INTRODUCCIÓN
La Ley Núm. 184, aprobada el 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como “Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”, crea un nuevo Sistema para la Administración de los Recursos Humanos y establece como política pública reafirmar el mérito como el principio que regirá el Servicio Público; de modo que sean los más aptos los que sirvan al Gobierno, fortaleciendo las áreas esenciales para que todo(a) empleado(a) sea seleccionado(a), adiestrado(a), ascendido(a), trasladado(a) y retenido(a) en su empleo en consideración al mérito, sin discrimen por razón de raza, color, sexo, nacimiento, origen o condición social, por ideas políticas o religiosas, edad, condición de veterano, ni por impedimento físico o mental, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho, y otras leyes aplicables.
Esta Ley pretende reiterar que el servicio público demande capacidad técnica y profesional, así como actitud ética evidenciada en honradez, autodisciplina, respeto a la dignidad humana, sensibilidad y dedicación al bienestar general. Además, reformar el Sistema de Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público para que sea compatible con la sindicación de los(as) empleados(as), la negociación colectiva, y culminar el proceso de descentralizar, responsabilizando a los Administradores Individuales por la administración de sus recursos humanos.
También, promueve una gerencia de recursos humanos que facilite proveer al pueblo servicios ágiles, eficaces y de calidad; y las investigaciones de gerencia de recursos humanos y relaciones laborales para innovar y renovar continuamente la función de recursos humanos.
La Ley Núm. 184, supra, en la Sección 5.4 (1), dispone que todos los Administradores Individuales, cubiertos o no por la Ley Núm. 45 de 25 de febrero de 1998, según enmendada, adopten un reglamento que establezca las áreas esenciales al principio de mérito, el cual esté en armonía con las disposiciones de esta Ley. Establece, además, que este reglamento incluya todas aquellas áreas de
recursos humanos que aún cuando no son esenciales al principio de mérito, son necesarias para lograr que el Sistema de Administración de los Recursos Humanos sea uno moderno y equitativo, y que facilite la aplicación del principio de mérito.
El propósito de este Reglamento es dar cumplimiento a este mandato de Ley.
PARTE I
ARTÍCULO 1: DENOMINACIÓN
Este Reglamento se conoce como “Reglamento para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio de Carrera del Departamento de la Familia”.
ARTÍCULO 2: BASE LEGAL
A. Plan de Reorganización Núm. 1 del Departamento de la Familia de 28 de julio de 1995, según enmendado.
B. Ley Núm. 45 de 25 de febrero de 1998, según enmendada, conocida como “Ley de Relaciones del Trabajo para el Servicio Público de Puerto Rico”.
C. Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como “Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”.
D. Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como “Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme”.
E. Reglamento Núm. 7452, conocido como: Carta Normativa Especial Núm. 1-2007;
Normas que Regirán las Acciones de Personal en las que apliquen las Áreas Esenciales al Principio de Mérito, aprobado el 11 de enero de 2008.
ARTÍCULO 3: APLICABILIDAD
Este Reglamento aplica a los(as) empleados(as) en el servicio de carrera del Departamento de la Familia y sus componentes descritos en el Plan de Reorganización Núm. 1, según enmendado, y a los(as) empleados(as) del servicio de confianza con derecho a reinstalación a un puesto en el servicio de carrera.
A los(as) empleados(as) unionados(as) le(s) aplica en aquellos aspectos que no estén establecidos en los convenios colectivos vigentes o cuando así se exprese en este Reglamento.
La Ley Núm. 86 de 17 de agosto de 1994, “Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores”, en el Capítulo 25, Sección 506, Inciso O, faculta al(a la) Administrador(a)…. “a determinar mediante Reglamento, aquellas reglas y normas necesarias para la conducción de los procesos administrativos…”. De esta Administración no contar con un documento que indique los procesos establecidos en este Reglamento, puede adoptar el mismo.
ARTÍCULO 4: DEFINICIONES
Los siguientes términos usados en este Reglamento tienen el significado que a continuación se expresa:
1. Acción Disciplinaria- Sanción recomendada por el(la) supervisor(a) del(de la) empleado(a) e impuesta por la Autoridad Nominadora, la cual pasa a formar parte del expediente del(de la) empleado(a). Ésta puede consistir de reprimendas escritas, suspensión de empleo y sueldo o destitución.
2. Acomodo Razonable- Modificación o ajuste al escenario o ambiente de trabajo que permite al(a la) solicitante cualificado(a) con un impedimento participar y ejecutar las funciones esenciales del puesto. El acomodo razonable incluye todo tipo de ajuste necesario para garantizar los mismos derechos y privilegios en el empleo de cualquier otro(a) empleado(a) sin ningún tipo de impedimento. Incluye, además, hacer accesibles las áreas de trabajo.
3. Adiestramiento- Experiencia de aprendizaje que busca actualizar habilidades, destrezas y competencias al individuo en áreas o temas relacionados con su preparación académica o las funciones que realiza o que a su vez permite que éste alcance el nivel y las condiciones de eficiencia proyectadas.
4. Adiestramiento de corta duración- Adiestramiento práctico o los estudios académicos que preparan al(a la) empleado(a) para el mejor desempeño de sus funciones y que no debe durar más de seis (6) meses.
5. Administraciones- Se refiere a la Administración de Desarrollo Socioeconómico de la Familia (ADSEF), Administración de Familias y Niños (ADFAN),
Administración para el Cuidado y Desarrollo Integral de la Niñez (ACUDEN) y la Administración para el Sustento de Menores (ASUME).
6. Administrador Individual- Se refiere al Departamento de la Familia y sus Componentes Programáticos y Operacionales dentro del Sistema de Administración de Recursos Humanos cuyo personal se rige por el principio del mérito y se administra en forma autónoma con el asesoramiento, seguimiento y ayuda técnica de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado.
7. Administradores(as)- Se refiere al(a la) Administrador(a) de cada una de las Administraciones que componen el Departamento de la Familia.
8. Ajustes de Salarios- Ajustes positivos que se realizan sobre el salario base del(de la) empleado(a).
9. Amonestación Escrita- Se refiere a la advertencia escrita que el(la) Supervisor(a) Inmediato o Director(a) de una Oficina hace a un(a) empleado(a) cuando éste(a) incurre inicialmente o reincide en violación a los deberes y obligaciones establecidos por el Departamento y no amerita una acción disciplinaria.
10. Amonestación Verbal- Se refiere a la advertencia oral que el(la) Supervisor(a) Inmediato o Director(a) de una Oficina hace inicialmente a un(a) empleado(a) cuando éste(a) incurre en violación a los deberes y obligaciones establecidos por el Departamento y no amerita una medida mayor.
11. Áreas Esenciales al Principio de Mérito- Se refiere a: Clasificación de Puesto;
Reclutamiento y Selección; Ascensos, Traslados y Descensos; Adiestramiento y Retención.
12. Ascenso- Cambio de un(a) empleado(a) de un puesto en una clase a un puesto en otra clase con funciones y salario básico del nivel superior.
13. Asignación de Clases- Documento oficial que refleja las clases que comprende el Plan de Clasificación asignadas a la escala retributiva salarial correspondiente.
14. Aumento de Sueldo dentro de la Escala- Cambio en la retribución de un(a) empleado(a) a un tipo mayor dentro de la escala a la cual está asignada la clase a que pertenezca su puesto.
15. Aumento de Sueldo por Mérito- Incremento en la retribución directa que se concede a un(a) empleado(a) en virtud de la evaluación de sus ejecutorias durante los doce (12) meses anteriores a la fecha de la evaluación.
16. Aumento por Competencias- Compensación que se otorga al(a la) empleado(a) que muestre un comportamiento progresivo que el Departamento considere importante. Este aumento forma parte del salario base del(de la) empleado(a).
17. Aumento por Habilidades- Compensación que se otorga al(a la) empleado(a) que adquiera y desarrolle, por su iniciativa, habilidades y conocimientos que posteriormente utilizará para beneficio del Departamento. Este aumento forma parte del salario base del(de la) empleado(a).
18. Autoridad Nominadora- Se refiere al(a la) Secretario(a) del Departamento de la Familia.
19. Beca- Ayuda monetaria que se concede a un(a) empleado(a) para que prosiga estudios superiores en una universidad o institución reconocida con el fin de ampliar su preparación académica, profesional o técnica y cubrir una necesidad en el servicio público en un área de difícil reclutamiento.
20. Becario(a)- Se refiere a una persona o empleado(a) a quien se le concede una beca para estudio y se compromete mediante contrato a rendir servicios al gobierno por un tiempo determinado.
21. Bonificación- Compensación especial no recurrente y separada del sueldo que puede concederse como mecanismo para reclutar, retener o premiar a empleados(as) o grupos de empleados(as) que cumplan con los requisitos que se establezcan previo a su concesión.
22. Capacitación- Implica un cambio permanente del comportamiento, que refleja un aumento en conocimientos, habilidades y destrezas que se consigue a través de diferentes experiencias de aprendizaje. Consiste en proporcionar a los(as) empleados(as) conocimientos nuevos o actuales y las habilidades necesarias para un mejor desempeño en el trabajo.
23. Certificación de Elegibles- Proceso mediante el cual el Departamento certifica, para cubrir los puestos vacantes y referir para entrevista, los nombres de los(as) candidatos(as) que estén en turno de certificación en el registro, en orden descendente de notas y que acepten las condiciones de empleo.
24. Certificación Selectiva- Proceso mediante el cual la Autoridad Nominadora especifica las cualificaciones especiales que el puesto particular a ser ocupado requiere del(de la) candidato(a).
25. Cesantía- Separación del servicio impuesta a un(a) empleado(a) debido a la eliminación de su puesto por falta de trabajo o fondos, o a la determinación de que está física y mentalmente incapacitado para realizar los deberes de su
puesto, o a la inhabilidad por accidente del trabajo y tratamiento bajo la Corporación del Fondo del Seguro del Estado por un período mayor de doce (12) meses desde la fecha del accidente.
26. Clase(s) de Puesto- Grupo de puestos cuyos deberes, índole de trabajo, autoridad y responsabilidades sean de tal modo semejantes, que pueden razonablemente denominarse con el mismo título; exigir a sus ocupantes los mismos requisitos mínimos; utilizar las mismas pruebas de aptitud para la selección de empleados(as) y aplicar la misma escala de retribución con equidad bajo condiciones de trabajo sustancialmente iguales.
27. Clasificación de Puestos- Agrupación sistemática de puestos en clases similares en virtud de sus deberes y responsabilidades para darle trato igual en la administración de los recursos humanos.
28. Comisión Apelativa- Se refiere a la Comisión Apelativa del Sistema de Administración de Recursos Humanos (CASARH).
29. Competencia- Todo conocimiento o destreza adquirida que le permita al(a la) empleado(a) ejercer con mayor eficiencia sus funciones, de manera que pueda aportar consistentemente al logro de las metas y objetivos de su unidad de trabajo.
30. Convocatoria- Documento donde consta oficialmente las determinaciones en cuanto a requisitos mínimos y el tipo de examen, y todos aquellos aspectos que son necesarios o convenientes divulgar para anunciar las oportunidades de ingreso a una clase de puestos, vigentes o aplicables durante cierto tiempo.
31. DEFAM-10- Codificación asignada al formulario “Descripción de Puesto”.
32. Departamento- Se refiere al Departamento de la Familia.
33. Departamento de la Familia- Lo constituyen los Componentes Programáticos y Operacionales, tales como: Secretariado, ACUDEN, ADFAN, ADSEF y ASUME.
34. Descenso- Cambio de un(a) empleado(a) de un puesto en una clase a un puesto en otra clase asignada a un tipo mínimo de retribución más bajo.
35. Descripción de Puesto- Exposición escrita y narrativa sobre deberes, autoridad y responsabilidad que envuelve un puesto en específico y por los cuales se responsabiliza al(a la) incumbente.
36. Destaque- Designación administrativa de un(a) empleado(a) de carrera a realizar funciones cónsonas con las del puesto que ocupa, por un término no mayor de
doce (12) meses. El destaque puede ser intragencial, interagencial, entre municipios y agencias o viceversa y entre ramas de gobierno.
37. Destitución- Acción disciplinaria que consiste en la separación total y absoluta del servicio por justa causa, previa formulación de cargos y celebración de vista administrativa informal.
38. Diferencial- Compensación especial y adicional, separada del sueldo que se puede conceder cuando existan condiciones extraordinarias no permanentes o cuando un(a) empleado(a) desempeñe un puesto interinamente.
39. Educación continua- Proceso orientado a mantener una formación integral que incorpore y refuerce los conocimientos del participante mediante la actualización de nuevas teorías y enfoques. Experiencia educativa de adiestramiento estructurada para el desarrollo personal y profesional, en la cual los participantes tienen un área de especialidad de educación, adiestramiento o experiencia.
También, se usa para describir educación o adiestramiento que trasciende la educación para un grado, licencia o certificación. Regularmente, esta educación es requerida por las Juntas Examinadoras de diversas profesiones u ocupaciones.
40. Elegible- Persona cuyo nombre figura válidamente en el Registro de Elegibles.
41. Escala de Retribución- Margen retributivo que provee un tipo mínimo, uno máximo y varios niveles intermedios a fin de retribuir el nivel del trabajo que envuelve determinada clase de puestos, y la adecuada y progresiva cantidad y calidad de trabajo que rindan los(as) empleados(as) en determinada clase de puestos.
42. Especificación de Clase- Exposición escrita y narrativa en forma genérica que indica las características esenciales del trabajo de uno o más puestos en términos de naturaleza, complejidad, responsabilidad y autoridad, y las cualificaciones mínimas que deben poseer los(as) candidatos(as) a ocupar los puestos.
43. Estructura Salarial o de Sueldos- Esquema retributivo compuesto por las diferentes escalas que se utilizan en la asignación de las clases de puestos de un Plan de Clasificación.
44. Examen- Prueba escrita, oral, física, de ejecución, evaluaciones de experiencia y preparación; u otros criterios objetivos utilizados para determinar que una persona está capacitada para realizar las funciones de un puesto.
45. Extensión de las Escalas- Ampliación de una escala de sueldo partiendo proporcionalmente del tipo máximo de la misma.
46. Formulación de Cargos- Acción tomada por la Autoridad Nominadora en la que notifica por escrito a un(a) empleado(a) las violaciones incurridas respecto a las normas de productividad, eficiencia, orden y disciplina que deben prevalecer en el servicio público.
47. Inelegibilidad en el Servicio Público- Se refiere a toda persona que haya incurrido en conducta deshonrosa, adictos por uso habitual y excesivo de sustancias controladas o bebidas alcohólicas, haya sido convicto por delito grave o por cualquier delito que implique depravación moral o haya sido destituido del servicio público.
48. Interinato- Servicio temporero que rinde un(a) empleado(a) de carrera en un puesto cuya clasificación es superior a la del puesto para el cual tiene nombramiento oficial, en virtud de una designación escrita de parte de la Autoridad Nominadora o su Representante Autorizado y en cumplimiento de las demás condiciones legales aplicables.
49. Licencia- Facultad o permiso para hacer algo y documento que lo autoriza.
50. Licencia con sueldo para estudios- Licencia con paga concedida por la Autoridad Nominadora a un(a) empleado(a) con status regular, luego de competir y ser seleccionado, para cursar estudios en instituciones de enseñanza postsecundaria no universitaria o universitarias acreditadas por el Consejo General de Educación o el Consejo de Educación Superior, respectivamente.
Requiere el compromiso, mediante contrato, de rendir servicios al gobierno una vez terminados los estudios por el período del tiempo establecido en el mismo. Se pueden conceder licencias a empleados(as) con status probatorio o transitorio cuando haya dificultad de reclutamiento y sea necesario que el(la) empleado(a) complete el requisito para obtener una licencia profesional u ocupacional para obtener un puesto con carácter regular. Los(as) empleados(as) en uso de licencia con sueldo para estudios reciben el sueldo total o parcial, según se determine.
51. Licencia sin sueldo para estudios- Licencia sin paga concedida por la Autoridad Nominadora para cursar estudios en instituciones de enseñanza postsecundaria no universitaria o universitarias acreditadas por el Consejo General de Educación o el Consejo de Educación Superior.
52. Ley ADA- Ley Pública 101-336 de 26 de julio de 1990, según enmendada, conocida como el “American With Disabilities Act”.
53. Ley FMLA- Ley Pública 103-3 de 5 de febrero de 1993, “The Family and Medical Leave Act”.
54. Medida Correctiva- Advertencia oral o escrita que hace el(la) supervisor(a) cuando el(la) empleado(a) incurre o reincide en alguna infracción a las normas de conducta establecidas, y no forma parte del expediente del(de la) empleado(a).
55. Memorando de Reconocimiento- Documento, carta o certificado en el que se le reconoce al(a la) empleado(a) su nivel positivo de ejecución.
56. Necesidad Urgente e Inaplazable- Aquellas acciones esenciales o indispensables que es menester efectuar en forma apremiante para cumplir con las funciones del Departamento. No incluye aquellas acciones que resulten meramente convenientes o ventajosas, cuya solución pueda aplazarse hasta que se realice el trámite ordinario.
57. Nombramiento- Designación oficial de una persona para realizar determinadas funciones.
58. Normas de Reclutamiento- Establecen la naturaleza del examen y alternativas de ingreso para cada clase de puesto a partir de los requisitos mínimos establecidos en la especificación de clase, y estarán contendidas en las convocatorias.
59. ORHELA- Se refiere a la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
60. Período Probatorio- Término de tiempo durante el cual un(a) empleado(a), al ser nombrado(a) en un puesto, está en período de adiestramiento y prueba, y sujeto a evaluaciones periódicas en el desempeño de sus deberes y funciones. Durante dicho período, el(la) empleado(a) no tiene adquirido ningún derecho propietario sobre el puesto.
61. Plan de Clasificación- Sistema mediante el cual se analizan, ordenan y valoran en forma sistemática, los diferentes puestos que integran el Departamento creando clases y series de clases.
62. Plan de Retribución- Sistema adoptado por el Departamento, mediante el cual se fija y se administra la retribución para los servicios de carrera y de confianza de acuerdo con las disposiciones de la Ley 184, la reglamentación y los convenios colectivos vigentes.
63. Prevaricación- Proponer a sabiendas o por ignorancia inexcusable determinaciones de evidente injusticia.
64. Principio de Mérito- Concepto de que todos(as) los(as) empleados(as) públicos(as) son seleccionados(as), ascendidos(as), retenidos(as) y trasladados(as) en todo lo referente a su empleo sobre la base de la capacidad, sin discrimen por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, por ser víctima o ser percibido(a) como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho, origen o condición social, ni por sus ideas políticas o religiosas, condición de veterano, ni por impedimento físico o mental.
65. Programas de Duración Determinada- Aquellos creados por períodos de vigencia fija para atender funciones de naturaleza temporera sin importar la procedencia de los fondos con que sean sufragados.
66. Puesto- Conjunto de deberes y responsabilidades asignadas por la Autoridad Nominadora, que requieren el empleo de una persona.
67. Reclasificación- Acción de clasificar o valorar un puesto que había sido clasificado o valorado previamente. La reclasificación puede ser a nivel superior, igual o inferior.
68. Registro de Elegibles- Lista de nombres de personas que han cualificado para ser consideradas para nombramiento en una clase determinada, colocadas en orden descendente de calificación.
69. Reingreso- Reintegración o el retorno al servicio, mediante certificación de elegibles de cualquier empleado(a) regular de carrera, después de haberse separado del mismo por cualesquiera de las siguientes causas:
a. cesantía por eliminación de puestos b. incapacidad que ha cesado;
c. renuncia de un puesto de carrera que se ocupaba con un status regular;
d. separación de un puesto de confianza sin haber ejercido el derecho a reinstalación.
70. Reinstalación- Proceso de un(a) empleado(a) de separarse del servicio de confianza y reintegrarse al puesto regular de carrera que ocupaba previamente.
También, aplica a un(a) empleado(a) que se recupera de una incapacidad ante los Sistemas de Retiro.
71. Renuncia- Separación total, absoluta y voluntaria de un(a) empleado(a) a su puesto.
72. Representante Autorizado- Se refiere al(a la) Administrador(a) de una de las Administraciones adscritas al Departamento o cualquier otro(a) funcionario(a) o empleado(a) que tiene delegado oficialmente representar a la Autoridad Nominadora del Departamento de la Familia.
73. Reprimenda Escrita- Sanción formal al(a la) empleado(a) impuesta por la Autoridad Nominadora, por razón de incurrir o reincidir en infracciones a las normas de conducta establecidas.
74. Salario Base- Es el salario que tiene el(la) empleado(a) de acuerdo a la escala que está asignado el puesto.
75. Serie(s) de Clases- Agrupación de clases que refleja los distintos niveles jerárquicos de trabajo existente.
76. Servicio Activo- Cualquier período de servicio en el que el(la) empleado(a) esté presente desempeñando las funciones de un puesto o vinculado al servicio mediante la concesión de cualquier tipo de licencia con sueldo.
77. Suspensión de Empleo y Sueldo- Separación temporal del servicio impuesta por la Autoridad Nominadora a un(a) empleado(a) como medida disciplinaria por justa causa previa formulación de cargos y celebración de vista administrativa informal.
78. Suspensión Sumaria- Medida preventiva de carácter temporera impuesta por la Autoridad Nominadora que conlleva la suspensión inmediata del empleo no de sueldo.
79. Traslado- Cambio de un(a) empleado(a) de un puesto a otro en la misma clase o a un puesto en otra clase asignada al mismo tipo mínimo de retribución en la escala.
PARTE II
ARTÍCULO 5: COMPOSICIÓN DEL SERVICIO DE CARRERA
El servicio de carrera está compuesto por empleados(as) sindicados(as) o unionados(as) y empleados(as) excluidos(as) de la sindicación.
Sección 5.1: Empleado(a) Unionado(a)
El(La) empleado(a) unionado(a) es aquel(la) que está cubierto(a) por la Ley Núm. 45 de 25 de febrero de 1998, según enmendada, conocida como “Ley de Relaciones del Trabajo para el Servicio Público de Puerto Rico”, y pertenece al(a las) unidad(es) apropiada(s) determinada(s) por la Comisión de Relaciones del Trabajo del Servicio Público.
Sección 5.2: Reinstalación de Empleados(as) en el Servicio de Confianza o en Puestos Electivos
1. Todo(a) empleado(a) con “status” regular que pase a ocupar un puesto en el servicio de confianza tiene derecho absoluto a reinstalarse en un puesto igual o similar al último que ocupó en el servicio de carrera, a menos de que su remoción del puesto de confianza se haya efectuado mediante formulación de cargos.
2. El(La) empleado(a) con “status” regular que resulte electo(a), o sea designado(a) sustituto(a) en un cargo público electivo en la Rama Ejecutiva o Legislativa tiene derecho absoluto a reinstalación en un puesto igual o similar al último que ocupó en el servicio de carrera. No tiene este derecho cuando sea removido del cargo electivo por conducta impropia o residenciamiento, o haya renunciado al cargo por conducta ilegal o impropia que pudiese conducir a su remoción o residenciamiento. Disponiéndose, que será acreedor de todos los beneficios en términos de clasificación y sueldo que se hayan extendido al puesto de carrera que ocupaba, durante el término en que sirvió en el cargo público electivo.
3. El(la) empleado(a) en el servicio de confianza con derecho a reinstalación a un puesto de carrera tiene derecho a todos los beneficios en términos de clasificación y sueldo que se hayan extendido al puesto de carrera que ocupaba durante el termino que sirvió en el servicio de confianza. Además, tiene derecho a los aumentos de sueldo otorgados vía legislativa y a un incremento de sueldo de hasta un diez (10) por ciento del sueldo que devengaba en el puesto del servicio de confianza. Para otorgar este reconocimiento es necesario evidenciar la ejecutoria del(de la) empleado(a). Si el(la) empleado(a) estuvo en el servicio de confianza por un período no menor de tres (3) años, la Autoridad Nominadora puede autorizar cualquier aumento que surja de la diferencia entre el salario devengado en el servicio de carrera y el que estaría devengando al momento de la reinstalación.
4. El Departamento de la Familia tiene que garantizar a este(a) empleado(a) su derecho a la reinstalación, por lo que debe agotar todos los recursos en cualquiera de sus programas y componentes, incluyendo la posibilidad de la creación de puesto, reclasificación de puesto. De esto no ser factible, tiene que realizar las gestiones para la reinstalación en otras agencias del Sistema de Administración de los Recursos Humanos.
5. Toda reinstalación al servicio de carrera bajo esta Sección se efectúa simultáneamente con la separación del puesto de confianza o puesto electivo, y no debe resultar onerosa para el(la) empleado(a).
6. Mientras el(la) empleado(a) ocupe el puesto en el servicio de confianza o el cargo electivo, conserva los beneficios marginales y derechos concedidos por la Ley 184, supra. Asimismo, se le acumula el crédito por años de servicio y la antigüedad en el último puesto que ocupaba.
Sección 5.3: Cambios de Servicio y Categoría
El Departamento de la Familia puede efectuar el cambio de categoría de un puesto del servicio de carrera al servicio de confianza, o viceversa, cuando ocurra un cambio oficial de funciones o en la estructura organizativa de la agencia que así lo justifique sujeto a lo siguiente:
1. Si el puesto está vacante;
2. Si el puesto está ocupado y el cambio es del servicio de carrera al servicio de confianza, su ocupante debe consentir expresamente por escrito. En caso de que el(la) empleado(a) no consienta, debe reubicarse simultáneamente en un puesto en el servicio de carrera con igual sueldo y para el cual reúna los requisitos mínimos;
3. Si el puesto está ocupado y el cambio es del servicio de confianza al servicio de carrera, su ocupante permanece en el mismo, sujeto a las siguientes condiciones:
a. Que reúna los requisitos de preparación académica y experiencia establecida para la clase de puesto.
b. Que haya ocupado el puesto por un período de tiempo no menor que el correspondiente al período probatorio para la clase de puesto, y sus servicios excelentes estén validados en una evaluación;
c. Que apruebe o haya aprobado el examen o criterios de selección establecidos para la clase de puesto;
d. Que la Autoridad Nominadora certifique que sus servicios han sido satisfactorios.
En caso de que el(la) ocupante no cumpla con todas las condiciones antes indicadas, éste(a) no permanece en el puesto, salvo que le asista el derecho de reinstalación, según se dispone en la Sección 5.2 de este Reglamento.
Los cambios de categoría no pueden usarse como un medio para conceder beneficios de permanencia a empleados(as) que no compitieron para un puesto de carrera. Sólo proceden luego de un análisis riguroso de las funciones del puesto o de la Estructura Organizacional del Departamento que así lo justifiquen. Esta acción de recursos humanos requiere de la aprobación de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP).
PARTE III
ÁREAS ESENCIALES AL PRINCIPIO DE MÉRITO
Las Áreas Esenciales al Principio de Mérito que se aplican al Sistema de Administración de los Recursos Humanos del Servicio Público son las siguientes:
1. Clasificación de Puesto 2. Reclutamiento y Selección
3. Ascensos, Traslados y Descensos 4. Adiestramiento
5. Retención
ARTÍCULO 6: CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
Sección 6.1: Plan de Clasificación de Puestos
El(la) Secretario(a) del Departamento de la Familia establece un Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera. Asimismo, establece las reglas, normas y los procedimientos necesarios para la administración de dicho Plan, en armonía con el Plan de Retribución para los(las) Empleados(as) Públicos(as) que se establezca con previa aprobación presupuestaria por parte de la OGP y el reglamento de retribución que elabore y adopte el Departamento. El referido Plan no aplica a la ASUME de conformidad con lo dispuesto en la Ley Núm. 86 de 17 de agosto de 1994, según enmendada.
El Plan de Clasificación de Puestos refleja la situación de todos los puestos en el servicio de carrera del Departamento a una fecha determinada, constituyendo así un inventario de los puestos autorizados. Para lograr que el Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera sea un instrumento de trabajo adecuado y efectivo en la administración de los recursos humanos, se mantiene al día registrando periódicamente todos los cambios que ocurran en los puestos, de forma tal que en todo momento el Plan refleje exactamente los hechos, y condiciones reales y presentes mediante la actualización de las especificaciones de clases y las asignaciones de puestos a las clases resultantes.
Todo puesto está clasificado dentro del Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera del Departamento de la Familia. Bajo ninguna circunstancia no se puede nombrar persona alguna a un puesto en el servicio de carrera que no esté previamente clasificado. De proceder en forma contraria, el nombramiento o la acción de recursos humanos es nula. El Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera provee mecanismos para la creación, eliminación, consolidación o modificación de clases, o su equivalente; e incluye los mecanismos necesarios para que existan, en la medida posible, niveles de mejoramiento compatibles con la
necesidad de los servicios, sin que los(as) ocupantes de los puestos tengan que desempeñar funciones esencialmente distintas.
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos y Relaciones Laborales del Secretariado del Departamento de la Familia es responsable de modificar el Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera a los efectos de mantenerlo actualizado de acuerdo a los cambios surgidos en la Estructura Organizativa, Operacional y Funcional del Departamento. Por consiguiente, este componente organizativo establece los mecanismos necesarios para hacer que el Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera sea susceptible a una revisión y modificación continua de forma que constituya una herramienta de trabajo efectiva.
El establecimiento, implantación y administración del Plan de Clasificación se hace conforme a las disposiciones que a continuación se establecen.
Sección 6.2: Descripción de los Puestos
De acuerdo a la Estructura Organizacional aprobada por la OGP, el Departamento de la Familia prepara y mantiene al día para cada puesto autorizado en el servicio de carrera, una descripción clara y precisa de las funciones esenciales del puesto. Esto permite que el(la) empleado(a) conozca las tareas específicas que debe realizar; sus demandas físicas y mentales; destrezas intelectuales y de comunicación; condiciones ambientales y situaciones del trabajo; así como el grado de autoridad y supervisión asignado al mismo. Esta descripción está contenida en el formulario DEFAM-10,
“Descripción del Puesto”. De estar el puesto ocupado, este formulario debe estar firmado por el(la) empleado(a), por su Supervisor(a) Inmediato(a) y por el(la) Secretario(a) o su Representante Autorizado; y si está vacante el puesto, lo firma el(la) Supervisor(a) Inmediato(a) y el(la) Secretario(a) o su Representante Autorizado.
El DEFAM-10 se utiliza para orientar, adiestrar, supervisar y evaluar al(a la) empleado(a) de acuerdo a los procedimientos que el Departamento establezca. El original y copia del documento oficializado se conserva en el expediente de puesto, junto a cualquier otra documentación relacionada con el historial de clasificación del
mismo, en orden de fechas, y se utiliza como marco de referencia en los estudios y acciones que se requieran en relación con la clasificación de puesto.
Luego de que se oficialice el DEFAM-10, se evalúa para determinar la clasificación del puesto o para la acción subsiguiente que proceda en los casos de revisión de deberes. Cuando se nombra el(la) empleado(a) se le entrega copia del DEFAM-10 y cuando ocurra cambios en las funciones del mismo. Para todo cambio en los deberes y responsabilidades, y en el grado de autoridad y complejidad adscrito en las funciones de los puestos, se prepara un nuevo DEFAM-10.
Cuando las circunstancias lo justifiquen, el(la) Secretario(a) del Departamento de la Familia o su Representante Autorizado puede cambiar los deberes, autoridad y responsabilidad de un puesto, conforme a los criterios y mecanismos que se establezcan por reglamento.
Sección 6.3: Agrupación de los Puestos en Clases de Puestos y Series de Clases de Puestos
Los puestos en el servicio de carrera del Departamento, a su vez, son agrupados en clases o series de clases de puestos. Los puestos se agrupan basados en elementos que sean semejantes, de modo que pueda exigir de sus ocupantes requisitos iguales, así como los mismos criterios para su selección y se les aplique la misma retribución o salario. Las clases o series de clases de puestos se agrupan a base de un esquema ocupacional o profesional y dicho esquema es parte integral del Plan, registrándose periódicamente los cambios surgidos y actualizando el mismo anualmente al comienzo de cada año fiscal.
Cada clase de puesto se designa con un título corto descriptivo de la naturaleza y el nivel de complejidad y responsabilidad del trabajo requerido. Dicho título se utiliza en el trámite de toda transacción o acción de recursos humanos, presupuesto y finanzas; así como en todo asunto oficial en que está envuelto el puesto. El(la) Secretario(a) o su Representante Autorizado designa cada puesto con un título
funcional de acuerdo con sus deberes y responsabilidades o su posición relativa en el Departamento.
Este título funcional se utiliza para identificar el puesto en los asuntos administrativos que se tramiten en el Departamento. Bajo ninguna circunstancia el título funcional sustituye el título oficial en el trámite de asuntos de recursos humanos, presupuesto y finanzas.
Sección 6.4: Especificaciones de Clase
La especificación de cada una de las clases de puestos comprendidas en el Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera consiste de una descripción clara y precisa de la clase, la cual contiene los elementos básicos comunes de los puestos.
La descripción de los elementos incluye, entre otros, los niveles de responsabilidad, autoridad y complejidad del grupo de puestos; ejemplos de trabajo, preparación, experiencia, conocimientos, habilidades, destrezas mínimas y la duración del período probatorio. Incluye, además, elementos básicos necesarios para la clasificación correcta de los puestos, tales como: demandas físicas y mentales, y condiciones ambientales.
Cada clase de puesto se designa con un título oficial que es descriptivo de la naturaleza y el nivel de trabajo que conlleva, el cual se utiliza para las acciones de recursos humanos, presupuesto y finanzas.
Las especificaciones de clases son descriptivas de todos los puestos comprendidos en la clase. Éstas no son prescriptivas o restrictivas a determinados puestos en la clase. Se utiliza como el instrumento básico en la clasificación y reclasificación de puestos; en la preparación de las normas y convocatorias de reclutamiento; en la determinación de los exámenes a los candidatos; en la determinación de las líneas de ascenso, traslados y descensos; en la evaluación de los(as) empleados(as); en la determinación de las necesidades de adiestramientos del personal; en las determinaciones básicas relacionadas con los aspectos de retribución, presupuesto y
transacciones de recursos humanos, y para otros usos en la administración de los recursos humanos en el Departamento.
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos y Relaciones Laborales del Secretariado del Departamento, conjuntamente con el(la) Secretario(a), son responsables de mantener actualizadas las especificaciones de clases conforme a los cambios que ocurran en los programas y actividades del Departamento, así como en la descripción de los puestos que conduzcan a la modificación del Plan. Estos cambios son registrados inmediatamente después que ocurran o sean determinados.
Las especificaciones de clases contienen en su formato general los siguientes elementos, en el orden indicado:
1. Título oficial de la clase y número de codificación.
2. Naturaleza del trabajo - define en forma clara y concisa el trabajo.
3. Aspectos distintivos del trabajo - identifican las características que diferencian una clase de otra.
4. Ejemplos de trabajo - incluye las funciones esenciales típicas de los puestos.
5. Conocimientos, habilidades y destrezas mínimas:
a. Conocimientos - incluye la descripción de las materias con las cuales deben estar familiarizados los(as) empleados(as) y candidatos(as) a ocupar los puestos.
b. Habilidades - incluye la capacidad mental y física necesaria para desempeñarse en el puesto.
c. Destrezas - incluye la agilidad o pericia manual, y condiciones físicas y mentales que debe poseer los(as) empleados(as) y candidatos(as) a desempeñar las funciones de los puestos.
6. Preparación y experiencia mínima - indica la preparación académica requerida, y el tipo y duración de la experiencia de trabajo necesaria.
7. Período probatorio - indica el tiempo requerido para el adiestramiento o prueba práctica a que es sometido(a) el(la) empleado(a) en el puesto. Este período probatorio no será menor de tres (3) meses, ni mayor de doce (12) meses.
Se establece un glosario, junto con las especificaciones de clases, en donde se definen en forma clara y precisa los términos o adjetivos utilizados en las mismas para la descripción del trabajo y de los grados de complejidad y autoridad inherentes.
El establecimiento de toda clase de puesto y su especificación mediante la aprobación del(de la) Secretario(a) e incluye el título, la codificación numérica, asignación a la escala de sueldos que proceda, la fecha de efectividad y la duración del período probatorio. Igual formalidad requieren los cambios que se efectúen en las especificaciones de clases para mantenerlas al día, a tono con el patrón organizativo funcional del Departamento y con los deberes de los puestos.
Sección 6.5: Esquema Organizacional
Una vez agrupados los puestos, determinadas las clases que constituyen el Plan de Clasificación de Puestos del servicio de carrera y designadas con su título oficial, se prepara un esquema ocupacional o profesional de las clases de puestos que se establezcan, incluyéndolas dentro de los correspondientes grupos ocupacionales o profesionales que se identifiquen. Este esquema refleja la relación entre una y otra clase, y entre las diferentes series de clases que éstas constituyan dentro de un mismo grupo, y entre los diferentes grupos o áreas de trabajo representadas en el plan de clasificación.
Este esquema forma parte del Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera, y se prepara y mantiene al día una relación de dicho esquema ocupacional o profesional, y una lista o índice alfabético y esquemático de las clases de puestos
comprendidas en el referido Plan de Clasificación de Puestos. Estos suplementos se actualizan anualmente al comienzo de cada año fiscal.
Cada clase de puesto se identifica numéricamente mediante una codificación basada en el esquema ocupacional o profesional que se adopte, como un medio de identificación de las clases en otros documentos oficiales que se preparen.
Sección 6.6: Clasificación y Reclasificación de Puestos
Todos los puestos están asignados oficialmente a las clases correspondientes. No existe ningún puesto sin clasificación. Los puestos de nueva creación se asignan a una de las clases comprendidas en el Plan de Clasificación de Puestos para el servicio de carrera, conforme a las normas y criterios que se establezcan.
Los procedimientos para el trámite de la clasificación de los puestos nuevos se establecen tomando en consideración las disposiciones o procedimientos establecidos por la OGP y de otras agencias fiscales. De igual forma, se establecen las reglas y los procedimientos a utilizarse en el trámite e implantación de la reclasificación de los puestos.
La Autoridad Nominadora puede disponer cambios en los deberes, responsabilidades o autoridad de los puestos respondiendo a la necesidad o conveniencia de los programas del Departamento, por lo que establece sus criterios conforme a ello.
Cuando los cambios son afines con la clasificación del puesto, los mismos no conllevan la reclasificación del puesto afectado. Ningún cambio puede tener motivación arbitraria o propósitos disciplinarios.
El(la) Secretario(a) se abstendrá de formalizar contratos de servicios con personas en su carácter individual cuando las condiciones y características de la relación que se establezca entre patrono y empleado(a) sean propias de un puesto. En estos casos se procede con la creación del puesto de acuerdo a las disposiciones y procedimientos establecidos para su clasificación, según se establece en este Reglamento.
Se justifica reclasificar todo puesto cuando está presente cualquiera de las siguientes situaciones:
1. Clasificación Original Errónea
En esta situación no existe cambio significativo en las funciones del puesto, pero se obtiene información adicional que permite corregir una apreciación inicial equivocada.
2. Modificación al Plan de Clasificación
En estas situaciones no existen necesariamente cambios significativos en las descripciones de los puestos, pero en el proceso de mantener al día el Plan de Clasificación mediante la consolidación, segregación, alteración, creación y eliminación de clase, surge la necesidad de cambiar la clasificación de algunos puestos.
3. Cambio Sustancial en Deberes, Responsabilidades o Autoridad
Es un cambio deliberado y sustancial en la naturaleza o al nivel de las funciones del puesto, que lo hace subir o bajar de jerarquía o lo ubica en una clase distinta al mismo nivel. De ninguna manera se puede utilizar este tipo de reclasificación como subterfugio para vulnerar el principio de mérito y la competencia.
4. Evolución del Puesto
Es el cambio que tiene lugar con el transcurso del tiempo en los deberes, autoridad y responsabilidad del puesto que ocasiona una transformación del puesto original en un período no menor de un (1) año. Como norma general las reclasificaciones se hacen de forma prospectiva, excepto en aquellos casos en que el análisis de clasificación lo determine y sea aprobado por un impacto fiscal o por orden de un foro administrativo o judicial.
Sección 6.7: Status de los(as) Empleados(as) en Puestos Reclasificados
El status de los(as) empleados(as) cuyos puestos son reclasificados se determina de acuerdo a las siguientes normas:
1. Cuando la reclasificación procede por clasificación original errónea y el cambio constituye un ascenso para el(la) empleado(a), se traslada a un puesto, si hubiese vacante, de la clase que corresponda al nombramiento de éste(a), sin que el traslado resulte oneroso. Siempre que reúna los requisitos mínimos establecidos, se confirma al(a la) empleado(a) en el puesto reclasificado sin Certificación de Elegibles.
2. Si el cambio representa un descenso, se confirma al(a la) empleado(a) en el puesto reclasificado, con el consentimiento escrito de éste(a), sin que ello afecte el derecho de apelación que le asiste; o que se traslade a un puesto vacante con la clasificación de su nombramiento; o dejar en suspenso la reclasificación hasta que se logre reubicar al(a la) empleado(a). En todo caso, el(la) empleado(a) mantiene el status de antes de la reclasificación.
3. Si la reclasificación es por cambio sustancial en deberes, autoridad y responsabilidad, y el cambio resulta en un puesto superior, puede ascender al(a la) empleado(a) si su nombre estuviera en turno de certificación en el Registro de Elegibles correspondiente. También se puede autorizar el ascenso sin oposición del(de la) empleado(a) conforme a las normas establecidas en la Carta Normativa Núm. 01-007, “Normas que Regirán las Acciones de Personal en las que se apliquen las Áreas Esenciales al Principio de Mérito”. Si no hubiera Registro de Elegibles se puede celebrar examen para cubrir el puesto reclasificado. En todo caso el(la) empleado(a) está sujeto(a) al período probatorio. Si el(la) incumbente del puesto, al momento de la reclasificación no puede ocupar el puesto reclasificado, la Autoridad Nominadora o su Representante Autorizado lo reubica en un puesto de clasificación igual a su nombramiento o en un puesto similar,
para el cual el(la) empleado(a) reúna los requisitos mínimos, o deja en suspenso la reclasificación hasta tanto reubique al(a la) empleado(a).
4. Si la reclasificación procede por evolución del puesto o por modificación del Plan de Clasificación, el(la) incumbente permanece ocupando el puesto reclasificado con el mismo status que antes del cambio.
Si el(la) empleado(a) no está de acuerdo con la reclasificación del puesto puede acudir a la CASARH.
Sección 6.8: Posición Relativa de las Clases y Equivalencias entre Distintos Planes de Clasificación para el Servicio de Carrera
El(la) Secretario(a) determina la jerarquía relativa entre las distintas clases o su equivalente en otros Planes de Clasificación. Estas acciones deben responder a un patrón de lógica interna, basada en la organización del Departamento, naturaleza y complejidad de las funciones.
Se determina la jerarquía o posición relativa entre las clases de puestos comprendidas en el Plan de Clasificación de Puestos, a los fines de asignar éstas a las escalas de sueldos y establecer concordancia para ascensos, traslados y descensos entre jurisdicciones que se rigen por planes de clasificación o valoración diferentes.
La determinación de la posición relativa es el proceso mediante el cual se ubica cada clase de puesto en la escala de valores o jerárquica del Departamento, en términos de factores, tales como: la naturaleza y complejidad de las funciones, y el grado de autoridad y responsabilidad que se ejerce y se recibe.
Los procesos para establecer la jerarquía de las clases deben ser objetivos en la medida máxima posible. Se tiene en cuenta que se trata de ubicar funciones independientemente de las personas que las realizan. Se consideran aquellos elementos de las funciones que tienden a diferenciar la posición relativa de unas clases en comparación con otras.
La ponderación de estos elementos debe conducir a un patrón de clases que permita valorar las diferencias en salarios, entre otras. De la misma manera debe facilitar la comparación objetiva entre distintos planes de clasificación o valoración a los fines de identificar y determinar la movilidad interagencial de los(as) empleados(as) mediante ascensos, traslados o descensos.
Sección 6.9: Asignación de las Clases de Puestos a las Escalas de Retribución
El(la) Secretario(a) asigna inicialmente las clases que integran el Plan de Clasificación de Puestos para el Servicio de Carrera a las escalas de sueldos contenidas en el Plan de Retribución o de Salarios vigente, con base principalmente en la jerarquía relativa que se determine para cada clase dentro del referido Plan.
Además, puede tomar en consideración otras condiciones, tales como: la dificultad existente en el reclutamiento y retención del personal para determinadas clases, sueldos prevalecientes en otros sectores de la economía para la misma ocupación, condiciones especiales y situación fiscal del Departamento.
El(La) Secretario(a) puede reasignar cualquier clase de puesto de una escala de retribución o de sueldos a otra de las contenidas en el Plan de Retribución o de Salarios, cuando la necesidad del servicio así lo requiera; o como resultado de un estudio que se realice sobre una clase de puesto, una serie de clases o un área de trabajo; o por exigencias de una modificación al Plan.
La asignación o reasignación de las clases de puestos a las escalas de retribución o de sueldos requiere la aprobación de la OGP y del(de la) Secretario(a).
Al comienzo de cada año fiscal, el(la) Secretario(a) circula las clases de puestos comprendidas en el Plan de Clasificación de Puestos para el Servicio de Carrera a las escalas contenidas en el Plan de Retribución o de Salarios y el documento que contiene dicha asignación. El documento incluye el número de codificación asignado a la clase y el período probatorio correspondiente. De igual forma, se circula toda
reasignación de una clase de puesto de una escala a otra en cualquier fecha en que se efectúe.
ARTÍCULO 7: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
Sección 7.1: Disposiciones Generales
El Departamento ofrece la oportunidad de competir en sus procesos de reclutamiento y selección a toda persona cualificada, en atención a aspectos, tales como: logros académicos, profesionales y laborales, conocimientos, capacidades, habilidades, destrezas y ética del trabajo. Todo ello, sin discrimen por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen o condición social, por ideas políticas y religiosas, condición de veterano, condición de beneficiario de asistencia social, ni por impedimento físico o mental, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho y otra leyes aplicables.
1. Todo(a) candidato(a) que interese ingresar al servicio de carrera del Departamento debe cumplir las siguientes condiciones:
a. Ser ciudadano(a) americano(a) o extranjero(a) legalmente autorizado(a) a trabajar conforme la legislación aplicable;
b. Estar física y mentalmente capacitado(a) para desempeñar las funciones esenciales del puesto;
c. Cumplir con las disposiciones aplicables de la Ley de Contribución sobre Ingresos, según enmendada, sobre la radicación de la planilla de contribución sobre ingresos los cuatro (4) años previos a la solicitud;
d. No haber incurrido en conducta deshonrosa;
e. No haber sido convicto(a) por delito grave o por cualquier delito que implique depravación moral;
f. No hacer uso ilegal de sustancias controladas;
g. No ser adicto(a) al uso habitual y excesivo de bebidas alcohólicas;
h. No haber sido destituido(a) del servicio público, ni convicto(a) por los delitos graves o menos graves que se enumeran en el Artículo 6, Sección 6.8 de la Ley 184, supra, en la jurisdicción del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en la jurisdicción federal o en cualquiera de los estados de los Estados Unidos de América.
i. Es condición de empleo que todo(a) candidato(a) que tenga la obligación de satisfacer una pensión alimentaria esté al día en los pagos o ejecute y satisfaga un plan de pagos al efecto, según las condiciones dispuestas en el Artículo 30 de la Ley Núm. 86 de 17 de agosto de 1994, conocida como la “Ley para el de Sustento de Menores”.
2. Las condiciones mencionadas en los incisos de la (d) a la (h) no aplican cuando el(la) candidato(a) haya sido habilitado(a) por la ORHELA para ocupar puestos en el servicio público.
3. Toda persona que ocupe un puesto en el servicio de carrera, sea mediante nombramiento original o cualquier otra acción de personal, debe reunir los requisitos mínimos de preparación académica y de experiencia que se establezcan para la clase de puesto correspondiente.
4. El reclutamiento se lleva a cabo mediante un proceso en virtud del cual los(as) aspirantes conocen sobre las oportunidades de empleo y compiten en igualdad de condiciones.
5. Como parte de los procedimientos de reclutamiento y selección se requiere que a los futuros(as) empleados(as) del Programa Child Care firmen una declaración jurada o bajo pena de perjurio que contenga una lista de:
a. Todos los arrestos criminales (previos y pendientes) y cargos relacionados con abuso sexual a niños y sus disposiciones.
b. Convicciones relacionadas a otras formas de abuso a los niños o negligencia.
c. Todas las convicciones por delitos graves o que involucren alguna modalidad de violencia.
6. Además de las disposiciones de este Reglamento, la ACUDEN tiene que cumplir con las normas y reglas de los programas federales en cuanto a la entrevista, reclutamiento y selección del personal del Programa Head Start.
Sección 7.2: Aviso Público de las Oportunidades de Empleo
1. Las convocatorias tienen que publicarse en la página electrónica del Gobierno.
También, se publican por los medios de comunicación más apropiados en cada caso, de modo que puedan llegar a las fuentes de recursos y a las personas interesadas. Se consideran medios adecuados los siguientes: la radio, televisión, prensa diaria, tablones de edictos, revistas profesionales; comunicaciones con organizaciones profesionales, laborales, cívicas y educativas; comunicaciones oficiales, interagenciales, entre otros.
2. Los medios a utilizar en la divulgación y el plazo para recibir solicitudes está sujeto a los siguientes criterios: grado o nivel de especialización de la clase, mercado de empleo, cantidad de puestos a cubrir, área geográfica de la oportunidad de empleo y el tipo de competencia.
3. Se envía copia de las convocatorias de cualquier puesto o empleo de libre competencia disponible a la Oficina del Procurador del Veterano, en cumplimiento de la Carta de Derechos del Veterano Puertorriqueño.
4. Cuando se establezcan fechas para el recibo de solicitudes, se observan las siguientes normas:
a. Las convocatorias tienen que publicarse con no menos de diez (10) días laborables de antelación a la fecha límite para solicitar, y según se disponga en los convenios colectivos para puestos unionados.
b. En el aviso público para cada examen se hace constar el período de tiempo durante el cual se aceptan solicitudes de examen. No se aceptan solicitudes que se radiquen con posterioridad a la fecha de cierre de la convocatoria.
c. Si no se recibe un número suficiente de solicitudes, se puede extender la fecha para el recibo de las mismas, enmendar o cancelar la convocatoria. En cualquiera de estos casos se emite aviso público de la acción tomada.
d. Si hubiese razones justificadas,se puede reabrir la convocatoria para ampliar la oportunidad de radicar solicitudes en cualquier momento, siempre que no se vulnere el principio de mérito en igualdad de oportunidades y de libre competencia.
5. Cada anuncio de oportunidades incluye toda la información descrita en las convocatorias a examen (Sección 7.3, inciso 3 de la (a) hasta la (k)).
6. Se puede ampliar la aceptación de solicitudes por área geográfica o pueblos específicos cuando las necesidades del servicio así lo requieran.
7. Cuando el reclutamiento es continuo, si el solicitante no cualifica o desea mejorar la puntuación obtenida puede solicitar nuevamente, transcurridos tres (3) meses desde la radicación de la primera solicitud de examen, en cuyo caso prevalece la puntuación más alta obtenida.
8. El Departamento notifica a la ORHELA sobre las convocatorias para el reclutamiento y selección, así como las oportunidades de ascenso y adiestramiento. Incluye toda la información relacionada con los requisitos que correspondan, tales como: las funciones, remuneración y otros aspectos pertinentes, según antes establecido.
9. La ORHELA establece y administra un Registro Central de Convocatorias para reclutamiento, ascenso y adiestramiento en el Servicio Público y su versión electrónica en una página de internet.
10. A través de las páginas de Internet de la ORHELA y del Gobierno Central se puede acceder al Registro Electrónico Central de Convocatorias para reclutamiento, ascenso y adiestramiento en el servicio de carrera del Departamento. En el mismo está disponible el texto completo de la convocatoria.
11. En el caso de las convocatorias sin fecha de cierre, la ORHELA es responsable de coordinar con el Departamento a fin de que se actualice no menos de cada diez (10) días la información relacionada con el Registro y las convocatorias, y la publicación en los medios de comunicación y la Internet, de acuerdo con lo dispuesto por Reglamento.
12. El Departamento puede establecer y operar sus registros de convocatorias para reclutamiento, ascenso y adiestramiento; y administrar sus páginas electrónicas y divulgar a través de éstas la información correspondiente.
13. El Departamento puede crear portales electrónicos en Internet conforme a la reglamentación que adopte la ORHELA, a través de los cuales los ciudadanos puedan someter sus solicitudes para reclutamiento, ascenso y adiestramiento.
Sección 7.3: Convocatorias a Examen
1. Las convocatorias incluyen las normas de reclutamiento para cada clase de puesto, encaminadas a atraer y retener en el servicio de carrera los mejores recursos humanos disponibles. Las normas de reclutamiento se formulan a base de lo establecido en las especificaciones de clases y se revisan periódicamente de modo que reflejen los cambios en el mercado de empleo y los ofrecimientos académicos de las instituciones educativas directamente relacionados con las funciones de los puestos, entre otros.
2. Las normas se pueden establecer sin que se publique convocatoria a examen, a los fines de determinar alternativas de ingreso cuando se realicen nombramientos para puestos de trabajadores no diestros o semidiestros; en casos en que se requiera la evaluación de un(a) candidato(a) para una clase de puesto como parte de transacciones de personal, tales como: traslados, ascensos y descensos; en evaluaciones de resumes y estudios de expedientes; o cuando se realicen nombramientos en puestos transitorios.
3. Las convocatorias deben incluir, sin limitarse, la siguiente información:
a. Título de la Clase de Puesto
b. Naturaleza del Trabajo
c. Retribución según aparece en la Asignación de Clases vigente.
d. Período Probatorio
e. Tipo de Competencia: La convocatoria tiene que indicar el tipo de competencia establecido para cada clase e informar si la competencia está limitada a empleados(as) del Departamento, a empleados(as) de las agencias cubiertas por la Ley Núm. 184, supra ó abierta al público en general. La competencia puede ser de ingreso o ascenso.
f. Requisitos de preparación académica, requisitos especiales y experiencia para cada clase de puesto establecido.
g. Criterios que se van a utilizar para ordenar los nombres de los(as) elegibles en los registros correspondientes, tales como: índices académicos; puntuación de reválidas, exámenes o entrevistas grupales; y puntuación en evaluaciones de preparación y experiencia adicional a la establecida en los requisitos mínimos o una combinación.
h. Término para radicar solicitudes
i. Ubicación de los puestos
j. En casos apropiados incluye: notas de pase de exámenes, factores de evaluación en entrevistas, evaluaciones de preparación y experiencia y valores relativos adjudicados a cada criterio utilizado para ordenar los nombres en los registros de elegibles cuando se utilice más de un criterio.
k. Cualquier otra información sobre documentos indispensables que se requieran al momento de radicar la solicitud.
4. Requisitos Mínimos
a. Se establecen como requisitos mínimos los contenidos en las especificaciones de clases, las cuales indican la preparación académica y el tipo y duración de la experiencia de trabajo necesaria.
b. Si de un estudio de mercado de empleo por el advenimiento de nuevos conocimientos, cambios en tecnología nuevas técnicas de producción o de presentación de servicios atribuibles a las clases concernidas se determinan requisitos diferentes a los establecidos en la especificación de clase del puesto objeto de reclutamiento, la misma debe enmendarse previo a la apertura de la convocatoria.
c. Los requisitos mínimos deben estar en armonía con la naturaleza del trabajo y se ajustan a la demanda y oferta considerando, además, las cualificaciones particulares necesarias para el desempeño de las funciones asignadas a los puestos.
d. Si se estipula como requisito mínimo determinado número de años de un tipo de experiencia cuyo trabajo sea de naturaleza similar a la que se realiza en alguna de la clase de puesto en específico, se indica el título de la clase y una descripción clara de la naturaleza del trabajo.
e. Si no se puede establecer claramente el tipo de experiencia en una clase en particular, se limitará el requisito a un número determinado de años de experiencia en el campo de trabajo correspondiente y obviará cualquier especificación en cuanto a títulos de clases.
f. Si la clase de puesto a cubrir es parte de una serie de clase, se puede considerar la experiencia adquirida en los diferentes niveles de la serie de clases, y cualquier otra(s) clase(s) de puesto(s) directamente relacionada(s).
Lo anterior aplica a clases que aunque no forman parte de una serie de clases, constituyen la línea de ascenso de la clase.
g. Se identifican los requisitos especiales, si alguno, como colegiación, licencia para ejercer la profesión u oficio y otros exigidos por ley.
5. Naturaleza de Examen
a. Los exámenes consisten de pruebas escritas, orales, físicas, de ejecución o evaluación de preparación académica y experiencia de trabajo.
b. Para determinar la naturaleza del examen, se realiza un análisis de puestos tomando en consideración la naturaleza del trabajo, funciones asignadas, requisitos mínimos establecidos, mercado de empleo y recomendaciones de especialistas en la materia, asociaciones y colegios. De este análisis surgirá la naturaleza del examen y los pesos relativos de las partes. Para realizar el análisis de puesto se realizan los siguientes pasos:
1) Determinar el valor que tiene cada tarea a base del resultado numérico obtenido considerando la importancia de la tarea y el tiempo que toma efectuar cada una de ellas.
2) Determinar los conocimientos, habilidades y destrezas mínimas que se requieren para efectuar cada tarea.
3) Determinar el tipo o combinación de o pruebas apropiadas para medir los conocimientos, habilidades y destrezas.
4) Determinar las partes del examen y la cantidad de ejercicios en cada tarea, tomando como base la importancia de cada una en términos porcentuales.
5) Si se determina una combinación de pruebas, se determinará el valor de cada una, utilizando el porciento asignado a cada tarea. A las pruebas objetivas se le asigna un valor relativo superior al que se asigna a las pruebas subjetivas, a menos que estas últimas tengan preponderancia sobre los demás juicios objetivos en la realización del trabajo.
a) En los casos de exámenes sin comparecencia se tiene que indicar que el mismo consiste de una evaluación en la que se adjudicará puntuación por la preparación académica, cursos o adiestramientos y por la experiencia de trabajo directamente relacionada con los puestos en la clase.
b) En los casos de exámenes de comparecencia se tiene que indicar el tipo de examen a administrarse, así como las clases de sub-pruebas que componen el mismo.
c) En los casos de exámenes combinados, se indicará la descripción de cada parte y el porcentaje de valor que se adjudicará a cada una de éstas.
Sección 7.4: Procesamiento de Solicitudes
Las solicitudes recibidas se revisan para determinar si se aceptan o deniegan, de acuerdo al Procedimiento establecido por la Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos y Relaciones Laborales u otras normas emitidas por la ORHELA.
