Cargo y objeto de convocatoria. Fecha de publicación. 30 de Noviembre

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Contratación de la Auditoría Externa para el Programa de Niños y Niñas

en situación de vulnerabilidad 2011 y los Proyectos financiados por la

Cruz Roja Noruega.

Cargo y objeto de

convocatoria Realizar la Auditoría Externa del Programa de Reducción de Vulnerabilidad de Niños y Niñas en Colombia y los Proyectos de Delegados de Juventud y Voceros financiados por la Cruz Roja Noruega.

Fecha de publicación 30 de Noviembre 2011 Email para recepción de propuestas [email protected]; [email protected]

Fecha de cierre 11 de Diciembre de 2011

Duración de

contrato 31 días calendario Firma del

Contrato 16 de Enero del 2012 Inicio del contrato 10 de Febrero del 2012

Fin de contrato 12 de Marzo del 2012

Lugar de trabajo Cruz Roja Colombiana

Tipo de

contratación Por prestación de servicios. Valor de la

propuesta Por definir

ÍNDICE

1. Introducción

2. Objeto de la Contratación 3. Responsabilidad de las partes

4. Consideraciones generales sobre el trabajo 5. Requisitos

6. Contenido de las ofertas 7. Presentación de las ofertas 8. Criterios de la calificación 9. Duración de la consultoría 10. Cronograma

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Dentro del Acuerdo de Cooperación firmado entre la Cruz Roja Colombiana y la Cruz Roja Noruega, dentro del numeral 10. Auditorías Externas, la Cruz Roja Colombiana se compromete a:

1. La CRC debe asegurar que las cuentas de cada programa/proyecto sean auditadas por

un auditor independiente local con acreditación internacional de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría. Previamente, el auditor de la CRN enviará los lineamientos para que se realice la auditoria. En relación a los fondos del Gobierno Noruego, el auditor general se reserva el derecho de revisar los papeles de trabajo del auditor local. En cualquier momento la CRN, el auditor y el donante tienen el derecho de revisar las cuentas y sistemas administrativos de la CRC.

2. La CRC debe hacer llegar a la CRN los reportes de auditoría anuales con la carta de

gerencia entregada por parte de los Auditores de la CRC.

3. El reporte y la opinión de auditoría deben incluir aquellos comentarios que los auditores

consideren apropiados. Los proyectos financiados por la CRN deben ser auditados anualmente según las instrucciones del auditor de la CRN (ver anexo).

2. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Realizar la Auditoría Externa del Programa de Reducción de Vulnerabilidad de Niños y Niñas en Colombia y los Proyectos de Delegados de Juventud y Voceros financiados por la Cruz Roja Noruega. Con miras a emitir su opinión, el auditor deberá asegurarse que los objetivos aquí planteados han sido respetados, examinar los estados financieros exclusivos del proyecto (programa) evaluando el buen manejo financiero y administrativo de los recursos de los proyectos en mención.

Nota: Para auditorias consolidadas, la opinión debe indicar claramente que los fondos de la CRN están tomados en cuenta en el alcance de la auditoria. La CRN debe tener acceso a la carta de gerencia dada por los auditores de la CRC.

Programa de Reducción de Vulnerabilidad de Niños y Niñas en Colombia. Conformado por los siguientes proyectos:

1. Prevención y Reducción de la Vulnerabilidad de Niños/as y Jóvenes en Situación de Calle y Alto Riesgo (PANICA) las ciudades de Bogotá, Santiago de Cali, Cartagena, Santa Marta. (PR. 3.81).

·

A. Objetivo Específico:

 Fortalecido el crecimiento personal y su entorno familiar de las NNJ en situación de calle o en comunidades de alto riesgo generando alternativas de vidas positiva.

B. Resultados Esperados:

 Mejorada la salud NNJ en situación de calle o alto riesgo en las comunidades.

 Mejorada las habilidades sociales de los NNJ en situación de calle o alto riesgo en las comunidades.

 Mejorado el rendimiento escolar de los NNJ en situación de calle o alto riesgo en las comunidades.

 Disminuidos los principales factores de violencia intrafamiliar identificados en el núcleo familiar en la intervención con lo NNJ.

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2. Protección y apoyo de Niños/as en situación de Desplazamiento en las ciudades de Medellín y Sincelejo. (PR.3.82).

 Desarrolladas estrategias de inclusión que a permitido a los niños, niñas y sus familias en situación de desplazamiento adaptarse al nuevo contexto.

 Los niños y las niñas beneficiaros del proyecto han generado hábitos saludables y habilidades sociales que les permitió adaptarse al nuevo contexto.

 Los niños y las niñas en situación de desplazamientos vinculados al proyecto tienen acceso a la educación, permanecen vinculados a la escuela y han mejorado su rendimiento escolar.

 Fortalecida las redes de apoyo de los niños y las niñas en situación de desplazamiento desde la familia, la escuela y la comunidad en las ciudades de Medellín y Sincelejo.

 Fortalecida la capacidad de la Cruz Roja Colombiana para el desarrollo del proyecto

3. Prevención y Reducción de la Violencia Juvenil, Escolar y contra los Niños/as en Contextos marginales de las ciudades de Bogotá, Bucaramanga, Medellín, afectados por la violencia social en Colombia. (PR. 3.83).

 Generadas diferentes oportunidades que mejoran la capacidad de liderazgo para la sana convivencia de los niños, niñas y jóvenes beneficiarios del proyecto en Colombia

 Desarrolladas habilidades sociales en los niños, niñas y jóvenes beneficiarios del proyecto.

 Promovidos procesos de participación en los niños, niñas y jóvenes beneficiarios del proyecto.

 Desarrolladas herramientas a nivel familiar, escolar y comunitario para la prevención y reducción de las manifestaciones de violencia escolar y juvenil.

 Fortalecida la capacidad de la Cruz Roja Colombiana para el desarrollo del proyecto.

4. Proyecto fortalecimiento administrativo, contable y comunicación e imagen de la Cruz Roja Colombiana. (PR 3.84)

·

A. Objetivo Específico:

 La Gestión de Proyectos de la Cruz Roja Colombiana se fortaleció a través de la acción desarrollada por la Dirección Financiera, Cooperación y Desarrollo y Comunicación e Imagen.

B. Resultados Esperados:

 Mejorado el sistema Administrativo, Contable y Financiero para el control en la ejecución del “Programa para la atención y apoyo a niños, niñas y jóvenes en situación de vulnerabilidad”.

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 Se fortalece la capacidad de la Cruz Roja Colombiana en la planeación, seguimiento y Monitoreo del Programa Niños/as Vulnerables 2010.

 En el 2011 los proyectos financiados por la Cruz Roja Noruega en Colombia tendrán visibilidad en el público interno y externo.

 Al finalizar el 2011 los proyectos financiados por la Cruz Roja Noruega en Colombia contarán con un adecuado manejo de imagen y material visual.

1. Proyecto Delegados de Juventud Cruz Roja Colombiana. (PR. 3.13) A. Objetivo Específico:

 Fortalecer las estructuras de Juventud y la capacidad dentro del movimiento de la Cruz Roja para responder a las necesidades humanitarias por medio de intercambio mutuo de voluntarios jóvenes.

 Incrementar la capacidad de los voluntarios juveniles de la Cruz Roja y la media Luna Roja por medio de intercambio de conocimientos, actividades y experiencias.

 Incrementar la participación de los jóvenes voluntarios en los procesos de toma de decisiones.

 Promover el intercambio cultural entre los voluntarios juveniles.

Nota: Para el proyecto de Delegados de Juventud se realizara una Auditoria parcial teniendo en cuenta que el proyecto tiene vigencia de Agosto del 2011 a Agosto del 2012, teniendo en cuenta lo anterior se auditaran los recursos ejecutados desde el 1 de Septiembre hasta el 31 de Diciembre del 2011.

1. Proyecto Voceros Cruz Roja Colombiana-Cruz Roja Noruega. (PR 3.12)

·

 Fortalecer la capacidad y la imagen de la Cruz Roja Colombiana a nivel interno y externo, visibilizando el accionar humanitario en el país, mediante estrategias que permitan la adecuada gestión de la información entre todos los públicos internos y externos de la Institución.

 La Cruz Roja Colombiana aumentará su visibilidad y reputación en todas las acciones, enfatizando en las líneas de violencia y niñez.

 La Cruz Roja Colombiana tendrá una estrategia de medios de comunicación fuerte que haga frente a importantes desafíos humanitarios en Colombia

 La Cruz Roja Colombiana tendrá un grupo estable de voceros capacitados y orientados hacia las metas establecidas en la Cruz Roja Colombiana.

Nota: Para el proyecto Voceros de la Cruz Roja Colombiana se realizara una Auditoria parcial teniendo en cuenta que el proyecto tiene vigencia de Agosto del 2011 al 30 de Abril del 2012, tomando lo anterior se auditaran los recursos ejecutados desde el 1 de Septiembre hasta el 31 de Enero del 2012.

El presupuesto aproximado de la ejecución de todos los proyectos equivale a $ 1.250.000.000 millones de pesos.

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3. RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES EN EL COMPROMISO Firma Auditora

 Plan de trabajo y cronograma, previo al inicio de las actividades.

 Informe Preliminar: quince días después de finalizar la auditoria, la empresa auditora entregará un borrador preliminar de informe a Cruz Roja Colombiana (Director Ejecutivo General) incluyendo un resumen de la actividad realizada así como las conclusiones y recomendaciones.

 Informe final y Recomendaciones: Por cada recomendación hecha por la empresa auditora, el informe final debe incluir los comentarios realizados por parte de la Cruz Roja Colombiana durante el análisis efectuado en conjunto.

 El informe Final debe venir en versión Español e Inglés. Cruz Roja Colombiana

A la empresa auditora le será facilitada de manera oportuna toda aquella documentación a que hace referencia el presente documento, tal como:

 Acuerdo de Cooperación CRC-CRN.

 Acuerdo Operativo del Programa 2010.

 Acuerdo Operativo firmado entre Dirección Nacional y Seccionales.

 Descripción técnica y presupuesto aprobado del proyecto

 Manual Administrativo y Financiero de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.

 Facturas originales, soportes y otra documentación pertinente.

 Un espacio adecuado de trabajo para la firma auditora.

4. CONSIDERACIÓNES GENERALES SOBRE EL TRABAJO TIPO DE COMPROMISO

Prestación de servicios profesionales para la auditoría financiera del Programa de niños y niñas en situación de vulnerabilidad.

LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El contrato se ejecutara en las instalaciones de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana ubicada en la Av Cra 68 # 68B-31 en Bogotá.

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

1. Revisar que los estados financieros del proyecto cumplan con los principios contables

generalmente aceptados.

2. Comprobar que al inicio del año, no se tengan recursos de vigencias anteriores. Si esto

ocurre se debe realizar una conciliación justificando las diferencias.

3. Elaborar una relación de transferencias provenientes de Noruega y comprobar que los

ingresos estén registrados correctamente.

4. Verificar que los gastos coincidan con/correspondan a los rubros del presupuesto

aprobado por el donante (elegibilidad) y que no se ha excedido el gasto con respecto al presupuesto total o por partidas (o no se ha excedido del porcentaje permitido).

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6. Verificar que los gastos estén debidamente contabilizados y cuenten con facturas

originales y otros documentos soporte válidos.

7. Realizar pruebas de relación de causalidad, razonabilidad del gasto y cumplimiento de

los requisitos legales para su aceptación.

8. Todos los ingresos del proyecto (ingresos generados y contribuciones externas de los

aportantes) han sido reconocidos en los informes financieros del proyecto:

9. Verificar si los ingresos (intereses, etc.) por el proyecto han sido reconocidos en los

informes financieros de la ejecución del proyecto.

10. Analizar si las contribuciones financieras al proyecto han sido materializadas en la

cantidad, periodicidad y naturaleza prevista por la base contractual del proyecto.

11. Verificación de estados bancarios, progreso de ejecución y estados de cuenta de

anticipos de acuerdo con los ingresos oficiales a la cuenta Bancaria de la Cruz Roja Colombiana.

12. Determinar si los anticipos son manejados de manera adecuada de acuerdo con el

Manual Administrativo y Financiero de la Cruz Roja Colombiana.

13. Verificar los fondos recibidos por la Cruz Roja Colombiana.

14. Verificar que la adquisición de insumos y contratación de servicios para el proyecto han

sido debidamente autorizados y ordenados, de acuerdo a los procedimientos requeridos por el donante.

15. Evaluar el manejo de inventarios basado en el sistema contable de la Cruz Roja

Colombiana.

16. Evaluar el control interno desarrollado en las distintas etapas de ejecución del proyecto.

Identificando los principales punto de riesgo.

17. Comprobar que los activos adquiridos con fondos del proyecto existen, son propiedad

del beneficiario /unidad de gestión y se utilizan, para las actividades previstas por el proyecto.

18. Verificar que el procedimiento establecido para la adquisición de activos fijos para la

ejecución del proyecto ha sido cumplido.

19. Verificar y dar seguimiento a la actualización de la relación de bienes adquiridos con

fondos de cada uno de los proyectos.

20. Comprobar / Verificar / Asegurar que todas las cuentas por pagar del proyecto estén

registradas en la contabilidad del proyecto y dichas deudas han sido causadas con relación a las actividades del proyecto.

21. Comprobar que las condiciones establecidas en el acuerdo operativo tanto

administrativas como financieras del proyecto han sido respetadas.

5. REQUISITOS

El consultor/empresa debe tener acreditación internacional de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría normalmente aceptados.

Metodología:

La metodología y técnicas empleadas deben ser acordes con los estándares internacionales de auditoría.

Para la consecución de los objetivos arriba mencionados, los siguientes procedimientos deben ser aplicados:

 Inspección de documentación y soportes originales y copias

 Inspección de documentos de inventario impresos e inspección física de bodegas.

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 Evaluar el control interno desarrollado en las distintas etapas de ejecución del proyecto. Identificando los principales punto de riesgo.

Requisitos:

 El consultor/empresa auditora debe tener reconocimiento internacional de la firma o de uno de sus asociados.

 Es recomendable que el consultor / empresa auditora se documente y posea/tenga conocimiento previo respecto al funcionamiento detallado y al alcance del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja, Articulo 16 (Contabilidad y control técnico y financiero) de las condiciones generales aplicables a los contratos de subvención celebrados.

Documentos Requeridos al Contratista:

 Información general de la empresa donde se incluya la manifestación expresa de no estar incurso en ninguna incapacidad e inhabilidad para celebrar contrato.

 Propuesta Económica.

 Certificado de existencia y representación legal expedida por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 30 días. Acta de Junta de Socios donde se faculta al representante legal para contratar.

 Fotocopia del NIT y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o cédula de ciudadanía de las personas naturales.

 Carta de asignación de las personas naturales escogidas para la evaluación junto con su matrícula profesional y el certificado de la junta central de contadores sobre

antecedentes disciplinarios con expedición no mayor a tres meses, y hoja de vida completa anexando constancia y certificaciones de experiencia.

Experiencia:

Las personas jurídicas deben acreditar experiencia en el tercer sector (ONG) de por lo menos tres (3) años y cinco (5) en actividades de auditoría.

Obligaciones Contractuales del Contratista:

 Diligenciar y enviar el formato remitido por la firma de auditoría de la CR. Noruega (Ernst & Young) en Oslo, según los lineamientos y cronograma definido por ellos.

 Cumplimiento de disposiciones legales para la contratación de personal Colombiano y extranjero.

 Cumplimiento de las leyes laborales vigentes y el pago de todos los salarios y prestaciones sociales que ellas establezcan.

 Enviar mensualmente los comprobantes de pago de seguridad social y prestaciones sociales de cada empleado asignado al cumplimiento del presente contrato a la Cruz Roja Colombiana.

 Asignar y mantener durante la auditoría el personal idóneo.

 Firma del contrato

 Pago de pólizas a que haya lugar para el desarrollo del presente proyecto.

 Póliza de cumplimiento expedida por una aseguradora debidamente autorizada en Colombia.

 La firma contratada entregara original y dos copias del informe final en inglés y español.

 Enviar estos informes definitivos en ingles a la sede principal de la CR. Noruega y la firma de auditoría en Oslo.

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Conformación del Equipo de Trabajo:

Sin excepción toda propuesta debe adjuntar las hojas de vida del personal que desarrollará la evaluación con los siguientes documentos:

 Certificados que acrediten sus idoneidades profesionales

 Fotocopia tarjetas profesionales

 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación

6. CONTENIDO DE LAS OFERTAS

 Metodología clara y acorde a las actividades y productos esperados.

 Documentos que certifiquen la experiencia de la empresa.

 Documentos que certifiquen la idoneidad del Personal.

 Propuesta Económica.

 Documentación legal.

 Referencias de Auditorías realizadas.

7. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Se recibirán las propuestas en laDirección General de Cooperación y Desarrollo de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana Avenida 68 No 68b-31 (Dirección Nacional) tercer piso, hasta las 4:00pm del 11 de Diciembre del 2011.

Las propuestas se presentaran: de manera escrita y en cualquier medio magnético en formato pdf en idioma español, en sobre cerrado, en original y una (1) copia acompañada de una carta remisoria dirigida a la Dirección General de Cooperación y Desarrollo de la Cruz Roja Colombiana.

8. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

1. Pertinencia de las actividades propuestas. 2. Cronograma acorde a los plazos establecidos.

3. Metodología clara y acorde a las actividades y productos esperados. 4. Experiencia comprobada.

5. Personal idóneo. 6. Propuesta Económica. 7. Documentación legal.

9. DURACIÓN DE LA CONSULTORIA.

Inicio de la auditoria a partir del 10 de Febrero del 2012 hasta el 12 de Marzo, 31 días calendario.

10. CRONOGRAMA

Publicación de los términos de referencia. 30 de Noviembre del 2011 Fecha de Cierre y recepción de propuestas. 11 de Diciembre del 2011. Aprobación de la propuesta. 20 de Diciembre del 2011.

Inicio de la Auditoria 10 de Febrero del 2012

Fin de la Auditoria 12 de Marzo del 2012

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