CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL INFORME DE AUDITORÍA

a la LIiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del 01 de enero al 31 de diciembre 2006

Guatemala, mayo de 2007

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Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

Resumen Gerencial 704

Resultados de Auditoría 705

Objetivos de Auditoría 706

Alcance de Auditoría 707

Dictamen 709

Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 711

Informe sobre Control Interno 736

Informe sobre Cumplimiento 750

Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 770

Funcionarios Responsables 771

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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)704

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL

El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, IGSS, se creo a través del Decreto No. 295 del Congreso de la República de Guatemala de fecha treinta de octubre de mil novecientos cuarenta y seis, como una Institución autónoma, de derecho público, con personería jurídica propia y plena capacidad para adquirir derechos y contratar obligaciones. Su régimen se instituye con fundamento en el artículo No. 100 de la Constitución Política de la República de Guatemala establece: "El Estado reconoce y garantiza el derecho a la seguridad social para beneficio de los habitantes de la Nación. Su régimen se instituye como función pública, en forma nacional, unitaria y obligatoria".

La Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, Decreto No. 295 del Congreso de la República de Guatemala, establece: El IGSS, es una "Institución autónoma, de derecho público, con personería jurídica propia plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, cuya finalidad es la de aplicación en beneficio del pueblo de Guatemala y con fundamento en el artículo No. 100 de la Constitución Política de la República de Guatemala, un régimen nacional, unitario y obligatorio de Seguridad Social, de conformidad con un sistema de protección mínima".

El Acuerdo No. 1179 de fecha 22 de diciembre de 2005 de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, aprobó el presupuesto de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2006 por la cantidad de Q5,942,883,340.00, del cual se percibio la cantidad de Q4,895,503,447.69, y devengo la cantidad de Q4,164,957,883.00.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES

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RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Manuales de normas y procedimientos, no actualizados (Hallazgo de Control Interno No.1)

El equipo de cómputo no se encuentra codificado e identificado (Hallazgo de Control Interno No.2) Falta normativa que establezca políticas de seguimiento y cobro de las cuentas deudoras (Hallazgo de Control Interno No.3)

Tarjetas kardex de medicamentos no actualizadas (Hallazgo de Control Interno No.4) Saldos no conciliados (Hallazgo de Control Interno No.5)

Saldos no registrados contablemente (Hallazgo de Control Interno No.6)

Inadecuado control y resguardo de documentos (Hallazgo de Control Interno No.7)

Intereses bancarios por cobrar no contabilizados (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Notas de crédito y depósitos no operados (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Tarjetas de responsabilidad no autorizadas (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Bienes de activos fijos no incluidos en el inventario general (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Duplicidad en número de serie en talonarios de recetas médicas (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Medicamento vencido en las distintas unidades médicas (Hallazgo de Cumplimiento No.6)

Formularios de viáticos no autorizados y numerados (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Incumplimiento al proceso de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.8)

Libro no autorizado para el manejo de caja chica (Hallazgo de Cumplimiento No.9) Maquinaria y equipo incluído en la cuenta edificios (Hallazgo de Cumplimiento No.10) 1

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2006.

Evaluar el ambiente y estructura del Control Interno del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, para medir la eficiencia y eficacia administrativa.

Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Evaluar la gestión administrativa y operativa a través de los Planes Operativos Anuales, bajo los preceptos de eficiencia, eficacia, equidad y economía de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

Contribuir al fortalecimiento de la administración de los recursos públicos, por medio de las recomendaciones que se considere pertinente.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

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Para el examen de los estados financieros, ejecución del presupuesto de ingresos y egresos del ejercicio 2006, se aplicaron los criterios contenidos en la planificación específica, de la forma siguiente:

Control Interno

Se revisó y analizó las operaciones financieras y se realizó pruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos, sistemas integrados, registros de operaciones y otros documentos y procedimientos que generan la información financiera, en las distintas unidades médicas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

Se revisó y analizó la estructura de Control Interno en el entorno al sistema integrado de Administración Financiera -SIAF-.

Se revisó y analizó informes y trabajo desarrollado por el Departamento de Auditoria Interna -DAP-.

Se determinó y analizó el nivel de riesgo inherente, nivel de control y determinar el nivel de riesgo de detección.

Se revisó y analizó la ejecución Presupuestaria orientada al análisis de los resultados y efectos de los programas presupuestarios de la entidad y las unidades ejecutoras.

Ingresos

Con base a la ejecución presupuestaria del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, se aplicarón los criterios para la selección de la muestra, elaborando los programas de auditoría, para cada rubro de ingresos aplicando los procedimientos siguientes:

Se revisó y analizó que los ingresos generados por la entidad, hayan sido percibidos y registrados de conformidad con la base legal que los establece.

Se revisó y analizó las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos de efectivo por los ingresos percibidos, cuotas patronales y laborales, rendimientos por inversiones y otros ingresos.

Se verificó el adecuado registro y presentación, de conformidad con Las Normas Internacionales de Contabilidad y los Principios presupuestarios.

Se verificó el ingreso íntegro y oportuno a la cuenta General del recaudo de cuotas patronales y laborales de la caja central, bancos y cajas departamentales.

Se verificó que los montos por retenciones de rentas consignadas, estén presentados en el Balance General como un Pasivo y no que formen parte de los Ingresos.

Se verificó que los ingresos recaudados en forma anticipada, estén presentados adecuadamente en los Estados Financieros, en el sentido que se presenten como: a) Cuentas de Pasivo y b) Que los demás ingresos que completan el 100% de los recaudos patronales y laborales devengados estén presentados como tal en el Estado de Resultados.

Se realizó pruebas globales a los Fondos Rotativos en relación con la liquidación y ejecución, para verificar la rotación, ejecución y saldo no ejecutado.

Egresos

ALCANCE DE AUDITORÍA

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Con base en la ejecución presupuestaria, se aplicaron criterios para la selección de la muestra, elaborando los programas de auditoría para cada grupo de egresos, aplicando los procedimientos siguientes:

Se utilizó el reporte consolidado de la ejecución del prepuesto por programas, grupo y renglón de gasto.

Se examinó el porcentaje establecido de acuerdo a la evaluación de la estructura de control interno y los riesgos inherentes y de control, plasmados en la cédula correspondiente conforme a su naturaleza, aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacerse de la razonabilidad de los egresos por programa y grupo de gasto.

Se verificó el cumplimiento de la legislación aplicable en el uso y manejo de los fondos asignados.

Modificaciones Presupuestarias

En la evaluación a las modificaciones presupuestarias, se aplicaron los siguientes procedimientos:

Se analizaron los documentos legales que respaldan las modificaciones y transferencias internas con la finalidad de establecer el monto definitivo aprobado para los programas presupuestarios.

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Señores Junta Directiva

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS Ciudad

Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión.

DICTAMEN

Al verificar los saldos que conforman la integración contable de la cuenta 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros, presentada en el Balance General y compararlos con el inventario físico de las unidades médicas, se determinó que los mismos no se encuentran conciliados, ya que existen diferencias en las siguientes unidades seleccionadas que se examinaron, unidades que reflejan más en el inventario físico: Hospital General de Enfermedades Q3,551,456.26, Policlínica Central Q5,486,353.82 y Hospital Dr. Juan José Arévalo Bermejo Q3,626,030.37; unidades que reflejan menos en el inventario físico: Hospital General de Accidentes Q403,192.96 y Centro de Atención Médica Integral para Pensionados CAMIP Q12,014,401.75.

Se determinó, que en la cuenta No. 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros del Balance General, no se registraron contablemente los saldos de los movimientos de ingresos y salidas del mes de diciembre de ese año, de las siguientes unidades médicas que se examinaron dentro de la muestra seleccionada: Hospital General de Enfermedades, ingresos por valor de Q11,495,480.81 y salidas por valor de Q16,879,597.28; Hospital General de Accidentes, ingresos por valor de Q750,679.14 y salidas por valor de Q2,450,512.57; Centro de Atención Médica Integral Para Pensionados CAMIP, ingresos por valor de Q2,673,990.85 y salidas por valor de Q9,903,517.08; Policlínica Central ingresos por valor de Q5,197,778.87 y salidas por valor de Q10,847,898.29 y Hospital Dr. Juan José Arévalo Bermejo, ingresos por valor de cero Q0.00 y salidas por valor de Q4,015,593.22.

En las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Deudores Diversos Externos, al realizar la confirmación de saldos, se comprobó que en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2006, el Departamento de Contabilidad del Instituto tiene registrado Q378,646.57 de un total de Q1,120,318.77 reportados por la Junta de Exclusión de Activos y Pasivos del Banco Metropolitano, por lo que se dejó de registrar Q741,672.20 de intereses por cobrar.

(Hallazgo de Control Interno No.5)

(Hallazgo de Control Interno No.6)

(Hallazgo de Cumplimiento No.1) 1

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En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en los párrafos precedentes, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 mayo de 2007

Se comprobó que los ingresos percibidos por la cantidad de Q12,377,370.78 entre las fechas del 26 al 29 de diciembre 2006, no fueron contabilizados al 31 de diciembre de 2006 al cierre contable del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, integrados por los siguientes conceptos: Notas de crédito por intereses sobre inversiones e ingresos del 28 de diciembre/06, por la cantidad de Q10,142,599.94;

Cuotas de patronos y trabajadores cobradas los días del 26 al 29 de diciembre de 2006, por Q1,608,560.61; Depósitos por las Delegaciones Departamentales correspondiente al mes de diciembre 2006, por Q239,433.89; Depósitos de ingresos por cobros realizados por el Banco Crédito Hipotecario Nacional en diciembre 2006 por Q386,776.34.

(Hallazgo de Cumplimiento No.2) 4

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ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

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Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- Ciudad

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, y no para proporcionar seguridad de funcionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operaciones de la estructura del control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerencia en los estados financieros, son los siguientes:

INFORME SOBRE CONTROL INTERNO

Manuales de normas y procedimientos, no actualizados (Hallazgo de Control Interno No.1)

El equipo de cómputo no se encuentra codificado e identificado (Hallazgo de Control Interno No.2) Falta normativa que establezca políticas de seguimiento y cobro de las cuentas deudoras (Hallazgo de Control Interno No.3)

Tarjetas kardex de medicamentos no actualizadas (Hallazgo de Control Interno No.4) Saldos no conciliados (Hallazgo de Control Interno No.5)

Saldos no registrados contablemente (Hallazgo de Control Interno No.6)

Inadecuado control y resguardo de documentos (Hallazgo de Control Interno No.7) 1

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Manuales de normas y procedimientos, no actualizados (Hallazgo de Control Interno No.1)

Los Manuales de Normas y Procedimientos siguientes: Departamento de Abastecimientos, aprobado en Acuerdo de Junta Directiva No. 682 de fecha 06 de septiembre de 1982; el Instructivo del Departamento de Caja, Acuerdo 1098 de fecha 30 de agosto de 1963; Instructivo para elaboración y ejecución del Inventario general, Acuerdo 1124 de fecha 23 de enero de 1964 y el Instructivo de las Unidades de Farmacia y Bodega de los Centros Médico Hospitalarios Acuerdo No. 5-84 de fecha 29 de marzo de 1984, aprobados por la Gerencia, no obstante que están vigentes, no se encuentran revisados ni actualizados.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo". Asimismo, el Acuerdo de Junta Directiva 1090 artículo 122 indica: "Se faculta a la Gerencia del Instituto para emitir los manuales e instructivos que faciliten la efectiva aplicación y cumplimiento del presente acuerdo". El Gerente del Instituto, a través del Acuerdo No. 1602 en su artículo 3, numeral IV indica que dentro de la funciones del Departamento de Organización y Métodos, está el elaborar, actualizar y proponer los reglamentos, instructivos y organigramas correspondientes, previo los análisis y estudios procedentes.

La Gerencia no ha promovido actualizar los manuales de normas y procedimientos.

Riesgo en los procesos administrativos al asignar y ejecutar funciones que están plasmados en acuerdos e instructivos no actualizados y que datan del año 1960, que no responden a las necesidades actuales.

El Gerente, debe instruir al Departamento de Organización y Métodos, para que actualice los manuales de normas y procedimientos.

En oficio 003753 de fecha 30 de abril de 2007 emitido por el Gerente del Instituto, indica: "La Gerencia emitió el Acuerdo 1602 en donde instruye al Departamento de organización y Métodos, para que planifique, coordine y supervise la organización Administrativa del Instituto Guatemalteco de Seguridad social, promoviendo la eficiencia en los servicios y a la utilización de métodos modernos de tramite de documentación y control de operaciones, con el fin de introducir en el Instituto los beneficios de la Administración Dinámica".

La respuesta de la Gerencia del Instituto no justifica la demora para la actualización de los diferentes instructivos o acuerdos vigentes, por lo tanto se confirma el hallazgo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

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Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, Subgerente de Planificación y Desarrollo y el Jefe del Departamento de Organización y Métodos, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva

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El equipo de cómputo no se encuentra codificado e identificado (Hallazgo de Control Interno No.2)

De las compras realizadas de equipo de cómputo durante el año 2006 asignados a la Subgerencia Administrativa, Subgerencia Financiera y Departamento de Auditoría Interna, se estableció físicamente que estos bienes no se encuentran codificados ni identificados con números de inventario; adicionalmente, no existe un control adecuado para su distribución.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.6 Tipos de Controles, indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros".

La Unidad de Inventarios del Departamento de Contabilidad de la entidad, se demora en trasladar el listado de los bienes con su respectivo número a la unidad que realizó la compra y en algunos casos, existe negligencia por parte de los diferentes encargados de inventarios de las unidades ejecutoras, para acelerar el proceso que permita la codificación e identificación de los bienes.

Riesgo de pérdida de los bienes y de no poder deducir responsabilidades, por no estar asignados oficialmente en las tarjetas correspondientes.

Los Subgerentes Financiero, Administrativo y Jefe del Departamento de Informática, deben ejercer un estricto control de los bienes adquiridos, a través de las tarjetas individuales de responsabilidad, a efecto de que los empleados que hacen uso de los mismos, sean directamente responsables. Asimismo, eliminar el procedimiento de vales que se utiliza en la entrega de bienes y agilizar el proceso de codificación.

Según oficio 2201 de fecha 20 de abril de 2007, emitido por la Subgerencia Administrativa indica: "La Subgerencia Administrativa ha proporcionado bienes en calidad de préstamo a otras Dependencias, con objetivos de uso y tiempos específicos, utilizando para el efecto el sistema de vales, para llevar un registro y control del movimiento del inventario que se ha otorgado en dichas condiciones, quedando bajo la responsabilidad de las autoridades de las Dependencias que los reciben, el ordenamiento y control de los bienes bajo su custodia."

Según oficio No. 590 de fecha 19 de abril de 2007 emitido por el Jefe del Departamento de Informática indica que: "En este caso es difícil dar respuesta pues no detallan los bienes, sin embargo se indica que el Departamento de Informática no hace traslado por medio de vales, los vales que existen son dos casos: Para La Delegación de la Contraloría General de Cuentas que está en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y que por no ser Unidad de Instituto el equipo que tiene está en calidad de préstamo a través de un vale y que pertenece a esta Dependencia. Unidad de Modernización que por no ser Unidad del Instituto tiene en calidad de préstamo equipo de esta Dependencia, la cual será devuelta en enero del año 2008 y que está cargada en la tarjeta de responsabilidad de la Jefatura. En ninguno de los casos hay traslado por medio de vale sino prestamos que tienen fecha de vencimiento y todos tienen número de bien, pero si la Delegación de la CGC ya no lo va a usar se procederá a retirarlo de dicha Delegación.

Según Providencia 1063 de fecha 20 de abril de 2007 emitido por el Jefe del Departamento de Auditoría Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(39)

Interna indica que: "A la fecha el equipo de cómputo de este departamento cuenta con el número de bien asignado por el Departamento de Contabilidad, según consta en el cuadro y reportes que corren anexos a folios 52 al 159; asimismo, el equipo fue físicamente identificado con el número de bien correspondiente.

"Según oficio 1089 de fecha 20 de abril de 2007 emitido por la Subgerencia Financiera indica: "A la presente fecha todo el equipo de computación adquirido por la Subgerencia Financiera cuenta con su correspondiente codificación. En lo referente a la demora que causa el Departamento de Contabilidad para la asignación de los números contables, se manifiesta que está por implementarse un nuevo software para regularizar dicha situación."

Según Oficio 2201 de fecha 20 de abril de 2007 emitido por la Subgerencia Administrativa indica que:

"Ratificando lo indicado en el punto anterior, se amplía la información para indicar que el Departamento de Contabilidad con fecha del año 2007 entregó listado de bienes de la Subgerencia Administrativa, en el cual ya todos cuentan con número de bien, por que la codificación física con el respectivo número de inventario ya es posible para todos los bienes."

Los comentarios de la Administración, no desvanecen el hallazgo, por lo que se confirma el mismo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Jefe del Departamento de Auditoria Interna, Encargado de Inventario, Subgerente Administrativo, Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Contabilidad y Jefe del Departamento de Informática, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.

(40)

Falta normativa que establezca políticas de seguimiento y cobro de las cuentas deudoras (Hallazgo de Control Interno No.3)

El Balance General, en las cuentas a cobrar a corto plazo, incluye algunos saldos que se integran de la siguiente forma: Otras Cuentas a Cobrar a Corto Plazo por Q2,871,901.45; Deudores del IGSS Internos por Q12,301,018.34 y Deudores Varios Q37,706,612.73; sin existir normativa que establezca políticas de seguimiento y cobro de dichas cuentas, los cuales en sus integraciones muestran entre otros, saldos antiguos sin movimiento que datan de 1955.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.6 establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros".

La Gerencia no ha diseñado e implantado una normativa que regule el procedimiento para el cobro de deudores.

El Balance General presenta saldos no razonables por la existencia de cuentas deudoras con antigüedad de 50 años, cuya recuperación es incierta.

El Gerente debe crear las directrices o políticas que permitan la recuperación de las cuentas de deudores del IGSS, donde se tenga la participación de la Subgerencia Financiera, Auditoria Interna y el Departamento Legal.

En oficio 003753 de fecha 30 de abril de 2007 emitido por el Gerente del Instituto indica: "La Gerencia emitió el Acuerdo 15-2006, designando al Comité que actualmente se encuentra en el proceso de depuración de las cuentas deudoras, y que al concluir el proceso de depuración, con su informe que rinda servirá de base para la actualización e implementar la política del cobro, dependiendo su naturaleza".

En virtud que la respuesta de la Gerencia del Instituto indica que a la fecha, no se ha concluido con el proceso de depuración de las cuentas deudoras, habiéndose establecido para el Comité un plazo de tres meses (iniciando el 9 de junio de 2006), para realizar dicha actividad y por lo tanto no se han establecido las políticas de cobro de las mismas; se confirma el hallazgo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Gerente, por la cantidad de Q4,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

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Tarjetas kardex de medicamentos no actualizadas (Hallazgo de Control Interno No.4)

En el Hospital Dr. Juan José Arévalo Bermejo zona 6, se comprobó que en la Unidad de Adscripción - UNIDOSIS-, las tarjetas de control de los medicamentos presentan deficiencias en los registros: información no actualizada, tachones, borrones, saldos negativos y otros.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 2.4 Autorización y registro de operaciones, indica: "Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización, son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo".

La rotación frecuente y falta de idoneidad del personal asignado.

Falta de información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

La Dirección Médica en coordinación con las Coordinadoras de UNIDOSIS, deben nombrar personal permanente y debidamente calificado para mantener los registros actualizados.

En Oficio No. 3333 de fecha 17 de abril de 2007 la Directora Medica Hospitalaria del Hospital General Dr.

Juan José Arévalo Bermejo , indica: "En el área de Unidosis del Hospital General Doctor Juan José Arévalo Bermejo a partir del 25 de enero del año que discurre derivado que ya se habían detectado algunas deficiencias en el mismo, se contaba con la designación de una delegación nombrada por la Jefatura del Departamento de Auditoría Interna para hacer un recuento físico de las existencias así como evaluación de los diferentes procesos. Las tarjetas estaban operadas al 31 de enero 2007, pues se actualizan mensualmente de acuerdo a los movimientos durante el mes, adicionalmente debido a la presencia de Auditoría Interna del 30 de enero al 12 de marzo 2007 del año que discurre, las tarjetas kardex estaban siendo utilizadas por los auditores actuantes haciendo la evaluación correspondiente, por lo que cuando los señores de Contraloría se presentaron a esta Unidad no se habían podido actualizar los datos. A la fecha todas las tarjetas Kardex fueron revisadas por los Auditores actuantes haciendo reajustes en donde era necesario.

Se ha solicitado en los diferentes Planes operativos anuales el nombramiento de una persona para cubrir el puesto de Kardex y con ello evitar que se asignen trabajadores técnicos de Unidosis rotativamente."

Después de analizada la respuesta presentada por la Dirección Médica del Hospital, se concluye que no desvanece el hallazgo, por lo que se confirma el mismo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para las Coordinadoras de UNIDOSIS, por la Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(42)

cantidad de Q4,000.00 para cada una.

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Saldos no conciliados (Hallazgo de Control Interno No.5)

Al verificar los saldos que conforman la integración contable de la cuenta 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros, presentada en el Balance General y compararlos con el inventario físico de las unidades médicas, se determinó que los mismos no se encuentran conciliados, ya que existen diferencias en las siguientes unidades seleccionadas que se examinaron, unidades que reflejan más en el inventario físico:

Hospital General de Enfermedades Q3,551,456.26, Policlínica Central Q5,486,353.82 y Hospital Dr. Juan José Arévalo Bermejo Q3,626,030.37; unidades que reflejan menos en el inventario físico: Hospital General de Accidentes Q403,192.96 y Centro de Atención Médica Integral para Pensionados CAMIP Q12,014,401.75.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5.7 Conciliación de Saldos, segundo párrafo, establece: "Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica adecuada y oportuna".

Falta de evaluación y supervisión de las operaciones y registros contables por parte de la Subgerencia Financiera, Departamento de Contabilidad y Auditoría Interna.

Los registros no reflejen información confiable y oportuna para la toma de decisiones y la información que se presenta en el Balance General, no es razonable.

La Gerencia, debe girar instrucciones a efecto de que los Departamentos de Contabilidad y de Auditoría Interna cumplan con la función de conciliar y verificar, los saldos que presenta la integración de la cuenta 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros, con el saldo de inventario presentado por cada unidad médica.

Las autoridades del Departamento de Contabilidad manifiesta que derivado de la migración de las cuentas del Sistema Integrado de Contabilidad SIC a SICOIN, se originaron diferencias en algunas cuentas, ya que los procedimientos de uno y otro sistema son notablemente diferentes. En ese sentido, se han constituido comisiones multidisciplinarias integradas por personal de los Departamentos de Contabilidad, Presupuesto y Auditoria Interna, con el objeto de integrar, depurar y conciliar las cuentas; habiéndose logrado conciliar varias de ellas, extremos que fueron informados a la Contraloría General de Cuentas en su oportunidad.

Derivado del análisis de la información y documentación presentada por las autoridades del Instituto, se concluyó que el presente hallazgo se confirma.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(44)

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 10, para el Jefe del Departamento de Auditoria Interna, Subgerente Financiero y Jefe del Departamento de Contabilidad, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

(45)

Saldos no registrados contablemente (Hallazgo de Control Interno No.6)

Se determinó, que en la cuenta No. 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros del Balance General, no se registraron contablemente los saldos de los movimientos de ingresos y salidas del mes de diciembre de ese año, de las siguientes unidades médicas que se examinaron dentro de la muestra seleccionada: Hospital General de Enfermedades, ingresos por valor de Q11,495,480.81 y salidas por valor de Q16,879,597.28;

Hospital General de Accidentes, ingresos por valor de Q750,679.14 y salidas por valor de Q2,450,512.57;

Centro de Atención Médica Integral Para Pensionados CAMIP, ingresos por valor de Q2,673,990.85 y salidas por valor de Q9,903,517.08; Policlínica Central ingresos por valor de Q5,197,778.87 y salidas por valor de Q10,847,898.29 y Hospital Dr. Juan José Arévalo Bermejo, ingresos por valor de cero Q0.00 y salidas por valor de Q4,015,593.22.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna.

Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoria, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables".

Falta de control, evaluación y supervisión de los registros de las operaciones contables y de la información financiera presentada en los Estados Financieros.

La información que se refleja en la cuenta 1141 Materias Primas, Materiales y suministros del Balance General, no es razonable.

El Gerente debe girar instrucciones al Jefe del Departamento de Auditoría Interna y Subgerente Financiero, para que cumplan con la supervisión y evaluación de los registros contables, a efecto de presentar información confiable y oportuna.

El Subjefe del Departamento de Contabilidad manifiesta lo siguiente: "El Sistema de Farmacia sobre la Plataforma AS-400, presentó un inconveniente para tener los reportes al 31 de diciembre 2006, mismos que son necesarios para efectuar los cierres de fin de año. Lo anterior, provocó que la información no estuviera disponible para el efectivo registro en el Departamento de Contabilidad; esta eventualidad fue superada al 31 de marzo de 2007, y en los meses subsiguientes los reportes estarán oportunamente para su registro.

Es importante mencionar, que la información que fue entregada por las autoridades de las unidades, a la Comisión de Auditoria de la Contraloría General de Cuentas, no era del conocimiento del Departamento de Contabilidad para su registro, por las razones expuestas en el párrafo precedente."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(46)

Derivado del análisis de la información y documentación presentada por las autoridades del Instituto, se concluyó que el presente hallazgo se confirma.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Jefe del Departamento de Auditoria Interna, Subgerente Financiero y Jefe del Departamento de Contabilidad, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.

(47)

Inadecuado control y resguardo de documentos (Hallazgo de Control Interno No.7)

Las verificaciones que se realizaron a la Sección de Archivo y Unidad de Impresión de CUR´S, del Departamento de Contabilidad, se determinó que en ésta Sección, no existe orden que facilite la localización en forma inmediata de los CUR´S con su respectiva documentación y en la Unidad de Impresión existe un atraso de tres meses (octubre, noviembre y diciembre 2006).

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuenta, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.11 Archivos, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos".

Incumplimiento de la normativa de resguardo de la documentación de respaldo de las operaciones financieras.

Riesgo de que la documentación de respaldo sufra daños de deterioro o extravío u otras situaciones que inciden en el desarrollo de la rendición de cuentas.

El Jefe del Departamento de Contabilidad debe organizar y mantener un archivo ordenado en forma lógica, definiendo su contenido, para facilitar su consulta.

Según oficio 000794 de fecha 27 de abril de 2007 emitido por el Subjefe del Departamento de Contabilidad indica: "Lo expresado en la condición, causa y efecto no es real, toda vez que por motivo de fuerza mayor (toma del edifico de oficinas centrales por parte de los afiliados pensionados al programa de IVS) la administración se vio en la necesidad de trasladar la oficina de control de pagos de IVS al local que ocupaba el archivo del Departamento de Contabilidad para evitar un enfrentamiento entre las personas que realizaban gestiones en dicha oficina (que no estaban de acuerdo con los pensionados del IVS). Cabe mencionar que a pesar de las circunstancias fueron atendidos los requerimientos del ente fiscalizador así como a firma de auditoria externa. Es oportuno manifestar que en la actualidad no existe atraso en la impresión de los Comprobantes Únicos de Registro CUR´s"

La respuesta del Departamento de Contabilidad no justifica que en el archivo de esa sección se dificulte la localización de la documentación o de los expedientes, por lo tanto se confirma el hallazgo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(48)

de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Jefe del Departamento de Contabilidad, por la cantidad de Q8,000.00.

(49)

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS Ciudad.

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonable hacerca de si el Balance General adjunto del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, al 31 de diciembre de 2006, y los corespondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de las autoridades del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a si los estados financieros del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social GSS, por el año terminado al 31 de diciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables.

INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO

Intereses bancarios por cobrar no contabilizados (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Notas de crédito y depósitos no operados (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Tarjetas de responsabilidad no autorizadas (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Bienes de activos fijos no incluidos en el inventario general (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Duplicidad en número de serie en talonarios de recetas médicas (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Medicamento vencido en las distintas unidades médicas (Hallazgo de Cumplimiento No.6)

Formularios de viáticos no autorizados y numerados (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Incumplimiento al proceso de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.8)

Libro no autorizado para el manejo de caja chica (Hallazgo de Cumplimiento No.9) Maquinaria y equipo incluído en la cuenta edificios (Hallazgo de Cumplimiento No.10) 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

(50)

Intereses bancarios por cobrar no contabilizados (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

En las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Deudores Diversos Externos, al realizar la confirmación de saldos, se comprobó que en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2006, el Departamento de Contabilidad del Instituto tiene registrado Q378,646.57 de un total de Q1,120,318.77 reportados por la Junta de Exclusión de Activos y Pasivos del Banco Metropolitano, por lo que se dejó de registrar Q741,672.20 de intereses por cobrar.

El Plan de Cuentas y Manual de Contabilidad Patrimonial del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, indica que: "La normativa del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), establece que el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) debe incorporar transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, confiable y oportuno que transparente el destino y fuente de los ingresos expresados en términos monetarios."

Las políticas contables del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social establecen que la base para el registro de las operaciones derivadas de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, se basan en el momento de lo devengado, es decir los ingresos se devengan cuando por una relación jurídica, se establece un derecho de cobro a favor del Instituto y simultáneamente, una obligación de pago por parte de personas individuales o jurídicas y se produce la percepción o recaudación efectiva de los ingresos, en el momento en que los fondos ingresan a las arcas del Instituto. En este caso los Intereses no registrados contablemente están devengados.

Falta de control del Departamento de Contabilidad, sobre los intereses de las inversiones realizadas en el Banco Metropolitano, S.A.

Riesgo de que el Instituto no pueda realizar el cobro de ese valor, en menoscabo de su patrimonio, considerando que dicho banco se encuentra en proceso de liquidación.

El Departamento de Contabilidad debe proceder a realizar el registro de los intereses por cobrar al Banco Metropolitano Sociedad Anónima, incorporándolo al saldo ya registrado.

El Subjefe del Departamento de Contabilidad del Instituto, Guatemalteco de Seguridad Social manifiesta lo siguiente:"El caso del Banco Metropolitano que se encuentra en proceso de liquidación únicamente se han registrado intereses al 19 de marzo de 2001, que corresponden a Q378,646.57, mismos que se reflejan en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2006. Es oportuno manifestar que el Departamento de Contabilidad procede al registro de las operaciones con base a la documentación de soporte, en el caso especifico del Banco Metropolitano se nombro al Jefe del Departamento de Auditoría Interna y al Subgerente Financiero del Instituto para que se constituyan a las oficinas de dicho banco para requerir información y la documentación relacionada con el saldo reportado en la confirmación de saldos solicitada por la Contraloría General de Cuentas; para que este Departamento procederá al registro contable de los intereses al momento de contar con la información correspondiente, toda vez que el Instituto se encuentra en proceso legal de recuperación de dicho monto."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

(51)

El Coordinador de la Junta de Exclusión de Activos y Pasivos del Banco Metropolitano en Oficio No. JEAMP- 122007 del 15 de marzo de 2007 informó que desde el 31 de diciembre de 2005, el saldo por pagar al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social es de Q1,120,318.77, por lo que el hallazgo se confirma.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe del Departamento de Auditoría Interna, Subgerente Financiero, ex-Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Contabilidad y ex-Jefe del Departamento de Contabilidad, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

(52)

Notas de crédito y depósitos no operados (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

Se comprobó que los ingresos percibidos por la cantidad de Q12,377,370.78 entre las fechas del 26 al 29 de diciembre 2006, no fueron contabilizados al 31 de diciembre de 2006 al cierre contable del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, integrados por los siguientes conceptos: Notas de crédito por intereses sobre inversiones e ingresos del 28 de diciembre/06, por la cantidad de Q10,142,599.94; Cuotas de patronos y trabajadores cobradas los días del 26 al 29 de diciembre de 2006, por Q1,608,560.61; Depósitos por las Delegaciones Departamentales correspondiente al mes de diciembre 2006, por Q239,433.89; Depósitos de ingresos por cobros realizados por el Banco Crédito Hipotecario Nacional en diciembre 2006 por Q386,776.34.

La base contable revelada en las notas a los Estados Financieros, establece que para el registro de las operaciones derivadas de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, es el momento de lo devengado. El Instructivo de Cierre Contable y Presupuestario para el año 2006 (Circular No. SUB-073-2006) del Instituto, establece que los ingresos recibidos hasta el último día del mes de diciembre de 2006, por las cajas y Delegaciones Departamentales deben quedar registrados al día 30 de diciembre de 2006.

El Departamento de Contabilidad, contabilizó los ingresos recaudados en los últimos días del mes de diciembre, los primeros días del mes de enero del año 2007; lo que difiere de lo establecido en las políticas contables del Instituto, que establecen la base contable de lo devengado para el registro de sus operaciones contables.

Al no contabilizar los ingresos antes indicados al 31 de diciembre 2006, los Estados Financieros presentados no reflejan los saldos del efectivo depositados en caja y bancos, incumpliendo las políticas contables de la entidad.

Que los ingresos y egresos correspondientes al período contable, sean contabilizados al 31 de diciembre del mismo año, para cumplir con la base contable de lo devengado, tal como lo establecen las políticas contables y el Instructivo de Cierre Contable y Presupuestario para el año 2006.

El Subjefe del Departamento de Contabilidad del Instituto, Guatemalteco de Seguridad Social, manifiesta lo siguiente: "Efectivamente no se efectuó el registro contable el año 2006, debido a que según el procedimiento establecido se debe realizar primero la ejecución presupuestaria del ingreso (tomando como base los recibos de ingresos) y posteriormente el registro contable (tomando como base las notas de crédito o depósitos). De haberse efectuado primero la operación contable (registro de las notas de crédito) se hubiera generado saldo crédito en la cuenta que afecta este registro."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Los ingresos no contabilizados corresponden al año 2006, por lo tanto, debieron incluirse en la ejecución presupuestaria de dicho año. El plazo para realizar el cierre contable es de 90 días calendario, el cual venció el 31 de marzo y no registraron los ajustes de cierre contable, por lo que se confirma el hallazgo.

(53)

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe del Departamento de Auditoría Interna, Jefe de Tesorería, Jefe del Departamento de Contabilidad del Instituto, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.

(54)

Tarjetas de responsabilidad no autorizadas (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Se estableció que las Tarjetas de Responsabilidad que utilizan en la Sección de Inventarios, para el control de los bienes que se encuentran en poder y uso del personal del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, no están autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

El Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, inciso k) establece: "Es atribución de la Contraloría General de Cuentas la Autorización y verificación de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las autoridades sujetas a fiscalización". Asimismo, el Decreto No. 2084, del 6 de mayo de 1938, Artículo 2º, indica: "Los libros de contabilidad (entre los cuales quedarán comprendidas las hojas sueltas, las tarjetas y todas las formas que se utilicen para llevar las cuentas); los libros de actas y todas aquellas que tengan importancia por servir de base a las operaciones contables, o que puedan utilizarse como comprobantes de las mismas... deberán someterse a la autorización de la Contraloría General de Cuentas".

La autorización de las Tarjetas de Responsabilidad la realiza el Departamento de Contabilidad del Instituto, a través de la forma Cont-27 numeradas y entregadas a las dependencias médicas y administrativas que las solicitan.

Las Tarjetas de Responsabilidad no autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, no ofrecen seguridad ni confiabilidad en el registro de los bienes que están a cargo de cada empleado, ya que se podrían realizar registros no autorizados u operaciones erróneas sin ningún control.

El Subgerente Financiero del Instituto debe girar instrucciones al Jefe del Departamento de Contabilidad, para que solicite a la Contraloría General de Cuentas, autorización de las Tarjetas de Responsabilidad.

Según oficio 000794 de fecha 27 de abril de 2007 emitido por el Subjefe del Departamento de Contabilidad indica: El Acuerdo 1124 de Gerencia en su Articulo 36 literalmente dice: "Para un mejor control de los bienes propiedad del Instituto, se establece el sistema obligatorio de tarjeta individual de responsabilidad, para todos los miembros del personal cualquiera que sea su función y categoría, siempre que tenga bienes a su cargo y bajo su custodia para el desempeño de sus labores. En el referido Artículo no se incluye como prerrequisito la autorización por parte de la Contraloría General de Cuentas."

Asimismo el Articulo 2° del Decreto No. 2084 del 6 de mayo de 1938, dice: "Los libros de contabilidad (entre los cuales quedarán comprendidas las hojas sueltas, las tarjetas y todas las formas que se utilicen pare llevar cuentas); los libros de actas y todas aquellas que tengan importancia por servir de base a las operaciones contables, o que puedan utilizarse como comprobantes de las mismas... Deberán someterse a la autorización de la Contraloría General de Cuentas; en tal sentido es oportuno aclarar que las tarjetas de responsabilidad individual no constituyen base alguna para el registro de las operaciones contables ni se utilizan como comprobantes de las mismas."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

(55)

La respuesta de la administración del Instituto considera que la autorización de las tarjetas de responsabilidad debe ser únicamente por el Departamento de Contabilidad y no por la Contraloría General de Cuentas, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe del Departamento de Auditoria Interna, Subgerente Financiero, ex-Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Contabilidad y ex-Jefe del Departamento de Contabilidad, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

(56)

Bienes de activos fijos no incluidos en el inventario general (Hallazgo de Cumplimiento No.4)

En el Hospital General de Enfermedades y Hospital de Escuintla, no se incluyó en el Inventario General, bienes adquiridos en los años comprendidos del 2000 al 2005, siendo ingresados hasta los meses de noviembre y diciembre de 2006, por Q2,215,412.18 y Q1,173,510.02, respectivamente.

La Circular No. 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Instrucciones sobre la formación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, en relación al tiempo en que debe formarse el inventario, indica:

"Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo, a efecto de que esté terminado el día 31 de diciembre de cada año, asentándolo en seguida en el libro destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización". El Acuerdo No. 1124 de Gerencia del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, Artículo 4 inciso d) establece: "Los inventarios deben formularse el día treinta de junio de cada año...".

Inobservancia por parte del Departamento de Contabilidad, en la aplicación de los procedimientos establecidos para el registro de bienes muebles de inventario.

Los valores consignados en el inventario del Hospital General de Enfermedades y Hospital de Escuintla, no reflejan el total de las compras a cargo del grupo 300 en los años del 2000 al 2005; por ende la cuenta Propiedad Planta y Equipo en el Balance General IGSS, no consigna saldos reales.

El Jefe del Departamento de Contabilidad debe girar instrucciones a la Encargada de Inventarios, para que a través de una comisión realice un levantado físico del inventario, con la intervención del Departamento de Auditoría Interna que sustente su actuación a través de las actas correspondientes.

Según oficio 000794 de fecha 27 de abril de 2007 emitido por el Subjefe del Departamento de Contabilidad indica: "Efectivamente hasta en los meses de noviembre y diciembre del año 2006 se procedió al registro contable de los referidos bienes, debido a la falta de instrucción por parte del encargado de inventarios del Departamento de Contabilidad; así como por carecer las solicitudes de los Hospitales de Enfermedades y Escuintla de la documentación de soporte necesaria para el registro.

Vale la pena manifestar que en la actualidad el Departamento de Contabilidad se encuentra realizando la conciliación de los inventarios parciales de las unidades médicas y administrativas del Instituto; con el propósito de actualizar la información en el -SICOIN- para reflejar información veraz y oportuna en los Estados Financieros."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

La administración aceptó en su respuesta, la demora en el registro de los bienes, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Jefe del Departamento de Auditoria Interna, Jefe del Departamento de Contabilidad y ex-Jefe del Departamento de Contabilidad, por un

(57)

valor de Q4,000.00 para cada uno.