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Excel Nivel Avanzado
Módulo 2 – Clase 4
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CURSO
Excel Nivel Básico
Importancia de las funciones básicas
MÓDULO 3
Clase 1
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OBJETIVO DEL APUNTE
El estudiante será capaz de:
Comprender la importancia de las funciones básicas, mediante la revisión de los conceptos más importantes para ponderar su relevancia en su aplicación.
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Índice
OBJETIVO DEL APUNTE ... 2
Introducción ... 4
Conceptos claves ... 5
Preguntas iniciadoras ... 5
Importancia de las funciones ... 6
Ejercicio mediante fórmulas ... 12
Ejercicio mediante funciones ... 13
Conclusión... 15
Bibliografía ... 16
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Introducción
Recuerda que una función es una fórmula predefinida, pero de una forma muy simplificada y mucho más fácil de escribir. Las funciones resuelven los mismos problemas que se pueden resolver con fórmulas ordinarias y se hacen en un solo paso.
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Conceptos claves
Fórmulas Funciones básicas Simplificación
Preguntas iniciadoras
• ¿Por qué una fórmula es más compleja que una función?
• ¿Una función puede resolver lo mismo que una fórmula?
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Importancia de las funciones
Una de las funciones más usadas es SUMA, siendo una de las más simples que proporciona Excel. Utiliza la expresión “=SUMA(ARGUMENTO)” para aplicar. Si el argumento fuese el rango comprendido entre la celda A1 y la celda A45, obtendríamos la suma dentro de esas filas. La función debería ser
“=SUMA(A1:A45)”.
Usar filas y columnas para la selección, esta función de Excel también te permite agregar números adicionales, en una sola celda o incluso múltiples rangos de celdas, siempre que se use un punto y coma (;) para separar cada argumento o dato. Por ejemplo, si usas la expresión “=SUMA(10;A1:A4;B1:B5)”, Excel te calculará la suma de los conjuntos de datos desde la celda A1 a la A4, luego sumará los datos desde la celda B1 hasta la B5 y por último el resultado como se muestra en la figura 1.
Figura 1: Suma realizada mediante función. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Otra función bastante usada es SI. Esta función nos permite corroborar si un resultado cumple con algún criterio o no, devolviendo una información. Esta considera 3 argumentos: la función lógica, la respuesta verdadera y la respuesta falsa. La primera consiste en la condición, la segunda sería la respuesta positiva si se cumple dicha condición y la tercera sería la respuesta negativa si la condición no se cumple.
En la figura 2, se muestra el siguiente ejemplo “=SI(A1>300;”SI”;”NO”)”. Esto último significa que, si el resultado de la celda A1 es superior a 300, la respuesta sería “SI”. Si se da el caso contrario, es decir, que el valor sea inferior a 300, la respuesta sería “NO”.
Figura 2: función SI con resultado Verdadero y Falso. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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En el mundo de los negocios, una de las funciones básicas más importantes es la combinación de la función SUMA y la función SI. La función SUMAR.SI suma valores bajo ciertos criterios. Por ejemplo, sumar los valores de artículos que superan un costo de $100.000 según se muestra en la figura 3.
Figura 3: función SUMAR.SI. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
Una simple suma, hubiese tomado el valor $300.000, $400.000 y $30.000 dando como resultado
$730.000 pero al aplicar el criterio que solo sume valores superiores a $100.000, solo sumo los 2 primeros dejando fuera del ejercicio el valor del plumón.
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Otra función importante es BUSCARV (o CONSULTAV dependiendo de la versión de Office). Si un usuario de Excel maneja una base de datos de sus empleados, podría incluir columnas con sus sueldos, el año de ingreso y el cargo. Esta función resulta súper útil si se quisiera conocer estos datos simplemente buscando dentro de la matriz al empleado adecuado, según se muestra en la figura 4.
Figura 4: función BUSCARV. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
Esta función tiene 4 argumentos. El primero es el valor buscado dentro de la matriz y/o base de datos, que siempre corresponderá a un dato de la primera columna. El segundo argumento es la matriz completa.
El tercer argumento es la columna cuyo dato necesitamos saber. El cuarto argumento es una condición lógica de VERDADERO o FALSO. Si es VERDADERO (o se omite) puede ser un valor exacto o dentro de una escala de datos. Si es FALSO, debe ser necesariamente igual o de lo contrario arrojará error.
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Otra función útil dentro de Excel es CONCATENAR. Esta última permite unir valores de diferentes celdas. Por ejemplo, si en la columna A se encuentran los nombres de ciertos clientes y en la columna B, sus apellidos. En un informe nos solicitan un solo dato (nombre y apellido), se podría usar esta función según se muestra en la figura 5.
Figura 5: función CONCATENAR. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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La función REDONDEAR básicamente busca eliminar (o reducir) los decimales de cifras registradas en una base de datos. En la figura 6 se muestra un registro de 2 valores donde el primer decimal de uno de ellos es 7 (1,71) y el otro es 3 (3,365). Esta función tiene 2 argumentos. El primer argumento es la referencia de la celda (o rango de celdas) y el segundo es la cantidad de decimales que queremos ver. Según los criterios matemáticos, si el siguiente decimal es igual o superior a 5, el decimal en cuestión sube un dígito.
Si el siguiente decimal es inferior a 5, el decimal en cuestión se mantiene.
Figura 6: función REDONDEAR. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Ejercicio mediante fórmulas
En la figura 7, se muestra uno de los ejercicios matemáticos más comunes: una suma hecha mediante fórmulas. Si hubiese más filas, la fórmula seguiría creciendo hasta cubrirlas todas considerando que el ejemplo estaba ordenado. Además, cuanto mayor sea el número de filas agregadas, más probabilidades habrá de cometer errores.
Figura 7:Suma realizada mediante fórmula. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
Tal y como se muestra en el ejemplo, una suma (una multiplicación o el ejercicio matemático que se pretenda realizar) puede resultar complejo y con un factor de error altísimo. Sin contar que un ejercicio misceláneo considera potencias, raíces, paréntesis, además de una posible y fuerte combinación de las operaciones básicas.
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Ejercicio mediante funciones
Ahora puedes ver -según la figura 8- el mismo conjunto de datos, pero usando una función para realizar la operación. Téngase en cuenta que, para desarrollar este ejercicio, se utilizaron muchas menos letras que en la figura anterior. Incluso de haber sido 15 filas o 50 filas, el cambio en este tamaño es pequeño, porque se refiere al rango de celdas. Al escribir B2:B6, la operación a realizar debe considerar desde el valor de la celda B2 hasta el valor de la celda B6, incluyendo todas sus unidades intermedias. Si en vez de realizar una suma de 5 valores, fuese 50 valores en el mismo orden, la función simplemente sería
=SUMA(B2:B51) en cambio, con fórmulas sería un ejercicio eterno.
Figura 8: Suma realizada mediante función. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Una de las ventajas de realizar un ejercicio matemático mediante funciones es la posibilidad de extender el rango en diferentes filas y columnas según se muestra en la figura 9. Este mismo ejercicio genera aún más factores de error si se realizara mediante fórmulas. La posibilidad latente de hacer referencia a una celda sin valores.
Figura 9: Multiplicación realizada mediante función en diferentes filas y columnas. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Conclusión
Las funciones son herramientas de cálculo que nos permiten optimizar el trabajo diario minimizando los factores de error. Excel desarrolló más de 400 funciones y en cada actualización, crea todavía más. Esto último significa que hay más de 400 soluciones a los obstáculos diarios en nuestro trabajo.
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Bibliografía
MS Excel gratis. (2014). Importancia principal de las funciones en Excel. Msexcelgratis.blogspot.
http://msexcelgratis.blogspot.com/2014/04/importancia-principal-funciones-
excel.html#:~:text=Las%20funciones%20resuelven%20problemas%20que,utilizar%20funciones%2 0en%20Excel%E2%80%9D).
A. García. (2020). 15 funciones básicas de Excel que te ayudarán con tu negocio. El economista.
https://www.eleconomista.com.mx/tecnologia/15-funciones-basicas-excel-20200131-0076.html
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Si usted desea referenciar este documento, considere la siguiente información: Guzmán, M.
(2021). Importancia de las funciones básicas. Apunte de clase M3 C1. Excel nivel básico,
Universidad de Santiago.
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