I FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PERFIL DE TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN NEGOCIOS
TEMA:
ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PARA LA COMPAÑÍA DE
TRANSPORTE PESADO SAN MIGUEL EXPRES “COMTRANSMIG” DE LA
PROVINCIA DE COTOPAXI
AUTOR: Cristian Fernando Tapia Jurado.
ASESOR: Ing. Juan Carlos Erazo. MBA.
AMBATO – ECUADOR
2014
II APROBACIÓN DEL PROYECTO DE TESIS
Yo, Ing. MSc. Juan Carlos Erazo, MBA., en calidad de asesor del presente trabajo Grado con el tema: ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PARA LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO SAN MIGUEL EXPRES “COMTRANSMIG” DE LA
PROVINCIA DE COTOPAXI, previo la obtención del título de Ingeniero en Empresas y Administración Negocios, del señor Cristian Fernando Tapia Jurado, manifiesto que ha sido desarrollado bajo lineamientos que exige la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” y por lo tanto autorizo su presentación para el trámite
correspondiente.
III DECLARACIÓN DE LA AUTORIA
Yo, Cristian Fernando Tapia Jurado, portadora de la cédula de identidad 0502803505, ante las autoridades educativas de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, declaro que los contenidos manifestados en la presente Tesis, previa a la
obtención del título de Ingeniero en Empresas y Administración Negocios, son de mi autoría y total responsabilidad, legal y académica.
IV DEDICATORIA
La presente Tesis de Grado va dedicada a Mi Madre, Esposa e Hijo, quienes son las personas más importantes en vida, ya que siempre estuvieron junto a mí desde el inicio hasta el final de este camino, con consejos y palabras animadoras, sobre todo a mi madre por haberme inculcado valores y principios como la honestidad, el respeto, la puntualidad y sobre todo la responsabilidad, valores que me ayudaron a cumplir un objetivo importante como la finalización de la carrera universitaria.
V AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por la vida y las maravillosas cosas que hay en ella entre estas la oportunidad de cumplir con mis estudios de tercer nivel.
Agradezco a Mi Madre, Esposa e Hijo por ser las personas quienes me apoyaron durante toda la carrera.
Agradezco a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por haberme dado la oportunidad de crecer como persona a través de una instrucción académica. Así como a mis Profesores y Tutor de Tesis por haber impartido su conocimiento, tiempo y apoyo incondicional en toda la trayectoria universitaria, y desarrollo del presente trabajo de grado.
A mis amigos y compañeros quienes me acompañaron durante todo el periodo estudiantil, con errores y virtudes pero siempre estuvieron presente para un buen consejo.
VI ÍNDICE GENERAL
PORTADA ...I
APROBACIÓN DEL PROYECTO DE TESIS ... II
DECLARACIÓN DE LA AUTORIA ... III
DEDICATORIA ... IV
AGRADECIMIENTO ... V
ÍNDICE GENERAL ... VI
ÍNDICE DE TABLAS ... IX
ÍNDICE DE GRÁFICOS ... X
RESUMEN EJECUTIVO ... XII
EXECUTIVE SUMMARY ... XIII
INTRODUCCIÓN ... 1
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN... 1
SITUACIÓN PROBLÉMICA ... 3
PROBLEMA CIENTÍFICO ... 4
OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN ... 5
OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 5
CAMPO DE ACCIÓN ... 5
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN ... 5
OBJETIVO GENERAL ... 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 5
IDEA A DEFENDER ... 6
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 6
VARIABLE DEPENDIENTE ... 6
VII METODOLOGÍA A EMPLEAR: MÉTODOS, TÉCNICA Y HERRAMIENTAS
EMPLEADAS EN LA INVESTIGACIÓN ... 6
TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 7
CAPÍTULO I ... 11
1. MARCO TEÓRICO ... 11
1.1. ADMINISTRACIÓN ... 11
1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 12
1.3. LA ORGANIZACIÓN ... 15
1.3.1. TIPOS DE ORGANIZACIÓN ... 16
1.4. MANUALES ADMINISTRATIVOS ... 17
CAPÍTULO II ... 19
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 19
2.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ... 19
2.2. POBLACIÓN Y MUESTRA ... 20
2.2.1. POBLACIÓN ... 20
2.2.2. MUESTRA ... 20
2.3. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ... 21
2.3.1. MÉTODOS ... 21
2.3.2. TÉCNICAS ... 21
2.3.3. INSTRUMENTOS ... 22
2.4. ENCUESTA / ENTREVISTA ... 23
2.4.1. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS (GRÁFICOS Y TABLAS) ... 23
2.5. ESQUEMA DE LA PROPUESTA ... 34
CAPÍTULO III ... 35
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA CON SU VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN ... 35
VIII
3.1.1. ANÁLISIS SITUACIONAL ... 35
3.1.1.1 NATURALEZA DE LA EMPRESA ... 35
3.1.1.2 MISIÓN: ... 36
3.1.1.3 VISIÓN: ... 36
3.1.1.4. PRINCIPIOS: ... 36
3.2. SEGUNDA ETAPA ... 36
3.2.1. DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO ... 36
3.2.1.1. ANÁLISIS DEL AMBIENTE ... 37
3.3. TERCERA ETAPA ... 38
3.3.1. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS ... 38
3.3.1.1. MISIÓN ... 38
3.3.1.2. VISIÓN ... 38
3.3.1.3. OBJETIVOS ... 39
3.3.1.4. VALORES ... 39
3.3.1.5. POLÍTICAS ... 40
3.3.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA - FUNCIONAL ... 40
3.3.2.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ... 40
3.3.3. MANUAL DE FUNCIONES ... 41
3.3.3.1 PERFILES ... 67
CONCLUSIONES ... 97
RECOMENDACIONES ... 98
BIBLIOGRAFÍA ... 99
ANEXOS ... 102
IX ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1. INVESTIGACIONES ANTERIORES ... 2
TABLA 2. POBLACIÓN EMPLEADOS ... 20
TABLA 3. CUENTA CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y PLANIFICACIÓN ... 23
TABLA 4. PERFILES ... 25
TABLA 5. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS ... 26
TABLA 6. REDUNDANCIA EN LAS ACTIVIDADES ... 27
TABLA 7. ESTRUCTURA ORGÁNICA - FUNCIONAL ... 28
TABLA 8. DECISIONES DEMORADAS ... 29
TABLA 9. PLAN ESTRATÉGICO ... 30
TABLA 10. DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO ... 31
TABLA 11. COMUNICACIÓN OPORTUNA ... 32
TABLA 12. CREACIÓN ESTRUCTURA ... 33
TABLA 13. FODA ... 37
TABLA 14. HOJA DE MODIFICACIONES ... 42
TABLA 15. BLOQUES DE COMPETENCIAS ... 57
TABLA 16. BLOQUES DE COMPETENCIAS DESARROLLADO ... 58
X ÍNDICE DE GRÁFICOS
ILUSTRACIÓN 1. CUENTA CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y PLANIFICACIÓN23
ILUSTRACIÓN 2. PERFILES ... 25
ILUSTRACIÓN 3. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS ... 26
ILUSTRACIÓN 4. REDUNDANCIA EN LAS ACTIVIDADES ... 27
ILUSTRACIÓN 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA - FUNCIONAL ... 28
ILUSTRACIÓN 6. DECISIONES DEMORADAS ... 29
ILUSTRACIÓN 7. PLAN ESTRATÉGICO ... 30
ILUSTRACIÓN 8. DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO ... 31
ILUSTRACIÓN 9. COMUNICACIÓN OPORTUNA ... 32
ILUSTRACIÓN 10. CREACIÓN ESTRUCTURA ... 33
ILUSTRACIÓN 11. ETAPAS DEL DISEÑO DE LA PROPUESTA ... 34
ILUSTRACIÓN 12. ORGANIGRAMA ... 40
XI ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1. ENCUESTA DIRIGIDA A LOS SOCIOS DE LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO SAN MIGUEL EXPRESS “COMTRANSMIG” DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI. ... 102
XII RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad las empresas se enfrentan a un mercado con grandes exigencias, la influencia de aspectos externos como los grandes cambios políticos y gubernamentales la economía mundial, el desarrollo de nuevas tecnologías han permitido que el área orgánica funcional tenga que establecerse de una mejor manera y de forma adecuada para el cumplimiento de los objetivos y de las exigencias que se van presentando en el mundo tan cambiante en el que nos encontramos inmersos. Para ello es fundamental para conocer las falencias que tiene la compañía para poder generar una adecuada misión, visión, objetivos, valores, principios organigramas y manuales de funciones y procedimientos donde se describe que se debe realizar en cada puesto de trabajo para llegar a la excelencia sin un duplicidad de tareas y pérdida de tiempo en los procesos que se encuentran inmersos en el cumplimiento de las actividades de cada puesto de trabajo.
Ya que la empresa es una organización integrada por varias personas que persiguen un fin común, esta realiza varias actividades usando recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros con el fin de alcanzar su meta, que en la mayoría de las veces es la obtención de utilidades.
XIII EXECUTIVE SUMMARY
Nowadays companies are facing a market with high demands, the influence of external factors as the major political and governmental changes the world economy, the development of new technologies have allowed the organic functional area has to be established in a better way and appropriately for the fulfillment of the objectives and requirements as they arise in the changing world in which we are immersed. For it is essential to know the flaws that the company has to generate an appropriate mission, vision, goals, values , organizational principles and operating manuals and procedures where described to be performed in each job to reach excellence without duplication of work and waste of time in the processes that are involved in carrying out the activities of each job.
Since the company is integrated by several people towards a common goal organization, it performs several activities using human, material, technological and financial resources in order to achieve your goal, which in most cases is to obtain profits.
1 INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El comienzo del transporte se dio cuando nuestros antepasados descendieron de los árboles e inician su vida nómada. El hombre obligó al hombre a moverse para asegurar su comida, con esto, se inició la forma de transportar en algo sus alimentos ya que el hombre en si es débil para transportar.
La rueda, invento importante desde hace 5.500 años y con esto inicia un cambio en el medio de transporte ya que así logro trasladar de un lado a otro sus alimentos más fácil y rápido. Debido a que el hombre no tenía la suficiente fuerza para cargar y transportar alimentos o utensilios para ellos mismos se vio en la necesidad de domesticar a los animales.
Utilizó animales más grandes y fuertes para transportar cosas sumamente pesadas junto con el mismo hombre. Y así también ideó la forma de que solo transportaran cosas. Con el surgimiento del comercio, el ser humano se vio en la necesidad de establecer rutas comerciales y, además, crear las primeras diligencias jaladas por caballos para
transportarse de un lado a otro, para el transporte de sus pertenencias o mercancías.
No existen muchos antecedentes históricos sobre el comienzo del transporte por carretera en el Ecuador, pero se puede afirmar que desde la época preincaica ya existían caminos o chaquiñanes. Con la venida de los Incas a nuestro territorio estos chaquiñanes se convirtieron en caminos empedrados para los bien llamados chasquis (mensajeros de los incas) y con la llegada de los españoles estos caminos fueron aprovechados para las primeras diligencias (transporte por caballo).
2 Con 27 socios es inscrita en el Registro Mercantil y en la Superintendencia de Compañías transformándose en una Compañía Anónima legalmente constituida con un Registro Único de Contribuyentes y con permiso de operaciones entregado por el Consejo Nacional de Tránsito.
Se observa que la compañía no cuenta con una estructura orgánica - funcional, siendo manejada de una forma empírica desde su creación, por lo que en el presente trabajo se hablara a cerca del diseño e implementación de la estructura ya mencionada para “COMTRANSMIG”.
Como antecedentes para la elaboración de la investigación planteada se realiza en el CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes no existen temas de investigación similares, en la investigación realizada en otras universidades encontramos temas similares de investigación cuales presentamos a continuación:
Tabla 1. Investigaciones anteriores
UNIVERSIDAD TEMA AUTOR
Universidad Técnica de Ambato
UTA
DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL Y SU
INCIDENCIA EN EL
DESEMPEÑO DEL PERSONAL EN AMERICAN JEANS
Hernán reyes Salinas
Universidad Tecnológica Equinoccial
UTE
“DISEÑO DEL ORGÁNICO
FUNCIONAL PARA LA
EMPRESA OCAVIP CÍA. LTDA. ECUADOR”
Juan Bolívar Salazar Samaniego
Escuela Superior Politécnica de Chimborazo
ESPOCH
DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DE SEGURIDAD PRIVADA OLEASSEG CIA LTDA: DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA,
3
PERÍODO 2011 Escuela Politécnica del
Ejercito ESPE
ESTRUCTURA ORGÁNICA,
FUNCIONAL Y DE PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL GOBIERNO MUNICIPAL DEL
CANTÓN LATACUNGA
"EPMAPAL".
Karina del Rocío Falconí Ausay
Fuente: Repositorios de universidades Elaborado por: Cristian Fernando Tapia Jurado
Una vez revisados los diferentes proyectos investigativos, declaro que el presente trabajo será de mi autoría ya que no existe como en trabajos realizados como beneficiario la compañía de transporte pesado San Miguel Expres “COMTRNSMIG” de la provincia de
Cotopaxi.
SITUACIÓN PROBLÉMICA
En ocasiones las empresas enfrentan una serie de problemas cuya causa aparente es desconocida y que las llevan a perder espacios de mercado, altos ejecutivos que no pueden solucionar los problemas que aquejan y hasta los pone al borde de la quiebra.
Una de las causas más frecuentes es la concepción de una estructura inadecuada y la carencia de un plan estratégico para la organización en relación a los resultados que se desean obtener.
4 Es interesante comprender el principio de la responsabilidad juntamente con el compromiso. Ello se enfoca hacia el hecho de que cada persona que labora en la empresa se pregunte: ¿Quién soy aquí? ¿Cuáles son mis obligaciones, responsabilidades y derechos?
La carencia de una estructura orgánica – funcional influye en el crecimiento de la compañía.
La deficiente comunicación trae a la empresa un sin número de conflictos causando confusiones y conflictos, no saber q quien dirigirse cuando se presenta alguna situación extrema o necesarias.
Al no existir una visión de futuro: el poco liderazgo es claro, el cumplimiento de objetivos inadecuado para el crecimiento la compañía de transporte pesado San Miguel Expres “COMTRANSMIG” de la provincia de Cotopaxi.
Siendo para la compañía, un gran inconveniente ya que se maneja de forma empírica ya que no cuenta con organización formal ni posee lineamientos estratégicos para su funcionamiento y llegar al logro de objetivos; es por ello que se ve la necesidad de desarrollar la ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PARA LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO SAN MIGUEL EXPRES “COMTRANSMIG” DE LA
PROVINCIA DE COTOPAXI.
5 ¿Cómo mejorar la organización de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Expres “COMTRANSMIG” de la Provincia de Cotopaxi?
OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Procesos Administrativos de Empresas de Servicios
CAMPO DE ACCIÓN
Estructura Orgánico – Funcional
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN Competitividad, administración estratégica y operativa.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una Estructura Orgánica – Funcional para la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la Provincia de Cotopaxi que mejore su
organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fundamentar teóricamente la Administración, Las Estructuras Orgánicas
6 Evaluar la Organización de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express
“COMTRANSMIG”
Elaborar los componentes de la Estructura Orgánica – Funcional
IDEA A DEFENDER
Con el diseño e implementación de una Estructura Orgánica – Funcional para la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” se contribuirá al
mejoramiento de la organización.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
VARIABLE DEPENDIENTE Organización
VARIABLE INDEPENDIENTE Estructura Orgánica – Funcional
METODOLOGÍA A EMPLEAR: MÉTODOS, TÉCNICA Y HERRAMIENTAS EMPLEADAS EN LA INVESTIGACIÓN
7 utiliza la estadística descriptiva, la misma que ayuda en la tabulación de datos de las encuestas efectuadas.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación es de carácter descriptivo y bibliográfico porque está dirigida a determinar como es y como estuvo la situación de las variables, a la vez que es de aplicación al ofrecer propuestas factibles para la solución del problema.
Métodos, Técnicas e Instrumentos o Métodos
Se aplican los siguientes métodos:
Inductivo, deductivo que permite lograr los objetivos propuestos y ayudaron a verificar las variables planteadas.
Inductivo: porque se analiza otros factores como por ejemplo considerar el estudio o la aplicación de una Estructura Orgánica – Funcional para mejorar la organización de la empresa.
Deductivo: porque se detalla toda la Estructura Orgánica – Funcional para su futura aplicación.
8 HISTÓRICO- LÓGICO: porque se analiza científicamente los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos actuales.
DESCRIPTIVO- SISTÉMICO: porque se analiza una observación actual de los fenómenos y casos, procurando la interpretación racional.
o Técnicas
Observación Directa.- Se realiza con mayor importancia porque se realizó un trabajo de campo continuo para determinar las influencias que intervienen en este fenómeno.
Encuestas.- Se realiza a los socios y empleaos para conocer cuáles son las expectativas en el trabajo y su nivel de aceptación en el mismo.
o Instrumento de la Investigación.- Los instrumentos que se utiliza para esta investigación son:
1. Guía de Observación 2. Cuestionarios
3. Guía de entrevista
4. Investigación Bibliográfica y lincográfica.
Descripción de la estructura o esquema de contenidos
9 Seguido se desarrolla el tema de la planificación que permite determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. La dirección dada por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. Y el control de las actividades para que se conformen con los planes.
Se desarrolla el tema de la organización formal donde ya que la organización está basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.
Permitiendo Identificar los diferentes elementos que integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivos. También se describe como un conjunto fijo de normas, estructuras y procedimientos para ordenar una organización. Como tal, se suele fijar por escrito, con un lenguaje de reglas que visiblemente deja el menor margen para la interpretación. En algunas sociedades, y en alguna organización, estas reglas pueden seguirse estrictamente, en otros, pueden ser poco más que un formalismo vacío.
Para el desarrollo del objetivo de la presente investigación hablaremos sobre el plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización y/o empresa pública o privada reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en mediano plazo mediante las directrices establecidas.
10 Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte teórico
El aporte teórico tiene como objetivo de la investigación de identificar unos pasos lógicos y pertinentes que permitan el aproximarse adecuadamente a las pretensiones de una organización o comunidad para construir una distribución o propósito teórico.
Significación práctica
En la significación práctica se espera que la tesis ayude a mejor la estructura orgánico – funcional de la compañía de transporte pesado San Miguel Expres “COMTRANSMIG” de
11 CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1.ADMINISTRACIÓN
Según REYEZ, Agustín (2001) La Administración de Empresas, o Ciencia Administrativa es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Para definición asumida por el autor administrar es planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de un ente económico para alcanzar unos fines claramente determinados. Esta ciencia se apoya en otras ciencias como la Economía, el Derecho y la Contabilidad para poder ejercer con éxito sus funciones.
La Administración se clasifica de la siguiente manera:
Pública cuando se refiera a un bien social ó cuando se trata de logar la máxima eficiencia en el funcionamiento de un organismo social de orden público.
Privada cuando se busca un organismo de tipo privado y se refiera a un beneficio particular.
La Administración es la ciencia que permite, a los administradores o gerentes, la ejecución y conjugación de funciones y tareas; para alcanzar las expectativas de desarrollo y crecimiento de la Empresa.
12 1.2.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Para STONER, FREEMAN Y GILBERT expresan que es: “La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización”.
Cabe adicionar que la estructura organizacional debe permitir a los empleados realizar su trabajo con efectividad, economía y eficiencia, para alcanzar las metas y objetivos de su unidad y de toda la organización al mismo tiempo.
Según STONER y otros los tipos de estructuras organizacionales son de tres formas básicas: por función, por producto-mercado o en forma de matriz.
La estructura organizacional es la representación formal de las relaciones laborales, define las tareas por puesto y unidad y señala como deben coordinarse.
1.2.1.01Organización Funcional
Según STONER la organización por funciones reúne, en un departamento a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones, por ejemplo mercadotecnia o finanzas se agrupan en una unidad.
1.2.1.02Organización por Producto – Mercado
13 productos. La organización por mercado, organiza una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de mercado.
1.2.1.03Organización Matricial
Según STONER la estructura matricial, en ocasiones llamada “sistema de mando múltiple es un producto híbrido que trata de combinar los benéficos de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen de hecho dos jefes, es decir trabajan con dos cadenas de mando.
1.2.2. El Organigrama
Según SAROKA, R Y FERRARI, C. (2007) es: La representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están dispuestas y relacionadas sus partes.
Al anterior concepto se puede añadir que el organigrama es un medio de comunicación y análisis para la organización y es también llamado como Cartas de la Organización, Gráficas de la Organización o Diagrama de Estructura.
Es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones, departamentos, divisiones y hasta puestos individuales de una organización. Se trata de un “esqueleto” que
14 1.2.2.01. La Autoridad
Para STONER, FREEMAN Y GILBERT es: La forma de poder que, con frecuencia se usa en un sentido más amplio para referirse a la capacidad de una persona para ejercer el poder como resultado de cualidades como los conocimientos o los cargos.
1.2.2.01.1. Autoridad Lineal
Los gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organización que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organización. La autoridad de línea está representada por la cadena normal de mando, empezando por el consejo de administración y extendiéndose hacia abajo por los diversos niveles de la jerarquía, hasta el punto donde se efectúan las actividades básicas de la organización.
1.2.2.01.2. Autoridad Staff
La autoridad staff corresponde a las personas o los grupos de una organización que ofrecen servicios y asesoría a los gerentes de línea. El concepto de staff incluye a todos los elementos de la organización que no caben dentro de la clasificación de línea; los equipos de asesores son usados por quienes toman decisiones.
1.2.2.01.3. Autoridad Funcional
15 El derecho de controlar las actividades de otros departamentos en su relación con las responsabilidades específicas del staff se llama autoridad funcional.
Para DUCKER, P. (2009) el organigrama es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones, departamentos, divisiones y hasta puestos individuales de una organización. Se trata de un “esqueleto” que representa la estructura de una organización. Un organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una organización: tareas, unidades, niveles de la organización y líneas de autoridad.
Tareas: Muestra la gama de tareas que existen en una organización.
Unidades: Cada recuadro representa una unidad, subunidad o puesto responsable de
ciertas tareas especializadas en la organización.
Niveles de la organización: El organigrama debe mostrar la jerarquía desde la alta
dirección hasta el empleado de último rango y de reciente ingreso.
Líneas de autoridad: Las líneas marcadas que ligan los recuadros en el organigrama
muestra que puestos o unidades tienen autoridad sobre otros. Señala la relación que guardan con el conjunto, las diversas funciones especializadas que se desempeñan. Por tanto, todos saben quién le reporta a quién y a dónde dirigirse cuando se tiene problema.
1.3.LA ORGANIZACIÓN
16 Para el autor REYES PONCE, A. (2011), la palabra organización viene del griego “órganon”, que significa instrumento. Pero quizás ilustre mejor el significado de este
concepto, el uso que en nuestra lengua se da a la palabra “organismo”. Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas partes diversas, con todo tienen un fin común e idéntico. c) Coordinación: precisamente para lograr un fin, cada parte pone una acción distinta,
pero complementaria de las demás y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teleología específica.
Según GÓMEZ, G. (2004) es: “La estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad”.
La organización es una estructura que combina el esfuerzo de los individuos o grupos de los diferentes niveles que comparten propósitos y metas comunes.
1.3.1. TIPOS DE ORGANIZACIÓN
17 1.3.1.1. Organización Formal
Para Lois A. Allen citada por Vicente Perel y otros es: Un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas; este conjunto de elementos es dispuesto en forma conciente y minuciosa, para permitir a los responsables de la empresa, trabajar juntos más efectivamente, a fin de lograr el cumplimiento de sus objetivos.
1.3.1.2. Organización Informal
Keith Davis citado por Harold Koontz y Heinz Weihrich, describió a la organización informal como: Una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí. Las organizaciones tanto formales como informales deben ser flexibles para garantizar que el esfuerzo individual se canalice hacia el cumplimiento de las metas del grupo entero de la organización.
1.4.MANUALES ADMINISTRATIVOS
Según Perel, Ader y Etkin: Los manuales constituyen parte del proceso de comunicación en la empresa, sirven para cumplir la función unificadora de las partes de la organización, y preponderantemente la de una de ellas: la organización formal.
18 estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.
19 CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1.MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Podemos adoptar las modalidades cualitativa y cuantitativa, en dependencia del problema y de la base científica que le sustenta, y de los métodos aplicados. La característica cualitativa del modelo permitirá averiguar sobre las cualidades del problema, es decir se investigará sobre todos los síntomas que presenta el problema para orientarnos a la solución. El aspecto cuantitativo de la metodología permite ratificar la existencia del problema en base a la confirmación estadística de los síntomas planteados.
2.1.1. Tipos de investigación
En el trabajo que se está desarrollando se utilizó los siguientes tipos de investigación:
Bibliográfica.- Consiste en la búsqueda de información existente en libros e Internet. Se la aplicó para la elaboración del marco teórico específicamente en la fundamentación teórica de las herramientas que se utiliza para elaborar la propuesta.
De campo.- La investigación de campo trata de averiguar la manifestación sintomática del problema en el mismo sitio en el que este se genera. Esto significa hacer las encuestas a los socios de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la Provincia de Cotopaxi.
20 2.2.POBLACIÓN Y MUESTRA
2.2.1. Población
La realización de esta investigación se llevará a cabo en las instalaciones de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la Provincia de
Cotopaxi.
Tabla 2. Población empleados
COMPOSICIÓN POBLACIÓN
Socios de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la
Provincia de Cotopaxi
97
TOTAL 97
Elaborado por: Cristian Fernando Tapia Jurado Fuente: Investigación Propia
2.2.2. Muestra
La muestra será la población en su totalidad ya que es un número bajo de los socios de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la Provincia
21 2.3.MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
2.3.1. Métodos
Los métodos investigativos utilizados para este trabajo son el inductivo y el deductivo.
Inductivo:Es aquel que parte de los datos particulares para llegar a conclusiones generales. Ya que analizaremos el factor de deficiente organización de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la Provincia de
Cotopaxi y con la implementación de la Estructura Orgánico – Funcional mejorar este aspecto.
Deductivo: Es aquel que parte de datos generales aceptados como válidos. Porque desarrollaremos la estructura orgánico - funcional y el control dela misma dentro de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG”.
2.3.2. Técnicas
Se utilizarán las siguientes técnicas para recopilar información:
Encuesta.- Aplicada al presidente de la los socios de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG”.
22 2.3.3. Instrumentos
Los instrumentos asociados a las técnicas son:
Cuestionario: A los socios.
23 2.4.ENCUESTA / ENTREVISTA
2.4.1. Interpretación de resultados (Gráficos y Tablas)
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS SOCIOS DE LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO SAN MIGUEL EXPRESS “COMTRANSMIG” DE LA PROVINCIA DE
COTOPAXI.
Pregunta 1:
1. COMTRANSMIG cuenta con una organización y planificación qué les permita ser proactivos?
Tabla 3. Cuenta con estructura orgánica y planificación Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 35 36 %
NO 62 64 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 1. Cuenta con estructura orgánica y planificación
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada. Cuenta con estructura orgánica y planificación
24 Análisis e Interpretación:
25 Pregunta 2:
2. La compañía cuenta con un manual de perfiles que establezca claramente las funciones y responsabilidades de los integrantes?
Tabla 4. Perfiles
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 12 12 %
NO 85 88 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 2. Perfiles
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
La mayor parte de la muestra encuestada nos refleja que no existe en la empresa un manual de perfiles que establezca las funciones de cada uno, por lo que se debe crear el mismo para un mejor desenvolvimiento dentro de la compañía.
Perfiles
26 Pregunta 3:
3. Existe claridad en las responsabilidades asignadas?
Tabla 5. Responsabilidades asignadas
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 72 74 %
NO 25 26 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 3. Responsabilidades asignadas
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
El 74% de los encuestadas manifiestan que si existen claridad en las responsabilidades asignadas dentro de la compañía, lo que es bueno para la misma ya que ayuda a optimizar el tiempo y trabajar de mejor manera para así llegar a un correcto cumplimento de objetivos y metas.
Responsabiliddaes Asignadas
27 Pregunta 4:
4. En las actividades realizadas existe redundancia?
Tabla 6. Redundancia en las actividades
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 26 27 %
NO 71 73 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 4. Redundancia en las actividades
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
El 73% de los socios encuestados manifiestan que no existe redundancia en las actividades que se realiza, mientras el 27% siendo una minoría dicen que si existen.
Tomando en consideración la mayoría de encuestados es bueno ya que la compañía al no tener este inconveniente no retrasa las actividades que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos y metas marcadas por la misma.
Redundancia en las Actividades
28 Pregunta 5:
5. La compañía cuenta con una estructura orgánica-funcional clara y definida?
Tabla 7. Estructura orgánica - funcional
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 0 0 %
NO 97 100 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 5. Estructura orgánica - funcional
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
En su totalidad los encuestados manifiestan que la compañía no cuenta con una estructura orgánica – funcional definida dentro de la empresa.
Mediante un dialogo directo con los socios se conoce que existe un estructura pero no es adecuada y no se encuentra socializada, por lo que las personas o demás socios no conocen como se encuentra estructurada la compañía. Por lo que es muy recomendable realizar este trabajo ya que permitirá dar a conocer los niveles jerárquicos de la misma.
Cuenta con estructura orgánica funcional
29 Pregunta 6:
6. La toma de decisiones es demorada?
Tabla 8. Decisiones demoradas
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 97 100 %
NO 0 0 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 6. Decisiones demoradas
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
El 100% de los encuestados nos manifiestan que existe la toma de decisiones demorada, lo que es perjudicial para la compañía ya que puede perder grandes oportunidades debido a la falencia de una buena estructura, por lo que se debe implantar la misma para mejorar este tipo de problemas e inconvenientes dentro de la compañía.
Decisiones demoradas
30 Pregunta 7:
7. Contiene COMTRANSMIG el plan estratégico como referentes a la gestión de la misma?
Tabla 9. Plan estratégico
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 97 100 %
NO 0 0 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 7. Plan estratégico
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
Existe un plan estratégico dentro de la compañía, lo que es algo bueno ya que se tiene el pilar de la misma, para la realización y cumplimiento de los objetivos y metas.
Plan estratégico
31 Pregunta 8:
8. Esta de acuerdo con el plan estratégico vigente?
Tabla 10. De acuerdo con el plan estratégico
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 19 20 %
NO 78 80 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 8. De acuerdo con el plan estratégico
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
Un mínimo número de los encuestados se encuentran de acuerdo con el plan estratégico vigente de la compañía, mientras que la mayoría no lo están. Para lo cual se debería actualizar el mismo y poner en conocimiento de todos los socios y trabajadores de COMTRANSMIG.
De acuerdo con el plan estratégico
32 Pregunta 9:
9. Se encuentra oportunamente comunicado sobre los objetivos, cambios, logros, y/o actividades de COMTRANSMIG?
Tabla 11. Comunicación oportuna
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 0 0 %
NO 97 100 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 9. Comunicación oportuna
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
El 100% de los encuestados indican que no existe una comunicación oportuna dentro de la compañía. Siendo este un gran causante para que no se cumplan con todas las actividades y objetivos dentro de la compañía.
Comonucación oportuna
33 Pregunta 10:
10.Considera necesario la creación de una estructura orgánica - funcional?
Tabla 12. Creación estructura
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 97 100 %
NO 0 0 %
TOTAL 97 100 %
Fuente: Elaboración propia mediante aplicación de la encuesta.
Ilustración 10. Creación estructura
Fuente: Elaboración propia mediante tabulación de la encuesta aplicada.
Análisis e Interpretación:
En su totalidad las personas encuestadas están de acuerdo que se debe realizar la creación y difusión de la estructura de la compañía. Lo que facilitaría el trabajo de las personas que laboran en la misma para llegar a tener un mejor desempeño.
Creación estructura
34 2.5.ESQUEMA DE LA PROPUESTA
Diseño de una Estructura orgánica – funcional para la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la provincia de Cotopaxi.
Ilustración 11. Etapas del Diseño de la Propuesta
Fuente: Elaboración propia.
ETAPAS DEL DISEÑO DE LA PROPUESTA
ETAPA III Formulación de las
estrategias de la propuesta ETAPA II
Diagnóstico estratégico ETAPA I
Análisis Situacional
Desarrollo de la Visión, Misión, Objetivos, Valores,
Organigramas Análisis del ambiente
Naturaleza de la Empresa
Visión Misión Principios
35 CAPÍTULO III
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA CON SU VALIDACIÓN Y/O
EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1.Primera Etapa
3.1.1. Análisis Situacional
Al momento “COMTRANSMIG” no cuenta con cuenta con una Estructura Orgánico –
Funcional, y se viene manejando de una manera empírica ya que la presidencia fue asumida por un socio, debido a la necesidad de ocupar ese puesto.
3.1.1.1 Naturaleza de la empresa
Identificación: Compañía
Razón Social:
Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la provincia de Cotopaxi.
Rol único tributario: 1801285527001
Dirección:
Av. Confraternidad y Eloy Alfaro.
Teléfono:
36 3.1.1.2 Misión:
“COMTRANSMIG” presta servicios de transporte.
3.1.1.3 Visión:
Lograr para el año 2018 el liderazgo en la prestación del servicio de transporte, fortalecer la participación en el servicio de transporte.
3.1.1.4. Principios:
Preocupación por el cliente: trabajamos por ser una de las mejores empresas de
servicio del país.
Seguridad: Tu seguridad está primero.
Eficiencia: Deseamos ser un referente para los otros metros del mundo. Colaboración: Trabajando juntos, avanzamos más rápido.
Transparencia: La transparencia está detrás de todos nuestros actos.
3.2.Segunda Etapa
3.2.1. Diagnostico estratégico
37 3.2.1.1. Análisis del ambiente
Para la realización del análisis del ambiente se realizara un FODA donde determinaremos los factores internos como los factores externos de COMTRANSMIG.
Tabla 13. FODA
F A C T O R E S I N T E R N O S
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
F A C T O R E S E X T E R N O S
1. COMTRANSMIG, no cuenta con una planeación y organización adecuada.
2. No hay una estructura organizacional clara y definida. 3. La compañía no cuenta con un
manual de funciones o de perfiles, el cual establezca claramente sus funciones y responsabilidades.
4. No existe suficiente claridad en las responsabilidades asignadas, lo que puede llevar a la realización de actividades redundantes.
5. La in formación no es suficientemente clara.
6. Existen dentro de la compañía problemas con la comunicación interna.
7. La toma de decisiones llega a ser demorada.
1. Nuevas normativas de funcionamiento.
2. Mejoramiento y equipamiento de las unidades
FORTALEZAS AMENAZAS
1. Unión de los socios. 2. Unidades nuevas.
3. Renovación y mantenimiento constante de las unidades.
4. Personal capacitado.
1. Cambios en la legislación. 2. Cambio del entorno (políticas). 3. Uso de nuevos transportes
38
5. Buen trato al usuario. 6. Precios justos.
7. Establecida legalmente. 8. Cumplimiento de objetivos.
Fuente: Elaboración propia mediante observación en la compañía.
3.3.Tercera Etapa
3.3.1. Formulación de estrategias
En este ápice se desarrollan las diversas estrategias para aplicarse en Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la provincia de Cotopaxi;
como son: la nueva misión, visón, objetivos, valores, políticas, organigrama, manual de funciones.
3.3.1.1. Misión
COMTRANSMIG es una cooperativa dedicada a prestar servicio de transporte de carga pesada. Su principal cliente interno es el asociado, quien provee el recurso operativo para prestar dichos servicios y así satisfacer las necesidades de los usuarios. Contamos con infraestructura operativa moderna y confortable, con personal altamente calificado con una reconocida experiencia, responsabilidad y cumplimiento del servicio; que ha garantizado la permanencia en el mercado, la fidelidad de nuestros clientes y el bienestar laboral a nuestros trabajadores.
39 COMTRANSMIG en el año 2016 mediante la prestación de un servicio de transporte apoyado en tecnología adecuada, un capital humano comprometido y con vocación de servicio, conductores (operadores terrestres) profesionales y un parque automotor renovado y en armonía con el ambiente, estará posicionada como una de las empresas de transportes más competitiva de Antioquia, reconocida por trabajar bajo principios de responsabilidad social.
3.3.1.3. Objetivos
Brindar un servicio profesional, seguro y eficiente a nuestros clientes. Satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los clientes. Ofrecer servicios de alta calidad
Motivar la clientela como recompensa a la utilización de nuestros servicios. Responder prontamente ante devoluciones, reembolsos, quejas, entre otros.
Capacitar permanentemente al personal en búsqueda de un mejoramiento continuo,
que redunde a bien en su trabajo y presten un servicio superior a los clientes. Atender con las peticiones de nuestros clientes en forma permanente y oportuna.
3.3.1.4. Valores
Honestidad Transparencia
Responsabilidad Social Confianza
Respeto Compromiso Responsabilidad Trabajo en equipo Integridad
40 3.3.1.5. Políticas
Estamos comprometidos a mantener una excelente relación con la comunidad y
compartir los beneficios económicos con los individuos con quienes trabajamos y vivimos.
Como profesionales del transporte tenemos como prioridad la seguridad y el
cumplimiento de las regulaciones que nos rigen.
Más allá de eso, estamos dedicados a mantener condiciones de trabajo basadas en la
confianza y respeto mutuo.
COMTRANSMIG con la finalidad de brindar a nuestros usuarios un servicio de
excelente calidad. Se compromete a trabajar bajo el principio de calidad, mejorando continuamente sus procesos, cumpliendo con los requisitos legales, internos y externos, renovando continuamente el parque automotor y fortaleciendo la competencia de su capital humano.
3.3.2. Estructura Orgánica - Funcional
La Administración superior de la en Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” de la provincia de Cotopaxi está radicada por la Junta de Accionistas,
integrado por su Presidente, Vicepresidente y ocho Directores. Las funciones, responsabilidades y competencias de los directores y ejecutivos principales de la empresa se regirán al manual de funciones y procedimientos de la misma.
3.3.2.1.Organigrama Estructural
Ilustración 12. Organigrama
Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express
“COMTRANSMIG”
Fecha: 17 Dic.
41
Dirección Misionales Apoyo
Fuente: Elaboración propia
3.3.3. Manual de Funciones
CIUDAD: FECHA:
AMBATO 06/12/2012
Logo empresa
ADMINISTRATCIÓN MANTENIMIENTO
SISTEMAS CONTABILIDAD FACTURACIÓN TESORERIA JU N T A D E A C C IO N IS T A S P R E S ID E N T E G E N T E G E N E R A L VENTA DIRECTA
PUNTO DE VENTA CAJERO
42 MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
SGC – ISO 9001-2000 CODIGO:RGO-RRHH-MFUN-01 Rev.:
MANUAL DE FUNCIONES BASADO EN EL ENFOQUE POR COMPETENCIAS
Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” Latacunga (2013)
Elaborado: Cristian Fernando Tapia Jurado
Revisado: Presidente de “COMTRANSMIG”
Aprobado: Consejo Directivo de
“COMTRANSMIG” Fecha:
06/Diciembre/2013 Fecha: 10/Diciembre/2013 Fecha: 16/Diciembre/2013
Firma: Firma: Firma:
44 1. OBJETO
Este manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad, competencias y responsabilidades. Tiene por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, competencias, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa
El propósito fundamental de este manual es el de instruir a los miembros que la componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
También es objeto de este documento dejar con toda claridad precisado el nivel de jerarquía de cada uno de los cargos que se presentan en el organigrama estructural de la institución así como cubrir los riesgos operacionales.
2. ALCANCE
El alcance de este Manual comprende su conocimiento, obligación y desarrollo dentro de los límites orgánicos de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG” y facilita el proceso de inducción del personal y su adiestramiento.
45 El perfil del puesto se aplica tanto para el personal Administrativo como para al personal Operativo de Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG”, o que permite una mejor selección de nuevo personal, así como una adecuada promoción de quienes ya laboran en la Institución.
Las fichas de Competencias Laborales se han definido en base a varios parámetros como las unidades de competencia, los procedimientos a ejecutarse y criterios de desempeño, educación, formación, habilidades - destrezas - experiencia y actitudes que permite asegurar la operación eficaz y eficiente de los procesos de la Compañía de Transporte Pesado San Miguel Express “COMTRANSMIG”.
3. Referencias
a) Norma ISO 9001:2000 b) Manual de calidad c) Manual de procesos
4. Definición de Términos
Dentro de este manual se utiliza los siguientes términos:
46 b) Unidad de Competencia:La unidad de competencia está conformada por un conjunto de criterios de desempeño; reviste un significado claro en el proceso de trabajo y, por tanto, tiene valor en el ejercicio del trabajo.
c) Criterio de Desempeño: Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si el trabajador alcanza o no el resultado descrito en la unidad de competencia.
d) Educación: La educación formal hace referencia a los ámbitos de las escuelas, institutos, universidades, módulos, y son los niveles formales alcanzados en educación media y/o superior en secundarias, universidades o escuelas politécnicas.
e) Formación: La educación integral que abarca todo el ser humano a través de cursos, academias, e instituciones, que no se rigen por un particular currículo de estudios y se obtiene a través de conocimientos adquiridos en eventos de educación continúa de capacitación, actualización y/o perfeccionamiento.
f) Destrezas: Se considera a las habilidades que alcanzan un alto grado de desempeño.
g) Experiencia: Aprendizaje que se adquiere con la práctica. El concepto de experiencia generalmente se refiere al conocimiento procedimental (cómo hacer algo), en lugar del conocimiento factual (qué son las cosas). Los filósofos tratan el conocimiento basado en la experiencia como "conocimiento empírico" o "un conocimiento a posteriori".
47 forma de motivación social que impulsa y orienta la acción hacia determinados objetivos y metas.
i) Aptitud: La aptitud hace referencia a la capacidad de una persona pararealizar una tarea en forma correcta. En psicología, en cambio, el términoabarca tanto las capacidades cognitivas como las características emocionales y de la personalidad.
j) Organigrama funcional: Define jerarquía de funciones o puestos, de acuerdo a las responsabilidades de cada cargo.
5. Responsabilidades
El responsable de elaborar este documento es el Sr. Cristian Fernando Tapia
Jurado.
El responsable de revisar este documento es el Presidente.
El responsable de aprobar este documento es el Consejo Directivo.
Las modificaciones se realizarán de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos. El historial de cambios o modificaciones de cada documento se detallarán en el inciso 0 que corresponde a la Hoja de Modificaciones.
6. Metodología de evaluación de desempeño por competencias
Enfoque de competencias
48 El propósito de la administración basada en normas de competencia es promover el uso eficiente de los recursos de cómputo a través de la permanente capacitación tanto a los informáticos como a los usuarios, así como combinar la administración y el trabajo. Este tipo de administración, además de reconocer el resultado de los procesos de capacitación formal, también reconoce los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridos con la experiencia laboral.
Sin embargo, este modelo de trabajo cuestiona la suficiencia de los títulos universitarios y plantea como más importante poseer competencias para la solución de problemas específicos que tener una preparación en lo abstracto sin la posibilidad de contar con expectativas para solucionarlos.
Propósitos de la administración basada en competencias
Buscar una formación que favorezca el desarrollo integral del hombre, haciendo
posible su real incorporación a la sociedad contemporánea.
Promover una formación de calidad, expresada en términos de competencia para
resolver problemas de la realidad.
Articular las necesidades de formación del informático con las necesidades del
mundo del trabajo.
Promover el desarrollo de la creatividad, la iniciativa y la capacidad para la toma de
decisiones.
Integrar la teoría y la práctica, el trabajo manual y el trabajo intelectual.
Promover el desarrollo de competencias consideradas desde una visión holística,
tanto en términos genéricos como específicos.
Promover cambios en lo que los informáticos saben y en el uso que pueden hacer
de lo que saben.
49 Programas de capacitación / unidades de trabajo
Programas de capacitación y procesos de trabajo más flexibles y diversificados. Contenidos con referencia a condiciones que operan en la realidad.
Contenidos relevantes y significativos.
Elementos de la competencia: saberes teóricos, práctico/técnico, metodológicos y
sociales.
Atributos de la competencia: habilidades, conocimientos, aptitudes, actitudes y
valores.
Los programas se articulan en referencia a la problemática identificada, a las
competencias genéricas o específicas, así como a las unidades de competencia en las que se clasifican.
Los objetivos de capacitación deben cumplir una función integradora entre la teoría
y la práctica.
Evaluación
Parte de una concepción de evaluación integral que considera elementos generales
y particulares.
Las unidades de competencia se desglosan en indicadores o criterios de desempeño. Los indicadores o criterios de desempeño remiten a los criterios de evaluación. Se modifican las prácticas de la evaluación (sin descartar algunas formas
tradicionales) haciéndolas más congruentes y exigentes.
Servicio al usuario
50 Reconoce a la práctica como recurso para consolidar lo que se sabe, para poner
en acción lo que se sabe y para aprender más.
Reconoce al informático como capaz de auto dirigir y organizar su atención al
usuario.
Reconoce distintas vías para aprender y, por tanto, que el trabajo no sea el único
lugar de aprendizaje.
Los servicios al usuario (competencias genéricas y específicas) se deben aplicar
en situaciones y problemas distintos (transferencia). Enfatiza la práctica real como base de la teoría. Requiere de procesos activos y reflexivos.
De igual manera, el modelo de competencias implica promover condiciones y
situaciones de servicio al usuario que permitan:
Integrar el servicio al usuario a las condiciones reales de trabajo.
Identificar o construir condiciones de aplicación más reales (por ejemplo,
desarrollo e implantación de sistemas computacionales).
Elaborar estudios de viabilidad que permitan arribar a diferentes soluciones o a
varias vías de solución.
Crear entornos que sean cooperativos, colaborativos y apoyadores.
Alternar momentos de confrontación entre situaciones reales con momentos de
sistematización del conocimiento o teoría.
Priorizar estrategias en las que los informáticos jueguen un papel activo, que les
permita descubrir y construir conocimiento por sí mismos.
Realizar evaluaciones longitudinales y múltiples para reunir evidencias de
desempeño desde diferentes fuentes.
Identificar posibles niveles de desempeño como criterios para la evaluación. Promover el servicio al usuario a través de situaciones problemáticas.
51 A partir de lo antes señalado, es claro que uno de los propósitos que se plantea el área de procesamiento de datos al adoptar un modelo trabajo por competencias es elevar la calidad de la administración aplicada y así mejorar de manera continua la calidad del servicio al usuario, para ayudarles a conseguir sus propósitos en sus funciones sustantivas.
Modelo de Competencias
Competencia es “la capacidad para actuar con eficiencia, eficacia y satisfacción sobre algún aspecto de la realidad personal, social, natural, o simbólica”. Cada competencia
viene a ser un aprendizaje complejo que integra habilidades, aptitudes y conocimientos básicos. Se desarrolla a través de experiencias de aprendizaje en cuyo campo de conocimiento se integran tres tipos de saberes: conceptual (SABER), procedimental (SABER HACER) y actitudinal (SER).
Implica la combinación de conocimientos, habilidades y actitudes en contextos situacionales, que habilitan a una persona para seleccionar y aplicar correctamente aprendizajes adquiridos a situaciones nuevas o en la relación de nuevas acciones en el ámbito laboral, social y personal.
Competencia: Una formula sencilla para definir este concepto es:
COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A
52 CONOCIMIENTO K: contenidos proposicionales aceptados como verdaderos
mediante algún tipo de justificación teórica.
HABILIDAD H: manifestación objetiva de una capacidad individual cuyo nivel de
destreza produce eficiencia en una tarea.
ACTITUD A: conducta postural y/ o situacional que manifiesta la ponderación de
un valor.
En el ambiente laboral, siempre van a existir aspectos que alteren el equilibrio de los elementos de las competencias, las restricciones en la situación de trabajo tales como reglas excesivas, relaciones interpersonales, un estilo de dirección inadecuada, usuarios no comprometidos, procesos de trabajo obsoletos, pueden dar al traste con la actitud.
Por extensión, para que una persona muestre los comportamientos que componen las competencias incluidas en los perfiles requeridos (por su trabajo o por las situaciones personales que afronta), es necesaria la presencia y conjunción de los siguientes elementos:
Saber:
Conjunto de conocimientos relacionados con los comportamientos implicados en la competencia. Pueden ser de carácter técnico (orientados a la realización de tareas) y de carácter social (orientados a las relaciones interpersonales).
53 Saber Hacer:
Conjunto de habilidades que permiten poner en práctica los conocimientos que se poseen. Se puede hablar de habilidades técnicas (para realizar tareas diversas -por ejemplo, hacer una pared de ladrillos, operar a un paciente o realizar un balance contable-), habilidades sociales (para relacionarnos con los demás en situaciones heterogéneas -trabajar en equipo, ejercer liderazgo, negociar, hablar en público), habilidades cognitivas (para procesar la información que nos llega y que debemos utilizar para analizar situaciones, tomar decisiones), etc.
Lo habitual es que estas distintas habilidades interactúen entre sí; por ejemplo, dar una charla en público puede implicar no sólo el acto en sí de dirigirse a una audiencia y hablarle de algún tema (habilidad social), sino también, analizar sus reacciones, anticipar preguntas o críticas, estructurar mentalmente el contenido (habilidades cognitivas), reducir la ansiedad que le crea la situación (por medio de estrategias que implican habilidades motoras y cognitivas) y utilizar los medios audiovisuales de apoyo a la charla (habilidades técnicas).
Lo referido anteriormente acerca del aprendizaje de conocimientos sirve también para el aprendizaje de habilidades; de igual modo, disciplinas como la Psicología Social o la Modificación de Conducta, y orientaciones como la del Aprendizaje Social, entre otras, aportan suficientes conocimientos y procedimientos en cuanto a la concepción, evaluación y entrenamiento de dichas habilidades.
Saber Estar:
54 valores, creencias y actitudes en tanto elementos que favorecen o dificultan determinados comportamientos en un contexto dado.
Las actitudes son un tema clásico en la Psicología Social que cuenta con un amplio desarrollo y aplicación, tanto en un nivel más macro (por ejemplo, en medios de comunicación), como en un nivel micro (por ejemplo, en las múltiples relaciones interpersonales), y en el que asuntos como el origen, evaluación y cambio de actitudes (con un lugar destacado para la persuasión) son principal foco de interés.
Querer Hacer:
Conjunto de aspectos motivacionales responsables de que la persona quiera o no realizar los comportamientos propios de la competencia. Se trata de factores de carácter interno (motivación por ser competente, identificación con la tarea, etc.) y/o externo (dinero "extra", días libres, beneficios sociales, etc.) a la persona, que determinan que ésta se esfuerce o no por mostrar una competencia.
La Psicología de la Motivación proporciona pautas de análisis para comprender la motivación humana, las variables implicadas y las posibles estrategias para abordarla.
Poder Hacer: Conjunto de factores relacionados con: