CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
DEIBY OJEDA AMAYA
ING. INDUSTRIAL – CONTADOR PUBLICO INSTRUCTOR
SENA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO
DEFINICION
Interpreta
los
resultados
de
la
contabilidad,
justifica
su
estructura
financiera,
elabora
los
indicadores
financieros y de gestión para encontrar
respuesta
al
desempeño
de
la
administración y mediante una segunda
lectura los relaciona con los del sector y
concluye en un informe
CONTABILIDAD
Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los
problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que la ubiquen en nuevos
escenarios probables y posibles, con un
análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con la
CONTABILIDAD
Informa a los usuarios los resultados en
primera instancia a la gerencia, luego a la
Asamblea general o Junta de socios que
toma las decisiones de mejoramiento,
estrategias hacia el futuro, distribución de
excedentes. También a los proveedores,
CONTABILIDAD
Seguimiento mediante indicadores de
gestión sobre los planes que dan la
factibilidad financiera al negocio para
llegar al final del ejercicio económico con
resultados y dar explicación a las
CONTABILIDAD
Algunos gurús de la administración opinan
que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero,
porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de la situación real; y
CONTABILIDAD
Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, es como
quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no se debe
desconocer el pasado, hay que potenciarlo
mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto,
porque hay administradores que toman
CLASES DE CONTABILIDAD
Existen diferentes bases comprensivas de
contabilidad. Las más importantes permiten referirse a cinco grandes tipos de
contabilidad:
1. Contabilidad financiera 2. Contabilidad fiscal
P.C.G.A.
El ente económico está inmerso en el concepto de
empresa, sobre el cual se predica unidad de mando, control de bienes y recursos con plena identidad, los cuales cumple la contabilidad al identificar la unidad de caja y la individualidad para cada empresa
El ente económico es la empresa, esto es, la
actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los
Continuidad
Los recursos y hechos económicos deben
contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo.
Unidad de medida
Los diferentes recursos y hechos económicos
Período contable
El ente económico debe preparar y difundir
periódicamente estados financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse
previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general
Valuación o medición
Tanto los recursos como los hechos económicos
que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.
Con sujeción a las normas técnicas, son criterios
de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.
Valor o costo histórico es el que representa el
Esencia sobre la forma
Los recursos y hechos económicos deben ser
reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los
hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio
Realización
Solo pueden reconocerse hechos económicos
Realización
El beneficio o sacrificio económico, o el
cambio en los recursos a que se refiere el presente artículo, podrá cuantificarse estimando la variación en el valor de realización o de mercado a que se refiere el Artículo 10 del presente decreto
CASOS Y ANALISIS
Se recibe dinero en calidad de arras del
CASOS Y ANALISIS
Se entrega la casa y se firma la escritura en
la notaría mediante el respectivo pago del excedente. En el momento de la firma, pago de derechos a la notaría por las partes y recibo del excedente se debe contabilizar la venta
CASOS Y ANALISIS
La empresa va a comprar un lote de terreno y
CASOS Y ANALISISS
Se investigó sobre un nuevo producto y los
costos se llevaron a costo de venta. Hasta tanto el proyecto no concluya exitoso no se pueden activar como costo de inventario ni como costo de venta, porque si no sale exitoso hay que diferirlos en un tiempo prudencial
Asociación o relación de
causalidad
Asociación o relación de
causalidad
La asociación se conoce como el
apareamiento entre ingresos y gastos para no sobreestimar ingresos o subestimar gastos que puedan dar una falsa imagen de la situación económica y de la gestión de la administración del negocio.
CASOS Y ANALISIS
Se contrata la pauta publicitaria por 6 meses.
CASOS Y ANALISIS
Se entrega al empleado efectivo por concepto
de viáticos. Por lo regular los gastos de viaje y viáticos se asocian con el mes en que se
ejecuta la comisión del empleado.
CASOS Y ANALISIS
Se contribuyó al reinado del bambuco por ser
CASOS Y ANALISIS
Se le pagó pasajes a la esposa del gerente a
San Andrés Islas. Estos gastos no tienen
relación de causalidad, por consiguiente, no se acepta como gasto fiscal, ni como gasto contable.
CASOS Y ANALISIS
Se pagó la multa por accidente de tránsito
CASOS Y ANALISIS
La administración de impuestos sancionó a la
empresa por libros de contabilidad y llevó a gastos la sanción.
Si la contabilidad es la fuente de información
para la DIAN, esa sanción no tiene ninguna relación de causalidad con la producción de la renta, porque la empresa no fue creada para cometer irregularidades
CASOS Y ANALISIS
El empleado demandó la empresa por no
CASOS Y ANALISIS
El contador no tuvo en cuenta los gastos
incurridos en el período. A pesar de tener relación de causalidad, ser proporcionales y necesarios en la prestación del servicio, no debe seguir sucediendo, menos los de final de año, porque entonces los estados financieros no cumplen los objetivos de la contabilidad
CASOS Y ANALISIS
No se amortizaron los gastos ni los cargos
Mantenimiento del patrimonio
El mantenimiento del patrimonio se refiere a
la utilidad o excedente que dejan las operaciones, siempre y cuando se hayan hecho los ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR, porque ya no hay necesidad de aplicar los ajustes integrales por inflación al patrimonio financiero (aportado por los socios) ni al patrimonio físico u operativo (Activos del negocio).
Mantenimiento del patrimonio
Solamente después de estos hechos se puede
Mantenimiento del patrimonio
Si por alguna circunstancia no se puede
capitalizar las utilidades, pierde capacidad el patrimonio frente a las necesidades y requerimiento de capital de trabajo o de inversión, por esta razón muchas empresas requieren en forma permanente financiamiento a través de instituciones financieras que exigen un costo superior en muchos casos a la rentabilidad del negocio
CASOS Y ANALISIS
Los estados financieros no fueron aprobados
CASOS Y ANALISIS
La empresa distribuyó, en calidad de
dividendo en acciones y dividendo en
efectivo, más del 70% de las utilidades. En la medida que se distribuya un mayor valor
como dividendo o participación, se disminuye el mantenimiento del patrimonio
CASOS Y ANALISIS
Se capitalizó la revalorización del patrimonio
CASOS Y ANALISIS
La Asamblea olvidó aprobar la reserva legal.
Si la Asamblea olvidó aprobar esta reserva, necesariamente debe repetir la asamblea, porque no puede distribuir ningún valor habiendo omitido esta reserva que es de carácter legal para las sociedades de responsabilidad limitada y para las sociedades de capital
CASOS Y ANALISIS
No se realizaron los estudios técnicos sobre
CASOS Y ANALISIS
La empresa no tiene suficiente flujo de
efectivo para pagar el dividendo decretado en efectivo. Cuando las utilidades del estado de resultados tienen componentes de ingresos solamente causados y su recuperación dura varios meses, retarda el flujo de efectivo para tomar la decisión de pago, por esta razón es muy importante programar el pago con base en estado de flujos de efectivo
REVELACION PLENA
El ente económico debe informar en forma
REVELACION PLENA
La norma de revelación plena se satisface a
través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno
REVELACION PLENA
También contribuyen a ese propósito los
REVELACION PLENA
En las empresas, los servicios profesionales
del contador son garantía de una información oportuna y razonable por el aporte en la revelación plena en notas a los estados financieros, para prever futuras consecuencias que puedan afectar la marcha
CASO Y ANALISIS
La empresa solamente presentó el Balance y
CASO Y ANALISIS
No se presentaron las notas a los estados
financieros. La presentación de notas a los estados financieros es garantía de la revelación plena, porque en ellas se detallan las cuentas y los valores, con algunos detalles que le sirven al lector de estados financieros para hacer sus análisis y sacar sus propias conclusiones. Un estado financiero sin notas, es como mostrarle una foto sin dar explicación de quienes son los personajes
CASO Y ANALISIS
No se presentó la certificación de los estados
CASO Y ANALISIS
No se presentó el informe de gestión. El
informe de gestión es la oportunidad para que los directivos demuestren sus avances y aciertos en la administración de los recursos
CASO Y ANALISIS
No se acompañó los estados financieros con
CASO Y ANALISIS
No se presentó el plan de fortalecimiento de
la compañía. Es necesario que los directivos procuren hacer un plan de fortalecimiento de los negocios, para poder competir con mayor fortaleza en ambientes competitivos
CASO Y ANALISIS
No se ejerce el control interno y la compañía
Importancia relativa o
materialidad
El reconocimiento y presentación de los hechos
económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.
Un hecho económico es material cuando,
debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información
Importancia relativa o
materialidad
Al preparar estados financieros, la
Importancia relativa o
materialidad
Una partida que no tenga la suficiente
importancia relativa como para justificar su presentación separada en esos estados financieros, puede justificar su presentación separada en las notas (Fundación IASC, 2009. Módulo 3, Presentación de estados financieros).
MATERIALIDAD
Existen hechos significativos que se cuantifican al
MATERIALIDAD
Desde el punto de vista de la auditoría, la
importancia material recae sobre los activos fijos que por su mayor cuantía deberían ser objeto de mayor vigilancia, en tanto que la importancia relativa recae sobre el efectivo o disponible que tiene un menor valor pero exige de la administración y los órganos de control mayor vigilancia por la facilidad de cometer fraudes por parte de las personas responsables de su manejo
MATERIALIDAD
Un caso muy especial es la empresa Coca
CASOS Y ANALISIS
Nadie incursionaría en el montaje de una
empresa sin el previo estudio técnico, tampoco pagaría un estudio cuando los gastos relativos significan el 40% del valor del bien, ni tampoco gastaría una vela de $1.000 para buscar una moneda de $100.
CASOS Y ANALISIS
Un lápiz que vale $1.000 pesos la empresa le
CASO Y ANALISIS
La empresa llevó la compra del activo a
gastos del período. Este es un caso extremo, y se omitió la importancia material del bien, pues es necesario de acuerdo a su valor, controlarlo durante su vida útil productora de renta.
CASO Y ANALISIS
Todo gasto se capitaliza para diferirlo en
Prudencia
Cuando quiera que existan dificultades para medir de
manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos
Los sistemas especiales de valoración a precios de
mercado con base en los cuales se determina el valor de realización o de mercado, se tendrán como mediciones confiables y verificables de los hechos económicos realizados
Prudencia
CASO Y ANALISIS
La empresa sobre estima los bienes y
derechos (activos) por la excesiva capitalización de gastos y la falta de realización de depreciaciones o provisiones. La prudencia se practica al momento de registrar la operación contable, teniendo en cuenta también otras normas básicas de asociación y realización del gasto cuando ha cumplido su vigencia en la producción de la renta
CASO Y ANALISIS
La empresa sobre estima los ingresos y paga
un mayor impuesto hoy aprovechando la liquidez de la empresa. Esta política es
CASO Y ANALISIS
La empresa subestima pasivos para aumentar la participación de los socios, pero cuando éstos se modifiquen pueden generar crisis por la incapacidad de pago; también permite defraudar a la empresa al ocultar obligaciones y perder imagen ante los proveedores. Muchas empresas ante la agonía financiera, hacen cualquier práctica contable creativa, con el fin de ocultar situaciones, que cuando se descubren traen consigo múltiples consecuencias desastrosas
CASO A ANALISIS
La empresa subestima ingresos para
PRUDENCIA
Corolario: la prudencia hace verdaderos
sabios y verdaderas empresas de éxito.
Características y prácticas de
cada actividad
Procurando en todo caso la satisfacción de las
Características y prácticas de
cada actividad
Toda empresa es individualmente distinta de las
demás en su naturaleza, en su forma de hacer los negocios, en sus productos y procesos; por consiguiente, no se aplican las mismas cuentas o procesos de otras, pues hay que individualizarlas para ser razonables a la calidad de la información y a la tecnología que utiliza. Esta diferenciación también se predica en cuanto a la aplicación de normas impositivas, incentivos del Estado y tratamientos especiales o restricciones en su actividad.
CASOS Y ANALISIS
El Contador no conoce el negocio. Si no se
CASOS Y ANALISIS
A la empresa comercial se le aplicó el PUC de
cooperativas. Cada empresa tiene su plan de cuentas específico, en la práctica existen 18 planes de cuentas, por esta razón los hay, para aseguradoras, cooperativas, empresas de servicios de salud y por supuesto, para los comerciantes
CASOS Y ANALISIS
La comercializadora al menudeo no tiene
CASO Y ANALISIS
La empresa no hace depreciación de los
activos fijos. La práctica de las depreciaciones es una forma de convertir los activos en gastos, porque todos los activos tienen la característica de ser un gasto a largo plazo
