Propuesta para la implementación de sistema de gestión de calidad en el área financiera de acuerdo a la norma ISO 6001, para la empresa Distribronces seco S A

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(1)1. PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL ÁREA FINANCIERA DE ACUERDO A LA NORMA ISO 6001, PARA LA EMPRESA DISTRIBRONCES SECO S.A.. Modalidad de grado – Práctica Profesional. Autores: SONIA PATRICIA ACOSTA PINTO EFRAÍN YEZID CAÑAS GONZÁLEZ JHONNY ALEJANDRO GALEANO GARCÍA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS. PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2014.

(2) 2. PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL ÁREA FINANCIERA DE ACUERDO A LA NORMA ISO 6001, PARA LA EMPRESA DISTRIBRONCES SECO S.A.. Modalidad de grado – Práctica Profesional. Autores: SONIA PATRICIA ACOSTA PINTO EFRAÍN YEZID CAÑAS GONZÁLEZ JHONNY ALEJANDRO GALEANO GARCÍA Trabajo de grado presentado como requisito para optar a título de: ADMINISTRADOR DE EMPRESAS ADMINISTRADOR DE EMPRESAS ADMINISTRADOR DE EMPRESAS. Docente: RAMÓN EDUARDO BELTRÁN DUARTE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS. PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2014.

(3) 3. Tabla De Contenido. Pág.. Introducción .................................................................................................................................. 12 Justificación .................................................................................................................................. 14 Título ............................................................................................................................................. 15 Tema ............................................................................................................................................. 16 CARÁCTER SITUACIONAL ..................................................................................................... 17 Reseña De La Empresa ................................................................................................................. 17 Visión ............................................................................................................................................ 20 Misión ........................................................................................................................................... 20 Tipo De Influencia Social ............................................................................................................. 20 Tipo De Actividad......................................................................................................................... 21 Cobertura....................................................................................................................................... 21 Servicios ........................................................................................................................................ 21 Estructura De La Empresa ............................................................................................................ 22 Productos....................................................................................................................................... 24 Antecedentes ................................................................................................................................. 26 Identificación Y Formulación Del Problema ................................................................................ 28 Diagnóstico Empresarial ............................................................................................................... 29 Análisis Matriz DOFA. ................................................................................................................. 32 Sintomatología De Salud Y Enfermedad De La Organización. ................................................... 33.

(4) 4. Estado De Diagnostico De DISTRIBRONCES SECO S.A. ........................................................ 39 Análisis De Competencia En El Mercado. ................................................................................... 52 Modelo Para La Modernización De La Gestión De Las Organizaciones MMGO. ..................... 55 Documentos “M” Y “L”, Norma Técnica ISO 6001. ................................................................... 57 Análisis Del Entornoempresarial ................................................................................................. 63 Condiciones Económicas: ............................................................................................................. 63 Condiciones Legales: .................................................................................................................... 63 Condiciones Política ..................................................................................................................... 64 Condiciones Culturales: ................................................................................................................ 64 Condiciones Mercado: .................................................................................................................. 64 Análisis Internoempresarial.......................................................................................................... 64 Objetivos ....................................................................................................................................... 66 Objetivo General ........................................................................................................................... 66 Objetivos Específicos.................................................................................................................... 66 Marco Teórico ............................................................................................................................... 67 Marco Referencial ........................................................................................................................ 67 Marco Conceptual ......................................................................................................................... 69 Marco Normativo .......................................................................................................................... 72 Plan De Trabajo ............................................................................................................................ 73 Cronograma De Trabajo ............................................................................................................... 74 Proceso De Trabajo De Campo Y Ejecución De La Práctica ....................................................... 75 Fase 1: Diagnóstico Y Trabajo De Campo.................................................................................. 75 Fase 2: Formulación..................................................................................................................... 76.

(5) 5. Fase 3 Control. ............................................................................................................................. 76 Resultados De La Práctica ........................................................................................................... 77 Descripción De Resultados ........................................................................................................... 77 Logros ........................................................................................................................................... 92 Indicadores Aplicados ................................................................................................................... 93 Conclusiones ................................................................................................................................. 98 Recomendaciones ....................................................................................................................... 100 Referencias .................................................................................................................................. 101 Anexos ........................................................................................................................................ 103.

(6) 6. Lista de Tablas. Pág.. Tabla 1. Portafolio de la empresa ................................................................................................. 24 Tabla 2. Análisis DOFA ............................................................................................................... 31 Tabla 3. Sintomatología de salud y enfermedad de la organización............................................. 33 Tabla 4. Estado De Diagnóstico Fase 1. Reconocimiento de la Empresa .................................... 39 Tabla 5. Estado De Diagnóstico Fase 2. Identificación de la estructura organizacional de la empresa y su funcionalidad. .......................................................................................................... 42 Tabla 6. Estado De Diagnóstico Fase 3. Evaluación de relaciones de la empresa, la coordinación y el manejo de información........................................................................................................... 44 Tabla 7. Estado De Diagnóstico Fase 4. Identificación de los reconocimientos que establece la empresa para sus funcionarios, la política de personal y la forma de medirlos. ........................... 45 Tabla 8. Estado De Diagnóstico Fase 5. Evaluación los sistemas técnicos de la empresa. .......... 47 Tabla 9. Estado De Diagnóstico Fase 6. Evaluación de la forma de dirigir de la empresa. ......... 48 Tabla 10. Estado De Diagnóstico Fase 7. Forma de financiación con la que cuenta la empresa y las relaciones que tiene con las empresas de apoyo a empresarios............................................... 49 Tabla 11. Estado De Diagnóstico Fase 8. Revisión del proceso de comercialización de los productos de la empresa. ............................................................................................................... 50 Tabla 12. Estado De Diagnóstico Fases 9 y 10. Retroalimentación y el pensamiento de expansión de la empresa................................................................................................................................. 51 Tabla 13. Matriz de Análisis Competitivo .................................................................................... 54.

(7) 7. Tabla 14. Matriz de evaluación cuantitativa modelo MMGO. ..................................................... 55 Tabla 15. Identificación de los riesgos potenciales de los activos. ............................................... 58 Tabla 16. Registro y costo de los bienes de la empresa. ............................................................... 59 Tabla 17. Oportunidad en la presentación de los informes periódicos. ........................................ 60 Tabla 18. Muestra cédulas de hallazgos soportes de observación directa. ................................... 62 Tabla 19. Propuestas de implementación acciones correctivas. ................................................... 78 Tabla 20. Seguimiento oportunidad en la entrega de informes a la gerencia ............................... 88 Tabla 21. Análisis y seguimiento de riesgos de los pasivos ......................................................... 89 Tabla 22. Formato de control de activos ....................................................................................... 90 Tabla 23. Control depreciación activos ....................................................................................... 91 Tabla 24. Indicadores Norma ISO 6001 ....................................................................................... 93 Tabla 25. Indicadores Norma ISO 6001 ....................................................................................... 95 Tabla 26. Cumplimiento indicador de gestión .............................................................................. 97.

(8) 8. Tabla de Gráficas. Pág.. Grafica 1. Representativa evaluación practicada en la empresa equipo auditor ........................... 35 Grafica 2. Representativa calificación total evaluación realizada por el equipo auditor .............. 36 Grafica 3. Representativa resultado encuestas practicadas en la empresa .................................... 37 Grafica 4. Representativa calificación total obtenida ambiente laboral empresarial .................... 39 Grafica 5. Curva de desempeño análisis matriz MMGO. ............................................................. 57 Grafica 6. Cronograma de actividades propuesto. ........................................................................ 74 Grafica 7. Actual macro proceso Distribronces seco S.A. ............................................................ 82 Grafica 8. Macro proceso sugerido. .............................................................................................. 83 Grafica 9.Área de Compras........................................................................................................... 84 Grafica 10. Área de Ventas ........................................................................................................... 85 Grafica 11.Área de tesorería ......................................................................................................... 86 Grafica 12.Área de contabilidad ................................................................................................... 87.

(9) 9. Tabla de Ilustraciones. Pág.. Ilustración 1: Logotipo de la empresa ........................................................................................... 16 Ilustración 2: Ubicación geográfica de la empresa. ...................................................................... 18 Ilustración 3. Fachada Distribronces Seco S.A. ............................................................................ 18 Ilustración 4: Plano planta Distribronces seco S.A. ...................................................................... 19 Ilustración 5. Bronce ..................................................................................................................... 21 Ilustración 6. Productos terminados .............................................................................................. 22 Ilustración 7: Organigrama actual Distribronces seco S.A. .......................................................... 23 Ilustración 8. Logotipo análisis de competencia “Acefer” ........................................................... 52 Ilustración 9. Logotipo análisis de competencia “Promecol LTDA.” .......................................... 53.

(10) 10. PRÓLOGO El mundo de hoy convoca a los seres humanos a comprometerse con la sostenibilidad para garantizar su permanencia, y la de las generaciones futuras, con dignidad sobre la faz de la tierra. A este compromiso también están convocadas todas las empresas y organizaciones de todo tipo del planeta y, conscientes de ello, trabajan para generar valor de la mano de la economía, la educación y el ser humano. La Universidad Cooperativa de Colombia, en cumplimiento de uno de los propósitos de su misión, encamina sus esfuerzos a la formación de sus estudiantes en proceso de opción de grado en prácticas empresariales desde el consultorio de desarrollo empresarial CDEM, en un programa de consultoría como instrumento de mejoramiento empresarial y/o social El programa de prácticas empresariales propicia un ambiente de aprendizaje permanente, orientado por docentes tutores que permiten a los estudiantes su fortalecimiento en lo personal y brindando la oportunidad de mejorar su perfil profesional con criterios políticos. En este primer semestre de 2014, les correspondió a los autores del presente trabajo de grado, emprender el desarrollo de esta intervención universitaria de suma importancia para la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A, sus directivos propietarios, La Universidad, la Facultad de Ciencia Económicas y administrativas y el CDEM y los estudiantes en práctica empresarial .La responsabilidad personal de estos estudiantes, fue la de brindar unos resultados que redundaran en el mejoramiento administrativo y financiero de la empresa Distribronces, su don de gentes, su responsabilidad y cumplimiento me hace sentir orgulloso de haber sido su tutor. Lidere este equipo de práctica empresarial, que presento diferentes matices de conocimientos, experiencias, actitudes y sobre todo una gran solidaridad para brindarse a sus.

(11) 11. compañeros, a la empresa , a sus directivos y trabajadores, a las directivas de la Facultad y del programa y sobre todo a su docente tutor. Solo actué como facilitador en todas sus fases pudiendo dar fe de los logros de ellos, sus aportes, sus informes, sus dificultades y su entereza para superarlas. Agradezco a los directivos de la empresa Distribronces Seco S.A. que participaron en el desarrollo de este proyecto, ya que sin su concurso y facilidades no se hubiera podido hacer un trabajo adecuado a nuestra intervención universitaria. Finalmente expresar que me llena de orgullo, fe y esperanza saber que con este programa y los proyectos de intervención empresarial desde el CDEM, como una de las opciones de grado de los estudiantes de la facultad, se puede continuar construyendo patria y brindando ayuda constante a empresas y cumpliendo así con los propósitos fundamentales de nuestra misión institucional de la formación, la investigación, la extensión y la proyección social. Ramón Eduardo Beltrán Duarte. Docente-tutor del Proyecto. Bogotá, Mayo de 2014..

(12) 12. Introducción. En este trabajo encontraran un diagnóstico realizado a la empresa Distribronces Seco S.A. enfocado al área financiera y las recomendaciones de mejora. Se trabajaron herramientas de análisis, las cuales fueron evaluadas y examinadas permitiendo identificar las fortalezas y falencias de la empresa se trabaja en tres fases que permite, para ello se consultaron fuentes de gestión financiera de los autores Van Horne, James C. Wachwicz, John M y Oscar G. Montalvo. Se hizo uso de diferentes herramientas de trabajo, entre ellas la observación directa, el uso de las matrices que permiten la evaluación del área en mención. Esto como desarrollo de la práctica empresarial con la cual hacemos un aporte al mejoramiento y la buena marcha de la gestión administrativa y financiera para la organización. Iniciamos con la primera fase donde se realizó un trabajo de campo para lograr. un análisis de fortalezas y falencias de la empresa. Distribronces Seco S.A. una vez obtenida toda la información, se continuó con la segunda fase donde se toma la empresa y se compara con la Norma ISO 6001 se analizan los resultados del diagnóstico con el fin de identificar que se necesita para llegar a la certificación. Con la fase tres se entregó a la empresa una serie de recomendaciones, planes de acción y mejoras que deben realizar como trabajo previo de gestión directamente al área financiera para que se ajusten a la Norma y de esta manera se logre la certificación de calidad más adelante. Las fuentes consultadas en el siguiente caso fueron: Gitman (2003), Van Horne (2003), Rubio (2007), Hernández. Para garantizar a sus inversionistas crecimiento en el flujo financiero, reducción de riesgos económicos, una vez se tenga el plan de trabajo documentado ingresamos a la tercera fase que es entregar al gerente del informe final para que se tomen las decisiones que se.

(13) 13. requieran donde se permita a la gerencia identificar nuevas estrategias de negocios, replantear una nueva mirada de crecimiento y perdurabilidad de la organización. Estas decisiones fortalecen el área financiera que es uno de los brazos más relevantes de la organización. La Norma Internacional 6001 generalmente se utiliza por organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos del cliente, de tipo legal, societario y estatutario, generalmente cuando una empresa está debidamente certificada gana mercado, gana nuevas posibilidades de negocio, denota confianza frente al sector nacional e internacional si la empresa Distribronces Seco S.A. logra la certificación en norma ISO 6001. Podrá hacer uso de este documento como una carta de garantía frente a terceros en el desarrollo permanente de los negocios..

(14) 14. Justificación. Distribronces Seco S.A actualmente adelanta el proceso de Certificación de Calidad de sus procesos, procedimientos y funciones de acuerdo a la norma ISO 6001, es evidente que hasta el momento la empresa desde su creación como una empresa pyme ha tenido un gran éxito empresarial, ha tenido en los últimos años un crecimiento importante y tiene grandes expectativas de mercado, todo gracias al empoderamiento y experiencia de sus propietarios. Todos los factores enunciados a continuación constituyen el óbiceque justifica la razón de emprender este proyecto de certificación. Ya que hoy, debido a su tamaño requiere subsanar problemas de informalidad en la administración, debilidad en sus procesos, falta de documentación de control interno, herramientas de gestión que garantizaran el crecimiento integral y sostenido de la organización. Es de comentar que como respuesta a estos problemas y al hecho que para el país las pymes tienen una gran importancia económica, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, lanzó en el 2008 la Norma Técnica Colombiana NTC-6001 que establece requisitos para un modelo de Gestión para micro y pequeñas empresas que tiene como objetivo la organización interna de las empresas que les permita tener estructuras sólidas y estándares de calidad. El propósito es ser la mejor empresa a nivel nacional con gran proyección internacional y ofrecer mayor confianza a sus clientes. Para lograr este objetivo fue necesario hacer un análisis de la empresa, en especial del área financiera por ser la columna vertebral de cualquier organización. Esta revisión identificó que faltan políticas, procesos, funciones y controles que impiden su certificación. Por ello, se crea la necesidad de poner en marcha los procesos que ya.

(15) 15. manejan pero que no se han formalizado, con esto se enfrenta y soluciona las debilidades halladas. Al contar con procesos definidos planeados y certificados, se facilita a la gerencia tener un manejo más acertado del dinero con el menor riesgo posible, donde el empresario conozca y maneje los informes financieros y tome decisiones en base a ellos. Con este trabajo de consultoría la empresa debe en un futuro ser más competitiva en la industria, el área financiera tendrá cambios administrativos relevantes de la mano de la planeación, la organización y el control que permitirán el. éxito financiero creando nuevas estrategias y una empresa más. organizada. ¿Con la propuesta de implementación de un sistema de gestión de calidad para la empresa Distribronces Seco S.A. Se podrá observar avances en área financiera y en la empresa con base de la norma NTC ISO 6001 al momento de implementar las mejoras en las áreas de tesorería, compras, facturación y contabilidad? Esta implementación de la norma ISO 6001 se busca la uniformidad procedimental y funcional de la empresa Distribronces Seco S.A, con el fin de que se logre sus objetivos y metas propuestas en materia administrativa, operativa y gerencial durante los próximos años. Es deber de la organización a partir de la implementación de estas normas seguir cumpliendo con dichos preceptos de manera que su certificación se mantenga actualizada y cada día sus estándares de calidad sean superiores. Título Propuesta para la implementación de sistema de gestión de calidad en el área financiera de acuerdo a la norma ISO 6001, para la empresa de DISTRIBRONCES SECO S.A..

(16) 16. Tema La problemática específica que tiene DISTRIBRONCES SECO S.A, es la falta de procesos de gestión y definición de políticas. Ya que está interesado. en el proceso de. implementación de la Norma ISO 6001, con especial enfoque en el área de Gestión Financiera.. Ilustración 1: Logotipo de la empresa. Nota: De Archivos, Distribronces Seco S.A..

(17) 17. Carácter Situacional. Reseña De La Empresa DISTRIBRONCES SECO S.A. con Nit. 830.144.288- 3 se dedica a la comercialización e importación de metales ferrosos y no ferrosos (cobre, bronce, zinc, plomo y aceros). Nace en el año 2005 gracias a la visión de negocios del Sr. Cesar Cañas gerente y socio de la empresa Bronces y Latones S.A quien observó que había incremento en la demanda y necesidades insatisfecha de los clientes, con estas condiciones constituye la empresa Distribronces Seco S.A lleva 9. en el mercado de la metalurgia, cuenta con un. portafolio de 2200 referencias. aproximadamente, su principal interés es cumplir las exigencias del mercado y fortalecer su competitividad, teniendo en cuenta el nivel de satisfacción de sus principales clientes como son las industrias de la construcción, metalmecánica y decoración, entre otros. Está clasificada como microempresa de acuerdo a la ley. Distribronces Seco S.A está ubicada en la ciudad de Bogotá en la diagonal 15 # 22 - 28 sector de Paloquemao. Hace parte de las PYMES que representan el 90 % de las pequeñas y medianas empresas que generan empleo y son un motor fundamental para el sistema económico del país..

(18) 18. Ilustración 2: Ubicación geográfica de la empresa.. Nota: De Google Earth. 2014.. La Empresa Distribronces Seco S.A.es una empresa familiar, con ánimo de lucro, que busca el mejoramiento empresarial integral, y ofrecer calidad de vida a cada uno de sus 9 empleados directos.. Ilustración 3. Fachada Distribronces Seco S.A.. Nota: Fotografía tomada por Autores en visita a la empresa Distribronces Seco S.A.2014.

(19) 19. Ilustración 4: Plano planta Distribronces seco S.A.. Plano distribución planta Distribronces seco S.A.. Nota: Tomado por Autores en registro de visita la empresa..

(20) 20. Visión “Para el 2018 DISTRIBRONCES SECO S.A, se proyectará como una empresa líder a nivel nacional e internacional en el segmento de la importación, exportación y distribución de materiales ferrosos y no ferrosos con altos estándares de calidad teniendo como base la implementación de. sistemas de gestión de mejora continua, que. demuestre el compromiso y la responsabilidad para con sus clientes en cuanto a los servicios, y productos ofrecidos y la competencia de sus colaboradores.”(Distribronces Seco S.A, 2006) Misión “DISTRIBRONCES. SECO. S.A. es. una. distribuidora. e. importadora de materiales ferrosos y no ferrosos (Cobro, Bronce Zinc y Aceros) que busca satisfacer las necesidades de sus clientes a través de precios competitivos de excelente calidad, con el fin de alcanzar beneficios para sus clientes, proveedores y la comunidad en general.”(Distribronces Seco S.A, 2006). Tipo De Influencia Social El área de influencia de la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A, Es mejorar la calidad de vida de los empleados directos, aportar el crecimiento del PIB del país..

(21) 21. Tipo De Actividad Importación y comercialización de metales ferrosos y no ferrosos cobre, bronce, zinc, plomo y aceros.. Ilustración 5. Bronce. Nota: Tomada de Archivos. Distribronces Seco S.A. Cobertura Actualmente la empresa atiende sus actividades en el mercado nacional y se proyecta al mercado internacional, a través de la distribución e importación de materiales como barras, tubos, láminas, accesorios entre otros. Servicios La empresa se dedica a la comercialización de materia prima de productos Ferrosos y no ferrosos como son: Bronce, cobre, zinc, plomo y aceros..

(22) 22. Ilustración 6. Productos terminados.. Nota: Tomada de Archivos. Distribronces Seco S.A. Estructura De La Empresa En la actualidad la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A cuenta con la siguiente estructura organizacional..

(23) 23. Ilustración 7: Organigrama actual Distribronces seco S.A.. ASAMBLEA GENERAL. REVISOR FISCAL. JUNTA DIRECTIVA. GERENTE. ADMINISTRACIÓN. PERSONAL PLANTA. COMPRAS. VENTAS. SUB GERENTE. CONTABILIDAD. FACTURACIÓN. Nota: Tomado por Autores de Archivo de Distribronces S.A.. TESORERÍA.

(24) 24. Productos La empresa se dedica a la comercialización de productos Ferrosos y no ferrosos Bronce, Cobre, zinc y plomos, algunos de los productos que maneja Distribronces Seco S.A. son:. Tabla 1. Portafolio de la empresa. Láminas. Barras: Hexagonales Cuadradas Redondas. Platinas Materiales en Cobre Tubos. Alambre. Accesorios.

(25) 25. Laminas. Barras. Platinas. Pirlanes. Dilataciones Materiales de Latón. Ángulos. Tubos. Soldaduras. Alambres. Accesorios.

(26) 26. Láminas Materiales en Alpaca Alambres. Lámina en Plomo. Lámina. Aleaciones. SAE 40/SAE 62/SAE 63/SAE 64/SAE 65/SAE 620/SAE 621/SAE 660/. Nota: Tomado por Autores de Archivo de Distribronces S.A.. Antecedentes Para iniciar con el proyecto, se contó con la gran experiencia del Profesor Eduardo Beltrán, el cual dentro de su proceso en la Universidad Cooperativa de Colombia, en el CEDEM ha obrado como tutor y jurado de varios trabajos los cuales han tenido como objeto diagnóstico de diferentes empresas, se enumeran a continuación algunos títulos en los cuales ha participado: Gestión Humana Superenvios. Implantación de un proceso de calidad Iso 9001..

(27) 27. Responsabilidad Social Voz y Datos ING Proceso de calidad ISO 26000. Análisis Diagnostico y plan de mejoramiento administrativo. American Plastic. Diseño e implementación de estándares para la mejora del sistema de gestión de calidad, basado en procesos ISO 9001 en ANKER LOGÍSTICA y carga LTDA Bogotá D.C. Como elemento particular se identifica que dentro de los trabajos llevados a cabo ninguno hace referencia a la implementación de la norma NTC ISO 6001, motivo por el cual se considera el presente trabajo como un aporte a la gestión de la calidad para las micro y pequeñas empresas (MYPES). A su vez nuestro compañero del programa administración de empresas Efraín Cañas, inquieto por. su práctica empresarial, presenta al docente Eduardo Beltrán la empresa. Distribronces Seco S.A, donde labora para que haga parte de las empresas seleccionadas para desarrollar las prácticas empresariales, correspondiente a la opción de grado. El docente realizó una visita a la empresa y encontró un escenario adecuado para que los estudiantes desarrollen la práctica. Distribronces Seco S.A ha sido manejada de forma empírica, las decisiones financieras las toma el gerente de acuerdo a su conocimiento y pericia. Se unen dos necesidades interesante una de ellas es que la empresa esta muestra interés en iniciar el proceso de certificación de calidad y la otra es que la universidad a través del programa de opción de grado encamina sus esfuerzos a la formación integral de los estudiantes que están terminando la carrera propiciando que desarrollen una consultoría activa y de la mano de la universidad,. para los. nuevos. profesionales puedan intervenir a la empresa y hacer un diagnóstico, analizar diferentes escenarios y plantear soluciones a través de un informe de mejoramiento para el caso de Distribronces Seco S.A debe ser recomendaciones administrativas y financieras , porque la.

(28) 28. empresa carece de manuales de funciones, definición de cargos, una infraestructura mal distribución con respecto al espacio físico. La norma NTC ISO 6001, se torna en factor fundamental, para el contenido del trabajo ya que se pretende entregar un plan de acción que permita a la empresa Distribronces Seco S. A iniciar con el proceso a la certificación de calidad, por ello se realiza un análisis de la norma con los requerimientos implícitos en cada una de las áreas de aplicación, así mismo se desarrolla una herramienta de medición para cuantificar la participación realizada en la empresa y sus avances después de la intervención. Este trabajo enriquece a los estudiantes ya que permite fortalecer cada competencia aprendida y entender a través del hacer cada uno de los impactos que tienen las decisiones tomadas en el área financiera.. Identificación y Formulación Del Problema En la actualidad la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A, tiene un manejo informal y empírico que aplica a la organización no solo en las decisiones administrativas también en las financieras esto permite evidenciar debilidades importantes como la falta de políticas y controles, para ello se consultaron fuentes de gestión financiera de los autores Van Horne, James C. Wachwicz, John M y Oscar G. Montalvo. No se encuentran definidos ni documentados los manuales de perfil de cargo, falta elaborar los mapas de procesos, las decisiones se concentran en la gerencia. Todo esto aleja a la empresa de lograr la certificación de calidad. Por ello se requiere trabajar la norma para conocer que se tiene y que se debe implementar para contribuir al mejoramiento de la empresa, y de la.

(29) 29. gestión de calidad de acuerdo a la norma NTC 6001 cuyo objeto y campo de aplicación se ajuste a los requerimientos. Con la propuesta de implementación de un sistema de gestión de Calidad para la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A. Se podrá observar avances el área financiera y en la empresa en base a la norma NTC ISO 6001 al momento de implementar las mejoras en las áreas de Tesorería, compras, facturación y contabilidad. Diagnóstico Empresarial Con el presente diagnóstico se llevó a cabo análisis situacional de la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A. con el ánimo de identificar como se encontraba frente a los requerimientos mínimos necesarios para la implementación de sistema de gestión de calidad. El diagnóstico se hizo a la empresa en general y se fue enfocando al área financiera centro de esta investigación. Los instrumentos utilizados fueron, entrevista practicada a los empleados del área administrativa, la observación directa en todas las áreas y una encuesta general, como resultado de la evaluación del área se identificó una serie de falencias, las cuales requieren de la elaboración un plan estratégico de mejora que contribuya con el crecimiento de la empresa y al correcto manejo del área financiera de acuerdo a los parámetros establecidos por la norma ISO 6001. Los instrumentos empleados para el análisis son:  Matriz D.O.F.A.  Encuesta sintomatología de la organización.  Diagnostico Sistémico general (10 fases).  Análisis de competencia en el mercado.  Modelo para la modernización de la gestión de las organizaciones MMGO..

(30) 30.  Documentos “M” y “L”, norma técnica ISO 6001.  Cédulas de hallazgos, soportes de observación directa.  Lista de chequeo norma técnica ISO 6001. D.O.F.A Debilidades:. Fortalezas:.  No hay procesos definidos.  Capital propio.  No hay control de inventarios.  Posicionamiento en el sector.  Falta definir perfil de cargos.  Precios competitivos.  Concentración de las decisiones en la.  Estar a la vanguardia de los productos y. gerencia  Falta capacitación del personal.  Los socios desconocen el manejo de la organización.. el mercado.  Ubicación del punto de venta geográficamente estratégica.  Productos de óptima calidad.. Oportunidades:. Amenazas:.  Posibilidad de importación directa..  Competencia desleal.  Reconocimiento de los clientes a nivel.  Carga tributaria elevada.. nacional.  Incremento de la demanda  Reconocimiento por parte de los proveedores.  Incremento de las ventas de mostrador  Posibilidad de compra de material a bajo costo..  Dificultad en la consecución de la materia prima.  Monopolización del mercado.  Incremento de la participación en el mercado de la competencia.  Incremento en el valor de la materia prima y/o importación..

(31) 31. Tabla 2. Análisis DOFA ANÁLISIS ESTRATÉGICO CON LA MATRIZ DOFA Empresa Distribroncesseco S.A.. FORTALEZAS. DEBILIDADES. Capital propio. No hay procesos definidos. Posicionamiento en el sector. No hay control de inventarios Falta definir perfil de cargos Concentración de las decisiones en la gerencia Falta capacitación del personal. Los socios desconocen el manejo de la organización. Precios competitivos Estar a la vanguardia de los productos y el mercado. Ubicación del punto de venta geográficamente estratégica. Productos de óptima calidad. F-O. OPORTUNIDADES. (Maximizar). D-O (mini-maxi). Posibilidad de importación directa.. Aprovechar la posibilidad de realizar mejores negociaciones con los Se debe mitigar la vulnerabilidad de falta de procesos, para proveedores, beneficiándose con los cambios en las divisas y el costo del maximizar la oportunidad, cantidades y materiales correctos en capital bajo. cada pedido.. Reconocimiento de los clientes a nivel nacional.. Se debe implementar un sistema de inventarios, que permita Mantener el posicionamiento en el mercado, por medio del servicio, calidad, responder con mayor agilidad a los pedidos de los clientes, a un oportunidad que identifica a Distribroncesseco S.A. menor costo, así mantener una posición fuerte en el mercado.. Incremento de la demanda. Llevar a cabo manuales de funciones necesarios para el Obtener mayor participación de los nuevos mercados, apalancados en los personal, mejora la capacidad de afrontar nuevos mercados y los precios competitivos que le empresa Distribroncesseco S.A. puede ofrecer en cambios en la operación que esto representa, un nivel de costos el mercado. a su vez moderado, mejora en las utilidades.. Reconocimiento por parte de los proveedores.. Maximizar las relaciones comerciales con los proveedores que actualmente maneja Distribroncesseco S.A. favoreciendo a los clientes los cuales podrán contar siempre con los productos que suplan sus necesidades con calidad y tecnología.. Incremento de las ventas de mostrador. Posibilidad de compra de material a bajo costo.. Se deben llevar a cabo capacitaciones a los empleados, de Capitalizar el micro entorno de la empresa, ya que ofrece un gran mercado, acuerdo a las competencias laborales que requieran, para especialmente industria y todo el sector especializado que requiere los desarrollar su labor, se puede mejorar la atención a los clientes, materiales que se venden. agilizar procesos y minimizar errores. Se debe buscar una continuidad en el negocio, por ello tanto Mantener la ventaja competitiva que representa la relación de bajos costos y socios como posibles responsables de la empresa, deben óptima calidad, por medio de estrategias de mercado y relaciones comerciales conocer los manejos que se tienen en la empresa, así como las con los proveedores. negociaciones con los proveedores.. F-A (maxi- mini). AMENAZAS Competencia desleal. Carga tributaria elevada.. Dificultad en la consecución de la materia prima.. Monopolización del mercado.. Incremento de la participación en el mercado de la competencia.. Incremento en el valor de la materia prima y/o importación. La gerencia a la fecha desempeña una labor excelente, en cuanto a las decisiones, pero de debe revisar una delegación de responsabilidades a ciertos empleados, con el fin de optimizar los tiempos de los requerimientos que así lo requieran.. D-A (mini-mini). Capitalizar ventaja competitiva de precios y capacidad de negociación, frente a Se debe fortalecer la estructura interna de la empresa, con el fin la compañía, las utilidades son mayores y con ello se mitigan las practicas de afronta las amenazas del entorno. indebidas de la competencia. Se debe tener un control exacto de los inventarios, con el fin de Aprovechar la posición que se tiene en el mercado, mantener los niveles de mantener las utilidades de la empresa, esto brinda una ventas, optimizar el flujo de efectivo, con el fin de apalancar las cargas estabilidad financiera optima, con la cual afrontar las cargas impositivas. impositivas. Optimizar el manejo de los proveedores, dadas las dificultades del macro Se deben definir perfiles de cargo con responsabilidades claras, entorno de la compra y venta de materiales ferrosos y no ferrosos, teniendo mediante las cuales se puedan delegar responsabilidades a los como referente la relación costo-beneficio. empleados de acuerdo a su cargo. La concentración de las decisiones, puede generar una demora Mantener un lugar privilegiado en el mercado, evitando la monopolización del en los procesos que se llevan en la empresa, motivo por el cual mercado, por medio de la innovación y productos que suplan las necesidades la competencia más fuerte puede abarcar más mercado que el del cliente cada vez mejor. actual. La falta de capacitación del personal, puede acarrear deficiencias Se deben llevar a cabo análisis de mercado que permitan conocer la percepción en los servicios que se prestan, atención al cliente, despachos, de los clientes hacia la empresa Distribroncesseco S.A. y su competencia, inventarios mal administrados y demás, motivo por el cual el conocer su requerimientos y suplirlos de la mejor manera. cliente puede perder credibilidad en la empresa. Para no incurrir en ello, se recomienda a la empresa Se debe mantener una política de calidad con los productos que se ofrecen a los La falta de conocimiento por parte de socios o demás empleados clientes, teniendo un optimo manejo de los inventarios, esto con el fin de idoneos en la compañia generan una debilidad frente al mitigar posibles cambios que se presenten en las materias primas y no afectar mercado, dado que dismunuye la posibilidad de negociación las utilidades. frente a los proveeedores.. Nota: Por los Autores basada en análisis..

(32) 32. Análisis matriz DOFA. Como resultado de la matriz DOFA que antecede, se puede observar que la empresa tiene grandes oportunidades a nivel general, ya que su micro entorno evidencia debilidades que se pueden reforzar con la implementación de la norma de gestión de calidad, generando un seguimiento más efectivo en la gestión de las distintas áreas. Así también las fortalezas de la empresa, han sido de gran relevancia a lo largo de la historia de DISTRIBRONCES SECO S.A. fortalezas que hoy por hoy generan un crecimiento continuo y un posicionamiento en el mercado que le ha permitido en el presente tomar decisiones estratégicas como la implementación de sistemas de gestión de calidad y mejora continua, lo cual a futuro genera beneficios para los intereses de los socios y la empresa. En el ámbito externo, se evalúan factores tanto positivos como negativos, siendo así abordamos como positivo el buen manejo de proveedores internacionales y nacionales que brindan a la empresa una gran ventaja competitiva en el mercado, ventaja que se debe conservar, mediante fortalecimiento de las alianzas actuales de la empresa y análisis de nuevas negociaciones que generen un beneficio mutuo. A su vez se debe pretender dar un manejo con cierto grado de riesgo racional a las amenazas que puede presentar el ambiente externo de la empresa, ya que como bien se sabe, no podemos dar una respuesta que se ajuste a todos los escenarios que se pueden presentar, pero gracias a los sistemas de gestión de calidad, la empresa será mucho más fuerte y madura desde sus áreas internas hasta el exterior. Se sugiere llevar a cabo la respectiva implementación de un sistema de gestión de calidad que pueda ser un faro en la gestión estrategia de la empresa y supla los requerimientos de la.

(33) 33. misma, esto con el fin de continuar con el crecimiento que a la fecha la empresa ha tenido como tendencia. Sintomatología de salud y enfermedad de la organización. La herramienta de análisis denominada Sintomatología De Salud Y Enfermedad De La Organización, nos permite identificar como se perciben los procesos de gerencia planificación y direccionamiento, a su vez el nivel de comunicación organizacional que tiene la empresa. Se ha aplicado como observadores externos y se representan los resultados en la tabla 3.. Tabla 3. Sintomatología de salud y enfermedad de la organización DISTRIBRONCESSECO S.A SINTOMATOLOGÍA DE SALUD Y ENFERMEDAD DE LA ORGANIZACIÓN. Organización sana. Organización enferma. Objetivos ampliamente compartidos en la. El personal pocas veces conoce los objetivos de. organización. la organización. Personal con libertad para señalar dificultades El personal trabaja de manera informal cuando ataca los problemas y no se preocupa por la posición jerárquica Se reta de forma cordial al jefe. Personal se percata del mal desempeño de la organización pero no hace nada por evitarlo Los problemas y errores se encubren y se ocultan Se habla de los problemas en los pasillos con personas no implicadas. X. X. X. X. La toma de decisiones son determinados por la capacidad, sentido de responsabilidad, disponibilidad de información, importancia del. La posición jerárquica es más importante que la. trabajo, el nivel organizacional no es un factor. solución, relaciones personales se basan en. importante. hipocresía. X.

(34) 34 SINTOMATOLOGÍA DE SALUD Y ENFERMEDAD DE LA ORGANIZACIÓN. Organización sana. Organización enferma. Disciplina y notable sentido de equipo en la. La alta dirección trata de controlar el mayor. planeación y en el desempeño así como. número de decisiones y el personal subalterno. responsabilidad compartida.. crítica esas decisiones irracionales. X. Los administradores se sienten solos cuando Se toma en cuenta la opinión de los. hacen su trabajo, sus órdenes, políticas y. subordinados. procedimientos no se llevan a cabo como se. X. planearon. La clase de problemas que se resuelven incluyen. Las opiniones de los subordinados no son. las necesidades personales y las relaciones. tomadas en cuenta fuera de los límites de su. humanas. trabajo.. Alto grado de colaboración, el personal pide. los empleados compiten en lugar de colaborar,. ayuda a los demás con prontitud y estos a su vez. buscar ayuda es un símbolo de debilidad. están dispuestos a prestarla Cuando se presenta una crisis, el personal. Cuando hay crisis el personal se inculpa o retira. coopera hasta controlarla.. mutualmente.. Conflictos se consideran importantes para la. El aprendizaje es difícil, nadie se acerca para. toma de decisiones. aprender del otro, se evita la retroalimentación. motivación, anquilosado, pero permanece en él. desarrollo y crecimiento. X. X. La administración es como un padre que da órdenes. La administración controla hasta los. rutina. X. pequeños gastos.. Personal motivado, involucrado X. importante.. crecimiento.. X. por la necesidad de sentirse seguro.. La crítica constructiva ayuda al progreso y es. Se acepta el riesgo como condición de. X. El personal se siente encerrado en su trabajo, sin. Personal se considera a sí mismo como capaz de. voluntariamente, lugar de trabajo divertido e. X. X. La situación crítica es (una sola falta y será despedido) El desempeño deficiente es disfrazado y manejado de forma arbitraria. Existe grado de orden físico y de procedimientos.. Tiene validez el lema ( la tradición ante todo). X.

(35) 35 SINTOMATOLOGÍA DE SALUD Y ENFERMEDAD DE LA ORGANIZACIÓN. Organización sana La organización se adapta por si misma a los cambios generado oportunidades. Organización enferma X. La alta dirección carece de capacidad para innovar.. Nota: Por Autores. Grafica 1. Representativa evaluación practicada en la empresa equipo auditor. Nota: Por Autores. De acuerdo con los resultados obtenidos, se evidencia que la empresa requiere de cambios importantes que involucren al personal, de manera tal que se sientan identificados con los objetivos corporativos de la empresa y trabajen de acuerdo a estos lineamientos con ello se puede influir directamente en el ambiente laboral, generando canales de comunicación.

(36) 36. ascendentes donde el personal operativo tenga acceso a la información y demás beneficios en igualdad de condiciones.. Grafica 2. Representativa calificación total evaluación realizada por el equipo auditor. Nota: Por Autores. Realizado el análisis de la información conseguida, se presenta el total de la calificación obtenida por la organización en la gráfica 2 de acuerdo al criterio de los auditores, se observa un porcentaje positivo del 18% siendo una cifra baja con relación a un 82% negativo, motivo por el cual se propone llevar a cabo la implementación de esta herramienta a los empleados con el fin de validar una segunda fuente de información. Como segundo enfoque se implementó a modo de encuesta a los empleados de la empresa DISTRIBRONCES SECO S.A. esto con la finalidad de conocer que concepto tienen a.

(37) 37. cerca de las variables ya mencionadas, se busca una evaluación de 360° donde se espera la participación del 100% de los empleados.  Resultados obtenidos se presentan a continuación: Población objetivo: Hombres y mujeres empleados en Distribronces Seco S.A. Cantidad de encuestas realizadas: 7 Técnica: Encuesta cara a cara en las instalaciones de la empresa. Alcance de la encuesta: 78% de los empleados. Tipo de empresa: Pequeña empresa familiar.. Grafica 3. Representativa resultado encuestas practicadas en la empresa. Nota: Por Autores.

(38) 38. De acuerdo a la gráfica, se evidencia que el personal que trabaja en Distribronces Seco S.A. considera que la empresa tiene en su mayoría aspectos positivos, lo cual demuestra el nivel de aceptación que tienen los empleados hacia la empresa, es relevante en este aspecto insistir en el tipo de empresa familiar motivo por el cual se puede fortalecer esta tendencia. Así mismo se identifican las falencias más representativas de los aspectos organizacionales, información que tiene como finalidad de evaluarlos e implementar acciones de mejora. El personal pocas veces conoce los objetivos de la organización. 1) Las opiniones de los subordinados no son tomadas en cuenta fuera de los límites de su trabajo. 2) Cuando hay crisis el personal se inculpa o retira mutualmente. 3) Tiene validez el lema (la tradición ante todo). Como conclusión podemos evidenciar con la siguiente gráfica que el 68% de la calificación total obtenida es positiva, siendo esto una fortaleza competitiva para la empresa demuestra una fortaleza organizacional, adhesión por parte de sus empleados y una visión general unificada sobre los rumbos de la empresa, a pesar de este buen resultado, obtenemos también un 32% de acciones pendientes por mejorar, se sugiere llevar a cabo la retroalimentación a la gerencia de los puntos relevantes mencionados con anterioridad, con el fin de minimizar el impacto que esto pueda generar en la empresa y continuar con la tendencia a la mejora, toda esta gestión rendirá frutos al momento de la implementación a futuro de la norma siendo un facilitador para los cambios estructurales y funcionales que se requieran..

(39) 39. Grafica 4. Representativa calificación total obtenida ambiente laboral empresarial. Nota: Por Autores. Estado De Diagnostico De DISTRIBRONCES SECO S.A. Diagnostico Sistémico en 10 fases. Tabla 4. Estado De Diagnóstico Fase 1. Reconocimiento de la Empresa FASE 1. Objetivos-Valores-Tareas-Cometido ¿Para qué sirve la empresa?. Finalidad. Comercialización de metales ferrosos y no ferrosos. Disponibilidad de productos de óptima. ¿Qué beneficio ofrece a los clientes? calidad a precios competitivos en el mercado y entrega a domicilio de ser necesario. Para cubrir una demanda insatisfecha en el Historia. ¿Por qué existe la empresa?. mercado de la construcción y por su rentabilidad como negocio..

(40) 40. Un ex militar retirado con la visión de un buen empresario, hoy en manos de un Ingeniero ¿Quién la fundo y con qué motivo?. Químico. experimentado. en. y. Metalúrgico. este. mercado,. aprovechando la oportunidad de negocio que representan los metales en el país, dadas sus diferentes aplicabilidades. ¿Cómo se ha desarrollado desde Ha estado en un proceso de crecimiento y entonces y en qué fase se encuentra consolidación en el mercado, llegando a estar actualmente?. en un posicionamiento competitivo.. ¿Quién define los objetivos y para La alta gerencia. Para los empleados y el quién?. cumplimiento de unas metas establecidas.. ¿Hay objetivos a corto y largo plazo. En el corto plazo se busca. con respecto a los productos, al. dinamizar los inventarios de los productos. mercado, a la política de personal,. que se manejan actualmente en la empresa,. etc.?. en el largo plazo se plantea un proceso de. optimizar y. planeación estratégica e innovación en la operación. Con relación al personal por ser una sociedad de familia, cuenta con un personal definido y estable, motivo por el cual se debe capacitar en la competencia que. Objetivos. requiera su cargo en la empresa. ¿Los objetivos están documentados por escrito. No Sí, los de corto plazo, ya que se está llevando a cabo. la implementación del. programa. administrativa (Helisa) esto acompañado con ¿Se están logrando los objetivos?. los objetivos de crecimiento en las ventas, manejo de inventarios, automatización del riesgo en las ventas a crédito y manejo de liquidez. Los objetivos de largo plazo se.

(41) 41. están organizando paso a paso en cuanto a Planeación estratégica tomando como base el programa Helisa mediante el cual se podrán tomar decisiones a nivel administrativo y es conveniente analizar las necesidades de capacitación por cargo.. Para el año 2016 ser una de las empresas más ¿Qué visiones tiene para la. importantes. del. mercado. nacional. e. empresa?. internacional en la comercialización de minerales ferrosos y no ferrosos.. Estrategia. Este es el tiempo previsto en que se deben ¿Por qué debe ser conocida la. consolidar los negocios de la empresa, su. empresa dentro de dos 2 años?. certificación en la Iso 6001 en procesos de calidad, servicio al cliente.. ¿Qué forma legal tiene la empresa?. Sociedad por Acciones Actualmente tiene presencia a nivel nacional, en Bogotá cuenta con un 80%, y el restante. Ubicación. ¿En qué área (regional o nacional). 20%. está presente la empresa?. colombiano, adicionalmente se cuenta con dos. en. distintas. clientes. zonas. del. internacionales. territorio. los. cuales. generan una apertura en el mercado global. Comerció de tubería, perfiles, platinas, ¿Qué productos y servicios ofrece?. redondos, cuadrados, hexágonos, bronce, cobre y latón.. Nota: Por Autores. Reconocimiento de la Empresa: DISTRIBRONCES SECO S.A. Busca convertirse en una delas principales empresas para el 2018 a nivel nacional en concordancia con su visión, para ello.

(42) 42. se sugiere definir un manual de procedimientos, que aporte la información necesaria a cada persona que labora en la empresa y sea un soporte teórico a la hora de llevar a cabo las actividades a su cargo específicamente del área financiera, un desarrollo de gestión e implementar y certificarse con la normas de calidad, lo cual en contraprestación ofrecerá a la empresa un reconocimiento público y una nueva forma de llevar a cabo sus procesos de manera competitiva a nivel mundial.. Tabla 5. Estado De Diagnóstico Fase 2. Identificación de la estructura organizacional de la empresa y su funcionalidad. Fase 2. Organización Estructural y Funcional Gerencia:. administración,. comercialización. de. la. empresa,. negociaciones con los proveedores. y. toma de decisiones. Área de ventas: facturación y ventas. Tesorería: manejo de efectivo y cobranza ¿Cómo está dividido el trabajo en de cartera. la empresa y entre las personas?. Almacén:. manejo. de. materiales. e. inventarios. División del. Contabilidad e impuestos: proceso de la. Trabajo. información y generación de estados financieros. Revisor Fiscal: órgano de control.. ¿Hay personas y departamentos especializados? ¿Existe una división de trabajo. No hay departamentos, pero sí hay áreas especializadas de acuerdo con el tamaño de la empresa. La división de trabajo es informal, no hay.

(43) 43. formal o informal?. manuales de procesos, procedimientos ni manual de control interno.. Estructura. ¿Cómo se encuentra estructurada. Socios,. la empresa?. administrativos y asesores de venta.. ¿Cuáles son sus elementos fundamentales? ¿Cómo está coordinada jerárquicamente la empresa?. Poder de Decisión. ¿Quién toma decisiones en la empresa? ¿Cómo participa el personal en las decisiones?. gerente,. empleados. La gerencia, contabilidad, ventas. Socios, gerencia, ventas, contabilidad.. La alta gerencia. El personal operativo no actúa en las decisiones.. No existen reglas o normas, la actividad ¿Existen reglas establecidas sobre empresarial es empírica, todos actúan Documentación los procedimientos?. según su antigüedad y conocimiento del negocio.. ¿Están definidas por escrito?. No, aún no se han definido por escrito.. Nota: Por Autores. Identificar la estructura organizacional de la empresa y su funcionalidad: Se sugiere descentralizar las decisiones operativas, definir perfiles de cargos y funciones para delegación de tareas..

(44) 44. Tabla 6. Estado De Diagnóstico Fase 3. Evaluación de relaciones de la empresa, la coordinación y el manejo de información. Fase 3. Relaciones, Coordinación, Información ¿Hay informaciones que se buscan regularmente (por ejemplo, datos sobre el mercado, la competencia o las ventas)?. Información. Sí,. generalmente. se. evalúa. el. comportamiento del mercado, cambio en precios, aumento de la divisa, tratados de libre. comercio,. nuevos. productos,. importaciones.. ¿Cómo funciona la comunicación interna?. Se maneja de manera verbal, algunas comunicaciones se hacen por escrito. No se tienen formatos definidos.. ¿Hay reuniones regulares en la empresa? ¿Quién participa?. Si, semanalmente. La gerencia y los empleados.. ¿Cómo cooperan los profesionales Todos los funcionarios le aportan su. Coordinación. y empleados de la empresa en la. conocimiento empírico, hasta donde la. práctica?. gerencia lo permita.. ¿Dónde y cómo pueden. El área administrativa informa a La. comunicar, colaborar o decidir. gerencia se informa sobre el manejo de la. conjuntamente?. empresa de manera permanente.. ¿La dirección o el gerente informa del. logro. propuestos. de. los. objetivos. (comparación. entre. Comunicación metas y logros), o del rendimiento. Generalmente. la. gerencia. resultados a socios, no a sus empleados.. de las unidades de trabajo? ¿La comunicación es rápida y directa? Nota: Por Autores. informa. Si, totalmente en línea..

(45) 45. Se evalúan las relaciones de la empresa, la coordinación y el manejo de información: La información se debe dar a conocer a la organización, de acuerdo al empoderamiento y necesidades de cada área. Referente a la comunicación entre las respectivas áreas de labor, se sugiere implementar formatos de novedades, los cuales se formalicen como canal de comunicación y soporte ante requerimientos de cada área con el fin de estandarizar determinados procesos.. Tabla 7. Estado De Diagnóstico Fase 4. Identificación de los reconocimientos que establece la empresa para sus funcionarios, la política de personal y la forma de medirlos.. Fase 4. Reconocimientos-Recompensa-Sanción ¿Qué ventajas económicas,. Ventajas económicas: estabilidad salarial,. sociales y culturales produce. laboral y excelentes salarios.. trabajar para la empresa?. Aspectos sociales y culturales: aunque el negocio no está relacionado directamente con el tema, los funcionarios a través de su. gestión. han. podido. seguir. capacitándose en diferentes carreras. Miembros. ¿El personal se identifica con la. Si, se identifica con los productos, pero. empresa y sus productos?. no todos se identifican con las políticas de la empresa.. ¿Satisface las necesidades. Sí, actualmente se satisfacen las. económicas, sociales y personales necesidades socioeconómicas de sus. Política de. de los miembros?. miembros.. ¿Cómo promueve la empresa a. Por la clase de estructura jerárquica que.

(46) 46. Personal. sus miembros?. hay son puestos inamovibles, dado que es una empresa familiar.. ¿Qué criterios siguen para ello?. No hay criterios definidos.. ¿Existen planes de empleo,. No, no se cuenta con planes de empleo.. descripción de puestos y métodos de planificación personal? ¿Cómo se incentiva y motiva al Reconocimiento, Recompensa. personal?. La única motivación actual es un buen clima. laboral,. estimulo. salarial. y. participaciones sociales.. ¿Qué relación existe entre tarea o Se aplica comisiones al área de ventas, rendimiento y remuneración?. los demás cargos se establecen un salario fijo.. Calificación. ¿Las tareas exigen personal. Si, en las áreas administrativas, ventas,. calificado?. tesorería y operaciones. ¿El personal tiene la calificación. En determinados cargos se cumple con la. formal y técnica necesaria para. calificación técnica requerida.. cumplir las tareas que le corresponde? Nota: Por Autores. Reconocimientos la política de personal: Por ser una empresa familiar el proceso de contratación es directamente con el gerente, es necesario definir cargos y manuales defunciones para que las personas contratadas se ajusten a los perfiles que requiere la empresa..

(47) 47. Tabla 8. Estado De Diagnóstico Fase 5. Evaluación los sistemas técnicos de la empresa.. Sistemas Técnicas – Auxiliares. Fase 5. ¿En qué estado técnico se. Las maquinas se encuentran en muy. encuentran las máquinas e. buen estado y bien ubicadas, las. instalaciones de la empresa?. instalaciones en este momento requieren de una mejor distribución, ya que se. Recursos. observa congestión de áreas y desorden. Técnicos. en los productos. ¿Los recursos técnicos se ajustan a En el momento se está realizando la las tareas y son suficientes para su implementación cumplimiento?. de. un. software. administrativo.. ¿Cómo evalúa el personal las Nivel bueno condiciones de sus puestos de trabajo? Infraestructura ¿Calidad. y. cantidad. de. las Tanto el espacio de los funcionarios. posibilidades de espacio y de los administrativos y operativos como los. Finanzas. puestos de trabajo del personal?. puestos de trabajo son muy reducidos.. ¿Cómo se elaboran los. Actualmente no se ha implementado un. presupuestos?. proceso de presupuesto.. ¿Existe un control regular de costos La gerencia ejerce control permanente e ingresos?. Nota: Por Autores. sobre cualquier ingreso y/o desembolso..

(48) 48. Sistemas técnicos de la empresa: Se sugiere una remodelación o ampliación de las instalaciones ya que en la actualidad es poco funcional como se ha evidenciado con la anterior matriz, esto con lleva retrasos, desorden y poco control sobre los inventarios, algunas de las áreas también se ven afectadas en temas de salud ocupacional.. Tabla 9. Estado De Diagnóstico Fase 6.Evaluación de la forma de dirigir de la empresa. Fase 6. Autonomía. Dirección ¿Qué decisiones toma autónomamente la gerencia o el dueño? ¿Hay. personas. o. Según cámara de comercio y en la realidad el gerente no tiene ninguna limitación en la toma de decisiones,. instituciones. que No, la autonomía es propia de la. intervienen en las decisiones gerenciales empresa. (por ejemplo, con los bancos o con un cliente importante)? Estilo Directivo. ¿Cómo se toman decisiones?. La Gerencia toma las decisiones de manera centralizada.. ¿Cómo se evalúa el rendimiento del. Generalmente la evaluación se realiza. trabajo?. por cumplimiento a los pedidos o resultados obtenidos en la operación.. Instrumentos de ¿Se conocen y utilizan instrumentos de Gestión. gestión? ¿Qué instrumentos de gestión se utilizan. Mensualmente se preparan y presentan. (planificación financiera, cuenta de. los estados financieros para establecer el. resultados, planificación de personal,. resultado operacional.. análisis costo-beneficio, cálculo de inversiones, etcétera) para preparar las decisiones? ¿Qué impulsos rectores da la gerencia? Nota: Por Autores. No actualmente..

(49) 49. Dirección de la empresa: Todo el proceso de toma de decisiones lo maneja la gerencia es necesario definir perfiles de cargo y manual de funciones de manera que algunas decisiones sean delegadas y tomadas por mando medios, de acuerdo al tipo de decisiones, con ello se busca obtendría una ganancia en tiempo, conocimiento del proceso por las personas idóneas y a largo plazo una continuidad del negocio dado el conocimiento adquirido.. Tabla 10. Estado De Diagnóstico Fase 7. Forma de financiación con la que cuenta la empresa y las relaciones que tiene con las empresas de apoyo a empresarios.. Fase 7. Finanzas. Relaciones. Nota: Por Autores. Financiación – Relaciones ¿Cómo se financia la empresa? Se financia por medio de capital social en primera instancia, actualmente la empresa tiene un préstamo bancario con el banco BCSC, el cual brinda beneficios en tasas de interés gracias a las relaciones comerciales que actualmente mantienen ambas entidades, adicional a ello los proveedores brindan financiación siendo esta otra fuente. ¿Qué grado de rentabilidad La rentabilidad de los productos es alcanzan los distintos variable y oscila entre el 25 y 30% en productos? promedio. ¿Qué competidores tiene la A nivel Nacional C.I.cobres de empresa? Colombia, Acefer y Cía. Ltda., Promecol Ltda. Y Dimecol Ltda. ¿Quién la apoya Actualmente el Banco Caja Social brinda externamente? apoyo en la gestión de pagos en las negociaciones internacionales, como intermediario. ¿Qué tipo de cooperación No participa en las actividades de los empresarial y gremial existe? gremios.

(50) 50. Financiación y relaciones: Es importante que la empresa genere alianzas en el mundo empresarial y agremiaciones del sector metalúrgico, ya que aparte de ser una tendencia globales un requerimiento, las relaciones comerciales permiten la expansión de la empresa a nuevos mercados y opciones de negocio, así mismo puede ser una ventaja competitiva frente a negociones por parte de gremios.. Tabla 11. Estado De Diagnóstico Fase 8. Revisión del proceso de comercialización de los productos de la empresa. FASE 8. Valor añadido y prestaciones. Orientación al cliente. Nota: Por Autores. Comercialización de los productos ¿Los productos o servicios justifican los Si, los productos que se prestan costos? son de excelente calidad y se ofrece servicio de garantía y descuentos. ¿Qué tareas podrían delegarse al exterior Se podría tercerizar el servicio con ahorro de costos? de transporte por terceros que cobren directamente el flete a los clientes ¿Qué bienes y servicios produce la Comercializa todo tipo de empresa? productos de cobre, bronce y/o latón, en diversas medidas y tamaños. ¿Quién los adquiere? Generalmente pequeños, medianos y grandes industriales, comerciantes. ¿Cómo se presenta la empresa hacia En este momento la empresa fuera? está en un proceso de certificación. Que le permitirá consolidarse en el mercado y competir con la calidad de sus procesos lo que redundara en su clientela..

(51) 51. Comercialización De Los Productos: La empresa debe trabajar la tercerización en la entrega de los productos, sin perder esta ventaja competitiva, se debe analizar una estrategia que permita reducir costos sin afectar el servicio prestado.. Tabla 12. Estado De Diagnóstico Fases 9 y 10. Retroalimentación y el pensamiento de expansión de la empresa. FASE 9 y 10. Imagen de la empresa ¿Qué imagen ofrece la empresa en el exterior?. Desde el punto de vista importaciones la empresa tiene una excelente imagen.. Retroalimentación. ¿Qué manifiestan sus “clientes”?. Los clientes generalmente están satisfechos.. ¿La empresa reacciona frente a las modificaciones del mercado?. La empresa reacciona frente a las variaciones del mercado por medio de estrategias cambiarias y otras financieras para. Adaptación e. continuar manejando los. Innovación. mejores precios a nuestros clientes.. Nota: Por Autores. ¿Tiene la empresa una actitud. La empresa tiene una actitud. previsora o más bien reactiva?. reactiva..

(52) 52. Para la Empresa su imagen corporativa está definida en el mercado y gozan de credibilidad con sus clientes, lo cual hace que su mercado sea estable.. Análisis de competencia en el mercado.  ACEFER Y CÍA. LTDA. Ilustración 8. Logotipo análisis de competencia “Acefer”. Nota: Tomado de página web de AFECER Y CIA. LTDA.. Es una empresa que ha estado presente en el sector industrial colombiano por más de 20 años. Importa y comercializa aceros especiales, además de bronce, cobre, aluminio, plásticos industriales, soldaduras, abrasivos y pequeñas herramientas. Su mayor. proveedor. son las. empresas siderúrgicas del país. Es una pequeña empresa cuenta con más de 50 empleados y un capital promedio de $ 4.500 millones de pesos, sus ventas anuales está alrededor de los 7.500 millones de pesos..

(53) 53.  PROMECOL LTDA. Ilustración 9. Logotipo análisis de competencia “Promecol LTDA.”. Nota: Tomado de página web de PROMECOL LTDA.. Es una empresa comercializadora que lleva en el mercado 27 años, ofrece productos como aceros especiales, bronce latón y fosforado, cobre, plásticos de ingeniería, hojas de segueta para máquina y sierra sinfín. Es micro empresa cuenta con más de 8 empleados y un capital promedio de $ 2.500 millones de pesos, sus ventas anuales está alrededor de los 3.000 millones de pesos..