ACTA DE CONSTITUCIÓN – PROJECT CHARTER
PROYECTO:
Implementación de un ERP para la Gestión Empresarial en Restaurantes.NOMBRE DEL DOCUMENTO:
Elaboración de un Sistema de Información Integral Para la Gestión del Restaurante “El Hornero”.FECHA DE CREACIÓN: 13/09/2017 AUTOR:
- ORELLANA ALBORNOZ ANTHONY -MOLLOCONDO UQUICHE NELLY -HUAPAYA CAYCHO GINO
-PALOMINO AVALOS ANGEL -CASAZOLA YUPANQUI NILTON REVISIÓN:
1.Descripción del Proyecto:
El Sistema Información Integral de gestión de restaurantes está compuesto por un módulo de mesa, módulo de cocina.
Actualmente, los métodos para gestionar toda la información referente a los restaurantes, como pueden ser, la carta, los pedidos de los clientes, etc. se siguen realizando de una forma manual y con la necesidad de la espera para la disponibilidad de los mozos a sus clientes.
Con la implantación del sistema que propone este proyecto, se modificará sensiblemente la gestión de los pedidos y el funcionamiento general de la gestión de un restaurante, por lo que es de suma importancia, un análisis detallado de los perfiles que se verán afectados, y cómo se llevará a cabo la nueva gestión.
En el siguiente organigrama, se analizan los perfiles que se verán afectados por el sistema, diferenciando aquellos que se verán especialmente afectados por la implantación del módulo de cocina resaltados en un cuadro rojo, como aquellos que se verán afectados por la implantación del módulo de mesa, resaltados por el recuadro azul.
El organigrama anterior representa los diferentes perfiles que componen la estructura organizativa de un restaurante. Es importante estudiar los perfiles generales que componen un restaurante ya que la implantación del sistema integral de gestión de restaurantes, tendrá un impacto positivo en el funcionamiento general de muchos de ellos.
2. Descripción del Producto:
Con la implantación del sistema integral de gestión de restaurantes, algunas de las funciones principales de los miembros de esta estructura detalladas anteriormente, se verán modificadas sensiblemente, proporcionando una mejora en la gestión y en el tiempo de la atención a los clientes.
Concretamente, modificarán su funcionamiento aquellos afectados por el módulo de mesa, remarcados en azul en el organigrama:
Mesero encargado del salón: seguirá siendo el responsable de la organización del salón, control de la mercadería de salón, supervisor de las tareas desempeñadas por los meseros y recepción y acomodación de los clientes.
Además, presentará y explicará brevemente a los clientes el novedoso sistema de módulo de mesa para la visualización del menú virtualmente, con imágenes y videos correspondientes, la posibilidad de realizar los pedidos directamente desde sus mesas a la cocina y todas las funcionalidades que ofrece el sistema.
Meseros: seguirán siendo los encargados del orden y limpieza del salón, del cuidado de su sector de trabajo, y reordenación del sector de trabajo después del servicio.
Pero como gran novedad en sus funciones, no tendrán la necesidad de atender las comandas de los clientes, sin embargo, podrán ayudarles en la utilización del sistema y en aquellos problemas y dudas que surjan, y seguirán llevando y recogiendo las comandas que realicen sus clientes a sus respectivas mesas.
Aquellos miembros, cuyo funcionamiento habitual, se verá modificado gracias al módulo de cocina del sistema integral de gestión de restaurantes, son los siguientes, según el marco rojo que se puede apreciar en el organigrama anterior:
Chef: seguirá siendo el responsable del control de mercaderías y faltantes, la realización y elaboración de los distintos menús, control de higiene de la cocina y empleados, cuidado de los bienes de uso para realizar los menús, y todas las tareas desempeñadas en la cocina.
Además, será el encargado de controlar, realizar y repartir las comandas entre los ayudantes de cocina según se visualizan directamente en el módulo de cocina.
Ayudantes de cocina: seguirán siendo los colaboradores en la realización de los menús, mantendrán la higiene de la cocina y cuidarán de los bienes de uso de la cocina, realización de tareas de agilidad para el trabajo del chef, y elaboración de platos.
Además, controlarán la recepción de las comandas en el módulo de cocina, y marcarán aquellas comandas que ya hayan sido atendidas.
3.OBJETIVOS:
Los objetivos que el sistema persigue para ofrecer una mayor eficacia y eficiencia en la gestión de restaurantes.
Los objetivos serán de tipo funcionales y estratégico-económicos.
Como objetivos funcionales, se busca:
Aportar una mayor utilidad y conocimiento a los clientes acerca del menú y los servicios que ofrece el restaurante, desplegando de forma virtual el menú, con acceso a ingredientes, fotografías o vídeos.
Ofrecer una mayor precisión en la información transmitida hasta la cocina, evitando posibles errores humanos en la compresión de las comandas por parte de los camareros.
Mejorar de manera sensible la transmisión y gestión general de las comandas evitando tiempos de atención del camarero a los clientes, y transmitiendo una información correcta, instantánea y segura desde la mesa hasta la cocina.
Mejorar la gestión del reparto de trabajo en la cocina gracias a la visualización de las comandas en tiempo real en el módulo de cocina.
Dotar a los restaurantes de información exacta y detallada, para el estudio sobre los pedidos realizados por los clientes, los platos más demandados, y los platos menos demandados, que permitirá la importante toma de decisiones sobre actualizaciones en el menú y otras decisiones que los gerentes crean oportunas.
Los objetivos estratégico-económicos que se persiguen son los siguientes:
Motivar la demanda gracias a la inserción de publicidad, promociones y sugerencias que lleguen directamente a los clientes. Actualmente las posibilidades de incluir publicidad en un restaurante son muy limitadas debido a motivos estéticos principalmente, pero gracias a este sistema, se abre una nueva puerta muy importante a la publicidad, que puede proporcionar una mayor demanda, ya que los clientes que visitan un restaurante son clientes con una necesidad primaria de consumir y por lo tanto, son clientes altamente potenciales.
Reducir la carga de trabajo para los meseros y por lo tanto, posibilitar la reducción del número de ellos. Es posible que al introducir el sistema de gestión, el número de meseros que se necesiten sea inferior, ya que la carga de trabajo se reducirá considerablemente, al no tener que atender a los clientes, tan sólo transportando las comandas desde la cocina a las mesas, y viceversa. Los meseros seguirán siendo necesarios para poder atender correctamente a los clientes pero sin embargo, tendrán menos trabajo que desempeñar.
Optimización del tiempo, que implica posibilidad de acoger a un mayor número de clientes. Al eliminar los tiempos necesarios en atender a los clientes por parte de los meseros, y eliminar el tiempo de transmisión de la comanda desde el mesero hasta la cocina, la comanda se puede atender más rápidamente, los clientes pueden terminar de comer antes, y por lo tanto, se pueden atender un mayor número de clientes en el mismo día.
Actualmente una de las limitaciones principales en los ingresos de los restaurantes, es el número de mesas disponibles para poder atender a los clientes, por lo tanto, los restaurantes están interesados en que sus clientes terminen de comer rápidamente, pudiendo ofrecer el sitio libre a otros nuevos clientes. Con este sistema, se facilitará esta situación.
Lograr una ventaja competitiva frente a otros restaurantes marcando una estrategia de diferenciación, al implementar un sistema, en el sector de la restauración, que se percibirá como único, importante y exclusivo, y que aportará el placer de usarlo a sus clientes.
4. CRITERIOS DE ÉXITO
El proyecto abarcará los objetivos detallados anteriormente, para poder llevarlos a cabo y se logre el éxito se implementarán las siguientes funcionalidades en el sistema:
Gestión del menú virtual: se mostrará información detallada sobre la composición y elaboración de los platos.
Gestión de los pedidos: se transmitirá directamente, desde la mesa de los clientes, a través de una pantalla, las peticiones que se realicen hasta un módulo en la cocina, donde se podrá visualizar quién ha realizado la comanda, y en qué consiste.
Gestión de la economía: se podrá mostrar, en el módulo de cocina, toda la información referente a la cantidad de comandas realizadas y atendidas, el plato más pedido y el de menor demanda, así como un resumen de la facturación realizada hasta el momento que será de gran utilidad para el seguimiento y control del negocio.
Gestión de la instalación: a través del módulo de cocina, se gestionará toda la actividad que se realice en el salón, así como la disposición de las mesas en el restaurante, y los clientes.
Gestión de las sugerencias, promociones y publicidad: el gerente del restaurante podrá introducir todas sus ofertas a través del menú virtual directamente a sus clientes.
5. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO:
En esta etapa se busca tener un concepto claro de las necesidades, problemas y requisitos del usuario. Es necesario tener un conocimiento claro acerca del sistema para poder profundizar y proponer una solución de la mejor forma posible.
A continuación, se realiza un primer y básico análisis de la aplicación. Para ello, se comienza con una introducción, una descripción del sistema actual, una lista de requisitos que permite introducir el modelo lógico del nuevo sistema, el diccionario de datos y el modelo conceptual de datos.
Ámbito del proyecto
Contexto general del sistema Funciones primarias afectadas
Unidades de la organización afectadas por la mecanización Modelo Lógico de Datos
6. FINALIDAD DEL PROYECTO:
Este proyecto propone dar un paso, desde hace tiempo necesario, a la implantación de la tecnología en un sector muy importante. Combina el conocimiento tecnológico sobre el tratamiento de la información, con una idea que mejora sustancialmente la buena marcha del negocio, reduciendo tiempos innecesarios, mejorando la gestión de todas las actividades, aportando mayor información a los usuarios, y estimulando el consumo de una nueva manera.
Como se puede apreciar en el diagrama, los clientes recibirán del servidor, que obtiene la información de la base de datos, las posibilidades que ofrece el restaurante en su menú, y estos una vez que hayan elegido, enviarán sus comandas sobre el servidor, que mostrará al módulo de cocina las peticiones de los clientes actualizándose la base de datos.
7.ENTREGABLES PRINCIPALES:
1) Plan de Gestión del Alcance del proyecto.
2) Plan de Gestión de Requisitos.
3) Manuales de usuario del software.
4) Documentación del programa (Diagramas de caso de uso del negocio, Modelo Entidad Relación
8. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
La empresa utiliza diversos software para la realización de sus operaciones y control de sus actividades. Implementar un Sistema de Planificación de los Recursos Empresariales (ERP) diseñado de acuerdo a las necesidades de información del cliente permitirá a la alta dirección de la empresa contar con información confiable, precisa e integrada que apoyara el proceso de toma de decisiones y reforzara su ventaja competitiva. Es una solución que permitirá una integración total de todas las operaciones, con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las áreas de la empresa. Además de reducir de costos, aumentar la productividad y automatizar los procesos.
9.PRINCIPALES INTERESADOS:
1) Armando Tafur Cunza - Gerente General de la empresa.
2) Encargada del área contable.
3) Clientes beneficiados con el proyecto.
10.RIESGOS INICIALES
