DIFUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Abril 2018

(1)

DIFUSIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

(2)

¿Qué es un Procedimiento

Normativo?

Conjunto de acciones u operaciones que

tienen que realizarse de la misma forma, para

obtener siempre el mismo resultado bajo las

mismas circunstancias, orientados al

cumplimiento del Sistema de Gestión de la

Calidad.

(3)

¿Cuántos y cuáles son los

Procedimientos Normativos de

acuerdo a ISO 9001:2015?

1. Control de Información Documentada.

2. Control de Servicio No Conforme.

3. Acciones Correctivas.

4. Auditorías Internas.

(4)

Control de

_Información

Documentada

Objetivo:

Establecer las actividades y lineamientos para la creación,

actualización y el control de la información documentada del

Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección General de

Administración Escolar (DGAE).

Alcance:

Aplica a las Direcciones y Subdirección involucradas en el

SGC que generan y/o utilizan documentos del SGC internos y

externos.

(5)

Áreas involucradas

• Dictámenes y Revisión de Documentos.

• Revisión de Estudios Profesionales y de Posgrado.

• Certificación.

• Títulos y Grados

• Tramitel.

Dirección de

Certificación y

Control

Documental

• Operación y Logística.

• Asignación y Apoyo Administrativo.

• Operación, Recepción Documental y Atención al Público.

Dirección de

Gestión

Estratégica y

Primer Ingreso

• Desarrollo de Sistemas.

• Selección y Apoyo.

• Proyectos Especiales.

Subdirección de

Diseño de

Proyectos

(6)

Lineamientos:

1. El Coordinador del SGC, deberá resguardar la información documentada original del Sistema

de Gestión de la Calidad y mantener actualizadas las

“Listas Maestras de Información

Documentada” (interna y externa).

2. El Administrador de la información documentada, será la persona asignada en cada

Dirección y Subdirección de área para apoyar en el control de los documentos, asegurando el

uso de las versiones vigentes e informando al Coordinador del SGC su actualización.

3. La información documentada del SGC deberá ser revisada y actualizada cuando las

actividades documentadas sean modificadas o mejoradas por motivos de implementación de

acciones correctivas y de mejora, cambios en los métodos de trabajo, en la estructura

orgánica o cualquier otro cambio que afecte el proceso de la prestación del servicio.

4. La información documentada autorizada vigente, se encontrará disponible en la página web

de la DGAE, para consulta del personal involucrado en el SGC. Y se deberá solicitar un

usuario y contraseña a la Subdirección de Diseño de proyectos para su acceso controlado.

Toda información documentada extra impresa se considerará como Copia No Controlada,

sobre la cual se ha previsto no ejercer un control sobre su actualización, por lo que carece de

validez oficial para el Sistema de Gestión de la Calidad.

5. La información documentada (formatos) disponibles en la página web son las versiones

autorizadas vigentes, los cuales se podrán imprimir y, al requisitarse se considerarán como

registros de calidad.

(7)

Lineamientos:

6. El Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas deberá respaldar los documentos del

SGC a través de medios magnéticos como son discos compactos o disco duro de los

equipos de cómputo.

7. El número de revisión de los formatos (parte inferior) es independiente al número de revisión

del documento del que se deriven (parte superior).

8. Es responsabilidad de todo el personal controlar y conservar la información documentada

(registros) relevantes del Sistema de Gestión de la Calidad, vigilar que su resguardo sea en

forma ordenada, evitar tachaduras o enmendaduras y garantizar el cumplimiento a lo

establecido en este Procedimiento.

9. La información documentada (registros) del SGC deberán ser resguardados en el área de

aplicación en lugares acondicionados para ello y, en condiciones que permitan identificarlos,

manipularlos y obtenerlos en forma oportuna y expedita.

10. La identificación de la información documentada (registros) se efectúa por un nombre único

y número de revisión, para los que se requisitan en formatos internos (Que emite la DGAE).

Para el caso de los registros que utilizan formatos externos se controlan con el nombre de

origen.

11. Su nivel de actualización se indica con un numero de revisión en la parte inferior derecha

(para los formatos internos), para el caso de los externos no aplica.

(8)

Descripción de las actividades:

N° Responsable Descripción

CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1 Todo el personal

Detecta la necesidad de contar con información documentada nueva, eliminación o de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con las funciones y actividades que se desarrollan en el área o proceso.

En el caso de detectar la necesidad de crear información documentada deben asegurarse de que se deriva de un documento del SGC.

2 Directores y Subdirector de área

Analizan y determinan si es necesario llevar a cabo la elaboración, modificación o eliminación de la información documentada.

¿Procede?

Sí: Informa al Administrador de Información documentada asignada la actividad de modificar o crear la información para

que elabore la“Solicitud de Modificación de Información Documentada”.

Cuando se trate de eliminar información documentada, después de generar la “Solicitud de Modificación de

InformaciónDocumentada” se deberá recabar las firmas correspondientes. Pasar a la actividad 6. No: Fin del Procedimiento.

3

Administrador de Información Documentada

Solicita al Coordinador del SGC el archivo electrónico editable del documento a modificar o cuando se trate de información documentada nueva y asegura el cumplimiento de su estructura de acuerdo al Anexo 1. Estructura Documental.

Modificación. Pasar a la actividad 4. Creación. Pasar a la actividad 5. 4

Administrador de Información Documentada

(9)

Descripción de las actividades:

5 Administrador de Información Documentada

Genera los cambios correspondientes según la necesidad identificada en la información documentada.

Presenta la información documentada modificada o creada al Director o Subdirector de área correspondiente para la revisión y aprobación o en caso e ser necesario a los responsables involucrados.

¿Se aprueba?

Sí: Continúa con la actividad 6.

No: Indica las correcciones a realizar y hasta su aprobación continua con actividad o en su caso rechaza la

solicitud de notifica el motivo.

Elabora la “Solicitud de Modificación de Información Documentada” donde marca el tipo de modificación realizada.

En la Solicitud especifica el cambio realizado o en su caso integra un anexo para sustentar cualquiera de los motivos del cambio o creación antes mencionado.

Recaba las firmas correspondientes tanto del documento como de la Solicitud: Elaboró, Revisó (Directores o Subdirector de área) y Autoriza (Directora General).

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN

7 Directores y Subdirector de área Recibe “Solicitud de Modificación de Información Documentada” debidamente requisitada con las firmas

correspondientes en la información documentada anexada, en caso de indicarse en la Solicitud.

Revisa que la información documentada creada o modificada cumpla con la estructura de elaboración o modificación de acuerdo con lo indicado en este procedimiento.

En su caso, informa a la persona correspondiente los ajustes que debe realizar.

Una vez que la información documentada se aprueba en su creación, modificación o eliminación asigna número consecutivo a la“Solicitud de Modificación de Información Documentada”.

Firma la “Solicitud de Modificación de Información Documentada”, o en su caso da las indicaciones correspondientes a la persona que realizó la creación o modificación de la información documentada.

(10)

N° Responsable Descripción DISPONIBILIDAD Y RESGUARDO DE LOS DOCUMENTOS

Entrega la información documentada en el electrónico al Coordinador del SGC para que él solicite al Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas su actualización en la página de la DGAE quien convierte el archivo en no editable colocando en marca de agua la leyenda de COPIA CONTROLADA.

11 Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas

Archiva la información documentada creada o modificada en la carpeta electrónica vigente y coloca el archivo electrónico en carpeta de obsoletos.

Integra o sustituye los documentos entregados en página web notificando vía correo electrónico al personal involucrado de la actualización de documentos.

Dichas copias controladas, son para reforzar la disponibilidad de los documentos del SGC, ya que el personal involucrado lo puede consultar en la página web, mediante contraseñas de acceso.

Destruye físicamente la información documentada e integra la información documentada original en la carpeta correspondientes.

Resguarda la “Solicitud de Modificación de Información Documentada” en conjunto con los anexos correspondientes (cuando aplique).

Nota: Cuando la información documentada es obsoleta, solo se resguarda el archivo electrónico, conservando así las versiones anteriores.

Cuando se requiera contar con copia de un documento controlado para enviar a otra dependencia fuera de la Institución, o se requiera archivar como sustento de otra información, esta copia llevará la leyenda de COPIA NO CONTROLADA. Esta copia no será recogida cuando se tenga nueva versión del documento.

13 Coordinador del SGC Actualiza (alta, baja o cambio de versión) en electrónico la “Lista Maestra de Información

Documentada”.

(11)

N° Responsable Descripción DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS

14 Director, Subdirector de área o Jefe de departamento

Coordina la difusión e implantación de las modificaciones o creación de la información documentada. Se pueden considerar las siguientes actividades:

 Difusión a Involucrados: Realiza la comunicación de los cambios o la nueva creación de la

información documentada con los involucrados, guardando evidencia con una Lista de Asistencia de la realización de la misma.

 Seguimiento en Piso: Puede elaborar una Lista de Verificación y así identificar las actividades

que no se realizan y el motivo por el cual el personal no las realiza.

La difusión también considera la normatividad nueva o con actualizaciones y que es necesario informar al personal involucrado.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO

15 Director, Subdirector de área o Jefes de Departamento

Determinan la información documentada de origen externo (manuales, leyes, reglamentos, entre otros), que requieren ser controlados y notifica al Coordinador del SGC, para que requisite la “Lista

Maestra de InformaciónDocumentada”.

16 Director, Subdirector de área o Jefes de Departamento

Aseguran la vigencia de la información de origen externo, mediante la revisión de la gaceta de la UNAM en donde se publican los cambios a la documentación normativa que rige a la DGAE, siendo que el día que se publica inicia su vigencia.

Aseguran la disponibilidad de la información documentada externa ya que se integran a la página web con dirección: www.dgae.unam.mx.

En el caso de que se solicite alguna modificación a las referencias de la información documentada externa contenida en la “Lista Maestra de Información Documentada”, es mediante la “Solicitud

de Modificación de Información Documentada”, con la validación de Directores o Subdirector, la

cual se entrega al Coordinador del SGC.

(12)

Descripción de las actividades:

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA (REGISTROS EVIDENCIAS)

17 Personal involucrado en el Sistema de

Gestión de la Calidad

En las Direcciones y Subdirección se clasifican, archivan y almacenan la información documentada (registros). Éstos, se conservan para demostrar la conformidad y operación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Toda la información documentada (registros) que se generan internamente en las áreas que afectan al Sistema de Gestión de la Calidad, son resguardados a fin de servir como evidencia de las actividades desempeñadas en cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Definen e identifican la información documentada (registros), los cuales deben estar referenciados en los Procedimientos de Operación o Instrucciones de Trabajo del SGC, no se limita a que sean bajo un formato definido, pueden ser correos electrónicos, fotografías, entre otros.

Los relaciona en la“Lista Maestra de Información Documentada”.

19 Coordinador del SGC

Monitorea que se encuentre actualizada la “Lista Maestra de Información Documentada”, la cual se

mantiene disponible para consulta en la página web.

Si se requiere añadir, modificar o eliminar un formato, elabora la“Solicitud de Modificación de Información

Documentada”, siguiendo los lineamientos establecidos en este Procedimiento.

21 Jefes de Departamento

Monitorean y aseguran que la información documentada (registros) que se generen, se elaboren de tal manera que sean legibles y que estén completos. En el caso de que la información documentada (registros) provengan de otras áreas, los responsables de su recepción vigilan su legibilidad.

Recopilan y archivan la información documentada (registros) generados en condiciones tales que aseguren su conservación, prevengan su deterioro o pérdida, así como su facilidad de acceso. Ver lineamiento 3.12.

Nota: Las personas que pueden tener acceso a dichos registros de, las determinan el responsable de su resguardo del original, en la la“Lista Maestra de Información Documentada”.

Una vez que la información documentada ha cumplido su período de retención (tiempo de conservación), los destruye, los resguarda en archivo muerto o recicla, bajo la supervisión del responsable del área o según corresponda.

(13)

(14)

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Fecha de solicitud de modificación:

Número De folio:

Nombre de la información documentada:

Alta: ( ) Modificación: ( ) Baja: ( ) Fecha de la información documentada: Número de revisión actual:

Motivo del Cambio Descripción del cambio:

Dice:

Debe decir:

Nota: En caso de ser necesario adjuntar la información del cambio.

Solicitante

Nombre: Fecha:

Puesto: Firma:

Responsable del área Involucrados

Nombre (s): Firma (s): Fecha:

Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad

Nombre: Acepta: Rechaza:

Firma: Fecha:

Motivo (Sólo en caso de Rechazo)

Fecha del cambio:

(15)

¡¡¡Muchas gracias por tu

atención y

(16)