Dr. Ing. Luz Dávalos Zelada
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ANÁLISIS DE CLIMA LABORAL- Dra. Luz Davalos
• Preparar la realización de un análisis de clima
• Diseñar un cuestionario para el análisis de clima en una organización
• Preparar un informe de clima laboral
• Elaborar planes para mejorar al clima en una organización
ANÁLISIS DE CLIMA LABORAL - Dra. Luz Davalos 3
• TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
• ETAPAS PARA EL ANÁLISIS DE CLIMA
• RECOMENDACIONES PARA EL ANÁLISIS DE CLIMA
En la actualidad las herramientas de dirección son uno de los factores más importantes para el logro de las estrategias organizacionales, esta demostrado que el factor humano es el elemento vital para el buen desarrollo de los procesos de una organización, cuando un empleado se siente satisfecho y motivado alcanza un desempeño superior en la realización de su trabajo.
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▪
El Clima Laboral de una organización se define como el conjunto de
percepciones globales que el individuo tiene de la organización y de las
variables que intervienen en el entorno de su trabajo.
▪
La satisfacción laboral es el resultado
final que tienen estas variables sobre la
percepción de la persona.
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Es importante diferenciar la satisfacción y la motivación. El hecho de estar satisfecho no asegura que la persona se encuentre motivada pero ciertamente si esta motivado es signo de que esta satisfecho, la motivación puede llevar mucho más lejos que la sola satisfacción. El análisis de clima permite medir el nivel de satisfacción del personal, normalmente esto se hace a través de encuestas.
En el caso de la motivación se requiere de un trabajo de profundización con cada uno de los colaboradores y desde el principio de sus labores en la organización conociendo sus factores motivadores. Para una evaluación integral de la satisfacción es posible no quedarse solo con el resultado de un cuestionario de clima si no además profundizar aspectos críticos con herramientas de investigación exploratoria (focus groups) o causal (experimentos).
Es recomendable que para el análisis de clima se instituya un equipo responsable, cuyos integrantes tengan los siguientes conocimientos: conocimiento de la organización, conocimientos de herramientas de investigación, conocimiento de herramientas de dirección organizacional.
La realización de un análisis de clima requiere de un plan de acción, así como del compromiso de los altos directivos de la organización, de esta manera el estudio no queda simplemente en un documento si no que los resultados se plasmen en planes de acción para la
mejora del clima. Se debe tener en cuenta que el
simple hecho de realizar una encuesta de clima ya crea en los colaboradores expectativas de mejoras laborales.
Los pasos para realizar un análisis de clima son los
siguientes:
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Es importante que en toda organización se realice un taller de capacitación cuyo objetivo es mostrar los temas que intervienen en la problemática del comportamiento organizacional, considerando temas como: satisfacción, motivación, liderazgo, comunicación, trabajo en equipo, etc. Este taller es importante además para solicitar el apoyo y compromiso de todo el personal.
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Cada área de la organización tiene su propias particularidades y problemas. Lo primero que se hace para el diseño de la encuesta es segmentar las áreas de la organización ya que cada área necesita un cuestionario diferente. Un modelo de encuesta es recomendable ya que establece las áreas que no se deberían olvidar. De acuerdo con Senllé, 2015, las áreas que se recomienda tener en cuenta serían:
1. Respecto a la Organización 2. Respecto a los Objetivos
3. Respecto al Proyecto de Mejora
4. Respecto a los Recursos Disponibles 5. Respecto a los Superiores
6. Respecto a su Puesto de Trabajo 7. Respecto a la Estructura de la
Organización
8. Respecto a los Mecanismos de Ayuda
▪ Incluir una pregunta para priorizar la importancia de varios aspectos en su puesto de trabajo
▪ Preguntar que cambiarían de su puesto de trabajo y porqué
▪ Preguntar que cambiarían de la organización y porqué
▪ Finalmente incluir un apartado de observaciones
Por lo menos dos encuestas
Anexo 3, Pagina (353)
Los cuestionarios se deben validar Aplicación: Redacte dos cuestionarios de clima para su organización uno para los cargos de nivel estratégico y otro para cargos de nivel operativo.
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Es la aplicación de la encuesta a todo el personal de la organización para ello se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
• La encuesta debe ser anónima para asegurar la confiabilidad de los resultados, por ejemplo, se pueden utilizar ánforas para las diferentes áreas de la organización.
• Se debe contar con un ambiente tranquilo para la realización de la encuesta y no realizarse en una fecha en la que no haya alguna variable que pueda intervenir en los resultados, por ejemplo, un recorte de personal, un pico de producción, etc.
A continuación, se presenta el guion de una carta de realización de presentación del cuestionario de clima que se puede utilizar como modelo:
Lugar……fecha….
Apreciados Compañeros:
La presente es para informarles que como cada año desarrollaremos un Análisis del clima laboral.
El objetivo de este análisis no es otro que el de detectar los puntos fuertes y débiles de la organización, para de ese modo poder tomar decisiones que nos ayuden a mejorar, y con ello crear un ambiente más propicio y agradable para todos.
Cada cuestión tiene una escala de valores que delimita la satisfacción de quién cumplimenta el cuestionario. Esta escala está establecida de 0 a 10. Para indicar la satisfacción o la conformidad con el punto en cuestión se deberá indicar con una cruz la valoración que se considere oportuna, de acuerdo a la relación siguiente:
• 0 Muy deficiente o totalmente en desacuerdo.
• 10 Excelente o totalmente de acuerdo.
Una vez completado el cuestionario deberá depositarse en las ánforas habilitadas para tal fin en sus respectivas áreas de trabajo para que los resultados sean analizados por el departamento de GTH. Con los resultados
plasmados en un informe, se abordarán las soluciones y medidas a adoptar por la empresa y el personal a fin de mejorar los aspectos que sean necesarios.
Finalmente, les animo a que sea plasmada la verdadera opinión que les merece cada aspecto que refleja el
cuestionario, detallando en su correspondiente apartado de observaciones los aspectos que les llevan a indicar o valorar de ese modo ese punto. La única manera de que este trabajo tenga un valor real es el grado de sinceridad que se aplique por parte de cada uno a la hora de responder.
Aprovecho la ocasión para agradecerles su tiempo, voluntad y disposición mostrada con el objeto de mejorar.
Gerencia o Dirección
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En este punto se pueden refrescar algunas definiciones que son necesarias para comprender el resto del documento, es recomendable además dejar claro el objetivo del informe y establecer que una vez realizada la evaluación para diseñar las acciones de mejora estructuradas de acuerdo al plan respectivo (comunicación, motivación, incentivos, etc.) se buscarán obtener los resultados más positivos por parte del Equipo humano que integra la Organización, se deben identificar muy claramente los puntos fuertes y los puntos débiles de la organización desde la perspectiva de sus propios trabajadores. Este informe presenta los resultados de tal manera que estos estén listos para convertirse en acciones de mejora para la organización.
INTRODUCCIÓN
Se debe describir la metodología utilizada, como ya se dijo se recomiendan las encuestas en el tiempo oportuno, las áreas, el porcentaje de respuesta.
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS POR ÁREAS
Si el porcentaje de respuesta es demasiado bajo en cualquier segmento se deben tomar medidas para solucionar esto ya que es preocupante para la organización que los trabajadores no deseen ni siquiera decir con qué están satisfechos y con qué no. Las escalas de valoración dejando claro cuanto es un nivel de satisfacción aceptable para la organización, para esto el ingreso de datos en un libro de Excel se recomienda para el manejo de los resultados. Si elegimos una escala de 1 a 10, se puede definir una valoración con un punto medio de 5 que significa una
satisfacción media, una satisfacción alta corresponde a una puntuación superior a 5 e inferior a 5 es un nivel de satisfacción bajo.
Cada respuesta del cuestionario será valorada se puede utilizar una tabla como la siguiente:
En esta tabla se puede ver la respuesta a cada una de las preguntas de un área, de cada trabajador. El mínimo, la media, el máximo y el promedio general del área. Se analizará también cada una de las preguntas abiertas buscando tendencias y diferencias. Los gráficos son una alternativa estupenda para la presentación de los resultados.
Calificaciones que dio el trabajador 1
Promedio general para un área del cuestionario
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Con los resultados de la tabla se puede conocer los puntos fuertes y débiles en cuanto a satisfacción de los empleados.
Es posible que no sea suficiente con la encuesta en tal caso, como ya se mencioné se pueden realizar focus groups, son especialmente útiles además las encuestas de salida (encuestas que se hacen al personal que se retira voluntariamente) en el Anexo 5 se presenta un ejemplo de este tipo de encuestas.
Los resultados serán valorados para cada segmento de trabajadores y también en general.
A partir de esta valoración se deben diseñar planes para la mejora de la satisfacción, para cada área por separado y para toda la organización. Se elabora varias tablas de
planificación operativa como la tabla 8 del presente texto, la utilización de gráficos también una opción
VALORACIÓN DE RESULTADOS
Finalmente, en el apartado de observaciones se resume lo que podría hacerse mejor en cuanto al análisis de clima, aquello que hubiera podido sesgar los resultados y cualquier particularidad a destacar durante todo el proceso. En el ANEXO 4 se presenta un ejemplo de Informe de Clima Laboral
OBSERVACIONES
•ÁREA DE ADMINISTRACIÓN:
Respecto a la Empresa
Preguntas Abiertas:
La importancia que los
empleados de administración dan a los siguientes aspectos es:
El 66% de los participantes indicó que un aspecto a mejorar en la empresa es la COMUNICACIÓN y la IMPLICACIÓN. Las frases tipo son:
“mejoraría la falta de comunicación y de implicación de los departamentos”
El 30% de los participantes indicó que otro aspecto a mejorar en la empresa es el CONOCIMIENTO DE GERENCIA. Las frases tipo son:
“gerencia debería conocer mejor el trabajo que realiza cada uno para exigir y valorar adecuadamente”
VALORACIÓN Y RESULTADOS
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN: En total se obtuvo un puntaje de 6.11 lo cual nos hace pensar que la percepción global que tienen los empleados del área de ADMINISTRACIÓN de la Empresa esta por encima de la media. Los puntos fuertes en esta área son:
- La percepción con respecto a la EMPRESA con 7.53
- La percepción con respecto a la PROYECTO DE MEJORA DE LA EMPRESA con 7.08
Las debilidades en esta área se resumen en LOS CURSOS Y MECANISMOS DE AYUDA DE LA EMPRESA (cursos, reuniones para resolver problemas, acciones para motivar al personal), siendo esta percepción de 3.11. Lo más importante para el área de administración es el BUEN AMBIENTE laboral y lo menos importante la EFICACIA DEL PERSONAL.
PROPUESTAS DE MEJORA ADMINISTRACIÓN
Elaborar e implementar un plan de capacitación para el área durante la siguiente gestión. Se debe realizar una planificación operativa para el logro de este objetivo.
PARA TODAS LAS ÁREAS
Consolidar lo más rápido posible la Gestión de las Competencias de la organización, esto nos permitirá contar con las Fichas de Funciones para todos los puestos de trabajo permitiéndonos realizar el Plan de Formación de la Empresa. Con esto sabríamos que tipo de capacitación le falta a cada uno y qué podríamos hacer en consecuencia. Mejoraríamos sensiblemente la percepción de los empleados con respecto a los mecanismos de ayuda, cuya puntuación es la menor de todos los aspectos evaluados.
Empezar a realizar las reuniones del Comité de Calidad, esto haría que mejore mucho la comunicación entre los responsables y Gerencia fortaleciendo la interacción de todos los departamentos y mejorando la percepción con respecto a la implicación del personal y el trabajo en equipo.
Implantar lo más antes posible el sistema de indicadores de la empresa ya que esto nos permitirá evaluar los diferentes procesos e incentivar en consecuencia. Es urgente planificar el sistema de incentivos de la empresa, tomando en cuenta los tipos de incentivos más adecuados para cada departamento y trabajador, así podríamos reconocer el trabajo bien hecho.
Realizar reuniones informales primero por departamentos y después con todo el personal de la organización (cenas, comidas, etc.) esto para generar lazos más cercanos y mejorar el sistema de comunicación informal, esto abriría canales de comunicación
alternativos mejorando la percepción con respecto a superiores, encargados y compañeros.
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OBSERVACIONES:
Algo que se hace evidente al analizar las encuestas es que es difícil establecer tendencias, los puntajes son extremos, esto puede significar que se este dando un trato muy diferencial a los empleados es decir tratar “bien” a los que son amigos y hacer “vacío” a los que no los son, dificultando su integración completa en la empresa.
Otro punto a destacar es que existen contradicciones en las respuestas de algunos empleados, por ejemplo en las preguntas cerradas indican que la comunicación es lo que esta peor en la empresa, pero luego en la preguntas abiertas los puntúan como lo menos importante, esto nos permite pensar que tal vez no entendieron bien las preguntas y que hizo falta una explicación más amplia, pregunta por pregunta, al momento de presentar la encuesta.
Estas observaciones serán muy útiles para la planificación del análisis del próximo año, por lo tanto recomendamos la apertura de las Acciones Correctivas.
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Las siguientes recomendaciones deben ser tomadas en cuenta:
1. Es muy importante que la organización tome conciencia del valor de mejorar el clima de una organización
2. El análisis de clima es un proceso que precisa de un tiempo de aprendizaje y no se espera que todo salga bien a la primera si no que vayamos mejorando poco a poco.
3. Se precisa del liderazgo y el compromiso de la dirección, dando los mensajes correctos, actuando de manera congruente y creando un ambiente de confianza.
4. Los resultados se deben presentar de manera oportuna
5. Esta claro que el objetivo no es “cortar cabezas” pero es importante que la dirección detecte “manzanas podridas” dentro de la organización
6. Una vez presentados los resultados se debe cuidar que los planes se ejecuten de manera efectiva, es mejor que sean pocos que se realicen a que sean mucho y que se queden en el papel
7. El análisis de clima es muy sensible al momento en que se aplica se deben cuidar los sesgos
8. Se debe evitar que los superiores hagan “campañas” para afectar las calificaciones.
Aplicación: Realice el análisis de clima para su organización y redacte su informe de clima laboral.
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Aplicación: Realice el análisis de clima para su organización y redacte su informe de clima laboral.
Aplicación: Redacte dos cuestionarios de clima para su organización uno para los cargos de nivel estratégico y otro para cargos de nivel operativo.
