procesos que se ejecutan en la Coordinación, en pro de disminuir el tiempo de pago, sin afectar los procesos administrativos de la empresa.

(1)

CONCLUSIONES

Después de haber realizado la presente investigación y recabado toda la información pertinente a la variable de estudio, la cual permitió el Diseño de un Sistema de Cuentas por Pagar, mediante la aplicación de un único instrumento (entrevista estructurada) al personal involucrado en la Coordinación de Tesorería y Cuentas por Pagar de INFONET, Redes de Información, C.A., se concluyó:

v Que la situación actual de la Coordinación de Tesorería y Cuentas por Pagar de la empresa no es confiable, debido a la inexistencia de controles y herramientas de trabajo adecuadas para el desempeño de la función del grupo y las actividades de cada uno de los integrantes de esta. A esto se le puede agregar la falta de comunicación entre los niveles jerárquicos, la carencia de planificación de pagos, análisis de antigüedad de saldos, entre otro.

v Ampliar el registro de proveedores, aproximadamente entre 4 y 6 proveedores por renglón de servicios o bienes, de esta forma se podría mejorar las condiciones de compra, limite de crédito y período del mismo, además la competencia entre estos disminuiría los costos y/o gastos.

v Que la validez y confiabilidad que se tiene sobre los documentos pendientes por cancelar es fiable, pero se deben maximizar los controles en la recepción de mercancías y documentos; dichos controles deben ser exhaustivos y seguros.

v Que los procedimientos existentes en la Coordinación no se encuentran diseñados en función de las necesidades de esta, son altamente inoperantes, rígidos y carecen de sentido u orden lógico.

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v Que las políticas y condiciones de pago de la Coordinación deben ser rediseñadas, para lograr procesos óptimos y confiables, estas políticas deben ser dadas a todo el personal de la Coordinación y el resto de la organización.

v Que el alto porcentaje de cuentas por pagar que posee la organización se debe a varios factores entre los cuales se encuentran: la inexistencia de una planificación de pagos, no se trabaja en base al análisis de vencimiento de las facturas, no se cuentan con los fondos suficientes para cancelar con todas las obligaciones adquiridas.

v Que es altamente importante reorganizar los parámetros bajo los cuales se deben definir las políticas, normas y procedimientos que guiaran el desarrollo de la función del grupo.

v Que el período en el cual se cancelan las facturas no guarda relación con las condiciones tratadas con los proveedores, perdiendo la organización prestigio y credibilidad empresarial, en este orden de ideas la organización incurre en gastos adicionales al cancelar intereses moratorios.

v La necesidad de diseñar un cronograma de pagos en el cual se relacionen las deudas contraídas hasta una fecha de vencimiento determinada, este cronograma sirve de base para la futura planificación de pagos.

En conclusión la necesidad de diseñar un sistema de cuentas por pagar que incluya normas, políticas, procedimientos y planificación de pagos, es de suma importancia, así como el conocimiento de todas estas herramientas de trabajo por el personal involucrado, a fin de garantizar la optimización de los

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procesos que se ejecutan en la Coordinación, en pro de disminuir el tiempo de pago, sin afectar los procesos administrativos de la empresa.

Se determino que el canal de información entre el personal de la Gerencia es deficiente, debido a que se trabaja en forma aislada.

El análisis respalda el hecho de que el vencimiento de las facturas, los controles internos, condiciones de crédito y descuentos por pronto pago son las estrategias administrativas a implementar, en la búsqueda de la eficacia y eficiencia deseada.

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RECOMENDACIONES

Considerando las conclusiones formuladas como resultados del desarrollo del proceso de investigación, se plantean ciertas sugerencias a la Coordinación de Tesorería y Cuentas por Pagar de la empresa INFONET, Redes de Información, C.A. específicamente relacionada con las actividades y procedimientos inherentes a la Gerencia de Tesorería:

v Establecer canales de comunicación entre los niveles jerárquicos a través del intercambio de información entre ambos niveles, este mecanismo propiciará el desarrollo y conocimiento de las futuras actividades en forma armónica y no en forma aislada.

v Realizar evaluaciones trimestrales al proceso, a fin de llevar un resumen histórico de cada uno de los proveedores, así como el tomar en cuenta la participación de los mismos, como clientes internos del servicio.

v Actualizar el registro de proveedores, aumentando el número de proveedores por renglones, con este mecanismo se mejoran procesos de compra y cancelación de obligaciones, al contar con mejores condiciones por parte de los proveedores, esto debido a la existencia de la competencia. Igualmente se recomienda la creación de in registro automatizado de proveedores estructurado que permita disponer de cualquier información necesaria de forma rápida y segura.

v La creación de estrategias comunicacionales entre los empleados involucrados de la empresa hacia los proveedores, a través de la notificación de las políticas y normas de la organización, a fin de hacer participe a todas las áreas en los procesos de cambio y revisión, así

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como asegurarse de que todos los entiendan y acaten de manera eficiente.

v Se recomienda el análisis de los descuentos especiales ofrecidos por algunos de los proveedores por los denominados pronto pago.

v El establecimiento de controles internos que garanticen el cumplimiento de las actividades y eliminen los problemas que pudiesen causar el retraso en el sistema de pagos.

v El análisis periódico del vencimiento de las facturas, a través de la revisión del reporte de análisis de antigüedad de saldos; el cual es emitido del modulo de cuentas por pagar.

v La puesta en funcionamiento del Modulo de Cuentas por Pagar, el cual con su interfaz con el Modulo de Contabilidad General permitirá la introducción de datos y la obtención de información en un menor tiempo, esta medida permite reducir el tiempo en el cual se ejecuta cualquier actividad, en la misma medida que permite automatizar los procesos de la organización.

v El entrenamiento al personal en el Modulo de Cuentas por Pagar, con la finalidad de mejorar sus conocimientos y habilidades.

v La puesta en funcionamiento de los Libros Auxiliares en forma automatizada, con la finalidad de obtener en forma rápida y precisa el histórico de las transacciones efectuadas a los proveedores.

v La creación de la Unidad de Auditoria Interna, de esta forma se garantiza el funcionamiento del Sistema de Cuentas por Pagar y todos sus procedimientos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Hernández, Fernández y Baptista. Metodología de la Investigación.1991.

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Idalberto Chiavenato. Introducción a la Administración Financiera. 1992.

Editorial MC. Graw -Hill.

Gitman, L. Administración Financiera. 1996. Editorial Harla.

Smith, Adanes. La Organización y Sistemas. 1990. Editorial MC. Graw-Hill.

Gómez, Ceja. Planeación y Organización de Empresas. 1994. Editorial MC.

Graw-Hill.

Codera Martin. Diccionario de Contabilidad . 1984. Editorial Palacios.

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Sabino, Carlos. El Proceso de Investigación. 1995. Editorial Panapo.

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Melinkoff, Ramón. Procesos Administrativos. 1990. Editorial Panapo.

Terry, George. Administración. 1996. Editorial Continental.

Rodríguez, María. Proceso de Investigación. 1994.

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ANEXOS ANEXOS

INSTRUMENTO DE EVALUACION

TABLA DE

INDICADORES

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OBJETIVO GENERAL: DISEÑAR UN SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR, CASO INFONET, Redes de Información, C.A.

VARIABLE: SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR: Conjunto de elementos y procedimientos íntimamente relacionados, que tienen como propósito manejar todas las obligaciones de una organización.

OBJETIVO DIMENSION INDICADOR ITEMS ALTERNATIVA DE

RESPUESTA

ORIENTACION Diagnosticar la situación

actual de la Coordinación de Tesorería y Cuentas por Pagar.

Coordinación de Tesorería. Presupuesto de Ingresos

Ingresos Recibidos

Recepción documentos

¿Existe un Presupuesto de Ingresos en la Organización?

¿Es adecuado el presupuesto existente?

¿Cada que período se elabora el presupuesto?

¿Los Ingresos Recibidos son suficientes para cubrir las obligaciones adquiridas?

En caso de no ser suficientes

¿Cómo se compensan?

¿Qué actividades integran el Proceso de Recepción de Documentos y Mercancías?

¿Es adecuado el orden en el

SI____ NO____

EXPLIQUE

ANUAL_______________

SEMESTRAL___________

SI____ NO____

EXPLIQUE

SI____ NO____

GTE.PRESUPUESTO GTE.FACTURACIÓN GTE.TESORERIA

GTE.PRESUPUESTO GTE..TESORERIA

GTE.PRESUPUESTO GTE.FACTURACIÓN GTE.TESORERIA

COORD.CTAS.P/PAGAR GTE.TESORERIA

(9)

Proceso de Cuentas Por

Pagar Proceso de Registro de

Obligaciones.

cual se ejecutan las actividades?

¿Cuál es el procedimiento utilizado para registrar las obligaciones?

¿Se aprovecha el descuento por pronto pago

¿Se acepta el Costo de renunciar al descuento por pronto pago?

¿Las cuentas por pagar generan intereses de mora?

EXPLIQUE

SI____ NO____

EXPLIQUE

SI____ NO____

EXPLIQUE

GTE.TESORERIA

GTE.COMPRAS ANALISTA COMPRAS

COORD.CTAS.P/PAGAR GTE.TESORERIA

Identificar las empresas Empresas Acreedoras Registro de Proveedores ¿Cuál es la cantidad ^EXPLIQUE Gerente De Compras

(10)

y/o personas acreedoras, al igual que el tiempo establecido para el crédito

Identificar la Confiabilidad y Validez de las Obligaciones Adquiridas

Tiempo de Crédito

Confiabilidad y Validez de los documentos

Limite de Crédito

Tiempo de Crédito

Condiciones de Crédito

Confiabilidad

Validez

de proveedores que integra la cartera?

¿Cuál es el limite de crédito por proveedor?

¿Cuál es el periodo de duración del crédito por proveedor?

¿Estas condiciones satisfacen las necesidades de la organización?

¿Cuál es el % de confiabilidad de las facturas que se tienen pendientes por cancelar?

¿Cuál es el % de validez de las facturas que se tienen pendientes por cancelar?

EXPLIQUE

Analista De Compras

Gerente De Compras Analista De Compras Gerente De Compras Analista De Compras

Gerente De Compras Analista De Compras Coord. Ctas. P/Pagar

Analista De Compras Coord. Ctas. P/Pagar

Determinar los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Procedimientos de Trabajo Aplicación de Procedimientos

Confiabilidad de los Procedimientos

Estructura de los Procedimientos

Aplicación de Instrucciones

¿Cuáles son los procedimientos que se siguen para el registro y cancelación de obligaciones?

¿En que medida son confiables estos procedimientos?

¿La estructura de los procedimientos es rígida o flexible, porque?

¿Existen instrucciones de trabajo establecidas?

EXPLIQUE

Coord. Ctas. P/Pagar

Gte. Tesorería

(11)

¿Dónde se encuentran establecidas las instrucciones de trabajo?

EXPLIQUE Coord. Ctas. P/Pagar

Gte. Tesorería

Analizar las Políticas y Condiciones de Pago existentes en la organización

Políticas

Condiciones de Pago

Cancelación de Facturas Vencidas.

Cancelación de Facturas a su fecha de vencimiento.

Cumplimiento de las Condiciones.

¿Las facturas son canceladas después de la fecha de vencimiento?

¿Las facturas se cancelan a la fecha de vencimiento o antes Se aprovechan los descuentos?

¿Se cumple con las condiciones contratadas en las ordenes de compra?

¿De no cumplirse cuál es el margen de desviación?

SI____ NO____

Coord. Ctas. P/Pagar

Coord. Ctas. P/Pagar Gte. Tesorería.

Determinar el importe exacto de las Cuentas por Pagar al final de cada mes, actualizando las obligaciones adquiridas en moneda extranjera.

Cuentas por Pagar Importe de las Cuentas por

Pagar ¿Cuál es el monto en

bolívares de las Cuentas por Pagar al final de cada mes?

¿Cuál es el monto en moneda extranjera de las Cuentas por Pagar al final de cada mes?

¿Con que frecuencia se actualizan las obligaciones adquiridas en Moneda Extranjera?

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

Establecer las Normas y Procedimientos a seguir en la Coord. De Tesorería y Ctas. P/Pagar.

Normas Rediseño de Normas ¿Es necesario rediseñar las

normas de registro cancelación de pagos en la Coordinación?

¿Cuáles aspectos considera usted que deben abarcar las

SI_____ NO_____

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

(12)

Políticas

Procedimientos

Rediseño de Políticas

Rediseño de Procedimientos

nuevas normas?

¿Es necesario rediseñar las políticas de pago en la Coordinación?

¿Cuáles aspectos considera usted que deben abarcar las nuevas políticas?

¿Es necesario rediseñar los

procedimientos para el registro y cancelación de pagos en la

Coordinación?

¿Cuáles aspectos considera usted deben abarcar los nuevos procedimientos en la Coordinación?

SI_____ NO ______

EXPLIQUE

SI_____ NO______

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

Determinar el Tiempo Real en el cual se cancelaran las obligaciones.

Tiempo de cancelación de

las obligaciones. Vencimiento

Cancelación de Obligaciones

¿Cuál es el período establecido para la

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar Gte. Tesorería

(13)

cancelación de las obligaciones?

Cual es el tiempo establecido para la cancelación de las obligaciones?

Elaborar un Plan de Cancelación de Obligaciones

Plan de Pago Plan de Cancelación de

Obligaciones ¿La empresa posee un plan de cancelación de obligaciones

¿Es dinámica y eficiente la planificación de pagos?

¿Si no posee planificación de pagos, como se da la actividad?

SI_____ NO______

SI_____ NO_______

EXPLIQUE EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

Elaborar los libros auxiliares en los cuales se registre la información histórica y actualizada de los distintos proveedores que existen en la organización

Cuentan con registros auxiliares para validar el proceso de cancelación de obligaciones

Considera usted que los registros auxiliares facilitarían el flujo de información

SI_____ NO______

SI_____ NO_______

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

(14)

Cual forma de procesamiento de datos recomienda para la elaboración de los libros.

Que ventaja ofrece el registro de información en libros auxiliares

EXPLIQUE

Coord. Ctas.P/Pagar

(15)

TABLA DE RESUMEN

OBSERVACIONES DE LOS JUECES JUEZ

EVALUDOR (EXPERTO)

REDACCIÓN

ITEMS DE ITEMS

INADECUADOS OBSERVACIONES