LISTA ABGRA DE CORREO ELECTRÓNICO. Aceptación y vigencia de las normas

LISTA ABGRA DE CORREO ELECTRÓNICO

NORMAS BÁSICAS DE ESTILO

Aceptación y vigencia de las normas

Las normas de esta lista están sujetas a cambio. Si esto ocurriera, se le

comunicará a los suscriptores previamente.

La participación en la lista es voluntaria, y supone la completa aceptación de

estas normas.

1. Introducción

Este documento ofrece una breve guía con normas básica básicas a la hora de enviar

y recibir mensajes a la Lista.

Estas recomendaciones serán de utilidad para su participación en ésta u otra lista de

correo electrónico, ya que conformar el “estándar” aprobado y utilizado con éxito en el

intercambio de correo electrónico con el resto de usuarios Internet.

2. Cabeceras de los mensajes

La cabecera del mensaje ofrece al lector información sobre quién y a quién se envía el

mensaje. Generalmente la estructura es

(1) De: Nombre Apellido / Institución (identificación@direccion) /

(2) De: identificación@direccion (nombre apellidos / Institución)

Verifique que su envío tiene esta estructura recomendable y que la dirección sea lo

más corta e indicativa posible.

No utilice caracteres no ASCII en ambas secciones, ya que pueden ocasionar

problemas a los servidores intermedios o a determinados usuarios de correo.

Antes de enviar mensajes a la lista se debe asegurar que se tiene bien configurado el

cliente de correo. Para ello se debe revisar:

La configuración MIME.

La introducción de formatos poco habituales en el editor de mensajes

El attach automático de archivos

3. Responsabilidad en los Mensajes

Se debe ser consciente de que todo mensaje dirigido a la Lista va a ser recibido y

leído por una gran cantidad de personas. Por eso antes de enviar un mensaje le

sugerimos tomar el tiempo necesario para considerar el contenido y la forma, así como

las posibles consecuencias que puede tener su mensaje.

Recuerde que todo mensaje distribuido a la lista debe tener como finalidad el

enriquecimiento del debate y el interés general, si no es así es mejor no enviarlo o

posponerlo para más adelante.

Tenga en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo

electrónico y que tienen diferentes formas de acceso a Internet, por eso no incluya

archivos adjuntos (attachments), ni utilice formatos o codificaciones propios en los

mensajes sino los compatibles de Internet, sobre todo los formatos y codificaciones

estándar MIME.

4. Línea de Asunto (Subject)

Complete siempre el campo Asunto (Subject) con una frase corta y descriptiva del

contenido del mensaje que actúe a modo de indicador para el receptor. En otras

palabras, como lector, podrá elegir qué mensaje leer y cuál borrar sin necesidad de

abrir individualmente todos los mensajes recibidos diariamente.

Nunca envíe un mensaje sin 'Asunto' Es importante que este campo sea comprensible,

de forma tal que refleje el tenor del mensaje.

Al responder, no cambie el asunto ('SUBJECT') del mensaje al cual está contestando,

de manera que se pueda mantener una lógica de debate fácil de entender para todos

los miembros. En la cabecera del mensaje, deberían normalmente aparecer las letras

'RE' (de 'REPLY') seguido del título del mensaje origen.

5. Formato de los Mensajes

a) Título del Mensaje:

Debe identificar en forma clara y concisa el tema que trata,

para que pueda ser rápidamente identificada por los demás miembros de la Lista y

poder así decidir si leerlo o no, sin perdidas de tiempo.

Se sugiere evitar el uso de tildes o acentos en el título, ya que ocasiona caracteres

ilegibles en el mismo, ni escribirlos únicamente en letras mayúsculas.

b) Formato de Escritura: Utilice textos planos (sin formato) para la construcción de

los mensajes, evitando la utilización de formatos enriquecidos (HTML), ya que estos

aumentan el tamaño del archivo que se envía. El tamaño de los mensajes puede

ocasionar problemas en la recepción, así como demoras en la transmisión, por eso es

importante cuidar este punto.

Evite el uso el uso de tramas, fuentes muy grandes, mayúsculas, etc., que se traducen

de manera completamente distinta a las intenciones del emisor.

c) Longitud de las Líneas

:

Es recomendable configurar las líneas de los mensajes a

menos de 80 columnas (el formato más corriente de los mensajes es de 75 columnas).

Este tema depende de varios factores que hay que ajustar: como resolución de la

pantalla (pixels horizontales), tamaño de la letra, tamaño de la ventana y configuración

del programa de correo electrónico.

Si el texto no se reorganiza y sigue visualizando líneas muy largas, que exceden el

ancho de la pantalla, es probable que el programa de correo electrónico que esta

utilizando no tenga capacidad para reorganizar el texto; aunque también es posible

que se pueda modificar alguna opción de la configuración para que realice la

adaptación.

d) Extensión de los Mensajes: Los mensajes deben ser lo más concretos y concisos

que sea posible. Explicar el motivo de tu mensaje de la forma más clara y breve

posible, con los datos necesarios para su comprensión, pero sin extenderte

demasiado. Eso permitirá que su lectura sea más sencilla y rápida para todos los

demás miembros.

Es conveniente incluir la información más importante y/o atractiva del mensaje en las

primeras líneas, ayuda a determinar a primera vista el contenido e interés del mensaje.

Recuerde que la lista de correo no es un lugar donde publicar ensayos personales,

tesis, y documentos completos. Si desea difundir este tipo de texto, envíe un mensaje

a la lista con un breve resumen y el link a la página donde podrá ser consultado.

e) Formas Correctas: Los mensajes deben ser claros, utilizando los signos de

puntuación correctamente y dejando espacio entre líneas para separación de los

párrafos. El contenido y la ortografía adecuada en los mensajes, conservan el nivel

profesional del foro.

Recuerde que no existe una sola versión del español. Sus destinatarios pueden

pertenecer a diferentes países hispanoparlantes. Cada país de Latinoamérica tiene

sus propios giros y modismos, y algunas palabras tienen significados que pueden

llevar a confusiones. Utilice un castellano lo más neutro posible.

Se sugiere evitar la utilización de siglas y abreviaturas, ya que su significado puede ser

desconocido para el resto de los colegas.

f) Uso de Mayúsculas: No escriba EN

LETRAS MAYUSCULAS, la inclusión en un

mensaje de frases con letras mayúsculas además de no facilitar la lectura, indica que

está gritando. Pueden utilizarse palabras en mayúsculas para destacar un punto

importante, distinguir un título o cabecera o para enfatizar.

g) Firma:

Es recomendable que todos los mensajes generados incorporen la firma

automática del emisor con información adicional.

Las firmas deben ser lo más concisas e identificatorias posibles, incluyendo nombre

del emisor, institución en la cual trabaja y dirección (máximo cinco líneas como

norma).

Es importante conocer quién y desde dónde se emiten los mensajes, como una forma

rápida de reconocimiento. Por supuesto estas firmas deben estar en el cuerpo del

mensaje y no como archivos anexos (tipo tarjeta personal).

6. Corrección en el trato y alusiones personales

En ningún caso deben utilizarse palabras groseras, irrespetuosas, ofensivas o

insultantes. El uso de una forma incorrecta de expresión no enriquece el debate, sino

que denota la falta de recursos expresivos de su autor y provoca molestias en

miembros del grupo.

Deben evitarse las alusiones directas a otra u otras personas o instituciones, esto no

conduce más que a la reacción y al inicio de una discusión.

Si las expresiones de algún miembro de la lista resultan molestas u ofensivas para

Ud., se sugiere no contestar a la lista, sino dirigirse en privado al interesado o bien a la

moderación de la lista, que actuará en consecuencia.

7. Responder Correo

Antes de contestar a un mensaje a través de una lista debe tener en cuenta los

siguientes puntos:

a) Respuestas concretas: La respuesta debe ser breve de manera que se mantenga

la atención del lector. En otras palabras, debe evitar escribir párrafos largos o largos

mensajes.

Es importante responder a cuestiones planteadas en la Lista con hechos probados, no

con argumentos que se hayan oído de otros.

Antes de responder una consulta, verifique si fue contestada por más personas. Suele

molestar a los miembros ver una y otra vez una misma repuesta. Lo más probable es

que las cuestiones sencillas hayan sido respondidas con anterioridad.

b) Editar sólo parte del mensaje a responder: No debe incluirse el mensaje original

(el mensaje al cual se está contestando), ya que ha sido recibido por el resto de

miembros de la lista. y no aporta nueva información. Si todos los miembros repiten

cada mensaje antes de contestar, el tamaño de cada respuesta consecutiva va a

crecer de manera exponencial.

Si es necesario, sólo transcriba las dos o tres primeras líneas sin las cuales sería

difícil para un lector poner su mensaje en contexto. Otra opción es marcar con un

símbolo '>' los puntos a los que se está respondiendo para que el receptor lo recuerde,

no incluyendo todo el texto .

Se sugiere deshabilitar la incorporación automática del texto original, pero sí incorporar

aquello que se desea citar con los recursos habituales del editor del correo, para

entender el contexto del mensaje.

c) Aclarar el Destinatario: Cuando en la lista se genera una discusión es preciso

aclarar a quién se está contestando, sobre qué tema, y en qué momento de la

conversación. Tener en cuenta que algunas veces la Red puede producir malas

jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes con lo que la secuencia de

recepción puede perderse.

d)

Citar la Fuente:

Si se usan ideas, comentarios o cualquier material que no sea

propio, debería mencionarse la fuente o procedencia.

Respete las leyes sobre Derechos Reservados. Entrecomille toda cita, referencias y

fuentes y respete todo acuerdo de Copyright y de licencia.

e) Enviar los Mensajes a quien corresponda:

Evite el envío de mensajes

innecesarios. Desactive la función responder a todos (reply all).

Si la contestación es personal, lo adecuado es enviar el mensaje a la persona en

cuestión. No envíe mensajes personales a una lista y evite los dialogos "uno a uno",

que pueden no interesar a la mayoría.

Al responder a un pedido de informacion, hágalo por vía privada a la direccion del

solicitante y NO a la lista.

No envíe agradecimientos a la lista, sino a sus destinatarios específicos.

f) Reflexionar antes de Responder: Lo más fácil para responder a una cuestión

planteada en la Lista es usar la función reply del programa de correo. Es conveniente

hacer una pausa antes de enviar una respuesta a una lista.

Antes de contestar a un mensaje de una forma visceral, es conveniente hacer una

pausa y dejarlo para otro momento.

Evite la respuesta a más de un receptor, ya que seguramente el mensaje original es

desconocidos por quienes no son miembros del grupo.

8. Informar sobre las Respuestas Recibidas

Si la información que solicitara puede ser de utilidad para otros colegas, es cortesía

enviar un pequeño resumen a la lista de las respuestas recibidas. De este modo si un

tema es de interés general, en vez de guardar o imprimir las respuestas una a una,

tendremos la opción de recibir un único mensaje con todas las respuestas. Si el autor

del resumen lo desea, hasta puede clasificar, comentar y describir los recursos.

9. Mensajes Reenviados

Si Ud. reenvía mensajes provenientes de otra lista, porque los considera de interés

para los miembros de ésta, edite el contenido a fin de proporcionar un estilo adecuado

de lectura.

Si se trata de un texto extenso, elabore un resumen y cite la fuente de la cual extrajo la

información.

10 Cadenas de Mensajes y Boletines

No está permitida la distribución de cadenas de mensajes, del tipo "envía este

mensaje a tantas personas y recibirás tal beneficio" y similares. No tienen nada que

ver con el objetivo de la lista y no tienen por tanto lugar en ella.

Tampoco se permite el envío a la lista de boletines de noticias o comunicados de

cualquier tipo, salvo que se trate de reproducciones sobre las que se pretenda debatir.

En estos casos, se sugiere enviar el anuncio de la publicación del nuevo número del

boletín electrónico, incluyendo su sumario y el link a la página donde podrá ser

consultado.

11. Publicidad en la Lista

No debe de enviarse a una lista ningún tipo de publicidad de productos ni de servicios

de forma directa a no ser que esté relacionado con la temática de las lista. La mejor

publicidad que se le puede dar a un producto es ofreciendo su soporte a través de la

lista y la resolución de problemas planteados por los usuarios.

12. Anuncios

Los anuncios de cursos, congresos, conferencias, novedades bibliográficas, etc. no

podrán remitirse más de una vez por mes.

13. Antes de Enviar una Consulta

Antes de enviar una consulta a una lista, agote todas las instancias de búsqueda

previas, ya que este debería ser el último recurso al cual recurrir.

Agrupe sus consultas bibliográficas a la Lista. Sólo se aprobará una solicitud por

suscriptor a la semana.

14. Participación

Es importante participar en la lista aportando opiniones y experiencias, no sólo

limitarse a “escuchar”. Es la mejor forma de enriquecer los debates.

Para los nuevos miembros, se sugiere un período de conocimiento de la lista, leyendo

los temas que se tratan, "escuchando" en la lista para tener información de la

orientación de la misma.

15. Evite acumulación de mensajes

No deje que los mensajes se acumulen en el servidor de su proveedor de correo: se

corre el riesgo de saturar el espacio y, de este modo, perder algún mensaje largo o ver

bloqueado el acceso. Verifique el espacio disponible en su casilla. Se sugiere "Bajar"

frecuentemente los mensajes al computador y borrar los que no se necesiten.

Esta lista, como todas, es un excelente medio de comunicación, sencillo, rápido,

directo y de una utilidad fuera de toda duda.

Su uso responsable le va a reportar innumerables beneficios, pero debe tener en

cuenta que lo que en principio son ventajas, pueden transformarse con la misma

facilidad en inconvenientes dada la aparente facilidad de expresión que otorga este

medio.

Utilice la Lista ABGRA responsablemente y seguro disfrutará de su pertenencia a este

grupo de intercambio de información y conocimientos.