FACTURACIÓN EN ICS MANAGER

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2011 | Thomas Garand

FACTURACIÓN

EN

ICS

MANAGER

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1 La facturación hace parte de uno de los principales

procesos operativos de gestión del espectro, así como lo son la asignación, coordinación o notificación de frecuencias. De hecho, todo ente regulador considera entre sus procesos la facturación en cada nivel de la gestión del espectro: desde la creación de estaciones, la gestión de licencias, y luego pasando por las asignaciones de frecuencias.

Por otra parte, la facturación es un procedimiento administrativo que involucra varios departamentos de una misma administración, lo que genera un número significantes de documentos confidenciales, los cuales requieren un seguimiento riguroso a fin de evitar cualquier pérdida o fraude.

La configuración de los parámetros de facturación, también puede hacer posible que los reguladores establezcan precios más atractivos para ciertas frecuencias o sitios, y por lo tanto, permite optimizar el uso de estos recursos, los cuales cada vez se tornan más limitados.

Por último, cada país fija sus propias normas de facturación, esta es la razón por la que un entorno de facturación debe ser configurable de una manera diferente para cada uno de los entes reguladores del espectro.

ICS manager ofrece un módulo completo que permite gestionar todos estos aspectos del proceso de facturación, el cual se compone de tres elementos básicos:

 Generación de documentos.

 Seguimientos de pagos.

 Cálculo de la contribución siguiendo los parámetros administrativos y técnicos de las asignaciones de frecuencia y las licencias.

Configuración del espacio de trabajo del usuario

Antes de iniciar cualquier registro de facturas o pagos, ICS manager permite que el administrador del sistema, definan la moneda con la que se trabajará, así como los números de identificación de las cuentas en las que se reflejan las normas del país.

Figura 1: Definición de moneda

Figura 2: Identificación de cuentas

El administrador también puede gestionar los derechos de los usuarios para permitir el acceso a ciertas tablas (cuentas, transacciones, entre otras), con el fin de limitar fraudes y mantener la confidencialidad de la información.

Figura 3: Gestión de los derechos del usuario.

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Registro de facturas

Para cada factura, el usuario debe crear un nuevo registro tomando en cuenta las principales características de la misma:

 Referencia

 Fecha de emisión

 Fecha de Pago

 Período de facturación

A la factura deberán agregársele los ítems correspondientes, los cuales determinarán el total a pagar. Al asignar los ítems de la factura, se debe tener en cuenta:

 Cantidad a pagar.

 Tipo de cobro.

 Impuestos (si existen)

Los impuestos y la cantidad total a pagar, son automáticamente calculados.

Figura 4: Registro de elementos de factura

Con el fin de ayudar al usuario en el registro y seguimiento de las facturas, existe un proceso predefinido en ICS manager, el cual está caracterizado por los diferentes estados que puede llegar a tomar un registro (factura). Estos estados son automáticamente definidos por ICS manager:

 IN: Entrada debe ser completada

 RJ: Listo para ser registrado

 PA: A pagar

 PP: Pagado parcialmente

 PT: Pagado totalmente

 NP: Nada que pagar

 PF: Pagado en exceso

 ER: Error, no válido

 CL: Cancelado

Así, el usuario puede ver el estado de una factura en cualquier momento, y saber cuáles son las tareas que él tiene que realizar.

Figura 5: Seguimiento de Facturas

Para cada factura registrada, ICS manager crea un número de transacción.

Registro de pagos

El registro de pagos es llevado a cabo cuando la persona a cargo recibe un pago en nombre del cliente, siendo posible, relacionar esta operación a una o varias facturas.

Los siguientes casos son permitidos:

 El pago es parte de una única factura

 El pago refiere al total de una factura

 El pago es para varias facturas

Para registrar un pago, el usuario debe llenar los siguientes campos:

 Referencia del pago.

 Fecha del pago

 Cantidad a pagar

 Tipo de pago (efectivo, cheque, transferencia).

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3 Cuando el pago es registrado, las facturas asociadas

son actualizadas.

Figura 6: Factura actualizada después del pago

Cálculo de contraprestaciones

ICS manager ofrece dos modos de calcular los cargos por el uso de las frecuencias: un modo manual y un modo automático.

Con el modo manual, el usuario puede gestionar las contraprestaciones a nivel de licencia o a nivel del recurso que requiere este cálculo.

Los cargos son calculados gracias a los procedimientos que el usuario desarrolla en su trabajo cotidiano.

El lenguaje de programación utilizado para definir estos procedimientos es un lenguaje extremadamente intuitivo, derivado del código LISP.

Figura 7: Ejemplo de procedimiento

Esto quiere decir que, en caso de modificación de las reglas de facturación, lo cual podría presentarse a nivel nacional o a nivel interno en el ente regulador, el usuario será capaz de ajustar los procedimientos sin tener que desarrollar un nuevo módulo en la aplicación.

De acuerdo con el modo automático, por favor refiérase al documento “Workflow in ICS Manager”, el cual describe la gestión de los flujos en la herramienta de gestión de espectro de ATDI.

Para más información:

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