MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS Congreso de la República de Guatemala

(1)

1

MANUAL DE

PERFIL DE

PUESTOS

Congreso de la República de Guatemala

Departamento de Organización y Métodos

(2)

Página 2 de 71

MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS

(3)

Página 3 de 71

ÍNDICE

Introducción 5 CAPÍTULO I 7 Objetivos 8 Norma Aplicable 9 Alcance 10 Estructura Administrativa 11 División Administrativa 11 Niveles Jerárquicos 12 Puestos Administrativos 13 Definiciones Utilizadas 15

Descripción Perfil del Puesto 16

CAPÍTULO II 17

Nivel Directivo 18

Director III-General-Area Administrativa 19

Director III- Área Legislativa 21

Director II: Auditoría Interna 23

Director II: Administrativo, Recursos Humanos y Financiero 25

Director II: Protocolo y Comunicación Social 27

Nivel Profesional 29

Secretario Asuntos Políticos 30

Profesional III 31 Profesional II 33 Profesional I 35 Nivel Técnico 37 Técnico III 38 Técnico II 40 Técnico I 42

Nivel Técnico Taquigráfico 43

Taquígrafa Parlamentaria III 44

Taquígrafa Parlamentaria II 46

Taquígrafa Parlamentaria I 47

Nivel Secretarial 48

Secretaria Ejecutiva de Presidencia 49

Secretaria Ejecutiva III 51

Secretaria Ejecutiva II 53

(4)

Página 4 de 71

Nivel Operativo 57

Trabajador Operativo -Jefe- 58

Trabajador Especializado 60

Trabajador Operativo II 62

Trabajador Operativo I 64

ANEXOS 66

(5)

Página 5 de 71

INTRODUCCIÓN

El manual que se presenta a continuación denominado "Manual de Perfiles de Puestos", lleva implícito modificaciones realizadas sobre el "Manual de Funciones y Descripción de Puestos" aprobado por Comisión Permanente del Organismo Legislativo el trece de enero del año dos mil diez, en acta número dos guión dos mil diez (02-2010), punto segundo literal E.

Dentro de las innovaciones más evidentes de esta herramienta técnica, se encuentra la separación del "Manual de Organización" con el "Manual de Perfiles de Puestos", derivado de las diferencias en su naturaleza.

Para cumplir con lo determinado en la Ley Orgánica del Organismo Legislativo y sus reformas, acerca de la necesidad de contar con un manual que norme la contratación de su personal técnico, administrativo y de servicio; y, describa las funciones de cada puesto de trabajo; tomando en cuenta su especialización, la necesidad de sus servicios y la disponibilidad del propio Organismo, se formulan 20 perfiles modificados, los cuales están constituidos sobre principios de administración, tales como: jerarquización, complejidad de funciones y tramo de control.

Los perfiles de puestos, contienen requisitos básicos que deben ser considerados y satisfechos por los candidatos a cargos por oposición, según artículo 153 de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo; lo cual contribuirá a afianzar el mejoramiento en el manejo de la administración, y por ende, al fortalecimiento institucional. No obstante, la aplicación de los mismos, a los cargos sin oposición (Artículo 154), promoverá el desarrollo integral de la labor legislativa, ya que el propósito del Organismo es integrar personas con capacidad, idoneidad y experiencia a su recurso humano.

La descripción de las funciones específicas son genéricas, debido a la asociación de grupos por la complejidad y similitud de sus responsabilidades, las cuales derivan de procedimientos comunes en la realización de sus labores diarias.

Contiene además, un compendio de definiciones de palabras utilizadas, lo que permite una mejor comprensión sobre la tendencia técnica administrativa aplicada en la estructura de la división administrativa: Direcciones, Departamentos y Unidades; en los niveles

(6)

Página 6 de 71

jerárquicos directivos: Directores, Jefes y Coordinadores; y, en las categorías de los puestos administrativos en: Profesionales, Técnicos, Taquígrafas Parlamentarias, Secretarias, Trabajadores Operativos Jefes, Trabajadores Especializados y Trabajadores Operativos.

El objetivo de este manual es facilitar a las autoridades nominadoras del recurso humano del Organismo Legislativo, un instrumento técnico administrativo que delimite las características que deben observarse al momento de seleccionar, reclutar y nombrar a las personas más idóneas para cada puesto de trabajo.

La implementación del mismo debe contar con la voluntad política de las autoridades superiores para su aprobación y, su posterior cumplimiento, será responsabilidad de los Directores de Área.

(7)

Página 7 de 71

(8)

Página 8 de 71

OBJETIVOS

GENERAL:

Que todos los funcionarios y empleados del Congreso de la República cuenten con una guía técnica que los oriente sobre la forma de seleccionar a las personas idóneas para cada puesto, a fin de ejecutar las atribuciones de cada puesto de trabajo, de una manera eficiente que repercuta al fortalecimiento institucional y, por ende, a suscitar el compromiso de servicio y lealtad a tan Alto Organismo.

ESPECÍFICOS:

 Dar a conocer la estructura de los distintos niveles jerárquicos, para que, funcionarios y empleados del Organismo Legislativo, puedan identificar con mayor facilidad, los diferentes roles administrativos.

 Establecer en pro de fortalecer a la institución, lineamientos para captar personal calificado para cada puesto de trabajo, y así, poder mejorar paulatinamente el desarrollo integral del Organismo Legislativo.

 Considerar este manual, como un instrumento técnico de consulta permanente, el cual facilitará la supervisión y coordinación en las áreas administrativas: Direcciones, Departamentos y Unidades para determinar el cumplimiento y obligaciones de las actividades de cada uno de los empleados para un óptimo desarrollo laboral.

(9)

Página 9 de 71

NORMATIVAS APLICABLES

 Constitución Política de la República de Guatemala, 1985.

 Decreto No. 63-94, Ley Orgánica del Organismo Legislativo y sus reformas.

(10)

Página 10 de 71

ALCANCE

El presente manual es aplicable a los puestos siguientes:



Los cargos por oposición (Artículo 153 de la Ley Orgánica del Organismo

Legislativo):

a) Director General, b) Director Legislativo, c) Director Financiero, d) Director Administrativo,

e) Director de Recursos Humanos, f) Director de Auditoría Interna, g) Director de Protocolo y

h) Director de Comunicación Social.



Los servicios por oposición (Artículo 153) también comprenden:

a) Cargos administrativos y b) Cargos técnicos.



Los cargos sin oposición (Artículo 154):

a) Asesores de comisiones y bloques legislativos.

b) Asesores profesionales y otras personas contratados para proyectos específicos. c) Trabajadores operativos, de mantenimiento y conserjes.

(11)

Página 11 de 71

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

ORGANISMO LEGISLATIVO

División Administrativa

1. DIRECCIÓN:

Órgano rector de la ejecución de planes, de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social, a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

2. DEPARTAMENTO:

Base sobre la cual se agrupan las funciones, a fin de alcanzar las metas de la organización.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Se le confieren atribuciones específicas. Puede ser también un órgano que tiene funciones propias que lo distinguen de los demás dentro de la Institución.

(12)

Página 12 de 71

NIVELES JERÁRQUICOS

1. DIRECTOR:

Director General es quien goza de la máxima autoridad en lo que a gestión y dirección administrativa de una compañía, empresa o institución respecta. Normalmente, el Director General cuenta con un cuerpo de directores que deben responder a su mando y que se ocupan de cada área específica.

2. JEFE:

Aquella persona que manda o dirige a otras, que serán sus subalternos en una oficina, empresa, corporación, gobierno, club, organismo, entre otros. Además recae la responsabilidad de definir, decidir, escoger las mejores opciones o alternativas para que el trabajo del ámbito que dirige funcione, se desarrolle, crezca y por sobre todas las cosas, reine la armonía y el equilibrio, imprescindible para que todo esto se concrete y llegue a buen término.

3. COORDINADOR:

En su sentido general, la coordinación consiste en la acción de "conectar medios, esfuerzos, etc., para una acción común" o "el acto de gestionar las interdependencias entre actividades”.

(13)

Página 13 de 71

PUESTOS ADMINISTRATIVOS

1. PROFESIONAL:

Es toda aquella persona que puede brindar un servicio o elaborar un bien, garantizando el resultado con calidad de excelencia. Es una persona con un reconocimiento de grado universitario

a nivel de licenciatura y experiencia en su

propio campo.

2. TÉCNICO:

Es aquel individuo que domina una técnica. El técnico es un grado al que se accede a partir de la recepción de educación formal. Se llamará técnico al procedimiento que tiene como fin la obtención de un determinado resultado. Para llegar a éste será necesario ejecutar conocimientos técnicos y seguir una serie de reglas y normas que serán el medio para alcanzar el objetivo.

3. TAQUÍGRAFA PARLAMENTARIA:

Es toda aquella persona que integra el sistema de registro del lenguaje oral capaz de servir de base para producir los diarios de sesiones del Organismo Legislativo. La realización exitosa de esta traducción, requiere inteligencia, años de experiencia, dedicación, disciplina y responsabilidad profesional; así como, conocimiento de temas legales, históricos, económicos, políticos y otros necesarios para interpretar complejas deliberaciones y procedimientos legislativos.

4. SECRETARIA:

Persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

(14)

Página 14 de 71

5. TRABAJADOR OPERATIVO (JEFE):

Competencia que debe tener la persona para dirigir o vigilar la realización de trabajos de empleados bajo su cargo. Para llegar a este puesto será necesario ejecutar conocimientos técnicos y seguir una serie de reglas y normas que serán el medio para alcanzar el objetivo.

6. TRABAJADOR ESPECIALIZADO:

Es aquel individuo que domina una técnica, conocimiento adquirido a través de un curso o capacitación. Ejemplo (Carpintero, mecánico, albañil, plomero, electricista, etc.)

7. TRABAJADOR OPERATIVO:

Persona que trabaja siguiendo instrucciones precisas y métodos establecidos. Debe observar las normas de seguridad e higiene aplicables a su área de actividad. Es responsable por el correcto uso del material, equipo, herramientas que necesite para el desempeño de su trabajo, como también, por la correcta ejecución del trabajo. Su labor es evaluada mediante la apreciación directa del trabajo realizado.

(15)

Página 15 de 71

DEFINICIONES UTILIZADAS



Funciones:

Actividades propias de un cargo, oficio, etc.



Perfil Laboral:

Aspectos tomados en cuenta por las organizaciones y empresas a la hora de elegir al personal que integrará la misma, generalmente intervienen los siguientes factores: conocimientos generales, conocimientos técnicos, habilidades, actitudes que ostentan con las que se piden para el puesto en cuestión.



Puesto de Trabajo:

Es el nexo de unión entre la estructura de procesos (lo que se hace) y la estructura de las personas que ejecutan los procesos (quien lo hace), en función de aquello que hay que hacer, se debe determinar la competencia exigible a la persona para ocupar un puesto de trabajo.

(16)

Página 16 de 71

DESCRIPCIÓN

PERFIL DE PUESTOS



Nombre del Puesto:

Se refiere al título funcional del puesto ejercido.



Nivel Organizacional:

La clasificación jerárquica del puesto de acuerdo a criterios técnicos y administrativos funcionales.



Naturaleza del Puesto:

Es una descripción general de la denominación del puesto con las principales funciones.



Requisitos del Puesto:

Se contempla la calificación educativa de la persona, así como otros conocimientos que sean útiles para su desempeño y la experiencia necesaria para la ejecución del cargo.



Experiencia:

(17)

Página 17 de 71

(18)

Página 18 de 71

(19)

Página 19 de 71

PUESTO

DIRECTOR III-ÁREA ADMINISTRATIVA

Nivel

organizacional

DIRECTOR GENERAL

Jefe Inmediato

Junta Directiva.

Subalternos

Director II y I. Profesional III, II y I. Técnicos III, II y I. Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Es el enlace entre la Junta Directiva y los Directores de Auditoría Interna, Legislativo, Recursos Humanos, Administrativo, Financiero, Protocolo y Comunicación Social, y las demás unidades administrativas. Encargado de ejecutar funciones que determinan la Ley del Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

a) Representar legalmente al Organismo para suscribir contratos administrativos y de personal.

b) Coordinar, supervisar e informar cuando se le requiera o como mínimo mensualmente, sobre las funciones generales de las direcciones, en materia financiera, administrativa, de recursos humanos, de protocolo, comunicación social, y las demás unidades administrativas.

c) Revisar y elevar para su aprobación, de conformidad con la ley, y bajo su responsabilidad, los procesos de contratación, compras de bienes y servicios y otros aspectos generales, debiendo informar con detalle de todas sus actuaciones a la Junta Directiva del Congreso de la República.

d) Atender todos los requerimientos de la Contraloría General de Cuentas.

e) Suscribir mancomunadamente con el Director Financiero, los cheques y transferencias del Organismo Legislativo. f) Velar porque a las comisiones, a los bloques legislativos y

a los diputados, les sean prestados pronta y eficazmente los servicios que requieran para el buen cumplimiento de sus funciones.

g) Todas las atribuciones que le sean asignadas por la Junta Directiva.

(20)

Página 20 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título profesional universitario.1

 Ser colegiado activo.2

Otros

conocimientos

 Cursos de relaciones humanas e interpersonales.

 Conocimientos sobre Administración Pública.

 Cursos de liderazgo y motivación.

 Uso de ofimática (manejo de hardware y software).

 Deseable conocimiento de inglés comercial.

 Otros conocimientos específicos requeridos por el puesto.

Experiencia

Mínimo cinco años de experiencia en la materia.3

1

Artículo 156 Bis, último párrafo de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo.

2_{Artículo 156 Bis, último párrafo de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo.} 3

(21)

Página 21 de 71

PUESTO

DIRECTOR III-ÁREA LEGISLATIVA

Nivel

Organizacional

DIRECTOR LEGISLATIVO

Jefe Inmediato

Junta Directiva.

Subalternos

Profesional III, II y I. Técnicos III, II y I. Taquígrafas III, II y I. Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de la Dirección Legislativa; así como asesorar en los procedimientos legislativos a los señores parlamentarios.

Funciones

Específicas

a) Recibir las iniciativas de ley, y trasladarlas a la Presidencia del Congreso en orden cronológico de recepción, para su ordenada presentación al Pleno.

b) Tramitar los expedientes relativos a la función legislativa del Congreso de la República.

c) Cuidar de la conservación, recopilación, registro y archivo de las actas, de las grabaciones por medio de sistemas electrónicos de audio y audiovisuales, de los diarios de las sesiones del Congreso de la República, iniciativas de ley, decretos, acuerdos, puntos resolutivos y cualesquiera resoluciones aprobados por el pleno del Congreso.

d) Supervisar, controlar y coordinar al personal técnico legislativo, de taquigrafía parlamentaria, y demás servicios al pleno y a las comisiones del Congreso.

e) Recibir memoriales, expedientes o peticiones, propuestas de mociones, y proposiciones que presenten los Diputados en el Pleno del Congreso, los cuales deberá registrar y cursar al Secretario del Congreso en funciones; asistir a la Junta Directiva y a los Diputados en la presentación de asuntos ante el Pleno, y en la preparación de los decretos, acuerdos, puntos resolutivos y resoluciones.

f) Ejercer cualquier otra función que le sea asignada por el Presidente del Congreso o la Junta Directiva.

(22)

Página 22 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título profesional de Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales (Abogado y Notario).4

 Ser colegiado activo.5

Otros

conocimientos

 Conocimientos en Derecho Constitucional Parlamentario.

 Conocimiento sobre proceso de formación de ley.

 Conocimientos sobre administración pública.

Experiencia

Experiencia técnica parlamentaria.6

4

Artículo 159, último párrafo de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo.

5

Artículo 159, último párrafo de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo.

(23)

Página 23 de 71

PUESTO

DIRECTOR II

Nivel

Organizacional

DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA.

7

Jefe Inmediato

Junta Directiva

Subalternos

Profesional III, II y I. Técnicos III, II y I. Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades administrativas que se desarrollan en el Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

a) Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas de la Dirección a su cargo.

b) Velar por el cumplimiento de las normas y leyes en materia de su competencia.

c) Proponer a la Dirección General del Organismo Legislativo, las políticas y estrategias convenientes a la Institución.

d) Dirigir al recurso humano a su cargo estratégicamente para optimizar los recursos disponibles.

e) Participar, o en su defecto, delegar su representación con otras unidades para la elaboración de propuestas que permitan mejorar los procedimientos administrativos. f) Proponer normas complementarias para mejorar el

funcionamiento de su área.

g) Coordinar las actividades de formulación y ejecución de programas de la Dirección a su cargo.

h) Elaborar el Plan Anual Operativo de la Dirección a su cargo.

i) Informar y dar cuenta de cualquier irregularidad que encontrase en el desempeño de su cargo y remitir copia de su informe, de acuerdo a la Ley Orgánica del Organismo Legislativo (Artículo 162).

j) Asistir a reuniones convocadas por Junta Directiva y Dirección General.

k) Convocar al recurso humano bajo su dirección a reuniones periódicas, para analizar el desempeño de las funciones asignadas.

l) Desarrollar otras funciones inherentes al cargo.

7

(24)

Página 24 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título de Contador Público y Auditor.

 Ser colegiado activo.

Otros

conocimientos

 Conocimientos de Administración Pública.

(25)

Página 25 de 71

PUESTO

DIRECTOR II

Nivel

Organizacional

DIRECTORES: ADMINISTRATIVO

8

, RECURSOS

HUMANOS

9

, FINANCIERO

10

.

Jefe Inmediato

Director III.(Director General)

Subalternos

Naturaleza del

puesto

Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades administrativas que se desarrollan en el Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

e) Participar, o en su defecto, delegar su representación con otras unidades para la elaboración de propuestas

que permitan mejorar los procedimientos

administrativos.

f) Proponer normas complementarias para mejorar el funcionamiento de su área.

i) Presentar informes anuales del desarrollo de la Dirección a su cargo.

8_{Artículo 157, Ley Orgánica del Organismo Legislativo.} 9

Artículo 158, Ley Orgánica del Organismo Legislativo.

10

(26)

Página 26 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título profesional universitario.

Otros

conocimientos

 Conocimientos de Administración Pública.

Experiencia

Mínimo cinco años de experiencia en la materia.

(27)

Página 27 de 71

PUESTO

DIRECTOR II

Nivel

Organizacional

DIRECTORES: PROTOCOLO Y COMUNICACIÓN

SOCIAL.

11

Jefe Inmediato

Director III. (Director General)

Subalternos

Naturaleza del

puesto

Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades administrativas, técnicas logísticas y técnicas de comunicación que se desarrollan en el Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

e) Participar, o en su defecto, delegar su representación con otras unidades para la elaboración de propuestas que permitan mejorar los procedimientos administrativos. f) Proponer normas complementarias para mejorar el

funcionamiento de su área.

i) Presentar informes anuales del desarrollo de la Dirección a su cargo.

11

(28)

Página 28 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Profesional.

Otros

conocimientos

 Conocimientos de administración pública.

(29)

Página 29 de 71

(30)

Página 30 de 71

PUESTO

SECRETARIO DE ASUNTOS POLÍTICOS

DE LA PRESIDENCIA

Nivel

Organizacional

EJECUTIVO PARLAMENTARIO.

Jefe Inmediato

Presidente del Organismo Legislativo.

Subalternos

Profesional I.

Secretaria de Presidencia. Secretaria Ejecutiva I, III.

Naturaleza del

puesto

Trabajo profesional relacionado con asuntos políticos, oficiales, de análisis y estrategias de la Presidencia del Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

a) Canalizar demandas sociales a presidencia e instancias legislativas.

b) Mantener contacto con grupos de gestión.

c) Propiciar armonía entre agenda legislativa, procesos parlamentarios.

d) Apoyar requerimientos de información de instancias. e) Brindar información a grupos sociales.

f) Apoyar en transparencia de conocimientos sobre dinámica parlamentaria a organizaciones de la sociedad.

g) Contribuir a atención de audiencias de presidencia del Congreso de la República.

Todas las designadas por la Presidencia del Organismo Legislativo.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título profesional universitario.

Otros

conocimientos

 Relaciones humanas e interpersonales.

 Administración pública.

 Procesos legislativos.

(31)

Página 31 de 71

PUESTO

PROFESIONAL III

Nivel

Organizacional

JEFES DE DEPARTAMENTOS Y ASESORES

ESPECÍFICOS PARLAMENTARIOS.

12

Jefe Inmediato

Director III, II y I-Área Administrativa.

Junta Directiva, Bloques y Comisiones de Trabajo – Área Legislativa.

Subalternos

Profesional II y I. Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las labores técnicas administrativas y parlamentarias del área a su cargo. Debe aplicar teorías, principios, leyes científicas para el desempeño de sus funciones.

Funciones

Específicas

Área Administrativa:

Dirigir al recurso humano a su cargo estratégicamente para optimizar los recursos disponibles dentro del área administrativa.

a) Coordinar y participar con otras unidades para la elaboración de propuestas que permitan mejorar los procedimientos administrativos.

b) Proponer normas complementarias para mejorar el funcionamiento de su área.

c) Asesorar a los subalternos para la continuidad de las actividades propias y otras que se le requieran

d) Apoyar al jefe inmediato superior en la elaboración de estudios o planes solicitados.

e) Autorizar pedidos de compra y requisición de bodega, para mantener recursos materiales a disposición.

Área Legislativa:

a) Elaborar iniciativas de ley.

b) Presentar estudios específicos solicitados.

c) Coordinar reuniones con instituciones afines a los proyectos asignados.

d) Representar en comisiones, en la ausencia del Parlamentario.

12

(32)

Página 32 de 71

Generales:

a) Aplicar el marco normativo y procedimientos establecidos en su área de trabajo.

b) Dar seguimiento conforme a las leyes o asignaciones administrativas a los asuntos en ejecución.

c) Facilitar al jefe inmediato superior, los términos legales en temas específicos de su área.

d) Rendir al jefe inmediato superior, informe periódico de sus actividades.

e) Delegar la responsabilidad para resguardar la documentación de carácter trascendental.

f) Evaluar periódicamente las actividades realizadas en su área, dando cuenta a su Jefe inmediato superior.

g) Otras designadas por la Unidad inmediata superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Poseer título universitario en el grado de Licenciatura, de acuerdo a la naturaleza y función del puesto.

 Ser Colegiado Activo.

Otros

conocimientos

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Profesional II ó cinco años de experiencia en el sector público o privado en puestos directivos.

(33)

Página 33 de 71

PUESTO

PROFESIONAL II

Nivel

Organizacional

SUB-JEFE DE DEPARTAMENTO,

COORDINADOR DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Y COORDINADOR DE GRUPO ADMINISTRATIVO (Con funciones complejas).

Jefe Inmediato

Profesional III

Subalternos

Profesional I. Técnicos III, II y I. Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Trabajo profesional que consiste en apoyar al jefe inmediato superior en las tareas de planificación, organización, dirección, control y evaluación las labores técnicas y administrativas del área a su cargo. Debe aplicar teorías, principios, leyes científicas para el desempeño de sus funciones.

Funciones

Específicas

a) Determinar el marco normativo y procedimientos establecidos en cada tarea que realice.

b) Darle continuidad a los procesos iniciados por él o asignados por el jefe inmediato superior.

c) Apoyar a los subalternos para la continuidad de las actividades propias y otras que se le requieran.

d) Orientar al recurso humano bajo su control, para optimizar los recursos disponibles.

e) Participar con otras unidades para la elaboración de propuestas que permitan mejorar los procedimientos administrativos.

f) Proponer normas complementarias para mejorar el funcionamiento de su área.

g) Apoyar al jefe inmediato superior en la elaboración del Plan Operativo Anual de su área.

h) Rendir al jefe inmediato superior, informe periódico de sus actividades.

i) Delegar la responsabilidad para resguardar la documentación de carácter trascendental.

j) Evaluar periódicamente las actividades realizadas en su área, dando cuenta a su Jefe inmediato superior. k) Autorizar pedidos de compra y requisición de bodega,

para mantener recursos materiales a disposición. l) Otras designadas por el jefe inmediato superior.

(34)

Página 34 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

Otros

conocimientos

 Deseable conocimientos de inglés.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Profesional I ó tres años de experiencia en el sector público o privado en puestos directivos.

(35)

Página 35 de 71

PUESTO

PROFESIONAL I

Nivel

Organizacional

ASISTENTES DE DIRECCIONES,

DEPARTAMENTOS, UNIDADES, PROFESIONALES

EJECUTORES Y ASESORES PARLAMENTARIOS.

Jefe Inmediato

Director y Profesional III, II-Área Administrativa.

Junta Directiva, Bloques y Comisiones de Trabajo–Área Legislativa.

Subalternos

Secretaria Ejecutiva.

Naturaleza del

puesto

Trabajo profesional que consiste en analizar, interpretar, asistir y ejecutar las funciones designadas que conllevan a la solución de problemas.

Funciones

Específicas

Área Administrativa:

a) Participar por delegación de su superior, con otras unidades para la elaboración de propuestas que permitan mejorar los procedimientos administrativos b) Apoyar al jefe inmediato superior en la elaboración de

planes y estudios solicitados.

c) Velar por el uso óptimo del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área.

Generales:

a) Analizar y ejecutar las actividades que le sean asignadas.

b) Cumplir con las leyes inherentes a sus funciones.

c) Darle continuidad a los procesos iniciados por él, o asignados por el jefe inmediato superior.

d) Asistir a sus superiores cuando le sea requerido. e) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. f) Rendir al jefe inmediato superior, informe periódico de

sus actividades.

g) Resguardar la documentación de carácter trascendental que respaldan sus funciones.

h) Otras designadas por el jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Ser colegiado.

(36)

Página 36 de 71

conocimientos

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Técnico III ó dos años de experiencia en el sector público o privado en puestos ejecutivos.

(37)

Página 37 de 71

(38)

Página 38 de 71

PUESTO

TÉCNICO III

Nivel

Organizacional

TÉCNICOS DE DIRECCIONES, DEPARTAMENTOS,

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y ASISTENTES

PARLAMENTARIOS.

Jefe Inmediato

Profesional II- Área Administrativa. Parlamentario – Área Legislativa.

Subalternos

Naturaleza del

puesto

Trabajo técnico en el cual predomina el esfuerzo mental, siendo esencial para su desempeño la aplicación de conocimientos científicos adquiridos en centros de enseñanza universitarios.

Funciones

Específicas

a) Seguir y cumplir con instrucciones superiores en las tareas que le sean asignadas.

b) Aplicar normas generales en las funciones atribuidas. c) Amparar con documentación indispensable, las

gestiones realizadas.

d) Resguardar la documentación que respaldan sus funciones.

e) Darle continuidad a los procesos iniciados por él o asignados por el jefe inmediato superior.

f) Participar por delegación de su superior, con otras unidades para la elaboración de trabajos determinados. g) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. h) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

i) Rendir al jefe inmediato superior, informe periódico de sus actividades.

j) Velar por el uso óptimo del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su persona, en el caso del área administrativa.

k) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de diversificado de acuerdo a la naturaleza y función del puesto.

 Mínimo pensum cerrado a nivel de licenciatura, de acuerdo a la naturaleza y función del puesto.

Otros

conocimientos

(39)

Página 39 de 71

MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS puesto.

Experiencia

Mínimo dos años de experiencia como Técnico II ó dos años de experiencia en el sector público ó privado.

(40)

Página 40 de 71

PUESTO

TÉCNICO II

Nivel

Organizacional

TÉCNICOS DE DIRECCIONES, DEPARTAMENTOS,

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y COORDINADORES

DE GRUPO (Con funciones logísticas).

Jefe Inmediato

Profesional II, Técnico III.

Subalternos

Naturaleza del

puesto

Trabajo técnico en el cual prevalecen los conocimientos teórico-prácticos, adquiridos en centros de enseñanza universitarios, para asistir y ejecutar funciones específicas.

Funciones

Específicas

a) Dar seguimiento a tareas y cumplir con instrucciones superiores en los trabajos que le sean asignadas.

b) Aplicar normas generales en las funciones atribuidas.

c) Amparar con documentación indispensable, las gestiones realizadas.

d) Resguardar la documentación que respaldan sus funciones. e) Dar continuidad a los procesos iniciados por él, o asignados

por el jefe inmediato superior.

f) Brindar apoyo por delegación de su superior, con otras unidades para la elaboración de trabajos determinados. g) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. h) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por su

jefe inmediato.

i) Rendir al jefe inmediato superior, informe periódico de sus actividades; y en el caso de coordinación de grupo, reportar las novedades encontradas.

j) Velar por el uso óptimo del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su persona.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar el equivalente a dos años de cursos aprobados de una carrera universitaria a nivel licenciatura ó

 Acreditar título a nivel técnico universitario de acuerdo a la naturaleza y función del puesto.

Otros

conocimientos

(41)

Página 41 de 71

Experiencia

Mínimo un año de experiencia como Técnico I ó dos años de experiencia en el sector público ó privado.

(42)

Página 42 de 71

PUESTO

TÉCNICO I

Nivel

Organizacional

TÉCNICOS OPERATIVOS EN DEPARTAMENTOS Y

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Jefe Inmediato

Profesional II, Técnico III y II.

Subalternos

Naturaleza del

puesto

Trabajo operativo que consiste en realizar tareas sencillas que requieren la aplicación de conocimientos técnicos generales, atendiendo funciones específicas en una unidad ó departamento administrativo.

Funciones

Específicas

a) Realizar tareas asignadas, cumpliendo con los procedimientos administrativos establecidos.

b) Cumplir las instrucciones específicas dadas por sus superiores, en el tiempo estipulado.

c) Amparar con documentación indispensable, las gestiones realizadas.

d) Resguardar la documentación que respaldan sus funciones.

e) Darle continuidad a los procesos iniciados por él, o asignados por el jefe inmediato superior.

f) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. g) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

h) Cuidar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

i) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

Otros

conocimientos

 Principios básicos de computación.

Experiencia

Mínimo un año de experiencia en la especialidad solicitada dentro del sector público.

(43)

Página 43 de 71

(44)

Página 44 de 71

PUESTO

TAQUÍGRAFA PARLAMENTARIA III

Nivel

Organizacional

TÉCNICA PROFESIONAL

Jefe Inmediato

Director III.

Subalternos

Ninguno.

Naturaleza del

puesto

Trabajo técnico especializado que consiste en coordinar, supervisar e integrar las versiones taquigráficas de las Sesiones Plenarias del Organismo Legislativo, a efecto de disponer de la transcripción textual y literal, en el tiempo de setenta y dos horas después de finalizada la sesión.

Funciones

Específicas

a) Coordinar los turnos de Taquígrafas Parlamentarias para cubrir el total del tiempo que dure una Sesión Plenaria Ordinaria, Extraordinaria ó Solemne.

b) Ingresar al Hemiciclo Parlamentario para tomar versión taquigráfica de las Sesiones Plenarias, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes, de acuerdo a turnos asignados.

c) Transcribir las versiones taquigráficas tomadas en las correspondientes sesiones, en el período establecido por la Ley Orgánica (Articulo 148).

d) Unificar las versiones taquigráficas.

e) Revisar las versiones taquigráficas para su disposición a Diario de Sesiones.

f) Entregar versión taquigráfica en forma digital al Diario de Sesiones en el tiempo estipulado por la Ley Orgánica, máximo 72 horas (Artículo 149).

g) Recopilar y resguardar la documentación utilizada en su turno, para la transcripción de las versiones taquigráficas.

h) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. i) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

j) Cuidar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de Secretaria Bilingüe ó Comercial.

(45)

Página 45 de 71

Otros

conocimientos

Experiencia

Mínimo cinco años de experiencia como Taquígrafa Parlamentaria.

(46)

Página 46 de 71

PUESTO

TAQUÍGRAFA PARLAMENTARIA II

Nivel

Organizacional

TÉCNICA ESPECIALIZADA

Jefe Inmediato

Director III.

Subalternos

Ninguno.

Naturaleza del

puesto

Trabajo técnico especializado que consiste en tomar versión taquigráfica, transcribiendo textual y literalmente de todo cuanto suceda en las Sesiones Plenarias, siempre que los diputados hagan uso de la palabra con micrófono, el cual servirá de base para producir los Diarios de Sesiones del Organismo Legislativo.

Funciones

Específicas

a) Ingresar al Hemiciclo Parlamentario para tomar versión taquigráfica de las Sesiones Plenarias, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes, de acuerdo a turnos asignados. b) Transcribir las versiones taquigráficas tomadas en las

correspondientes sesiones, en el período establecido por la Ley Orgánica (Artículo 148).

c) Apoyar en la unificación de las versiones taquigráficas. d) Recopilar y resguardar la documentación utilizada en su

turno, para la transcripción de las versiones taquigráficas. e) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. f) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por su

jefe inmediato.

g) Cuidar e inspeccionar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

h) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar el 50% de cursos aprobados en carrera universitaria.

Otros

conocimientos

 Cursos de relaciones humanas e interpersonales.

 Cursos de liderazgo y motivación.

 Uso de ofimática (manejo de hardware y software).

 Otros conocimientos específicos requeridos por el puesto.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Taquígrafa Parlamentaria I ó cinco años de experiencia secretarial.

(47)

Página 47 de 71

PUESTO

TAQUÍGRAFA PARLAMENTARIA I

Nivel

Organizacional

TÉCNICA

Jefe Inmediato

Director III.

Subalternos

Ninguno.

Naturaleza del

puesto

Trabajo técnico que consiste en tomar versión taquigráfica, transcribiendo textual y literalmente de todo cuanto suceda en las Sesiones Plenarias, siempre que los diputados hagan uso de la palabra con micrófono.

Funciones

Específicas

a) Ingresar al Hemiciclo Parlamentario para tomar versión taquigráfica de las Sesiones Plenarias, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes, de acuerdo a turnos asignados.

b) Transcribir las versiones taquigráficas tomadas en las correspondientes sesiones, en el período establecido por la Ley Orgánica. (Artículo 148).

c) Recopilar y resguardar la documentación utilizada para la transcripción de las versiones taquigráficas.

d) Apoyar a coordinar la integración de las versiones taquigráficas.

e) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. f) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

g) Cuidar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

h) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Deseable haber iniciado estudios universitarios.

Otros

conocimientos

 Diploma de Taquígrafa.

Experiencia

Mínimo un año de experiencia como taquígrafa y tres años de experiencia secretarial.

(48)

Página 48 de 71

(49)

Página 49 de 71

PUESTO

SECRETARIA EJECUTIVA DE PRESIDENCIA

Nivel

Organizacional

SECRETARIA EJECUTIVA

Jefe Inmediato

Presidente del Organismo Legislativo.

Subalternos

Trabajador Operativo I y II.

Naturaleza del

puesto

Trabajo secretarial que consiste en asistir con funciones técnicas especializadas, las labores que implican la comprensión y manejo de términos legales y administrativos que permita desarrollar con eficiencia los objetivos de Presidencia.

Funciones

Específicas

a) Llevar el control de la agenda del Presidente.

b) Recibir, registrar, clasificar y entregar al Presidente la documentación inherente.

c) Tomar dictados taquigráficos con su correspondiente transcripción.

d) Redactar correspondencia, de acuerdo a términos oficiales.

e) Participar con otras unidades por delegación de Presidencia, para elaborar trabajos específicos.

f) Seguir instrucciones, según marginado de correspondencia.

g) Elaborar nombramientos de comisiones oficiales al exterior previa autorización.

h) Llevar el control de personal de seguridad de Presidencia.

i) Elaborar informes de asesores, de acuerdo con las directrices recibidas.

j) Repartir de acuerdo a instrucciones, documentación recibida en Presidencia.

k) Enviar y resguardar correspondencia.

l) Atender con diplomacia a los visitantes llevando el registro respectivo.

m) Atender con cortesía las llamadas telefónicas, identificando el nombre de la unidad y de quien recibe la llamada, llevando el registro correspondiente.

n) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. o) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

p) Cuidar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

q) Generar pedidos de compra y requisición de bodega, para mantener recursos materiales a disposición.

(50)

Página 50 de 71

r) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de Secretaria Bilingüe.

Otros

conocimientos

 Poseer conocimientos de la estructura funcional del Organismo Legislativo.

 Poseer conocimiento específico en procesos legislativos y administrativos.

 Excelente redacción oficial y comercial.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Secretaria Ejecutiva III ó cinco años en puestos gerenciales.

(51)

Página 51 de 71

PUESTO

SECRETARIA EJECUTIVA III

Nivel

Organizacional

OFICINISTA EJECUTIVA

Jefe Inmediato

Junta Directiva.

Subalternos

Trabajador Operativo I y II.

Naturaleza del

puesto

Trabajo de oficina que consiste en realizar, coordinar y supervisar labores secretariales que requieren del conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanográficos y habilidad en el manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia oficial.

Funciones

Específicas

a) Llevar el control de la agenda del Vicepresidente o Secretario.

b) Recibir, registrar, clasificar y entregar al Jefe inmediato la documentación de importancia.

d) Seguir instrucciones, según marginado de correspondencia. e) Repartir de acuerdo a instrucciones, documentación

recibida.

f) Redactar la documentación correspondiente. g) Enviar y resguardar correspondencia.

h) Atender con diplomacia a los visitantes, llevando el registro respectivo.

i) Atender con cortesía las llamadas telefónicas, identificando el nombre de la unidad y de quien recibe la llamada, llevando el registro correspondiente.

j) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. k) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por su

jefe inmediato.

l) Cuidar del mobiliario, equipo y suministros de oficina, asignados a su área de trabajo.

m) Generar pedidos de compra y requisición de bodega, para mantener recursos materiales a disposición.

n) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de Secretaria Bilingüe.

(52)

Página 52 de 71

Otros

conocimientos

 Poseer conocimientos de la estructura funcional del Organismo Legislativo.

 Poseer conocimiento específico en procesos legislativos y administrativos.

 Excelente redacción oficial y comercial.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Secretaria Ejecutiva II ó tres años en puestos gerenciales.

(53)

Página 53 de 71

PUESTO

SECRETARIA EJECUTIVA II

Nivel

Organizacional

OFICINISTA ADMINISTRATIVA

Jefe Inmediato

Director III, II y I. Profesional III, II y I.

Subalternos

Trabajador Operativo II y I.

Naturaleza del

puesto

Trabajo de oficina que consiste en realizar labores secretariales que requieren del conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanográficos y habilidad en el manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo.

Funciones

Específicas

a) Llevar el control de la agenda del jefe inmediato.

d) Seguir instrucciones, según marginado de correspondencia. e) Repartir de acuerdo a instrucciones, documentación

recibida.

j) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. k) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por su

jefe inmediato.

m) Mantener la existencia de útiles de oficina y distribuirlas según las necesidades.

n) Coordinar con trabajadores operativos las funciones de distribución de documentos y limpieza del área.

o) Generar pedidos de compra y requisición de bodega, para mantener recursos materiales a disposición.

(54)

Página 54 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe.

 Acreditar 25% de cursos aprobados en carrera universitaria.

Otros

conocimientos

 Conocimiento de leyes administrativas.

Experiencia

Mínimo dos años de experiencia como Secretaria Ejecutiva I ó dos años en puestos secretariales.

(55)

Página 55 de 71

PUESTO

SECRETARIA EJECUTIVA I

Nivel

Organizacional

OFICINISTA PARLAMENTARIA

Jefe Inmediato

Diputado.

Subalternos

Trabajador Operativo II y I.

Naturaleza del

puesto

Trabajo de oficina que consiste en realizar labores secretariales que requieren de conocimiento técnico-legal, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanográficos y habilidad en el manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo.

Funciones

Específicas

a) Llevar el control de la agenda del jefe inmediato.

d) Seguir instrucciones, según marginado de correspondencia.

e) Repartir de acuerdo a instrucciones, documentación recibida.

j) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. k) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

m) Mantener la existencia de útiles de oficina y distribuirlas según las necesidades.

n) Coordinar con trabajadores operativos las funciones de distribución de documentos y limpieza del área.

o) Generar pedidos de compra y requisición de bodega, para mantener recursos materiales a disposición.

(56)

Página 56 de 71

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar título de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe.

 Preferiblemente haber iniciado estudios universitarios.

Otros

conocimientos

 Cursos de relaciones humanas e interpersonales.

 Uso de ofimática (manejo de hardware y software).

 Conocimiento de la estructura organizacional del Estado.

 Preferiblemente dominar un idioma nacional.

 Otros conocimientos específicos requeridos por el puesto.

Experiencia

Mínimo dos años de experiencia como Secretaria en el sector público o privado.

(57)

Página 57 de 71

(58)

Página 58 de 71

PUESTO

TRABAJADOR OPERATIVO JEFE

Nivel

Organizacional

COORDINADOR OPERATIVO

Jefe Inmediato

Profesional II.

Subalternos

Secretaria Ejecutiva. Trabajador Especializado. Trabajador Operativo II y I.

Naturaleza del

puesto

Trabajo operativo que consiste en asignar, coordinar y supervisar actividades manuales o mecánicas en un campo de trabajo determinado que realiza un grupo de trabajadores operativos, así como ejecutar las tareas de mayor grado de dificultad, requiriéndose capacitación y experiencia previa.

Funciones

Específicas

a) Cumplir con instrucciones superiores para coordinar trabajos con grupos organizados, para ejecutar tareas específicas, en el tiempo estipulado.

b) Realizar los pedidos de compras ó requisiciones a bodega, los recursos a utilizar.

c) Facilitar a los grupos ejecutores, los recursos a utilizar. d) Supervisar el avance de los trabajos asignados.

e) Informar periódicamente sobre los trabajos avanzados y finalizados, al jefe inmediato.

f) Amparar con documentación indispensable, los trabajos realizados.

g) Auxiliar a los grupos de trabajo cuando se observe atraso en sus tareas.

h) Proponer cambios, mejoras o reparación de áreas deterioradas de la estructura física del Organismo y sus anexos.

i) Atender las reuniones convocadas por el jefe inmediato. j) Asistir a las capacitaciones que le sean concedidas por

su jefe inmediato.

k) Cuidar de las herramientas y equipo asignados a su área de trabajo.

l) Otras designadas por su jefe inmediato superior.

PERFIL DEL PUESTO

Educación

 Acreditar diploma de educación media.

 Acreditar cursos técnicos especializados, de acuerdo a requerimientos.

(59)

Página 59 de 71

Otros

conocimientos

 Principios básicos de computación.

 Habilidad en el manejo de equipo complejo.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia como Trabajador Operativo II ó cinco años en la especialidad dentro del sector público.