INFORMÁTICA I
Unidad 3: Excel primeros pasos
Freddy Tejada-Escobar, MSc.
Contenido
Unidad 1: Excel primeros pasos
• Introducción.
• Elementos básicos de Excel.
• Ambiente de Excel. Llenado de hojas con Arrastre
• Cálculos y referencias
• Formateo de hojas
• Validación de datos
• Formato condicional: Si / Si anidado. Contar/Sumar/Promedio Si
Introducción
• EXCEL es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula.
¿ Qué es EXCEL?
• Es un programa parte del producto/ paquete de MICROSOFT OFFICE al igual que WORD o POWER POINT entre otros, el cual nos permite hacer
distintas funciones sobre una hoja de cálculo.
Introducción
¿Qué es una hoja de cálculo?
• Es un programa capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se puede introducción números, letra y gráficos.
Introducción
• Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,...
Elementos básicos de Excel
Vista rápida: pantalla inicial Excel
Pantalla inicial
• Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.
Usos
• Las celdas almacenan datos ingresados.
• Los usuarios registran los
datos o realizan cálculos.
Funciones: interacción con Excel
• Desplazamiento por la hoja: puede realizarse mediante las teclas de movimiento del cursor (flechas direccionales) o bien, con el ratón apuntando y haciendo clic (pulsar su botón izquierdo) sobre una celda.
• Introducir datos: escribiendo directamente en la celda o en la barra de fórmulas.
• Modificación de datos: previamente introducidos en una celda, basta hacer activa la celda que los contiene.
• Selección de un rango de datos: haciendo clic sobre la celda superior izquierda y arrastrando el puntero del ratón.
Funciones: interacción con Excel
• Movimiento y copia de datos: donde las referencias de las mismas se actualizan.
• Características de formato: Indicando el tipo de formato numérico y número de decimales o formato de texto (tipo, tamaño y estilo de fuente) de una celda, etc.
• Creación de gráficos: Para representar gráficamente una o varias series de datos.
• Selección de funciones: que aparecen en una lista agrupadas por categorías.
• Rellenado automático: de celdas con datos de una serie.
Funcionalidad
• Herramientas Inicio
• La encontramos en la parte superior derecha, al dar un click de desplegara todas las opciones de esta función.
• Guardar: Guarda un documento donde usted encuentre idóneo, guarda por defecto como ***.XLSX
• Guardar como: nos permite dar mas detalles al momento de guardar un documento, o si esta modificando un archivo1 y puede guardar como archivo2, sin perder la información original del archivo1.
• Abrir: permite abrir archivos Excel previamente guardados
• Cerrar: cierra el archivo actual en el que usted se encuentra trabajando
• Recientes: los últimos archivos que usted a utilizado en Excel
• Nuevo: abre un nuevo documento sin información existente.
• Imprimir: Nos permite imprimir el documento siempre y cuando la impresora este instalada
• Guardar y enviar: si tiene un cliente de correo configurado en su equipo al momento de guardar se ira automáticamente por mail al destinatario que seleccioné.
Formatos de celdas u hojas
Herramientas básicas
• Herramientas
• Con Inicio encontramos con las funciones de edición y configuración para un uso básico de Excel
Herramientas básicas
• Herramientas Inicia- Portapapeles
• Cortar (ctrl+x): saca todo lo que se encuentra en una celda para ser pegada en otra
• Copiar(ctrl+c): copia todo lo de una celda para duplicarla en otra.
• Copiado Formato: solo copia el formato de una o varias celdas para pegar en otras sin mostrar los valores.
• Pegar(ctrl+v): pega todo lo que el usuario halla copiado o cortado en la celda que este defina.
Herramientas básicas
• Herramientas Inicio-Fuente
Nos permite cambiar la fuente de la celda que seleccionemos
Herramientas básicas
• Herramientas Inicio-Fuente
Nos permite cambiar el tamaño de la fuente a la celda que seleccionemos
Permite agrandar o disminuir la fuente de forma gradual.
Herramientas básicas
• Herramientas Inicio-Fuente
Negrita, resalta la fuente Cursiva, modifica la fuente
Subrayado, subraya la fuente de una celda Puede usar uno o mas de las opciones para una celda
Herramientas básicas
• Herramientas Inicio-Fuente
Resalta las líneas de las celdas que usted seleccione
Pinta la fuente de una celda
Pinta una celda o las que seleccione
Puede usar uno o mas de las opciones para una celda
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO - General
Permite posicionar el texto de una celda de forma vertical, Dejando el texto mas arriba, centrado o mas abajo de los Limites de la celda seleccionada.
Permite posicionar el texto de una celda de forma Horizontal, Dejando el texto mas a la derecha, centrado o a la izquierda de los limites de la celda seleccionada
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO - General
Mueve el texto de una celda de forma horizontal
Ajusta el texto a una celda con el fin de que el texto no Salga del area
Combina dos o mas celdas en solo una de forma horizontal o vertical
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO - General
Le da al texto de una celda inclinación
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO- Número y Estilos
• Las veremos en intermedio.
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO
Al tener la siguiente serie, y deseamos agregar otra fila entre la A y la B para agregar la serie de letras debemos
Apretar el botón que nos
permite insertar nuevas celdas.
Apretar el botón que nos
permite eliminar filas o columnas
Herramientas básicas
• Herramientas INICIO- Modificar
• Las opciones veremos en intermedio.
INFORMÁTICA I
Revisando Cinta de opciones
Freddy Tejada-Escobar, MSc.
Funcionalidad de MS Excel
Es necesario reconocer el manejo y organización que está inmersa en cada una de las Cintas de opciones de Excel, es por eso que procederemos a su revisión.
La primera vez que abra la herramienta Excel, está se encuentra dividida en siete opciones:
1. Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos:
Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.
2. Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.
Funcionalidad de MS Excel
3. Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
4. Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.
5. Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.
Funcionalidad de MS Excel
6. Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.
7. Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
Cinta de opciones: Inicio
Cinta de opciones: Insertar
Cinta de opciones: Diseño de página
Cinta de opciones: Fórmulas
Cinta de opciones: Datos
Cinta de opciones: Revisar
Cinta de opciones: Vista
Cintas de opciones
• Existen cintas de opciones adiciones que son configurables, según la necesidad del usuario. A través de Personalizar cinta de opciones.
• Esta se encuentra en: Archivo – opciones.
Cintas de opciones: Programador
Cinta de opciones: Power Pívot
Pestañas contextuales
Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular.
Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:
Pestañas contextuales
Pestañas contextuales
• Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e identificadas con el nombre Herramientas de gráficos. Si quitamos la selección del gráfico entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a seleccionar de nuevo el gráfico.
Ocultar cinta de opciones
En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con nuestros datos dentro de una hoja de Excel. Para ganar un poco de espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el botón se mostrarán tres opciones:
Ocultar cinta de opciones
• Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta por completo la cinta de opciones y es necesario hacer clic en la parte superior de la pantalla para poder mostrarla de nuevo y seleccionar cualquier comando.
En el momento en que regresamos al área de trabajo, la cinta de opciones se vuelve a ocultar automáticamente.
• Mostrar pestañas: A diferencia del método anterior, esta opción deja visibles en todo momento los nombres de las pestañas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellas se mostrarán los comandos asociados para dicha pestaña. Al regresar al área de trabajo se ocultan de nuevo todos los comandos y permanecen visibles solamente las pestañas.
• Mostrar pestañas y comandos: Esta opción restablece el comportamiento predeterminado de la cinta de opciones dejándola visible en todo momento.
Personalizar cinta de opciones
En Excel 2016 es posible personalizar la cinta de opciones agregando o removiendo comandos o agrupándolos de acuerdo a nuestras necesidades. Para hacer estas modificaciones debemos ir a Archivo >
Opciones > Personalizar cinta de opciones:
Personalizar cinta de opciones
Personalizar cinta de opciones
También es posible mostrar este cuadro de diálogo si hacemos clic derecho sobre cualquier área vacía de la cinta de opciones y seleccionamos la opción Personalizar la cinta de opciones. A continuación describiré cada una de las secciones de este cuadro de diálogo:
• A: Lista desplegable a través de la cual podemos restringir la lista de comandos mostrados en el cuadro inferior. Algunas de las opciones de la lista desplegable son: Comandos más utilizados, Comandos que no están en la cinta de opciones y Todos los comandos.
• B: Lista de los comandos que cumplen la opción elegida de la lista desplegable superior. Podemos seleccionar cualquier comando de la lista y pulsar el botón Agregar para incluirlo en la pestaña seleccionada de la lista de la derecha.
• C: Lista desplegable para restringir el tipo de pestañas que deseamos visualizar en la lista inferior.
• D: Lista de pestañas que cumplen con la opción elegida en la lista desplegable superior. Para mostrar una pestaña en la cinta de opciones será suficiente con hacer clic en el cuadro de selección mostrado junto a su nombre. Para remover algún comando debemos seleccionarlo y hacer clic en el botón Quitar.
Personalizar cinta de opciones
• E: Los botones Agregar y Quitar son utilizados para incluir nuevos comandos dentro de una pestaña o para removerlos de la cinta de opciones.
• F: El botón Nueva pestaña crea una nueva pestaña en la cinta de opciones.
• G: Para crear un nuevo grupo de comandos dentro de una pestaña utilizamos el botón Nuevo grupo.
• H: El botón Cambiar nombre es útil para cambiar el nombre de una pestaña o de un grupo.
• I: Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones y regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.
• J: Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en otro equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.
