso directo a un documento o carpeta del proyecto actual que aparezca en otro proyecto, tal como se describe en Cómo crear un acceso directo a otro proyecto que enlace a un documento del proyecto actual [página 16].

Para crear un acceso directo en su proyecto actual que enlace con un documento de un proyecto externo:

Procedimiento

1. Para crear un acceso directo en el área Documentos, haga clic en Acción en el área Documentos y seleccione Crear acceso directo aquí.

Para crear un acceso directo en una carpeta, haga clic en el nombre de la carpeta y seleccione Acción Crear acceso directo aquí .

Se abrirá la página Crear acceso directo a documento o carpeta.

2. En el campo Título, introduzca un título para el acceso directo. De forma predeterminada es Acceso directo a [selección].

3. Seleccione si quiere encontrar el documento externo (o carpeta) buscando el archivo o explorando los proyectos.

○ Para abrir una ventana de búsqueda para encontrar el documento externo (o la carpeta), seleccione Buscar. Introduzca los valores en el área Filtro de búsqueda y haga clic en Buscar. Seleccione el documento de los resultados y haga clic en Crear.

○ Para explorar proyectos para encontrar el documento externo, seleccione Explorar. Abra las carpetas del proyecto para encontrar el proyecto adecuado y seleccione el documento. Haga clic en Crear.

derechos. 17

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Gestión de versiones de documento de proyecto

Acerca de la gestión de versiones de documento [página 18]

Cómo visualizar versiones de documento [página 19]

Cómo suprimir versiones antiguas de un documento [página 20]

Cómo comparar versiones de documentos de Microsoft Word [página 21]

Acerca de la gestión de versiones de documento

Ariba Spend Management realiza el seguimiento de versiones de documento de proyecto y visualiza la versión de documento actual en el campo Versión. No hay límite en el número de versiones para un documento.

Sólo puede haber una versión activa de un documento. No hay límite en el número de versiones para un documento.

Si el documento es un documento de formulario, la salida también incluye un icono de informe ( ) que indica la versión utilizada como origen de datos para los informes. En este ejemplo, la opción Informe sólo publicado se ha activado en la plantilla de formulario y la versión 2 (v2) es la versión publicada más reciente. En la siguiente carga de datos, la solución Ariba cargará datos de esta versión para los informes.

El campo de estado puede tener los valores siguientes:

● Borrador: No se ha publicado la versión. Publicar o enviar una tarea de aprobación para un documento con el estado Borrador aumenta la versión del documento.

● Publicado: La versión publicada más reciente.

● Archivado: Una versión de un documento de formulario que se ha publicado pero que no es la versión publicada más reciente. Después de archivar una versión, la solución Ariba ya no carga datos de esa versión para los informes.

La siguiente tabla muestra un ejemplo de cómo las acciones del usuario afectan a las versiones del documento:

Acción Versión Estado

Cargue un documento por encargo a un proyecto. Original Borrador Cree un proyecto y vea un documento de la plantilla. v1 (todos los docu

mentos que se origi

nan a partir de planti

llas empiezan con v1)

No editado (para documentos de contrato ensamblados Ariba Contract Management, el estado es No generado.)

Modifique un documento con la versión v1 y seleccione guardar y continuar editando v1.

v1(edición) Borrador

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Cómo trabajar con documentos de proyecto Gestión de versiones de documento de proyecto

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Acción Versión Estado Modifique un documento que tenga la versión v1 (edición) y selec

cione guardar y continuar editando v1.

v1(edición) Borrador

Modifique un documento que tenga la versión v1 (edición) y selec

cione guardar como v2. Puede agregar un comentario a la nueva versión.

v2 Borrador

Publique un documento que tenga la versión v3. v3 Publicado; si es un documento de formulario, el estado de todas las versiones publicadas ante

riormente se convierte en Archi

vado Publique un documento que tenga la versión v3(edición) y el estado

Borrador.

v4 Publicado; si es un documento

de formulario, el estado de todas las versiones publicadas ante

riormente se convierte en Archi

vado Envíe una tarea de aprobación en un documento con la versión v4 y

el estado Borrador.

v4 Borrador

Envíe una tarea de aprobación en un documento con la versión v4(edición) y el estado Borrador.

v5 Borrador

Cómo visualizar versiones de documento [página 19]

Cómo suprimir versiones antiguas de un documento [página 20]

Cómo comparar versiones de documentos de Microsoft Word [página 21]

Cómo visualizar versiones de documento

Contexto

Puede visualizar el histórico de versiones para los documentos. Los documentos que carga en un proyecto tienen una versión inicial Original, mientras que todos los documentos que se originan en las plantillas inicialmente son v1. Cuando envía una tarea de aprobación para un documento, la aplicación crea una nueva versión de documento.

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Para visualizar las versiones de documento:

Procedimiento

1. Haga clic en el título de documento y seleccione Ver detalles. Muestra la información acerca la versión actual del documento.

2. Haga clic en la pestaña Histórico de versiones para ver la información de versiones anteriores. También puede visualizar cualquier comentario del documento.

Cómo suprimir versiones antiguas de un documento

Requisitos previos

Antes de suprimir una versión antigua de un documento, asegúrese de que hay más de una versión del mismo y que está visualizando la versión más reciente.

Contexto

Cuando suprime una versión antigua de un documento, sólo suprime las versiones de borrador. Esto conserva el histórico de documento finalizado. No puede seleccionar suprimir sólo las versiones de borrador antiguas seleccionadas.

Cuando suprime versiones antiguas de un documento de borrador, se suprimen todos los comentarios y los anuncios relacionados con esas versiones y se actualiza cualquier tarea asociada (independientemente del estado en el que esté) de las versiones suprimidas para asociarse con la versión más reciente del documento.

Para suprimir versiones antiguas de un documento de borrador:

Procedimiento

1. Haga clic en el título de documento y seleccione Suprimir versiones antiguas.

2. Confirme la supresión de todas las versiones antiguas del documento.

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Cómo comparar versiones de documentos de Microsoft Word

Procedimiento

2. Seleccione Acción Ver detalles .

3. Haga clic en la pestaña Histórico de versiones.

4. En el área para la nueva versión, seleccione Ver modificaciones Comparar con la versión anterior (versión n) .

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Uso de documentos de formulario en proyectos

Acerca del uso de documentos de formulario [página 22]

Cómo crear un documento de formulario [página 23]

Cómo exportar entradas de artículo en línea de documentos de formulario a Microsoft Excel [página 24]

Cómo modificar la visualización de los artículos en línea para documentos de formulario [página 24]

Acerca del uso de documentos de formulario

Los documentos de formulario son páginas de entrada de datos diseñadas para las necesidades empresariales de una organización específica. Ariba implementa las plantillas para documentos de formulario para los clientes. Si su sitio tiene plantillas implementadas para documentos de formulario, puede agregar documentos de formulario a un proyecto.

A continuación, algunos ejemplos de formulario:

● Disposiciones de contratos ● Hojas de tratos

● Certificados de responsabilidad ● Formularios de seguimiento de problemas de rendimiento

● Formularios de seguimiento de activos ● Listas de componentes de productos

● Hojas de recursos de proyectos ● Hojas de ensayo de productos

● Formularios de incidentes ● Hojas de datos de productos

● Cuestionarios de conformidad ● Solicitudes de cambio de dirección/teléfono

● Solicitudes de viajes ● Solicitudes de instalación de software

● Autorizaciones de pedidos de capital ● Autorizaciones de devolución de artículos

● Formularios de configuración de nuevos em

pleados

● Solicitudes de reembolso educativo

Los formularios ofrecen las siguientes funciones:

● Los documentos de formulario tienen campos de cabecera y pueden tener campos de artículo en línea (o campos de detalles). Los artículos en línea son varias instancias (líneas) de los mismos campos y son útiles para crear listas de artículos con los mismos campos, como una lista de artículos en un pedido de ventas.

● Cada campo tiene un tipo de datos específico, como un texto, entero, dinero, fecha o un conjunto de datos personalizado. Los campos también pueden tener listas de selección o menús desplegables.

● Puede especificar si los campos son obligatorios, editables o visibles. También puede crear condiciones basadas en otros valores de campo para determinar estas propiedades.

● Los valores de campo se pueden calcular a partir de otro valores de campo. En este ejemplo, Coste se calcula multiplicando Cantidad por Precio por unidad.

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Cómo trabajar con documentos de proyecto Uso de documentos de formulario en proyectos

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● Los valores de campos de cabecera se pueden calcular como la suma de valores de campo de artículo en línea. En este ejemplo, el Coste total es la suma de los valores Coste del artículo en línea.

● Los campos de cabecera se pueden utilizar como filtros de búsqueda para buscar documentos. No se pueden realizar búsquedas en los campos de artículo en línea.

● Un formulario puede preconfigurarse con tareas en una plantilla de proyecto como documento de formulario prototipo. Al crear el documento de formulario en un proyecto, también se crean las tareas.

● Los documentos de formulario no se almacenan como archivos en el servidor de Ariba, pero los artículos en línea se pueden exportar como archivos de Microsoft Excel.

● Los valores de campo se pueden exportar para los informes.

Para obtener más información acerca del uso de los servicios de Ariba para implementar formularios para su sitio, póngase en contacto con su representante del servicio de asistencia al cliente de Ariba.

Cómo crear un documento de formulario [página 23]

Cómo exportar entradas de artículo en línea de documentos de formulario a Microsoft Excel [página 24]

Cómo modificar la visualización de los artículos en línea para documentos de formulario [página 24]

Cómo crear un documento de formulario

Procedimiento

2. Seleccione Acciones Crear Formulario .

La solución Ariba abre un menú Crear nuevo formulario con una lista de plantillas de formulario. Si existen documentos de formulario prototipo en la plantilla de proyecto, el menú las enumera en la parte superior. Si el autor de plantilla ha limitado el número de instancias en que es posible crear un documento de formulario prototipo en un proyecto (creado ad hoc), el menú no incluirá el documento cuando se haya alcanzado el límite.

3. Seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar.

4. Complete la información en la página Crear nuevo documento formulario. Si el formulario tiene campos de artículo en línea, haga clic en Agregar para agregar artículos en línea.

5. Haga clic en Aceptar.

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Cómo exportar entradas de artículo en línea de documentos de formulario a Microsoft Excel

Procedimiento

1. Haga clic en el icono de tabla de la esquina superior derecha del área de artículos en línea de un documento de formulario para abrir el Menú de opciones de tabla.

2. Seleccione Exportar a Excel Exportar todas las filas o Exportar a Excel Exportar página actual .

Cómo modificar la visualización de los artículos en línea para documentos de formulario

Procedimiento

1. Haga clic en el icono de tabla en el área de artículos en línea de un documento de formulario para abrir el Menú de opciones de tabla.

2. Seleccione o borre las columnas que desea mostrar u ocultar en el área Mostrar / Ocultar columnas.

Seleccione las columnas del área Agrupar por columna para agrupar entradas con el mismo valor de columna.

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Uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros

Acerca del uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros [página 25]

Cómo crear un formulario de ahorros [página 31]

Cómo introducir manualmente valores de campo de cabecera de formulario de ahorros [página 32]

Cómo actualizar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 32]

Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un evento de sourcing [página 32]

Cómo agregar ahorros a detalles de asignación (artículos en línea) manualmente [página 33]

Cómo agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 34]

Cómo editar o agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 36]

Cómo publicar un formulario de ahorros [página 37]

Para actualizar y ver los datos del formulario de ahorros [página 37]

Cómo visualizar un resumen de asignaciones de ahorros [página 37]

Cómo imprimir un formulario de ahorros [página 38]

Acerca del uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros

Los documentos de formularios de ahorros se admiten en los proyectos de Ariba Sourcing; si tiene una solución de Ariba Contract Management además de Ariba Sourcing, también se admiten los formularios de ahorros en las solicitudes y las áreas de trabajo de contrato de compras.

Puede utilizar documentos de formularios de ahorros con Ariba Sourcing para realizar el seguimiento de los ahorros y los gastos con el fin de medir el éxito de programas de sourcing o gestión de proveedores así como para generar informes de ahorros. Puede realizar el seguimiento de proyectos de sourcing que cree en Ariba Sourcing y de proyectos de sourcing con los que trabaje fuera de la aplicación. Puede utilizar el seguimiento de ahorros para varios tipos de ahorros durante el ciclo de vida de un proyecto de sourcing, desde el estado Planificado a después de la adjudicación. Por ejemplo, puede agregar formularios de seguimiento de ahorros a solicitudes y áreas de trabajo de contrato de compras asociadas o que se asociarán a proyectos de sourcing.

Cómo trabajar con documentos de proyecto

Uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros

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Nota

El importe del contrato en un formulario de seguimiento de ahorros no está relacionado con el importe del contrato de un área de trabajo de contrato. Introduzca el importe del contrato en un formulario de seguimiento de ahorros por separado.

Los formularios de ahorros no se activan de forma predeterminada. Para activar esta función, póngase en contacto con su gestor de éxito de clientes o gestor de cuentas para obtener más información sobre los servicios de Ariba.

Uso de datos de ahorros en informes

El objetivo de introducir y acumular datos de ahorros es utilizarlos en informes de ahorros que le permitan

supervisar los diversos aspectos de los gastos y los ahorros. Puede utilizar los datos del formulario de seguimiento de ahorros para ejecutar estos informes de ahorros para analizar los gastos y ahorros:

● Informe de resumen de ahorros: En este informe se muestra el importe de los ahorros que su empresa ha logrado en un determinado periodo. Ofrece un resumen ejecutivo de los ahorros logrados en los distintos departamentos.

● Informe detallado de ahorros: En este informe se muestran los datos de ahorros y gastos de todos los proyectos ejecutados en un determinado periodo.

● Informe de ahorros reales: En este informe se muestra el importe de los ahorros reales producidos cuando empezó a comprar artículos por proyecto.

Estos informes constan de datos de cabecera de proyecto, datos de evento a medida que el evento avanza y datos de ahorros que introduce. Consulte el tema Ejecución de informes analíticospara más detalles sobre la generación de informes. Puede crear varios formularios de ahorros. En este caso, los distintos formularios se muestran en los informes en distintas filas.

Componentes de formulario de ahorros

Un formulario de ahorros contiene los componentes siguientes:

● Información de documento: Información general y propiedades sobre el documento de formulario de ahorros (como el autor y la información de acceso),

● Cabecera: Contiene información de ahorros, incluyendo los importes de los gastos y los ahorros, las mercancías y los proveedores.

● Detalles de asignación: Una sección opcional que le permite desglosar o asignar los datos de ahorros según el tiempo (meses, trimestres o años) u otros campos (dimensiones) en el formulario de ahorros, como la región o el departamento. Por ejemplo, puede que desee registrar los ahorros realizados por cada departamento en su organización. Cada artículo en línea en el área Detalles de asignación de ahorros contiene columnas para el período de tiempo, los valores de ahorros y de gastos, y las dimensiones. Puede crear formularios de ahorros diferentes en un solo proyecto, de forma que puede crear diferentes formularios para asignar y analizar los ahorros para un solo proyecto según diferentes factores.

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Cómo trabajar con documentos de proyecto Uso de formularios de ahorros para realizar el seguimiento de los ahorros

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El gráfico siguiente muestra un formulario de ahorros como ejemplo:

1. Información de documento 2. Cabecera

3. Detalles de asignación (artículos en línea)

Las secciones de detalles de asignación y cabecera de formulario de ahorros incluyen los tipos de campo siguientes:

● Valores de campo de formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 28]. En estos campos de información general se pueden introducir datos de forma preliminar, o éstos se pueden actualizar a partir de campos de cabecera de proyecto, incluyendo las mercancías, las regiones, los departamentos, los gatos aprobados y el objetivo de ahorro.

● Valores de campo de formulario de ahorros de un evento adjudicado de Ariba Sourcing [página 28]. Son campos que se pueden cargar de un evento adjudicado Ariba Sourcing en el mismo proyecto, incluyendo los importes negociados y los importes de la puja líder.

● Campos de importes de ahorros del formulario de ahorros [página 28].

● Campos de gastos aprobados de formulario de ahorros y de tipo de gastos [página 29].

● Campo de tipo de ahorros del formulario de ahorros [página 29].

También se pueden agregar campos personalizados al documento de formulario de seguimiento de ahorros.

Consulte el administrador local para agregar campos personalizados al formulario.

Además de los campos de formulario de ahorros que puede tener valores cargados de campos de cabecera de proyecto o de campos de evento, puede configurar los campos de cabecera de formulario de ahorros para:

● Cargar valores a campos de cabecera de proyecto. Consulte Valores de campo de cabecera del formulario de ahorros cargados en campos de cabecera de proyecto [página 30].

● Obtener valores del total de los artículos en línea de asignación. Consulte Campos de cabecera de formulario de ahorros de valores de línea acumulados [página 30].

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Valores de campo de cabecera de formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto

Puede introducir manualmente los valores de campos en el formulario de ahorros. Cuando crea un formulario de ahorros en un proyecto, en los siguientes campos se introducen datos de forma preliminar con campos de la cabecera de proyecto.

Se introducen datos en los campos siguientes con valores de la cabecera de proyecto:

● Idioma base

● Mercancía

● Regiones

● Departamentos

● Gastos aprobados

● Porcentaje de objetivo de ahorro

● Meses de contrato

● Mecanismo Sourcing

● Estrategia de ejecución

● Fecha de entrada en vigor de contrato (que se utiliza como fecha inicial en el formulario de ahorros) Los valores para estos campos también se pueden actualizar a partir de la cabecera de proyecto durante un ciclo de vida del proyecto, como se describe en Cómo actualizar valores de campo de cabecera de formulario de ahorros a partir de la cabecera de proyecto [página 32].

Valores de campo de formulario de ahorros de un evento adjudicado de Ariba Sourcing

Los siguientes valores de campo de formulario de ahorros se pueden cargar desde un evento adjudicado Ariba Sourcing en el mismo proyecto:

● Gastos aprobados (puede actualizar el valor proporcionado en la información de cabecera)

● Gastos negociados

● Ahorros negociados

● Puja líder total

Los valores para estos campos también se pueden cargar de un evento, como se describe en Cómo actualizar o cargar valores de campo de cabecera de formulario de ahorros de un evento Sourcing [página 32].

Campos de importes de ahorros del formulario de ahorros

Puede introducir y editar los siguientes campos del formulario de ahorros para importes de ahorros durante cualquier etapa del proyecto o evento de sourcing:

● Ahorros estimados: Ahorros que estima devengar como resultado de la ejecución del proyecto. También se conocen como ahorros previstos, objetivo de ahorro o ahorros esperados. Introduzca este importe al principio del proyecto.

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● Ahorros negociados: Ahorros negociados durante el proyecto. Suelen ser los ahorros adjudicados. Pueden derivar del proyecto o se pueden introducir durante el transcurso del proyecto.

● Ahorros implementados: Importe de ahorro que podría implementarse a partir del contrato. También se llaman ahorros planificados o ahorros de contrato. Introduzca este dato cuando el contrato ya se haya adjudicado.

● Ahorros reales: Ahorros reales conseguidos cuando empieza a comprar artículos nombrados en el contrato.

También se denominan ahorros producidos. Introduzca estos datos cuando el contrato se haya utilizado para implementar compras y los costes reales se conozcan.

Campos Tipo de gasto y Formulario de ahorros en Gastos aprobados

Los valores que se calculan en un formulario de ahorros se basan en los gastos aprobados, que representan la cantidad de gastos a partir de la cual quiere basar sus ahorros. El campo Tipo de gasto le permite especificar el motivo del valor de gasto aprobado:

● Histórico: El importe pagado anteriormente por los bienes o servicios.

● Mercado: El importe establecido por el mercado.

● Estimado: Un precio estimado establecido por el comprador.

● Precio publicado en el sector: Un precio publicado en un diario del sector o que deriva de otra publicación de terceros.

● Precio publicado por el proveedor: Un precio que ha publicado un proveedor.

● Media de ofertas de apertura: El precio medio que se obtiene al ejecutar una cuota inicial como un RFP.

● Oferta de apertura del proveedor: Una sola cuota del proveedor, normalmente se llega después de ejecutar un RFI o RFP.

● Presupuesto: El importe establecido por el presupuesto.

Campo Tipo de ahorros del formulario de ahorros

El campo Tipo de ahorros de un formulario de ahorros le permite especificar el motivo del valor del ahorro objetivo:

● Evitación de costos: Ahorros de costos indirectos o "soft" que están indirectamente relacionados con el proceso de sourcing y acarrean costos más bajos; por ejemplo, al pagar un 5% más por un bien o servicio cuando la media del sector es del 10% o negociar un retraso en el aumento del precio.

● Reducción de costos: Ahorros de costos directos o "hard" que están directamente relacionados con el proceso de sourcing y dan como resultado costos más bajos.

● Aumentos de precios: Ahorros conseguidos a pesar del aumento de precios; por ejemplo, si los precios aumentan menos de lo previsto.

● Recuperación de activos/inventarios: Ahorros conseguidos mediante reducciones en exceso de inventario o activos.

● Capital de trabajo: Ahorros conseguidos mediante la adquisición o gestión de capital de trabajo.

● Conformidad: Ahorros conseguidos mediante la conformidad de contratos.

● Gestión de demanda: Ahorros conseguidos mediante la gestión central de demanda de distintas unidades de compras.

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● Bonificación por suscripción: Ahorros conseguidos mediante una bonificación por suscripción de un contrato con el suministrador.

● Rebaja: Ahorros conseguidos mediante una rebaja del suministrador.

● Costos pagados por el suministrador: Ahorros derivados de que el suministrador seleccionado pague una parte de los costos, como el envío.

Valores de campo de cabecera del formulario de ahorros cargados en campos de cabecera de proyecto

Ariba puede configurar un campo de cabecera de formulario de ahorros para que su valor se cargue en un campo de proyecto coincidente (un campo del mismo tipo y nombre de campo). El campo de formulario de ahorros se puede configurar para:

● Cargar automáticamente el valor en el campo del proyecto.

● Solicitarle si quiere cargar el valor en la cabecera del proyecto.

Verá un mensaje similar al siguiente:

Marque esta casilla si desea cargar los campos del gasto aprobado del proyecto desde el formulario de gastos

De forma predeterminada, el campo Gasto aprobado se configura con la opción de pregunta.

Campos de cabecera de formulario de ahorros de valores de línea acumulados

Ariba puede configurar un campo de cabecera de formulario de ahorros de forma que los valores de los artículos en línea de asignación de ahorros correspondientes se resumen y se escriben (acumulados) en el campo de cabecera de formulario cuando se guarda o se publica el formulario. De forma predeterminada, se configuran los campos siguientes con esta opción:

● Gastos aprobados

● Ahorro actual

● Ahorro estimado

● Ahorro implementado

● Ahorro negociado

● ....

Cómo crear un formulario de ahorros [página 31]

Cómo introducir manualmente valores de campo de cabecera de formulario de ahorros [página 32]

Cómo actualizar los valores de campo de cabecera de formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 32]

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Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un evento de sourcing [página 32]

Cómo agregar ahorros a detalles de asignación (artículos en línea) manualmente [página 33]

Cómo agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 34]

Cómo editar o agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 36]

Cómo publicar un formulario de ahorros [página 37]

Para actualizar y ver los datos del formulario de ahorros [página 37]

Cómo visualizar un resumen de asignaciones de ahorros [página 37]

Cómo imprimir un formulario de ahorros [página 38]

Cómo crear un formulario de ahorros

Procedimiento

1. En la pestaña Documentos de un proyecto completo de sourcing, seleccione Acciones Crear Formulario de ahorros .

Si su formulario de ahorros forma parte de una plantilla, puede ser un documento que ya exista en la pestaña Documentos o puede ser un documento que seleccione en Elección de documento. Un formulario de ahorros presenta todas las características de cualquier documento de la pestaña Documentos, se puede trabajar con él de manera colaborativa y cuenta con las tareas "por hacer" y de aprobación, renovación y negociación necesarias.

2. Introduzca el título del formulario, la descripción y el idioma base, luego haga clic en Crear.

Se abrirá la página Editar formulario de ahorros. Los campos que aparecen en Valores de campo de formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 28] se rellenan previamente con los de la cabecera del proyecto.

3. Introduzca o modifique los valores según convenga.

Consulte los temas siguientes para obtener información acerca de la agregación de valores de campo:

○ Cómo introducir manualmente valores de campo de cabecera de formulario de ahorros [página 32]

○ Cómo actualizar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 32]

○ Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un evento de sourcing [página 32]

○ Cómo agregar ahorros a detalles de asignación (artículos en línea) manualmente [página 33]

○ Cómo agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 34]

○ Cómo editar o agregar detalles de asignación de ahorros iniciales (artículos en línea) desde un archivo de Excel [página 36]

4. Haga clic en Guardar como borrador o Publicar.

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Cómo introducir manualmente valores de campo de cabecera de formulario de ahorros

Procedimiento

1. Introduzca valores en los campos de cabecera de formulario de ahorros.

2. Haga clic en Guardar como borrador o Publicar. Si hace clic en Publicar, se publicará el formulario de ahorros y los valores del formulario se pondrán a disposición para la generación de informes.

Cómo actualizar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto

Contexto

Los campos de cabecera del formulario de ahorros de Valores de campo de formulario de ahorros desde la cabecera del proyecto [página 28] se rellenan con valores de la cabecera del proyecto cuando crea un formulario de ahorros. Si los valores del campo de cabecera del proyecto cambian después de crear el formulario de ahorros, utilice el siguiente procedimiento para actualizar los valores del formulario de ahorros.

Procedimiento

1. En el área de cabecera del formulario de ahorros, seleccione Acciones Actualizar detalles desde el proyecto .

2. Haga clic en Aceptar para confirmar que quiere reemplazar los valores existentes del formulario de ahorros.

Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un evento de sourcing

Contexto

Si su formulario de ahorros es un proyecto completo de Ariba Sourcing, puede actualizar o cargar los datos enumerados en Cómo actualizar o cargar los valores de campo de cabecera del formulario de ahorros desde un

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