Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Ciencia Unisalle
Contaduría Pública Facultad de Ciencias Administrativas y Contables
1-1-2009
Diseño del sistema contable para el jardín infantil Casa Vecinal
Diseño del sistema contable para el jardín infantil Casa Vecinal
Villa Rica
Villa Rica
Hasbleydy Pinzón Leal
Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada
Pinzón Leal, H. (2009). Diseño del sistema contable para el jardín infantil Casa Vecinal Villa Rica. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/contaduria_publica/490
DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE PARA EL JARDIN INFANTIL CASA VECINAL VILLA RICA
HASBLEYDY PINZÓN LEAL
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTA D.C. 2009
DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE PARA EL JARDIN INFANTIL CASA VECINAL VILLA RICA
HASBLEYDY PINZÓN LEAL
Proyecto de grado presentado como requisito para optar al título de Contador Público.
Alicia Pastrana Aldana Asesor Metodológico
Hernando Lara Triana Asesor Técnico
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTA D.C. 2009
Nota de aceptación: ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Firma del presiente del jurado
______________________________________
Firma del jurado
______________________________________
Firma del jurado
DEDICATORIA
Le doy gracias especialmente a Dios, quien me ha dado fuerzas para luchar y para sacar adelante este trabajo, ya que Él me ha acompañado a lo largo de toda mi vida, me ha protegido y me ha guiado para llevar a cabo la culminación de mi carrera.
A mi mamá Maria Cecilia Leal, quien me apoyó en aquellos momentos dificiles, en los que me sentia sola y pensaba que los obstaculos me impedirian que las cosas me salieran como queria, ella también se merece este fruto que surgio de tanto esfuerzo y sacrificio, se merece esto y mucho mas.
A mi papá Jorge Edilberto Pinzón, que su gran sueño y anhelo era verme graduada pero que tan solo hace unos dias, inesperadamente por voluntad de Dios partió al cielo dejando un inmenso dolor en mi corazón y en mi alma, a el que ya no lo tengo conmigo le dedico este logro obtenido.
A Mi hermanita que desde el cielo me ha cuidado para que todo me salga bien.
A todos ellos infinitas gracias por creer en mí y por acompañarmen a lograr este sueño.
HASBLEYDY PINZÓN LEALHASBLEYDY PINZÓN LEALHASBLEYDY PINZÓN LEALHASBLEYDY PINZÓN LEAL
AGRADECIMIENTOS
A la Universidad de la Salle por su apoyo a promover la investigación, lo que nos permite una formación integral basada en principios y valores.
A la Asesora Metodologica “Dra. Alicia Aldana” por su gran colaboración en la estrategia metodológica para el manejo de la información, por compartir sus
conocimientos.
Al Dr. Hernando Lara, Asesor Técnico, quien me orientó con sus excelentes aportes académicos, por su dedicación, despertando en mí motivos de trabajo y
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 13
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15
1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 15
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 16
1.3 JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION 16 1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 17 Objetivo General. 17 Objetivos Específicos 17 2. MARCO DE REFERENCIA 18 2 .1 MARCO CONCEPTUAL 18 2.2 MARCO TEORICO 21
2.2.1 Entidades Sin Ánimo de Lucro y sus Obligaciones Tributarias 21
2.2.2 Derechos, Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin ánimo de lucro 22
2.2.3 Registro de Actos y Documentos Ante la Camara de Comercio 22
2.2.4 Secretaria Distrital de Integración Social 23
2.2.5 Departamento Administrativo de Binestar Social 23
2.2.6 Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios 23
2.3 MARCO LEGAL 24
2.3.1 Decreto 2649 de 1993 del 29 de diciembre 24
2.3.2 Inscripción de libros de una entidad sin ánimo de lucro 24
2.3.4 Decreto 399 de 1988 25
2.3.5 Decreto Ley 3133 de 1968 26
2.3.6 Estatuto Tributario Articulo 19 27
2.3.7 Constitución Política Articulo 44 27
3. DISEÑO METODOLÓGICO 28
3.1 DEFINICION DE LA POBLACION Y MUESTRA 28
3.1.1 Poblaciones vinculadas a la Entidad. 28
3.2 TIPO DE ESTUDIO 28
3.2.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 28
3.3 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 29
3.4 RECOLECCION DE DATOS 29
3.5 TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACIÓN 29
3.6 RESULTADOS ESPERADOS 30
4. DIAGNÓSTICO Y MANEJO EN LOS PROCEDIMIENTOS Y CONTENIDOS DEL SISTEMA CONTABLE 31
4.1. MANEJO DE LA CAJA MENOR, BANCOS E INVENTARIOS 31
4.2 Controles del Efectivo y del Inventario 32
4.3 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL ENCARGADO DEL EFECTIVO Y DEL INVENTARIO 33
4.4 RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ENTIDAD 36
4.5 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 38
4.6 POBLACIÓN EDUCATIVA POR NIVELES 40
5. DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE PARA EL JARDÍN INFANTIL 41
5.1 HERRAMIENTAS DEL DISEÑO CONTABLE DE LA CASA VECINAL VILLA RICA 43
6. DINÁMICA DEL FUNCIONAMIENTO DE LA HERRAMIENTA – CAVEVIL 44 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 53 7.1 CONCLUSIONES 53 7.2 RECOMENDACIONES 54 BIBLIOGRAFIA 55 ANEXOS
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Formato del informe de ejecución presupuestal 38 Figura 2. Proceso Contable 42
LISTA DE GRÁFICOS
Pág. Gráfico 1. Cumplimiento en el Área de Efectivo 34 Gráfico 2. Cumplimiento en el Área de Inventario 35
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Presupuesto Casa Vecinal Villa Rica 2008 37
LISTA DE ANEXOS
Pág
Anexo A. Cuestionario para Evaluar el Área de Efectivo 57
Anexo B. Cuestionario para Evaluar el Área de Inventario 59
Anexo C. Poblaciones Vinculadas a la Entidad Nivel Pre Jardín 61
Anexo D. Poblaciones Vinculadas a la Entidad Nivel Jardín 62
Anexo E. Poblaciones Vinculadas a la Entidad Nivel Parvúlos 63
Anexo F. Poblaciones Vinculadas a la Entidad Nivel Materno 64
Anexo G. Descripción del proceso Pedagógico 65
INTRODUCCIÓN
Para que se presentara la decisión de automatizar un sistema contable generalmente depende de contar con datos exactos, y formatos para lograr así obtener rendición de informes financieros verdaderos, claros y oportunos.
Un buen diseño contable es parte fundamental de toda empresa por pequeña que sea, el presente documento se orientó teniendo en cuenta la necesidad que existia para la Casa Vecinal Villa Rica, de llevar un control sistematico en cuanto al manejo de la caja menor, libro de bancos e inventario.
En el diseño del sistema contable para el jardin infantil Casa Vecinal Villa Rica, se llevó a cabo con un trabajo de campo, mediante el cual se levantó la información acerca de los procedimientos contables que se practican allí, para poder evaluar la necesidad de ciertos controles administrativos, y así poder recomendar la implementación de nuevos documentos de caja menor, bancos e inventarios.
Es así como, se diseña una herramienta basada en hojas de cálculo computarizadas sobre macros, incluiremos una mezcla de programas que ingresan datos en hojas de cálculo o bases de datos el cual contribuye a los objetivos del jardin y que sea para ellos una pieza basica que les genere información precisa y confiable.
Estas mejoras de computación facilitan más que nunca la transición de un sistema manual, a unos diseños basados en hojas de cálculo, todo esto conlleva a la modernización de un sistema existente. Los costos bajos de las hojas de cálculo también han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio.
Este sistema computarizado proporciona los datos que requieren los administradores, ya que las hojas de cálculo pueden generar informes que comparen los datos por período, como por ejemplo año actual vs año anterior, y proporcionar información referente a los controles monetarios y de inventario, el personal puede hacer consultas referentes a los datos existentes.
Se puede tener mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de información y documentación.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El Jardín Infantil Casa Vecinal Villa Rica es una institución de la Secretaría de Integración Social, ubicado en la Dg. 52B sur 75B-87,Barrio Villa Rica, localidad de Kennedy en Bogotá, que presta el servicio de educación inicial y forma parte del proyecto Tiempo Oportuno para los niños y niñas desde la gestación hasta los cinco años, atiende a la población más vulnerable del sector, de estratos socioeconómicos uno y dos; trabaja bajo los lineamientos del proyecto pedagógico de la secretaria y sus objetivos van enfocados al reconocimiento de las características y potencialidades de los niños y las niñas, la garantía de los derechos de cada uno de los niños y las niñas, su cuidado calificado, la promoción de su desarrollo armónico e integral y la orientación, asesoría y formación a los padres y madres de familia en los procesos que contribuyan al desarrollo de sus hijos e hijas.
En la Casa vecinal Villa Rica trabajan 10 personas entre profesores y personas de servicios generales (aseo, cocina), se tiene una cobertura de 100 niños desde los 8 meses hasta los 5 años y 11 meses, es una entidad que tiene una trayectoria de 18 años prestando el servicio a la comunidad, integrando a la institución niños y niñas de familias de muy bajos recursos.
Los niños y niñas del centro cuentan con una afiliación a la seguridad en salud, se les brinda nutrición y educación sin distinción de raza, color, sexo, según el diagnóstico de las visitas domiciliarias se les otorga el cupo a los niños y niñas más necesitados.
El Jardín Infantil Casa Vecinal de Villa Rica esta obligado a llevar Contabilidad en concordancia con el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 Articulo 2º. “Las entidades sin ánimo de lucro se incluyen dentro de las organizaciones que deben llevar contabilidad, aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados”1, y el articulo 364 del Estatuto Tributario, “Las entidades sin animo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados” 2.
Desde su creación no cuenta con un sistema contable ágil que le permita ser más veraz y oportuno, ya que la información se maneja externamente, esto se hace con la ayuda
11
VELANDIA FORERO, Nubia Yomara. Decreto 2649 de 1993, Art. 2.Bogotá.Legis Editores.2003.p70 2 “CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Estatuto Tributario, Bogotá D.C. Cámara de Comercio, 2006 p. 134
de un contador Público, quien fue contratado por la casa Vecinal para que llevara a cabo la contabilidad del Jardín Infantil de Villa Rica.
Las necesidades de información surgen de las actividades y recursos de esta empresa. En la actualidad, las personas que trabajan en el Jardín realizan un trabajo manual sobre su información financiera, porque al parecer el contador va por la información necesaria para hacer sus registros y balances y cuando entrega los informes a los encargados del jardín, estos son de poca y difícil comprensión e interpretación porque no tienen conocimientos acerca de temas contables y financieros.
Las empleadas del jardín para realizar sus actividades necesitan manejar una información pertinente y no necesariamente el balance que entrega el contador, por lo anteriormente dicho (falta de conocimiento en el tema), dicha información la requieren, para ejercer el control sobre su caja menor, inventario de alimentos, inventario de útiles escolares, pago de nomina, pago a proveedores y un control en general de su presupuesto que es exigido por la Secretaria Distrital de Integración Social.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué características y mecanismos debe tener el proceso contable de la Casa Vecinal de Villa Rica?
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Con el proyecto de acción social se pretende ayudar a los funcionarios de la Casa Vecinal de Villa Rica a comprender de una manera fácil y dinámica mediante su estructura contable que les sea útil para su gestión en el proceso contable que deben utilizar, y así suplir una necesidad para una institución sin animo de lucro, dedicada a la educación para el desarrollo de personas de bajos recursos que pretenden mejorar para poder brindar una mejor calidad de vida.
Al poner en marcha este proyecto se espera solucionar los problemas de información económica y contables propios del jardín que los ayude a tomar decisiones más eficaces y acciones a emprender que sean productivas y con responsabilidad social, frente a sus recursos disponibles.
Este proyecto suple una necesidad para una Institución sin ánimo de lucro dedicada a la educación para el trabajo y el desarrollo humano de personas de escasos recursos que
pretende mejorar su servicio para así poder brindar una mejor calidad de vida a los habitantes de la localidad de Kennedy.
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Diseñar el sistema contable para el Jardín infantil Casa vecinal de villa Rica, mediante la aplicación de los procesos contables necesarios, con el fin de optimizar sus procesos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un Diagnóstico del manejo en los procedimientos de Caja, Bancos e Inventarios en la Casa Vecinal de Villa Rica, a través de observación, con el fin de identificar las necesidades y falencias existentes.
2. Diseñar la estructura de los procesos contables en la Casa Vecinal de Villa Rica, mediante, procedimientos e informes necesarios, para ser utilizados en el futuro.
3. Establecer herramientas basicas para los registros en un sistema computarizado que le brinde a la Casa Vecinal Villa Rica información veraz y oportuna en el momento que ellos la requieran, a través de formatos, con el fin de dar respuesta a nuevas exigencias en la rendición de informes.
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 MARCO CONCEPTUAL
Es importante hacer énfasis en los conceptos que se tratarán en este proyecto con el fin de ampliar sus conocimientos y ampliar más en el tema.
Estos son algunos términos técnicos utilizados dentro del proyecto.
ACTA DE CONSTITUCIÓN: En la legislación colombiana el artículo 40 del Decreto
2150 de 1996 consagra que para la obtención de la personería jurídica de una entidad sin ánimo de lucro se requiere acta de constitución junto con los estatutos, por escritura pública o documento privado.
Por acta de constitución se entiende según la guía de entidades sin ánimo de lucro “la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina acta de la asamblea de constitución. En el acta se declara la voluntad de constituir una entidad sin ánimo de lucro puede hacerse a través de la denominada “asamblea de constitución” que consiste en una reunión de dos o más personas que manifiestan su voluntad constituyente y en cuyo desarrollo se aprueban las cláusulas que componen sus estatutos y se considera pertinente se hace los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.”3.
CASA VECINAL: las Casas Vecinales son instituciones Comunitarias conformadas por
grupos asociativos sin ánimo de lucro asesoradas y apoyadas por el Departamento Administrativo de Bienestar Social que a partir de la atención integral al pre-escolar refuerzan los procesos de desarrollo social en las zonas de pobreza en Santa Fe de Bogotá, D.C.4
Que las Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios han sido adoptados como una modalidad alternativa de Desarrollo Social a partir de la atención pre-escolar en los barrios de estratos 1.2.3.
3CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA. Guía de entidades sin ánimo de lucro, No 3 información
general. p. 1 Y 2. 4
COLOMBIA. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Decreto Distrital 84 de 1992. Art 10 [base de datos en línea]. disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sirjur/normas
Que a partir de la reestructuración programática y presupuestal del Departamento Administrativo de Bienestar Social, se han destinado recursos significativos para el cumplimiento de sus objetivos.
Que es objetivo del Departamento Administrativo de Bienestar Social, promover y apoyar procesos de organización, participación y autogestión comunitaria dirigidos a la búsqueda de alternativas de solución a los problemas de la comunidad.
Que se hace necesario adoptar una serie de normas que regulen el apoyo, la asesoría así como la creación y funcionamiento de Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios y posibiliten la erogación de los diferentes aportes, atendiendo las normas legales y fiscales vigentes.
POBREZA: “estado del que carece de lo necesario para vivir”5.
Gran parte de población en situación de pobreza está constituido por madres solteras, una madre soltera tiene dificultades para poder cuidar a sus hijos, ocuparse de su vivienda y obtener unos ingresos. Otros grupos son las personas discapacitadas que tienen personas a su cargo, familias numerosas y otras en las que el cabeza de familia está en situación de desempleo o tiene un salario mínimo.
PRESUPUESTO: previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de
tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.
El presupuesto de un negocio suele utilizarse como herramienta para la toma de decisiones sobre la gestión y el crecimiento de la actividad de la empresa. El presupuesto más difícil de elaborar es el público del Estado, que es una previsión de ingresos para cubrir los gastos necesarios para llevar a cabo las políticas sociales, económicas y militares de la administración.6
PROYECTO SOCIAL: es la unidad mínima de asignación de recursos, que através de
un conjunto integrado de procesos y actividades pretende transformar una parte de la
5 SINISTERRA. Gonzalo y POLANCO. Luis Enrique. Contabilidad sistema de información para las organizaciones. Quinta edición. Bogotá : McGraw-Hill, 2005.p 11
6
LEAL MATEUS. Francisco. actualicese.com información contable y tributaria al día. Disponible en Internet: http://www.actualicese.com/expertos/cree-una-entidad-sin-animo-de-lucro/.
realidad, disminuyendo o eliminando un déficit, o solucionando un problema. Teniendo en cuenta que un proyecto es un componente del programa social es importante profundizar en los problemas que aquejan a los grupos sociales a los cuales va dirigido el proyecto con el fin de que tanto el proyecto como el programa del cual hace parte lleguen al objetivo deseado inicialmente, el cual siempre deberá estar enfocado en el bien de la comunidad.
Los Proyectos Sociales están destinados a trabajar directamente por los pobres en su vida cotidiana para que ellos desarrollen proyectos que les permitan superar la exclusión y construir calidad de vida.
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL: la Secretaría Distrital de
Integración Social es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad.
Tambien tiene por objeto, prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social.
SIN ÁNIMO DE LUCRO: una entidad no tiene ánimo de lucro cuando las utilidades
obtenidas por ella nunca se reparten entre sus miembros, no puede ser distribuido ni cuando un miembro se retira, ni al final del ejercicio contable, ni cuando se liquida la entidad.
Las entidades sin ánimo de lucro conforman un sector que colabora con el Estado en el cumplimiento de los deberes de bienestar social del mismo con el país, destacándose el papel desarrollados por estas entidades que sirven a la comunidad.
Según la definición de la alcaldía de bogota se entiende por entidad sin ánimo de lucro así: “en términos generales esta expresión califica aquellas acciones de beneficio propio o comunitario cuyo fin en si mismo no contiene la obtención de ganancias meramente dinerarias para las entidades sin ánimo de lucro su objeto contiene fines loables de solidaridad, acompañamiento, apoyo, ayuda, como solución a necesidades del orden social, de salud, académico, artístico entre otros.7
7
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS. Disponible en Internet: http://www.alcaldiabogota.gov.co/SPJ/home/servicios.htm... Con acceso en junio 21 de 2008
SISTEMA CONTABLE: “es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras”8.
Se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos, algunos de estos datos pueden ser manuales u hojas de cálculo computarizadas o un sistema computarizado.
UNIDAD DE MEDIDA: “los diferentes recursos y hechos económicos deben
reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional”9.
º
La moneda funcional para nuestras empresas es el peso colombiano y todos los hechos económicos deben estar representados en pesos colombianos.
2.2 MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
Los fundamentos teóricos del proceso son: En la legislación colombiana actual toda persona jurídica que sea creada está sometida a cumplir unas obligaciones contables y fiscales que le permiten seguir desarrollando su objeto social planteado, por lo cual, además de tener en cuenta los lineamientos para establecer un sistema contable se hace necesario tener conocimiento sobre las normas que rigen el ejercicio de las operaciones en las organizaciones. En el caso del Jardín Infantil Casa Vecinal Villa Rica algunas de las normas por las cuales se rige son las establecidas para las entidades sin ánimo de lucro de las cuales se hablará a continuación:
2.2.1 Entidades Sin Ánimo De Lucro y sus Obligaciones Tributarias. A continuación se enuncia las obligaciones tributarias para una Entidad Sin Ánimo de Lucro.
“Las entidades del régimen tributario especial son contribuyentes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, aunque tienen un tratamiento especial en relación con la
8
GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia y CORAL DELGADO, Lucy. Op.cit. 95 p 9
forma de determinar la base gravable del impuesto, al igual que una tarifa diferente a la que se aplica a la generalidad de los contribuyentes”10.
2.2.2 Derechos, Obligaciones y Responsabilidades de las Entidades Sin Ánimo de Lucro.Según dice esta norma “Las personas jurídicas constituidas como entidades sin ánimo de lucro, cuyo objeto social contiene en sí mismo un fin loable, altruista dirigido hacia un grupo social o a la comunidad en general o en pro de sus asociados, no persiguen el reparto de utilidades entre sus asociados.
Por su actividad se clasifican en: culturales, ambientales, científicas, tecnológicas, investigativas, agropecuarias, gremiales, juveniles, de profesionales, democráticas, participativas, sociales, de bienestar social, cívicas entre otras.
Para controlar la legalidad de estas instituciones le corresponde al presidente de la República ejercen inspección y vigilancia sobre las instituciones de
Utilidad común para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores, la cual para el distrito capital fue delegada en el Alcalde Mayor.
Las entidades sin animo de lucro conforme al articulo 40 del decreto 2150 de 1995 se constituyen por los siguientes medios.
• Escritura Pública: Documento que se elabora y se protocoliza en una notaria.
• Documento Privado: escrito que se puede elaborar por cualquier persona no requiere de ninguna exigencia particular más de las ahí señaladas.
2.2.3 Registro de actos y documentos ante la cámara de comercio. Las cámaras de comercio realizan el registro de las entidades sin animo de lucro de acuerdo a la jurisdicción del domicilio, sin embargo algunas son exceptuadas de este registro de acuerdo en lo establecido en el articulo 45 del decreto 2150 de 1995 entre las cuales se encuentran las institución de educación superior (ley 30 de 1992), instituciones de educación formal y no formal (ley 115 de 1994)11.
La casa Vecinal Villa Rica fue registrada ante la camara de comercio
10 “ibíd.p.61
11
COLOMBIA. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. [base de datos en línea]. Nicolás Rey G. disponible en “http://www.alcaldiabogota.gov.co/SPJ/noticias/Memorias_ FINALES_TALLER_febrero_20_de_2007.pdf
2.2.4 La Secretaría Distrital de Integración Social: Es una entidad del sector central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad. Así como, prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social12.
2.2.5 Departamento Administrativo de Bienestar Social (DABS). A continuación enunciamos algunas funciones;
“Son funciones del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito DABS 1) Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de las políticas del Gobierno Distrital en
materia de prevención de los factores de riesgo y descomposición social en los grupos de población vulnerable que se encuentren en estado de abandono, riesgo, miseria.
2) Adelantar los estudios e investigaciones requeridas para la identificación y solución de las necesidades básicas insatisfechas de la población marginada o en extrema pobreza.
3) Reglamentar la prestación de servicios sociales y establecer tarifas para los mismos, bien sea que se presten directamente por Unidades Operativas del Departamento o a través de las fundaciones, Asociaciones u ONGS y demás organismos privados que desarrollen funciones propias del Departamento Administrativo de Bienestar Social conforme a lo dispuesto por el Artículo 90 del Acuerdo 40 de 1992” 13.
2.2.6 Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios. Fueron reguladas mediante el Decreto No. 0397 de 1988 donde se establece su creación y normas de funcionamiento; posteriormente el Decreto 084 del 17 de febrero de 1992, deroga el Decreto No. 0397, dicta normas de creación y reglamenta el funcionamiento de las casas vecinales,
17 COLOMBIA. SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL. [base de datos en línea]. CONNECTIVIDAD.NET.. Disponible en http://www.integracionsocial.gov.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=524
13
COLOMBIA. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. [base de datos en línea]. Nicolás Rey G. disponible en “http://www.alcaldiabogota.gov.co/SPJ/noticias/Memorias_ FINALES_TALLER_febrero_20_de_2007.pdf
definiéndolas en el artículo 1, "como instituciones comunitarias conformadas por grupos asociativos sin ánimo de lucro, asesoradas y apoyadas por el Departamento Administrativo de Bienestar Social, que a partir de la atención integral al pre-escolar refuerzan los procesos de desarrollo social en las zonas de pobreza en Bogotá".
Se adoptó por el Departamento Administrativo de Bienestar Familiar el Programa "Mundos para la niñez de 0 a 5 años de edad: Educación inicial"; proyecto desarrollado en los Centros de Desarrollo Infantil: Jardines infantiles DABS y Casas vecinales y Alianzas amigas de la niñez”14.
2.3 MARCO LEGAL
En el desarrollo del proyecto se hace necesario valerse de normas que soporten las operaciones y manejo legal que se requiere en una Casa Vecinal y/o jardín comunitario sin ánimo de lucro.
En Colombia las entidades sin ánimo de lucro se consideran un sector de gran soporte al Estado Colombiano, puesto que las mismas brindan servicios a la comunidad independientemente de la forma asociativa, desempeñando el papel sustitutivo del Estado en el cumplimiento de las funciones de bienestar social, establecido en el artículo 2° de la Constitución Política, en donde se establece los fines esenciales del Estado, enfatizándose el servicio a la comunidad , y la protección a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades.15
2.3.1 Decreto 2649 de 1993 del 29 de diciembre, en su Artículo 2. “Las entidades sin ánimo de lucro se incluyen dentro de las organizaciones que deben llevar contabilidad, aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados y el articulo 364 del Estatuto Tributario, “Las entidades sin animo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados” .16.
2.3.2 Inscripción de Libros de una Entidad Sin Ánimo de Lucro. Las entidades pertenecientes al régimen tributario especial con excepción de las juntas de acción
14
COLOMBIA. SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL. [base de datos en línea]. CONNECTIVIDAD.NET. disponible en http://www.integracionsocial.gov.co/modulos/contenidos
15 CONGRESO DE LA REPUBLICA. Constitución Política de Colombia. Bogotá: Legis Editores S.A., 2001. p 11.
16
COLOMBIA. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. [base de datos en línea]. Nicolás Rey G. disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/
comunal, juntas de defensa civil, entidades de derecho público no contribuyentes, conferencias episcopales y superiores mayores, iglesias, parroquias y seminarios se encuentran obligados a llevar libros de contabilidad registrados y sujetos de la ley mercantil, así lo establece el artículo 364 del régimen tributario vigente, por lo anterior los libros se deben inscribir ante la Cámara de Comercio del domicilio de la entidad, presentando así los siguientes:
• Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.
• Libros principales de contabilidad: mayor, balances e inventarios.
• Libro de miembros activos.17
No es obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad.
La inscripción se puede solicitar en cualquier momento después de estar registrada en la Cámara de Comercio, la solicitud debe ser escrita, firmada por el representante legal y con los datos requeridos para tal fin.
2.3.3 Inspección y Vigilancia de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Como determinó el Presidente de la República desde 1987 con la expedición del la Ley 22, se delegó sobre los gobernadores mediante el Decreto 1529 de 1990 la facultad de inspección y vigilancia sobre las instituciones de utilidad común que tengan domicilio principal en el respectivo departamento. Al Alcalde Mayor de Bogotá se le atribuyó la función de inspección y vigilancia sobre las instituciones de utilidad común con domicilio en el Distrito Capital, mediante la expedición del Decreto 059 de 1991, el cual regula los trámites y actuaciones relacionadas con al personería jurídica de las asociaciones, estableciendo la competencia de la Administración Distrital, facultándolo para:
• Otorgar el reconocimiento de la personería jurídica. • Para la aprobación de las reformas estatutarias.
• La negación de la personería jurídica, de la suspensión y cancelación de personería jurídica.
• De la inscripción de dignatarios, de la inspección y vigilancia el cual lo establece en el capitulo octavo, artículos 37 al 42, donde se estipulan las diferentes actuaciones y medios para inspeccionar.
• Y las limitantes, sobre la obligación de las entidades de proporcionar la información que se considere necesaria, entre otros.
2.3.4 Decreto 399 de 1988. Normas sobre creación y funcionamiento de Casas Vecinales y/o jardines comunitarios en el distrito especial de Bogotá. 18
17
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO-ACTUALICESE.COM EL PORTAL DE LOS CONTADORES. Disponible en Internet: http://actualicese.com/editorial/recopilaciones/ Donaciones /Entidades_sal.html. Con acceso abril 1 de 2008
Derogado por el art. 44, Decreto Distrital 84 de 1992
Por el cual se dictan normas sobre Creación y funcionamiento de casas vecinales y/o jardines Comunitarios en el Distrito Especial de Bogotá y se deroga en todas sus partes el Decreto 0116/88 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Que las Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios han sido adoptados como una modalidad alternativa de Desarrollo Social a partir de la atención pre-escolar en los barrios de estratos 1.2.3.
Que a partir de la reestructuración programática y presupuestal del Departamento Administrativo de Bienestar Social, se han destinado recursos significativos para el cumplimiento de sus objetivos.
Que es objetivo del Departamento Administrativo de Bienestar Social, promover y apoyar procesos de organización, participación y autogestión comunitaria dirigidos a la búsqueda de alternativas de solución a los problemas de la comunidad.
Que se hace necesario adoptar una serie de normas que regulen el apoyo, la asesoría así como la creación y funcionamiento de Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios y posibiliten la erogación de los diferentes aportes, atendiendo las normas legales y fiscales vigentes.
2.3.5 Decreto Ley 3133 de 1968, Capítulo III: De las responsabilidades del Departamento Administrativo de Bienestar Social.19
ARTICULO 21. Las Casas Vecinales y/o Jardines Comunitarios suministrarán al Departamento Administrativo de Bienestar Social los siguientes informes periódicamente (bimensuales): Número de niños en edad cada seis meses, Balances de ingresos y egresos semestrales.
ARTICULO 25. Los aportes dirigidos a las Casas Vecinales y/o Jardín Comunitarios, por tratarse de recursos que provienen del presupuesto oficial del Distrito Especial de Bogotá, quedan sujetos a la fiscalización y control tanto de la Contraloría Distrital como de la oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de Bienestar Social y
18 ZULUAGA, María Cecilia. . [base de datos en línea].disponible en http://actualicese.com/normatividad/2007/01/10/oficio-001765-de-10-01-2007/
19
COLOMBIA. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Decreto Ley 3133 de 1968 Cap 1, Art.21, 25 Cap.3, Art, 7 [base de datos en línea]. disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sirjur/normas
por tanto deberán efectuar visitas a cada una de las Casas Vecinales y/o Jardines Comunicatarios con el fin de comprobar:
a) que el Departamento haya entregado en forma real y efectiva los elementos relacionados tanto de consumo como devolutivos.
b) Que la Casa Vecinal y/o Jardín Comunitario esté destinado para los objetivos propuestos los elementos de consumo y estén utilizando adecuadamente los elementos de dotación que se le hayan entregado.
2.3.6 Estatuto Tributario, Art.19, 356 al 359
“El artículo 19 del Estatuto tributario estableció un régimen tributario especial en el impuesto sobre la renta dentro del cual se encuentran las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las previstas en el artículo 23 del mismo estatuto, siempre que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades de salud, deporte, educación formal, cultura, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o a programas de desarrollo social; que dichas actividades sean de interés general y que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su objeto social. Estas entidades deben presentar declaración de renta y complementarios y tributan a la tarifa de 20% conforme a los establecido en el artículo 356 del Estatuto Tributario. No obstante, el beneficio neto o excedente puede ser exento del impuesto si se cumplen los presupuestos de los artículos 357 a 359”20.
2.3.7 Constitución Política, artículo 44. En el Distrito Capital, con el fin de dar desarrollo al artículo 44 de la Constitución Política, según el cual la familia concurre solidariamente con el estado y la sociedad en la educación de sus hijos y la protección de la población infantil más vulnerable, se adoptó por el Departamento Administrativo de Bienestar Familiar el Programa "Mundos para la niñez de 0 a 5 años de edad: Educación inicial"; proyecto desarrollado en los Centros de Desarrollo Infantil: Jardines infantiles DABS y Casas vecinales y Alianzas amigas de la niñez. Los jardines infantiles, tienen dependencia primordial del presupuesto del DABS, asumen las políticas y lineamientos emanados del nivel central, cuentan con la planta física del DABS.21
20
COLOMBIA. SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL. [base de datos en línea]. CONNECTIVIDAD.NET.. Disponible en http://www.integracionsocial.gov.co/modulos/contenidos
21
COLOMBIA. SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL. [base de datos en línea]. CONNECTIVIDAD.NET.. Disponible en http://www.integracionsocial.gov.co/modulos/contenidos
3. DISEÑO METODOLÓGICO
3.1 POBLACIÓN Y MUESTRA
El objeto de estudio está conformado por el Jardín Infantil Casa Vecinal Villa Rica encabezado por la representante legal la señora Lourdes Cotacioy la administradora la Señora Nelly Hernandez Bermudez, toda la información necesaria es suministrada por los directivos y coordinadores del jardín para esto se utilizaron las siguientes técnicas.
Se efectuó una observación del funcionamiento del jardín desde su creación, pasando por el desarrollo de sus actividades, también se realizó la revisión de todos los documentos pertinentes a su creación, ingresos, gastos.
3.1.1 Poblaciones vinculadas a la Entidad. La población objeto del Jardin Infantil Villa Rica se dirige particularmente a las niñas y los niños con edades entre 3 meses a 5 años 11 meses y a sus familias, que, por su condición de vulnerabilidad socioeconómica están llamados a recibir la priorización en tiempos, espacios y recursos disponibles.
3.2 TIPO DE ESTUDIO
Se llevó a cabo un estudio de tipo DESCRIPTIVO, puesto que, se identificaron características del grupo de investigación y se señalan formas de conducta y actitudes de la casa vecina Villa Rica, se pudo identificar las falencias existentes en los registros contables.
3.2.1 Método de Investigación. Al realizar las diferentes visitas y acompañamientos
a la Casa Vecinal Villa Rica se pudo observar una ausencia de gestión contable ya que las personas encargadas de la administración de la Casa Vecinal no tienen el conocimiento suficiente para llevar sus registros contables de manera sistemática de tal forma que requieren ayuda de un contador profesional para que les genere los estados financieros los cuales deben presentar a la secretaria de desarrollo; el problema continua ya que los administradores no tienen el conocimiento de donde proviene la información contable ni que métodos han sido utilizados para el registro de esta.
3.3 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Toda la información necesaria es sumistrada por los directivos y coordinadores del jardín Infantil Casa Vecinal de Villa Rica.
Respecto a las técnicas e instrumentos que se utilizaron para la recolección de la información se tuvieron en cuenta:
Las entrevistas para la recolección de información de igual manera se practicaron encuestas con el fin de mostrar la realidad, además se utilizó documentos que han sido elaborados por otros investigadores como base de nuestro proyecto.
El instrumento de observación en cuanto a la información que ellos tienen con el fin de solucionar los problemas, se realizó una observación del funcionamiento del Jardín, desde su creación, pasando por el desarrollo de sus actividades.
Debido a la verificación de la información recolectada mediante observación se efectuaron consultas, entrevistas especialmente a las directivas del Jardín Casa Vecinal Villa Rica, al contador Público y a los demás funcionarios responsables con el manejo contable, para confrontar los documentos, aportar datos y opiniones, ofrecer y brindar claridad referente al Diseño de un Sistema Contable.
3.4 RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de datos se apoyó en la información extraída de sus archivos - AZ y carpetas donde se tienen todos los soportes contables, también fue necesario la información que tenían en los archivos de Word y Excel del computador del Jardín los cuales tiene documentos esenciales como son la historia, el presupuesto y la estructura del plan educativo ofrecido por el Jardín Casa Vecinal Villa Rica.
3.5 TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Con las entrevistas realizadas se pudo profundizar mas en la información que teníamos, ya que se aclararon dudas respecto al manejo contable que los funcionarios del jardín realizan allí, en cuanto a la observación que se realizó se pudo identificar las falencias existentes, con esta información extraída podemos empezar a diseñar un sistema contable que satisfaga las necesidades que tiene el Jardín Casa Vecinal de Villa Rica.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS
1. Tener el sistema contable para el Jardín Casa Vecinal de Villa Rica y que ya esté siendo utilizado por todos los funcionarios
2. Los Procedimientos, formatos e informes creados sean entendidos y manejados por todos los funcionarios del jardín
3. El sistema contable para el Jardín Casa Vecinal de Villa Rica sea útil y eficiente.
4. DIAGNÓSTICO SOBRE EL MANEJO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y CONTENIDOS DEL SISTEMA CONTABLE EN LA CASA VECINAL VILLA RICA
4.1 MANEJO DE LA CAJA MENOR, BANCOS E INVENTARIO
Con las entrevistas realizadas al Jardín (Casa Vecinal Villa Rica), se pudo obtener la siguiente información: las necesidades respecto al manejo de la caja menor, los bancos y el inventario.
Con relación a la caja menor, el dinero se utiliza para el pago de relevos, posibles eventualidades, cuota de Cafam, fotocopias, etc. ; todos estos gastos lo soportan con un comprobante de egreso el cual es realizado por la administradora la Señora Nelly Hernández, que es la encargada del manejo de la caja menor, pero no cuentan con un registro en el sistema, que les sirva de información veraz y oportuna en el momento que ellos la requieran puesto que, con los comprobantes de egreso se puede correr el riesgo de que se extravíen o peor aún que se pierdan y no quedaría ningún otro soporte que corrobore dichas transacciones.
En cuanto al control de Bancos, sucede lo mismo puesto no poseen un registro de los cheques girados a los proveedores.
En el inventario, llevan un kardex, el cual es alimentado semanalmente por la encargada de la cocina, quien es la autorizada de los insumos para la preparación de los alimentos que le son sumistrados a los niños del jardín y a sus empleados; este es el único control y soporte que existe del inventario. De donde se evidencia las falencias existentes en el sistema de control interno del Jardín en ésta sección, puesto que, la misma persona que se encarga del manejo del inventario, lo controla.
Según lo que la señora Nelly H., desea para el jardín es tener un registro físico en el sistema que le sirva de información cuando esta sea requerida por ellos mismos.
4.2 CONTROLES DEL EFECTIVO Y DEL INVENTARIO
A través de encuestas de interés realizadas al personal encargado del manejo del efectivo y del inventario, se buscaba obtener información para saber si se daba cumplimientos de las normas y procedimientos.22
Las preguntas diseñadas para la encuesta respecto a la información que se deseaba conocer sobre el área del Efectivo fueron: Ver Anexo A (Cuestionario para evaluar el área del efectivo)
- Existen instrucciones en los Bancos de las personas autorizadas para firmar cheques - Delegan responsabilidades a la persona encargada de manejar los fondos de la caja menor
- Tienen controles sobre los cheques pendientes de cobro
- Existen controles sobre los registros de las correspondientes transacciones de desembolso
- Existen controles sobre recibos de caja
- Se programa la realización de arqueos sorpresivos - Cuentan con la presencia de manuales para inventario - Existen controles para los niveles directivos
- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad - Existen prohibiciones para pagar en efectivo
- Existen prohibiciones para girar cheques al portador
Se utilizaron los Criterios de valoración de las preguntas, para evaluar el Control Interno del Efectivo como del Inventario
4.Cumplimiento óptimo de normas y/o procedimientos establecidos.
3. Cumplimientos de las normas y procedimientos con algunas desviaciones que no inciden en el desempeño de las labores del área auditada. Las observaciones correspondientes no se consignan en las planillas de evaluación, se incluyen en memorandos de auditoria.
2. Existen desviaciones con respecto a las normas y/o procedimientos establecidos cuya ocurrencia no supera el 50% de los casos. Estas desviaciones pueden afectar el normal desempeño del área, sin consecuencias graves, se incluyen en memorandos de auditoria.
22
BELTRAN, Luis Carlos.Manuales de Control Interno para los organismos del estado y su evaluación. 3 ed. Bogotá: Imprenta, U.Nacional. 1997. 488 p.
1. Se presentan desviaciones frecuentes con respecto a las normas o procedimientos establecidos (en más del 50% de los casos), aunque sus consecuencias no sean graves. Igualmente, cuando el incumplimiento de una norma o procedimiento tenga consecuencia de cierta gravedad, aunque su ocurrencia no sea frecuente, se incluyen en memorandos de auditoria.
0. Incumplimiento total de las normas o carencia absoluta de procedimientos. Igualmente, cualquier desviación que implique consecuencias graves, se incluyen en memorandos de auditoria.
NA. No aplicable en el área.
4.3. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL ENCARGADO DEL EFECTIVO Y DEL INVENTARIO
De las personas encuestadas, se obtuvo la siguiente información:
Se pudo observar que tienen un buen control de los procedimientos que deben de tener las personas encargadas de girar cheques como tambien las personas autorizadas para firmar los cheques.
En el manejo de los fondos de la caja menor existen responsabilidades para el funcinario encargado del manejo de esta, ya que el manejo está limitado solo a una persona, tanmbíen se pudo ver que tienen registros de las transacciones de desembolso.
Existen algunos procedimientos que no son tomados en cuenta pero esto no implica consecuencias graves puesto que algunos procedimientos no son aplicables en la Casa Vecinal Villa Rica.
Como lo muestra la gráfica 1, de las 24 preguntas del cuestionario el 70% cumple con las normas y procedimientos existentes para el manejo adecuado del efectivo, un 22% no es aplicable en el área y un 8% presenta algunas desviaciones que no inciden en el desempeño de las labores del área.
Gráfica 1. Cumplimiento Área de Efectivo
70% 8%
22%
CUMPLIMIENTO ÁREA DE EFECTIVO
4 3 2 1 0 NA
Elaborado por: Hasbleydy Pinzón Leal
Para el Área de Inventario se utilizaron las siguientes preguntas: Ver Anexo B (Cuestionario para evaluar el área del Inventario)
- Existen políticas definidas para recepción, almacenamiento y conservación de los inventarios
- Existen restrinciones para la compra de inventario - Efectúan revisiónes de ajustes y pérdidas de inventarios - Existen registros de inventarios
- Efectúan inventarios fisicos por lo menos una vez al año
- Existen controles sobre diferencias de los resultados de los inventarios
- Existen restrinciones para efectuar retiros de inventarios, con la documentación apropiada
- Realizan conciliación de los recuentos físicos contra los registros de contabilidad e inventarios
- Delegan responsabilidades de cada uno de los almacenistas por el manejo de las distintas partidas o clases de inventarios
- Delegan responsabilidades de los funcionarios responsables de manejo, registro, custodia de inventarios.
Gráfica 2. Cumplimiento Área de Inventario
43%
11% 46%
CUMPLIMIENTO ÁREA DE INVENTARIO
4 3 2 1 0 NA
Elaborado por: Hasbleydy Pinzón Leal
De la encuesta realizada para el área de inventario se obtuvo como resultado que carecen de politicas definidas para la recepción del inventario, tambien se evidencia la carencia de manuales para el manejo de inventarios.
Algunos procedimientos son realizados, como el registro de los inventarios y la realización de inventarios fisicos, tambien se procede a investigar oportunamente cuando existen diferencias en los resultados del inventario.
En cuanto al manejo del inventario se pudo observar que algunos controles no son tomados en cuenta, pero esto no implica complicaciones serias ni consecuancias graves puesto que son procedimientos que los pueden ir implementando muy facil mente.
Como puede ver en la gráfica 2. Existe un 46% de incumplimiento total de las normas o carencia absoluta de procedimientos. Igualmente, presenta desviaciónes y esto puede implicar consecuencias graves y un 43% que tiene un cumplimiento óptimo de normas y/o procedimientos establecidos y un 11% presenta cumplimiento con algunas desviaciones que no inciden en el desempeño de las labores del área.
4.4 RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ENTIDAD
Producto de la observación del funcionamiento del Jardín se obtuvo la siguiente información:
La Casa Vecinal y/o Jardin Comunitario debe suministrar al Departamento Administrativo de Bienestar Social los siguientes informes periódicamente (bimensuales): a) Número de niños en edad cada seis meses. c) Balances de ingresos y egresos semestrales.
Los aportes dirigidos a la Casa Vecinal y/o Jardín Comunitario, por tratarse de recursos que provienen del presupuesto oficial del Distrito Especial de Bogotá, quedan sujetos a la fiscalización y control tanto de la Contraloría Distrital como de la oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de Bienestar Social.
A la Casa Vecinal se le efectuarán visitas con el fin de comprobar:
a) que el Departamento haya entregado en forma real y efectiva los elementos relacionados tanto de consumo como devolutivos.
b) Que la Casa Vecinal y/o Jardín Comunitario esté destinado para los objetivos propuestos los elementos de consumo y estén utilizando adecuadamente los elementos de dotación que se le hayan entregado.
El Jardin Infantil Casa Vecinal Villa Rica, desarrolla sus actividades y se sostiene con los ingresos que le brinda la Secretaria Distrital de integración Social los cuales están plasmados en el siguiente cuadro de presupuestos para el periodo de Febrero 1 de 2008 a Enero 31 de 2009.
4.5 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
La Casa Vecinal tiene que generar un informe bimensual de ejecución presupuestal a la Secretaria de Integración Social, en el cual tiene que informar todos los gastos que incurren durante esos meses, pues con esto la secretaria ejecuta los giros propios del presupuesto que seria un primer giro que corresponde al 25% del valor total del contrato, el segundo es del 15%, el tercero del 10% y el 5% del restante del contrato a los cuatro meses.
Los aportes dirigidos a las Casas Vecinales y/o Jardín Comunitarios, por tratarse de recursos que provienen del presupuesto oficial del Distrito Especial de Bogotá, quedan sujetos a la fiscalización y control tanto de la Contraloría Distrital como de la oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de Bienestar Social y por tanto deberán efectuar visitas a cada una de las Casas Vecinales y/o Jardines Comunicatarios con el fin de comprobar que el Departamento haya entregado en forma real y efectiva los elementos relacionados tanto de consumo como devolutivos, que la Casa Vecinal y/o Jardín Comunitario esté destinado para los objetivos propuestos los elementos de consumo y estén utilizando adecuadamente los elementos de dotación que se le hayan entregado.
Tomado del informe de Gastos de la Secretaria Ditrital de Integración Social
Informe de Ejecuciòn Presupuestal
Secretaria Distrital de Integraciòn
Social
Subdirecciòn Local de Kennedy
Contratista: Asociaciòn Para el Desarrollo Integral Casa Vecinal Villa Rica
Fecha de corte:
Contrato de prestaciòn de Servicio No. Valor del Contrato: 0 Fecha de Incio: 05/02/2008 Menos U.Distrital : 0
Fecha de
finalizaciòn: 31/01/2009 Menos 1% estampillas: 0 Tiempo de ejcuciòn: 12 MESES Total a ejecutar: 0
Relaciòn de Gastos Febrero y Marzo de
2.008
Item Concepto Giros/otros Proveedor Valor No. C-E -
Cheque
No. No.Factura Fecha
SDIS -fecha Nombre Giros
1 Primer pago 25% 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 22 23 24 25 26 Total Consig.Sec. 0 0 Total Ingresos 0 Valor ejecutado: 0 Saldo en Bancos 0
Saldo por Eecutar 0
Nombre Representante Lega Tesorera:
Firma Representante Legal
VoBo:
Contador
___________________________________________________ Supervisor del Contrato
4.6 POBLACIÓN EDUCATIVA POR NIVELES
Los niveles educativos en este centro se han distribuido en cuatro etapas según su edad:
•Sala cuna 0 a 2 años
•Párvulos 2 a 3 años
•Pre Jardín 3 a 4 años
•Jardín 4 a 5 años
El total de empleadas son díez mujeres, tres de ellas pertenece al nivel de sala materna, una atiende Parvúlos, una para el área de Pre Jardín, una para Jardín, una para servicios generales y tres para administración.
Para que el Departamento Administrativo de Bienestar Social reconozca una Casa Vecinal y/o Jardín Comunitario, la comunidad deberá demostrar:
a. Un proceso de organización comunitaria en el cual participe un número mínimo de 30 personas que trabajen en los diferentes sub-programas comunitarios del sector con carácter cívico o comunitario.
b. Que puedan garantizar la atención pre-escolar a un número no inferior a 60 niños.
5. DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE PARA EL JARDIN INFANTIL CASA VECINAL DE VILLA RICA
Teniendo en cuenta el diagnóstico se propuso un sistema contable para el Jardín Infantil Casa Vecinal Villa Rica:
Se diseño el sistema contable, en donde se siguieron los parámetros establecidos y las normas contables colombianas vigentes, como el período contable y de presentación de estados financieros es de un año como lo estipula la ley.
Por todo se optó por diseñar hojas de cálculo computarizadas mediante macros que les sea de util comprensión y manejo, que les facilite la información detallada de cada registro tanto para la caja menor, libro de bancos e inventario.
El proceso contable del jardín infantil inicia con el presupuesto que les aprueba la Secretaria de Integración Social, el cual debe ser entregado a más tardar en el mes de noviembre.
Contando con la aprobación del presupuesto se procede a la contratación de los proveedores los cuales son los encargados de sumistrarles los insumos necesarios para el funcionamiento normal del jardín.
Insumos Requeridos: Alimentos
Material Didáctico Elementos de Aseo Dotación
Regalos de niños y niñas Arreglos Menores (locativos)
Menaje de Cocina (Utensilios de cocina) Papelería y Fotocopias.
Además de los gastos incurridos por los insumos suministrados por los proveedores existen otros gastos como lo son el pago de la nomina, los honorarios del contador, los servicios públicos y gastos financieros como la cuota de manejo 4x1.000 y gastos de chequera, de los pagos realizados se elaboran los respectivos soportes contables que posteriormente son clasificados, analizados y revisados para luego ser registrados en el sistema contable. Donde se procesa la información de los libros oficiales de diario, mayor y balance. Además, se cumplen con las obligaciones tributarias.
Figura 2. Proceso Contable SI NO FIN
Elaborado por la Casa Vecinal Según Informe Proceso Contable INICIO
SECRETARIA DE INTEGRACION SOCIAL
APROBACION DEL PRESUPUESTO
DIRECTIVAS DEL JARDIN CONTRATACION DEL PERSONAL
MATRICULA DE LOS NIÑOS CONTRATACION DE PROVEEDORES MOVIMIENTOS FINANCIEROS Y CONTABLES SOPORTES CONTABLES CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN LIBRO DIARIO REGISTRO DE
INFORMACION DEL LIBRO DIARIO AL MAYOR Y BALANCE LIBRO MAYOR Y BALANCE ELABORACION DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN SE ELABORARON LOS AJUSTES? BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO CIERRE DE LIBROS ESTADOS FINANCIEROS
De este proceso contable, el Jardin Infantil Casa Vecinal Villa Rica, por ser una entidad sin ánimo de lucro, tiene las responsabilidades tributarias a nivel nacional de: Impuesto de Renta y Complementarios, Retención en la fuente, a nivel distrital de: Impuesto de Industria y Comercio.
5.1 HERRAMIENTAS DEL DISEÑO CONTABLE DE LA CASA VECINAL VILLA RICA
Para que una organización funcione de forma eficiente es indispensable contar con un sistema contable que les brinde los instrumentos necesarios para suministrarles inspección y manejo de la información financiera.
En la Casa Vecinal se requiere que la información sea oportuna y exacta, también, es indispensable que reconozcan los problemas con mayor facilidad, con este diseño se eliminan la necesidad de una investigación manual ya que esto seria una tarea que consumiria demasiado tiempo, por esta razón se aprovechó este recurso que aporta herramientas basicas para un sistema contable.
En el diseño y en el manejo del sistema contable fue necesaria la inducción de una persona externa a la Casa Vecinal, que permitió tener comprensión sobre su funcionamiento y manejo, tambien fue indispensable crear un manual que sea de facil entendimiento para iniciar con el registro de la información.
El sistema contable tiene cuatro módulos el cual cada nivel proporciona una información diferente, en este módulo se puede crear una base de datos para alimentar el sistema sobre los proveedores, los conceptos de ingreso y egreso de los dineros de caja menor y sobre el giro de los cheques además de las cuentas bancarias de donde se giran los cheques.
Este módulo contiene tres secciones de trabajo: Proveedores, Conceptos y Bancos.
En el segundo modulo Relación de cheques, se ingresa los datos de los giros de cheques a proveedores, en el tercer módulo Ingreso a caja menor se registran los ingresos a caja menor y se pueden imprimir los recibos de movimiento.
En el último módulo se puede registrar los egresos a caja menor e imprimir los recibos de movimiento.
6. DINÁMICA DEL FUNCIONAMIENTO DE LA HERRAMIENTA – CAVEVIL
A continuación se muestra los pasos para el uso de la herramienta de la hoja de calcúlo Cavevil.
Formato de Menú Principal
En el se encuentran los siguientes modulos:
•Ingreso de Variables
•Relación de Cheques
•Ingresos de Caja Menor
•Egresos de Caja Menor
•Preguntas frecuentes sobre Cavevil
Formato de Ingreso de Variables
En este módulo se puede crear una base de datos para alimentar el sistema sobre los proveedores, los conceptos de ingreso y egreso de los dineros de caja menor y sobre el giro de los cheques además de las cuentas bancarias de donde se giran los cheques.
Al dar click en el icono INGRESO DE VARIABLES se muestra el siguiente pantallazo.
El ingreso de variables brinda las siguientes opciones:
•Limpiar Registro
•Ver lista de Proveedores
•Ver lista de Conceptos
•Ver lista de Bancos
•Regresar al menú inicial
Se puede ver la lista de los proveedores; Ej.
Para cambiar la información de esta hoja se da click en Editar Campos Para regresar al Módulo de Ingreso de Variables se da click en Regresar
Formato Ingreso de Variables
Aquí se diligencia la información de todos los proveedores, se crea los conceptos y el número de codigo para cada concepto, para que sea utilizado en el momento de registrar un comprobante de egreso para la caja menor.
Formato de Relación de Cheques
Para diligenciar este formato se requiere que primero se haya alimentado el sistema en el módulo de INGRESO DE VARIABLES.
Dado lo anterior, únicamente se diligencian los campos: C.C. o Nit, Código, Cód. Banco, No. Cheque y Valor.
En el módulo de relación de cheques es donde se ingresa los movimientos de los cheques, en el se registran los datos del proveedor, la fecha, nombre de quien gira el cheque, el código del banco, número de cheque y valor.
La Relación de Cheques brinda las opciones de:
• Generar fecha actual
•Ingresar movimiento
El comando sirve para ingresar el registro de las consignaciones a los bancos cuando se ha aprobado partidas presupuestales por parte de la Secretaria Distrital.
En este formato se diligencian los campos de C.C. o Nit, Concepto, Cód, Banco
y Valor.
La información de este archivo se debe evacuar mensualmente (al cierre del mes) manualmente.
Hoja de trabajo de Bancos
Aquí encontramos la hoja de trabajo que es la que nos sumistra la información detallada de todos los movimientos de bancos que se ha realizado en el mes.
Esta hoja sirve de cómo informe puesto que se puede imprimir para tener un soporte de todos los registros efectuados.
Formatode Recibos de Caja Menor para Ingresos y Egresos.
En estos formatos se diligencian los campos de C.C. o Nit, Código de Concepto
y Valor, este proceso se realiza cuando se genera un comprobante de caja menor,
se ingresa los datos del comprobante, para que alimente los movimientos de la caja menor.
El módulo de Recibo de Caja brinda las siguientes opciones:
•Generar número de recibo
•Generar fecha actual
•Vista previa del recibo de caja
•Imprimir recibo de caja
•Ver hoja de movimiento de caja
•Ingresar movimiento de caja
Formato para el control de Inventarios
En el campo de "Nuevo Producto" se crea el espacio para el producto (papas, cebolla, tomate) junto con una unidad de medida del producto (libras, cajas, bultos, etc).
Se debe aclarar la fecha, para que cuando se salven los datos del inventario diario el nombre de la hoja donde quedan almacenados los datos tiene un nombre númerico que corresponde al día-mes-año del inventario, y luego se utiliza el campo de“Guardar Datos”.
Luego que se ha guardado los movimientos del inventario se genera automaticamente la hoja de control de inventarios por fecha, mes y año, la cual sirve como informe.
