1 INFORME SOBRE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
DE OPERACIONES ANUAL (POA) GESTIÓN 2011 DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA
UAI INF. Nº 01/2011
I N D I C E
PÁG.
2 1. INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD 1
2. EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS 1
Actividades programadas y en proceso de ejecución al cierre de la gestión 1-2 Auditorías programadas y no ejecutadas al cierre de la gestión 2
Auditorías no programadas para la gestión 2-3
Justificaciones de cumplimientos 4
3. INDICADORES DE RENDIMIENTO 5
4. INFORMES DEVUELTOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL
DEL ESTADO 5
5. INFORMACIÓN SOBRE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD SUGERIDOS
POR LA UAI DURANTE LA GESTIÓN 5
6. RECURSOS EMPLEADOS DURANTE LA GESTIÓN 6
Recursos humanos 6
Recursos financieros 6
Recursos materiales y logísticos 6
7. CAPACITACIÓN 6
8. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES Y COLABORACIÓN RECIBIDA 6 ANEXOS
Anexo 1. Ejecución de actividades programadas Anexo 2. Ejecución de actividades no programadas Anexo 3. Indicadores de rendimiento
Anexo 4. Registro de responsabilidades Anexo 5. Movimiento de personal
Anexo 6. Capacitación recibida
Anexo 7. Información sobre insumos utilizados
Anexo 8. Relación de profesionales que conformaron la UAI
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SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD
INFORMA:
REF. INFORME SOBRE “EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL (POA) GESTION 2010” DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UAI).
--- 1. INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD
• Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca.
• No existe entidad que ejerza tuición sobre la Universidad. El Comité Ejecutivo de la Universidad Boliviana (CEUB) se constituye en la instancia superior de coordinación o ente articulador entre las Universidades del Sistema.
• No existe entidad o institución que se encuentre bajo tuición de la Universidad.
2. EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS
El Programa de Operaciones Anual de la UAI fue remitido a la Gerencia Departamental de la Contraloría General del Estado (CGE) mediante nota UAI Of. Nº 083/2009 de 30 de septiembre de 2009, herramienta que ha sido evaluada a través del Informe IH/P017/O09 WA de 26 de enero de 2010. El detalle de las actividades desarrolladas por la UAI se muestra en los Anexos 1. y 2. del presente informe.
Actividades programadas para gestión 2010
• Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros de la Universidad, por la gestión al 31 de diciembre de 2009; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para fines de su evaluación respectiva.
• Auditoría especial sobre “Fondos en Avance – Deudores por Gastos de Viajes de la Unidad Central”, por la gestión fiscal 2009; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
• Auditoría especial sobre “Compatibilidad y Carga Horaria de Docentes de la Facultad de Humanidades” por la gestión académica 2009; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
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• Auditoría especial sobre “Administración Académica en la Carrera de Ciencias de la Comunicación”, por la gestión académica 2009; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
• Auditoría especial sobre “Compatibilidad y Carga Horaria de Docentes de la Facultad de Ciencias Agrarias”, por la gestión académica 2009; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
• Auditoría especial sobre “Compatibilidad del Ing. Franz Aguilar Sánchez, Administrativo y Docente de la Facultad de Tecnología”, por el período 1 de febrero y el 31 de diciembre de 2000, y 1 de enero de 2006 y el 23 de mayo de 2008; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
• Auditoría especial sobre “Ingresos por la Venta de Matrículas Universitarias”, por la gestión académica 2009; reprogramada en el POA de la gestión 2011.
• Auditoría especial sobre “Pérdida o Substracción de Activos Fijos”, reportada a través del Informe de Ingresos y Gastos de la Facultad de Odontología que fue observado por la Gerencia Departamental de la CGE a través del Informe Evaluatorio IH/II007/M08; en proceso de ejecución.
• Auditoría especial sobre “Caja Pagadora” susceptible de indicios de responsabilidad por la función pública, según Informe Evaluatorio IH/E015/E09 W1 de la Gerencia Departamental de la CGE; en proceso de ejecución.
• Auditoría especial sobre “Ingresos del Canal Universitario” gestiones 2003 a 2005, susceptible de indicios de responsabilidad por la función pública, según Informe Evaluatorio IH/E024/S06 WA de la Gerencia Departamental de la CGE; en proceso de ejecución al cierre de gestión.
• Auditoría especial sobre “Venta del Torito Miguel” susceptible de indicios de responsabilidad por la función pública, según Informe Evaluatorio IH/A011/E08 de la Gerencia Departamental de la CGE; en proceso de ejecución.
• Auditoría operativa sobre “Evaluación del Programa de Operaciones Anaul de la Entidad, con pronunciamiento en relación al IDH”” por las gestiones 2005 a 2009; en proceso de ejecución.
• Seguimiento a las recomendaciones reportadas en el informe de auditoría especial UAI INF. Nº 07/2009 sobre “Compatibilidad y Carga Horaria de Docentes de la Facultad Técnica”; no ejecutado por encontrarse el informe y los papeles de trabajo en proceso de corrección y complementación, según observaciones de la Gerencia
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• Seguimiento a las recomendaciones del informe UAI INF. Nº 03/2009 sobre “Aspectos Administrativo Contables del Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros por la Gestión al 31 de diciembre de 2008”; en proceso de ejecución al cierre de la gestión.
Auditorías no programadas para la gestión 2010, concluidas y en proceso de ejecución al cierre de la gestión
• Auditoría especial sobre “Impresión, Entrega y Venta de Valores y Timbres Universitarios Durante la Gestión 2008”; concluida y remitida a la Gerencia Departamental de la CGE para su evaluación, devuelta por ésta el 14 de diciembre de 2010 para corrección y complementación.
• Auditoría Especial sobre “Adquisición, Uso y Control de Combustibles en el Departamento de Infraestructura” durante la gestión 2007; en proceso de revisión y complementación.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 09/2007 sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Contaduría Pública”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 11/2008 sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Ciencias Agrarias”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para su evaluación, devuelta por ésta el 17 de diciembre de 2010 para corrección y complementación.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 10/2007 sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Odontología”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 05/2008 sobre “Gastos de Viaje de la Facultad de Humanidades”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 07/2007 sobre “Aspectos Académicos, Administrativos y Financieros del CEPI”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación respectiva.
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• Auditoría especial sobre “Adquisición, Manejo y Control de Activos Fijos de la Unidad Central, período 1 de enero y el 31 de diciembre de 2008; concluida y remitida a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación respectiva.
• Auditoría especial sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Derecho” por las gestiones 2006 a 2008, trabajo de Consultoría concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación, devuelto por ésta el 17 de diciembre de 2010.
• Auditoría especial sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Tecnología” por las gestiones 2006 a 2008, trabajo de Consultoría en proceso de revisión.
• Auditoría especial sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad Técnica” por las gestiones 2006 a 2008, trabajo de Consultoría en proceso de revisión.
• Auditoría especial sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Carrera de Enfermería” por las gestiones 2006 a 2008, trabajo de Consultoría en proceso de revisión.
• Auditoría especial sobre “Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión de la Facultad de Medicina” por las gestiones 2006 a 2008, trabajo de Consultoría en proceso de revisión.
• Corrección y complementación del Informe de Auditoría Especial UAI INF. Nº 09/2005 sobre “Bono de Antigüedad” gestión 2004; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para fines de su evaluación, devuelta por ésta para su corrección y complementación.
• Auditoría especial sobre “Pasajes Adquiridos por la Unidad Central durante la gestión 2005”; concluido y remitido a la Gerencia Departamental de la CGE para su revaluación respectiva.
• Auditoría especial sobre “Compatibilidad y Carga Horaria de Docentes de la Facultad de Farmacia y Bioquímica”, por la gestión académica 2007; concluido y remitido a la Gerencia de la CGE para su respectiva evaluación.
• Evaluación de descargos del Informe con indicios de responsabilidad civil UAI INF. Nº 06/2009 sobre “Adquisición de Fotocopiadoras, Ingresos no Depositados y Fondos en Avance en la Facultad de Ciencias Agrarias”; en proceso.
7 INF. Nº 06/2009 sobre “Adquisición de Fotocopiadoras, Ingresos no Depositados y Fondos en Avance en la Facultad de Ciencias Agrarias”; en proceso.
Justificaciones por cumplimiento parcial de actividades programadas
Priorización de la ejecución del Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros de la Entidad, por la gestión al 31 de diciembre del año 2009, cuya opinión del auditor interno fue evacuada al 29 de marzo de 2010 y el informe sobre aspectos administrativo contables y de control interno de dicho Examen, el 28 de junio de 2010; debido principalmente a la demora en la entrega de los estados financieros, así como a la complejidad y el volumen de las operaciones ejecutadas por la Entidad.
A continuación se exponen otras de las razones que contribuyeron al cumplimiento parcial de la programación de la gestión 2010:
¾ Mes marzo, suspensión dos jornadas, por el día del padre y compensación por aniversario fundación de la Universidad, fechas 19 y 29.
¾ Mes abril, suspensión media jornada por jueves santo, fecha 1.
¾ Mes agosto, duelo tres días del Lic. Pedro Montalvo S. por muerte familiar, fechas 23,24 y 25.
¾ Mes diciembre, duelo tres días del Lic. Francisco Tirado C. por muerte de su madre, fechas 28, 29 y 30.
3. INDICADORES DE RENDIMIENTO
De los controles y evaluaciones internas, se determina el nivel de cumplimiento de los trabajos programados. Dicho nivel se refleja en los indicadores establecidos en el Programa de Operaciones Anual (Anexo 3). Las justificaciones por los incumplimientos se mencionan en el acápite 2 del presente informe.
4. INFORMES DEVUELTOS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Durante la gestión 2010, la Gerencia Departamental de la Contraloría General del Estado ha devuelto los siguientes informes de auditoría correspondiente al POA 2010:
Código de Informe UAI Nombre del examen Código informe evaluación CGE Fecha de recepción Inf. CGE Fecha probable de conclusión Fecha entrega a la CGE
8 UAI INF. Nº 09/2009 UAI INF. Nº 09/2005 (C2) UAI INF. Nº 07/2007 (C1) UAI INF. Nº 10/2007 (C1) UAI INF. Nº 09/2007 (C1) UAI INF. Nº 11/2008 (C1) UAI INF. Nº 05/2010 UAI INF. Nº 06/2010 UAI INF. Nº 07/2010 Ing.Gts Fac.Tec. Bono Antigüedad Acad.Adm.Fin.CEPI Ing.Gts Fac.Odontol Ing.Gts Fac.Cont.Pub Ing.Gts Fac.C. Agra. Ing.Gts Fac.Derecho Venta Torito Miguel Valores y Timbres IH/E008/E10 IH/E011/F06 W3 IH/E025/N07 WA IH/E012/E08 WA IH/E011/E08 WA IH/E014/E09 W2 IH/E043/D10 W1 IH/E038/N10 W1 IH/E040/N10 14.12.2010 17.12.2010 14.12.2010 14.12.2010 14.12.2010 17.12.2010 17.12.2010 17.12.2010 14.12.2010 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011 Hasta 30.04.2011
Nota. Se consigna como fecha de conclusión de los trabajos observados y de remisión o entrega a la CGE, el 30 de abril de 2011, debido a que la fecha del presente informe la UAI se encuentra en proceso de ejecución de la auditoria operativa de evaluación al POA con pronunciamiento sobre los recursos IDH por las gestiones 2005 a 2009, y próximos a iniciar el examen de confiabilidad por la gestión al 31 de diciembre de 2010.
5. INFORMACION SOBRE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD SUGERIDOS POR LA UAI DURANTE LA GESTIÓN
Durante la gestión se estableció la necesidad de preparar informe ampliatorio sobre indicios de responsabilidad civil en relación a la adquisición de fotocopiadoras reportadas en el informe preliminar UAI INF. Nº 06/2009, según Anexo 4. del presente informe.
6. RECURSOS EMPLEADOS DURANTE LA GESTION Recursos humanos
Los recursos humanos para la ejecución de las actividades programadas para la gestión 2010, fueron suficientes en cantidad.
Recursos financieros
Los recursos financieros para la ejecución de las actividades programadas para la gestión 2010, fueron suficientes.
Recursos materiales y logísticos
Los recursos materiales y logísticos para la ejecución de las actividades programadas para la gestión 2010, fueron suficientes.
9 Durante la gestión, el personal de la unidad de auditoría interna ha participado en eventos de capacitación, de acuerdo a detalle del Anexo 6. del informe.
8. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES Y COLABORACION RECIBIDA
Con el propósito de ejecutar los trabajos programados para la gestión, se requirió la información necesaria para cada examen, la misma que no siempre fue proporcionada oportunamente, como por ejemplo los registros y estados financieros para el examen de confiabilidad, la auditoria operativa sobre POA e IDH, y otros trabajos reportados como en proceso en el presente informe.
Es todo cuanto me permito informar a su autoridad, para los fines consiguientes. Sucre, 31 de enero de 2011
Lic. Aud. Jorge Sellis Mercado
JEFE DPTO. AUDITORIA INTERNA MAT. PROF. CAUB-0163
