2 Presentacion Modulo 6

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Instructor: Lic. Alvaro Cruz Sauma

Universidad de Costa Rica

MÓDULO 6 – SESIÓN II

Revisión de los Controles de los Sistemas de Aplicación

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I. – PROGRAMA DE TRABAJO

REVISIÓN DE LOS CONTROLES EN LOS SISTEMAS DE APLICIÓN

Sesión No. Tema Tipo Sesión Actividades Fecha 1

Revisión de los controles de los sistemas de

aplicación MateriaPráctica

Tarde: Práctica de Controles

7/09/13

2 Los Ciclos de Procesamiento de Transacciones ¿Qué puede ir mal en los ciclos de transacciones

Materia Práctica

Entrega Lectura No. 1 Examen Corto Lectura 1

Entrega y discusión información del Trabajo Final

Tarde: Práctica de Riesgos

14/09/13

3 Auditoría de Controles – Parte 1 Materia Examen Parcial 1Tarde: Laboratorio de Controles

Revisión progreso trabajo final 21/09/13

4 _{Auditoría de Controles – Parte 2}

Pistas de Auditoría Materia

Entrega Lectura No. 2 Examen Corto Lectura 2 Laboratorio

Revisión progreso trabajo final

28/09/13

5 Presentación Trabajo Final _{Presentación} 5/10/13

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I. – QUÉ PUEDE IR MAL EN LOS CICLOS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES



L

os sistemas de aplicación si se desarrollan o son mantenidos no están siendo procesados al vacío.

 Una vez que son puestos en un ambiente donde los programas del computador y los sistemas orientados a los negocios, estos pueden ser mejorados,

modificados o corregidos.

 Debido a que los sistemas y programas procesan

transacciones y datos orientados a los negocios, esto le concierne tanto al Personal de TI como al Auditor de TI para entender los cinco ciclos de procesamiento de transacciones.

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Los Ciclos de Procesamiento de Transacciones

Para cada ciclo de procesamiento de transacciones, el alcance, las actividades y "que puede ir mal" son

explicados con claro entendimiento y comunicaciones adecuadas entre los miembros del equipo de desarrollo y mantenimiento de sistemas de aplicación y el auditor de TI.

La mayoría de las firmas de contaduría pública y el Instituto Americano de Contadores Públicos ("en el

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Estos cinco ciclos son:

 Ingresos

 Egresos

 Producción

 Tesorería (finanzas e investigación)

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Estos cinco ciclos o sus versiones modificadas son comunes a muchas organizaciones.

Adicionalmente una organización puede tener sistemas de aplicación computarizados diseñados para suministrar

datos e información que permitan administrar las áreas estratégicas y operativas.

Generalmente del 50 al 75% de los sistemas de aplicación computarizados pueden ser asociados con los cinco

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Relaciones entre los ciclos de procesamiento de transacciones y los sistemas de aplicación computarizados

CICLO DE PROCESAMIENTO SISTEMAS DE APLICACIÓN

Ingresos Proceso de órdenes de clientes, facturación, cuentas por cobrar, recibos de caja,

pronóstico y análisis de ventas

Egresos Compras, Cuentas por pagar, planillas, etc. Producción Control de inventarios, planificación y control

de la producción, requerimientos de materiales, costo estándar, producto en proceso, producto terminado, etc.

Tesorería Contabilidad general, presupuestos, balance general, ganancias y pérdidas, etc.

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 Cada uno de los cinco ciclos de procesamiento puede ser dividido en varios sistemas de aplicación, por

ejemplo, el ciclo de ingresos puede ser dividido en cinco sistemas de aplicación que se citan a continuación:

 Sistemas de aplicación del ciclo de ingresos.

 Proceso de órdenes de clientes

 Facturación y cuentas por cobrar

 Gestión de cobro

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 El concepto de ciclo de procesamiento de

transacciones considera que la actividad del negocio es un flujo continuo y dinámico en el tiempo, aunque existe un número de transacciones estáticas o contables

discretas.

 También provee las bases necesarias y comunes para saber que es lo que pasa en la organización, su

ambiente de control (fortalezas y debilidades) y cuales eventos económicos o transacciones pueden impactar los diferentes departamentos, unidades o segmentos y eventualmente los estados financieros de la

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 Los auditores de TI deben entender y tener bien claro el enfoque y las actividades de los cinco ciclos de

procesamiento de transacciones, adicionalmente al

conocimiento y experiencia que puedan tener en sistemas de información de TI.

 Los auditores deben darse cuenta de que puede ir mal en cada uno de estos ciclos (errores, irregularidades u

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 Este conocimiento permitirá un mejor entendimiento de los

productos y servicios de la organización, administrativo, contable y financiero, cuando los auditores están:

 Revisando el diseño, desarrollo y las modificaciones de un

sistema de aplicación computarizado (sea o no contable).

 Avalando las fortalezas y debilidades de control en los

sistemas de aplicación. Identificando los riesgos,

exposiciones o pérdidas en los sistemas de aplicación.

 En otras palabras, el auditor debe conocer qué es lo que

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 Un entendimiento claro de estos cinco ciclos facilita las comunicaciones entre los usuarios, auditores y el

personal de TI.

 Ejemplo durante el desarrollo y mantenimiento de un SI, las tres partes mencionadas pueden discutir sobre los

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También, cuando se presente un trabajo conjunto entre diferentes auditorías, se podrá alcanzar:

 Un enfoque común entre diferentes disciplinas, así

como, un mejor conocimiento de las tareas y operaciones;

 Lo que permitirá llevar a cabo un trabajo coordinado para realizar una auditoría integral.

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Ciclo de Ingresos

El ciclo de ingresos de

una empresa

, incluye

todas aquellas funciones que se requieren llevar

a cabo para cambiar por efectivo, con los

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Ciclo de Ingresos – Funciones Típicas

 Otorgamiento de crédito.

 Toma de pedidos.

 Entrega de mercancía y/o prestación del servicio.

 Facturación.

 Contabilización de comisiones y de garantías.

 Cuentas por cobrar.

 Cobranza.

 Ingreso del efectivo.

 Ajuste a facturas y/o notas de crédito.

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Ciclo de Ingresos - Alcance

Este ciclo incluye las actividades que involucran la venta e

intercambio de producto terminado y los servicios a los clientes, la realización del ingreso y el recibo del dinero.

Algunas de las actividades más importantes de este ciclo son:

 Selección de vendedores, competentes, confiables y leales

 Recibir, aceptar y procesar las órdenes de los clientes

 Otorgamiento de crédito a los clientes

 Embarque del producto terminado o entrega

 Facturación a clientes y actualización de cuentas por cobrar

 Actualización de los registros de inventarios

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Ciclo de Ingresos - Alcance - Continuación

Algunas de las actividades más importantes de este ciclo son:

 Recibir, procesar y registrar los pagos

 Aprovisionar cuentas de dudosa recuperación

 Registrar en el auxiliar y en el mayor, las ventas, facturación, los pagos y los ajustes en las cuentas apropiadas

 Proteger los registros de caja y cuentas por cobrar

 Mantener la exactitud e integridad de los registros de caja y las cuentas por cobrar para efectos de balance y

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

1. Facturación

con precios no autorizados o términos

de venta no aprobados formalmente por la gerencia.

IMPACTO:



Resultados operativos adversos

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

2. Órdenes de facturación

a precios o términos que

violen las leyes y regulaciones del gobierno.

IMPACTO:

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

3. Ordenes de facturación para productos y servicios que no

satisfagan las normas de calidad.

IMPACTO:

Multas y penalidades y una perdida contingente. Resultados operativos adversos.

Productos obsoletos.

Cartera de dudosa recuperación.

4. Otorgamiento de crédito a clientes con garantías falsas o

débiles.

IMPACTO:

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

5. Registro incorrecto

en las cuentas por cobrar o

cuentas relacionadas.

IMPACTO:

Resultados financieros incorrectos.

6. Inadecuado control de los pagos

de la cartera de

cuentas por cobrar

IMPACTO:

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

7. Facturación incorrecta

o a clientes no autorizados.

IMPACTO:

Ventas falsas

Pérdidas en ventas

Clientes insatisfechos.

8. Manejo

y registro incorrecto de las devoluciones.

IMPACTO:

Clientes insatisfechos.

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

9. Registro de ventas

sobre lo no despachado

IMPACTO:

Sobre valuación de las ventas y de la cartera.

10. Facturación a clientes

con límites de crédito

excedido y/o a saldo moroso.

IMPACTO:

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Ciclo de Ingresos - Riesgos que se podrían presentar

11. Recibos de dinero "sucios" o "lavados". IMPACTO:

Pérdida de imagen Sanciones legales Cárcel

Cierre dela empresa

12. Incumplimiento de la Ley “8204” Ley de Sicotrópicos. IMPACTO:

Sanciones legales Cárcel

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Ciclo de Egresos

El ciclo de egresos de una empresa, se relaciona

con la adquisición de los recursos para el

cumplimiento de los fines de la organización,

pueden ser activos o costos y/o gastos.

Las diferencias de tiempo que existen entre el

recibo de recursos y los desembolsos, las cuentas

por pagar comerciales y pasivos acumulados,

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Ciclo de Egresos - Alcance

Este ciclo incluye las actividades asociadas con la adquisición y el pagó de planta, propiedad y equipo, producto terminado, servicio y la mano de obra.

 Requisición de activos, producto terminado, servicios y mano de obra.

Proceso de compras (control y pagos a proveedores, control de

órdenes pendientes, registro de entregas en archivo de inventarios, actualización de las cuentas por pagar).

 Recibo del producto terminado y registro en el inventario.

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Ciclo de Egresos – Alcance - Continuación

 _{Proceso de recursos humanos (contrataciones, aumentos, pagos despidos}

terminaciones, registro de impuestos y cargas sociales, riesgos profesionales, control de asistencias, estadísticas de rotación).

_{Registro de productos y servicios comprados, desembolsos de caja y pagos.}

_{Costeo de la mano de obra y de las variaciones con el plan.}

_{Protección física del inventario de producto terminado.}

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Ciclo de Egresos - Riesgos que se podrían presentar

1. Compras efectuadas a proveedores no autorizados o Compras efectuadas a proveedores consanguíneos sin el conocimiento de la gerencia.

IMPACTO:

Resultados operativos adversos

2. Productos comprados que no reúnen los estándares de calidad establecidos.

IMPACTO:

Resultados operativos adversos Pérdida de imagen

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Ciclo de Egresos - Riesgos que se podrían presentar

3. Cuentas por pagar o cuentas relacionadas falsas o incorrectas

IMPACTO:

Resultados operativos adversos Pérdida contingente

4. Ajustes no aceptables no aprobados por la gerencia IMPACTO:

Resultados operativos adversos Sanciones Fiscales

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Ciclo de Egresos - Riesgos que se podrían presentar

5. Obligaciones a pagar registradas para productos o servicios facturados y no recibidos.

IMPACTO:

6. Pagos duplicados no controlados (uno manual y otro por el computador).

IMPACTO:

(31)

Ciclo de Egresos - Riesgos que se podrían presentar

7. Obligaciones registradas incorrectamente por errores de criterio.

IMPACTO:

8. Recepción de materia prima en condiciones no favorables IMPACTO:

(32)

Ciclo de Producción - Manufactura

Este ciclo incluye las actividades asociadas con la

conversión de la materia prima en producto terminado.

Así como también la planificación de la producción y el

control del inventario, la contabilidad de costos y el

control de calidad.

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Ciclo de Producción – Funciones Típicas

 Iniciación de las órdenes de producción o manufactura.

 Requisición de materia prima de las bodegas.

 Procesamiento de la materia prima en base a las órdenes de proceso o de las especificaciones.

 Ejecución de la inspección de control de calidad.

 Registro de costos de producción en la contabilidad de costos.

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Ciclo de Producción – Funciones Típicas

 Almacenamiento del producto en proceso y del producto terminado.

_{Envió del producto terminado.}

_{Análisis de las variaciones en la producción y las acciones correctivas a}

tomar.

_{Actualización de los registros de producción del producto en proceso.}

_{Protección del inventario de materia prima, producto en proceso y del}

producto terminado.

_{Mantener la exactitud e integridad de los registros de inventarios,}

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Ciclo de Producción - Riesgos que se podrían presentar

1.

Producción de cantidades no autorizadas o que exceden los niveles autorizados

IMPACTO:

Inventario obsoleto, o en exceso o en stock Retorno lento o anormal de las ventas

Bodega con producto de calidad no aceptable o de baja aceptación.

2 Baja utilización de la capacidad de la planta IMPACTO:

(36)

3. Retiros

o ventas de activos sin el conocimiento y

consentimiento de la alta gerencia.

IMPACTO:

Sobre valuación de las cuentas de activos y perdidas

en los ingresos.

4 Criterio

erróneo de valuación de activos productivos.

IMPACTO:

(37)

5. Cambios en criterios de registro de los costos estándar sin la debida aprobación de la alta gerencia.

IMPACTO:

Sobre o sub valuación o de inventarios de PP y PT Resultados operativos adversos

Posibles pérdidas en ingresos

6. Incorrecta distribución contable de cargos a gastos o al inventario.

IMPACTO:

(38)

7. Capitalización

incorrecta de los costos de

mantenimiento y reparación de máquinas.

IMPACTO:

Resultados operativos adversos

Posibles pérdidas en ingresos

8. Robo

, pérdida, o destrucción no reportada de

activos

IMPACTO:

(39)

9. Robo

, pérdida, o destrucción no reportada de

activos

IMPACTO:

Resultados operativos adversos

10. Tratamiento

no adecuado de la depreciación.

IMPACTO:

(40)

Ciclo de Tesorería

El ciclo de tesorería de

una empresa

, se

relaciona con todas las actividades asociadas

con la adquisición de capital por medio de

emisión de acciones.

Esté ciclo también incluye las actividades

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Ciclo de Tesorería – Funciones Típicas

 Emisión de acciones de capital

 Pago de dividendos e intereses

 Pago de deudas adquiridas por la empresa

 Compra y venta de acciones y bonos

 Recibo de dividendos e intereses periódicos

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Ciclo de Tesorería – Funciones Típicas

 Registro de las actividades financieras y de inversión en las cuentas auxiliares y de mayor establecidas.

 Control y pago de impuestos

 Protección de los registros físicos y control de las acciones de capital, bonos y otras inversiones de la empresa.

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Ciclo de Tesorería - Riesgos que se podrían presentar

1. Obtención de financiamiento con condiciones adversas o no satisfactorias.

IMPACTO:

Resultados operativos adversos Sanciones legales

Sanciones fiscales Cierre del negocio

2. No cumplimiento con las obligaciones legales (impuestos o préstamos).

IMPACTO:

(44)

3. Inversiones dudosas o ilegales o que violen las políticas de la organización

IMPACTO:

Sanciones fiscales Cierre del negocio

4. Distorsión, mal uso o robo de intereses y dividendos.

IMPACTO:

(45)

5 . Tratos con compañías cuestionadas.

IMPACTO:

(46)

Ciclo de Informes Financieros

El ciclo de tesorería de

una empresa

, El ciclo

de información es el conjunto de procedimientos

que se utilizan para registrar, clasificar y resumir

los datos generados en las operaciones de la

empresas o entidades con el fin de obtener

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Ciclo de Informes Financieros – Funciones Típicas

 Que los estados financieros sean elaborados con base en las Normas Internacionales de Contabilidad (NICS).

 Que las Normas Internacionales de Contabilidad (NICS) se estén aplicando en forma consistente.

 Que la información financiera u otras revelaciones informativas hayan sido adecuadamente registradas.

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Ciclo de Informes Financieros – Funciones Típicas

 Que existan controles en la valuación de los estados financieros.

 De una apropiada selección y aplicación de los principios contables.

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Ciclo de Informes - Riesgos que se podrían presentar

1. Registro de transacciones con criterios incorrectos

2. Registro de transacciones con criterios correctos pero inoportunos

3. Omisión de registros de transacciones en un período 4. Métodos o presunciones no razonables

5. El balance del mayor podría ser falseado por:

 Omisión del registro de transacciones aprobadas

 Registro de transacciones no autorizadas

 Registro de cuentas erróneas

 Registro en períodos erróneos

6. Estados financieros no acordes con NIC’s

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Riesgos que afectan a todos los ciclos

El ATI y TI deben velar porque no se presenten errores, irregularidades y omisiones que atenten con los 5 ciclos, tales como:

 Departamentos que se reorganizan y el personal se reasigna para reducir la segregación de funciones.

 Cálculos erróneos

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Riesgos que afectan a todos los ciclos

Transacciones que no sean:

 Razonables

 Válidas

 Autorizadas

 Registradas en el período que corresponde

 Apropiadamente clasificadas