MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODAliDAD COMPRAS DE BAJA CUt'I.NTIA

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Guatemala, 09 de noviembre de 2017 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODAliDAD COMPRAS DE BAJA CUt'I.NTIA

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11.3. Forma UDAF-05-17 13

11.2. Forma UDAF-02-17 12

11.1. Forma UDAF-04-17 11

10. VIGENCIA 10

11. ANEXOS 11

9. ASPECTOSNO CONSIDERADOS 10

8. OBSERVACIONESGENERALES: 10

5. RESGUARDO DE EXPEDIENTESDE PAGO: 8

6. GASTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVA DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA FEDERACiÓN: 8 7. GASTOS POR PARTICIPACiÓN EN CAPACITACIONES, CONFERENCIAS,TALLERES,CLíNICAS Y

OTRAS DILIGENCIAS ADMINISTRATIVAS REALIZADOS POR EMPLEADOS DE LA FEDERACiÓN

NACIONAL DE BOLlCHE: 9

3. REQUISITOSQUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS: 3

4. DESCRIPClON DEL PROCEDIMIENTO: 4

4.1. GESTiÓN DE REQUISICiÓN: 4

4.2. GESTiÓN DE COMPRA DE BIENESySERVICIOSANTICIPADA: 5 4.3. GESTiÓN DE COMPRA DE BIENESY SERVICIOSCONTRA ENTREGA DE PAGO: 7

2. ALCANCE: 3

1. ^OBJETO: ³

índke

APROBACIÓN: 3

(3)

. Página 3 ."...

s. RE(lU¡SrfOS QUEDEBENCUfvWURLAS f'p,CTURAS:

• La factura debe ser autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaría -SAT (adjuntar copia de la consulta al expediente).

• Adjuntar copia legible a toda factura térmica.

• La factura debe corresponder a! periodo fiscal vigente.

• La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit: 666990- 5.

.. La factura debe detallar los bienes o servicios adquiridos. (Según el sistema de emisión de los proveedores).

• Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativo correspondiente.

• La factura debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta del proveedor.

• Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones.

• El valor en números debe ser igual al valor en letras.

• Si

la factura es cambiaría se debe adjuntar

el recibo de caja correspondiente, al momento de cancelar el pago.

Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes y servicios de la Federación Nacional de Boliche que se efectúen en un solo acto por proveedor ypor un precio de hasta veinticinco mil quetzales (Q.25, 000.00); de conformidad a lo establecido en el artículo 43. Literal a) Decreto 9-2015 Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso de la República.

1, OBJETO:

El presente manual pretende norrnar, sistematizar, integrar y asignar responsabilidades respecto a los procedimientos de modalidad de compras de baja cuantía:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODAliDAD DE COMPRAS DE BAJA CUANTíA:

APROBACIÓN:

El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante punto séptimo del acta 18-18CE de fecha 09/11/2017; aprueba el Manual de Procedimientos de Modalidad Compras de Baja Cuantía de la Federación Nacional de Boliche, siendo el siguiente:

MANUAL DE PROCEDiMIENTOS DE MODALmAD COMPRAS DE BAJA CVANTM.

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...Página 4- .

Traslada a Secretaria General para la elaboración de I certificación del punto de acta de autorización.

I

Comité Ejecutivo Trasladar

Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma de requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17

I

(ver anexo) V firmarla de aprobada V trasladarla para su

I

trámite respectivo y de desaprobarla la regresa al

I

Gerente con lasobservaciones corres ndientes.

Presidente Comité

Ejecutivo y/o Comité

cutivo Aprobar

ó

desaprobar y

trasladar

Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma de requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo) y firmarla de aprobada y trasladarla para su trámite respectivo y de desaprobarla la regresa al jefe inmediato del solicitante con las observaciones

co

ndientes.

Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma de requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo) y firmarla de aprobada y trasladarla para su trámite respectivo y de desaprobarla la regresa al solicitante con las observaciones ca ondientes.

Elabora requisición mediante forma de requerimiento de materiales y suministros forma UDAF-04-17 (ver anexo), firmarla y trasladarla a su Jefe Inmediato adjuntando cómo mínimo 1cotización.

Recibe requisición mediante forma de requerimiento de materiales, suministros y servicios UDAF-04-17 (ver

I

anexo), y verifica existencias de los bienes requeridos, si

I

hay en existencia la entrega, de no haber existencia indica

I

al solicitante y este prosigue con el procedimiento!

establecido.

Gerente Jefe inmediato del solicitante Solicitante Encargado de Almacén o de Inve nta ríos

Aprobar Ó desaprobar y trasladar Aprobar Ó desaprobar y trasladar Elaborar/firmar y trasladar

Recibe

Elabora la requisrcron mediante forma de requerimiento de materiales, suministros y servicios forma UDAF-04-17 (ver anexo), la firma y consulta a Encargado de Almacén o Inventarios sobre existencias de los bienes requeridos.

Solicitante Elaborar/firmar

y consultar

Seelaborará requerimiento de materiales, suministros y servicios forma UDAF-04-17 en los casos de materiales, suministros y servicios que no hayan sido en la programación cuatrimestral.

lVV\NlLI\L DE PROCEDiMIENTOS DE MODAUDAD COMPRAS DE BAJA Cl.JANTIA

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Página 5

Requerir al solicitante forma de requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo), la cotización, certificación del punto de acta autorizado por el Comité Ejecutivo y carta de aceptación de servicios forma UDAF-02-17 en el caso de los servicios y los agrega a la factura.

Si la entrega de los bienes es con anticipación del pago, recibe la factura verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el numeral 2 y extiende la contraseña respectiva. (De no cumplir rechaza la factura para corrección

Requerir Auxiliar

Contable Recibir/Extender Auxiliar

Contable

encargado de Contable para recepción Ventrega de contraseña.

inventarios

Si la entrega de los bienes es con anticipación del pago, de recibe la factura verificando que cumpla con 105 requisitos

establecidos en el numeral 2 y trasladar a Auxiliar Solicitante/

encargado almacén/

Recibir/traslada r

Reciben bienes, verificando que sea la cantidad facturada, de que estén en buen estado, que cumplan con las

características que fueron cotizadas

y

facturadas, piden de certificado de garantía cuando corresponda, que no estén vencidas, en el caso de los servicios el solicitante extiende carta de ace ción de servicios forma UDAF-02-17.

Solicitante!

encargado almacén!

encargado inventarios Recibir

Establece si el pago es contra entrega de bienes o servicios

o

^entre ^antici ^da.

con

rocedimiento de ent o.

Proveedor Establecer

.. '"

MANUAL DE PROCEDHlIHENTOSDE l\'iODAUDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA

l

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Elaborar Secretaria Elabora la certificación del punto de acta de autorización y General lo traslada a Secretario de Comité Ejecutivo para firma.

Firma Secretario de Firma la certificación del punto de acta de autorización y Comité lo traslada a Secretaria General para seguir con el proceso

I

Ejecutivo respectivo.

Recibe y Secretaria Recibe certificación del punto de acta de autorización y lo

I

traslada General traslada a! solicitante para proceder con la compra.

Recibir

I

Solicitante Recibe el requerimiento debidamente firmado y

I

acompañado de certificación de punto de acta de

I

I autorización por parte de comité Ejecutivo.

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Página 6

Recibe el expediente e inicia trámite conforme lo establecido en el Manual de Procedimientos de Cuentas por pagar de la Federación Nacional de Boliche

o

^de

Fondo Rotativo Interno de la Federación Nacional de Boliche, según corresponda y relaciona el NPG.

Auxiliar Contable Recibir

1. Modalidad de Ejecución: Ejecución Directa 2. Fechade compra: Fechadel documento 3. Modalidad: Compra de baja cuantía 4. Descripción: Concepto de la factura 5. NIT Proveedor

6. Nombre del proveedor

7. A. Seleccione tipo de documento: Documento de respaldo.

8. B. Seleccionar documentos a adjuntar (certificación de punto de acta de certificación

o

requerimiento de bienesyservicios)yagregarlos.

9. Agregar comentario general de los documentos adjuntos.

10. Publicar

11. Imprimir mensaje de publicación.

Adjuntar al expediente.

Publicar en el portal de Guatecompras-publicaciones NPG consignando los siguientes datos:

Auxiliar Contable Publicar

de Recibe el expediente de compra y elabora Forma lH ó "Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario" y la de adjunta al expediente de pago, razona la factura** y lo

traslada a Auxiliar Contable.

Encargado almacén encargado inventarios Recibir

Traslada factura al encargado de almacén ó de inventarios para el respectivo registro e ingresos.

Auxiliar Contable Trasladar

MAN.UAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODAUDAD COMPRAS DE BAJACUAI\iTIA

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Recibe el expediente e inicia trámite conforme lo establecido en el Manual de Procedimientos de Cuentas por pagar de la Federación Nacional de Boliche 6 de Fondo Rotativo Interno de la Federación Nacional de

Recibir Auxiliar

Contable

12. Modalidad de Ejecución: Ejecución Directa 13. Fecha de compra: Fecha del documento 14. Modalidad: Compra de baja cuantía 15. Descripción: Concepto de la factura 16. Nit Proveedor

17. Nombre del proveedor

18. A. Seleccione tipo de documento: Documento de respaldo.

19. B. Seleccionar documentos a adjuntar (certificación de punto de acta de certificación

o

requerimiento de bienes y servicios) y agregarlos.

20. Agregar comentario general de los documentos adjuntos.

21. Publicar

22. Imprimir mensaje de publicación.

Adjuntar al expediente.

Publicar en el porta! de Guatecompras-publicaciones NPG consignando los siguientes datos:

Publicar Auxiliar Contable

Requerir al solicitante forma de requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo), la cotización, certificación del punto de acta autorizado por el Comité Ejecutivo y carta de aceptación de servicios forma UDAF-02-17 en el caso de los servicios y los agrega a la factura.

Requerir Auxiliar Contable

Si la entrega de los bienes es contra entrega de pago recibe la factura verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el numeral 2 y extiende la contraseña respectiva. (De no cumplir rechaza la factura para corrección

Recibir/Extender Auxiliar Contable

Establece si el pago es contra entrega de bienes o servicios

o

e antici

Establecer Proveedor

Contactar con el proveedor para establecer el procedimiento de entrega de bienes y pago.

Solicitante Contactar

MA1\H.Lt\L DE PROCEDiMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA

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. Página 8

• Alimentación cuando corresponda de la siguiente manera: Almuerzos y cenas hasta por un monto de Q.17S.00, desayunos hastapor unmonto deQ.IOO.OOy refacciones hasta por

unmonto Q.50.00.

• Parqueo.

Se autoriza el reintegro de gastos a cada uno de los miembros del Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche que participen en capacitaciones, conferencias, talleres, clínicas, reuniones y otras diligencias administrativas en concepto de:

6. GASTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVA DH COMITÉ EJECUTIVO DE lA FEDERACiÓN:

• Los expedientes de pago, deben archivarse en forma cronológica en el archivador de caja fiscal correspondiente.

.. Deben estar resguardados en un lugar, seguro y de fácil acceso.

• Los archivadores deben estar debidamente identificados.

** Razona factura: Se refiere

a

consignar en el anverso de las facturas el motivo de la compra firma del solicitante, firma y consignar número de placas de! vehículo cuando corresponda.

I

^Tesorería

Encargado Entregar

I

1

I

Trasladar

I

Auxiliar Contable f-¡-R-eC-¡-b-¡r---+¡-Encargado

I

^almacén

I

encargado

IR

^'b'

I

ecn Ir

I

i Boliche, según corresponda y relaciona el NPG.

) Solicitante/enea

I

Reciben bienes, verificando que sea la cantidad-facturada,

I I

^rgado ^de ^que êstén ên ^buen êstado, ^que ^cumplan ^con ^las ⁱ

almacénjencarg características que fueron cotizadas y facturadas, piden

I

ado de

I

certificado de garantía cuando corresponda, que no estén

I

inventarios .vencidas, en el caso de los servicios el solicitante extiende ^I carta de aceptación de servicios forma UDAF-02-17.

I l

·

Traslada factura al encargado de almacén ^ó de inventarios ¡

para el respectivo registro e ingresos.

~---4 de Recibe el expediente de compra y elabora Forma lH

ó "Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario" y la de adjunta al expediente de pago y razona la factura** y lo

1--- ---1f-·_tn_v_e_n_t3_r_io_s-+-!fas1a da a_Encargado de Tesare ría.

de

I

Entrega cheque a proveedor, verificando que consigne

I

nombre y forma de quien recibe el cheque y fecha de 1 11. recep~i~n (Pedir recibo de caja cuando sea factura ^l'

. cambiarla). ^__j

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CtIANT't4

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...Página 9

ENTIDAD MONTO A REINTEGRARIDA

y VUELTA

CDAG^ó COG Q.30.00

Contraloría General de Cuentas zona 13 Q.40.00 SEGEPLAN,Congreso de la República, Contra!oría General de Q.30.00 Cuentas zona 1, Ministerio de FinanzasPúblicas.

Residenciasde PresidenteyTesorero del Comité Ejecutivo. Q.30.00

-~

Metrobowl ybancos en zona15

Q.l0.00

SAT Q.30.00

Otros destinos Queda a criterio de Gerencia

Tabla para reintegro en concepto de combustible:

Dichos reintegros deben estar previamente autorizados por el Gerente de la Federación Nacional de Boliche; mediante forma de reintegro de gastos forma UDAF-05-17. (Se exceptúa de llenar dicha forma a la persona encargada de realizar tareas propias de mensajería).

Se autoriza el reintegro de gastos en concepto de parqueo, alimentación (Almuerzo y cenas hasta por un monto de Q.60.00, desayunos, Q. 45.00 Y refacciones hasta por un monto de Q. 25.00; el combustible según tabla adjunta a empleados de la Federación Nacional de Boliche que participen en capacitaciones, conferencias, talleres, clínicas y otras diligencias administrativas para lo cual deberán adjuntar documentos de soporte y facturas debidamente razonadas, indicando motivo del gasto firma, nombre, sello (cuando aplique) y número de placa del vehículo (cuando aplique); y listado de beneficiarios (cuando aplique).

7. GASTOS POR PARTICIPACiÓN EN CAPACITACIONES, CONFERENCIAS, TAllERES, ClíNICAS Y OTRAS DILIGENCIAS ADMINISTRATIVAS REAUZADOS POR EMPLEADOS DE lA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE:

Para hacer efectivo dicho reintegro deberán presentar facturas debidamente razonadas, indicando motivo del gasto firma, nombre, sello y número de placa del vehículo (cuando aplique]: y listado de beneficiarios (cuando aplique).

• Combustible según monto aprobado en punto de acta establecida al inicio de cada ejercicio fiscal que no debe superar la cantidad de Q1,200.00.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA

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Página

10

Dado en la Federación Nacional de Boliche, a los nueve días del mes de noviembre del año dos mil diecisiete.

El presente manual empieza a regir ellO de noviembre de 2017.

Cualquier situación no prevista en el presente manual, será resuelta por la Unidad de Administración Financiera posteriormente por gerencia y de ser necesario por el Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche.

La presentación de facturas para reintegros por medio de fondo rotativo o para proceso de pago por medio de Comprobantes Únicos de Registro, no deberá exceder de un (01) ^mes después de haberse realizado el gasto, sin embargo dicha disposición queda sujeta a disponibilidad financiera la cual deberá justificarse debidamente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA

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..._ Página 11 Va. Bo. Presidente

Comite Ejecutivo:

Original: Encargado de Almacén Copias: Solicitante

Auxiliar Contable Gerente

Va. Bo.Gerente:

Va. Bo. Jefe Inmediato: _~---- Nombre del

Solicitante:

Firma del solicitante Unidad:

Guatemala, de de _

FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE GUATEMALA

REQUERIMIENTO DE MATERIALES, SUMINISTROS y SERVICIOS AlMACEN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

FORMA UDAF-04-17 MANUAL DE PROCEDIMiENTOS DE MODALHlAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA.

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.. Página 12

Miembro de Comité Ejecutivo VO.80.

FIRMA Y SEllO.

PUESTO DEl SOLICITANTE.

NOMBRE Atentamente,

Por medio de la presente se hace de su conocimiento que los servicios de DESCRIPCIÓN DEl SERVICIO, efectuados (realizados) por la empresa NOMBRE DE lA EMPRESA, utilizados para DESCRIPCiÓN DEl USO DEl SERVICIO, en LUGAR DONDE SE PRESENTEEl SERVICIO, según factura NO. DE FACTURA, fueron recibidos a entera satisfacción.

Departamento de Contabilidad:

Señores

Guatemala, día mes

y

año

CORRELATIVO (de Asoc.) CARTA DE SATISFACCiÓN

FORMA UDAF-02-17 Colocar Iogo de Asociación)

MANUAL DE PROCEDHYHJ~NTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE !:lAJA CUANTL4.

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Página 13

Solicitante Copia:

Expediente de pago Original:

Vo. Bo.Gerente:

Va. so. Jefe Inmediato:

Firma delsolicitante Nombre del Solicitante:

Guatemala, de de _

~---\

NO

~~~~-~=l

SI

I I

Documentación de soporte Facturas debidamente razonadas

I

Observaciones:

LJ

I

SI NO Autorización de combustible:

SI NO Autorización de parqueo:

L__ 1~=1

^J

SI NO Autorización de almuerzo:

AUTORIZACION DE REINTEGRO

A EMPLEADOS DE lA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

QUE PARTICIPEN EN CAPACITACIONES, CONFERENCIAS, TALLERES,CLíNICASyOTRAS DIliGENCIAS (Autorizado en numeral 7 Manual de Procedimientos de Compras de Modalidad de Baja Cuantía) Actividad en la que participa:

FORMA UDAF-OS-17

MANUAL DE PROCEDIMmNTOS DEMODAUDAD COMPRAS DE B,~JACUld\!TIA