SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO/CONTABLE PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y DEVOLUCION.

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SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO/CONTABLE PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y DEVOLUCION.

1. OBJETIVO:

Establecer políticas, normas y procedimientos para el proceso de distribución y devolución de productos conformes que permitan controlar eficientemente todas las operaciones que generan dicho proceso.

2. GENERALIDADES:

Esta sección se refiere a la importancia que tiene entender y manipular con destreza lo expuesto en este sistema de control ya que las devoluciones de productos conformes ( buen estado) generan un alto índice de costos. A medida que logremos establecer y manejar los parámetros de distribución y devolución podremos minimizar en lo posible sus incidencias. Es nuestro gran reto.

3. UNIDADES INVOLUCRADAS:

Distribución: Depósitos logísticos (almacén – transporte).

Devolución: Depósitos logísticos (almacén – transporte – cliente) Ventas: Asesores de ventas y clientes.

4. PERSONAS INVOLUCRADAS:

Asesor de ventas.

Jefe de Almacén.

Montacarguista.

Transportista.

Auxiliar de Almacén.

Ayudante de Almacén

Elaborado por: Revisado Por: Aprobado Por:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

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NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

1.- La orden de pedido debe contener la numeración consecutiva de acuerdo a la fecha en que se realizo el pedido.

2.- La orden de pedido se debe validar y comparar con el límite de crédito de acuerdo a la disponibilidad del cliente.

3.- Se debe tramitar todas las órdenes de pedido y ser ingresadas al sistema inmediatamente después de su elaboración.

4.- Debe realizarse la reserva automática de la mercancía inmediatamente que se realiza el pedido.

5.- Las rutas de despacho se crean de acuerdo al radio o ubicac ión geográfica del cliente.

6.- Todo despacho de mercancía debe tener una guía de carga de recolección de mercancía.

7.- Se debe verificar si existe mercancía averiada en el pedido del cliente y en caso de que exista, retirarla del pedido y reemplazarla por una en buen estado.

8.- Se debe realizar la factura siguiendo el orden consecutivo del serial, verificando que contenga el RIF, NIT, fecha, dirección y la cantidad exacta de la mercancía solicitada.

9.- El llenado de las facturas debe ser a bolígrafo y sin enmendaduras, debe incluir copia.

10.- Las condiciones de traslado del producto deben ser acordes a las necesidades requeridas.

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NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO DE DEVOLUCIÓN 1/3

1. La Nota de Crédito debe contener, nombre del cliente, fecha, sello, Firma y monto del crédito.

2. Se debe entregar la factura del pedido devuelto al ayudante de almacén.

3. Se debe revisar las condiciones en que llega la mercancía y comparar las cantidades recibidas contra la factura devuelta.

4. Se debe llenar el formato del Control de Devoluciones que debe incluir el numero de la factura, la cantidad exacta de productos devueltos, la descripción de los mismos y en la parte inferior izquierda se debe detallar la causa que origino la devolución.

5. Se debe trasladar la mercancía al almacén 0040, destinado para la verificación de la mercancía devuelta.

6. Se debe ubicar cada producto en su respectivo pasillo.

7. Se debe firmar la nota de crédito, (recibido – conforme) y enviarla al cliente.

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POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS PARA LA DISTRIBUCIÓN.

1.- Las Facturas deben cumplir con todos los deberes formales establecidos.

2.- Toda orden de pedido deberá ser ingresada al sistema inmediatamente hecha la solicitud por el cliente, para así realizar la reserva de la mercancía.

3.- Los clientes deben tener un límite de crédito de acuerdo a su disponibilidad y capacidad de pago.

4.- Toda mercancía que vaya a ser trasladada debe estar en óptimas condiciones , y se debe verificar que las cantidades teóricas sean las mismas que las cantidades físicas.

5.- El despacho de la mercancía se realiza de acuerdo a las prioridades del cliente.

6.- Los productos deberán ser trasladados sin interferencia (Almacén – Cliente).

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POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS PARA LA DEVOLUCIÓN

1. Sólo se aceptan devoluciones parciales en clientes de compra planificada, que trabajen con orden de compra.

2. Sólo se aceptarán devoluciones de productos que no estén codificados en el sistema del cliente.

3. Mientras el motivo de la devolución se causado por el cliente, validado por logística, administración y venta; se procede al cobro del flete del pedido al cliente.

4. En todos los casos se verifican las condiciones físico – químicos y órgano eléctricas en las que se recibe el producto. En caso de no cumplir dichas condiciones se evalúa. Quien es el responsable de la avería de la mercancía para su cobro, sea el cliente o al transportista.

5. Para la recepción de productos en buen estado, se inspeccionará la mercancía y se llena el formato del Control de Devoluciones.

6. Después de revisar las condiciones en que llega la mercancía, se debe respetar el orden de rotación.

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NORMAS CONTABLES PARA LA DEVOLUCIÓN.

1.- Se debe verificar que la nota de devolución contenga la fecha, firma y sello que indique recibido conforme.

2.- Se introduce en el Sistema S.A.P. la devolución y se genera la Nota de Crédito.

3.- Se realiza un asiento contable registrando la devolución, aumentando la cuenta inventario de mercancías y se acredita a la cuenta del cliente el monto de la factura, en caso de que la venta sea hecha a crédito.

4.- Se realiza un asiento contable registrando la devolución, aumentando la cuenta inventario de mercancías y se abona a la cuenta devoluciones en ventas el monto devuelto, especificando la causa real por la que se origino la devolución, en caso de que la venta sea hecha a contado.

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POLÍTICAS CONTABLES PARA LA DEVOLUCIÓN.

1.- La nota de devolución deberá contener el sello y la firma que indique recibido conforme por parte del almacén.

2.- Se debe registrar toda información contable en el Sistema para Controles Internos del Almacén y Efectos de Auditoria.

3.- Las devoluciones en ventas se presentan en el estado de resultados como una compensación al ingreso por ventas. En vez de cargarlas directamente a la cuenta de ventas se acumulan por separado con el fin de que la gerencia de la empresa y los lectores de los estados financieros conozcan su magnitud.

4.- Todos las operaciones se deben realizar cumpliendo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A)

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA DEVOLUCIÓN 1/2

ACCION RESPONSABLE

Se entrega al Ayudante de Almacén

la Nota Crédito. Transportista.

Se verifica la cantidad de de la Nota Crédito (teóricas) con las que trae el

transportista. (Físicas).

Ayudante de Almacén.

Se debe llenar el format o de control de devoluciones y se coloca el sello

que indica recibido y conforme.

Ayudante de Almacén.

Se traslada la mercancía al almacén

0040. Montacarguista.

Se ubica cada producto en su

respectivo pasillo. Montacarguista.

Se envía la nota de crédito al Jefe de

Almacén Ayudante de Almacén.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA DEVOLUCIÓN 2/2

Se anexa la nota a crédito a la factura y se envía al

cliente.

Auxiliar de Almacén (transporte).

Se archivan los documentos

generados. Auxiliar de Almacén.

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CODIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS CONFORMES

§ D1Dinero no disponible

§ D2 No recibe sin Promotor

§ D3 Entrega fuera de fecha

§ D4 Negocio cerrado

§ D5 No se Encuentra el recibidor

§ D6Dirección Errada

§ D7Falta Reposición

§ D8Forma de Pago no Convenida

§ D9Pedido no Realizado

§ D10 Pedido repetido

§ D11Espacio no Disponible

§ D12 Precio no Acordado

§ D13 Falta Promoción

§ D14 Pedido Equivocado

§ D15Falta orden de Compra

§ D16Pedido no Despachado

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NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO DE DEVOLUCION 2/3

8.- Para que el Producto sea aceptado debe cumplir con las siguientes condiciones, las cuales no son imputables al clientes:

- Producto Vencido.

- Empaque Roto: (El Cliente debe entregar como mínimo el 75% del producto y 100% dé empaque dañado).

- Producto que presente fallas imputables a la elaboración, empaque o mal manejo de los mismos en las plantas o centro de distribución (Sucursal).

- Producto contaminado por insectos.

- Productos contaminados por objetos alteraciones físicas del producto.

9.- No se acepta devoluciones de productos en las siguientes condiciones:

- Empaque sin producto.

- Producto si el empaque.

- Causa imputable al cliente (Almacenamiento inapropiado, inadecuada comercialización del producto).

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NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO DE DEVOLUCION 3/3

10.- Existen otros tipos de devolución clasificadas, de acuer do a quien son imputable, sí son al cliente, transportista, vendedor, o asistente de administración, dentro de las causas podemos nombrar tas siguientes:

§ Imputable al Cliente:

ü Dinero no Disponible.

ü Falta Nota de Crédito.

ü Local Cerrado.

ü Espacio no Disponible.

§ Imputable al vendedor:

ü Pedido no realizado.

ü Pedido repetido.

ü Diferencia en condiciones de pago y/o venta.

ü Falta de promoción.

ü Entrega fuera de fecha.

ü -Pedido Equivocado.

ü Falta de Orden de Compra.

ü Recibo de Cobro mal elaborado.

§ Imputable al Transportista.

ü Faltante de Producto ü Producto dañado.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA DISTRIBUCION.

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Se elabora la orden de pedido. Asesor de Ventas.

Se transmite pedido vía computador haadhel

Asesor de Ventas.

Se procede a realizar reserva

automática de mercancía. Jefe de Almacén.

Creación de la ruta de despacho. Jefe de Almacén.

Se generan guías de cargas y picking de recolección de

mercancía.

Montacarguista.

Culminar la carga del camión y verificar si existe mercancía

averiada

Montacarguista

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA DISTRIBUCION

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Se facturan

(Crédito – Contado). Auxiliar de Almacén.

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PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA DEVOLUCIÓN

Se recibe la nota de devolución de

productos conformes. Auxiliar de Almacén.

Se registra toda la información contable en el Sistema S.A.P para

controles internos del almacén y efectos de auditoria, generando una

nota de crédito por el mismo monto de la factura.

Jefe de Almacén

Se origina un Asiento contable de la devolución realizada, en caso de que

la venta sea a crédito:

Inventario de Mercancías xxx Cuenta cliente “X” xxx Pr. Devolución por venta cliente “X”

En caso de que la venta sea de contado la devolución se realiza:

Inventario de Mercancías xxx Devoluciones en ventas xxx

Pr Devolución en ventas.

Generando esta un Nota de Crédito por el mondo devuelto.

Auxiliar de Almacén.

Se archivan los documentos

generados Auxiliar de Almacén

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5. FORMULARIOS UTILIZADOS:

ü Orden de pedido – compra ü Nota de Distribución ü Facturas

ü Control de Devolución ü Nota de Crédito

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