Contenido. Unidad 3: Configuración de Recursos

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Contenido

Unidad 3: Configuración de Recursos

 Asignar recursos manualmente.

 Información adicional de los recursos

 Encontrar el recurso correcto para el trabajo.

 Disponibilidad de recursos.

 Compartir recursos de otros proyectos

 Verificación de los recursos.

 Redistribución de los recursos

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Asignar recursos a las tareas

 Una asignación es enlazar un recurso a una tarea para hacer un trabajo.

 Desde la perspectiva de una tarea, podemos llamar a este proceso, Asignación de tarea (al recurso).

 Desde la perspectiva de un recurso, podemos llamar a este proceso Asignación de recurso (a la tarea).

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Asignar recursos a las tareas

 En Microsoft Project, no se necesita asignar un recurso a una tarea.

Podríamos trabajar solo con la tarea, sin embargo, hay muy buenas razones para asignar recursos en un plan

 Quien deberá hacer que tarea y cuando?

 Tienes el correcto numero de recursos para completar el alcance del proyecto?

 Esta esperando que un recurso trabaje en una tarea en un momento determinado, cuando no esta disponible (Vacaciones).

 Tienes asignado a un recuro a muchas tareas, lo cual excede la capacidad de trabajo de recurso (recurso sobreasignado).

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Asignar recursos a las tareas

 Asignar un recurso de trabajo a una tarea permite:

 Hacer seguimiento del trabajo de un recurso sobre una tarea.

 Si se ingresó los costos de recurso de trabajo, se pueden calcular los costos de una tarea.

 Microsoft Project asume una asignación del 100% del recurso de trabajo a una tarea especifica, a menos que se indique lo contrario.

 Si el recurso de trabajo tiene menos de 100% de valor a asignar, Microsoft Project le asigna el valor máximo que posee.

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Asignar recursos a las tareas

 Revisemos la información del proyecto antes de asignar recursos

 Tab Proyecto  grupo Propiedades  Información del Proyecto  Estadísticas

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Asignar recursos a las tareas

 Debe colocarse en la tarea a la que va a asignarle el recurso

 Tab Recurso  grupo Asignaciones  Asignar Recurso

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Asignar recursos a las tareas

 Tab Recurso  grupo Asignaciones  Asignar Recurso

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Asignar recursos a las tareas

 En vista de Diagrama de Gantt, seleccionamos la tarea a la que vamos a asignar el recurso. Luego, en el cuadro de dialogo Asignar Recurso, presionamos el boto Asignar (una vez este seleccionado el recurso que se asignará)

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Asignar recursos a las tareas

 El recurso asignado, aparecerá en la columna Nombre de los recursos

y en la diagrama de Gantt Nombre del

Recurso Asignado Recurso

Asignado

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Asignar recursos a las tareas

 Una marcha de Check, y un valor de costo, aparecen a lado del recurso asignado

 Debido a que este recurso tiene un valor de costo por Hora, Project calcula el costo de la tarea

Costo Check

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Asignar recursos a las tareas

 En el Tab Vista  grupo Vista en dos paneles  Detalles

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Asignar recursos a las tareas

 Project se divide en 2 paneles:

 Vista de diagrama de Gantt

 Formulario de Tareas

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Asignar recursos a las tareas

 En el tab Formato  grupo Detalles  Trabajo

 Aparecen detalles del Trabajo

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Asignar recursos a las tareas

 Si un recurso, solo tiene disponible para asignación un valor inferior al 100%, Project asigna el máximo que posea

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Remover un recurso de una tarea

 Para remover una asignación, basta con presionar el botón Quitar

Remover

Asignación de Recurso

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Asignar recursos a las tareas

 Otra forma de asignar recursos, es en la vista del Diagrama de Gantt, en la columna Recursos, desplegar la lista de recursos de este proyecto

 Se puede escoger mas de un recurso

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La fórmula de Programación de Project

 En Project es lo mismo la duración de una tarea que el trabajo de una tarea?

 Antes de asignar recursos a una tarea, la tarea tiene duración pero no trabajo asociado

 El trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso o recursos gastarán para completar una tarea.

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La fórmula de Programación de Project

Project calcula el trabajo usando lo que se conoce como la fórmula de programación

 Duración x Unidades de Asignación = Trabajo Ej:

 Una tarea tiene 5 días de duración (1 semana)

 Equivale a 40 horas de duración

 A un recurso asignado al 100%, cuanto le tomará?

 40 horas de duración x 100% de asignación = 40 horas de trabajo

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La fórmula de Programación de Project

 A dos recursos asignado al 100%, cuanto le tomará?

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La fórmula de Programación de Project

 A un recurso asignado al 50%, cuanto le tomará?

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Compartir recursos de otros proyectos

 ¿Qué sucedería si los recursos de su empresa se utilizan en varios proyectos?

 Puede duplicar el ingreso de los recursos en cada proyecto.

 Puede crear un archivo de recursos que serán compartidos por todos los recursos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Se tienen 2 archivos de Project:

 El archivo de Project con las tareas (archivo que comparte)

 El archivo de Project con la lista de recursos (fondo de recursos)

 Un fondo de recursos permite administrar más fácilmente los usuarios y equipos asignados a tareas en más de un archivo de proyecto.

 El fondo de recursos centraliza la información de recursos, el calendario utilizado, las unidades de recursos y las tablas de porcentaje de costos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Antes de crear un grupo de recursos

 Cada proyecto contiene su propia información del recurso.

 Parte de esta información pueden superponerse o incluso entran en conflicto con información sobre los mismos recursos utilizados en otros proyectos.

 Después de crear un grupo de recursos compartidos

 La información de recursos de cada proyecto proviene el único grupo de recursos.

 Información de la asignación, así como tasas de costo y la disponibilidad de todos los recursos, residen en una ubicación central.

 También es más fácil ver las sobreasignaciones de recursos producidas por el conflicto de asignaciones en más de un proyecto.

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Compartir recursos de otros proyectos

 En el archivo de Project que comparte, seleccione el tab

Recursos  grupo Asignaciones

 Grupo de recursos  Recursos compartidos

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Compartir recursos de otros proyectos

 Escoja

 Usar recursos (requiere al menos un grupo de recursos abierto)

 El grupo de recursos tiene prioridad si desea que la información del grupo de recursos sobrescriba cualquier información conflictiva de su proyecto (compartidor).

 El proyecto compartidor tiene prioridad si desea que la información del proyecto sobrescriba cualquier información conflictiva del grupo de recursos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en Tarea>

Diagrama de Gantt > Hoja de recursos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Abra su archivo que comparte de proyecto.

 En el cuadro que aparece, haga clic en Abrir el grupo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que comparten. El grupo de recursos se abre en modo de solo lectura.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Para ver las asignaciones entre los proyectos que comparten el grupo de recursos, haga clic en Tarea> Diagrama de Gantt > Uso de recursos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Para ver las asignaciones entre los proyectos que comparten el grupo de recursos, haga clic en Tarea> Diagrama de Gantt > Uso de recursos.

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Compartir recursos de otros proyectos

 Mientras estén abiertos los archivos que comparten recursos,

el archivo de fondo de recursos es de solo lectura.

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Verificación de los recursos

 La capacidad de un recurso para trabajar en un período de tiempo determinado es dada por sus unidades máximas y el calendario de recursos.

 La relación entre la capacidad de un recurso y las asignaciones de su tarea se llama asignación.

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Verificación de los recursos

 Cada recurso de trabajo se encuentra en uno de los tres estados de asignación:

 Sub asignado (underallocated).- Las asignaciones del recurso no llenan la capacidad máxima del recurso para realizar el trabajo.

 Totalmente asignado(Fully allocated).- Las asignaciones del recurso llenan la capacidad máxima del recurso.

 Sobre asignado (Overallocated).- Las asignaciones del recurso exceden la capacidad máxima del recurso para cualquier período de tiempo.

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Verificación de los recursos

 Dependiendo de la naturaleza de su proyecto y los recursos que trabajan en él, algunas sobreasignaciones podría estar perfectamente bien.

 Si un recurso es sobreestimado por sólo media hora, el Project marcará la asignación, pero una asignación menor tal vez no sea un problema que debe resolver, dependiendo del recurso involucrado y de la naturaleza de la asignación.

 Una asignación severa -por ejemplo, un recurso que se le asigna el doble de trabajo que podría lograr en una semana- siempre es un problema, y usted debe saber cómo identificarlo y mantener estrategias para abordarlo.

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Verificación de los recursos

 En el tab Vista  grupo Vistas de recursos  Uso de recursos

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Verificación de los recursos

 En el tab Vista  grupo Vistas de recursos  Uso de recursos

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Verificación de los recursos

 Podemos revisar las asignaciones de un recurso y en que lugar esta

sobreasignado Sobre asignación

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Verificación de los recursos

 Puede utilizar el zoom para visualizar mas detalles de la sobreasignación

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Redistribución de los recursos

 Reasignación manual

 Existen varias soluciones para una sobreasignación:

 Reemplace el recurso asignado por otro recurso.

 Reduzca el valor en el campo Unidades de asignación del recurso.

 Asigne un recurso adicional a la tarea para que ambos recursos compartan el trabajo.

 Agregar un retardo de nivelación a la tarea que causa conflicto.

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 Cuando asignamos un recurso a una tarea, Project calcula el monto de trabajo utilizando la formula de programación de Project

 Duración x Unidades de Asignación = Trabajo

 Cuando las tareas se programan de forma automática, Project le ofrece una opción para controlar cómo debe calcular el trabajo en una tarea cuando asigna recursos adicionales a la tarea o desasigna recursos de la tarea.

 Esta opción se llama

 Tareas impulsadas por el esfuerzo

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 Funciona de esta manera:

 El trabajo de una tarea permanece constante al asignar o desasignar recursos.

 A medida que se asignan más recursos a una tarea, la duración disminuye, pero el trabajo total permanece igual y se distribuye entre los recursos asignados.

 Usted tiene flexibilidad en la forma de aplicar el esfuerzo de la programación.

 La programación basada en el esfuerzo solo se aplica cuando asigna recursos adicionales o elimina recursos de tareas programadas automáticamente.

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 40 horas (5 días) de duración x 100% asignación=40 horas de trabajo

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 Al asignar otro recurso

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 Al asignar otro recurso

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Controlando el trabajo cuando agrego o remuevo recursos

 Reducir la duración y mantener la misma cantidad de trabajo

 X horas (X días) de duración x 200% asignación=40 horas de trabajo

 X=20 horas de duración

 Aumentar la cantidad de trabajo y mantener la misma duración

 40 horas (5 días) de duración x 200% asignación=Y horas de trabajo

 Y=80 horas de trabajo

 Reducir la horas en que los recursos trabajan por dia (unidades)y mantener la misma duración y trabajo

 40 horas (5 días) de duración x Z% asignación (por recurso)=40 horas de trabajo

 Z=50% de asignación de cada recurso

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Taller-10

Unidad 3: Configuración de Recursos