Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la Empresa Gráfica de Villa Clara

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(1)Universidad Central “Marta Abreu” de las Villas. Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo Departamento de Ingeniería Industrial. Tema: Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la Empresa Gráfica de Villa Clara.. Autora: Adisley Maceda Díaz Tutores: Ing.Victoria María Montenegro Alfonso Ing. Humberto Ruano Jiménez. Julio 2012..

(2) Dedicatoria Dedico este trabajo:.

(3)  A mi madre Elia Díaz y a mi padre Fidel Maceda por haber sabido conducirme en la vida y estar siempre a mi lado.  A mi novio y mis suegros que en los momentos buenos y malos me han apoyado incondicionalmente.  A toda la familia y en especial a mis abuelos que no esta en este momento a mi lado, pero que estaría muy orgulloso de mi.  A mi Tía Idania que siempre tuve ese apoyo.  A todos los amigos y vecinos que han dado siempre su mano incondicional cada vez que ha sido necesario sin importar nada.  A todas las personas que en un momento determinado me han ayudado y siempre estarán presentes, a todos. Gracias..

(4) Agradecimiento.

(5) Doy gracias a los que me han regalado su tiempo, su prudencia, a los amigos que siguen firmes en todos los momentos, y a toda la familia llena de amor que me acompaña. Tengo un afecto especial por esos que me han henchido de voluntad al brindarme, además, su confianza y en especial a mi tutora Victoria Montenegro, a Michaerly y a Rafael que sin su ayuda este trabajo no se hubiera podido realizar..

(6) Pensamiento.

(7) No es grande el que siempre triunfa, Si no el que jamás se rinde. Fidel Castro.

(8) Resumen.

(9) El presente trabajo fue realizado en la Empresa Gráfica Enrique Núñez Rodríguez, en la cual se aplico un procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario con el objetivo de proponer mejoras. La principal motivación estuvo en que en los últimos tiempos se han venido presentando problemas con los pedidos entregados en cuanto a cantidad y tiempo. A pesar de que la empresa conoce de algunas dificultades relacionadas con la llegada tardía de las materias primas y con su calidad, la misma no cuenta con las herramientas metodológicas necesarias para solucionar los problemas que la están afectando. Este trabajo se desarrolló tomando como marco referencial el estado del arte de la gestión de inventario en el contexto actual, observándose cómo este proceso reviste particular importancia para el logro de mejores resultado económico en cualquier empresa. La aplicación del procedimiento permitió, una vez definidos y analizados los procesos en la entidad, detectar, entre otras, dificultades con: incumplimiento en el plazo de entrega, incumplimiento con las especificaciones de calidad de las materias primas, etc. Como propuesta de mejora a las principales deficiencias detectadas se realiza un procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventarios, lo cual le permitirá a la empresa mejorar su desempeño e incrementar el nivel de satisfacción de sus clientes..

(10) Abstract.

(11) This present work was developer at the graphical enterprise “Enrique Nuñez Rodriguez” in which we applied a procedure to design an inventory’s management system with the objective to propos some improvements. The main motivation was in the last periods of time in which we were presenting some travels with the delivery’s orders taking into account quantity and time. Although our enterprise know some of the main difficultés with the delayed arrival of some raw materials and its quality. And we don`t have the necessary methodological tools to solve the problems that were are affecting us. This work was developed taking into account the state of the inventory`s management in nowadays now days context observing how this process has a relevant importance for any interprets. The application of this procedure permitted us, after we have defined and analyzed al the process of the entity, to detect among other difficulties, the non-fulfillment of the delivery´s expiry date, the non-fulfillment with the specification of the raw materials’ qualities, etc, that´s why in order to improve or eradicate the main difficulties detected before we propose a procedure for the management inventory system and the application of a specific procedure for the evolution. And all these procedure will permit to or enterprise to improve its redeeming and to increase the satisfaction level of customers..

(12) Índice.

(13) INTRODUCCIÓN. 1. CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL 1.1 Introducción 1.2 Logística definiciones 1.3 Aspectos generales sobre el inventario 1.3.1 Clasificación de los inventarios 1.3.2 Método ABC 1.4 Sistema de gestión de inventario 1.4.1 Modelo básico de cantidad económica de orden (modelo EOQ) 1.4.2 Sistema de revisión continua sistema de cantidad fija 1.4.3 Sistema de revisión periódica o frecuencia fija 1.4.4 Sistema Min-Max 1.4.5 Sistema para múltiples artículos 1.46 Control de inventario 1.5 Caracterización de la gestión de inventario en la empresa gráfica 1.5.1 normas y regulaciones 1.6 Procedimiento para el diseño de gestión de inventario 1.7 Conclusiones parciales CAPÍTULO II 2.1 Introducción 2.2 Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario 2.4 Conclusiones parciales CAPÍTULO III Aplicación del procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la empresa: Enrique Núñez Rodríguez 3.1 Introducción 3.2 Caracterización de la empresa gráfica Villa Clara 3.3 Caracterización general de UEB administrativa 3.4 Estado actual de la gestión de inventario en la UEB Administrativa 3.5 Criterio para el diseño del sistema de inventario 3.6 Selección y aplicación de los modelos de inventario 3.7 Diseño del sistema de inventario 3.8 Control de Inventario 3.9 Ventajas de la existencia del procedimiento 3.10 Análisis de los costos y beneficios 3.11 conclusiones parciales CONCLUSIONES GENERALES RECOMENDACIONES. BIBLIOGRAFÍA. ANEXOS. 4 5 8 10 15 16 17 19 21 23 25 25 27 30 32 33 34 34 41. 42 42 46 47 50 50 51 55 55 56 56 57 58 59 60.

(14) Introducción Introducción.

(15) Hasta hace algunos años, nadie imaginaba que el éxito de una compañía dependiera de la capacidad de gestión para integrar sus relaciones comerciales, menos aún, que los negocios no sólo compitieran como entidades autónomas, sino también como parte de las cadenas de producción y comercialización. En correspondencia con esta tendencia mundial, las empresas cubanas se ven obligadas a realizar un amplio estudio en la preparación, ejecución y evaluación de la producción y de sus procesos logísticos, con el objetivo de optimizar y aprovechar al máximo cada proceso, elaborando productos en el tiempo requerido y capaces de competir al más alto nivel en el mercado, que cada vez es más globalizado. En un país como Cuba, es incuestionable la necesidad de conocer bien lo que significa gestionar los procesos logísticos y su importancia. Las empresas gráficas no están ajenas a esta realidad, sino que por el contrario, están sujetas a influencias negativas de todo tipo, provocadas por las limitaciones a que están expuestas. Una de las actividades claves dentro de los procesos logísticos lo constituye la gestión de inventario ya que permiten satisfacer las necesidades de los clientes pero a la vez son fuentes generadoras de costos por lo que es indispensable buscar un equilibrio entre esto. La dirección de la Empresa Gráfica de Villa Clara, en función de los objetivos y metas del proceso de perfeccionamiento empresarial, se encuentra realizando numerosas acciones para la mejora de un procedimiento que garantice un verdadero análisis y conformación de la gestión de inventario, por la necesidad de dar solución a varios problemas que se han venido presentando en los últimos tiempos estos son: 1. No existe una sincronización entre las necesidades de los clientes y la gestión de inventarios: 2. Hay productos que piden los clientes que no siempre están en existencias, lo que provoca la insatisfacción de los mismos. 3. Productos de lenta rotación. 4. Los productos que se compran no siempre tienen las especificaciones requeridas..

(16) 5. No siempre se entrega en tiempo, con la calidad y la cantidad deseada por los clientes. Estos aspectos son los que caracterizan la situación problemática de la investigación, por lo que se deben promover de manera pertinente estudios e investigaciones enfocados a la satisfacción del cliente, con un máximo aprovechamiento de las capacidades disponibles y con el mayor ahorro de recursos e inversión del capital disponible. Por tanto el problema científico que será resuelto en la investigación es la no existencia de herramientas metodológicas en la Empresa Grafica de Villa Clara,. que permitan la aplicación de métodos y técnicas adecuadas, para. desarrollar una gestión de inventario adecuada a las características de la empresa. Para dar solución al problema científico se formula la hipótesis de investigación siguiente: ¿Como contribuir a mejorar la gestión de inventario en la empresa a partir del desarrollo de una herramienta metodológica para dicha actividad? El objetivo general que se persigue con el desarrollo de esta investigación está dirigido a desarrollar una herramienta metodológica que permita proponer soluciones o mejoras al sistema de gestión de inventario. Los objetivos específicos se definen como: 1. Construir el marco teórico referencial de la investigación mediante la realización de una revisión crítica de la bibliografía especializada acerca de la gestión de inventario y otros aspectos relacionados con el tema. 2. Elaborar un procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la unidad objeto de estudio. 3. Aplicar el procedimiento propuesto, así como las técnicas y métodos más adecuados a las condiciones de la empresa.. La tesis esta estructurada de la siguiente manera:.

(17) El primer capítulo. se dedica. a la elaboración del Marco Teórico y. Referencial que sustenta la investigación. El segundo capítulo se realiza la propuesta del Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la UEB Administrativa. El tercer capítulo se aplica el procedimiento propuesto. Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografías. Anexos..

(18) Capitulo I Capítulo 1: Marco Teórico Referencial.

(19) 1.1. Introducción En este capítulo se expondrán elementos tratados por la bibliografía especializada la cual ha servido de base y de fundamento para la realización de este trabajo, donde se recogen conceptos, definiciones, relacionados con la gestión de inventario sus características y sobre las decisiones en lo que respecta a la aplicación de cada sistema de gestión de inventario. El camino a seguir aparece en el hilo conductor que a continuación se muestra.. Estado del arte. Estado de la práctica. Logística definiciones Análisis del estado actual de la gestión de inventario en la empresa gráfica Aspectos general sobre el inventario. Sistemas de inventario mas utilizados. Norma y regulación en el área de la gestión de inventario. Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario. CONFECCIÓN DEL MARCO TEÓRICO REFERENCIAL DE LA INVESTIGACIÓN. Figura 1.1 Hilo Conductor del capitulo [Fuente: Elaboración propia].

(20) 1.2. Logística La actividad de manipulación y almacenamiento de las cargas es tan antigua como la humanidad misma, y surge desde que el hombre necesita conservar los granos hasta la próxima cosecha (Comas Pullés, 1996). El término Logística, asociado a la dirección por objetivos, se desarrolla en el campo militar, estando relacionado en esa esfera con la adquisición, conservación y suministro de los recursos necesarios para las acciones militares (Ballou, 1991). No es hasta mediado del presente siglo que las experiencias obtenidas en la esfera militar pasaron a la esfera productiva cuando Jhon F. Magee utilizó por primera vez el concepto de logística en 1962. (Acevedo A.,. Gómez, M.. (2001).) Logística es un conjunto de técnicas que de por sí tienen cuerpo propio, no formando parte de ninguna en específico y sirviéndose de elementos de diferentes áreas como: la matemática, la informática económica, la administración de empresas y otras (Torres Gemeil, M y colectivo de autores 2003). Magee (1968) en su libro "Industrial Logistics" definió la logística como "el movimiento de los materiales desde una fuente u origen hasta un destino o usuario". Lalonde (1971) y Christopher (1972) en sendos artículos publicados respectivamente, definen la logística como la unión de la gestión de los materiales con la distribución física. Varios autores en ambos lados del Atlántico generalizaron el término de "Business Logistics", o sea Logística de los Negocios para diferenciarlos de la logística militar. Bowersox (1979) en su artículo publicado asocia el concepto de logística a la aplicación del enfoque en sistema a la solución de los problemas de suministro y distribución de las empresas. Con la evolución de las ciencias empresariales, en particular el surgimiento y desarrollo en los enfoques modernos de dirección, también el concepto de Logística y las aplicaciones que de ella se van realizando han ido variando, tratando de abarcar cada vez más el análisis de las diferentes áreas que intervienen en las organizaciones. (Apple, 1972; Ballou, 1991; Cooper, 1990;.

(21) Gregory, 1986, Immer, 1968, Torres Gemeil, 1985; Torres Gemeil, et al, 2003) Un criterio difundido en la actualidad es el que expresa Ballou (1991): “La Logística empresarial abarca todas las actividades relacionadas con el traslado - almacenamiento de productos que tiene lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo”. En esta obra el autor excluye el alcance de la logística, la gestión de los procesos de producción, el control de inventarios para la fabricación, la distribución y planificación de la maquinaria y el control de la calidad de los procesos; por ello, deja de considerar un grupo de actividades que resultan relevantes en la concepción sistémica de la organización. Un paso de avance hacia el concepto de logística como enfoque que integra a la organización, lo aportó el elaborado por el Insitute of Logistic and Distribution Management (1991) que establece el alcance de esta actividad en dos grandes funciones de la organización: La gestión de materiales: Encargada de los flujos materiales en el aprovisionamiento de materias primas y componentes y en las operaciones de fabricación hasta el envase de los productos terminados. La gestión de distribución: Encargada del control de inventarios de los productos terminados, pasando por los procesos de almacenamiento y transporte, hasta la entrega del producto o servicio al cliente. El concepto moderno de logística la describe como la acción del colectivo laboral dirigidas a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos, costos, lugar y con la información demandados, con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente. (Acevedo, José Antonio et Acosta, Liliam 2010). Algunos autores cubanos, como Conejero González (1997), Santos Norton (1997) y Comas Pullés (1998), llegaron a las mismas concepciones de como adoptar un esquema general del enfoque logístico comenzando por.

(22) caracterizar la logística como un sistema, con subsistemas, variables, interrelaciones internas y externas, funciones y objetivos. En este esquema y según la propia fuente, se indica la vinculación estrecha de la logística con la disminución de los costos y el incremento del servicio al cliente. También se vinculan todos los subsistemas logísticos con los flujos y el entorno de las empresas y se refiere a que este esquema es aplicable a cualquier empresa. Cespón Castro, (2003) flujos material e. define: “Logística es el proceso de gestionar los. informativo de materias primas, inventario en proceso,. productos acabados, servicios y residuales desde el suministrador hasta el cliente, transitando por las etapas de gestión de los aprovisionamientos, producción, distribución física y de los residuales”. Knudsen González, (2005) expone que, “es aquella parte de la gestión de la cadena de suministros que planifica, implementa y controla el flujo y almacenamiento eficiente de bienes, servicios e información desde el punto de origen hasta el punto de consumo para añadir valor al cliente con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente”. Con el progreso de la Revolución y las contradicciones con EE.UU. los proveedores se alejaron y con ella las dimensiones de los ciclos de reaprovisionamiento. aumentaron,. demandándose,. la. construcción. de. grandes redes de almacenes y de hecho el desarrollo de tecnologías que se correspondieran con la media mundial en esta disciplina. En el escenario actual y perspectivo, se requiere, por parte de la empresa multiplicar su eficiencia y eficacia como medio de suplir el déficit de materiales. Nacionalmente no se poseen datos históricos que reflejen la influencia de los costos vinculados a las actividades logísticas, sin embargo, es de admitir el elevado volumen de estos valores si se tienen presentes: La cuantía de recursos almacenados e inmovilizados y sus respectivos costos de conservación. Los elevados costos de transportación deben ser desembolsados por las importaciones, debido a la situación del país bloqueado con economía planificada. El escaso y deficiente parque de transportación..

(23) Los frecuentes desequilibrios de inventarios que enfrentan las empresas nacionales que conllevan en ocasiones a su respectiva ruptura. Las diferencias de los flujos y el control de las exigencias, lo que implica dilatados trámites y excesivo tiempo para resolver los reaprovisionamientos. En general se afirma que la Logística de la etapa contemporánea constituye una herramienta que aporta a la empresa actual una ventaja competitiva, que las distingue y puede situarla en la cumbre del mercado de bienes y servicios, los inventarios juegan un papel importante dentro de la logística por ello es de gran importancia que se tenga un conocimiento bien definido sobre estos. 1.3. Aspectos generales sobre el inventario En el concepto tradicional sobre inventario dice que es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la producción o para satisfacer las necesidades del consumidor. El propósito fundamental es desacoplar las diferentes fases del área de operaciones. El inventario de materias primas desconecta a un fabricante de sus vendedores; el inventarios de producto en proceso desengrana las varias etapas de la manufactura una de otra y el inventario de producto terminado desacopla a un fabricante de sus clientes. Pero tiene un concepto actual donde la cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones intra e interempresa (cadena logística) para permitir su operación económica y fluida, a la vez que para absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente. Monks (1994) y Domínguez Machuca (1995) plantean que las principales razones para contar con inventario son (Monks, J. P, 1994) y Domínguez Machuca, J.A, 1995): Hacer frente a la demanda de productos finales, que no es conocida con certeza. 1. Proporcionar. servicios. a. (inmediatas o estacionales).. los. clientes. con. demanda. variables.

(24) 2. Las derivadas de la naturaleza del proceso de producción que requiere productos en curso. 3. Evitar interrupciones en el proceso productivo, por falta de suministros externos o internos. 4. Nivelar el flujo de producción en el caso de demanda variable, por ejemplo, cuando existe demanda estacional. El control de inventario es un aspecto crítico de la administración exitosa. Cuando mantener inventario implica un alto costo, las compañías no pueden darse el lujo de tener una cantidad de dinero detenida en existencias excesivas los objetivos de un buen servicio al cliente y de una buena producción eficiente deben ser satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel mínimo. Tener existencias en los anaqueles significa tener dinero ocioso y, para reducir este al mínimo, una compañía debe hacer que coincidan las operaciones que ofrecen la demanda y la oferta, de manera que las existencias permanezcan en los anaqueles justo a tiempo para cuando las requiera el cliente. No existe un control de sistema de inventario automático que funcione en cualquier tipo de circunstancia sin exención alguna, requieren de la intervención de usuarios inteligentes y exigente un segmento continuo y minucioso. En fin un inventario consiste en la existencia productos físicos que se conservan en un lugar y un momento determinado, cada artículo distinto del inventario, que se encuentra en algún lugar, se denomina unidad de almacenamiento de existencias (SKV), y cada SKV tiene un número de unidades en existencias. Marrero Delgado Fernando. (2000). Según Mora (2007) los inventarios son almacenamientos de materias primas, repuestos, insumos, productos en proceso o bienes terminados que aparecen a lo largo de la cadena productiva o del proceso logístico de una empresa. El inventario constituye una reserva de materiales, materias primas, producción en proceso o productos terminados, que no tienen un empleo sistemático y son originados por la baja fiabilidad, para garantizar un.

(25) determinado servicio al cliente (Cespón Castro, R y Auxiliadora Amador, M, 2003) 1.3.1 Clasificación del inventario Los inventarios son importantes para realizar la producción o fabricación en general, y varían ampliamente entre los distintos grupos industriales. La composición de esta parte del activo es de gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo varios criterios según: Su naturaleza Su velocidad de rotación Su nivel de acceso Su posición en el proceso logístico Su funcionalidad De acuerdo a su naturaleza, pueden ser: De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán para formar parte del producto terminado. Por lo general, el comportamiento de estos inventarios sigue un patrón regido por el ritmo de la producción y sus correspondientes normas de consumo. Su reposición elevará los volúmenes hasta una norma máxima de inventario previamente determinada.( Weston F. 1994) De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin terminar. Se encuentran en todo el flujo de producción, y su comportamiento está en función de las operaciones anteriores y posteriores al momento o lugar del proceso de que se trate.( Weston F. 1994) De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior distribución y venta. ( Weston F. 1994, Álvarez M. 1987) De acuerdo a la velocidad de rotación podrán clasificarse en: Inventario corriente: Se refiere al inventario que se mueve dentro de márgenes típicos de rotación..

(26) Inventario de lento movimiento: Integrado por productos cuyos escasos movimientos de salida conducen a su relativa inmovilización. Sus causas se originan, fundamentalmente, en compras que no se ajustan al consumo real por errores en el pronóstico o por obsolescencia, ante el cambio de tecnología o de los patrones de la demanda. Inventario ocioso: Constituido por productos sin salidas durante un período de tiempo dado. Su origen más relevante está en las compras no justificadas y en menor medida en la obsolescencia por cambio de tecnología. Inventario obsoleto: Integrado por productos que fundamentalmente por cambio de tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo en ociosos. De acuerdo al nivel de acceso se clasifican en: Inventario estratégico: Son productos que se reservan de acuerdo a una estrategia nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de repuesto a un equipo vital para una determinada actividad o que su adquisición y compra resulte muy compleja o lenta. Inventario de reserva estatal: Son los inventarios que se tienen para contingencias o catástrofes naturales. Deben rotarse para evitar envejecimientos excesivos según su propia naturaleza. Inventarios intocables: Son reservas de las fuerzas armadas para su uso sólo en casos militares y deben rotarse adecuadamente. De acuerdo a su posición en el proceso logístico: Inventario en existencia: Son los productos que se encuentran en un almacén equivale al inventario disponible. Inventario en tránsito: Son los productos que se encuentran moviéndose sobre un. equipo de transporte entre dos nodos. (almacenes) de la red logística. De acuerdo a su funcionalidad: Inventario normal: El inventario normal asegura la demanda de un producto, por ello cuando ésta excede lo previsto es preciso recurrir al inventario de seguridad..

(27) Inventario de seguridad: Es aquel que permite cubrir las fluctuaciones aleatorias de la demanda y las de las condiciones de suministro (plazo de suministro y calidad del producto). Inventario disponible: El total de las existencias que se hallan físicamente en el almacén, se denomina inventario disponible. Por lo tanto, el inventario disponible es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad. Finalmente, el inventario surge como una protección ante la variabilidad de la demanda y del tiempo de reaprovisionamiento. Los inventarios están presentes en el aprovisionamiento, la producción y la distribución y cumplen al menos cinco funciones de la empresa:  Permiten utilizar economía de escala  Equilibran la oferta y la demanda  Permiten la especialización en la producción  Permiten protegerse de la inseguridad de la demanda y del ciclo de abastecimiento  Actúan como colchón en los diferentes niveles de la cadena logística La existencia de inventarios, se justifica desde dos hechos posibles:  La velocidad de demanda es más alta que la de producción o aprovisionamiento.  El tiempo de transporte y/o la distancia entre el punto de fabricación o comercialización de productos y el punto donde se consumen o donde se requieren para ser usados, son muy grandes. Entre los distintos beneficios que puede representar la existencia de almacenes para el manejo de inventarios, están:  Cercanía de los productos con el demandante.  Prontitud y oportunidad de las necesidades, deseos y requerimientos de los clientes, que permiten elevar fácilmente el nivel de servicio al cliente interno (o externo).  La variabilidad en los procesos de producción, almacenamiento y transporte se puede atenuar con la existencia de inventarios.  Servir de amortiguador entre los desfases de producción y de.

(28) demanda.  Elevar los manejos de economías de escala, al permitir producir tiempos más largos, lotes más grandes y de mayor nivel de cubrimiento. Al igual favorece los conceptos de economías de escalas en compras, suministro, transporte y de otras áreas de la cadena logística.  Permiten actuar en el proceso logístico ante fenómenos exógenos temporales, que no permitan la producción o el transporte (Mora, 2007). Según Noori (1997), los inventarios se pueden clasificar por su función y por su forma. Por su forma:  Inventario de. materia prima, constituyen los. insumos y. los. materiales básicos que ingresan al proceso.  Inventario de productos en proceso, son materiales en proceso de producción.  Inventario de productos terminados, representan materiales que han pasado por los procesos productivos correspondientes y serán destinados para su comercialización o entrega. Por su función:  Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse, esto permite que cada proceso funcione como se plantea.  Inventario de. ciclo, resulta cuando la. cantidad de. unidades. compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades inmediata de la empresa.  Inventario de previsión o estacional, se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los períodos de demanda baja para satisfacer la demanda alta. Los. sistemas. de. inventario. son. tan. variados. e. implican. tantas. consideraciones que sería imposible desarrollar modelos para todas las.

(29) situaciones posibles. Tanto Machuca (1999) como Heizer (2002) y Lieberman (2005); coinciden en plantear que, los sistemas de inventario se clasifican en sistemas con demanda determinística (sí la demanda es conocida), o en sistemas con demanda no determinística o aleatoria (sí se trata de una variable aleatoria que tiene una distribución de probabilidad conocida). Existen diferentes métodos para la clasificación de los artículos en el inventario, a continuación se explican los más utilizados. 1.3.2 Método ABC. ó diagrama de Pareto El método ABC (clásico) o Curva de Pareto (Ver Figura 1.2), también conocido como Método o Ley de Pareto, 80 - 20 y pocos vitales - muchos triviales, se basa en clasificar los inventarios por su uso-valor, para establecer niveles de importancia. El uso-valor se refiere al número de unidades de un surtido específico en un período de tiempo (por ejemplo: mensual o anual), multiplicado por su costo unitario o precio de venta, según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las entradas o salidas del inventario, según sea el punto de vista que se utilice. Este método consta de los pasos siguientes, (Ver Torres Gemeil et. al. 2004): 1. Cálculo del uso-valor para cada artículo. 2. Ordenar descendentemente según el uso-valor calculado. 3. Se calcula la suma acumulada del uso-valor y de la cantidad de artículos. 4. Se calcula la frecuencia (%) de dichas sumas acumuladas. La última frecuencia será. 100%. para cada caso (uso-valor y cantidad de. artículos). 5. Se gráfica la Curva de Pareto como % frecuencia acumulada uso-valor vs. % frecuencia acumulada de cantidad de artículos. 6. Se seleccionan los puntos de corte en los puntos de inflexión de la curva, y se establecen los grupos A, B y C. Cuando se aplica la estratificación del inventario, queda.

(30)  Artículos A: Es el 20% de los artículos totales, que representan el 80% del uso valor. Representan la menor cantidad más significativa, los llamados "pocos vitales". Son los más importantes para la empresa.  Artículos B: Es el 30% de los artículos que representan el 15% del usovalor. representan los productos que no son los más importantes, pero su falta. puede causar afectaciones serias. al funcionamiento de la empresa. Tienen una importancia media para la empresa. . Artículos C: Constituyen el 50% de los artículos que representan el 5% del uso valor, por lo que son denominados como los "muchos triviales".. Estos. productos. deben. ser. constantemente. analizados para decidir su permanencia en el inventario, empleando como premisa general para justificar su exclusión, la realización de compras circunscritas al momento en que se necesiten, aún a expensas de prescindir de ellos durante el plazo de suministro. Son los de menor importancia para la empresa.. Figura 1.2: Curva de Pareto. Fuente: Torres Gemeil et. al. (2004).. Como se puede ver, el Método de Pareto tiene una gran utilidad en la gestión de los inventarios, ya que permite discernir los diferentes estratos de productos, ordenándolos en función del uso-valor como criterio discriminante elegido..

(31) 1.4 Sistemas de gestión de inventario Para la gestión de inventarios, se aplican un sin número de técnicas, basadas en métodos heurísticos y de la Investigación de Operaciones que responden a diferentes situaciones de carácter práctico. Un resumen de los denominados Los sistemas de gestión de inventarios más utilizados son: 1. Modelo Básico de Lote Económico de Pedido (Modelo EOQ) 2. Sistema de Revisión Continua o de Cantidad Fija o Sistema Q 3. Sistema de Revisión Periódica o de Frecuencia Fija o Sistema P 4. Sistema Min - Max 5. Sistema para Múltiples Artículos 1.4.1 Modelo básico de cantidad económica de la orden (Modelo EOQ: (Economic Order Quantity). El Modelo Básico de Lote Económico de Pedido (EOQ), también es conocido como Modelo de Wilson en honor a su creador, este es el modelo más elemental de todos los sistemas de gestión de inventario y en él se basa la teoría clásica. Su objetivo es determinar la cantidad óptima a pedir, que sería el lote económico de pedido. Supuestos básicos: 1. Solo se considera el costo de preparación del pedido y el costo de inventario 2. La demanda de productos es constante (determinística) 3. El plazo de entrega también es constante e inmediato 4. Los pedidos se solicitan cada intervalo constante de tiempo 5. No existirá ruptura de “stock” El perfil del inventario para este caso se muestra en la Figura 1.3, donde se puede observar el cumplimiento de los mencionados supuestos, mientras que la fórmula (1.1) constituye la base del mencionado modelo, pudiéndose obtener a partir del cálculo del tamaño del lote que hace mínima la función de costo..

(32) Q Q/2 Tiempo. P. Figura 1.3: Modelo EOQ. Fuente: Cespón Castro (2003). Q. 2 SD iC. (1.1). Donde: Q: Tamaño económico del pedido, en unidades /orden S: Costo de preparación del pedido, en unidades monetarias D: Demanda del producto, en unidades / unidad de tiempo i: Tasa de inventario referida al mismo periodo de tiempo que la demanda C: Costo de producción o de compra, en dependencia del pedido realizado P: Frecuencia de suministro, en unidades de tiempo H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad de tiempo - unidad Q / 2: Inventario promedio, en unidades Otras expresiones de cálculo relacionadas con parámetros del modelo EOQ son:. H. i *C. (1.2). P. Q D. (1.3). CP. D Q. (1.4). CT. Q *H 2. D *S Q. (1.5).

(33) Donde: H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad – unidad de tiempo P: Frecuencia en la solicitud de pedidos, en unidades de tiempo CP: Cantidad de pedidos a realizar en el período considerado CT: Costo total, en unidades monetarias 1.4.2. Sistema de revisión continua o sistema de cantidad fija o sistema Q En este modelo, dada cierta cantidad (punto de reorden) de un producto en inventario, se solicita el pedido de una cantidad fija de dicho producto, aunque el tiempo entre un pedido y otro pasa a ser variable siendo esta la característica principal de este sistema: cantidad fija y frecuencia fija. Es conveniente utilizar este sistema cuando se trata de productos fáciles de contabilizar; de costo elevado que quieren un estricto control, la variedad de surtidos es pequeña y cuando existe cercanía con el proveedor o cliente. Este modelo se puede gestionar teniendo en cuenta las cuatro combinaciones en correspondencia con la aleatoriedad o el valor constante de la demanda y el plazo de entrega (Cespón Castro y Auxiliadora Amador, 2003).. 1. Considerar la demanda y el plazo de entrega constantes 2. Considerar el plazo de entrega aleatorio y la demanda constante 3. Considerar la demanda aleatoria y el plazo de entrega constante 4. Considerar aleatorios tanto la demanda como el plazo de entrega. Su patrón de comportamiento está representado en la Figura 1.4, donde: Q: Cantidad Solicitada R: Punto de Pedido o de Reorden L: Plazo de entrega S´: Stock de seguridad.

(34) Unidades. Q R. Q. Q. Q. S´. L. L. Tiempo. Figura 1.4: Sistema Q. Fuente: Cespón Castro (2003). L. Procedimiento para el diseño del Sistema de Revisión Continua, cuando el plazo de entrega es constante y la demanda aleatoria 1. Determinación del tamaño óptimo del lote (Q) 2. Determinación del stock de seguridad (S’). S' Z * '. '. L*. (1.6). (1.7). Donde: Z: Percentil de la distribución normal, obtenido para el nivel de servicio fijado. ' : Desviación estándar en el plazo L : Desviación estándar de la demanda, referidas a las mismas unidades que el plazo L L: Plazo de entrega 3. Determinación del punto de reorden (R). R. M ' S ' (1.8). Donde: M’: Demanda promedio en el intervalo L..

(35) 4. Administración del sistema a partir de los parámetros calculados. Se procede a solicitar una cantidad “Q” cada vez que el inventario llega al punto de reorden “R”, debiéndose estar atentos a los cambios de demanda, pues una variación muy pronunciada puede implicar que el sistema tenga que ser rediseñado. 1.4.3 Sistema de Revisión Periódica o de Frecuencia Fija o Sistema P. Conocido también como sistema de frecuencia fija o sistema “P”, se caracteriza porque en el mismo la frecuencia de suministro se mantiene fija, mientras que la cantidad solicitada en cada pedido, constituye una magnitud variable Figura 1.5. Cuando se administra el inventario utilizando un sistema de este tipo, se verifica la posición del inventario a intervalos fijos de tiempo y se realiza un pedido por la diferencia entre el nivel de inventario que se tiene en el momento de la revisión y el nivel máximo de reabastecimiento. Este modelo puede ser aplicado cuando estamos ante unos productos muy difíciles de contabilizar, de costos reducidos que no requieren de un control estricto, cuando en una misma solicitud se incluyen más de un pedido y cuando existe lejanía con los proveedores (Cespón Castro y Auxiliadora Amador, 2003).. Qi: Cantidad solicitada T: Inventario objetivo L: Plazo de entrega S´: Stock de seguridad P: Frecuencia de revisión.

(36) Unidades. T Q1 Q1. Q2 Q2. S ´. L. Tiemp o. L P. P. Figura 1.5: Sistema P. Fuente: Cespón Castro (2003). Procedimiento de aplicación del Sistema de Revisión Periódica con plazo de entrega constante y demanda aleatoria 1. Determinación del intervalo periódico de revisión P. 2*S D*H. (1.9). Donde: S: Costo de preparación del pedido, en unidades monetarias D: Demanda del producto, en unidades / unidad de tiempo P: Frecuencia de suministro, en unidades de tiempo H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad de tiempo - unidad 2. Determinación del stock de seguridad (S´). S'. Z* '. '. * P. L. (1.10). Donde: Z: Percentil para el nivel de servicio fijado : Desviación estándar de la demanda referida al plazo P+L.

(37) ’: Desviación estándar en el plazo P+L 3. Determinación del inventario objetivo (T).. T. (1.11). M ' S´. M ' d (P. L). (1.12). M´: Demanda promedio del inventario en el intervalo P+L d: Demanda promedio diaria 4. Cálculo de la cantidad a solicitar (Q) Q=T–q. (1.13). q: Cantidad disponible en el momento de la revisión 1.4.4 Sistema Min – Max Constituye un híbrido de los Sistemas de Revisión Continua y Revisión Periódica, al utilizar algunos de sus parámetros. Por su sencillez y efectividad es uno de los más empleados en la práctica, además de que utiliza los criterios del punto de reorden (R) e inventario objetivo (T). Procedimiento de aplicación del Sistema Min – Máx 1. Determinar el Tamaño de lote óptimo ( Q * ). Q*. 2 S D H. H. i c. Donde: Q * : Lote óptimo. D: Demanda anual del articulo S: Costo de preparación del pedido, en unidades monetarias H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad de tiempo – unidad i: Tasa de inventario referido al mismo periodo de tiempo de la demanda c: Costo de producción o de compra, en dependencia del pedido realizado.

(38) 2. Determinar el stock de seguridad (S´). S' Z * ' '. L*. Donde: Z: Percentil de la distribución normal, obtenido para el nivel de servicio fijado. ' : Desviación estándar en el plazo L : Desviación estándar de la demanda, referidas a las mismas unidades que el plazo L L: Plazo de entrega 3. Determinar del punto de reorden (R). R. M ' S'. M´. d L. (1.14). Donde: M’: Demanda promedio en el intervalo L. d: Demanda promedio diaria. 4. Determinar el inventario objetivo o máximo (T) T. Q*. Q T Q. Q*. R. (1.15) (1.16). q. ( R q ) (1.17). Donde: Q: Cantidad a solicitar q: Cantidad disponible en el momento de la revisión. 1.4.5 Sistema para Múltiples Artículos.

(39) Este sistema se formula como un modelo de optimización restringido y se resuelve utilizando multiplicadores de Lagrange (Zipper, 2002). Se aplica tantas veces como materiales existan, permite determinar las cantidades a solicitar para varios insumos conjuntamente, cuando existen restricciones de recursos. Normalmente en la función de compras, los recursos que con mayor frecuencia se convierten en restricciones son:. El presupuesto disponible para las compras El espacio disponible en el almacén para las cantidades que serán compradas de los diferentes materiales Procedimiento de aplicación del Sistema para Múltiples Artículos 1. Resolver el problema no restringido 2.. Verificar si se satisface la restricción del recurso (presupuesto o espacio). 3.. Si la restricción no se satisface, calcular los multiplicadores de Lagrange. 4.. Calcular los valores del multiplicador y las cantidades a comprar, sustituyendo en la restricción. 5.. Verificar si los nuevos valores obtenidos satisfacen la restricción de recursos. 1.4.6 Control de inventario Un tema de suma importancia dentro de la gestión logística es el control de inventarios, dado que generalmente no es posible o práctico producir y vender de forma instantánea o inmediata. Este paso intermedio entre el punto de producción y la demanda tiene como objetivo mantener la disponibilidad de las mercancías de cara al usuario, a la vez que proporciona la flexibilidad necesaria a las áreas de producción y logística en su búsqueda de métodos de fabricación y distribución más eficiente. La planeación y control de inventarios requiere de interacciones entre los tres objetivos principales del sistema: servicio al cliente, inversión en inventarios y eficiencia en la producción..

(40) Siempre existen los costos implícitos que se relacionen con estos objetivos, independientemente de si son o no susceptibles de ser cuantificados con exactitud. Uno de los requisitos más importantes en la gestión de inventarios es la estructura de los costos que involucra. Diferentes estructuras de costos han sido planteadas por varios autores (Schroeder, 1992; Parra Bofia, S, 1993 y Narasimhan, S. L,. 1996). De forma general la mayoría de los autores. abarcan los mismos costos, de una manera u otra, con diferencias en la forma de agruparlos. Hernández Ávila y Conejero González, H. clasificación dada por. (2002) coinciden con la. Schroeder (1992), en los costos que se expone a. continuación (Hernández Ávila y Conejero González H, 2002): Costo del artículo: Este es el costo al comprar y producir los artículos individuales del inventario. Costo de ordenar o emisión del pedido: Son los que corresponden a la preparación, tramitación y seguimiento del pedido, si los costos que se incurren por este concepto guardan relación con el número de pedidos realizados; a la descarga y la recepción de los artículos recibidos. Costo de pedidos u organización: es el costo asociado con el reabastecimiento de un inventario que es independiente del número de unidades pedidas .Se incurre en este costo cada ves que se coloca un pedido o que se echa a andar una máquina para una corrida de producción. Costo de compras: Es el costo por artículo pedido. Este costo puede depender del número de unidades pedidas debido a las desventajas por cantidad. Costo de conservación: Este es un costo por periodo por cada artículo en inventario..

(41) Costos asociados al almacenamiento: determina los gastos asociados a la gestión de almacenamiento, dentro de ellos se establecen los gastos de salario, materiales, de oficina, energía o combustible, costos p precio de adquisición de las mercancías, como también la depreciación y amortización de edificaciones, equipos y medios.. 1.5. Caracterización de la gestión de inventario en la Empresa Gráfica de Villa Clara En la bibliografía existen muchos sistemas de gestión de inventarios, una clasificación muy aceptada de los mismos es la siguiente (Cespón Castro & Auxiliadora Amador, 2003): Sistemas de demanda dependiente: aquellos en que la demanda está determinada por la de otros artículos, no recibiendo una influencia del mercado. Por ejemplo sistemas MRP. Sistemas de demanda independiente: aquellos donde la demanda está influenciada por las condiciones del mercado. Por ejemplo; Sistema de Revisión Continua (Q), Revisión Periódica (P) y Descuento por Cantidades. La gestión de inventarios es el proceso de administración del inventario, de manera que se logre reducir al máximo su cuantía sin afectar el servicio al cliente, siendo el inventario la reserva de materiales, materias primas, productos en procesos o terminados que no tengan un empleo sistemático y son originados por la baja fiabilidad del sistema (Cespón Castro y Amador Avellana, 2003) El enfoque logístico en la gestión de los inventarios debe considerar los factores influyentes en el diseño de la política de inventario de forma tal de poder coordinar acciones y estrategias que permitan gestionar el sistema eficientemente con el mínimo de inventario. De acuerdo a lo planteado por Hernández Ávila (2004), algunos autores coinciden en que la gestión de inventario es el proceso de administración, de manera que se logre reducir al máximo su cuantía, sin afectar el servicio al cliente, mediante una adecuada planeación y control del mismo. El enfoque tradicional, en lo que respecta a la gestión de inventarios, se basa en los conceptos de punto de pedido y cantidad a pedir, como base para.

(42) tomar las decisiones de: ¿qué pedir?, ¿cuánto pedir?, ¿cuándo pedir? y ¿cómo pedir? (Schroeder, 1995; Sastra, 2003; Cespón Castro y Amador Avellana, 2003; Ballou, 2004) El enfoque clásico de gestión de inventario se basa en estimar los valores de los parámetros del modelo de inventario y sobre dicha base calcular los parámetros del inventario. A partir de dichos cálculos se organiza la gestión del inventario la cual debe alcanzar un enfoque de mayor integración, ya que debe coordinar estrategias y acciones con otras funciones como el marketing, las compras, la producción, el diseño del producto, la logística y otras con el objetivo de lograr valores en los parámetros de entrada al modelo de inventario que satisfagan al máximo posible la influencia de las factores descritos con anterioridad y otros específicos que incidan en las empresas y en el producto en específico. En la gestión de inventarios están involucradas tres actividades básicas: 1.- Determinación de las existencias: la cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y se pueden detallar procesos como: toma física de inventarios, auditoria de existencias, evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas), conteos cíclicos. 2.- Análisis de inventarios: la cual está referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que se deben tener en la planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son: Fórmula de Wilson (máximos y mínimos), Just in Time (justo a tiempo). 3.- Control de inventario: la cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir, donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos más utilizados para lograr este fin son: MRP (planeación de recursos de manufactura), MPS (plan maestro de producción)..

(43) En la unidad empresarial objeto de estudio, el inventario está relacionado con varias de estas funciones, la definición de sus parámetros se realiza de forma empírica por parte de los especialistas con una adecuada planeación y control en base a la demanda. Por lo general los insumos siempre llegan de manera tardía a pesar de que ya se conoce la demanda, y tiene un mayor déficit en la producción de libros, libretas y otras producciones gráficas situación no imputable al almacén central de donde partirá esta investigación dado que es el almacén donde se recepciona las materias primas y materiales necesarios para la producción, en ocasiones el control de estos materiales no es realiza con el proceso adecuado, no existen los medios tecnológicos para el movimiento dentro del almacén. Existen condiciones de riesgo (humedad, temperatura, condiciones física etc.) que al tener varios productos que en esencia son necesarios, sus condiciones no son las más propicias y pasan a tener elevados inventarios. Existe una rotación no adecuada de las materias primas fundamentales (papel de la reserva estatal), existen materias primas de lento movimiento ya que se compran con precios elevados y el cliente al presentarle la ficha de precio no está de acuerdo con el mismo y asume disminuir la cantidad o no compra el producto quedando en existencia en el almacén hasta tanto concurra otro cliente a solicitar ese servicio y este de acuerdo con el precio de la materia prima. Por lo que se requiere hacer una revisión del sistema de inventario ya existente en el almacén. 1.5.1 Normas y regulaciones La función de control requiere un estándar de referencia contra el cual se compara el desempeño de la actividad logística. Estos estándares son todas las normas, resoluciones y metas organizacionales establecidas por las diferentes entidades y que inciden de manera directa en la logística de almacenes. Las normas ofrecen importantes beneficios, sobre todo a través de una mejor conformidad de los productos, los procesos y los servicios con los fines que le.

(44) son asignados es por ellos que la empresa gráfica para la gestión de inventario tienen las regulaciones siguientes: 1. La Resolución 125-2009 es utilizada en la Empresa Grafica de Villa Clara, la. misma concede la autorización para comercializar la. nomenclatura de productos en la actividad de comercio mayorista de publicaciones y artículos gráficos., también en la misma se puede encontrar lo referente a las producciones gráficas realizadas a partir de la recortería del proceso productivo en dependencia del destino al cual va dirigido. 2. En la Resolución No. 153 / 07 se exige la conformación del expediente logístico conocido por EXPELOG, este contiene un conjunto de aspectos relacionados con la logística de almacenes, constituidos en una carpeta o expediente y está compuesto por determinados documentos que incluyen el control de inventario estos son: a) Control de inventarios de equipos de manipulación e izaje, con el inventario actualizado de la existencia, así como el estado técnico de estos equipos, tales como: montacargas, esteras transportadoras, transpaletas y carretillas. (Modelo III). b) Control de inventarios de medios de almacenamiento, existencia y estado técnico de: paletas de intercambio, portuarias y otras, cajas paletas y estanterías. (Modelo III). c) Control de inventarios de medios de medición, existencia y estado técnico, todos con su certificación de apto para el uso y vencimiento de esta condición de: básculas de plataformas para camiones, básculas mecánicas y semiautomáticas y pesas para picos. (Modelo III). Dentro de la misma resolución se encuentra el artículo 9, en el mismo se refleja el procedimiento mediante el cual se controla la rotación de los productos, que garantice que salgan del almacén en el caso de los perecederos el que primero venza y en los no perecederos el que primero entró. 3. En la resolución 11 del ministerio de finanzas y precios de fecha 18 de enero del 2007 se hace mención a varios modelos de inventarios ellos son:.

(45) MODELO SC-2-13 - SUBMAYOR DE INVENTARIO: el cual controlar las existencias en el almacén, de los productos adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y saldo en existencia de los mismos. MODELO SC-2-15 - HOJA DE INVENTARIO FISICO: Realizar la conciliación entre la información física y la contable para identificar las diferencias o ajustes necesarios. Y por ultimo tan bien hace referencia al MODELO SC-2-16 - AJUSTE DE INVENTARIO Que tiene como objetivo: Servir de base a los ajustes de Inventario, que surjan como consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el modelo. 4. En el lineamiento No 312 de la política económica y social del partido y la revolución aprobado en el VI congreso del PCC establece: Ejercer un efectivo control sobre la gestión de compras y la rotación de inventarios en todas las entidades, tanto mayorista como minorista, con vista a minimizar la inmovilización de recursos y las perdidas, por lo que resulta necesario en la elaboración del plan y del presupuesto anual en materia de ingresos, analizar las normas de inventarios y ciclos de rotación, los bienes de lento movimiento y ociosos y así prevenir las causas de su aparición. Sobre este tema se debe señalar que por la Resolución 108/ 2009 del MFP, se aprueba el: Procedimiento financiero para la venta, en pesos cubanos (cup) de los inventarios ociosos y de lento movimiento para las entidades estatales. 1.6. Procedimientos para el diseño gestión de inventario. En la bibliografía consultada se encontró una gran diversidad de procedimientos para el análisis de los sistemas de gestión de inventario. Se revisó el desarrollado por Ortiz Torres (2004), en su tesis doctoral, el mismo propone un procedimiento para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas comerciales y de servicio, tomando como base la.

(46) interrelación. estrecha. que. existe. entre. la. gestión. de. compras. y. aprovisionamiento con la gestión de inventarios. Agrupa a todos estos como costos asociados a la Logística de Aprovisionamiento. Alonso Bobes (2008) aplica el anterior procedimiento en la Empresa de Transporte y Aseguramiento del Sistema Empresarial.. Otros procedimientos encontrados son los expuestos por Gretel González Ruiz de Villa (2009) y Alain García León (2006), estas investigaciones y sus procedimientos tienen como elementos comunes desarrollar un sistema de gestión de inventario eficiente para eliminar los problemas existentes en las empresas analizadas, la efectividad de las ventas y la mejora del servicio al cliente. De todos estos procedimientos no existe uno que se pueda seleccionar para el objeto de estudio practico ya que no se adecuan a las características propias del objeto de estudio por lo que se decide a criterio de la autora la integración de estos procedimientos para mejorar el sistema de gestión de inventario en la empresa. 1.7 Conclusiones parciales Luego de un análisis de la bibliografía que sustenta como base el desarrollo de la presente investigación se puede concluir que: 1. La clasificación de los inventarios es de gran importancia ya que permite determinar el mejor modelo de inventario a aplicar a cada grupo o familia de productos, atendiendo a sus particularidades, dentro de los que pueden citarse el Método ABC. Como el de mayor utilización dentro de la empresa. 2.. La literatura presenta la existencia. de varios sistemas de gestión de. inventario, que en esencia, persiguen los mismos objetivos: minimizar los costos totales por este concepto y mejorar el servicio al cliente, a través de la definición de qué, cuánto y cuándo pedir. 3.. La alternativa óptima que permite definir qué modelos de gestión de. inventario debe ser aplicado en cada caso, estará dada por los factores que afectan el funcionamiento del sistema, apoyándose además en la experiencia, la pericia y el conocimiento del especialista..

(47) 4. Los procedimientos consultados en esta investigación para el diseño del sistema de gestión de inventario no incluyen las particularidades relacionadas con el sector en específico de las empresas gráficas Todo esto provoca la necesidad de hacer adecuaciones a estos procedimientos que permitan ser utilizados en el objeto de estudio de esta investigación..

(48) Capitulo II CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIO 2.1. Introducción En el presente capítulo, partiendo del análisis y estudio del marco teórico referencial de la investigación y de las conclusiones expuestas, se impone la necesidad de elaborar un procedimiento para el diseño del sistema. de. gestión de inventario en la entidad objeto de estudio, acorde a las condiciones actuales de la misma. 2.2. Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario El procedimiento propuesto en esta investigación se muestra en la Figura 2.1, el cual incluye elementos claves para el análisis de un SGI como son: la caracterización de la empresa objeto de estudio y el análisis correspondiente de la misma, clasificación de los inventarios, método ABC, selección de el o los almacenes que se analizarán, además el procedimiento contempla pasos como la selección y aplicación de modelos de inventario y el control del inventario. Sin olvidar luego del control la necesaria retroalimentación hacia etapas previas del procedimiento cumpliendo de esta forma con el principio de mejora continua al cual deben estar sujetas todas las organizaciones que intentan insertarse en un mundo cada vez más globalizado y competitivo. Fase I: Preparación Esta fase consiste en sentar las bases para llevar a cabo las etapas del procedimiento, por lo que se deben crear todas las condiciones necesarias, materiales e informativas, para poder dar inicio el estudio. Etapa 1: Caracterización de la empresa Esta. etapa. no. constituye. un. paso. obligatorio. del. procedimiento,. fundamentalmente cuando el diagnóstico es realizado por profesionales pertenecientes a la organización analizada, o en general, por personas que.

(49) tengan un profundo conocimiento de su funcionamiento. Siempre es bueno destacar algunos elementos de forma general que se pueden abordar en este aspecto como son: ubicación de la empresa, objeto social, estructura organizativa, principales clientes y proveedores. Estos aspectos no se pueden ver de forma rígida sino hacer énfasis en aquellos que te brinden un conocimiento claro de la organización. FASE I PREPARACIÓN. FASE II ANALISIS. Características de la empresa Análisis de la situación actual del objeto de estudio Selección del o los almacenes a analizar Clasificación de los inventarios, Método ABC de los productos. FASE III DISEÑO. Selección del sistema de inventario Calculo de los parámetros. FASE IV. CONTROL DE INVENTARIO. Figura 2.1 Procedimientos para el diseño del sistema de gestión de inventario Fuente: Elaboración propia Etapa 2: Análisis de la situación actual del objeto de estudio El análisis de la situación actual del objeto de estudio es de gran importancia a la hora de realizar cualquier investigación, esta puede ser por necesidad de la empresa para tratar de mejorar sus índices económicos como son: disminuir sus costos, eliminar los inventarios innecesarios, mejorar el servicio al cliente, entre otros aspectos que también son de gran importancia para que.

(50) una entidad se mantenga vigente en la actualidad. En cuanto a esta etapa resulta beneficioso tener un conocimiento más amplio de los aspectos que contiene la unidad para lograr una mayor integración. Los elementos más importantes que deben ser estudiados son los siguientes: Factores Externos:  Principales clientes  Principales proveedores  Impacto ambiental de la organización Factores Internos:  Ubicación de la empresa  Objeto social  Misión  Visión  Estructura organizativa.  Funcionamiento actual Es conveniente destacar que los elementos antes mencionados no constituyen un patrón rígido, pues en cada caso concreto pudieran agregarse aquellos. que. se. consideren. imprescindibles. para. lograr. un. mejor. conocimiento de la organización. Teniendo en cuenta la incidencia de los factores tanto externos como internos que ha identificado la empresa para su desenvolvimiento en el escenario actual en que se desempeña, con el fin. de medir su. correspondencia, e identificar si existen problemas con los inventarios que puedan estar comprometiendo el cumplimiento de los objetivos trazados. Si la respuesta es positiva se continúa aplicando los siguientes pasos del procedimiento y si es negativa no es objeto la realización de la investigación. FASE II: Análisis Etapa 3: Selección de él o los almacenes que se analizarán Este paso se hace necesario cuando existe más de un almacén y no se aplica el procedimiento en todos los almacenes existentes. Es preciso detallar si un almacén posee las características necesarias para la realización de la.

(51) investigación o si es favorable seleccionar más de uno. Entonces se debe escoger el o los almacenes con los que se trabajarán. Para la presente investigación es importante este paso pues existen tres almacenes en la organización objeto de estudio. Esta selección dependerá, no solo de la cantidad de almacenes que se quieran analizar, sino que además deben ser analizados otros factores que resultaran mencionados a continuación. 1. Valor en porciento del inventario de este almacén con respecto al total de inventario de la empresa. 2. Valor en porciento de (el o los) producto(s) a analizar dentro de este almacén con respecto al total de productos dentro del almacén Etapa 4: Clasificación de los inventarios Los inventarios se pueden clasificar de diferentes puntos de vistas o criterios lo que permite determinar las características de cada uno de los productos en inventario y seleccionar el modelo de inventario más adecuado según los criterios siguientes (Heyzer, J y Render, B, 2004):  Según el tipo de demanda: En independiente y dependiente.  Según el comportamiento de la demanda: Pude ser estable, estacional, coyuntura y moda.  Según la cantidad: En grande, media y poca.  Según el tiempo de vida: En perecedero, con vida limitada, sin límite de vida.  Según las dimensiones: En artículos voluminosos y poco voluminosos.  Según los requerimientos de conservación: En ambiente controlado, bajo techo, a la intemperie, climatizado.  Según importancia en el proceso: En productos claves, insustituibles y no determinantes.  Según las fuentes de suministro: En proveedores únicos, ofertas generalizadas en el mercado y proveedores de riesgo.  Según le ciclo de gestión: En corto, medio, largo e inmediato  Según el comportamiento del precio: En estable, por estación, tendencia a la disminución y tendencia al aumento..

(52)  Fases del proceso: Estas pueden se materias primas, productos en proceso y productos terminados  Número y valor: Según el método ABC o Diagrama de Paretto. Un aspecto importante para el análisis y la gestión de inventario es determinar que artículos representan la mayor parte del valor del mismo, midiéndose su uso en dinero y si justifican su consecuente inmovilización monetaria. El método ABC (regla del 80/20 o Diagrama de Paretto) es una herramienta que permite visualizar esta relación. y determinar, en forma. simple, cuales artículos son de mayor valor, optimizando así la gestión de los recursos de inventario y permitiendo tomar decisiones mas eficientes. Este criterio esta basado en el costo total contra demanda. Generalmente sucede que, mientras que el restante 20% del total de los artículos representan un 80% del valor de inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos en inventario, alcanza el 20% del valor del inventario tota. Con la clasificación de los productos por este criterio, se facilitará la selección del sistema de inventario, donde el objetivo es implementar un sistema de manera que se determine que productos deben ser controlados por uno u otro sistema de gestión, además se deben tener en cuenta otros aspectos como su grado de importancia o criticidad para el proceso. La determinación de parámetros constituye un paso difícil y a la vez importante a la hora de realizar cualquiera de estos modelos por lo que se deben tener en cuentas algunos de estos aspectos: FASE III Diseño Etapa 5: Selección del sistema de inventario De acuerdo a los distintos criterios analizados, se definen varios grupos de artículos según su importancia para poder trazar estrategias diferenciadas que faciliten una gestión eficiente del inventario. Los tres niveles de importancia que se establecen..

(53) 1.. Materiales tipo A: Son los de menor cantidad pero son los más representativos en cuanto al costo, los sistemas que más se utilizan para estos artículos son Revisión Continua y Min – Max.. 2.. Materiales tipo B: Tienen una importancia media o moderada para la empresa. 3.. Materiales tipo C: Son los de menor importancia para la empresa.. Para estos dos últimos artículos la administración puede utilizar los sistemas que son menos rigurosos como son los que se mencionan a continuación: Sistema de Revisión Periódica y los Sistemas para Múltiples Artículos. Etapa 6: Calculo de los parámetros La determinación de parámetros constituye un paso difícil y a la vez importante a la hora de realizar cualquiera de estos modelos por lo que se deben tener en cuentas algunos de estos aspectos: Para los materiales del grupo A:  Demanda del producto  Costo de inventario  Costo de preparación del pedido  Tasa de inventario  Costo de producción o de compra  Cantidad solicitada  Plazo de entrega  Punto de pedido o de reorden  Inventario de seguridad  Excedentes y faltantes Para los materiales del grupo B y C:  Demanda del producto  Costo de inventario  Costo de preparación del pedido.

(54)  Tasa de inventario  Costo de producción o de compra  Período de reorden  Inventario de seguridad  Excedentes y faltantes Posteriormente se realizara el cálculo correspondiente al modelo o sistema de gestión de inventario utilizado para cada artículo y su aplicación. Etapa 7: Control de inventario El control de inventario es la etapa que concluye el procedimiento por lo que esta debe abarcar todas las etapas del mismo y actuar sobre este en presencia de cualquier problema. Existen indicadores fundamentales a la hora de controlar los inventarios como son: Rotación de los inventarios: (No es más que dividir las ventas entre el inventario promedio.) Los desechos: (Está dado por el por ciento de productos que se desechan). Ruptura de stock. Los faltantes: (Está dado por los productos que son necesarios y no se encuentran en inventario). Servicio al cliente: (No es más que dividir los clientes satisfechos entre la cantidad de clientes.) Análisis de la demanda: (Realización de un análisis comparativo de la demanda actual con respecto a un periodo base, para observar las posibles desviaciones) Según Ramírez, J. (2006) los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos.

(55) y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, embarques y contabilidad. 2.3 Conclusiones parciales Una vez concluido este capítulo, se llegó a las conclusiones siguientes: 1. El procedimiento desarrollado en esta investigación da respuesta al problema científico planteado, permitiendo que se realice el diseño del sistema de gestión de inventario mas adecuado. 2. Considerando la enorme importancia que cobran actualmente los. inventarios desde el punto de vista económico, el procedimiento propuesto puede ser de gran ayuda en busca de optimizar el control de los inventarios y que a su vez sea aplicable a cualquier otra entidad..

(56) Capitulo III.