Desarrollo de un modelo de control en la empresa distribuidora farmacéutica Rl s a s en Montería

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(1)DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA RL SAS EN MONTERÍA.. MARÍA CAMILA RENDÓN LOZANO ANA MARÍA BERRÍO GUZMÁN ANA BEATRÍZ PIÑEREZ LLORENTE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA MONTERÍA 2019.

(2) DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA RL SAS EN MONTERÍA.. MARÍA CAMILA RENDÓN LOZANO ANA MARÍA BERRÍO GUZMÁN ANA BEATRÍZ PIÑEREZ LLORENTE. Trabajo presentado como requisito para optar el titulo como profesional de la Contaduría Pública. Director: Luis Carlos Valencia Burgos. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA MONTERÍA 2019. 2.

(3) Montería, 2019. Decano --Decanatura Académica Programa de Contaduría Pública Universidad Cooperativa de Colombia. Apreciado Decano:. La presente comunicación con el fin de manifestar mi conocimiento y aprobación del trabajo de grado titulado ‘DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA RL SAS EN MONTERÍA’, elaborado por las estudiantes MARÍA CAMILA RENDÓN LOZANO, C.C 1.116.276.008; ANA MARÍA BERRÍO GUZMÁN, C.C 1.067.947.627 Y ANA BEATRÍZ PIÑEREZ LLORENTE, C.C 1.063.173.922 y presentado como requisito para optar al título de profesional en Contaduría Pública.. Cordialmente,. ___________________________ Director trabajo de grado. 3.

(4) TABLA DE CONTENIDO. 1.. 2.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................... 7 1.1. Descripción del problema....................................................................................................... 7. 1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................... 9. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 10 2.1. GENERAL ........................................................................................................................... 10. 2.2. ESPECIFICOS ..................................................................................................................... 10. 3.. JUSTIFICACION ........................................................................................................................ 11. 4.. SOBRE LA EMPRESA ............................................................................................................... 14. 5.. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................................... 15. 6.. 5.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 16. 5.2. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................... 20. 5.2.1. Empresa ........................................................................................................................ 20. 5.2.2. Sistema contable ........................................................................................................... 20. 5.2.3. Control .......................................................................................................................... 21. 5.2.4. Organización................................................................................................................. 21. 5.2.5. Toma de Decisiones ...................................................................................................... 22. 5.2.6. Sistemas de Información .............................................................................................. 22. 5.2.7. Sistema de Información Contable ................................................................................ 24. 5.3. MARCO LEGAL ................................................................................................................. 25. 5.4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 26. 5.4.1. Modelo de control COSO ............................................................................................. 27. 5.4.2. Modelo de control COCO............................................................................................. 28. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 29. 4.

(5) 6.1. Tipo de investigación ............................................................................................................ 29. 6.2. Técnicas de recolección de la información........................................................................... 30. Primarias...................................................................................................................................... 30 Secundarias ...................................................................................................................................... 30 6.3 7.. Recolección de datos............................................................................................................. 31. RESULTADOS ............................................................................................................................ 32 7.1. Identificación de las falencias en la empresa ....................................................................... 32. 7.2 Lista de chequeo ......................................................................................................................... 33 7.3. Manual de procedimientos y políticas contables ................................................................. 36. 7.4. Evaluación de estados financieros ....................................................................................... 39. 7.4.1. Análisis vertical ............................................................................................................ 39. 7.4.2. Análisis horizontal ........................................................................................................ 40. 7.4.3. Razones financieras ...................................................................................................... 40. 7.4.4 Informe de resultados ......................................................................................................... 44 8.. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 47. 9.. RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 48. 10. BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 50. 5.

(6) DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA FARMACÉUTICA RL SAS EN MONTERÍA.. 6.

(7) 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Descripción del problema La empresa DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA RL SAS creada en el mes de junio del 2017 como régimen simplificado – persona natural inscrita en cámara de comercio con el nombre de RL DISTRIBUIDORA con NIT 1.116.276.008, es una empresa dedicada a la comercialización de medicamentos en el departamento de Córdoba y Sucre, puesto que los clientes se encuentran en Montería, Tolú, Coveñas y Sincelejo a los cuales se le distribuyen medicamentos, para la fecha de junio del 2018 la empresa cambia su razón social y nit a régimen común SAS inscrita en cámara de comercio como DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA RL SAS NIT 901.149.939-1. Desde el comienzo de la empresa DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA RL SAS no optó por un control estricto de los movimientos contables tanto de compras, ventas e inventarios, por lo cual hasta la fecha de hoy es necesario hacer un balance y reorganización de todas las causaciones hechas hasta el momento, puesto que desde el punto de vista contable, las SAS están obligadas a llevar contabilidad en libros debidamente registrados, a emitir estados financieros de propósito general, a presentar informe de gestión y deberán regirse por los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al igual deben cumplir con las obligaciones tributarias impuestas por la ley (reportar información exógena, retención en la fuente, declarar renta, entre otros). Su proceso contributivo se fundamenta en el artículo 95 numeral 9 de la constitución política de Colombia (Constituyente, 1991), según el cual todos los ciudadanos tienen el deber de “contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”.. 7.

(8) La empresa RL cuenta actualmente con un programa contable virtual ALEGRA es un software en la nube que ayuda a que las pequeñas y medianas empresas gestionen la contabilidad, la facturación y la administración. Con ALEGRA se crean las facturas, registrar pagos, llevar el registro de clientes, y administrar las cuentas bancarias, entre muchas otras aplicaciones, todo de manera rápida, sencilla y segura, en el cual se están ingresando las ventas, compras, cotizaciones, notas débito y crédito, y gracias a este programa, se pueden organizar y controlar mejor el negocio para asegurar su crecimiento. Puede ser usado por varios usuarios, siempre con permisos de un administrador, que da autorización y restringe las actividades a los demás. Sin embargo, hay faltantes de información por ingresar al sistema, tampoco se cuenta con un control periódico definido en cuanto a presentar la información contable en Estado de resultados y Estado de situación financiera. La empresa no maneja bodega de inventario en constante movimiento, actualmente poseen un mínimo de mercancía almacenada de la cual se tiene un control de entrada, salida y existente. Sin embargo, es necesario implementar un control más apropiado puesto que los medicamentos manejan fecha de vencimiento y registro Invima. Si la empresa sigue así, no se van a encuentran a la vanguardia y tienen muy pocas posibilidades de crecer y convertirse en un negocio rentable de la nueva era. Hoy se sabe que la competencia en el libre mercado es complicada; muchas empresas en todo el mundo se van a la quiebra a diario por no actualizar sus métodos de administración, de trabajo o de contabilidad. Por lo tanto, es recomendable la implementar de un modelo de control en la empresa para evitar sanciones por el no pago de impuestos y también para el beneficio de los propietarios en cuánto al manejo de la información contable y así, tener una mejor visión del avance y progreso que lleva la empresa.. 8.

(9) 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuáles serían los criterios para desarrollar un modelo de control en la empresa DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA RL SAS?. 9.

(10) 2. OBJETIVOS. 2.1 GENERAL Desarrollar un modelo de control en la empresa distribuidora farmacéutica RL SAS en Montería.. 2.2 ESPECIFICOS.  Identificar los principales problemas que tiene la empresa distribuidora RL farmacéutica SAS en el registro de la información contable..  Realizar una lista de chequeo que establezca las recomendaciones tendientes a la solución de los registros y cumplir con los objetivos que persigue esta organización..  Elaborar un manual de procedimientos y políticas del área contable de la empresa, que ayude en forma determinante y productiva a un mejor manejo de la misma..  Evaluar los estados financieros de la empresa mediante herramientas de análisis y presentar un informe con los resultados.. 10.

(11) 3. JUSTIFICACION Para enfrentar los grandes retos que exige la globalización de la economía, las empresas necesitan desarrollar mecanismos al interior de esta que permitan enfocar sus esfuerzos organizacionales con el objetivo de ser más eficientes en todo el conjunto productivo, como lo es la cadena de abastecimiento, y conseguir condiciones de competitividad más consolidadas que soporten un entorno económico cada vez más agresivo. Diseñar un modelo de control es de vital importancia porque este se encuentra compuesto por diversos elementos relacionados entre sí, su objetivo fundamental es apoyar la toma de decisiones, es por lo que buscamos un control en la información para así diseñar un proceso que permita una adecuada eficacia y eficiencia de dicho proceso. Estos modelos son diseñados para brindar una mejor atención al cliente, captar, procesar y brindar información para hacer verificación de datos en tiempo real y conocer mediante la emisión de reportes el volumen de ventas. La información que arroja un modelo de control debe ser resumida, objetiva y transparente para hacer más fácil la utilización de la información y estudiar las diferentes alternativas en relación al costo-beneficio. Un modelo de control es un proceso llevado a cabo por la administración, la Gerencia y otro personal de la Organización, diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización clasificados en: Efectividad y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la información financiera y el Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas. (Heddy, 2010). 11.

(12) Características de un modelo de control: • Medio para alcanzar un fin, no un fin en sí mismo. • No es un evento o circunstancia sino una serie de acciones que permean en las actividades de la organización. • Forma parte de los procesos básicos de la administración-planeación ejecución y monitoreo y se encuentra integrado en ellos. • Los controles deben construirse “Dentro” de la infraestructura de la organización y no “Sobre ella”. • Es efectuado por personas. No es solamente un conjunto de manuales de políticas y procedimientos, sino son personas en cada nivel de la organización. • Es ejecutado por la gente de una organización a través de lo que hace y dice. La gente diseña los objetivos de la Entidad y establece los mecanismos de control. • Afecta las acciones del personal, señalándole sus responsabilidades y límites de autoridad, así como la vinculación entre sus deberes y la forma en que los desempeñan. • La alta dirección es responsable de la existencia de un eficiente sistema de control. • Los Directores tienen la obligación de la vigilancia del control además de que proporcionan directrices y aprueban ciertas transacciones y políticas. • Cada individuo dentro de la organización tiene algún rol respecto al control interno. (Luppi, 2010). 12.

(13) Dicha investigación será de gran utilidad para la empresa debido a que brindará más información sobre el ejercicio de las operaciones y proporcionará nuevos conocimientos acerca de las principales funciones o actividades que se llevan a cabo en la misma, lo que facilitará la toma de decisiones a la gerencia y por consiguiente una ampliación de sus servicios ofertados. Este trabajo lo realizaremos con el fin de dieñar un modelo de control que permita dar claridad en el control de los inventarios para garantizar que los productos estén plenamente vigilados y controlados, tener un control sobre ellos es importante para el desarrollo de la empresa porque estudian las entradas y salidas de los productos, es por lo que buscamos herramientas que faciliten el manejo de la información contable. De igual manera ayuda a poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el estudio de la carrera, y servirá de referencia a futuros investigadores que deseen ampliar dicha temática.. 13.

(14) 4. SOBRE LA EMPRESA La empresa DISTRIBUIDORA FARMACEÚTICA RL SAS fue constituida en el mes de junio del año 2017 inicialmente como persona natural – régimen simplificado, nació de la unión entre los actuales socios que en ese momento al dejar la empresa en la que laboraban dedicada también a la distribución y venta de medicamentos, decidieron independizarse y formalizar una nueva empresa propia, duró siete meses como régimen simplificado hasta Enero del siguiente año donde por motivos de mejor organización y asuntos tributarios como ser agente retenedor se realizó el cierre de la antigua razón social para una nueva en régimen común – persona jurídica. RL es una distribuidora de medicamentos especialmente al por mayor, se dedica a la comercialización a dispensadoras, droguerías e instituciones médicas, actualmente está inscrita como SAS por su representante legal y dos socios más.. MISIÓN Distribuir y comercializar productos naturales de la mejor calidad en beneficio de nuestros clientes con cobertura a nivel nacional.. OBJETIVOS DE LA EMPRESA . Proporcionar medicamentos de la mejor calidad.. . Garantizar la calidad de nuestros productos.. . Competir en el mercado de manera legal y honesta.. . Proporcionar un servicio eficaz y eficiente para nuestros clientes.. 14.

(15) VISIÓN Para el 2022 RL será una empresa reconocida en el mercado, incrementando el liderazgo en el departamento de Córdoba y brindando el mejor bienestar para nuestros clientes. VALORES . Honestidad: Actuar con transparencia y rectitud.. . Responsabilidad: Cumplir debidamente con las funciones dirigidas para alcanzar los objetivos.. . Respeto: Valorar y aceptar las diferencias entre todos los colaboradores de la entidad y comunidad.. . Compromiso: Asumir compromiso en todas las áreas de nuestro trabajo.. LOGO. 5. MARCO REFERENCIAL. 15.

(16) 5.1 Antecedentes En el proceso de globalización del siglo XXI es de vital importancia la preparación individual y colectiva de los miembros de la sociedad para enfrentar éste nuevo reto. El nuevo escenario caracterizado por la tecnología de la información requiere que dispongamos de altas capacidades, conocimientos y habilidades en el desarrollo de cada una de las actividades para propender la formación y el crecimiento empresarial.. Las organizaciones en este momento se ven encaminadas a formar estrategias y fortalecerse dentro los mercados capitalistas con el objetivo de ser competitivos y mantenerse dentro de la estructura económica del país. Es por esto que se requiere implementar sistemas de información apropiados que sirvan para la toma de decisiones. Dentro de éstos, se encuentra la implementación de un Sistema de Contabilidad. La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, pues permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además satisfacer la imperante necesidad de información para así obtener mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.. Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por 12 la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.. 16.

(17) La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos. (Gómez, 2001). El objetivo fundamental de la contabilidad es servir de instrumento de información y, aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la contabilidad, podemos concretarlos en tres: 1. Informar de la situación de la empresa, tanto en su aspecto económico-cuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información. 2. Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuánto se ha ganado o perdido en un período de tiempo determinado. 3. Informar de las causas de dichos resultados. Mucho más importante que saber cuánto se gana o se pierde es saber el porqué de esas perdidas y ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo (Omeñaca, 2008). 17.

(18) “. “En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva. La eficiencia y eficacia en el funcionamiento de un sistema de contabilidad depende de su implementación dentro de la empresa. Este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la empresa. (Gómez, 2001). Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente . Conocer los objetivos organizacionales.. 18.

(19) . Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc. (Gómez, Los sistemas en contabilidad, 2001). . Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa. Información Contable Personas que toman decisiones Actividades Económicas Acciones (Decisiones) El proceso Contable. . Verificar la aplicación de las normas legales. . Instaurar (Si no existe) un catálogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos. . Implementar metodologías de recolección de información. . Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de la empresa.. . Preparar los informes pertinentes. . Registrar las operaciones en los libros correspondientes. . Elaborar los informes financieros.. El diseño de modelo de control que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición financiera”. En la legislación colombiana actual toda persona jurídica que sea creada está sometida a cumplir unas obligaciones contables y fiscales que le permiten seguir desarrollando su objeto social planteado, por lo cual, además de tener en cuenta los lineamientos para establecer un sistema contable se hace necesario tener conocimiento sobre las normas que rigen el ejercicio de las. 19.

(20) operaciones en las organizaciones. En el caso de la Fundación Alianza Social Educativa A.S.E. (Ortiz, Andrade, & Figueroa, 2007). 5.2 MARCO CONCEPTUAL. 5.2.1 Empresa El artículo 6 del decreto 2649/93 define: “el ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes”. (Hommes & Londoño, 1993) En el artículo 25 del código de comercio se describe el concepto de empresa como “toda actividad económica organizada para la producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio. (Código de Comercio, 1971). 5.2.2 Sistema contable. Consiste en llevar un control de todos los movimientos que se hacen en una empresa. Es un modo de gestionar las entradas y salidas de dinero, además de poder recurrir a los libros cuando queremos saber un dato específico, como determinada cantidad o la fecha en la que se recibió un ingreso, por ejemplo. (Redacción, 2018). 20.

(21) 5.2.3 Control El control implica la medición de los resultados de la gestión administrativa de la Unidad de Información, compararla con lo planificado y tomar -si fuese necesario - una acción correctiva de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos. El control es un sistema de información comparativo, que tiene por objeto seguir la marcha de los planes que se han puesto en marcha en la organización. (Chueque, 2014). También la definición de control se puede ver de dos formas: . La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, donde controlar significaría verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a lo que se desea.. . La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión.. Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí.. 5.2.4 Organización. 21.

(22) Una organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no. (Thompson, 2007) También se define como la denominación a sistemas de asociación para un fin determinado, que han sido diseñados para arribar a una o varias metas u objetivos, en el marco de regulaciones jurídicas de organizaciones humanas y de estrategias de gestión de recursos humanos y administración de organizaciones. (Editorial Definición, 2014). 5.2.5 Toma de Decisiones “La toma de decisión se convierte así, en uno de los procesos más difíciles que una organización debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial, pues todas las acciones que se llevan a cabo en una organización son el resultado de la toma de decisiones, en otras palabras, toda decisión es un compromiso para emprender una acción”.3 “Por otro lado, los gerentes de las micros, pequeñas y las medianas empresas se apoyan para su toma de decisión en la información que se desprende de los estados financieros tradicionales, aunque sea en un menor porcentaje algunos gerentes afirmaron tener en cuenta indicadores no financieros como: satisfacción del cliente, clima organizacional, el posicionamiento del producto, la credibilidad entre otros”. (Gonzáles, 2008). 5.2.6 Sistemas de Información. 22.

(23) “La Teoría General de los Sistemas (TGS), propuesta más que fundada, por L. von Bertalanffy (1945) aparece como una metateoría, una teoría de teorías (en sentido figurado), que partiendo del muy abstracto concepto de sistema busca reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad. La TGS surgió debido a la necesidad de abordar científicamente la comprensión de los sistemas concretos que forman la realidad, generalmente complejos y únicos, resultantes de una historia particular, en lugar de sistemas abstractos como los que estudia la Física. La teoría general de sistemas en su propósito más amplio, contempla la elaboración de herramientas que capaciten a otras ramas de la ciencia en su investigación práctica. Por sí sola, no demuestra ni deja de mostrar efectos prácticos. Para que una teoría de cualquier rama científica esté sólidamente fundamentada, ha de partir de una sólida coherencia sostenida por la TGS. Si se cuenta con resultados de laboratorio y se pretende describir su dinámica entre distintos experimentos, la TGS es el contexto adecuado que permitirá dar soporte a una nueva explicación, que permitirá poner a prueba y verificar su exactitud. Por esto se la ubica en el ámbito de la metateoría. La TGS busca descubrir isomorfismos en distintos niveles de la realidad que permitan: . Usar los mismos términos y conceptos para describir rasgos esenciales de sistemas reales muy diferentes; y encontrar leyes generales aplicables a la comprensión de su dinámica.. . Favorecer, primero, la formalización de las descripciones de la realidad; luego, a partir de ella, permitir la modelización de las interpretaciones que se hacen de ella.. 23.

(24) . Facilitar el desarrollo teórico en campos en los que es difícil la abstracción del objeto; o por su complejidad, o por su historicidad, es decir, por su carácter único. Los sistemas históricos están dotados de memoria, y no se les puede comprender sin conocer y tener en cuenta su particular trayectoria en el tiempo.. . Superar la oposición entre las dos aproximaciones al conocimiento de la realidad:. La analítica, basada en operaciones de reducción. La sistémica, basada en la composición. La aproximación analítica está en el origen de la explosión de la ciencia desde el Renacimiento, pero no resultaba apropiada, en su forma tradicional, para el estudio de sistemas complejos”. (Bertalanffy, 2008). 5.2.7 Sistema de Información Contable Un soporte de esencial prioridad para toda organización en la toma de decisiones es un riguroso y efectivo Sistema de Información Contable, el autor Edilberto Montaño lo define como “la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad”. (Gutierrez, 2012). Otra definición de un Sistema de Información Contable es un subsistema dependiente del Sistema de Información y el Sistema de Información Contable podemos tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable, procesarlos a través de un sistema adecuado de procesamiento, crear y mantener archivos y producir información contable para la toma de decisiones de los distintos usuarios. (Barrios, 2017). 24.

(25) 5.3 MARCO LEGAL Decreto 1011 3 de Abril de 2006 Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Resolución 2955 27 de Agosto de 2007 Por la cual se modifican algunos numerales del Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio Farmacéutico, adoptado mediante Resolución 1403 de 2007 y se dictan otras disposiciones. Resolución MPS 3028 13 de Agosto de 2008 Por la cual se definen las áreas técnicas de producción de los establecimientos farmacéuticos y se establecen otras disposiciones. Decreto 677 28 de Abril de 1995 Por lo cual se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad, así como el Régimen de Vigilancias Sanitarias de Medicamentos, Cosméticos, Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos de Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Resolución 1478 10 de Mayo de 2006 Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del Estado.. 25.

(26) 5.4 MARCO TEÓRICO Los modelos de control en las empresas es una herramienta que ayuda a resguardar los recursos de las entidades evitando así pérdidas por negligencia o fraude, como también aporta a la identificación de posibles falencias o desviaciones que pueden afectar al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. Muy comúnmente las medianas y pequeñas empresas no optan por llevar un control especifico y constante de sus operaciones, de lo contrario lo hacen de manera empírica y muchas veces pasan por alto obligaciones tanto financieras como tributarias, como también presupuestando, invirtiendo y gastando conforme al pensamiento y no con una planificación previa y consolidada. Estos déficits en ciertas empresas conllevan muchas veces a pérdidas irreparables de activos, al incremento de los pasivos e incluso a declararse en banca rota, estas situaciones podrían ser evitadas al implementar modelos de control que permitan gestionar de manera eficiente los procesos contables y administrativos, al igual que el cumplimiento de las obligaciones legales con el estado.. 26.

(27) 5.4.1 Modelo de control COSO Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otros, para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas. Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su correcta gestión. Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los controles implantados, lo que permite su adecuada gestión. toma de decisiones más segura, facilitando la asignación del capital. Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción. Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno. Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de gobierno corporativo. Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo. (Cabello, 2011). 27.

(28) 5.4.2 Modelo de control COCO Es un proceso efectuado por la junta directiva, la administración, y por el personal en general diseñado para proporcionar por medio de criterios un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El modelo COCO busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las siguientes tendencias: En el impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizacionales, debido a la implantación de medios informales, como la visión empresarial compartida, comunión de valores y una comunicación más abierta. En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los intereses del accionista. En la creciente demanda de informar públicamente acerca de la efectividad del control. El modelo pretende desarrollar orientaciones o guías generales para el diseño, evaluación y reportes sobre los sistemas de control de las organizaciones. La característica principal es la participación del personal, ya que ayuda a: . Al personal, para desarrollar sus funciones y ejercitar su juicio y creatividad, al tiempo que administra o controla los riesgos.. . El personal tiene la flexibilidad de impulsar cambios en la organización o gestión, al tener un adecuado conocimiento de los riesgos.. . El personal posee información confiable y está en aptitud de usarla al momento oportuno y al más adecuado nivel en la organización.. . La organización puede lograr mejoras en la efectividad y eficiencia y obtener mayor confianza por parte de terceros interesados. (Benalcazar, 2014). 28.

(29) 6. METODOLOGÍA El trabajo se desarrolló siguiendo el método de investigación descriptiva que se basa en la preparación, en la cual se recolectaron datos mediante la obtención de documentos e información contable de la empresa dados por los funcionarios. 6.1 Tipo de investigación Para la realización de este trabajo aplicaremos la investigación descriptiva la cual consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. Etapas: . Examinan las características del problema escogido.. . Lo definen y formulan sus hipótesis.. . Enuncian los supuestos en que se basan las hipótesis y los procesos adoptados.. . Eligen los temas y las fuentes apropiados.. . Seleccionan o elaboran técnicas para la recolección de datos.. . Establecen, a fin de clasificar los datos, categorías precisas, que se adecuen al propósito del estudio y permitan poner de manifiesto las semejanzas, diferencias y relaciones significativas.. 29.

(30) . Verifican la validez de las técnicas empleadas para la recolección de datos.. . Realizan observaciones objetivas y exactas.. . Describen, analizan e interpretan los datos obtenidos, en términos claros y precisos.. (Miró, 2006). 6.2 Técnicas de recolección de la información. Primarias Las fuentes primarias son aquellas que provee de evidencia directa sobre el tema de investigación, las fuentes primarias ofrecen un punto de vista desde adentro del evento en particular. Para esta investigación se recurre a fuentes primarias como entrevistas al gerente.. Secundarias Las fuentes secundarias son las que interpretan y analizan las fuentes primarias, las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias que implican síntesis e interpretación.. 30.

(31) 6.3 Recolección de datos Para la obtención de datos en la empresa se trabajó mediante la técnica ocular de comparación y observación y la técnica oral de entrevista, por las que obtuvimos documentos físicos y virtuales tales como facturas de ventas y compras, soportes de consignaciones y control de inventario. Para el desarrollo del trabajo se solicitó detalladamente los recursos e implementos que necesitamos para la obtención de dichos datos especificados en la siguiente tabla: Para el desarrollo del trabajo es necesario contar con la disposición de los trabajadores Requerimiento de personal técnico. en la empresa, teniendo consigo toda la información referente a los procesos contables y administrativos.. Documentos necesarios. •. Facturas de venta. •. Facturas de compra. •. Rut actualizados de clientes. •. Rut actualizados de proveedores. •. Relación de inventarios. •. Cuentas por cobrar. •. Cuentas por pagar. •. Cotizaciones. •. Ordenes de compras. 31.

(32) 7. RESULTADOS Primer objetivo: Identificar los principales problemas que tiene la empresa distribuidora RL farmacéutica SAS en el registro de la información contable. 7.1 Identificación de las falencias en la empresa La empresa distribuidora farmacéutica RL no está optando por llevar sus registros contables de manera organizada por ende a ello no tiene un control sobre sus operaciones y movimientos contables, para ello se debe recopilar información respecto a: . Ventas e ingresos.. . Adquisiciones y ventas de activos.. . Sueldos y seguridad social.. . Liquidaciones de impuestos.. . Préstamos y otras deudas.. . Inversiones financieras.. . Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.. . Todos los movimientos bancarios.. . Todos los movimientos de efectivo.. Para llevar un buen registro de la contabilidad, es importante rellenar los libros contables obligatorios para la empresa. Para ello, se debe centralizar la información de las diferentes cuentas de la empresa en un mismo espacio de tal manera que, permita conocer el estado y la situación financiera de la empresa en cualquier momento.. 32.

(33) Segundo objetivo: Realizar una lista de chequeo que establezca las recomendaciones tendientes a la solución de los registros y cumplir con los objetivos que persigue esta organización.. 7.2 Lista de chequeo Para diseñar un modelo de control en la empresa es necesario conocer todas las necesidades y faltantes para buscar un resultado satisfactorio, uno de los mejores y efectivos métodos para confirmar si las actividades, procesos, obligaciones y demás están siendo realizadas es aplicando listas de chequeo las cuales se utilizan para evaluar el cumplimiento y en caso contrario, la búsqueda de una solución para ello. Se realizaría una lista de chequeo mensual en la empresa RL para verificar si se están realizando las actividades correspondientes para cada proceso:. 33.

(34) LISTA DE CHEQUEO RL DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA SAS. ÁREA:. FECHA:. ENCARGADO:. ÍTEM. CRITERIO A VERIFICAR. 1. Ingreso de ventas al programa contable. 2. Ingreso de compras al programa contable. 3. Archivación de comprobantes. 4. Actualización de inventario en mercancia. 5. Informes contables (ESF - ER - BP). 6. Informe financiero (Análisis vertical). 7. Informe financiero (Análisis vertical .Mes.). 8. Informe cuentas por cobrar. 9. Informe cuentas por pagar. 10. Pago de impuesto (Retención en la fuente) TOTALES. SI. NO. 0. 0. CONDICIONES ACEPTABLES. 0%. CONDICIONES NO ACEPTABLES. 0%. OBSERVACIÓN. 34.

(35) La lista de chequeo se realizaría por el responsable de los procesos contables en la empresa, esta arrojaría dos valores porcentuales – CONDICIONES ACEPTABLES – que refleja el cumplimiento de las actividades a cumplir, como también – CONDICIONES NO ACEPTABLES – que corresponde al no cumplimiento de dicha obligación, las cuales pasarían a revisión inmediata y buscar una solución.. Otros beneficios de llevar una buena lista de chequeo: . Deja trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones necesarias.. . Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.. . No se apega a la memoria de las personas, generando sistematicidad en la realización de las actividades.. . Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.. 35.

(36) Tercer objetivo: Elaborar un manual de procedimientos y políticas del área contable de la empresa, que ayude en forma determinante y productiva a un mejor manejo de la misma. 7.3 Manual de procedimientos y políticas contables. El manual de procedimientos y políticas contables integra los procesos necesarios para el ejercicio de las funciones, utilizando este documento como herramienta de apoyo para las personas que se involucren en este proceso, el objetivo de este manual es establecer los mecanismos para el desarrollo de las actividades respecto con la normatividad vigente. Objetivos particulares. . Establecer e implementar procedimientos técnicos y administrativos para la operación del establecimiento.. . Utilizar el manual como herramienta de inducción personal, acerca de los procesos técnicos y administrativos.. . Describir las normas y las acciones que se deben cumplir en la ejecución de los procesos que se realizan para determinar las responsabilidades o compromisos por parte del personal.. La política fundamental de RL es vigilar la disponibilidad, accesibilidad, control y protección de medicamentos e insumos bajo la normatividad establecida para garantizar una atención segura y de calidad con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes, este manual nos permite verificar la manera en la que se distribuyen los medicamentos, el método de observación es indispensable en este proceso porque nos ayuda a recolectar información para así tener conclusiones precisas para ordenar los procesos.. 36.

(37) Optamos por el diseño de un modelo de control con el propósito de mejorar la eficiencia y el control de inventarios, para así hacer un mejor manejo de sus recursos, el personal encargado de la dispensación de medicamentos debe tener un control de existencias, este se realizará mensualmente, realizando conteo físico y comparándolo con el registro del saldo de inventarios del sistema contable o software. La empresa debe tener las respectivas precauciones al momento de seleccionar o almacenar medicamentos para así tenerlos bajo condiciones controladas con el objeto de evitar pérdidas por vencimientos. Manual de políticas:. MANUAL DE POLITICAS CONTABLES RL DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA SAS Los hechos contables deberán registrarse por causación y de forma automatizada, Manejo contable. procurando garantizar el funcionamiento y eficacia de la información financiera y económica. GERENTE GENERAL. GRUPO CONTABILIDAD Estructura del área financiera y contable. GRUPO COMERCIAL. 37.

(38) GRUPO ADMINISTRATIVO Realizar y depurar las cifras contables de los respectivos informes financieros y reportes Depuración contable. contables conforme a la ley que rige la información contable. -NIIF PYMES-. Las operaciones realizadas en la empresa Soportes de documentación. deben estar respaldadas por documentos legibles. No podrán registrarse contablemente operaciones que no estén soportadas debidamente. Los responsables del manejo contable en la empresa deben contar con la información necesaria y actualizada para el control de la. Actualización permanente. información, de forma que los hechos financieros y contables se registren de manera correcta. La información reportada por el grupo contable debe estar en representación. Registro total de las operaciones. razonablemente correcta de TODOS los hechos realizados por la empresa, sin excepción.. 38.

(39) Cuarto objetivo: Evaluar los estados financieros de la empresa mediante herramientas de análisis y presentar un informe con los resultados.. 7.4 Evaluación de estados financieros En cualquier empresa es de suma importancia la implementación de modelos de control financiero y contable puesto que, por medio de estos se estudia y analiza los resultados reales de la empresa y como también es fundamental corroborar y comparar que se están siguiendo los planes de negocio conforme a los objetivos tanto a corto, mediano y largo plazo. Implementación de instrumentos de análisis financiero como: 1. Análisis vertical 2. Análisis horizontal 3. Razones financieras Estos instrumentos nos permitirían analizar y dictar un informe financiero que ayude para la toma de decisiones, estos se realizarían mensualmente para llevar un control más especifico y seguido.. 7.4.1 Análisis vertical. 39.

(40) El análisis vertical de los estados financieros es muy importante para hacernos una idea de si una empresa está realizando una distribución equitativa y de acuerdo a las necesidades financieras y operativas. Pongamos como ejemplo una empresa que tenga unos activos totales por 10.000 € y su cartera sea de 1.600 €. Tendría el 16% de sus activos en cartera, y eso puede tener que ver con problemas de liquidez o con una mala gestión. (Ortega, 2009). 7.4.2 Análisis horizontal Es un análisis dinámico que se ocupa de los cambios o movimientos de cada cuenta entre un periodo y otro del Balance general y el Estado de Resultados. Este método relaciona los cambios financieros que sufrió el negocio de un periodo a otro, los cuales pueden estar representados en aumentos o disminuciones, mostrando además dichas variaciones o cambios en cifras, porcentajes o razones, permitiendo obtener un mejor panorama de los cambios presentados en la empresa para su estudio, interpretación y toma de decisiones. (Duque Navarro, 2016). 7.4.3 Razones financieras El estado financiero es una relación de cifras monetarias, que se enlazan con el funcionamiento de un negocio o empresa y se presentan mediante un orden determinado. Estas cifras tienen como objetivo principal brindar información acerca del funcionamiento y situación del negocio o la empresa, de forma que las personas que se encargan de tomar decisiones sobre el futuro de la compañía, puedan dar las mejores recomendaciones. Por otra parte, los estados financieros son muy útiles para aquellas personas o entidades que desean tener algún tipo de relación comercial con la firma en cuestión; como lo pueden ser inversionistas, proveedores o entidades que otorgan. 40.

(41) crédito. Dada la relevancia de la información que brindan los Estados Financieros, estos tendrán que cumplir con tres características primordiales: confiabilidad, equidad y comprensibilidad. (Castro, 2018). RL DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA SAS Estado de situación financiera ANALISIS VERTICAL 2016 2017. ANALISIS HORIZONTAL PESOS $ PORCENTAJE %. A 31 dic 2016. A 31 dic 2017. Activos corriente Efectivo y equ al efectivo Cuentas por cobrar Gastos pagados por antic. Inventarios Total activo corriente. 6.117.844 1.130.394 119.733 5.778.173 13.146.144. 5.281.618 1.172.458 145.761 5.912.514 12.512.351. 23,49% 4,34% 0,46% 22,18% 50,47%. 20,53% 4,56% 0,57% 22,98% 48,63%. Activos no corrientes Propiedad, planta y equipo neto Cuentas comerc. X cobrar y otras cuentas x cobrar Gastos pagados por anticipado Total activo no corriente. 12.256.656 586.485 60.488 12.903.629. 12.505.418 667.920 43.940 13.217.278. 47,05% 2,25% 0,23% 49,53%. 48,60% 2,60% 0,17% 51,37%. TOTAL ACTIVOS. 26.049.773. 25.729.629. 100,00%. 100,00%. -. 320.144. -1,23%. Pasivos corrientes Pasivos financieros Provisiones por beneficios a los empleados Otras provisiones Cuentas comerc. X pagas Cuentas por pagar a partes relacionadas Pasivos por impuestos Otros pasivos financieros Otros pasivos no financieros Pasivos no corrientes mantenidos para la venta Total pasivos corrientes. 2.963.111 3.276 36.545 11.537.028 230.303 303.418 805.413 382.297 14.592.207 30.853.598. 1.906.774 3.464 29.329 12.665.749 202.274 289.376 645.311 275.210 16.271.760 32.289.247. 11,37% 0,01% 0,14% 44,29% 0,88% 1,16% 3,09% 1,47% 56,02% 118,44%. 4,13% 0,01% 0,06% 27,46% 0,44% 0,63% 1,40% 0,60% 35,27% 70,00%. -. 1.056.337 188 7.216 1.128.721 28.029 14.042 160.102 107.087 1.679.553 1.435.649. -35,65%. Pasivos no corrientes Pasivos financieros Provisiones por beneficios a los empleados Otras provisiones Cuentas comerc. X pagas y otras cuentas x pagar Cuentas por pagar a partes relacionadas Pasivos por impuestos diferidos Pasivos por impuestos Otros pasivos financieros Otros pasivos no financieros Total pasivos no corrientes. 4.354.879 26.872 2.706.629 42.357 12.733 2.965.586 502.452 1.835.159 69.487 12.516.154. 4.070.129 28.538 2.475.220 47.831 10.122 3.004.467 521.870 2.302.008 59.761 12.519.946. 16,72% 0,10% 10,39% 0,16% 0,05% 11,38% 1,93% 7,04% 0,27% 48,05%. 8,82% 0,06% 5,37% 0,10% 0,02% 6,51% 1,13% 4,99% 0,13% 27,14%. -. 284.750 1.666 231.409 5.474 2.611 38.881 19.418 466.849 9.726 3.792. -6,54%. TOTAL PASIVOS. 43.369.752. 44.809.193. 166,49%. 97,14%. 1.439.441. 3,32%. 7.857 1.144.736 1.152.593. 7.857 1.312.737 1.320.594. 0,03% 4,39% 4,42%. 0,02% 2,85% 2,86%. 168.001 168.001. 14,68%. 44.522.345. 46.129.787. 170,91%. 100,00%. 1.607.442. 3,61%. Patrimonio Reserva legal Ganancias acumuladas TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO. -. -. -. -. -. -. 836.226 42.064 26.028 134.341 633.793. 248.762 81.435 16.548 313.649. -13,67% 3,72% 21,74% 2,32% -4,82%. 2,03% 13,89% -27,36% 2,43%. 5,74% -19,75% 9,78% -12,17% -4,63% -19,88% -28,01% 11,51% 4,65%. 6,20% -8,55% 12,92% -20,51% 1,31% 3,86% 25,44% -14,00% 0,03%. 0,00% 14,58%. 41.

(42) RAZONES FINANCIERAS: INDICADORES DE LIQUIDEZ: Razón Corriente (AC / PC) Capital de Trabajo (AC - PC) Capital de Trabajo Operativo (Clientes + Inventarios) KTNO (Clientes + Inventarios - Proveedores) Prueba Ácida (AC - Inventarios) / PC Importancia Activo Corriente (AC / TA) Rotación Inventarios (Costo Merc Vendida / Inventarios) Días Rotación Inventarios (360/rotacion inventario) INDICADORES DE RENTABILIDAD Margen Bruto de Utilidad (U.Bruta / Vtas) Margen Operativo de Utilidad (U.Operacional / Vtas) Margen Neto de Utilidad (U.Neta / Vtas) Rotación Activos totales (Vtas / TA) Rentab. Operac. Antes Impo (UAI / T. ACT) Rentab. Neta Activo (Utilidad Neta /TA) Apalancamiento (TA / T.PAT) Sistema Dupont (U.Neta/Vtas) x (Vtas/TA) x (TA/T.PAT) INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO Indice de Endeudamiento (TPas / TAct) Leverage o Apalancamiento (T.Pas / T.PAT.) Concentración Obligaciones Fcieras (Obligac.Fcieras / T.Pas) Concentración Endeudamiento C.P. (T,Pas C / TPas) Concentración Endeudamiento L.P. (T.Pas NC. / TPas) Estructura Financiera Patrimonio (T.PAT / TAct) ROI, ROA, ROE, EVA, EBITDA, La TIR Retorno de inversion ROI [(Ganancia-invers)/invers]*100 Inversion del año Ingresos del año Rentab. Operac. Activo ROA (Utilidad Operacional / TA) Rentab. Neta Patrimonio ROE (U.Neta / T. PAT) EBITDA (UAII + Deprec. + Amortizac.+ Provisiones) Margen EBITDA (EBITDA / Ventas) La tasa interna de retorno TIR. 2016 0,43 17.707.454 6.908.567 4.628.461 0,24 50,47% 6,76 53,23 2016 0,24 3,06% 0,01 1,98 0,01 0,02 22,60 -0,5400 2016 1,66 37,63 17% 0,71 0,29 0,04 2016 -94% 10.536.801 51.606.955 0,06 0,54 380.270 0,0074 3,90. 2017 0,39 19.776.896 7.084.972 5.580.777 0,20 48,63% 7,17 50,19 2017 0,25 3,78% 0,02 2,19 0,04 0,04 19,48 0,8118 2017 1,74 33,93 0,13 0,72 0,28 0,05 2017 -33% 1.607.442 56.442.803 0,08 0,81 975.788 0,0173 34,11. 42.

(43) RL DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA SAS Estado de resultado. A 31 dic 2016 A 31 dic 2017. ANALISIS VERTICAL 2016 2017. ANALISIS HORIZONTAL PESOS $ PORCENTAJE %. Ingresos por ventas Costo de ventas Ganancia bruta. 51.606.955 56.442.803 - 39.077.440 - 42.412.180 12.529.515 14.030.623. 100% 75,72% 24,28%. 100% 75,14% 24,86%. 4.835.848 3.334.740 1.501.108. 9,37% 8,53% 11,98%. Gastos de admon y venta Gastos por beneficios a los empleados Otros ingresos operacionales otros gastos operativos Ganancia por actividades de operación. - 615.088 - 4.659.672 28.847 - 396.438 6.887.164. 695.703 5.074.812 111.606 288.275 8.083.439. 1,19% 9,03% 0,06% 0,77% 13,35%. 1,23% 8,99% 0,20% 0,51% 14,32%. 80.615 415.140 82.759 - 108.163 1.196.275. 13,11% 8,91% 286,89% -27,28% 17,37%. Ingresos financieros Gastos financieros Ganancias por aper. Continuadas antes de impuestos. 482.357 - 1.744.110 5.625.411. 420.035 1.540.773 6.962.701. 0,93% 3,38% 10,90%. 0,74% 2,73% 12,34%. -. 62.322 203.337 1.337.290. -12,92% -11,66% 23,77%. Gatos por impuestos Ganancias netas del ejer. Por operaciones continuas Ganancia (perdida) neta del ejercicio Por oper. discontinuas GANANCIA (PERDIDA) NETA DEL EJERCICIO. -. 259.918 6.702.783 356.196 7.058.979. 0,33% 10,58% 1,62% -8,96%. 0,46% 11,88% 0,63% 12,51%. 92.104 1.245.186 1.191.047 2.436.233. 54,88% 22,82% 142,67% -52,70%. 167.814 5.457.597 - 834.851 4.622.746. 43.

(44) 7.4.4 Informe de resultados ESTADO DE RESULTADOS Como puede observarse, los ingresos por ventas de la empresa RL FARMACEUTS, mantuvieron el mismo porcentaje el año 2016 al 2017. Con relación a esta cifra es importante preguntarse ¿Por qué las ventas no aumentaron? La utilidad bruta de la empresa aumento en una mínima proporción y los costos de ventas disminuyeron de una forma muy baja. Lo que quiere decir que la empresa no está innovando con sus métodos de ventas, que no ha incursionado por tener nuevos clientes y meterse más en el mercado y para ser esto se necesita publicidad, crecer en calidad y tener un nivel de competencia alto en el mercado al que se enfrenta. A pesar de esto la empresa en el 2017 tuvo rentabilidad, lo que quiere decir que se recuperó ya que en el 2016 mostro perdida en el ejercicio, pero aun así su proceso de incremento en los porcentajes es muy lento.. 44.

(45) ESTADO DE SITUACION FINANCIERA La empresa entre los años 2016 y 2017 en su estado de situación financiera mostro muchos cambios no favorables. Su efectivo y equivalente tuvo una disminución del -13,67% lo que quiere decir que la empresa está perdiendo su liquidez y su flujo de efectivo, esto se puede presentar por el aumento de costos y disminución de ingresos. Por otro lado los pasivos se mostraron estables, donde se ve que las cuentas por pagar disminuyeron y los impuestos por pagar. Se puede decir que la empresa le pago a todos sus proveedores, acreedores y obligaciones financieras por tal razón los activos bajaron ya que estos son la capacidad de pago de los pasivos, utilizado su efectivo y bancos para pagar estas obligaciones olvidándose de las ventas, métodos de inversión y financiación cometiendo un error ya que la razón de la empresa es la Como en el año 2016 se presentó una perdida, esto bajo el porcentaje también del patrimonio en lo que fue ganancias acumuladas en un14.58%. Para lograr todos estos objetivos en una empresa se requiere combinar los conocimientos de contabilidad, administración, economía, derecho y otras profesiones, y la mejor forma de hacerlo es proyectar los flujos de caja futuros a fin de determinar la generación de efectivo y dar a conocer al inversionista la recuperación de su capital y bajar su nivel de endeudamiento sin que los activos corrientes se vean muy afectados.. 45.

(46) Objetivo general: Desarrollar un modelo de control en la empresa distribuidora farmacéutica RL SAS en Montería.. La presente investigación contribuyó de manera significativa para identificar las principales falencias en el control de la información contable y financiera, por las que se desarrolló un modelo de control el cual mejora y aporta al manejo de los procesos contables y administrativos en la empresa. Se establecieron formatos de control en cuánto al cumplimiento de las actividades y funciones correspondientes para los encargados de los procesos administrativos, como también se diseñaron modelos de control financiero, mediante la utilización de las razones financieras en los estados.. 46.

(47) 8. CONCLUSIONES. . La información contable refleja la realidad económica, patrimonial o financiera de una entidad, por ende, se implementaron modelos para un control en la empresa RL Distribuidora Farmacéutica SAS, que permiten evaluar la situación real y en caso de que los resultados sean negativos o las actividades no se estén realizando poder tomar decisiones.. . Al desarrollar las políticas contables en la empresa, mejoraría el desempeño organizacional en miles de formas puesto que optimizaría la calidad y la eficiencia de cada función y proceso financiero, como también, estas ayudan a los empleados a evaluar las operaciones contables de manera eficiente.. . Con un modelo de control establecido, la empresa RL DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA SAS estaría en la capacidad de realizar análisis y comparaciones que aportarían para la toma de decisiones y el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.. . Uno de los beneficios con la implementación de un control sería poder optimizar de manera organizada y precisa los recursos tanto económicos como físicos, con el fin de poder crear estrategias que permitan el crecimiento en la producción de su principal actividad económica y como también.. 47.

(48) 9. RECOMENDACIONES. . Realizar las actividades y las respectivas tareas periódicas en la empresa para llevar un control más preciso de todos los movimientos contables y financieros, establecer las obligaciones para cada empleado de reportar informes mensuales en los formatos generados.. . Se considera la necesidad de implementar un sistema contable en la empresa RL Distribuidora Farmacéutica SAS para que el manejo de la información sea oportuno y a la vez contar con un eficiente sistema de control dentro de la empresa, donde los reportes de los estados financieros sean oportunos para la toma de buenas decisiones.. . Para lograr un control adecuado y correcto es necesario el desarrollo de políticas ya que mantendrán de manera muy ordenada la información para dar cumplimiento en la presentación de las todas las obligaciones financieras, tributarias y laborales ante los organismos de control.. . Es recomendable que para la optimización de los recursos económicos y físicos se tenga un control de estos teniendo en cuenta varios aspectos como elaborar presupuestos, priorizar objetivos, control de gastos, fijar plazos, entre otros.. . Se recomienda hacer una revisión periódica al sistema de información contable con el fin de incorporar al mismo todas aquellas partidas o cuentas que, debido a los cambios generados. 48.

(49) por las regulaciones gubernamentales ocurran a través del tiempo y que sean necesarias incluir en la contabilidad para la optimización y actualización de los procesos.. 49.

(50) 10. BIBLIOGRAFÍA. Barrios, E. (2017). La contabilidad y los sistemas de información contable en las organizaciones. Buenos Aires: Universidad nacional de la patagonia austral. Benalcazar, O. R. (28 de Mayo de 2014). Modelo Coco. Obtenido de http://modelococo.blogspot.com/2014/05/informe-coco.html Bertalanffy, L. v. (2008). Cabello, N. (2011). Blog Consultora Sur. Obtenido de https://blogconsultorasur.wordpress.com/2011/09/06/que-es-coso/ Castro, L. F. (2 de Abril de 2018). Rankia. Obtenido de https://www.rankia.co/blog/analisiscolcap/3598483-razones-financieras-liquidez-actividad-endeudamiento Chueque, M. G. (2014). Unidad de Control. Argentina: Humanidades. Código de Comercio, B. (1971). Código de Comercio. Bogotá. Constituyente, A. N. (1991). Constitución política de Colombia. Bogotá. Delgadillo, D. (14 de Junio de 2014). Actualícese. Obtenido de https://actualicese.com/2014/06/18/definicion-de-sistema-de-informacion-contable/ Duque Navarro, J. (24 de Noviembre de 2016). ABC Finanzas. Obtenido de https://www.abcfinanzas.com/administracion-financiera/analisis-financiero/analisis-horizontal Editorial Definición, M. (05 de Septiembre de 2014). Definicion. Obtenido de https://definicion.mx/organizacion-social/.. 50.

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(53)