INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN
AÑO 2006
Etapa V
SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES
Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional
Comité Bipartito de Capacitación
Estimadas(os) funcionarias y funcionarios de la Subsecretaría de Transportes:
En cumplimiento los lineamientos generales del Programa de Mejoramiento de Gestión del Sistema de Capacitación y la necesidad de socializar y compartir con ustedes los resultados del presente año y las proyecciones futuras del área de Capacitación, doy a conocer a Uds. El Informe de Gestión de la Capacitación 2006, documento realizado por el Comité Bipartito de Capacitación y la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional revisado y aprobado por el suscrito.
Puedo señalar que la ejecución del Plan Anual de Capacitación 2006 tuvo un alto grado de cumplimiento en relación a las acciones de capacitación y el fortalecimiento y mejoramiento de la gestión institucional.
La Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional estará atenta a responder consultas especificas de los funcionarios sobre las materias propias del informe que se comunica.
Les saluda atentamente,
ÁLVARO HENRIQUEZ AGUIRRE SUBSECRETARIO DE TRANSPORTES (S)
ALVARO RODRIGO HENRIQUEZ AGUIRRE
Digitally signed by ALVARO RODRIGO HENRIQUEZ AGUIRRE
DN: CN = ALVARO RODRIGO HENRIQUEZ AGUIRRE, C = CL, L = SANTIAGO, S = METROPOLITANA, O = SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES, OU = DIVISION DE ESTUDIO Y DESARROLLO Date: 2006.12.29 13:56:39 -03'00'
ÍNDICE
ANTECEDENTES GENERALES DE LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2006
1.1. Antecedentes del Plan Anual de Capacitación (PAC 2006) ejecutado 1.2. Antecedentes Presupuestarios año 2006
1.3. Antecedentes del Auditor Interno que revisa y evalúa los hitos del Sistema de Capacitación
2. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN (CBC) 2.1. Antecedentes del Comité Bipartito de Capacitación (CBC)
2.2. Actividades realizadas por el CBC
2.3. Reuniones y participación de los integrantes titulares del CBC 2.4. Funcionamiento del CBC a nivel regional
3. ANÁLISIS RESPECTO DE LO PROGRAMADO Y LO EJECUTADO 3.1. En relación a las actividades de capacitación
3.2. En relación a los (as) capacitados (as)
3.3. En relación a los mecanismos de selección de oferentes y beneficiarios 3.4. En relación al gasto de capacitación
4. RESULTADO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PARA EVALUAR EL PAC
5. RESULTADO DE LOS COMPROMISOS Y RECOMENDACIONES DEL AÑO 2005 ASUMIDAS PARA EL AÑO 2006
6. RECOMENDACIONES DERIVADAS DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN 2006
7. COMPROMISOS ASOCIADOS A LAS RECOMENDACIONES, PLAZOS Y
RESPONSABLES
8. ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS 2006
9. ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2006
10. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DEL SERVICIO
10.1. Marco normativo considerado para la declaración de política de capacitación 10.2. Política de Capacitación
11. PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN BAJO NORMA ISO 9001:2000
11.1. Principales resultados o conclusiones del diagnóstico
11.2. Programa de trabajo de la implementación del plan para la Certificación 2006
11.3. Principales resultados o conclusiones de la implementación del Plan para la Certificación 2006
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA GESTIÓN DE CAPACITACIÓN 2006
1.1. Antecedentes del Plan Anual de Capacitación (PAC 2006) ejecutado
CUADRO N°1
1. Fecha de aprobación del Plan Anual de Capacitación 2006 por parte
del Jefe de Servicio 23/12/2005
2. Total de actividades de capacitación realizadas 2006 37
3. Porcentaje de actividades de capacitación realizadas con evaluación
aprendizaje 30/37 81%
4. Total de actividades ejecutadas con 11 o más horas de duración 34
5. Porcentaje de actividades ejecutadas con 11 o más horas de
duración 34/37 92%
6. Total de actividades ejecutadas con 11 o menos horas de duración 3
7. Porcentaje de actividades ejecutadas con 11 o menos horas de
duración, en relación al total de actividades ejecutadas 2006 8%
8. Total de funcionarios capacitados1 2006 199
9. Funcionarios capacitados / dotación efectiva 2006 199/273
10. Porcentaje de funcionarios capacitados 72,89%
11. Total de actividades de Capacitación realizadas, sin costo 54
12. Total de actividades realizadas con y sin costo 91
Fuente: Sispubli, Oficina de Personal, Planilla de Ejecución PAC 2006.UCYDO
1 Se entiende como funcionario capacitado a la sumatoria de todos los funcionarios que participaron en actividades de
capacitación durante el año 2006. Difiere del concepto de participante dado que la persona es contada sólo una vez, si es que ella participó en diferentes cursos durante el año.
1.2. Resumen de Antecedentes Presupuestarios año 2006
CUADRO N°2
a) Presupuesto asignado por glosa para capacitación institucional
2006 $26.770.000
b) Presupuesto asignado al margen de la glosa proveniente desde el Programa de Fiscalización (Otros fondos asignados al presupuesto de
capacitación) (+) $3.039.000
Total $29.809.000
- Rebaja Presupuestaria en otros gastos, asociados exclusivamente a actividades de capacitación, sean éstos viáticos y/o pasajes. (se realizó modificación presupuestaria que rebaja presupuesto de
capacitación a través de Resolución Exenta Nº1094) (-) $1.218.017
Total $28.590.983
c) Presupuesto ejecutado y/o en ejecución respecto del total del
presupuesto 2006 según glosa $28.011.194
d) Porcentaje del presupuesto ejecutado y/o en ejecución respecto del
total del presupuesto 2006 según glosa. 98%
e) Porcentaje del presupuesto ocupado en actividades con evaluación de aprendizaje, respecto del monto total ejecutado en actividades de
capacitación 2006 77,7%
f) Presupuesto aún sin comprometer $ 579.789
g) Porcentaje del presupuesto aún sin comprometer respecto del total
del presupuesto 2006 según glosa 2%
Fuente: Planilla de Ejecución PAC 2006.UCYDO
1.3. Antecedentes del Auditor Interno que revisa y evalúa los hitos del Sistema de Capacitación
a) Nombre del Auditor Interno Paula Zurita Maturana
b) Teléfono laboral 421 39 16
c) Dirección electrónica [email protected]
2. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN (CBC)
2.1. Antecedentes del Comité Bipartito de Capacitación (CBC) a) Representantes de los Funcionarios del Servicio
Nombre Integrante del CBC Titulares Cargo en el CBC Nombre Integrante del CBC Suplentes Cargo en el CBC 1. Moisés Alaluf Skorka Integrante 1.-- -- 2. Marcela Lobo Barrientos Integrante 2.-- -- 3. -- -- 3.-- --
b) Representantes de la Dirección del Servicio
Nombre Integrante del CBC Titulares Cargo en el CBC Nombre Integrante del CBC Suplentes Cargo en el CBC
1. Karla Nieto Pizarro Integrante 1.
2. Javiera Fuentes
Castillo Integrante 2.
3. Roberto Vásquez
Díaz Integrante 3.--
c) Cuadro Resumen del historial de cambios en el CBC 2006
Nombre Integrante del CBC Titulares
Cargo en el CBC Fecha de Ingreso Fecha de Egreso 1. Sixto Carrasco
Vielma Representante de la Dirección 16 Julio 2004 20 Noviembre 2006 2. Moisés Alaluf
Skorka Representante de la Dirección 22 Abril 2003 05 Octubre 2006 2.1. Moisés Alaluf
Skorka Representante de los Funcionarios 05 Octubre 2006 __ 3. Ximena Castillo
Mullor Representante de los Funcionarios 05 Octubre 2006 4. Mercedes Garrido
Palacios Representante de los Funcionarios 09 Marzo 2005 12 Diciembre 2006 5. Mireille
Caldichoury Ojeda Representante de la Autoridad 16 Julio 2004 24 Abril 2006 6. Karla Nieto
Pizarro Representante de la Autoridad 24 Abril 2006 __ 7. Javiera Fuentes
Castillo Representante de la Autoridad 05 Octubre 2006 __ 8. Roberto Vásquez
Díaz Representante de la Autoridad 20 Noviembre 2006 __ 9. Marcela Lobo
2.2. Actividades realizadas por el CBC
De acuerdo a la revisión realizada de las actas del Comité Bipartito de Capacitación (CBC), es posible indicar las principales acciones llevadas a cabo a través del siguiente cuadro:
CUADRO N° 3
Actividades realizadas por
el CBC en el año 2006 acciones implementadas Resultados de las 1. Elaboración del PAC 2006 Ejecución del PAC previa aprobación por el
Jefe de Servicio y difundido a todo el personal en los plazos definidos.
2. Asistencia a sesiones ordinarias y extraordinarias Las reuniones cuentan con el quórum
necesario para la toma de decisiones. 3. Análisis, mejora y aprobación de nuevos formulario
de postulación a actividades de capacitación.. Cambio y aplicación de nuevo formulario de postulación.
4. Modificación de plazos de postulación a cursos El cambio de plazos permitió obtener un
mayor número de postulantes. 5. Evaluación de propuestas técnicas de organismos de
capacitación Presentación de terna para selección por el Jefe de Servicio y selección de la OTEC
para la realización de curso. 6. Análisis y definición de criterios de selección para la
evaluación de las postulaciones de los funcionarios a actividades de capacitación, designación del funcionario previa autorización de la Jefatura, quien decide la pertinencia de la actividad.
Realización de actividades de capacitación pertinentes, a los funcionarios designados a capacitación para disminuir brechas de competencias.
7. Presentar, analizar y definir alternativas de actividades de capacitación para dar cumplimiento a la programación 2006.
El CBC analiza las propuestas y sanciona las actividades a realizar las actividades hasta Diciembre del año en curso.
8. Informar a sus representados sobre los principales
acuerdos de las sesiones de dicho Comité. Sé retroalimenta en las sesiones respecto de necesidades de capacitación y otras
actividades de mejora para el Sistema de Capacitación.
9. Elaboración del PAC 2007 Elaboración del PAC
2.3. Reuniones y participación de los integrantes titulares del CBC CUADRO N°4 Participación de los representant es del Comité Bipartito de Capacitación
(CBC) Reunión Nº1 Reunión Nº2 Reunión Nº3 Reunión Nº4 Reunión Nº5 Reunión Nº6 Reunión Nº7 Reunión Nº8 Reunión Nº9 Reunión Nº1
0 Reunión Nº1 1 Reunión Nº1 2 Reunión Nº1 3
Total
Representantes titulares de los funcionarios 2 2 1 1 1 1 0 2 2 2 2 1 1 18 Representantes titulares de la Dirección 2 2 3 3 3 3 3 3 2 2 2 3 3 34 TOTAL ASISTENTES A REUNIÓN 4 4 4 4 4 4 3 5 4 4 4 4 4 52 Total asistentes a reunión / Total de integrantes titulares CBC 4/5 4/5 4/5 4/5 4/5 4/5 3/5 5/5 4/52 4/4 4/5 1/3 1/3 46/60 76,66%2.4. Funcionamiento del CBC a nivel regional
No cumplimos con este requisito técnico ya que el servicio no posee direcciones regionales.
3. ANÁLISIS RESPECTO DE LO PROGRAMADO Y LO EJECUTADO
3.2. En relación a las actividades de capacitación: CUADRO N°5
ACTIVIDADES CON CAMBIOS EN SU EJECUCIÓN O QUE NO FUERAN EJECUTADAS
Actividades de capacitación programadas en el PAC 2006 con cambios en cuanto a su ejecución o que no fueron ejecutadas
Justificación de los cambios o no
ejecución Mecanismo de difusión de estos cambios o no ejecución a los (as) funcionarios (as)
- Actividades asociadas a PMG
No se capacitó al número de funcionarios regionales contemplados en el PAC, sin embargo la empresa que apoya la implementación de 2 PMG
institucionales, entregó capacitación gratuita a estas
personas a través de e-learning. Fue un total de 19 funcionarios del nivel central y 12 funcionarios de Regiones.
Se invitó a participar de capacitación mediante e-learning a través de correo electrónico.
- Segunda etapa Programa
Desarrollo Competencias transversales.
Se estimó un número de funcionarios pertenecientes a regiones ligeramente inferior al supuesto, debido a movimientos de personal en las unidades destinadas para estos efectos.
No se comunicaron estos cambios ya que los funcionarios están en conocimientos de los movimientos de su personal en la Seremitt. La actividad se realizó con un alto grado de satisfacción de los participantes.
- Programa de Calidad de Vida Laboral: Taller Motivacional (segunda actividad ejecutada del programa)
Cambio de fecha de realización de la actividad (planificada para el mes de Noviembre, se concreto el mes de Diciembre)
Correo electrónico avisando de cambios en la realización a los funcionarios destinatarios de esta capacitación.
CUADRO N°6
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS Actividades de capacitación no
programadas en el PAC 2006 y ejecutadas en el periodo
Razones que justifican la incorporación de las actividades no programadas
Mecanismo de difusión de estos cambios a los (as) funcionarios (as)
Programa 1.
Curso Taller de Evaluación de Desempeño
La necesidad de fomentar el proceso de entrevista.
Programa 2.
Taller de Gestión por Competencias
La pertinencia de capacitar al personal involucrado en la Gestión de Recursos Humanos.
Programa 3.
Gestión de Calidad en obras de infraestructura
Surge de la solicitud de funcionarios de la Seremitt y contó con la debida justificación técnica.
Programa 3.
Taller Doble de Transporte y ciudades sustentables
Solicitud presentada por funcionarios para actualizar conocimientos en el área.
Programa 3.
Competencias Administrativas.
Surge como propuesta en reunión de Comité Bipartito de Capacitación como programación para el segundo semestre.
Programa 4.
Taller de Entrenamiento en Habilidades Directivas
La importancia de desarrollar competencias especificas en el 2º y 3er nivel jerárquico.
Programa 5.
Taller motivacional y curso taller sobre atención de público y manejo de stress laboral.
Propuesta para el segundo semestre, con el objetivo de fortalecer los lazos de trabajo y la necesidad de aliviar el stress laboral del personal encargado de la atención al público.
Programa 7.
Curso de Técnicas en Atención Telefónica
Programa 7.
Gestión estratégica e integral de la función de adquisiciones, técnicas de administración de bodegas y Diplomado en Gestión de Abastecimiento.
Fortalecer y dotar de conocimientos a los funcionarios en la Gestión de adquisiciones.
Programa 7.
Identificación y construcción de competencias-Diseño de Perfiles
Certificación de competencias para el proceso de generación de perfiles de cargo como parte del Proceso de Implementación de la Norma ISO 9001:2000.
Correo electrónico y difusión a través de las asociaciones de funcionarios, quienes asumen el compromiso de comunicar a sus asociados los acuerdos al interior del Comité Bipartito de Capacitación.
CUADRO RESUMEN N° 7
TOTAL DE ACTIVIDADES EJECUTADAS3
Nº Total de actividades Programadas 2006 Nº Total de actividades programadas y no ejecutadas 2006 Nº Total de actividades no programadas y ejecutadas 2006 Nº Total actividades ejecutadas 2006 8 Programas 0 29 37
3.2. En relación a los (as) capacitados (as)
CUADRO N°8
Variables participantes Número de Análisis delas diferencias
1. Participantes que se había programado
capacitar año 2006 (de acuerdo al punto 234 11.a. del PAC 2006)
2. Participantes no capacitados de acuerdo a
programación 2006 35
3. Total participantes finalmente capacitados
2006 199
Según registro Sispubli han participado 197 funcionarios y el análisis respecto a lo programado y ejecutado a la fecha arroja lo siguiente:
La gestión de la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional permitió que actividades fundamentales para el cumplimiento de los objetivos del PAC tuvieran mayor cobertura y no tuvieran costo institucional.
Respecto a las actividades y participantes considerados en este análisis, es relevante considerar que durante este año han existido cambios en las plantas y contratas existentes debido a las siguientes razones: - retiro voluntario
- nuevas contrataciones - renuncias
Cambios que han definido diferencias respecto a lo planeado y a lo ejecutado.
3.3. En relación a los mecanismos de selección de oferentes y beneficiarios
No hubo cambios en los mecanismos de selección de los beneficiarios de acuerdo al Plan Anual de Capacitación 2006.
3
El
Plan Anual de Capacitación 2006 se confeccionó sobre la base de programas, y no de actividades específicas. Dichos programas, comprende una actividad base como mínimo además de englobar las actividades que fueron desarrollándose en el transcurso del año.3.4. En relación al gasto de capacitación
CUADRO N° 9
Presupuesto En $ Razones que explican cambios presupuestarios
1. Que se había programado ejecutar año
2006 $29.809.000
2. Que no será ejecutado de acuerdo a programación 2006 (indicar cuando corresponda)
$579.789 3. Que está actualmente en ejecución $1.744.160
Los cambios se debieron a que se procuró fomentar la cooperación entre distintos Seremitt y el Nivel Central fomentando su participación en actividades realizadas a nivel Central. De esta forma parte de presupuesto se destinó al pago de viáticos de estas personas.
Fuente: Planilla de Ejecución PAC 2006.UCYDO
4. RESULTADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PARA EVALUAR EL
PAC
4CUADRO N° 10
Nº Indicador Fórmula Meta comprometida Resultado del indicador
1 Porcentaje de Funcionarios Capacitados [Nº de funcionarios capacitados en período t/ Dotación promedio anual en período t] * 100 30% 199/273*100= 72.89% 2 Promedio de horas de capacitación por funcionario [Nº total horas de capacitación impartida en período t/Nº total de funcionarios capacitados en período t] 10 hrs. 4656/199= 23.39 horas
4
5. RESULTADO DE LOS COMPROMISOS Y RECOMENDACIONES DEL AÑO 2005
ASUMIDAS PARA EL AÑO 2006
CUADRO N° 11
Nº Compromiso asumido en el año 2005 obtenido el año 2006 Producto o resultado Mes de concreción
1 Desarrollar programas de capacitación asociados a los Programas de
Mejoramiento de Gestión institucional:
- 2 sistemas que serán certificados por la norma ISO
- Otros requerimientos de los demás sistemas de PMG Institucional. 1. Actividad de capacitación orientada a la entrega de conocimientos en la norma ISO 9001:2000 y su relación con los PMG a los funcionarios que conforman los sistemas de PMG en proceso de implementación. 2. Taller de Evaluación de Desempeño –PMG Evaluación de Desempeño 3. Apoyo en la ejecución de actividades de PMG y gestión administrativa de ellos: -Gobierno Electrónico -Compras -Higiene y Seguridad -Contabilidad y Finanzas 4. Coordinación y difusión de Actividades de capacitación a funcionarios en el ámbito de la normativa ISO y su implementación realizadas por empresa Surlatina que
asesora la implementación. Marzo Agosto Junio – Agosto Enero – Octubre Abril – Agosto Octubre - Diciembre
2 Programa Competencias
Transversales. Segunda etapa.
Continuar con la segunda etapa de acciones formativas para el desarrollo de competencias transversales en el estamento profesional, directivo no profesional, administrativo, técnico y auxiliar, sobre las bases de brechas detectadas en dichos estamentos en el año 2004.
Año 2005: se capacitó a un total de 72 funcionarios en temas de competencias transversales.
Para el año 2006 se contemplo orientar la capacitación a los equipos de trabajo de las Secretarias Regionales Ministeriales de la I, V y IX región y personal del nivel central, personal no contemplado en la programación 2005. Realización de 5 actividades que conformaron el programa de Desarrollo de Competencias transversales de 44 funcionarios de la Subsecretaría de Transportes más un número importante de honorarios invitados que integran equipos de trabajo. Asimismo se realizó un curso denominado “Gestión de competencia laboral”.
Dentro del programa de
Desarrollo de competencias
transversales se desarrollaron talleres en
las Seremitt regionales de la I, V y IX región.
Junio-Agosto
Octubre
Julio- Agosto 3 Desarrollar Programas de capacitación
que potencien el desarrollo de la
Carrera funcionaria en el ámbito
técnico del área de transportes y medio ambiente, como productos estratégicos institucionales, según Misión institucional.
Se planificaron al menos dos Cursos, diplomados, seminarios y/o congresos de especialidad en el área y aspectos normativos asociados. Se desarrollaron variadas actividades destinadas al desarrollo de la carrera funcionaria en los siguientes ámbitos: - Gestión en Calidad de Obras de Infraestructura - Congreso de Tecnologías Inteligentes de Transportes - Talleres de Transporte y Ciudades Sustentables - Competencias Administrativas Junio- Octubre
4 Programa de Gestión Pública, a fin de preparar y potenciar a profesionales y directivos asociados a los departamentos y divisiones de apoyo de la gestión institucional.
Estas actividades complementan el punto anterior.
Una funcionaria del área de capacitación realiza un diplomado en el área de capacitación y Desarrollo de las Personas. Se ejecuto un taller de entrenamiento en Habilidades Directivas dirigido a desarrollar las competencias específicas de 2 y 3er nivel jerárquico.
Abril - Diciembre
5 5.-Desarrollar actividades en pos del mejoramiento de la Calidad de Vida
Laboral para promover el desarrollo
personal y las relaciones interpersonales.
- Ejecutar al menos dos talleres interactivos para un total de 24 funcionarios, fuera del ámbito laboral para mejorar la competencia del personal dentro del ambiente laboral y familiar, hacia conductas asertivas y actitudes de compromiso al interior de sus equipos de trabajo y relaciones más armónicas en el ambiente familiar: análisis de debilidades y fortalezas personales. Se realizó un taller orientado a la Calidad de Vida Laboral en Programación Neurolingüistica
Se ejecutaron dos talleres orientados a la calidad de vida laboral y motivacional, y otro orientado técnicas en atención de público y manejo del estrés.
En total las actividades antes mencionadas capacitaron y capacitarán a más de los 24 funcionarios originalmente planificados. Mayo Noviembre- Diciembre
6 Desarrollar y ejecutar Programa de
Idiomas a través del Fondo General
Concursable de gasto compartido.
Se ejecutaron 5 cursos de inglés individuales durante el primer y segundo semestre. Mayo - Diciembre 7. Misceláneas.
Cursos, talleres, congresos, seminarios y simposioum de acuerdo a requerimientos específicos de las Unidades laborales pertinentes.
Se realizaron diversas actividades relativas al quehacer de distintas unidades laborales como contabilidad,
adquisiciones, atención de
público, recursos humanos, entre otras.
Agosto - Diciembre
8. Programa de fortalecimiento de las
acciones fiscalizadoras del Servicio y
otras relacionadas con el mejoramiento de la calidad de vida del personal que ejecuta estas acciones.
Se ejecuto un curso taller sobre técnicas de atención de publico y manejo de estrés laboral.
Noviembre-Diciembre
9. Otros Compromisos:
- Efectuar cambios en el sistema de encuestas de satisfacción de los participantes en actividades de capacitación y crear otros instrumentos.
Se realizaron modificaciones a la anterior encuesta de evaluación de la satisfacción, creándose diferentes instrumentos según metodología de enseñanza. Estas encuestas fueron aplicadas y el reporte entregará información de entrada para la elaboración del PAC 2007.
Marzo
6. RECOMENDACIONES DERIVADAS DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN
2006
CUADRO N°12
Tema o actividad relevante a
considerar para el año 2007 Recomendaciones para el siguiente periodo (2007)
1. Reglamentos de fondos concursables e idiomas Se deben efectuar los cambios relativos a los reglamentos de postulación
2. Regularizar el funcionamiento del CBC A fin de promover la representatividad de la Dirección y de los funcionarios
7. COMPROMISOS ASOCIADOS A LAS RECOMENDACIONES, PLAZOS Y
RESPONSABLES
En los siguientes cuadros se indicarán los compromisos que surgen de las recomendaciones que se mencionan en el punto anterior y se entregan plazos y responsables de su concreción.
CUADRO Nº 13
Compromisos asumidos (1° o 2° semestre del año 2007) Plazos Responsables para su concreción
Cambios en los reglamentos de
fondos concursables 1er semestre Karla Nieto Pizarro
Regularizar el funcionamiento 1er semestre Moisés Alaluf Skorka
8. ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES DE
CAPACITACIÓN REALIZADAS 2006
A continuación se presenta un breve análisis respecto a los mecanismos de difusión
interna que se utilizaron en el año 2006 para comunicar las acciones de capacitación,
una evaluación acotada al nivel de acceso y la oportunidad con que esta información se
entrega a los funcionarios.
CUADRO Nº14
Resultados logrados respecto de: Nº Mecanismos de difusión interna 2006 Efectividad Oportunidad
1 Correo electrónico que informa sobre postulaciones
a cursos 90% de funcionarios Inmediata
2 Boletín informativo de las actividades de capacitación 100% de las jefaturas que deben difundir información Una vez al mes se envían actualizaciones de las acciones
realizadas.
3 Boletín informativo mensual de la Subsecretaría de
Transportes
90% del Personal con acceso a Internet
Al menos 1 semana después de enviada la información desde esta Unidad a Prensa.
4 Diario mural en el hall de entrada al casino No existen datos ya que no todo el personal de la Subsecretaría
hace uso del casino.
Alrededor de 2 días después de que se ha preparado la información
5 Mecanismos de información internos (oficios, circulares,
etc.) 100%.
Alrededor de 5 días una vez emitido el informe desde la Unidad
9. ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2006
El cuadro siguiente presenta un análisis de los mecanismos de difusión interna que se utilizarán para comunicar el presente Informe de Gestión de la Capacitación del año 2006, considerando una aproximación respecto al nivel de acceso de esta información y al momento en que será dado a conocer.
CUADRO N°15 Mecanismos de difusión
interna utilizados mecanismo de difusión Efectividad del mecanismo de difusión Oportunidad del
1. Circular 100% de funcionarios 2 días después de ser emitido el informe 2. Correo electrónico que
lleva al link de acceso a la información
90% del personal con
acceso a Internet Inmediata, una vez leído el correo electrónico.
3. Web institucional 90% del personal con acceso a Internet a la Web del Servicio
Inmediata una vez que se informó
10. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DEL SERVICIO
510.1. Marco Normativo considerado para la declaración de política de capacitación
t ,
, r t rr r ,
Para la elaboración del documen o que da cuenta de la Política de Capacitación de la Subsecretaría de Transportes fueron considerados los siguientes documentos:
- Oficio 641 de la Directora Nacional del Servicio Civil que envía Orientaciones para el
Diseño de Políticas de Capacitación y Evaluación del Desempeño.
- Resolución Exenta Nº963 de 2004 c ea el Departamen o de Desa ollo de Pe sonas
Circular Nº 78
- Lineamientos estratégicos 2006, Formulario A1
(http://www2.mtt.cl/cms/archivos/gestion_DEFINICIONES%20ESTRATEGICAS%20SUB%
20-%20TRANSPORTES2.doc)
10.2. Definición de la Política de Capacitación
A continuación se presenta la política de capacitación del servicio que ha sido definida durante el presente año y que enmarca la gestión de capacitación institucional.
POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DEL SERVICIO 1. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE CAPACITACIÓN
La Subsecretaria de Transportes promoverá el desarrollo de las competencias y capacidades de sus funcionarias y funcionarios para mejorar continuamente su desempeño laboral, a fin de lograr el cumplimiento de su misión y objetivos estratégicos.
2. PRINCIPIOS DE LA CAPACITACIÓN
2.1. Derecho a la capacitación: Los programas de capacitación dan acceso a todos los
funcionarios, según pertinencia de la actividad y desarrollo de la carrera funcionaria.
2.2. Información y Transparencia: Las acciones de capacitación se informan con la debida
antelación y oportunidad a todos los funcionarios del Servicio, como así mismo, los procesos que ello involucra, a través de los diferentes medios comunicaciones con que cuenta la Institución.
2.3. Pa icipación: Están abiertas las oportunidades de participación y el compromiso del
personal en torno a su propio perfeccionamiento. Una de las instancias es a través del Comité Bipartito de Capacitación que representa al Jefe del Servicio y a los funcionarios por partes iguales, asegurando con ello la participación de ambos niveles.
rt
2.4 Eficacia y Pertinencia: La capacitación debe obedecer a un Proyecto Institucional basado en
los requerimientos que demanda el medio interna y externo, siendo eficaz en la medida de cumplir sus objetivos de acuerdo con los recursos disponibles y pertinente cuando satisfaga necesidades reales, en el marco de las Políticas de Recursos Humanos del Sector Público y a los Objetivos organizacionales de la Institución.
3. ESTRATEGIA DE LA POLÍTICA
3.1. Objetivos de la capacitación 3.2. Operacionalización
3.1.1. Ser congruentes con la misión, objetivos y plan estratégico del servicio.
3.2.1. Las actividades de capacitación poseen una justificación a nivel del funcionario y aprobación de la jefatura de acuerdo al formato de solicitud de aprobación de postulación.
3.1.2. Mejorar la toma de decisiones en cuanto al desarrollo de la organización y de las personas que la integran.
3.2.2. El Comité Bipartito de Capacitación considera los informes y reportes emitidos por la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional.
3.1.3. Orientar las funciones desempeñadas dentro de la organización.
3.2.3.Las funciones y tareas de los beneficiarios de capacitaciones serán más especificas y adecuadas a la realidad laboral de acuerdo a las competencias adquiridas tras la participación en actividades de capacitación.
3.1.4. Lograr que las funciones desempeñadas por las personas, sean llevadas a cabo con eficiencia y oportunidad.
3.2.4. Se solicitó a las OTEC que realizaran seguimiento de las acciones de capacitación una vez adquirido el conocimiento a fin de saber si se hace uso de las competencias adquiridas.
3.1.5. Alinear el desarrollo de la organización a los valores institucionales
3.2.5. La elaboración y ejecución del Plan Anual de Capacitación por el Comité Bipartito de Capacitación y la Unidad de Capacitación, consideró los principios de la capacitación en su constitución con actividades destinadas a fomentar la carrera funcionaria, considerando los lineamientos de Recursos Humanos y objetivos organizacionales, y que fueron comunicadas oportunamente a los funcionarios.
11. PLAN PARA LA IMPLEMENTACION DE LA CERTIFICACIÓN BAJO NORMA
ISO 9001:2000
11.1 Principales resultados o conclusiones del diagnóstico
Análisis General de los Requisitos de la Norma ISO 9001:2000En conclusión, en el Sistema de Capacitación de la Subsecretaría de Transportes los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 mejor evaluados son:
Realización del Producto (66%)
Y aquellas en que hay intenciones o no se cumplen con la norma, son: Gestión de los Recursos (34%)
Responsabilidad de la Dirección (12%) Medición, Análisis y Mejora (10%) Sistema de Gestión de Calidad (8%)
Por último, se puede considerar que el Sistema de Capacitación de la Subsecretaría de Transportes, de acuerdo al resultado obtenido del presente instrumento, se encuentra en una posición factible de enfrentar un proceso de implementación del modelo de gestión ISO 9001:2000. Sin embargo, para materializarlo se deberá elaborar de una cuidadosa planificación detallada en términos de tareas, plazos y los recursos necesarios para alcanzar dicha meta. Se debe apoyar en sus puntos débiles, estableciendo prioridades, para lo cual es necesario planificar e implantar actividades de mejora.
Brecha ISO 9001:2000 vs. Avance Programa de Mejoramiento de la Gestión Resumen del Grado de Avance por requisito normativo
4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 8%
4.1 Requisitos Generales 28% 4.2 Requisitos de la Documentación 3% 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 12% 5.1 Compromiso de la dirección 10% 5.2 Enfoque al Cliente 25% 5.3 Política de la Calidad 0% 5.4 Planificación 0%
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 29%
5.6 Revisión por la Dirección 11%
6. GESTION DE RECURSOS 34%
6.1 Provisión de Recursos 13%
6.2 Recursos Humanos 25%
6.4 Ambiente de Trabajo 50%
7. REALIZACION DEL PRODUCTO 66%
7.1 Planificación de la realización del producto 39% 7.2 Procesos relacionados con el cliente 73%
7.3 Diseño y desarrollo 100%
7.4 Compras 36%
7.5 Producción y prestación del servicio 50% 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición 100%
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 10%
8.1 Generalidades 20%
8.2 Seguimiento y Medición 19%
8.3 Control del producto no conforme 0%
8.4 Análisis de datos 10%
8.5 Mejora 0%
*El porcentaje que se presenta es el grado de avance en una escala de 0 a 100
11.2 Programa de trabajo de la implementación del Plan para la Certificación 2006 Las actividades que se desarrollaron el año 2006, respecto a la implementación para la obtención de la certificación a realizarse el año 2007. Fueron planificadas, según el siguiente cronograma.
11.3 Principales resultados o conclusiones de la implementación del Plan para la Certificación 2006
CUADRO N°16
Principales ajustes al Manual de Calidad
En la versión inicial del Manual de Calidad versión 00, se realizaron modificaciones
de formato (versión 01) más no de contenido. Con excepción de un nuevo proceso
de apoyo que se incluyo en el Manual de Procedimientos, el cual es la
Evaluación
de Proveedores
(versión 00).
CUADRO N°17
Profesionales del Servicio que realizaron las auditorías 1. Lily Beyer Roman
2. Paula Burgos Vivanco 3. Hilda Contreras Mejias 4. Cecilia Díaz Maldonado 5. Patricio Deisen González 6. Erica Díaz Valdenegro 7. Javiera Fuentes Castillo 8. Fernando Gajardo Cabedo 9. Jaime Herrera Ferrada 10. Marcos López Sánchez 11. Pamela Olivo Becerra 12. Carmen Zuñiga Ara
CUADRO N°18
Resultados de auditorías de calidad
No conformidades detectadas Correcciones incorporadas a los principales procesos
1. Se evidencia que no se ha efectuado la detección de necesidades de capacitación, ni se han adoptado otras acciones, en relación con el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto; por tanto tampoco se ha. evaluado la eficacia de las acciones tomadas, ni se ha evaluado el impacto de la capacitación en los funcionarios.
Enviar a los miembros la encuesta de medición de brechas de competencias, para la elaboración del informe que identifique el plan de acción para disminuir la brecha existente.
2. No existe evidencia de la retroalimentación con el cliente (reuniones de coordinación), ni hay evidencia de las quejas del cliente.
Contar con actas firmadas que evidencie la retroalimentación con el cliente y hacer la encuesta de satisfacción del cliente para elaboración de informe.
3. Existe inconsistencia entre el PAC y el
Capitación, P-SUBTRANS-SC-UCYDO/CBC-02, ya que la evaluación del proveedores no está incluida en el programa .
evaluación de proveedores en la fecha correspondiente, según procedimiento P-SUBTRANS-SGC-EP.
4. Hay evidencia de documentos no controlados. (Informe de evaluación de proveedores internos / externos institucionales e informe de evaluación de proveedores externos privados, la matriz de consistencia), además éstos deben ser indicados como tal.
Mantener y asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de Calidad estén controlados en la distribución.
5. El auditado no tiene claridad por qué su proceso es excluido en el punto 7.5.2 de la norma.
Capacitar a los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad en los contenidos del Manual.
6. No hay evidencia de cómo se recogen los
requisitos especificados por el cliente. Corregir en el Manual, el procedimiento del Sistema de Capacitación, donde se indique como se recogen los requisitos especificados por el cliente.
7. El auditado no tiene claridad de quienes son los proveedores del Sistema de Capacitación.
Capacitar a los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad en los Procedimientos de Auditoria Interna establecidos en el Manual. 8. Hay inconsistencia entre el procedimiento
P-Subtrans SC-01 y lo que declara el auditado respecto a quien revisa o identifica las necesidades del cliente.
Capacitar a los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad sobre los Procedimientos de capacitación establecidos en el Manual. 9. El auditado no conoce los bienes de
propiedad del cliente ni su preservación. Lectura y capacitación sobre la Norma, Sistema de Gestión de Calidad, y Manual Respectivo.
10. La auditada no conoce la interacción de los procesos, definidos en el punto 5.4 del Manual.
Capacitar a los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad sobre los Procesos establecidos en el Manual.
11. La auditada no tiene conocimiento cabal
de la política de la calidad. Participación de los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad, en el lanzamiento de la Política donde se explica la implicancia de la Política de Calidad en nuestro diario laboral. 12. La auditada no conoce cómo se planifica
la realización del producto. Capacitar a los Miembros del Sistema de Gestión de Calidad en los Procedimientos del Sistema.
13. Se evidencia que no está disponible el Cronograma de Actividades en el que se detallan las tareas a realizar para el cumplimiento de las metas e indicadores del sistema.
Distribuir el cronograma del Sistema de Capacitación.
14. En los procesos relacionados con la comunicación con el cliente, se evidencia que no existe coherencia entre el procedimiento del Manual de Calidad y lo que se ejecuta; además, no hay evidencia de la última comunicación con el cliente.
Tener como registro del Sistema de Capacitación las actas de las reuniones sostenidas con los clientes.
15. En el procedimiento de evaluación de Incorporar en nueva versión del Manual la
satisfacción del cliente, se evidencia que el formato de la encuesta no está en la ruta que indica el procedimiento que establece el Manual de Calidad (P-SUBTRANS-SGC-ESC).
ruta de acceso a los formatos.
16. En el proceso de compra, se evidencia que no hay registro de la última evaluación y selección de un proveedor externo de acuerdo el Manual de Calidad.
Tener disponible y ordenado los registros de los procesos del Sistema de Capacitación.
17. En el proceso de control de la producción y prestación del servicio, se identifica que no conoce los procesos del sistema que están en el Manual de Calidad, ni donde se archivan los anexos.
Lectura del Manual de Procedimientos y apropiación del Manual de Calidad mediante taller que describa los procesos.
18. Se evidencia que los bienes de propiedad del cliente no tiene un sistema de protección ante eventuales pérdidas.
Generar carpeta de acceso en PC de la Encargada(s) del Sistema de Capacitación que indique la clave.
19. Se evidencia que no está disponible el Cronograma de Actividades en el que se detallan las tareas a realizar para el cumplimiento de las metas e indicadores del sistema.
Distribuir el cronograma del Sistema de Capacitación actualizado.
20. En relación con los registros que demuestran que se han determinado los requisitos del cliente, se evidencia que no pudieron ser identificados por la auditada.
Conocer del Sistema en la exposición que se realizará en el lanzamiento de la política de calidad, y participar en capacitaciones programadas.
21. En relación con el procedimiento de Identificación de Necesidades del Cliente, específicamente respecto de los registros, se evidencia que no está disponible el Plan de Acción acordado con el cliente, impreso o en algún medio de identificación.
Elaborar el plan de acción acordado con el cliente en la segunda o tercera semana de diciembre.
22. Se evidencia que no hay retroalimentación con el cliente, ni hay registro de las quejas del cliente que estén recogidas como no conformidades (actas de reuniones CBC).
Comunicar a los miembros del Sistema de la disposición de los registros de retroalimentación con el cliente (Actas Consejo de Calidad, Actas Comité Bipartito de Capacitación y Actas Dirección Nacional Servicio Civil).
23. En relación con los proveedores, se
evidencia que no hay registro de evaluación. Incluir procedimiento “Evaluación de Proveedores” para cuando corresponda por cronograma, al evaluar se cuente con los Procesos y Registros necesarios.
Atentamente,
ÁLVARO HENRIQUEZ AGUIRRE SUBSECRETARIO DE TRANSPORTES (S)
Distribución:
Para conocimiento de todas (os) las (os) funcionarias (os) de la Institución Comité Bipartito de Capacitación
Departamento Desarrollo de Personas Unidad de Capacitación
Encargado (a) de PMG Auditor (a) interno (a) Subir a: www.sispubli.cl Archivo de la Dirección
INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2006 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN
ALVARO RODRIGO
HENRIQUEZ
AGUIRRE
Digitally signed by ALVARO RODRIGO HENRIQUEZ AGUIRRE
DN: CN = ALVARO RODRIGO HENRIQUEZ AGUIRRE, C = CL, L = SANTIAGO, S = METROPOLITANA, O = SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES, OU = DIVISION DE ESTUDIO Y DESARROLLO Date: 2006.12.29 13:57:43 -03'00'
