La evolución de los archivos de las universidades
españolas: 1994-2011
Yolanda Cagigas Ocejo
Encuestas de situación de los archivos universitarios,
años 1999, 2001, 2003, 2005, 2008, 2010:
http://cau.crue.org/Quehacemos/encuestas/
Fuentes
Universidades con Archivo
Organización de los archivos: categoría, dependencia, normativa
Recursos humanos e infraestructura: plantilla, presupuesto, instalaciones
Tratamiento de la documentación
Servicios
Fondos documentales
Gestión y tratamiento documental
Documentos electrónicos
Informatización
Desde la constitución de la CAU (1994-2010) se han
creado 29 nuevos archivos universitarios.
En ese tiempo se han creado 34 nuevas universidades
En 1994 el 42% de las universidades no tenía archivo
En la actualidad, el 29% de las universidad no tienen archivo
0 10 20 30 40 50 60 70 80 1994 1997 1999 2001 2003 2006 2008 2010
Universidades y Archivos universitarios
Universidades Univ. con archivo
En 2003, el 29% de los archivos universitarios tenían categoría de
Servicio. En 2010, lo tienen el 57%
Los archivos han mejorado su posición en la estructura administrativa:
favoreciendo su capacidad de iniciativa y actuación
mostrando un mayor reconocimiento institucional
En las universidades ha sido una tendencia creciente que el
Archivo dependa del Secretario/a General
En la actualidad
dependencia orgánica
del Secretario/a
General: 68%
dependencia funcional
del Secretario/a General
: 60%
La dependencia de Biblioteca ha experimentado un espectacular
retroceso hasta quedarse en algo exiguo
50 27,8 35,42 12,5 56,1 14,63 68,29 7,32 70 12,5 68,5 3 0 10 20 30 40 50 60 70 1999 2001 2003 2006 2008 2010
Porcentaje dependencia orgánica de los archivos
Secretario General Biblioteca
Gerencia Otros
41,67 33,33 37,5 27,08 56,1 14,63 53,66 21,95 57,5 20 60 17 0 10 20 30 40 50 60 1999 2001 2003 2006 2008 2010
Porcentaje dependencia funcional de los archivos
Secretario General Biblioteca
Gerencia Otros
25 56,25 63,41 21,95 68,29 29,27 67,5 32,5 83 17 0 20 40 60 80 100 2001 2003 2006 2008 2010
Presencia del Archivo en los Estatutos
Sí No NC
Ha sido muy notable la creciente presencia de los archivos en los estatutos
de las universidades: ha pasado del 25% (en 2001) al 83% (en 2010)
En la actualidad, el 80% de los archivos cuentan con algún tipo de
regulación del sistema archivístico, cuya fórmula habitual es la del
reglamento.
2010: media de 4,6 personas x archivo (3,3 en 2008)
Las necesidades de personal son muy distintas según
tamaño e historia de la Universidad, funciones y
proyectos
el 51,4% de los archivos que contestan la encuesta en
2010 tienen una plantilla entre 1 y 3 personas:
un buen número de archivos sigue careciendo de
la plantilla mínima necesaria
0 10 20 30 40 50
Año 2001 Año 2003 Año 2006 Año 2008 Año 2010
Recursos Humanos por Grupos: Evolución 2001 a 2008
Grupo A1/I Grupo A2/II Grupo C1/III Grupo C2/IV Grupo E/V
Se mantiene tendencia
de predominio del Grupo A2 (plantillas de funcionarios)
y del Grupo III (plantillas de laborales)
6 27 5 34 8 29 12 28 15 25 17 18
0
5
10
15
20
25
30
35
1999
2001
2003
2006
2008
2010
Archivos con presupuesto propio
Sí No
Creciente tendencia de archivos con presupuesto propio
Pero aún sólo el 48,5% lo tienen (en 2010)
Número de depósitos
2,7
Metros cuadrados de depósito
580,7
Metros cuadrados de servicios técnicos
72,7
Metros cuadrados de sala de consulta
31,2
Las dimensiones de instalaciones son muy dispares
se aportan los valores medios en 2010
Servicio
para las consultas y préstamos: incremento del correo electrónico;
disminución del correo postal (11%), surgimiento de los sistemas de
gestión documental
28,1929,09 17,27 25,45 30,3 25,25 17,17 27,27 28,7 25,7 14,9 30,7 30,4 25,7 11,4 32,3 26 23 11 29 5 2 5 10 15 20 25 30 35Evolucion medios de consulta y préstamos (%) Consulta directa Teléfono
Correo postal Correo electrónico
Sistema de gestión documental Otros
5 10 15 20 25 30 35 Personal Docente
Personal Administración (PAS) Estudiantes
Investigadores Otros
Servicio
El personal de administración y servicios (PAS), que consulta documentación
activa y semiactiva, es el usuario más habitual (en 2010: 34%).
En segundo lugar, los investigadores que consultan documentación
histórica (en 2010: 22%).
La mayoría de los archivos realizó en 2010 entre 1 y 5 actividades de
formación.
Se dirigen mayoritariamente al personal de administración y servicios
70% 74,36% 70% 74% 67% 68% 69% 70% 71% 72% 73% 74% 75%
Evolución del número de archivos con actividades de formación (%)
Servicio
En 2010 más del 70% de los archivos realizaron
actividades de difusión, en contraste con el
decrecimiento de los años anteriores.
60% 48,70% 43% 74% 0% 20% 40% 60% 80% 2003 2006 2008 2010
Tendencia positiva: la gestión integral de la documentación universitaria.
22
25
22
26
28
Tipo de documentación sobre la que interviene el Archivo
Toda la documentación Doc. Activa
Doc. Activa/Semiactiva Doc. Semiactiva/Inactiva Sin tratar o sin contestar
100%
91,00%
49%
3%
Admva Histórica Don/Leg Otros
Naturaleza de los fondos en los archivos universitarios (%)
0 5 10 15 20 1
evolución documento electrónico
Año 2001 Año 2003 Año 2006 Año 2008 Año 2010
Fondos documentales
cada vez será más frecuente que las universidades oferten un mayor número
de procedimientos total o parcialmente electrónicos
El 80% cuenta con cuadro de clasificación funcional
22 8 24 5 5 10 15 20 25Evolución de los tipos de cuadro de clasificación
Funcional
Orgánico-funcional Orgánico
Otros
Gestión y tratamiento documental: descripción
0 5 10 15 20 25 30 2008 2010Evolución de los instrumentos de descripción
Registro de transferencia Guía
Inventario Catálogo
9 22 21 10 0 5 10 15 20 25 2008 2010
Evolución de las normas internacionales de descripción
Sí totalmente Sí parcialmente No
Gestión y tratamiento documental: descripción
60% de los archivos usan normas internacionales de descripción para toda su
documentación
Comisión de
valoración
2003 2006 2008 2010
SI
18
24
24
24
crecimiento positivo
de los archivos
que realizan valoración
20 1928 11 0 5 10 15 20 25 30 2008 2010
Evolución de los archivos con calendarios de conservación
Sí No
No 34% 2010 SI 56% NO 44% 2008
Administración electrónica
Evolución positiva (aunque insuficiente) de la participación de los
archivos en las comisiones de Administración Electrónica, 2008: 56%;
2010: 66%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 67% 61% 56% 89% 17%
Funciones de los archivos en la Administración Electrónica
Configurar gestor doc. Configurar Archivo elec. Formación personal Definir metadatos Otros
Administración electrónica
3 5 Sin datos 11 15 NO 21 20 SI 2010 2008 Firma electrónica
Administración electrónica
4 7 Sin datos 21 21 NO 10 12 SI 2010 2008 Registro electrónicoEn 2010: 21 universidades tienen firma electrónica y 10
registro electrónico
Plataforma de Administración Electrónica (%) 11% 43,00% 46% SiNo NS/NC
Administración electrónica
Aplicaciones disponibles en la Plataforma de Administración Electrónica 27% 59% 14% Gestor documental Archivo electrónico Otros
En 2010: el 43% dispone de plataforma de AE
De los que disponen de plataforma, el 59%
tiene gestor documental y el 14% archivo
electrónico
Informatización
89%
11%
SI
NO
0 5 10 15 20 25
Niveles de información de los archivos universitarios
2010
Captura/creación C. Clasificación C. Seguridad Índices catálogo Descripción u. doc. Recuperación Transferencias Calendarios Consultas/Préstamos Gestión depósitos Gestión usuarios OtrosInformatización
Informatización
El 74% de los archivos realiza digitalización de documentos.
La mayoría la llevan a cabo como complemento del documento
original en papel, como parte de un programa de gestión de
documentos o para difundir sus fondos documentales
74%
26%
SI
NO
62% 43% 14% 24% 10% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Sistemas de almacenamiento 2010 Servidores Soportes portables Almacenamiento externo Repositorios Otros
Informatización
El sistema de almacenamiento de documentos electrónicos de conservación
permanente más generalizado son los Servidores
54%
20%
12%
14%
SI NO No estudiado NS/NCsolo un 54% dispone de un plan de protección de documentos esenciales.
En 2010, el 43% de los archivos externaliza alguna actividad. Las más habituales
son: digitalización, reprografía y restauración. Hay una tendencia de reducción del
resto de servicios externos.
Externalización
Tipo de asistencia externa 2003 2006 2008 2010
Reprografía 4 6 2 4 Digitalización 3 8 8 6 Tratamiento documental 0 1 1 3 Vigilancia 0 2 5 2 Organización exposiciones 0 1 1 0 Visitas escolares 0 1 0 0 Restauración 1 2 3 4
Gestión salas de consulta 0 1 0 0
Depósito de documentación
3 2 2 1
