BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

(1)

Balanced

scorecard para

proyectos

Juan Gabriel Gantiva Vergara PMP PMI‐RMP

Juan Gabriel Gantiva Vergara, PMP, PMI RMP

(2)

CONDUCIENDO

(3)

CONDUCIENDO

(4)

BALANCED SCORECARD BSC

Modelo gerencial

Modelo para definir

y aplicar las

g

de gestión

y p

estrategias en las

organizaciones

(5)

PERSPECTIVAS DEL BSC

FINANCIERA

Ó

VISIÓN Y

ESTRATEGIA

PROCESOS

INTERNOS

CLIENTES

APRENDIZAJE

Y

CRECIMIENTO

(6)

PERSPECTIVAS DEL BSC

FINANCIERA

¿Có

d b

PERSPECTIVAS DEL BSC

¿Cómo debemos aparecer

ante los accionistas, para

tener éxito financiero?

VISIÓN Y

PROCESOS INTERNOS

¿En qué procesos

d b

CLIENTES

¿Cómo debemos

_VISIÓN Y

ESTRATEGIA

debemos ser

excelentes para

satisfacer a los

accionistas y clientes?

¿

aparecer ante nuestros

clientes para alcanzar

nuestra visión?

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

¿Cómo mantener y sustentar

(7)

BENEFICIOS DEL BSC

DEFINIR LA DIRECCIÓN Y LOS

BENEFICIOS DEL BSC

PROPÓSITOS

ALINEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

COMUNICACIÓN A TODOS LOS

NIVELES DE LA ESTRATEGIA

REALIMENTACIÓN DE LA

ESTRATEGIA

(8)

BSC

Temas

estratégicos

Objetivos

estratégicos

Indicadores

Iniciativas

c at as

Proyectos / Operaciones

y

/ p

(9)

BSC vs GESTIÓN PROYECTOS

BSC vs. GESTIÓN PROYECTOS

ÍTEM

BALANCED SCORECARD

GESTIÓN DE PROYECTO PMI

Uso

Empresarial

Comunicación de la estrategia

Empresarial

Dirección de proyectos

Cualquier sector

(telecomunicaciones ti

Tipo

organizaciones

(telecomunicaciones, ti,

financiera, salud, entre otras)

y si es pública, privada o mixta

(telecomunicaciones, ti,

financiera, salud, entre otras)

y si es pública, privada o

y

p

, p

mixta

Tamaño

Cualquiera sin importar su

Tamaño

organizaciones

tamaño (pequeño, mediano,

grande, global, entre otras)

tamaño (pequeño, mediano,

grande, global, entre otras)

(10)

GESTIÓN DE PROYECTOS

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CIERRE

MONITOREO Y CONTROL

FASE 1

FASE 2

INICIO

INICIO PLANEACIÓPLANEACIÓ_N_N EJECUCIÓNEJECUCIÓN CIERRECIERRE INICIOINICIO PLANEACIÓPLANEACIÓ_N_N EJECUCIÓNEJECUCIÓN CIERRECIERRE MONITOREO Y CONTROL

(11)

BSC APLICADO A PROYECTOS

Temas

t té i

Temas

t té i

estratégicos

para proyecto

estratégicos

para proyecto

Objetivos

t té i

d l

Objetivos

t té i

d l

estratégicos del

proyecto

estratégicos del

proyecto

I di d

d l

t

I di d

d l

t

Indicadores del proyecto

P

Procesos

Acti idades

Actividades

(12)

TEMAS ESTRATÉGICOS

PARA EL PROYECTO

(13)

TEMAS ESTRATÉGICOS

PARA EL PROYECTO

S1

Cumplir con los costos según el presupuesto aprobado del

t

proyecto

S2

Cumplir con los tiempos programados y acordados para la

entrega del producto/servicio del proyecto

g

p

p y

S3

Cumplir con la totalidad de los requerimientos y funciones para

el producto o servicios indicados en el alcance del proyecto

Cumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para

S4

Cumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para

el producto/servicio y el proyecto aprobados

S5

Realizar la gestión de riesgos del proyecto para lograr el

S5

producto/servicio.

S6

Lograr la satisfacción del cliente con el producto/servicio del

proyecto

S7

Contar con los recursos para la realización del proyecto

(14)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

PROYECTO

TEMA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

TEMA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

S1

Cumplir con los costos según el

presupuesto aprobado del proyecto

O 1.1

Mantener la viabilidad

financiera del proyecto

Minimizar las desviaciones

presupuesto aprobado del proyecto

O 1.2

Minimizar las desviaciones

sobre los costos planeados

Cumplir con los tiempos

Minimizar las desviaciones

S2

programados y acordados para la

entrega del producto/servicio del

proyecto

O 2.1

Minimizar las desviaciones

sobre los tiempos

estimados

S3

Cumplir con la totalidad de los

requerimientos y funciones para el

d

i i

i di d

l

O 3.1

Controlar los cambios

durante el proyecto

Cumplir con los

producto o servicios indicados en el

p

(15)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

É

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

PROYECTO

TEMA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Cumplir con la totalidad de O 4.1

Minimizar la cantidad de

defectos

S4

requisitos de calidad y

normas para el

producto/servicio y el

defectos

O 4 2

C

li

tá d

producto/servicio y el

proyecto aprobados

O 4.2

Cumplir normas y estándares

S5

Realizar la gestión de

riesgos del proyecto para

lograr el producto/servicio.

O 5.1

Gestionar los riesgos de forma

efectiva

g

p

/

(16)

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

TEMA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL

PROYECTO

Lograr la

satisfacción del

O 6.1

Involucrar al cliente durante el proyecto

O 6.2

Mantener e incrementar la satisfacción del

cliente

S6

satisfacción del

cliente con el

producto/servicio

del proyecto

cliente

O 6.3

Capacitar a los usuarios en el uso del

producto o servicio

Capacitar al personal que a realizar la

del proyecto

O 7.5

Capacitar al personal que a realizar la

operación del producto o servicio

C

l

O 7.1

Minimizar la rotación del personal

i

d d

l

S7

Contar con los

recursos para la

realización del

asignado durante el proyecto

O 7.2

Utilizar eficientemente los recursos

asignados

(17)

MAPA ESTRATÉGICO DEL PROYECTO

(18)

INDICADORES

Específicos

• No deben ser ambiguos, deben ser claros, asociados a cada uno de los

objetivos

• Deben poderse medir, se debe conocer y seguir la forma de medición

Medibles

• Deben ser alcanzables, es decir, deben poderse lograr durante el

l

di

d fi id

Logrables

proyecto y con los recursos y medios definidos.

Duración determinada

(19)

INDICADORES

• Deben tener un nombre único

Únicos

INDICADORES

• Deben tener un nombre único.

• No se deben contradecir unos con otros.

• No deben medir lo mismo.

Frecuencia de medición

• Se debe indicar la frecuencia de la medición del indicador, independiente si lo

realiza una persona o una máquina

Frecuencia de medición

Forma de medición

• Se debe indicar el procedimiento y las actividades necesarias para realizar la

medición de cada uno de los indicadores

Forma de medición

H

i

t

d

di ió

• Indicar las herramientas con se mide el indicador

Herramientas de medición

Responsable del indicador

• Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el

seguimiento del desempeño del indicador

(20)

INDICADORES

Responsable de la medición

• Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el

seguimiento del desempeño del indicador.

Fuente de los datos

• Se detalla en donde se almacena la información del indicador.

Fuente de los datos

F

l d l i di d

• Se debe definir la fórmula y las variables del indicador.

Formula del indicador

• Definir los rangos de valoración

• Los rangos de evaluación pueden variar en las diferentes etapas o

Valoración del indicador

g

p

(21)

INDICADORES

OBJETIVO ESTRATÉGICO

INDICADOR

FORMULA

VARIABLES

O 1.1

Mantener la

viabilidad financiera

del proyecto

I 1.1.1

Índice de desempeño de

los costos

CPI: Índice de desempeño del costo

EV: Valor ganado

AC: Valor actual

INDICADORES

del proyecto

AC: Valor actual

O 1.2

Minimizar las

desviaciones sobre

los costos planeados

I 1.2.1

Variación a la

completitud

VAC: Variación a la completitud

BAC: Presupuesto a la completitud

EAC: Estimación a la completitud

I 2.1.1

Índice de desempeño del

SPI: Índice de desempeño del

cronograma

O 2.1

Minimizar las

desviaciones sobre

los tiempos

estimados

I 2.1.1

cronograma

EV: Valor ganado

PV: Valor planeado

I 2.1.2

Entregables a tiempo

PET: Porcentaje de entregables a tiempo

ET: Cantidad de entregables entregados

a tiempo al cliente

CEE: Cantidad entregables entregados

O 3.1

Controlar los

cambios durante el

proyecto

I 3.1.1

Cambios gestionados

PCA: Porcentaje de cambios gestionados

CA: Cantidad de cambios gestionados

CT: Cantidad total de cambios

propuestos

PEA: Porcentaje de entregables

O 3.2

Cumplir con los

requerimientos

comprometidos

I 3.2.1

Entregables aceptados

entregados aceptados por el cliente

EA: Cantidad de entregables aceptados

por el cliente

EE: Cantidad de entregables entregados

CP: Porcentaje de entregables a tiempo

por parte de los proveedores

comprometidos

I 3.2.2

Cumplimiento de los

proveedores

por parte de los proveedores

EAP: Cantidad de entregables a tiempo

de los proveedores

EEP: Cantidad de entregables de los

(22)

INDICADORES

OBJETIVO ESTRATÉGICO

INDICADOR

FORMULA

VARIABLES

D f

d

DAC: Cantidad de defectos detectados

antes de llegar al cliente

INDICADORES

O 4.1

Minimizar la

cantidad de

defectos

I 4.1.1

Defectos detectados antes

de llegar al cliente

g

DD: Defecto detectado antes de llegar al

cliente

TD: Cantidad defectos detectados

I 4.1.2

Defectos detectados por el

li

t

CDD: Cantidad de defectos detectados por

el cliente

cliente

DDC: Defecto detectado por el cliente

I 4.1.3

Defectos corregidos

PDC: Porcentaje de defectos corregidos

CDC: Cantidad de defectos corregidos

TD: Cantidad de defectos detectados

PEC: Porcentaje de estándares y normas

Cumplir

I 4.2.1

Estándares y normas

cumplidos

CEC: Cantidad de estándares y normas

cumplidos

CEDC: Cantidad de estándares y normas

que se deben cumplir

O 4.2

normas y

estándares

I 4.2.2

Lineamientos de

estándares cumplidos

PLEC: Porcentaje de lineamientos de

estándares y normas cumplidos

CLEC: Cantidad de lineamientos de

estándares y normas cumplidos

CLEDC: Cantidad de lineamientos de

estándares que se deben cumplir

(23)

INDICADORES

OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES

PRA: Porcentaje de uso de la reserva administrativa RAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos

INDICADORES

I 5.1.1 Uso reserva administrativa RAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos desconocidos RAT: Reserva administrativa total I 5.1.2 Uso reserva de contingencia PRC: Porcentaje de uso de la reserva de contingencia RCU: Reserva de contingencia utilizada en riesgos O 5.1 Gestionar los riesgos de forma efectiva RCT: Reserva de contingencia total I 5.1.3 Riesgos identificados materializados PRIM: Porcentaje riesgos identificados materializados RIM: Cantidad de riesgos identificados materializados RI: Riesgos identificados I 5.1.4 Riesgos desconocidos materializados PRDM: Cantidad Riesgos desconocidos materializados RDM: Riesgos desconocidos materializados I 5.1.5 Riesgos con tratamiento de riesgos RRT: Porcentaje de riesgos con tratamiento CRT: Cantidad de riesgos con tratamiento CR: Cantidad de riesgos priorizados O 6.1 Involucrar al cliente durante el proyecto I 6.1.1 Comunicaciones realizadas con el cliente PCR: Porcentaje de comunicaciones formales realizadas con los interesados CCR: Cantidad de comunicaciones realizadas CC: Cantidad total de comunicaciones planeadas I 6.2.1 Satisfacción de los interesados PSI: Porcentaje de interesados satisfechos IS: Interesados satisfechos O 6.2 Mantener e incrementar la satisfacción del cliente I: Cantidad total de interesados I 6.2.2 Quejas resueltas satisfactoriamente PQRS: Porcentaje de quejas resueltas satisfactoriamente CQRS: Cantidad de quejas resueltas

(24)

INDICADORES

OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES

Transferir conocimiento a

Usuarios capacitados en el uso del

PUC: Porcentaje de usuarios capacitados en el uso del producto o servicio

INDICADORES

O 6.3 los usuarios en el uso del producto o servicio I 6.3.1 Usuarios capacitados en el uso del producto o servicio UC: Cantidad de usuarios capacitados en el uso del producto o servicio UP: Cantidad de usuarios del producto o servicio O 6.4 Transferir conocimiento al personal que a realizar la I 6.4.1 Personal capacitado en la operación del PPCO: Porcentaje de personal capacitado en la operación del producto o servicio UCO: Cantidad de personal capacitado en la operación O 6.4 operación del producto o servicio I 6.4.1 producto o servicio del producto o servicio UPO: Cantidad de personal de operación del producto o servicio O 7.1 Minimizar la rotación del personal asignado durante el proyecto I 7.1.1 Rotación del personal asignado al proyecto REP: Porcentaje rotación del personal asignado al proyecto PC: Personal del proyecto cambiado PPP P l l d l t PPP: Personal planeado para el proyecto O 7.2 Utilizar eficientemente los recursos (personas, máquinas) asignados I 7.2.1 Recursos efectivamente utilizados PREU: Porcentaje de recursos efectivamente utilizados EFU: Recursos efectivamente utilizados RP: Recursos planeados Habilidades adquiridas por el personal

PHP: Porcentaje de habilidades adquiridas por el personal del proyecto

HA: Habilidades adquiridas por el personal del

O 7.3 Adquirir los recursos necesarios I 7.3.1 Habilidades adquiridas por el personal del proyecto HA: Habilidades adquiridas por el personal del proyecto HP: Habilidades propuestas para ser adquiridas por el proyecto I 7 3 2 Competencias adquiridas por el PCP: Porcentaje de competencias adquiridas por el personal del proyecto CA: Competencias adquiridas por el personal del I 7.3.2 p q p p q p p

(25)

CÓDIGO

NOMBRE

OBJETIVO DEL FORMA DE

Á

VARIABLES

DE LA

RANGOS DE EVALUACIÓN

INDICADOR

CÁLCULO

DE LA

FÓRMULA

BUENO

REGULAR

MALO

CPI

Índice de

desempeño de los Medir costos

CPI = EV / AC

EV: Valor

ganado

AC: Costo

0,98 < CPI < 1,2

0,95 < CPI < 0,97

CPI>1,3

0,94 < CPI

costos

AC: Costo

(26)

CÓDIGO

INDICADOR

PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN

MEDIO DE

VERIFICACIÓN

RESPONSABLE

MEDICIÓN

FRECUENCIA DE LA

MEDICIÓN

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO

FRECUENCIA DEL

REPORTE

1 Introducir los costos incurridos en

1. Introducir los costos incurridos en

la gestión de riesgos

2. Buscar el valor de costos planeado

en el día de la medición

3. Realizar el cálculo de la fórmula en

excel (formato A 35)

Líd

d

CPI

e ce ( o

ato

35)

4. Verificar en que rango de

evaluación se encuentra

5. Registrar valor del indicador en el

formato A40, firmar por parte del

gerente de proyecto

Microsoft

Project Server

Líder de

gestión de

riesgos

Diario ‐ Lunes a

Viernes

Gerente de

proyecto

Semanal

6. Almacenar en el repositorio de

riesgos del proyectos los cálculos

detallados en formato de Excel

(27)

PROCESOS

INDICADOR

PROCESO

I 1.1.1

Índice de desempeño de los costos

-

Definir flujos de caja

-

Estimar costos

Definir presupuesto

PROCESOS

-

Definir presupuesto

I 1.2.2

Variación a la completitud

-

Realizar monitoreo y control sobre el presupuesto

I 2.1.1

Índice de desempeño del cronograma

-

Definir actividades

-

Secuenciar actividades

-

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duración de las actividades

-

Estimar la duración de las actividades

-

Desarrollar el cronograma

I 2.1.2

Entregables a tiempo

-

Definir relaciones entre actividades

I 3.1.1

Cambios aprobados

-

Realizar control integrado de cambios

-

Desarrollar project charter

D

ll

l PMP

I 3.2.1

Entregables aceptados

-

Desarrollar el PMP

-

Dirigir la ejecución del proyecto

-

Monitorear el trabajo del proyecto

-

Cierre del proyecto

-

Recolectar requisitos

D fi i

l

-

Definir alcance

-

Crear WBS

-

Verificar alcance

-

Buscar proveedores

-

Clasificar y evaluar proveedores

I 3.2.2

Cumplimiento de los proveedores

-

Planear adquisiciones

-

Efectuar adquisiciones

-

Administrar adquisiciones

-

Cierre de adquisiciones

(28)

PROCESOS

INDICADOR

PROCESO

Defectos detectados antes de llegar al

-

Definir e implementar controles

f

l

I 4.1.1

g

cliente

-

Verificar alcance

-

Controlar alcance

I 4.1.2

Defectos detectados por el cliente

-

Verificar alcance

-

Controlar alcance

f

d

f

d

í

I 4.1.3

Defectos corregidos

-

Definir procesos de garantía

I 4.2.1

Estándares y normas cumplidos

-

Establecer plan de calidad

-

Planear la calidad

-

Asegurar la calidad

l

l d d

-

Controlar la calidad

I 4.2.2

Lineamientos de estándares cumplidos

-

Planear la calidad

-

Asegurar la calidad

-

Controlar la calidad

I 5.1.1

Uso reserva administrativa

-

Controlar los riesgos

I 5.1.2

Uso reserva de contingencia

-

Controlar los riesgos

I 5.1.3

Riesgos identificados materializados

-

Identificar riesgos

-

Analizar cualitativo y cualitativo de riesgos

(29)

PROCESOS

INDICADOR

PROCESOS

I 6.1.1

Comunicaciones realizadas con el

cliente

-

Identificar a los interesados

-

Utilizar TIC

cliente

-

Planear las comunicaciones

I 6.2.1

Satisfacción de los interesados

-

Identificar los interesados

-

Planificar las comunicaciones

-

Gestionar expectativas de los interesados

Di

ib i i f

ió

I 6.2.2

Quejas resueltas

satisfactoriamente

-

Distribuir información

-

Reportar desempeño

-

Gestionar cambios

I 6.4.1

Usuarios capacitados en el uso del

producto o servicio

-

Gestionar equipo

-

Gestionar conocimiento

producto o servicio

Gestionar conocimiento

I 6.5.1

Personal capacitado en la

operación del producto o servicio

-

Gestionar equipo

-

Gestionar conocimiento

I 7.1.1

Rotación del personal asignado al

proyecto

-

Desarrollar el plan de recursos humanos

-

Reportar desempeño

I 7.2.1

Recursos efectivamente utilizados

-

Adquirir el equipo del proyecto

-

Reportar desempeño

I 7.3.1

Habilidades adquiridas por el

personal del proyecto

-

Desarrollar el equipo del proyecto

-

Motivar al equipo del equipo

I 7.3.2

Competencias adquiridas por el

personal del proyecto

-

Desarrollar el equipo del proyecto

-

Motivar al equipo del proyecto

(30)

CONCLUSIONES

Permite mejorar el nivel

de madurez de los

l

d l

Este esquema permite

estandarizar la forma de

ver la efectividad de

proyectos al poderlos

comparar

ver la efectividad de

cada uno de los

proyectos

El uso de BSC en

proyectos permite

La comprensión por

parte de la alta gerencia

p y

p

enfocarse en los

elementos claves del

proyecto

p

g

de las organizaciones de

los proyectos se hace

más fácil.

(31)

CONCLUSIONES

El mapa estratégico del

proyecto permite de forma

gráfica y sencilla a todos los

i

l

d

h i

Las estrategias para el

proyecto surgen a partir de las

restricciones extendidas de

involucrados conocer hacia

dónde va el proyecto

cualquier tipo de proyecto

Los indicadores permiten

Si una organización ya está

utilizando BSC, de una forma

cuantificar el logro de los

temas estratégicos del

proyecto

natural y fácil, puede

incorporar la gestión de

proyectos, manteniendo el

mismo enfoque

(32)

RECOMENDACIONES

Comenzar su

Capacitar a los

dif

t

Revisar resultados de

los proyectos para

aplicación en

proyectos pequeños

diferentes

interesados

p y

p

ajustar los valores de

los indicadores

Utilizar de forma

Compartir la

información con el

continua

información con el

equipo de proyecto