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INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL

SOBRE DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE

BECAS OTORGADAS POR LA MUNICIPALIDAD

AI-004

2019

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CONTENIDO

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE BECAS OTORGADAS POR LA

MUNICIPALIDAD

1 INTRODUCCIÓN ... 1

1.1 Origen del estudio ... 1

1.2 Objetivo y alcance del estudio ... 1

1.3 Limitación al alcance para la revisión de este estudio ... 1

1.4 Comunicación verbal de resultados ... 2

2 RESULTADOS... 2

2.1 Debilidades observadas en el proceso de aprobación de becas ... 2

2.2 Revisión de becas rechazadas ... 9

2.3 Debilidades en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales ... 10

2.4 Riesgos asociados con el proceso de otorgamiento de becas en el Cantón. ... 13

2.5 Ejecución del presupuesto destinado a la asignación de becas ... 14

3 CONCLUSIONES ... 16 4 RECOMENDACIONES ... 17 4.1 Al Concejo Municipal ... 17 4.2 Al alcalde municipal ... 18 4.3 Al contralor interno... 19 ANEXOS……….20-21

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RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE BECAS OTORGADAS POR LA

MUNICIPALIDAD

El presente resumen refiere a un estudio relacionado con las debilidades de control interno en la gestión de becas otorgadas por la Municipalidad.

El objetivo de este estudio fue valorar aspectos de control interno de la Institución, vinculados con el proceso de becas socioeconómicas estudiantiles específicamente, en el proceso de aprobación y renovación de becas, cumplimiento de requisitos establecidos en la normativa y el aseguramiento de la gestión documental.

De acuerdo con los resultados obtenidos de este estudio, se observaron una serie de debilidades de control en el otorgamiento de becas, las cuales podrían generar falta de transparencia en la aprobación de las mismas.

Asimismo, algunos casos en los que la profesional en Trabajo Social emitió un informe negativo para otorgar el beneficio, recibieron la aprobación del beneficio sin contar con la motivación del acto que lleva a su aprobación de pago.

Por otro lado, esta Auditoría determinó que el reglamento para el otorgamiento de becas vigente presenta algunas debilidades que si no son corregidas oportunamente, podrían generar errores en el proceso de aprobación de becas.

De igual manera, no se han incorporado en el Sistema de evaluación y valoración de riesgos institucional (SEVRI) los riesgos asociados a la aprobación de becas en el Cantón. De acuerdo a la liquidación presupuestaria para la cuenta presupuestaria de becas, se determinó una subejecución de ¢9.942.442 en el 2018 y ¢13.744.739 en el 2019.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno 8292, esta Auditoría Interna incorporó las recomendaciones pertinentes para que el Concejo Municipal y la Administración Municipal realicen las acciones correspondientes.

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CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE BECAS OTORGADAS POR LA MUNICIPALIDAD

1 INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

1.1.1 El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año 2019.

1.2 Objetivo y alcance del estudio

1.2.1 El objetivo de este estudio fue valorar aspectos de control interno de la Institución, vinculados con el proceso de becas socioeconómicas estudiantiles específicamente, en el proceso de aprobación y renovación de becas, cumplimiento de requisitos establecidos en la normativa y el aseguramiento de la gestión documental.

1.2.2 El estudio abarcó el análisis de la gestión de becas de los procesos relacionados con aprobación y renovación de becas, cumplimiento de requisitos establecidos en la normativa y el aseguramiento de la gestión documental entregadas durante el período 2018. El periodo a evaluar comprendió desde el 1° de enero al 31 de diciembre de 2018, el cual se amplió al 2019 por considerarse necesario.

1.3 Limitación al alcance para la revisión de este estudio

1.3.1 En el desarrollo del presente estudio, se presentó una limitación al estudio, debido a que los expedientes de las becas otorgadas en el 2018 y 2019 se encontraban sin foliar, por lo que se procedió a solicitar su foliatura, proceso que retrasó la entrega de la documentación para su revisión.

1.3.2 Asimismo, la trabajadora social de la Institución no laboró durante varios meses y se requería de información que se encontraba bajo su custodia, así como realizarle algunas consultas propias del desarrollo de la auditoría, las cuales eran necesarias para aclarar algunos temas, lo que propició atraso en la conclusión del estudio.

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1.4 Comunicación verbal de resultados

1.4.1 La comunicación de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones del presente informe, se llevó a cabo el 26 de marzo del 2020 por videoconferencia en la cual estuvieron presentes los señores (as) Giselle Jara, presidenta del Concejo Municipal; Bolívar Vagas , vicepresidente del Concejo Municipal; Jéssica Torres, secretaria del Concejo Municipal; Rolando Méndez, alcalde municipal; y Nidia Jiménez, vicealcaldesa, actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-095-20 del 25 de marzo del presente año.

1.4.2 El borrador de este informe se comunicó mediante el oficio AU-101-096-20 dirigido a la presidenta del Concejo Municipal y al alcalde municipal, con el propósito de que formularan y remitieran a esta Auditoría en un plazo no mayor a cinco días hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, con la respectiva documentación de respaldo. 1.4.3 Sobre el particular, no remitieron a la Auditoría Interna ningún oficio mediante el cual externaran

observaciones al contenido del borrador del informe.

2 RESULTADOS

2.1 Debilidades observadas en el proceso de aprobación de becas

2.1.1 El proceso de aprobación de becas presenta algunas debilidades de control, las cuales deben ser corregidas en pro de una asignación de becas transparente en el Cantón. Esta Auditoría llevó a cabo la revisión de 110 expedientes de becas en los que se observaron las siguientes debilidades de control:

 No se encontró evidencia de la existencia de un mecanismo de determinación y justificación técnico que compruebe que el estudiante pertenece a una familia de escasos recursos económicos, conforme lo establece el Reglamento de becas de la Institución.  La mayoría de las fórmulas de solicitud de becas carecen del nombre, la firma o ambos

datos del síndico que presenta la solicitud, así como de la fecha. En otras no se presenta la firma del solicitante de la beca y la fecha de la solicitud.

 Algunos expedientes carecen de documentos probatorios de ingresos o gastos. Esta Auditoría observó formularios en los que la orden patronal o los recibos que se aportan son de años anteriores ( 2016).

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Página 3 de 21  En ciertos expedientes se indica que alguno de los miembros tiene algún padecimiento

de salud, sin embargo, no se aporta dictamen médico que así lo compruebe.

 Algunas solicitudes indican que la casa de habitación es prestada, sin embargo, no se aporta carta del dueño que así lo indique. En otras aparece que la casa es alquilada, no obstante, no consta en expediente el recibo del alquiler y cuando se trata de casa propia, no queda constancia de estar al día con los impuestos, conforme lo indica el reglamento (expedientes del 2018).

 Se observaron expedientes en los cuales se omite documentación, entre la que destaca, copia de cédulas, documentos probatorios de la pensión alimenticia o pensión de algún miembro del núcleo familiar, recibos de servicios públicos, entre otros.

 En sustitución del estudio técnico, el cual debe ser llevado a cabo por un profesional competente, se ha estado utilizando un formulario denominado “Situación económica”, el cual indica que debe ser completado por el docente o profesional de la institución educativa. El contenido de este documento lo que muestra es que el profesional que lo llena da fe bajo juramento que el estudiante estudia regularmente en el centro educativo, el año que cursa, y que por su condición socioeconómica, e indica entre paréntesis “de escasos recursos monetarios”, le permite calificar para recibir apoyo económico mensual por parte de la Municipalidad. Adjunta un espacio para que el profesional aporte los números telefónicos que considere pertinentes y un espacio para observaciones adicionales. Termina el documento con espacio para la firma de quien da fe y la fecha, además del sello del centro educativo y el nombre y firma del docente. Este documento se encuentra en la mayoría de los expedientes de los estudiantes becados, no obstante, se llena como mero requisito, y en pocas ocasiones aporta información del estudiante. En algunos casos hace referencia a la calidad del estudiante, pero no aporta información que indique que se llevó un estudio a fondo de la condición económica y social del estudiante.

Es importante tener presente que este formulario podría servir de referencia para el análisis de la solicitud, sin embargo, no es un documento que determina la condición de “escasos recursos econónomicos” del núcleo familiar al cual pertenece el estudiante, por

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cuanto no es un informe técnico, más bien constituye una apreciación de un funcionario de la Institución donde el candidato estudia.

 El formulario de beca presenta un espacio denominado “Estado de la solicitud”, en el cual aparecen dos alternativas, a saber, aprobada y rechazada, así como un espacio para marcar la opción correspondiente. En la mayoría de expedientes de la muestra seleccionada, no se encuentra marcada la opción correspondiente a la aprobación o desaprobación de la misma.

 La sumatoria de gastos mensuales solicitado en el formulario de becas, en algunos casos, no coincide con los ingresos reportados. Se observaron expedientes en los cuales el monto de los gastos excede los ingresos indicados, en otros casos los ingresos reportados son mucho mayores a la sumatoria de los gastos según consta en el documento, lo cual denota que no se está llevando a cabo una revisión exhaustiva de estas solicitudes. (Ver anexo 1)

 En el nuevo reglamento de becas se incluyó un requisito adicional, el cual indica: “No tener relaciones en línea de consanguinidad o de afinidad hasta tercer grado inclusive, de los concejales de distrito, síndicos, regidores, propietarios y suplentes”. No se encontró evidencia en los expedientes del 2019 de la comprobación por parte de la Comisión de Cultura de que esta relación de consanguinidad o afinidad no existe entre los estudiantes y los miembros del Concejo Municipal o los funcionarios mencionados en el artículo 9 inciso e) del citado Reglamento. Cabe mencionar que para el presente período, se incluyó al expediente del formulario de solicitud de beca un formulario de declaración jurada sobre este tema.

2.1.2 Es conveniente mencionar que los expedientes de ambos períodos se encontraban sin foliar. Para llevar a cabo esta revisión, se solicitó que los mismos fueran foliados, labor que fue llevada a cabo por las funcionarias de la Secretaría del Concejo Municipal. 2.1.3 Cabe indicar que los expedientes correspondientes al período 2018, se revisaron con

base en los requisitos establecidos en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del cantón de Vázquez de Coronado, publicado en La Gaceta 106 del 2 de diciembre del 2015, en vista de que el Reglamento aprobado por el Concejo Municipal en octubre del 2017, fue publicado por segunda vez en La Gaceta 59 del 5 de

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abril del 2018 y corregido en La Gaceta 19 del 28 de enero del 2019. Los expedientes de la muestra seleccionada del período 2019, fueron revisados con base en este último reglamento.

2.1.4 El Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del cantón de Vázquez de Coronado, el cual aplica para el período 2018 establece en su artículo 9: “Sobre los requisitos para los eventuales beneficiarios que podrán ser aspirantes de una beca municipal los estudiantes que cumplan con los siguientes requisitos:

c. Pertenecer a una familia de escasos recursos económicos.

d. No ser beneficiario de otro subsidio girado por otra institución o grupo organizado. e. Encontrarse al día con el pago de los tributos municipales”.

2.1.5 Asimismo, el artículo 10 del citado Reglamento indica: “Sobre la documentación a requerir dentro de las solicitudes de asignación del beneficio que una vez realizadas las referencias, la oficina encargada del sistema de becas podrá requerir que el solicitante deba presentar los siguientes documentos:

a. Fotocopia de las calificaciones de los dos primeros trimestres. La nota final deberá presentarse, en caso de resultar beneficiado, en el mes de diciembre.

b. Copia de las cédulas, cédulas de menores, cédulas de residencia o carnés de la CCSS de todos los integrantes del núcleo familiar.

c. Orden patronal y constancia salarial de todas las personas asalariadas del núcleo familiar. d. En caso de no tener orden patronal y constancia salarial, o de no recibir ingresos hacer una carta

explicando cómo sufragan los gastos familiares.

e. En caso de alquilar casa, recibo de alquiler. Si la casa es propia con hipoteca, presentar recibo de pago del préstamo, y certificación de encontrarse al día con los impuestos municipales. En caso de casa propia, certificación de encontrarse al día con los impuestos municipales. Si la casa es prestada, presentar una carta de la persona que otorga tal beneficio.

f. Copia del último recibo de agua o luz, donde aparezca la dirección exacta.

g. Constancia del Juzgado de Pensiones Alimenticias en caso de recibirla, o en su defecto en caso de existir un obligado de un proceso alimentario dentro del núcleo familiar aportar constancia indicando el monto que cancela por mes.

h. Si el estudiante tiene adecuaciones curriculares, presentar copia de las adecuaciones aplicadas y una referencia de la psicopedagoga o docente encargada.

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i. Presentar la referencia socioeconómica del sistema educativo al que pertenece, donde haga constar que se le recomienda el otorgamiento de la beca. Tal documento debe adjuntarse en sobre sellado, y debe contener firma y sello.

j. En caso de que alguno de los miembros del grupo familiar reciba ingreso por concepto de pensiones (régimen no contributivo, orfandad, viudez, invalidez, jubilación de la CCSS, CNREE, IMAS, Magisterio Nacional entre otras), presentar constancia que indique el monto.

k. En caso de que algún miembro del núcleo familiar, presente una condición de salud crónica o severa, discapacidad, presentar dictamen médico.

l. En caso de que la estudiante se encuentre en período de embarazo, debe adjuntar fotocopia del control prenatal. En caso que el niño ya haya nacido presentar certificación de nacimiento. Si el solicitante es padre adolescente, presentar constancia del Departamento de Orientación que ejerce una paternidad responsable.

m. En caso de que el estudiante solicitante presente una situación de conflicto social dentro de su núcleo familiar (orfandad, drogadicción, alcoholismo, abandono, prostitución, violencia doméstica o intrafamiliar, privación de libertad, medidas de protección, abuso sexual) presentar una referencia o informe social que certifiquen dicha situación.

Asimismo el solicitante deberá firmar una autorización para ser visitados por funcionarios municipales, toma de fotografías, entrevistas, etc., a efectos de que sea analizada su solicitud, así como durante el transcurso de la recepción del beneficio, en caso de ser adjudicados”.

2.1.6 El Reglamento corregido y publicado en La Gaceta 19 del 28 de enero del 2019 y que rige para el período 2019, indica en el artículo 9 que podrán ser aspirantes de una beca municipal los estudiantes que cumplan con los siguientes requisitos:

a. Ser residente del cantón de Vázquez de Coronado.

b. Ser estudiante activo dentro de un sistema educativo formal público. c. Pertenecer a una familia de escasos recursos económicos.

d. No ser beneficiario de otro subsidio girado por otra institución o grupo organizado.

e. No tener relaciones en línea de consanguineidad o de afinidad hasta tercer grado inclusive, de los concejales de distrito, síndicos, regidores, propietarios y suplentes, el alcalde, los vicealcaldes, el tesorero, el auditor y el contador, o sus cónyuges o parientes.

2.1.7 El artículo 10 del citado reglamento manifiesta sobre la documentación a requerir dentro de las solicitudes de asignación del beneficio. Según el sistema de gestión de referencias

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señalado en el artículo 5 del presente Reglamento: “Una vez realizadas las referencias la Comisión de Asuntos Culturales, podrá requerir que el solicitante deba presentar los siguientes documentos:

a. Fotocopia de las calificaciones de los dos primeros trimestres.

b. La nota final deberá presentarse, en caso de resultar beneficiado, en el mes de diciembre.

c. Copia de las cédulas, cédulas de menores, o cédulas de residencia de todos los integrantes del núcleo familiar.

d. Orden patronal y/o constancia salarial de todas las personas asalariadas del núcleo familiar. e. En caso de no tener orden patronal y/o constancia salarial, o de no recibir ingresos hacer una

declaración jurada en la fórmula suministrada por la Municipalidad explicando la forma en que sufragan los gastos familiares.

f. En caso de alquilar casa, recibo de alquiler. Si la casa es propia con hipoteca, presentar recibo de pago del préstamo. Si la casa es prestada, presentar una carta de la persona que otorga tal beneficio.

g. Copia del último recibo de agua o luz, donde aparezca la dirección exacta, o en su defecto una carta señalando la

h. dirección.

i. Constancia del Juzgado de Pensiones Alimenticias en caso de recibirla, o en su defecto en caso de existir un obligado de un proceso alimentario dentro del núcleo familiar aportar constancia indicando el monto que cancela por mes.

j. En caso de que alguno de los miembros del grupo familiar reciba ingreso por concepto de pensiones (régimen no contributivo, orfandad, viudez, invalidez, jubilación de la CCSS, CNREE, IMAS, Magisterio Nacional entre otras), presentar constancia que indique el monto.

k. En caso de que la estudiante se encuentre en período de embarazo, debe adjuntar fotocopia del control prenatal. En caso de que el menor ya haya nacido presentar certificación de nacimiento. 2.1.8 Indica además el reglamento que el solicitante deberá firmar una autorización para ser

visitados por funcionarios municipales, toma de fotografías, entrevistas, etc., a efectos de que sea analizada su solicitud, así como durante el transcurso de la recepción del beneficio, en caso de ser adjudicados.

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2.1.9 El artículo 33 de la Ley general de la administración pública establece sobre la motivación del acto administrativo: “El motivo deberá ser legítimo y existir tal y como ha sido tomado en cuenta para dictar el acto.

Cuando no esté regulado deberá ser proporcionado al contenido y cuando esté regulado en forma imprecisa deberá ser razonablemente conforme con los conceptos indeterminados empleados por el ordenamiento”.

2.1.10 Según menciona la Fiscalía del Colegio de trabajadores sociales de Costa Rica, en consulta realizada por esta Auditoría, “Los estudios socioeconómicos que realizan los profesionales en trabajo social son fundamentados en metodologías técnico-científicas y con la coadyuvancia de destrezas, habilidades, actitudes, aptitudes y conocimientos para los cuales fue formado profesionalmente”.

2.1.11 El Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica en el oficio CTS-234-2014 dirigido al auditor general del Instituto mixto de ayuda social (IMAS) indica que “los agremiados a esta Institución tienen la formación (personal, humana y profesional) para la tabulación, valoración, y la competencia para verter un criterio profesional de las acciones, recomendaciones, diligencias, y gestiones por seguir en un caso determinado”.

2.1.12 Concluye el citado documento que los profesionales en educación con concentración en orientación educativa, desarrollo social, planificación económica y social, psicología, y sociología, ni otras carreras aparentemente afines no son competentes para efectuar las valoraciones de una “situación problema” desde un punto de vista integral, es decir que jurídicamente tienen impedimento, pues no están autorizados expresamente para ello. 2.1.13 Con respecto a la foliatura de los expedientes, la norma 5.5 de las Normas de Control

Interno para el Sector Público menciona que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.

2.1.14 Las debilidades de control anteriormente mencionadas se deben a que no se han acatado las disposiciones vigentes en el ordenamiento jurídico, esto aunado a la ausencia de

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procedimientos formalizados y divulgados en los que se establezcan los parámetros para verificar si los beneficiarios cumplen con los requisitos establecidos en el reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del cantón de Vázquez de Coronado, así como para la corroboración y seguimiento durante el año para verificar el cumplimiento de esos requisitos.

2.1.15 Estas situaciones observadas podrían generar que se entreguen becas a estudiantes que no pertenecen a familias de escasos recursos económicos como lo establece el reglamento, así como establecimiento de responsabilidades por no aplicación del ordenamiento jurídico.

2.2 Revisión de becas rechazadas

2.2.1 Según revisión efectuada a una muestra de 8 expedientes a los cuales se les denegó la beca por diferentes circunstancias durante el 2018, se observaron los siguientes casos:  El expediente de un estudiante de la Comunidad presenta un estudio técnico de la

trabajadora social de la Municipalidad en el cual recomienda no incluir dentro del programa de becas municipales, debido a que no se encontraron factores socioeconómicos que indiquen la necesidad de dicha ayuda. Sin embargo, en oficio CM-100-315-2018 el Concejo Municipal le comunica al alcalde municipal la aprobación de dicha beca sin existir la motivación de dicho acto.

 En el expediente de otro estudiante, la trabajadora social presenta un estudio técnico en el cual indica que se obvió información económica importante para determinar el nivel socioeconómico del núcleo familiar. Sin embargo, en la carátula del expediente aparece una nota que indica "aprobar". En otra etiqueta se anota comentario que indica que falta constancia salarial o declaración jurada. En expediente no se encontró evidencia de alguno de estos documentos, cabe mencionar que en oficio CM-100-315-18 del 24 de abril del 2018, se le comunica al alcalde la aprobación de la beca para este estudiante, sin la justificación del por qué se apartan del criterio de la profesional.

 Mediante oficio TS 242-148-18 la trabajadora social de esta Municipalidad recomendó una revisión de la beca de un estudiante al cual ya se le había otorgado el beneficio dado que, según indica en oficio anteriormente mencionado, se habían realizado algunas

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denuncias relacionadas con que la mamá contaba con otras fuentes de ingreso. Indica además, que la situación no era la misma al realizar la visita domiciliaria y el informe técnico. No obstante, en expediente no se encontró evidencia de que se haya eliminado la beca o la motivación del acto del porqué a pesar de la recomendación de la trabajadora social se le siguió cancelando.

2.2.2 El artículo 9 inciso c) del Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del cantón de Vázquez de Coronado establece que: “Podrán ser aspirantes de una beca municipal los estudiantes que cumplan

c. Pertenecer a una familia de escasos recursos económicos”.

2.2.3 Asimismo, el Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica en el oficio CTS-234-2014 remitido al auditor general del Instituto mixto de ayuda social (IMAS), indica que “Los agremiados a esta Institución tienen la formación (personal, humana y profesional) para la tabulación, valoración, y la competencia para verter un criterio profesional de las acciones, recomendaciones, diligencias, y gestiones por seguir en un caso determinado”.

2.2.4 Estas situaciones se han dado debido a la ausencia de la motivación de un acto que justifique la asignación de un beneficio contrario a lo recomendado por el profesional competente, así como la ausencia de un procedimiento del programa de becas que considere parámetros para documentar el acto que sustenta la decisión de otorgar o no el beneficio de la beca.

2.2.5 La reiteración de situaciones como las anteriormente mencionadas podrían generar pagos indebidos de becas a estudiantes que no califican para obtener el beneficio, por no tomar en cuenta el criterio técnico del profesional competente ni motivar el acto de su separación del criterio, quedando sin optar por este beneficio otros estudiantes que pertenecen a una familia de escasos recursos económicos y que necesitan de esa ayuda.

2.3 Debilidades en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales

2.3.1 El reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del Cantón, a pesar de que ha sido modificado en algunas ocasiones, presenta ciertas debilidades las

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cuales si no son corregidas podrían generar errores en el proceso de otorgamiento de estas, entre las que se citan las siguientes:

 Ausencia de definición de algunos términos importantes dentro del proceso de becas, por ejemplo, recomendaciones, referencias, informe técnico, Comisión de Cultura, profesional en trabajo social.

 No se encuentra definido el monto por otorgar a los beneficiarios de la beca, ni la cantidad de meses que se brindará el beneficio.

 Las funciones que llevará la Comisión de Cultura en el proceso de otorgamiento de becas no se encuentra claramente definidas, así como las que deberá desarrollar la profesional de trabajo social en la gestión de becas.

 No existe una segregación de funciones en la cual quede claramente definido quién recibe los formularios, revisa la información, verifica que cumple con los requisitos, remita la documentación y por último quien aprueba la beca. Es importante aclarar que algunas de estas funciones son propias de la Administración, por lo que no deben ser ejecutadas por la Comisión de Cultura por tratarse de funciones meramente administrativas y, según lo indica la norma 2.5.3 de las Normas de control interno para el sector público, el jerarca debe asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos y que además las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de un proceso estén distribuidas entre las unidades de la institución, asegurando de esta forma que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de las labores.

 El reglamento actual no indica el mecanismo que se llevará a cabo para determinar la cantidad de becas que se van a otorgar. Según se menciona en el artículo 4, el monto total asignado al sistema de becas será definido por el Concejo Municipal durante el correspondiente proceso presupuestario, sin que el rubro pueda superar el 2% del presupuesto total ordinario, no obstante, no queda claro si el monto establecido en el presupuesto será el total de ese porcentaje.

 En el artículo 9, inciso c del citado reglamento se indica que uno de los requisitos para los eventuales beneficiarios es pertenecer a una familia de escasos recursos económicos, sin embargo, no se define cuál será el mecanismo por medio del cual se determinará esta condición del núcleo familiar de los solicitantes, es decir , no está establecida cuál será la motivación del acto que defina el criterio por el cual se va a otorgar el beneficio; así por ejemplo, esta motivación podría ser un estudio

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técnico, un indicador, una metodología específica que justifique cuál va a ser el parámetro de medición que determine a cuáles estudiantes se les otorgará el beneficio y a cuáles no.

 Definición de la motivación del acto que lleve al Concejo Municipal a apartarse de la recomendación de la profesional en trabajo social, cuando ésta sea opuesta al criterio de este Órgano Colegiado.

 No se han definido las funciones de la oficina encargada del sistema de becas, ni en quién recae esta responsabilidad.

 El reglamento no establece a quién corresponde la elaboración, manejo, administración y custodia de los expedientes de cada uno de los solicitantes del beneficio.

 Existe falta de claridad en la redacción de algunos artículos del citado reglamento; por ejemplo, el artículo 5 “Recepción de recomendaciones” hace referencia a que el Concejo Municipal recibirá recomendaciones sobre eventuales beneficiarios del sistema de becas por parte de cada uno de los Concejos de Distrito del Cantón y de la Comisión de Asuntos Culturales, no obstante no queda claro si estas recomendaciones se realizarán directamente de los Concejos de Distrito y de la Comisión de Cultura al Concejo o si existe otro canal de comunicación entre éstos y el Concejo. Por otro lado, no se define específicamente quiénes serán los encargados de recomendar a los candidatos para el otorgamiento de las becas.

2.3.2 Con referencia a la motivación de los actos administrativos, el artículo 133 de la Ley general de administración pública manifiesta que: “El motivo deberá ser legítimo y existir tal y como ha sido tomado en cuenta para dictar el acto.

2. Cuando no esté regulado deberá ser proporcionado al contenido y cuando esté regulado en forma imprecisa deberá ser razonablemente conforme con los conceptos indeterminados empleados por el ordenamiento”.

2.3.3 Asimismo, la norma 4.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establece que: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes.

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Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas”.

2.3.4 La ausencia de normativa que permita llevar a cabo un proceso de otorgamiento de becas ágil y transparente se debe a que no se han considerado estas variables en las actualización del citado reglamento.

2.3.5 Esta falta de regulación podría generar que se otorguen becas a estudiantes que no lo necesitan por no contar con normativa que regule todas las variables necesarias, para llevar a cabo un proceso objetivo y transparente en la asignación de becas.

2.4 Riesgos asociados con el proceso de otorgamiento de becas en el Cantón.

2.4.1 No se han incorporado en el Sistema de evaluación y valoración de riesgos (SEVRI) institucional los riesgos asociados a la aprobación de becas en el Cantón.

2.4.2 Según manifiesta el contralor interno en oficio CI 208-022-2019, el riesgo de becas no ha sido determinado, este era un proceso a cargo de la trabajadora social y ahora depende directamente de la vicealcaldesa.

2.4.3 El artículo 14 de la Ley General de Control Interno establece que: “Serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a. Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.

b. Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos”.

2.4.4 Lo anterior se debe a que no se ha considerado para la identificación de riesgos, el proceso de becas, lo que podría originar que no se cumplan los objetivos institucionales por no contar con riesgos identificados en el proceso que disminuyan la probabilidad de errores o irregularidades y que éstos se materialicen.

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2.5 Ejecución del presupuesto destinado a la asignación de becas

2.5.1 De conformidad con los saldos de la cuenta presupuestaria de becas para los períodos en estudio, esta Auditoría Interna determinó que hubo una subejecución de ¢9.942.442 en el 2018 y ¢13.744.739 en el 2019.

2.5.2 En el 2018 el Concejo Municipal, mediante acuerdo 2018-129-22, determinó que el dinero sobrante de becas al finalizar el período se destinara a la compra de útiles escolares para ser distribuidos en el 2019 a familias con necesidad y del saldo de ¢9.942.442 se utilizaron ¢8.015.500 para realizar dicha compra, por tanto al cierre del período el sistema de presupuesto reflejó un saldo sin ejecutar de esta cuenta por ¢1.933.942.

2.5.3 Indica el Concejo Municipal en oficio CM-100-451-19, que los saldos se pueden dar por renuncias de algunos beneficiarios o por estudiantes que se encuentran becados por otras instituciones, perdiendo el beneficio de la Municipalidad. También podrían perder el derecho a la beca los estudiantes que emigran a otro Cantón. Manifiesta además que los beneficiarios de los paquetes de útiles escolares fueron seleccionados en coordinación con la supervisión del Circuito Educativo 06.

2.5.4 En el 2019 no se llevó a cabo esta gestión, por lo que el monto no ejecutado fue trasladado en la liquidación presupuestaria de dicho período al superávit libre de la Municipalidad.

2.5.5 Según manifiesta la presidenta de la Comisión de Cultura, durante el proceso de evaluación y aprobación de becas, se entregan aproximadamente 120 formularios a cada representante de los Concejos de Distrito para ser distribuidos entre los ciudadanos del Cantón, lo cual representa un total de 600 formularios. Además, se entregan determinada cantidad para los funcionarios municipales, sin embargo, no todos los formularios entregados los devuelven los interesados, esto aunado a que el 100% de los solicitantes no son aprobados porque no todos cumplen con los requisitos establecidos en el reglamento.

2.5.6 Esta práctica realizada por la Comisión de Cultura no es conveniente, dado que podría generar que, en el caso de que el 100% de los formularios entregados se recibieran con los documentos solicitados y todos calificaran para otorgarles la beca, la Administración podría no contar con los recursos económicos suficientes para cumplir con la obligación.

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Por otro lado, si la cantidad de formularios que se reciben y son aprobados por el Concejo Municipal es menor y la totalidad del pago anual de estas becas representa un monto menor a lo presupuestado para cumplir con esta obligación, se estaría dando una subejecución presupuestaria, por lo que se considera que se debe llevar a cabo una valoración de la cantidad de becas que está en capacidad la Municipalidad para otorgar, tomando en cuenta los recursos con los que cuenta, y presupuestar la cantidad de dinero necesaria, de acuerdo con el número de becas que se pretenda otorgar.

2.5.7 De acuerdo con el anexo 2, esta Auditoría llevó a cabo un recálculo del monto estimado por la Unidad financiera para el otorgamiento del beneficio en el 2018 y 2019, y la cantidad de becas que, de acuerdo con dicho cálculo, era posible aprobar. Cabe mencionar que, conforme a la información suministrada por los síndicos y la presidenta del Concejo Municipal, no concuerda el número de formularios entregados con la cantidad de becas que se podían otorgar.

2.5.8 En la comunicación de resultados del presente informe, el alcalde municipal manifestó que, si bien es cierto, el ideal no es que se refleje superávit en una cuenta, es más razonable que quede un sobrante en la misma, lo cual indicaría que la Administración contó con los recursos para hacer frente al compromiso durante el año, tomando en cuenta que este cálculo se lleva a cabo con base en montos presupuestados y que, obviamente, no obedecen a la realidad de la recaudación, dado que el comportamiento habitual es que los datos reales sean menores a los presupuestados.

2.5.9 Sin embargo en análisis efectuado por esta Auditoría a las cifras del ingreso real que refleja el Informe de Ejecución Presupuestaria del último cuatrimestre de los períodos en estudio, con el fin de establecer cuál sería la capacidad de la Municipalidad para cubrir el pago de becas en ambos períodos, no con lo presupuestado sino con lo ingresado, el resultado que se obtuvo es que para el 2018 el Municipio hubiera tenido la capacidad de cubrir el pago de 404 becas y en el 2019 el número de becas que hubiera logrado cancelar con los ingresos recaudados, sería de 489 lo que significa que, en ambos períodos se repartieron una cantidad mayor de formularios a los que se podían pagar. Sin embargo en la cuenta de becas para terceras personas hay una subejecución bastante considerable.

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2.5.10 El artículo 4 del Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del Cantón de Vázquez de Coronado establece que: “El monto total asignado al sistema de becas de la Municipalidad será definido anualmente por el Concejo Municipal durante el correspondiente proceso presupuestario, sin que el rubro pueda superar el 2% del presupuesto ordinario. De la misma forma el número de beneficiarios del sistema será determinado anualmente por el Concejo Municipal, al momento de la determinación del monto asignado al sistema”. 2.5.11 Asimismo, el apartado 2.2.3 de las Normas técnicas sobre presupuesto público establece

dentro de los principios presupuestarios el principio de sostenibilidad, el cual indica: “Se deben establecer las medidas que aseguren el financiamiento durante todo el periodo de desarrollo de los proyectos y gastos que tienen un horizonte de ejecución que rebasa el ejercicio económico. Así, todas las fases del proceso presupuestario deben ejecutarse dentro de un marco que considere la sostenibilidad financiera en el tiempo de las operaciones de la institución”.

2.5.12 La situación anteriormente mencionada se debe a que no se ha establecido a nivel de reglamento los lineamientos que utilizará el Concejo Municipal para determinar la cantidad de becas que podrá atender en un año de acuerdo a los recursos destinados conforme al presupuesto ordinario y, por consiguiente, el monto del presupuesto que se destinará para este fin, así como la ausencia de procedimientos para establecer los parámetros o criterios para llevar a cabo la distribución respectiva y cómo se va a efectuar.

2.5.13 Esta carencia de lineamientos para determinar la cantidad de becas que se van a otorgar en un período y, por consiguiente, el monto requerido para cumplir con la obligación, podría generar que el presupuesto definido no sea suficiente para cubrir el pago total de becas asignadas, o por el contrario, que se dé una subejecución del presupuesto al destinar una cantidad mayor de recursos económicos a la partida de becas.

3 CONCLUSIONES

3.1.1 De conformidad con la revisión efectuada por esta Auditoría Interna al proceso de asignación y aprobación de becas para el período 2018 y 2019, se observa la carencia de controles los cuales son necesarios para garantizar que la ejecución de estos recursos se lleva a cabo de manera transparente y en estricto apego a la normativa vigente.

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3.1.2 El Concejo Municipal emitió en el 2017 un reglamento para el otorgamiento de becas, publicado por segunda vez en el 2018 y rectificado en el 2019, en el cual se establece como uno de los criterios fundamentales para la aprobación de este beneficio, “Pertenecer a una familia de escasos recursos económicos”.

3.1.3 Esto implica que para cumplir con este requisito se deberá contar con una motivación del acto que justifique el otorgamiento de este beneficio a los estudiantes del Cantón, y con ello documentar la necesidad de la condición de escasos recursos económicos que establece el reglamento, condición que no queda justificada en los expedientes de las becas otorgadas, conforme lo indica la normativa vigente.

3.1.4 Asimismo, es necesario establecer controles que garanticen a la Administración y a la ciudadanía en general, total transparencia en el proceso de aprobación y asignación de becas, de conformidad con la normativa establecida para tal fin.

4 RECOMENDACIONES

4.1 Al Concejo Municipal

4.1.1 Tomar las acciones necesarias con el fin de apegarse a lo establecido en el ordenamiento jurídico en el otorgamiento de becas. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de mayo del 2020 en el que se consignen las acciones que se van a implementar para la adecuada aplicación del ordenamiento jurídico, así como sus plazos y responsables. (Ver párrafos del 2.1.1 al 2.1.15)

4.1.2 Llevar a cabo la motivación del acto debidamente documentada y justificada técnicamente, de todas las becas aprobadas o improbadas por el Concejo Municipal. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de mayo del 2020 que indique qué acciones van a llevar a cabo para motivar el acto del acuerdo de aprobación o improbación de la beca en cuestión. (Ver párrafos del 2.2.1 al 2.2.5)

4.1.3 Establecer en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del Cantón de Vázquez de Coronado todas las variables consideradas en el apartado 2.3

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de este informe, y los ajustes que remita a consideración y aprobación el alcalde en referencia al punto 4.2.1 de este informe, con el fin de garantizar que el proceso se lleva a cabo de manera objetiva, transparente, ágil y de conformidad con la normativa vigente. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio haciendo constar el número del Diario Oficial La Gaceta en la cual se publicó el reglamento con los ajustes correspondientes, a más tardar el 30 de noviembre del 2020. (Ver párrafos del 2.3.1 al 2.3.5)

4.1.4 Definir en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del Cantón de Vázquez de Coronado, el mecanismo que se llevará a cabo para la adecuada distribución de las becas y asignación del monto presupuestado, de conformidad con lo que indica el citado reglamento (2% del presupuesto ordinario). La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de mayo del 2020, que indiquen las acciones que se llevarán a cabo para implementar esta definición. (Ver párrafos del 2.5.1 al 2.5.13) 4.2 Al alcalde municipal

4.2.1 Ajustar, divulgar e implementar el reglamento, las políticas y/o procedimientos de control en lo que corresponda, a fin de que la gestión del programa de becas a estudiantes de escasos recursos económicos considere, al menos los siguientes elementos:

a) Designación de los funcionarios responsables de los procedimientos de control establecidos. b) Mecanismos o criterios para estimar el monto y suficiencia de las becas a otorgar, así como el total de formularios a entregar y becas a asignar.

c) Actividades para la revisión de los requisitos establecidos en el Reglamento para el otorgamiento de becas municipales a estudiantes del Cantón de Vázquez de Coronado.

d) Parámetros para realizar visitas de corroboración de requisitos a las familias de los estudiantes beneficiarios.

e) Criterios para la entrega de los formularios de beca por parte de los concejos de distrito. f) Mecanismos de determinación y justificación técnica que compruebe que el beneficiario pertenece a una familia de escasos recursos económicos.

g) Parámetros para documentar el acto que sustenta la decisión de otorgar o no el beneficio. En relación con los ajustes al reglamento, para dar por acreditada esta recomendación, la Alcaldía Municipal deberá remitir a esta Auditoría a más tardar el 31 de agosto del 2020, un oficio haciendo constar la remisión al Concejo Municipal de la propuesta de estos ajustes y al 30 de

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noviembre del 2020 un oficio haciendo constar el número del Diario Oficial La Gaceta en la cual se publicó el reglamento con los ajustes correspondientes. Con respecto a las políticas y/o procedimientos de control, deberá remitirse al 31 de agosto del 2020 un oficio haciendo constar la realización de las políticas y/o procedimientos y su divulgación a los funcionarios correspondientes. (Ver párrafos del 2.1.1 al 2.1.15, 2.2.1 al 2.2.5 y 2.5.1 al 2.5.13).

4.3 Al contralor interno

4.3.1 Coordinar con la Comisión de Cultura y la oficina encargada de becas la identificación de los riesgos asociados al proceso de aprobación de becas en el Cantón, así como la elaboración de un expediente en el que se definan las acciones necesarias para administrar dichos riesgos. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de abril del 2020, en el que se consigne que ya fueron identificados y documentados los riesgos asociados a este proceso. (Ver párrafos del 2.4.1 al 2.4.4).

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ANÁLISIS DE LA RELACIÓN INGRESO-GASTO DE LOS RUBROS REPORTADOS POR LOS SOLICITANTES EN EL FORMULARIO DE BECA PERÍODO 2018-2019

Gastos considerados en formulario de becas Formulari

o de beca

Alquiler Alimenta ción

Préstamo Impuestos Agua Electri

cidad Teléfono Internet TV-cable Otros Suma de gastos (a) Gastos s/formulario (b) Ingreso reportado Diferencia (C) 502 0 180.000 0 0 0 16.500 18.000 19.000 0 0 233.500 344.209 344.209 110.709 498 0 60.000 0 0 9.500 24.000 2.000 3.800 0 0 99.300 102.300 102.300 3.000 509 175.000 30.000 0 0 3.500 13.000 0 0 0 0 221.500 221.500 230.000 8.500 89 160.000 100.000 0 0 0 15.000 14.000 0 0 0 289.000 289.000 400.000 111.000 78 180.000 70.000 100.000 0 10.000 29.000 35.000 10.000 0 0 434.000 434.000 380.000 -54.000 410 100.000 50.000 0 0 5.000 10.000 10.000 0 20.000 0 195.000 195.000 250.000 55.000 540 0 160.000 0 0 5.000 13.955 0 0 0 0 178.955 80.000 -98.955 259 110.000 90.000 0 0 7.500 17.000 0 0 0 0 224.500 260.000 260.000 35.500 598 130.000 60.000 0 0 8.665 11.000 11.000 0 5.000 0 225.665 231.000 5.335 491 0 35.000 0 0 0 20.000 10.000 0 0 0 65.000 57.000 57.000 -8.000 354 175.000 50.000 50.000 0 5.000 10.000 0 17.000 0 60.000 367.000 367.000 410.000 43.000 002 0 80.000 0 35.000 25.000 35.000 0 0 0 0 175.000 175.000 230.000 55.000 371 0 300.000 120.000 15.000 18.000 35.825 15.000 7.000 22.000 161.290 694.115 694.115 631.696 -62.419 444 170.000 120.000 0 0 5.000 15.000 0 16.000 0 8.500 334.500 334.500 325.000 -9.500 138 0 200.000 0 0 7.000 25.000 25.000 10.000 10.000 23.000 300.000 300.000 300.000 0 19 0 80.000 0 20.000 8.000 20.000 0 0 0 27.500 155.500 155.500 70.000 -85.500 19 0 170.000 117.000 0 20.000 35.000 20.000 10.000 23.000 0 395.000 395.000 392.963 -2.037 39 0 100.000 0 19.000 15.000 25.000 0 18.000 21.000 0 198.000 198.000 320.000 122.000

(a) Corresponde a la sumatoria de los gastos reportados por el núcleo familiar en el formulario de becas. Cálculo efectuado por Auditoría Interna. (b) Total de gastos reportado por familiares del estudiante en el formulario de becas.

(c) Diferencia entre la sumatoria efectuada por esta Auditoría Interna de los gastos reportados y los ingresos percibidos por el núcleo familiar, según consta en formulario de becas. Como se puede observar algunos casos presentan diferencias mínimas en el cálculo aritmético, pero en otros las diferencias son bastante significativas.

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Teléfono: 2216-0718 Fax: 2229-4578 AUDITORÍA INTERNA Correo: [email protected] Página 21 de 21 ANEXO 2

MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO Cálculo del monto presupuestado para becas

Período 2018-2019

2018 2019

Cuentas de presupuesto Monto

presupuestado

Ingresos reales Monto

presupuestado

Ingresos reales

Ingresos corrientes (4.1) 3.314.745.030,09 3.269.891.426,93 3.698.420.498,43 3.475.146.035,50

(-)Patentes de licores nueva ley ( 4.1.1.3.3.01.02.2) (a) 27.682.913,80 46.273.803,60 33.010.881,34 51.288.183,60

(-)Transferencias corrientes (4.1.4) (b) 58.105.392,12 56.559.429,70 61.516.218,82 61.641.075,90

(+)Aporte IFAM impuesto al ruedo (4.2.4.1.3.1) (b) 2.499.615,02 3.021.590,20 4.593.574,71 101.217,70

Total ingresos ordinarios 3.231.456.339,19 3.170.079.783,83 3.608.486.972,98 3.362.317.993,70

2% del presupuesto ordinario 64.629.126,78 63.401.595,68 72.169.739,46 67.246.359,87

Monto presupuesto p/becas (5.2.09.6.02.02) 65.484.942,90 55.535.500,00 72.169.739,50 58.425.000,00

Diferencia (A) -855.816,12 -0,04

Monto promedio mensual del presupuesto (C) (C) 5.953.176,63 5.048.681,82 6.560.885,41 6.113.305,44

Cantidad aproximada de becas que se pueden otorgar según presupuesto mensual (D)

(d) 476 404 525 489

(A) La diferencia entre el cálculo realizado por esta Auditoría y el monto presupuestado en el presupuesto ordinario

del 2018, debe a que, por un error involuntario, no consideró lo siguiente:

(a) La deducción del monto correspondiente a patentes de licores (27,682,913,8)

(b) Por error se dedujo del monto total de ingresos la partida denominada Transferencias corrientes de órganos descentrados por un monto de ¢42.997.500, en vez de considerar el monto total de la cuenta "transferencias corrientes".

(C) Cálculo estimado por Auditoría Interna correspondiente al monto presupuestado dividido entre el número de meses que se otorga el beneficio (11 meses).

(D) Cálculo estimado por Auditoría Interna correspondiente al monto promedio mensual presupuestado ( C ) dividido entre el monto otorgado a cada beneficiario (¢12.500).

__________________ ________________ Auditora Interna Auditora asistente

SEIDY LILLIANA CHAVARRIA PEÑARANDA (FIRMA)

Firmado digitalmente por IVONNE GEORGINA CAMPOS ROMERO (FIRMA)