ACTAIS TA - Manual del portal del empleado
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Tabla de contenidos
1. Introducción __________________________________________________________________________________________ 3 2. Acceso y Vista principal _____________________________________________________________________________ 4 2.1. Acceso __________________________________________________________________________________________________ 4 2.2. Vista principal _________________________________________________________________________________________ 4 3. Calendario _____________________________________________________________________________________________ 6 3.1. Parte diario de incidencias _________________________________________________________________________ 9 4. Solicitudes ____________________________________________________________________________________________ 10 4.1. Solicitudes desde el parte diario de incidencias ______________________________________________ 10 4.2. Solicitudes desde el calendario __________________________________________________________________ 12 4.3. Solicitudes desde la sección solicitudes _______________________________________________________ 15 4.4. Gestión de las solicitudes desde Mis solicitudes _____________________________________________ 16 4.5. Añadir justificantes a las ausencias _____________________________________________________________ 17
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1. Introducción
Bienvenido al manual de usuario del Portal del Empleado de ACTAIS® TA.
• ACTAIS® TA es el nuevo sistema implantado para mantener un control real de la jornada laboral, mediante el registro de entrada/salida en terminales electrónicos.
• El Portal del Empleado es la aplicación web orientada a que el trabajador sea más partícipe en la gestión de sus relaciones laborales con la organización. De esta manera, dispondrá de información relevante sobre su planificación horaria, sobre sus fichajes, sobre el estado de sus solicitudes de permisos y ausencias, etc.
Mediante el Portal del Empleado podrá realizar las siguientes acciones:
• Ver su calendario mensual.
• Ver su planificación mensual o anual.
• Ver un parte diario de incidencias.
• Solicitar cambios en los fichajes realizados.
• Solicitar la anulación de fichajes.
• Hacer solicitudes de fichaje olvidado.
• Solicitar ausencias (diaria, periódica o prolongada).
• Ver las solicitudes pendientes
• Ver las solicitudes aprobadas o denegadas.
• Modificar o eliminar solicitudes de ausencia
• Solicitar cambios de turno.
• Ver las alertas detectadas por el sistema
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2. Acceso y Vista principal
2.1. Acceso
Para comenzar a utilizar el Portal del Empleado acceder a través de la intranet corporativa.
En la ventana de acceso al portal debe introducir su nombre de usuario y contraseña.
2.2. Vista principal
Una vez se ha autenticado correctamente en el sistema se accede a la vista principal.
La vista principal está compuesta por las siguientes secciones:
2.2.1. Menú de navegación
2.2.2. Calendario
Inicio de sesión al portal del empleado
Parte superior de la ventana
Parte central de la ventana
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2.2.3. Solicitudes pendientes.
2.2.4. Alertas
Parte superior derecha de la ventana
Parte inferior derecha de la ventana
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3. Calendario
El calendario muestra la planificación horaria del trabajador.
Para consultar el calendario:
• Puede hacerse desde la vista principal.
• O seleccionando dentro del menú de navegación Gestión Horaria / Mi Calendario.
Dentro de Mi Calendario se puede hacer uso de una vista mensual o anual.
En la parte superior izquierda de la sección se puede elegir la vista a usar (mensual o anual) e ir cambiando entre años o meses respectivamente.
Vista de Mi Calendario
Vista mensual y navegación
Vista anual y navegación
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Vista mensual
La vista mensual ofrece información sobre:
• Los fichajes realizados, tanto durante el día en curso como los realizados en jornadas anteriores.
• La planificación asignada al empleado. Se indica la información del turno (nombre y horario) y se resalta mediante un color definido (ej.: color rojo – descansos).
• Las solicitudes de permiso, mediante una barra con la abreviatura del tipo de ausencia (ej.: VAC – vacaciones), y un color, según estén aprobadas (rojo) o pendientes (azul).
Vista Mensual del calendario
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Vista anual
La vista anual ofrece información sobre:
• La planificación horaria del año en curso. Cada tipo de turno se muestra en un color definido (ej.: color rojo – descansos). En la columna de la derecha puede verse la leyenda.
• Saldos horarios y acumulados. En la columna de la derecha puede mostrarse información sobre conceptos como las horas de convenio, las horas planificadas, las horas trabajadas hasta la fecha, los permisos disfrutados, etc.
• Ausencias. En el calendario se reflejan las ausencias y los permisos disfrutados o planificados. En la columna de la derecha se puede mostrar una contabilización por tipo de ausencia o permiso.
Vista anual del calendario
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3.1. Parte diario de incidencias
El parte diario de incidencias ofrece un resumen de la jornada laboral.
Para ver el parte diario de fichajes, incidencias y justificaciones puede hacer doble clic sobre cualquier día del calendario, siempre y cuando el día seleccionado sea el actual o días anteriores.
Saltará entonces una ventana tal como se observa en la siguiente imagen.
En el parte diario de incidencias se incluye la siguiente información:
• Empleado y Fecha
• Horario planificado en el día seleccionado.
• Fichajes realizados durante la jornada laboral.
• Incidencias generadas a partir de los fichajes realizados, junto con las justificaciones aplicadas.
• Valor de los acumulados diarios generados a partir de las justificaciones diarias.
• Campo observaciones.
Nota:
Desde el parte diario de incidencias es posible realizar solicitudes de fichajes olvidados (ver apartado 6.1)
Ventana del parte diario de incidencia
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4. Solicitudes
Esta funcionalidad permite:
• Crear nuevas solicitudes de ausencia o permisos.
• Hacer un seguimiento de todas las solicitudes hechas por el usuario.
Los supervisores de cada departamento son los encargados de aprobar o denegar las solicitudes.
Una vez aprobadas, la aplicación automáticamente tendrá en cuenta su solicitud a la hora de justificar las ausencias y el cálculo de las horas de jornada/jornadas afectadas por la solicitud.
4.1. Solicitudes desde el parte diario de incidencias
Es posible realizar solicitudes para la edición o anulación de los fichajes existentes. De igual forma se pueden solicitar fichajes mediante el botón Fichaje olvidado.
❖ Solicitar un fichaje olvidado
➢ Damos al botón “fichaje olvidado” dentro del parte diario de incidencias.
➢ Seleccionamos el tipo de fichaje, podemos elegir entre Entrada y Salida. Definimos la hora del fichaje y la circunstancia de este (Del día anterior, Del día actual o Del día siguiente). Marcamos, si es necesaria, la justificación correspondiente. En esta ventana, es posible la definición múltiple de fichajes sin necesidad de acceder a ella en repetidas ocasiones. Para ello, introduzca los datos de cada fichaje y pulse el
Ubicación del botón para acceder al fichaje olvidado, dentro del parte diario de incidencias.
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botón de color verde situado en el centro de la ventana. Los fichajes solicitados se irán almacenando en la tabla temporal situada en el margen derecho de la ventana.
Una vez creados todos los fichajes, pulse el botón Crear solicitud.
Ventana dónde rellenar las opciones para solicitar un fichaje olvidado, el botón diferenciado con el símbolo de la mano le permite realizar la solicitud de múltiples fichajes a la vez.
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4.2. Solicitudes desde el calendario
Dentro del calendario es posible realizar solicitudes de tipo ausencia.
Para ello, seleccione el día y haciendo clic con el botón derecho del ratón se despliega un menú contextual como el que se muestra a continuación:
A través de él pueden realizarse las solicitudes de ausencia o de intercambio. Si quiere seleccionar varios días debe mantener oprimido clic izquierdo y arrastrar desde el día de inicio al día de fin.
✓ Solicitud ausencia diaria: si va a faltar a su puesto de trabajo durante un periodo de tiempo de un único día. Ej.: ausentarse en su puesto de trabajo durante dos horas para ir al médico.
Acciones en el calendario sobre un único día
Puedo seleccionar múltiples días en el calendario para realizar su solicitud
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✓ Solicitud ausencia prolongada: Si va a faltar a su puesto de trabajo durante todo el día en un intervalo de fechas. Ej.: una semana de vacaciones.
✓ Solicitud ausencia periódica: si va a faltar a su puesto de trabajo durante un determinado periodo de tiempo en un intervalo de días. Ej.: Rehabilitación diaria de 10:00 a 11:00 durante una semana.
Ventana para solicitar una ausencia diaria. Es necesario elegir el rango de horas que prevé faltar al igual que el
tiempo real a justificar.
Ventana para solicitar una ausencia prolongada. Deberá elegir el rango de fechas y la justificación correspondiente.
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✓ Solicitud de intercambio: Si tiene pensado intercambiar un turno horario con un compañero de departamento.
Ventana para solicitar una ausencia periódica. Deberá especificar el intervalo de horas que piensa faltar durante un
rango de fechas.
Ventana para solicitar un intercambio. Deberá indicar el día que se efectúa, especificando el trabajador y seleccionando lo que se
intercambia (Turno, Guardia, Turno y Guardia)
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4.3. Solicitudes desde la sección solicitudes
Se accede desde el menú de navegación RR.HH/Mis solicitudes.
En este apartado se centralizan las solicitudes que puede hacer un trabajador, siendo posible realizar cualquiera de las solicitudes antes expuestas con ciertas limitaciones en cuanto al número de fichajes olvidados (desde aquí no se pueden solicitar múltiples fichajes olvidados).
Para ello pulsamos el botón Crear solicitud y seleccionamos el tipo. Se abrirá una de las ventanas expuestas con anterioridad:
Vista general de Mis solicitudes y tipo de solicitudes
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4.4. Gestión de las solicitudes desde Mis solicitudes
Una vez hechas las distintas peticiones se puede hacer un seguimiento de cada solicitud.
Haciendo uso del desplegable anexo a la barra de búsqueda se pueden aplicar filtros para encontrar solicitudes en base a ciertos criterios.
Por otro lado, si desea buscar todas las solicitudes sin importar su estado bastará con presionar el botón diferenciado con una lupa.
Ventana de los filtros disponible a aplicar. Puede elegir el tipo de solicitud, el estado y justificación, así como las fechas.
Una vez definidos los criterios de búsqueda la aplicación le devolverá las solicitudes que encajen.
Si no aplica ningún filtro y busca directamente, la aplicación le devolverá un resumen de todas las solicitudes.
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4.5. Añadir justificantes a las ausencias
Desde el Portal del Empleado el trabajador puede hacer un seguimiento de sus solicitudes en el apartado Informes / Ausencias Justificadas:
Para facilitar su gestión es posible aplicar filtros por fechas, justificación y por el estado de la documentación, este último nos indicará si el trabajador debe de realizar acciones adicionales una vez aceptada por el supervisor la solicitud inicial.
Pulsando el botón Buscar obtendremos a modo de resumen el listado de las solicitudes aprobadas. En la imagen de arriba observamos que la ausencia está “Pendiente de Documentación”
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Pulsando sobre el recuadro rojo sale una ventana emergente donde se puede adjuntar el justificante, siempre en formato PDF.
Una vez que hemos subido el archivo el estado de la Documentación para la solicitud cambiará a “Pendiente de Revisión” en un recuadro amarillo y una vez el archivo sea comprobado por su supervisor saldrá “Validada” en un recuadro verde.
Pulsamos sobre el botón “Seleccionar archivo” o arrastramos y soltamos sobre la zona del recuadro.
