UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
Carrera de Contabilidad y Auditoría
Tesis previa la obtención del título de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TEMA:
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS UCT”
AUTORA:
ELBA XIMENA PAREDES JÁCOME
Director
Ing. Gustavo Bejarano
i AGRADECIMIENTO
ii DEDICATORIA
iii ÍNDICE GENERAL
Pág.
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Tema 01
1.2 Planteamiento del Problema 01
1.3 Formulación del Problema 03
1.4 Sistematización del Problema 03
1.5 Objetivos 04
1.5.1 Objetivo General 04
1.5.2 Objetivos Específicos 04
1.6 Justificación 05
1.7 Hipótesis 06
1.7.1 Hipótesis General 06
1.7.2 Hipótesis Específicas 06
1.8 Variables 07
1.8.1 Variable Independiente 07
1.8.2 Variable Dependiente 07
1.8.3 Operatividad de las Variables 07
1.9 Metodología de la Investigación 08
1.9.1 Métodos 08
1.10 Diseño de la Investigación 09
1.10.1 Fuente 10
1.11 Tratamiento y Análisis de Los Datos 10
CAPÍTULO II: ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS “UCT”.
2.1 Antecedentes 11
2.2 Estructura Orgánica de la Universidad de Especialidades
Turísticas “UCT”. 15
2.2.1 Del Domicilio 15
2.2.1.1 Ubicación 15
2.2.2 Autoridades y Organismos 16
iv
Pag.
2.2.2.2 Análisis de la Estructura del Organigrama 18
2.2.2.3 Objetivo del Organigrama 18
2.2.2.4 Ventajas del Organigrama 19
2.2.3 Finalidad y Alcance 19
2.2.4 Misión y Visión 21
2.2.4.1 Misión 21
2.2.4.2 Visión 21
2.2.5 Principios Institucionales 22
2.2.6 Alcance 22
CAPÍTULO III: MARCO REFERENCIAL
3.1 Marco Teórico 23
3.1.1 Auditoría 23
3.1.1.1 Tipos de Auditoría 24
3.1.1.2 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) 25
3.1.1.2.1 Normas Generales o Personales 25
3.1.1.2.2 Normas de Ejecución del Trabajo 26
3.1.1.2.3 Normas de Preparación del Informe 26
3.1.1.3 Técnicas y Procedimientos de Auditoría 27
3.2 Control Interno 29
3.2.1 Componentes de la Estructura del Control Interno 30
3.2.2 Beneficios del Control Interno 36
3.2.3 Tipos de Control 37
3.2.3.1 Por la Función 37
3.2.3.1.1 Control Administrativo 37
3.2.3.1.2 Control Contable 38
3.2.3.2 Por la Ubicación 38
3.2.3.2.1 Control Interno 38
3.2.3.2.2 Control Externo 38
3.2.3.3 Por la Acción 39
3.2.3.3.1 Control Interno Previo 39
3.2.3.3.2 Control Concurrente 39
v
Pag.
3.2.3.4 Otras Clasificaciones 40
3.2.3.4.1 Control Preventivo 40
3.2.3.4.2 Control Detective 40
3.2.3.4.3 Control Correctivo 40
3.2.3.5 Principios del Control Interno Generales 41
3.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno 42
3.2.4.1 Método de Diagrama de Flujo 43
3.2.4.2 Método de Descripciones Narrativas 43
3.2.4.3 Método de Cuestionarios Especiales 44
3.2.5 Procedimientos Necesarios para un adecuado
Sistema de Control Interno 45
3.2.5.1 Estructura del Control Interno 45
3.2.6 Elementos del Sistema de Control 48
3.2.6.1 Elementos de Control Interno y sus Pautas 49
3.2.6.2 Organización Estructural 51
3.2.6.2.1 Políticas y Procedimientos Contables y Operativos 51
3.2.6.2.2 Supervisión 52
3.2.7 El Control Interno Contable o Financiero 53
3.2.7.1 Proceso Contable 54
3.2.7.1.1 Objetivos 55
3.2.7.2 Estados Financieros Básicos 55
3.2.7.2.1 Sistema de Información Contable 57
3.3 Marco Conceptual 58
CAPÍTULO IV: DIAGNÓSTICO
4.1 Diseño o Tipo de Investigación 62
4.1.1 Investigación Explicativa 62
4.1.2 Investigación Correlacionar 62
4.1.3 Investigación Observacional 63
4.2 Método de Investigación 63
4.2.1 Métodos de Observación Científica 63
4.2.2 Método Inductivo 63
vi
Pág.
4.2.4 Método De Análisis 64
4.2.5 Método De Síntesis 64
4.3 Fuentes y Técnicas 64
4.3.1 Fuentes 64
4.3.2 Técnicas 65
4.4 Unidad de Análisis 65
4.5 Análisis de Interpretación de Datos 66
4.6 Diagnóstico del Control Interno en el Departamento
Administrativo Financiero 79
4.6.1 Organigrama Organizacional del Departamento
Administrativo Financiero 79
4.6.2 Generalidades del Departamento Financiero 80
4.6.2.1 Misión 80
4.6.2.2 Objetivos 80
4.6.2.3 Funciones del Departamento Financiero 81
4.6.3 Foda 82
4.6.4 Ingresos de Recursos Económicos 83
4.6.4.1 Ingresos de Autogestión 83
4.6.4.2 Egresos de Recursos Económicos 84
CAPÍTULO V: PROPUESTA
5.1 Introducción 85
5.2 Objetivos 86
5.2.1 General 86
5.2.2 Específicos 86
5.3 Justificación 87
5.4 Base Legal 87
5.5 Propuesta para la Organización Estructural 88
5.5.1. Nivel Directivo 91
5.5.2 Políticas de Administración Financiera 91
5.5.2.1 Control Interno Activos Circulantes 91
5.5.2.1.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 91
5.5.2.1.1.1 Caja Chica 92
vii
Pág. 5.5.2.1.1.2.1 Responsabilidad del Departamento Financiero frente al Efectivo 94
5.5.2.1.1.2.2 Controles sobre el Efectivo 94
5.5.2.1.1.2.3 Formato para Arqueo de Caja 96
5.5.2.1.1.2.4 Cierre del Diario de Caja 97
5.5.2.1.2 Bancos 97
5.5.2.1.3 Cuentas y Documentos por Cobrar 101
5.5.2.1.3.1 Cuentas por Cobrar 101
5.5.2.1.3.2 Documentos por Cobrar 105
5.5.2.1.4 Adquisiciones de Suministros y Materiales 106
5.5.2.1.4.1 Inventarios 106
5.5.2.1.4.2 Constataciones Físicas 106
5.5.2.1.5 Propiedad Planta y Equipo 109
5.5.2.1.5.1 Inmuebles, Maquinaria Y Equipo 109
5.5.2.2 Control Interno Para Pasivos 112
5.5.2.2.1 Documentos y Préstamos por Pagar 112
5.5.2.2.2 Autorización 113
5.5.2.2.3 Conciliaciones Periódicas 113
5.5.2.2.4 Vencimientos 113
5.5.2.2.5 Cotización y Pagos 114
5.5.2.3 Control Interno para Patrimonio 115
5.5.2.3.1 Inversiones en Instrumentos Patrimoniales 115
5.5.2.3.2 Reconocimiento de Ingresos 116
5.5.2.3.2.1 Ingresos por Ventas de Bienes 116
5.5.2.3.2.2 Ingresos por Ventas de Servicios 116
5.5.2.3.2.3 Ingresos por Intereses, Regalías y Dividendos 117
5.5.2.3.2.4 Ingresos por concepto de Arrendamientos Operativos 117
5.5.2.3.3 Costos De Financiamiento 117
5.5.2.3.4 Provisión Para Prima de Antigüedad e Indemnizaciones 117
5.5.3 Control Presupuestario 118
5.5.3.1 Introducción 118
5.5.3.2 Presupuesto para la Implementación del Sistema de Control Interno de la Universidad de Especialidades
viii
Pág.
CAPÍTULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones 143
6.2 Recomendaciones 145
- Anexos
- Bibliografía
ÍNDICE DE TABLAS Y CUADROS TABLAS
4.5.1 Sabe usted cuáles son sus Funciones dentro de la 67
Universidad
4.5.2 Tiene Conocimiento usted acerca de lo que es el Control Interno 68 4.5.3 Sabe Usted si la Universidad cuenta o Maneja un Sistema de
Control Interno 69
4.5.4 Qué Tipo de Control, conoce usted que se realiza en la Universidad
para el manejo de los Recursos Financieros 70
4.5.5 Cree usted que con la existencia de un Sistema de Control
mejorará la gestión financiera que se lleva a cabo en la Universidad 71
4.5.6 La Información Financiera de la Universidad que se da a conocer a
usted es a su criterio 72
4.5.7 Sabe usted si el departamento Administrativo Financiero cuenta
con la Información oportuna para la toma de decisiones por parte
de sus autoridades 73
4.5.8 Conoce usted si existe o no la tecnología adecuada para el
Control de la información Financiera en la Universidad 74
4.5.9 Existe una persona responsable para el manejo de Caja Chica,
para gastos menores 75
4.5.10 Las recaudaciones diarias son verificadas mediante
documentos sustentatorios 76
4.5.11 Se realizan cuadres diarios de Caja para que quede constancia
de las recaudaciones 77
ix
Pág.
CUADROS
1.9.1 Técnicas 09
2.2.2.1 Estructura Organizacional de la Universidad 17
3.2.6 Esquema del Ámbito de Aplicación del Control Interno 49
3.2.6.1 Esfera Esquemática del Control Interno y sus Elementos 50
3.2.7.2 Ciclo o Proceso Contable 56
4.4 Cuadro de la Estructura de la Universidad 66
4.5.1 Sabe usted cuáles son sus Funciones dentro de la 67
Universidad
4.5.2 Tiene conocimiento usted acerca de lo que es el Control Interno 68 4.5.3 Sabe usted si la Universidad cuenta o maneja un Sistema de
Control Interno 69
4.5.4 Qué tipo de Control, conoce usted que se realiza en la
Universidad para el manejo de los Recursos Financieros 70
4.5.5 Cree usted que con la existencia de un Sistema de Control
mejorará la Gestión Financiera que se lleva a cabo en la Universidad 71
4.5.6 La Información Financiera de la Universidad que se da a conocer
a usted es a su criterio 72
4.5.7 Sabe usted si el Departamento Administrativo Financiero cuenta
con la información oportuna para la toma de decisiones por parte
de sus autoridades 73
4.5.8 Conoce usted si existe o no la tecnología adecuada para el Control
de la Información Financiera en la Universidad 74
4.5.9 Existe una persona responsable para el manejo de Caja Chica,
para gastos menores 75
4.5.10 Las recaudaciones diarias son verificadas mediante
documentos sustentatorios 76
4.5.11 Se realizan cuadres diarios de Caja para que quede constancia
de las recaudaciones 77
4.5.12 Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados 78
5.5 Propuesta para la Organización Estructural 90
5.5.2.1.1.1 Flujo Grama Caja Chica 93
5.5.2.1.2 Flujo Grama Bancos 98
x
Pág.
5.5.2.1.2.2 Formato para Autorización de Pagos 100
5.5.2.1.2.3 Modelo Libro Diario Para Caja 100
5.5.2.1.3.1 Formato para Cuentas por Cobrar 102
5.5.2.1.3.2 Flujo Grama Cuentas por Cobrar 104
5.5.2.1.4.2 Formato Control de Inventario 107
5.5.2.2 Formato de Fichas de Cuentas por Pagar 115
5.5.3.2.1 Flujo de Caja Proyectado 120
5.5.3.2.2 Presupuesto Anual 125
5.5.3.2.3 Aplicación Financiera 128
5.5.3.2.4 Presupuesto y Ejecución Financiera Anual 130
5.5.3.2.5 Aplicación Financiera 131
5.5.3.2.6 Ingresos de Operación y otros Ingresos 132
5.5.3.2.7 Aplicación Financiera en Porcentaje 133
5.5.3.2.8 Comparativo: Ingresos, Presupuestos y Ejecución 135
5.5.3.2.9 Aplicación Financiera 136
5.5.3.2.11 Aplicaciones Financieras en Porcentajes 139
5.5.3.2.12 Gastos de Desarrollo 140
5.5.3.2.13 Comparativo de gastos de operación y desarrollo
xi RESUMEN EJECUTIVO
Para desarrollar el tema denominado “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURISTÍCAS UCT” se ha organizado en seis capítulos siguiendo una secuencia
lógica.
La investigación, partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, que podría
generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional.
El propósito principal fue: elaborar un Sistema de Control Interno en el Área Contable, para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno.
La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico; las actividades que cumplen el personal de Administración; las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera.
La metodología fue explicativa, campo, como técnica: la encuesta. Los datos recopilados fueron procesados en cuadros y gráficos de barra.
1 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Tema
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS UCT”
1.2 Planteamiento del Problema
La Importancia de tener un buen sistema de control interno en todas las instituciones de cualquier ámbito, que se está desarrollado en los últimos años, ha sido una manera práctica de comprobar la eficiencia y la productividad al momento de establecerlos.
Las entidades que apliquen controles internos en sus operaciones, pueden tener un sistema más ágil, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
2
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales que existen en la UCT, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que se requieren para alcanzar la eficiencia y eficacia del departamento Administrativo Financiero de la UCT
En la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, en todo el proceso de diseñar
e implementar el sistema de control interno, se tiene que preparar los procedimientos integrales que servirán para formar el pilar para desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los trabajadores del departamento Administrativo Financiero, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol que participen en el cumplimiento de los objetivos de la Universidad.
En la perspectiva que en esta investigación se adopta, se puede afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de las actividades de la Universidad.
3
1.3 Formulación del Problema
¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”?
1.4 Sistematización del Problema
- ¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Sistema de Control Interno en el Área Contable, para asegurar en la Universidad de Especialidades Turísticas, una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución?
- ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Universidad actualmente, en el control de los ingresos y egresos económicos?
- ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable?
- ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar el crecimiento institucional y la gestión gerencial?
4
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Implementar un Sistema de Control Interno Contable para la “Universidad de Especialidades Turísticas”, que permitirá un mejor control interno de las actividades
administrativas financieras y una mejor presentación y preparación de la información financiera, contable y de control de los recursos financieros de la institución
1.5.2 Objetivos Específicos
- Dinamizar la administración institucional mediante la desconcentración de funciones y responsabilidades, procurando la optimización de los recursos
- Investigar las necesidades de implementar un Sistema de Control Interno Contable en la Universidad de Especialidades Turísticas, pendientes a diagnosticar la situación actual de la Institución
5
1.6 Justificación
La problemática planteada en esta investigación, es determinar cuáles son las causas que hacen necesario que la Universidad de Especialidades Turísticas UCT, diseñe un sistema de control interno contable.
Este trabajo se llevó a cabo con el fin de crear un Sistema de Control Interno para la “Universidad de Especialidades Turísticas”, que permitirá el mejoramiento de la
información financiera.
Si se logra fundamentar científicamente los componentes del Control Interno y se logra
el mejoramiento de la calidad de información financiera, optimizando los recursos
económicos que percibe la Universidad existirá un mejor manejo de estos recursos y
todos los movimientos de los ingresos y egresos que genera la universidad.
Investigando las necesidades de implementar un Sistema de Control Interno para la “Universidad de Especialidades Turísticas”, se puede saber las deficiencias del manejo
actual de los recursos, recaudaciones, ingresos y egresos, control presupuestario.
Sabemos que para desarrollar un buen sistema de control interno debemos partir de la
evaluación de la situación actual del control:
¿Qué procedimientos se siguen?, ¿Quiénes lo ejecutan?, ¿Qué controles se aplican?,
¿Cómo se procesan y registran las diferentes tipos de transacciones? ¿Y qué registros
contables y documentos de apoyo existen?
Se debe diseñar los elementos del Sistema de Control Interno Contable y el
mejoramiento de la calidad de la información, tomando en cuenta los resultados
obtenidos durante el proceso investigativo.
Para que la universidad provea una separación apropiada de responsabilidades
funcionales y prácticas sanas a seguir en la ejecución de los deberes y funciones de
cada departamento.
Un sistema de autorización y procedimientos orientado a proveer un control contable
6
El Sistema de Control Interno implementado en toda organización debe ofrecer
seguridad razonable de que se han adoptado normas, políticas y se han establecido
procedimientos de control adecuados.
1.7 Hipótesis
1.7.1 Hipótesis General
El sistema de control interno de la Universidad de Especialidades Turísticas U.C.T, deberá
organizarse estratégicamente, en el marco de las normas de control, y los nuevos
paradigmas de gestión; de modo que contribuirá a que el proceso de ejecución
presupuestaria sea eficiente y eficaz.
1.7.2 Hipótesis Específicas
- Las normas del sistema de control interno y las normas del proceso de ejecución presupuestal, se compatibilizan mediante una sana administración de los recursos que se obtienen en la universidad.
- Las actividades de control aplicadas al proceso de ejecución presupuestal deben realizarse en forma previa, concurrente y posterior de tal modo que sean facilitadoras de la retroalimentación del sistema.
7
1.8 Variables
1.8.1 Variable Independiente
Implementación de un Sistema de Control Interno.
1.8.2 Variable Dependiente
Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”.
1.8.3 Operatividad de las Variables
VARIABLES PARAMETRO
CONCEPTUAL
PARAMETRO
OPERACIONAL
INDICADORES
SUCEPTIBLES DE
MEDICION
Elaboración de un
sistema de
procedimientos de
control interno en el
área contable
Control interno es
una función que tiene
por objeto
salvaguardar y
preservar los bienes
de la institución. Con
el sistema de control
interno se evitará el
desembolso de
fondos y se ofrecerá
la seguridad de que
no se contratarán
obligaciones sin
autorización.
Principios
Objetivos
Estructura
Objetivos de Control
Grado de satisfacción
del requerimiento
institucional
Resultado de la
Planificación y
Organización
Cantidad y calidad en
la adquisición e
implementación.
Cantidad y calidad en
la producción y
servicios
Administración
financiera eficiente y
eficaz.
Es el área
administrativa que
cuida de los recursos
Objetivo
Administrativo
Número de
operaciones
8
financieros de la
institución. La
administración
financiera se centra
en dos aspectos
importantes de los
recursos financieros,
como son la
rentabilidad y la
liquidez.
Objetivo Financiero
Contabilidad de
libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros Auxiliares Principios Contables Procedimientos
Contables. ( Técnicas
de Auditoria asistidas
por computadora)
diario
Cantidad de bienes e
inmuebles
registrados en el
Inventario
Grado de aplicación
de los principios en
las transacciones
comerciales
% de exactitud
vertidas en los
reportes
Fuente: Universidad de Especialidades Turísticas Elaborado por: Ximena Paredes
1.9 Metodología de la investigación.
1.9.1 Métodos
La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada, utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, incluyéndose por lo tanto, el análisis de la situación y el
planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema.
9 CUADRO 1.9.1 TÉCNICAS
TECNICAS HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS A QUIENES
Cuantitativa Encuesta Serie de Preguntas
Personal de la Universidad
Fuente: Universidad de Especialidades Turísticas Elaborado por: Ximena Paredes
1.10 Diseño de la investigación
La investigación fue de tipo explicativa, puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño:
El Sistema de Control Interno para el Área Contable de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, lo que beneficiará el funcionamiento de la
Universidad.
10
1.10.1 Fuente
Entre las fuentes que se utilizaron consta: la encuesta que se aplicó a15 personas que forman parte del personal administrativo, lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el departamento Administrativo Financiero de la Universidad.
También se hizo uso de las fuentes secundarias, recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes, inventarios, informes; a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad, en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías, hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable.
1.11 Tratamiento y análisis de los datos
La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta, fue realizada por la investigadora, entregando en la Universidad a los quince participantes un cuestionario, acción que facilitó la tabulación de datos.
11 CAPÍTULO II
ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS “UCT”.
2.1 Antecedentes
La UCT inicia su presencia en el sector universitario en el año 2000 luego de un largo trayecto de 15 años de experiencia en el nivel tecnológico.
La necesidad nacional de nuevos profesionales en carreras no tradicionales, es el motor del nuevo emprendimiento que inicia en el año 1996.
En marzo del año 2000, el Honorable Congreso Nacional emite el Decreto Ley de creación de la Universidad de Especialidades Turísticas UCT, respondiendo así a la innegable necesidad del país de contar con una Universidad que se especializa en la enseñanza del Turismo.
La UCT es una propuesta académica auténtica que parte de la experiencia nacional, junto con las exigencias internacionales y los requerimientos del sector.
12 HITOS HISTÓRICOS QUE MARCARON EL DESARROLLO
INSTITUCIONAL DE LA UCT
• 1985 Creación del INSTUR. Inicia su funcionamiento a partir de octubre del mismo año, con una matrícula de 75 alumnos en las dos carreras que en ese momento se ofertaba: Administración Turística y Administración Hotelera.
• 1990 Inicio de la relación con más de 57 universidades e institutos de Turismo, Hotelería y Gastronomía de América, como miembro fundador de la CONPEHT (Confederación Panamericana de Escuelas de Hotelería y Turismo).
• 1990 Primera institución de educación superior en establecer el sistema de pasantías internacionales como mecanismo de graduación.
• 1992 Creación de la carrera de Relaciones Públicas enfocadas al sector, cubriendo con esta nueva propuesta un campo profesional de apoyo al mejoramiento de la calidad de las instituciones y empresas relacionadas con el turismo.
• 1993 Creación del concepto de microempresas pedagógicas, con el objetivo de hacer real el lema “aprender haciendo”, estableciendo centros de apropiación de los conocimientos, destrezas y habilidades que a través de las materias académicas obtienen los estudiantes.
• 1993 Implementación de la primera microempresa, restaurante Micena Huaso, proyecto elaborado y manejado por estudiantes de la carrera de Administración Hotelera con el apoyo de los facilitadores de la carrera.
• 1994 Establecimiento del Departamento de Investigación y Desarrollo con la finalidad de efectuar investigaciones de distintos tipos.
13
• 1995 Creación de la microempresa operadora de turismo, encargada de las salidas de estudio, con la participación de los estudiantes de la carrera de Administración Turística.
• 1996-2000 Elaboración y presentación del proyecto para la creación de la Universidad de Especialidades Turísticas.
• 2000 Aprobación y publicación de la Ley de creación de la Universidad de Especialidades Turísticas.
• 2000 Creación e implementación de los documentos pedagógicos como soporte de estudio de las diferentes asignaturas, módulos y puestos de trabajo en todas las carreras que componen la oferta educativa UCT.
• 2001 Miembro de la Corporación Ecuatoriana de Universidades Particulares CEUPA.
• 2002 Creación de la carrera de Gastronomía en respuesta a la alta demanda por este tipo de formación.
• 2002 Miembro fundador de la Corporación Metropolitana de Turismo del Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, participando en la elaboración de las políticas de este destino turístico mediante el llamado Plan Q.
• 2004 Creación de la propuesta para participar del proyecto “Una Universidad Para Todos” del CONESUP, que propende atender a personas con discapacidades.
• 2005 Inicio del programa de Maestría en Gestión del Desarrollo del Turismo con Resolución de CONESUP No: RCP. S. 13.269.04
14
• 2006 El CONESUP con oficio PA 001051 del 9 de marzo, emite la aprobación para efectuar el cambio de titulación de licenciatura a ingeniería en las carreras de Administración de Empresas Comercializadoras de Turismo, Administración de Empresas Hoteleras, Relaciones Públicas para Empresas Turísticas y Gastronomía; y del título profesional de licenciatura en la carrera de Guía Nacional de Turismo.
• 2006 Galardonados con el premio al Mérito Académico” José Tobar y Tobar” entregado por el Ministerio de Turismo del Ecuador
• 2009 Miembro de la Red Iberoamericana de Universidades por la Responsabilidad Social Empresarial (RSE).
• 2010 Firma del Convenio para Acreditación Institucional con el Consejo Nacional de Acreditación y Evaluación CONEA.
• 2011 La UCT adquiere un nuevo campus de 11.000 m2 cuadrados con mejores servicios para la comunidad Universitaria
• 2012 CEAACES realiza Evaluación de la UCT
• 2012 abril 12 la UCT supera exitosamente el proceso de Evaluación Institucional ante el CEAACES, siendo posicionada temporalmente en la categoría D
• 2013 la UCT se prepara para nuevo proceso de Evaluación y Acreditación Institucional por parte del CEAACES1
1
15
2.1 Estructura Orgánica de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”.
2.2.1 Del Domicilio
La Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, tiene su domicilio en la
ciudad de Quito, provincia de Pichincha. Es un establecimiento de Educación Superior sin fines de lucro, sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado, Ley y Reglamento de Educación Superior y su Reglamento Interno.
2.2.1.1 Ubicación
• Dirección: Calle Machala Oe6-160, entre José Carrión y Av. Occidental;
Quito - Ecuador • Teléfono: 6020788
16
2.1.2 Autoridades y Organismos
La Universidad de Especialidades Turísticas para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos:
- Autoridades:
a. Rectorado
b. Vicerrectorado y Procuraduría c. Directores de Carreras y de Áreas d. Coordinadores de Carreras
- Organismos
a. Consejo Universitario
17
2.1.2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD2
2
18
2.1.2.2 Análisis de la Estructura del Organigrama
El organigrama de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, presenta
una visión general de la manera cómo está organizada la institución, identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal, proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación, las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad.
Por estar representada la estructura orgánica de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, en un organigrama de tipo vertical, el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora, y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía.
2.1.2.3 Objetivo del Organigrama
El Objetivo principal del organigrama, es permitir que todo el personal que labora en la institución, conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad, lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos.
19
2.1.2.4 Ventajas del Organigrama
Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Universidad de Espacialidades Turísticas “UCT”, lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución, viabilizando trazar, un plan de reformas de esas singularidades, con una visión de conjunto de la entidad de educación superior, entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite.
2.1.3 Finalidad y Alcance3
La UCT, tendrá como finalidad social o pública objetiva y específica, el producir propuestas y planteamientos para buscar la solución de los problemas del País, propiciar el diálogo entre las culturas nacionales y de estas con la cultura universal, la difusión y el fortalecimiento de sus valores en la sociedad, la formación técnica científica de sus estudiantes, sus profesores o profesoras e investigadores o investigadoras contribuyendo al logro de una sociedad más justa, equitativa, y solidaria, en colaboración con los organismos del Estado y la Sociedad.
La razón de ser de la Universidad de Especialidades Turísticas es el conocimiento en sus diferentes manifestaciones y el impacto en el sector socioeconómico a través de productos, que mantengan altos estándares de competitividad internacional, que satisfagan las necesidades y requerimientos cambiantes de los clientes inmediatos y finales.
Se constituye como un organismo generador de mentalidades globalizadoras y holísticas, creadoras de nuevos conocimientos basándose en los existentes, a través de la utilización de procesos transdisciplinarios conducentes a:
3
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a. Construir un sistema coherente y flexible de valores institucionales y personales en función del modelo emergente del estado nacional.
b. Desarrollar el aprendizaje de valores, saberes, y procedimientos por reconstrucción personal de los mismos.
c. Concretar los saberes en productos teóricos, simbólicos, y tecnológicos necesarios para mejorar la calidad de vida de los ecuatorianos.
d. Plasmar un modelo organizativo de conformidad con las nuevas tendencias administrativas
e. Liderar cambios en el desarrollo socioeconómico del país y en los sectores a los que sirven las líneas de formación
f. Generar en el estudiante un estilo de pensamiento totalizador
g. Priorizar la reflexión y clarificación subjetiva del todo sobre los conocimientos objetivos.
h. Favorecer el desarrollo de generación de nuevos conocimientos objetivables, en forma sistemática y organizada.
i. Desarrollar destrezas mentales flexibles abiertas, participativas y creativas.
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2.1.4 Misión y Visión4
2.1.4.1 Misión
La misión de la Universidad de Especialidades Turísticas está concebida por su compromiso con:
El sector externo generando y liderando desde la educación, cambios en el desarrollo socio-económico del país y en los sectores a los que sirven las líneas de formación.
La profesionalización del recurso humano con capacidad globalizadora constructores de nuevos saberes y creadores de propuestas para situaciones cambiantes del sector y de los usuarios finales de los servicios turísticos.
2.1.4.2 Visión
La Universidad de Especialidades Turísticas UCT, adicionalmente, se visiona como un Centro Académico con enfoque sistémico, referente del sector público y privado en su búsqueda del recurso humano con niveles internacionales de profesionalización, así como en la satisfacción de sus necesidades de productos investigativos que faciliten, en especial, el desarrollo del País, como multi-destino, cubriendo las expectativas de un perfeccionamiento turístico como un eje potencial del desarrollo social, político y económico de la nación, enmarcados en un sector que emerge mundialmente.
Por lo anteriormente expuesto se concibe como una universidad orientada a la docencia, donde la investigación estará presente de tal forma que pueda satisfacer las necesidades demandadas por el País.
4
22 2.1.5 Principios Institucionales5
- Autonomía Solidaria Y Responsable. - Principio de Cogobierno
- Órganos de Carácter Colegiado y Otros de Gestión Administrativa. - Acción Afirmativa
- Recuperación De Valores Ancestrales
- Recuperación De Valores Éticos Morales Y De Las Buenas Costumbres - La Solidaridad
- El Servicio
- El Sumak Kawsay Y El Buen Vivir
2.1.6 Alcance
Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Especialidades Turísticas “UCT”, proyecta sus objetivos a la
consecución de una educación superior, cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje, que respaldado por un documento proceso de Planificación Curricular y Formación Humana, garantice a los estudiantes a que lleguen a la culminación de sus carreras universitarias.
5
23 CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL
3.1 Marco Teórico
3.1.1 Auditoría
Originariamente, la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, la auditoría ha continuado creciendo; no obstante son muchos los que todavía la califican que solo observa la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe HOLMES1.
"... La auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Tomando en cuenta lo anterior, se puede decir que la auditoría es un examen que verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad del resultado.
La Auditoría se refiere a un examen que se realiza a una entidad, encontrando muchas de las veces problemas, el cual se encarga de dar solución a ellos, buscando alternativas para que la entidad surja.
1
24
El auditor cumple un papel muy importante en la entidad ya que busca lograr la eficiencia y eficacia en cada una de las áreas, asi como también dar apoyo a la toma de decisiones para lograr así mejorar los rendimientos y desempeños de la entidad que se está analizando.
3.1.1.1 Tipos de Auditoría2
1. Auditoría fiscal.
2. Auditoría contable (de estados financieros) 3. Auditoría interna.
4. Auditoría externa. 5. Auditoría operacional. 6. Auditoría administrativa. 7. Auditoría integral.
8. Auditoría gubernamental.
De los cuales se puede definir:
- “Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan”.3
2
MANTILLA B., Samuel A., Auditoria Financiera de PYMES, Primera Edición Editorial Ecoediciones-Colombia: 2008. Págs.: 12-22
3
COOK John; GARY Minkie, Auditoría, Tercera Edición, Editorial Loyola- México; 1988. Pág. #6.
25
- “Auditoría Interna es la verificación, revisión, evaluación, comprobación y análisis crítico de todas las operaciones y procedimientos contables, financieros y administrativos, con el objeto de formular las recomendaciones y ajustes o correctivos permanentes, al nivel directivo o gerencial y en procura de los objetivos y metas preestablecidas”.4
3.1.1.2 Normas de Auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)
Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estándar–
SAS) emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Las normas de auditoría son requerimientos de calidad relativos a la personalidad del trabajo, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo, los cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría y de sus características específicas.
3.1.1.2.1 Normas Generales o Personales 5
a. Entrenamiento y Capacidad Profesional: La Auditoría debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como Auditor
b. Independencia: En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener independencia de criterio.
c. Cuidado y Esmero Profesional: Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la Auditoría y en la preparación del dictamen.
4
GRINAKER R. L.; BARR Ben B., Auditoría el Examen de los Estados Financieros, Primera Edición, Editorial Continental- México; 1984, Pág. #15:16
5
ARENS, Alvin A, Auditoría: Un Enfoque Integral, Sexta Edición, Editorial Prentice Hall- México; 1996. Pág. #37:40
26
3.1.1.2.2 Normas de Ejecución del Trabajo 6
a. Planeamiento y Supervisión:
La Auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado.
b. Estudio y Evaluación del Control Interno:
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en este.
c. Evidencia Suficiente y Competente:
El auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinión.
3.1.1.2.3 Normas de Preparación del Informe
Estas normas regulan la última fase del proceso de Auditoría, es decir la elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.
a. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.
6
27
b. Consistencia:
Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo.
Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, etc.)
c. Revelación Suficiente:
Establece que todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones. Por esta razón la revelación puede darse a través de las cifras de los estados financieros o en las notas correspondientes.
d. Opinión del Auditor:
- Opinión Limpia o Sin Salvedades - Opinión con Salvedades o Calificada - Opinión Adversa o Negativa
3.1.1.3 Técnicas y Procedimientos de Auditoría 7
Las técnicas de auditoría consisten en: comparación, cálculo, confirmación, indagación, inspección, observación y examen físico. Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplica en el desarrollo de una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias.
7
CATÁCORA, F. Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edición, Editorial McGraw/Hill – Venezuela; 1996., pág. #238
28
Los procedimientos pueden agruparse en:
• Pruebas de control
• Procedimientos analíticos
• Pruebas sustantivas de detalle
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más utilizadas al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos son:
a. Técnicas de verificación ocular - Comparación
- Observación - Indagación - Las Entrevistas - Las Encuestas
b. Técnicas de verificación oral - Evidencia testimonial
c. Técnicas de verificación escrita - Analizar
- Confirmación - Tabulación - Conciliación
d. Técnicas de verificación documental - Comprobación
- Rastreo
- Revisión selectiva
29 3.2 Control Interno8
El informe de Sistema de Auditoría y Control (SAC), define a un sistema de control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera, entre otros. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio.
El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos. Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
El control interno es un proceso, que va a servir para alcanzar un fin que lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, el manejo de la entidad. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.
8
30 3.2.1 Componentes de la Estructura del Control Interno9
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de control interno se requiere de los siguientes componentes:
a. Ambiente de Control Interno b. Evaluación del Riesgo
c. Actividades de Control Gerencial
d. Sistema de Información Y Comunicación. e. Actividades de Monitoreo
a. Ambiente de Control Interno
El Ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control.
Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión.
La manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
El Ambiente de Control Interno propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación de la persona que hará que se cumplan.
9
ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco, CPC Auditoría Gubernamental, Editorial Instituto de Investigación EL PACÍFICO E.I.R.L.- Lima, Edición 2002. Pág. 19:20.
31
Los elementos de este componente, son los siguientes:
Integridad y valores éticos Autoridad y responsabilidad Estructura organizacional y Políticas de personal
b. Evaluación del Riesgo. 10
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes.
La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre, esta debe ser un proceso continuo de la organización con la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados.
La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
10
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Los elementos de este componente son:
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados Identificación de los riesgos internos y externos
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento Evaluación del medio ambiente interno y externo
c. Actividades de Control Gerencial11
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Estas ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa.
Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control.
Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado.
Los elementos de este componente son:
Políticas para el logro de objetivos
Coordinación entre las dependencias de la entidad Diseño de las actividades de control
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33 d. Sistema de Información y Comunicación12
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros.
También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa. La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna.
La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
Los datos pertinentes a cada sistema de información no solamente deben ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al recurso humano en forma oportuna para que así pueda participar en el sistema de control.
La información por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de comunicación que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organización sus responsabilidades sobre el control de sus actividades.
12
34
También son necesarios canales de comunicación externa que proporcionen información a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales. Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización. El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales.
La comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene. Los elementos de este componente son:
Identificación de información suficiente
Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. Revisión de los sistemas de información
Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información.
e. Actividades de Monitoreo 13
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.
13
35
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados. El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisión para determinar si:
Las políticas descritas están siendo interpretadas apropiadamente y si se llevan a
cabo.
Los cambios en las condiciones de operación no han hecho estos procedimientos obsoletos o inadecuados
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de corrección cuando sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditoría interna es un factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios de revisión interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos.
El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditoría Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo periódicamente, contribuye también a su supervisión.
Los elementos de este componente son:
Monitoreo del rendimiento
Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno
Aplicación de procedimientos de seguimiento
36 3.2.2 Beneficios del Control Interno14
Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control. Sus beneficios incluyen:
Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales
Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control
Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo
Contribuir a evitar el fraude
Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos
También se puede citar varios ejemplos de Beneficios que tendrá la entidad con la ejecución de un sistema de control:
Ayuda a evitar desperdicios
Reduce costos
Propicia orden y disciplina
Simplifica trámites
Puede generar ahorros
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Los controles además: Facilitan la rendición de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes, su aplicación asegura una comparación entre lo planeado y lo realizado
3.2.3 Tipos de Control15
3.2.3.1 Por la Función
3.2.3.1.1 Control Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo, controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.
Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]
15
R. Poch, Manual de control interno, segunda Edición, Gestión 2000. Barcelona 2000
38 3.2.3.1.2 Control Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén pre numerados.
3.2.3.2 Por la Ubicación16
3.2.3.2.1 Control Interno
Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.
3.2.3.2.2 Control Externo
Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas dado el carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que él formula resultan beneficiosas para la organización.
16
39 3.2.3.3 Por la Acción 17
3.2.3.3.1 Control Interno Previo
En cada empresa, la máxima autoridad es la que se encarga de establecer los métodos y medidas que se aplicarán en todos los niveles de la organización para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto. Cuando se ejercen labores antes de que un acto administrativo surta efecto, entonces se habla de control previo.
3.2.3.3.2 Control Concurrente
Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un acto administrativo. Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo de empleados, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el fin de:
Lograr los resultados previstos
Ejecutar las funciones encomendadas a cada trabajador
Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
3.2.3.3.3 Control Posterior
Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoría.
La máxima autoridad de cada empresa, con la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna, establecerán los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones:
17
40
El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.
Los resultados de la gestión.
Los niveles de eficiencia y economía en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y naturales.
El impacto que han tenido las actividades en el medio ambiente.
3.2.3.4 Otras Clasificaciones 18
3.2.3.4.1 Control Preventivo
Es aquel que se da específicamente al equipo y maquinaria antes de que estos se dañen.
3.2.3.4.2 Control Detective
Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquier error. Está modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su inconformidad o no procesa datos que no responde al sistema o programa previamente diseñados.
3.2.3.4.3 Control Correctivo.
Es aquel que se practica tomando una medida correctiva, Por ejemplo rectificar un rol de pagos, cambiar los estados detectados como error en los controles detective o reparar un vehículo que se ha dañado.
18
41 3.2.3.5 Principios del Control Interno Generales19
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable.
Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales así:
Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el
control será ineficiente.
La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una
transacción comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en dos o más personas.
Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más activos.
Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe
imponerse la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación evita la oportunidad de fraude.
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42
Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores.
Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
Los principios específicos son:
a) Equidad b) Moralidad c) Eficiencia d) Eficacia e) Economía
f) Rendición de Cuentas
g) Preservación del Medio Ambiente
3.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno20
En la fase de la planificación específica, el auditor evaluará el control interno de la entidad para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus falencias, su confianza en los controles existentes y el alcance de las pruebas de auditoría que realizará y seleccionará los procedimientos sustantivos de auditoría a aplicar en las siguientes fases.
La consideración de los auditores sobre el control interno incluye la obtención y documentación de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.
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