EnKontrol. Índice MODULO DE FACTURACIÓN

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Versión 3.00 1 de 97 Ene-2005

Índice

INICIO DE SESIÓN... 3 MENÚ PRINCIPAL ... 4 MENÚ PROCESOS... 4 MENÚ CONSULTAS... 4 MENÚ DE REPORTES... 4 MENÚ OPCIONES... 4 MENÚ VENTANA... 5 MENÚ AYUDA... 5 BARRA DE HERRAMIENTAS ... 6 OTROS ICONOS... 9 MENU CATALOGOS ... 11

DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA... 12

USUARIOS... 13

ABC DE CLIENTES... 16

ABC DE INSUMOS... 21

ABC DE LISTA DE PRECIOS... 23

ABC A TABLAS DEL SISTEMA... 25

ABC DE TIPOS DE MOVIMIENTOS ... 25

ABC de Países, Estados, Ciudades... 27

ABC DE MONEDAS... 28

ABC de Zonas ... 29

ABC de Mercados... 30

ABC de Unidades ... 31

ABC de Clientes Cía - Sucursal ... 32

ABC de Grupos de Mercados ... 33

ABC DE SUCURSALES DE LA COMPAÑÍA. ... 37

ABC DE CUENTAS CONTABLES... 38

ABC DE CUENTAS INTERFASE. ... 41

ABC DE TIPO DE CLIENTES... 42

ABC DE TIPO DE CAMBIO... 43

ABC DE CENTROS DE COSTOS... 44

ABC DE IDENTIFICADORES DE CC ... 46

ABC DE TIPOS DE INSUMOS. ... 47

ABC DE GRUPOS DE INSUMOS... 48

MENU PROCESOS ... 50

PEDIDOS... 51

REMISIONES. ... 55

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MODULO DE FACTURACIÓN Versión 3.00 2 de 97 Ene-2005 NOTAS DE CRÉDITO. ... 61 RECEPCIÓN DE VALES. ... 65 ENTREGA DE REMISIONES. ... 66 GENERACIÓN DE FACTURAS... 67 MENU CONSULTAS ... 68

REMISIONES POR CLIENTE... 71

REMISIÓNES... 72

FACTURAS DE CLIENTES... 73

CONSULTA DE FACTURAS... 74

NOTAS DE CRÉDITO POR CLIENTE... 75

NOTAS DE CRÉDITO ... 76

VENTAS POR VENDEDOR... 77

FACTURAS POR VENDEDOR ... 79

MENU DE REPORTES ... 81

KARDEX DE VENTAS ... 82

ANALÍTICO DE VENCIMIENTO POR ZONA... 84

ACUMULATIVO DE VENTAS POR VENDEDOR... 86

ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE... 88

MENU OPCIONES ... 89 OCULTAR FAVORITOS... 91 IMPRESORA... 92 CALCULADORA. ... 92 CALCULADORA. ... 93 MENUAYUDA ... 94 MENU VENTANA ... 95 MENU SALIR ... 96

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Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble clic en el acceso directo que corresponde al sistema de Facturación:

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Compañía El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de

empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Password Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal. Si el número del usuario es menor a 4 dígitos se deberá llenar con ceros a la izquierda y acto seguido teclear el password.

Al teclearlos correctamente se le presentarán las opciones del menú principal

como se muestra a continuación:

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MODULO DE FACTURACIÓN Menú Principal

Menú Principal

El Menú Principal se compone de 8 opciones (Edición, Catálogo, Procesos, Consultas, Reportes, Opciones, Ventana y Ayuda), éstas le permitirán operar de manera eficaz y rápida los datos o información de los procesos diarios que se generan en toda entidad operativa. A su vez algunas de las opciones del Menú Principal se componen de submenús que posteriormente se detallan.

Describiremos brevemente las opciones del menú principal:

Menú de Edición

Esta opción contiene las opciones necesarias para poder utilizar cada ventana. Dichas opciones estarán cambiando dependiendo de la ventana en la que este trabajando. Las opciones que mayormente encontrara son Insertar, Eliminar, Cancelar, Guardar, Imprimir, Salir.

Menú de Catálogo

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como ciudades, países, estados y catálogos como los tipos de movimientos y clientes son indispensables para iniciar la operación del sistema.

Menú Procesos

Esta opción nos permite la captura de pedidos, remisiones, generaciones de facturas, notas de crédito etc.

Menú Consultas

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos de la compañía como son Pedidos, Facturas, Notas de Crédito, así como las Ventas y Facturas por vendedor

Menú de Reportes

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización y consulta de datos, la diferencia está en que nos da la opción de imprimirlos.

Menú Opciones

Nos permite seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red que tengamos definidas en el sistema, ocultar o mostrar la barra de favoritos, y utilizar la calculadora del sistema.

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Menú Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Menú Ayuda

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

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MODULO DE FACTURACIÓN Barra de Herramientas

Barra de Herramientas

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo de impresoras y faxes:

La ventana que se acaba de mostrar pertenece al sistema operativo Windows XP, desde aquí puede configurar la impresora que desea que sea la predeterminada. Los sistemas operativos Windows 2000, Windows 2002, Windows XP, utilizan esta

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ventana. Cabe mencionar que este sistema no trabaja bajo un sistema operativo inferior. El sistema tomara como impresora predeterminada la que tenga configurada en el sistema operativo.

_Favoritos:_{Este botón nos va a permitir crear accesos directos a las opciones}

del sistema. Estos accesos son colocados en la barra de favoritos que se encuentra en la parte derecha de la pantalla principal del sistema

Cuando este trabajando en una ventana, y esta sea de uso común, puede presionar el botón de favoritos para que quede guardado el acceso directo.

Calculadora: Este botón es un acceso directo a la calculadora del sistema

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MODULO DE FACTURACIÓN Barra de Herramientas

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema,

pero nos envía la ventana de confirmación. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione el botón Sí, en caso contrario presione el botón No.

NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al

presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.

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Otros Iconos

Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para

dar de alta un registro en la base de datos.

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo al

dar de alta el registro para su uso posterior.

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo.

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema

NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia.

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a

la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual.

En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de

Siguiente Página. En la ejecución de reportes este botón nos facilita

desplazarnos a la Siguiente Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir

.

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MODULO DE FACTURACIÓN Menú Catálogos

Este botón nos permite Guardar el reporte que estemos viendo, para poderlo visualizar en otro momento

A diferencia de los binoculares mostrados anteriormente estos solo aparecen en los reportes. En algunos reportes muy grandes es necesario buscar alguna palabra o cantidad, este botón nos ayudara en esta tarea.

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado

Edición y/o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú,

corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.

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MENU CATALOGOS

El objetivo principal en este menú es dar de alta todos los datos referentes a la empresa, usuarios, alta de clientes, tablas del sistema y la relación tipo de movimiento a una póliza. Todo lo anterior es la parte central e inicial de la parametrización para el buen funcionamiento del sistema de facturación.

Al dar un clic en el título del menú se despliega una serie de opciones dentro de las cuales se introducirá la información, para ello es aconsejable seleccionar cada una de las opciones en la secuencia indicada a continuación: En caso de no seguir el orden sugerido, puede ser que a alguno de los procesos diarios le falte algún parámetro o valor necesario para su buen funcionamiento.

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Datos Generales de la Compañía

Al seleccionar esta opción se despliega una ventana donde aparecen el nombre y dirección de la empresa; éstos no son de acceso total al usuario final ya que automáticamente son campos que se inhabilitan.

La ventana que se despliega es similar a la siguiente

Los datos a llenar son los siguientes:

• Leyenda 1, Leyenda 2 y Leyenda 3: En estos campos se podrán

escribir las políticas de recepción de facturas, mismos que aparecerán impresos en los contra recibos.

• IVA: Es un campo informativo, sin embargo se recomienda siempre

tener como dato el 15.00.

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionar este check box el

sistema bloquea que se puedan abrir dos sesiones de proveedores utilizando la misma clave de usuario.

• Permite Descuento: Al seleccionar esta opción el sistema permite

modificar en ABC a cliente el campo de descuentos por medio de un password.

• Grabar: Una vez definidos los campos anteriores se da clic al icono

que se encuentra en la barra de herramientas “disco”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

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Usuarios

Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la opción Usuarios dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:

• Agregar Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se

puede hacer desde el menú Edición y seleccionan la opción Agregar.

• Usuario Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos

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• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.

• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del

usuario, misma que puede ser numérica o alfanumérica con un a longitud de 10 caracteres. Cabe mencionar que al iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el Password asignado en este campo.

• Es importante recalcar que el password que se le asigne al usuario

le servirá para identificarse en todos los procesos especiales, permisos y accesos restringidos.

• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.

• Grupo: Esta opción nos permite colocar a un usuario en un grupo.

El grupo sirve para asignar una cantidad de permisos para que el usuario pueda ocupar. El uso de esta opción se explica más adelante.

• Grabar: Una vez definidos los campos se graba la información con

el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de disco y / o con el menú descendente Edición en la opción Grabar. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

Para crear un grupo se siguen todos los pasos anteriores, salvo el del grupo, esa opción se debe de dejar en blanco.

Esta ventana también cuenta con otra pestaña denominada Grupos. Aquí se van a asignar los permisos del sistema a los usuarios dados de alto.

Como se ve en la siguiente imagen del lado izquierdo aparecen los grupos y los usuarios, y del lado derecho los proceso, y permisos especiales del sistema de facturación.

En esta pestaña existen diferentes formas de asignar o negar permisos a los usuarios. Una de estas formas es asignarlos por grupo. Se selecciona al grupo y se palomean los permiso y se presiona el botón grabar.

Con esto logramos que todos los usuarios de ese grupo tengan los mismos permisos que el grupo al que pertenecen. También se pueden utilizar las excepciones, es decir, a un usuario se le pueden asignar o denegar permisos diferentes a los que el grupo al que pertenece contenga.

Si a un usuario se le cambia de grupo, las excepciones del usuario no se pierden con el cambio.

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ABC de Clientes

Mediante esta ventana se dan de alta a los clientes con los que la empresa trabaja. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

Esta ventana cuenta con 4 pestañas con diferentes datos a llenar, el procedimiento es el siguiente:

• DATOS GENERALES: En esta pestaña solicita los datos fiscales del

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I. Cliente: En este campo se ingresa el número que se le

asigna a cada cliente de la empresa. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

II. Fecha: Se ingresa la fecha en que se da de alta al cliente.

III. Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la

empresa o persona que se tendrá como cliente a facturar. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

IV. Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del

cliente. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

V. Nombre Corto: En este campo se ingresa de manera

abreviada el nombre del cliente. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

VI. RFC: En este campo se ingresa el Registro Federal de Contribuyentes. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

VII. Ciudad: Menú descendente donde se selecciona la ciudad

donde se encuentra el cliente. Al momento de seleccionar la ciudad el sistema pone por default los campos Estado y País

VIII. CP: En este campo se ingresa el Código Postal del cliente.

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I. Responsable: Nombre de la persona con la que tiene

contacto la empresa (ejemplo. Cliente). Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

II. Contacto Pagos: Nombre de la persona responsable de

pagos con la que la empresa deberá de contactar para el cobro de facturas.

III. Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: Se ingresan los números

telefónicos para contactar al cliente.

IV. E-mail: Se ingresa la dirección de correo electrónico del cliente.

V. Empleado: Se ingresa el número de vendedor que atiende

al cliente. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y / o tecla rápida F1. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

VI. Tipo de Movimiento Base: Menú descendente donde

seleccionas el tipo de movimiento que se manejará con el cliente. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

VII. Moneda: Menú descendente donde se define el tipo de

moneda a usar con el cliente (facturas).

VIII. Zona: Menú descendente donde se define la zona donde se encuentra el cliente. Este dato es un campo obligatorio para dar de alta al cliente.

IX. Limite de Crédito: Se ingresa el monto límite de crédito dado a un cliente. Esta opción puede aparecer bloqueada o habilitada dependiendo si el usuario tiene el permiso para modificarlo.

X. Descuento: Se ingresa el porcentaje de descuento dado a

un cliente. Esta opción puede aparecer bloqueada o habilitada dependiendo si el usuario tiene el permiso para modificarlo.

XI. Condiciones de Pago: Se ingresan los días de crédito

dado a un cliente. Esta opción puede aparecer bloqueada o habilitada dependiendo si el usuario tiene el permiso para modificarlo.

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• MERCADOS: En esta pestaña se agrupan los insumos por mercado

para cada cliente.

I. Agregar: Se da clic al icono que se encuentra en la parte izquierda de la pestaña.

II. Insumo: En este parámetro defines que insumos están

relacionados con algún mercado en especial. La búsqueda se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y / o con la tecla rápida F1

III. Mercado: Menú descendente donde seleccionas el mercado

para clasificar los insumos.

• SUCURSALES: Esta pestaña se llena de manera automáticamente

con los datos que se ingresan en las pestañas de Datos Generales y otros Datos.

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• OBSERVACIONES: Todas las observaciones o comentarios

adicionales que se requieran adjuntar al cliente se podrán colocar en esta pestaña.

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ABC de Insumos

Mediante esta ventana se registran todos los insumos que la empresa utilizará. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta insumos es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se

encuentra en la barra de herramientas , y otra opción sería desde el menú Edición

• Insumo: se refiere a la clave que identificará al insumo, la cual está

compuesta por siete dígitos.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o concepto del

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• Unidad: En este campo se define la unidad de medida para ese

insumo.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono

en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

• Estatus General: En este parámetro se definen 3 tipos de estatus

para los Insumos: o _{I. Vigente} o _{II. Cancelado} o _{III. Con Password} o

• Descripción Adicional: En este parámetro puedes incluir un texto

adicional al insumo.

• Se Factura: Indica si se va a generar factura por el Insumo.

• Producto Terminado: Indica si es producto terminado o no.

• Materia Prima: Indica si es materia prima o no.

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ABC de Lista de Precios

Por medio de esta ventana puedes dar de alta una lista GLOBAL (con el número de cliente 0) de precios por insumos por cliente. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta una lista de precios es el siguiente:

• No. Lista: En este parámetro se ingresa el número de cliente al que

se le va a generar la lista de precios por insumo. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas F1.

• Fecha: En este parámetro se queda la fecha de la consulta de la lista de precios.

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• Todos: Aparecen la lista de insumos que componen la lista de

precios.

• Agregar: Se da clic al icono que se encuentra en la barra de

herramientas para ingresar los insumos. Esto también se puede hacer por medio del menú donde defines los siguientes campos:

I. Insumo: En este campo se ingresa el código de insumo, la

búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. Al momento de ingresar el insumo aparece automáticamente la descripción y la unidad de medida.

II. Fecha Inicial-Final: En este campo se ingresa la fecha en

que dicho insumo estará vigente en la lista de precios.

III. Moneda: Menú descendente donde defines que tipo de

moneda se le asignará al insumo.

IV. Precio: En este campo se ingresa el costo o precio de dicho

insumo.

En la parte media de la ventana existe otro campo llamado No. Lista, en este campo se puede teclear el número de una lista de precios ya existente y dichos insumos se pueden arrastrar con el ratón a la nueva lista de precios

• Grabar: Una vez definidos los insumos en la lista se procede a dar

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco” o por medio del menú Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

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ABC a Tablas del Sistema

ABC de Tipos de Movimientos

Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:

1 –25 Cargos (Facturas)

26 – 50 Cargos Rojos (Notas de Crédito) 51 – 75 Abonos (Pagos al Proveedor)

76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de cheques)

Es importante señalar que los tipos de movimientos nos permiten identificar las transacciones realizadas con los clientes y nos facilita la afectación contable, ya que se asigna a cada tipo de movimiento una póliza tipo automática que será registrada en el módulo de contabilidad inmediatamente después de capturados y grabados los datos de la transacción con el cliente.

NOTA La configuración de los tipos de movimientos no se debe de capacitar forzosamente al personal de compras; por otro lado, el personal de cuentas por pagar deberá ser capacitado en su manejo más NO en su configuración, en esta última quien debe participar, es el personal de contabilidad.

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MODULO DE FACTURACIÓN Tablas del Sistema

A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de movimientos:

• Agregar: Se le da clic al icono que se encuentra en la barra de

herramientas o con la ayuda del menú Edición para agregar un renglón y dar de alta un TM.

• Tipo de Movimiento: Se introduce el número correspondiente al

movimiento de acuerdo a los rangos descritos.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción

corta con la cual se identificará al movimiento en cuestión.

• Naturaleza: El sistema automáticamente proporciona el tipo de

movimiento correspondiente, se tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura.

• IVA: Este campo da la posibilidad de elegir:

I. SI: Para que el sistema solicite cantidades monetarias con el IVA desglosado.

II. NO: Por si se desea manejar montos totales.

• Clasificación: Esta clasificación se utiliza para el proceso de

escrituración.

• Afecta Ventas: Menú descendente donde se determina si esa

transacción será acumulada para efectos de la declaración anual de clientes para la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Factura: Menú descendente donde se indica si el movimiento se

desprende de un documento tipo factura o tiene relación directa con él, por lo tanto, el sistema validará que no se duplique el folio capturado en este campo.

• Genera Póliza: Esta opción sirve de referencia al sistema para

conocer si se necesita generar póliza.

• TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos.

• Grabar: Una vez definidos los campos anteriores se le da clic al

icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco” o por medio del menú Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

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ABC de Países, Estados, Ciudades

Mediante esta ventana el sistema permite registrar los países, sus estados y respectivas ciudades donde están localizados los clientes con los que la empresa hace operaciones. La ventana que se despliega es la siguiente

El procedimiento para dar de alta un país, estado o ciudad es el siguiente:

• Agregar: Esto se hace por medio del icono que aparece en la barra

de herramientas, o por medio del menú adicional Edición.

• Nombre: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad

deseada (15 caracteres como máximo para el país, 5 caracteres para el estado y 25 para la ciudad).

• Borrar: Si el país, estado o cuidad seleccionada no cuenta con

algún registro que haga referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

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El nuevo ítem ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.

ABC de Monedas

Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

encuentra en la barra de herramientas, otra opción sería desde el menú Edición.

• Moneda: Este campo es el número (máximo 4 dígitos ) que

identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.

• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en

moneda nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.000000) para facilitar la conversión de otras monedas. Este campo es de 6 dígitos enteros y 6 decimales.

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Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.

ABC de Zonas

Por medio de esta ventana se dan de alta las zonas que se utilizaran en el sistema. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta una zona es el siguiente:

• Zona: En este campo se teclea el número con el cual se identificara

a la zona.

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Se repite el proceso las veces que sea necesario.

ABC de Mercados

Mediante esta opción se dan de alta los mercados en los cuales se agruparan los insumos. La ventana que se presenta es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta mercados es el siguiente:

• Mercado: En este campo se ingresa el número que se le asignará al

mercado.

• Descripción: En este campo se ingresa la descripción del mercado.

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• Centro de Costo: En este campo se ingresa el cc al que se le

asigna el mercado. La búsqueda del CC se puede hacer con el icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y /o con la tecla rápida F1.

ABC de Unidades

Mediante esta ventana se puede indicar al sistema la conversión de una unidad de medida a otra definida en los insumos (Ej. Mts a M3). La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las unidades es el siguiente:

encuentra en la barra de herramientas , otra opción sería desde el menú Edición

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• Unidad Conversión: En este campo se teclea a la unidad a la que

se desea convertir.

• Factor: En este parámetro se ingresa el factor por el cual se hará la

conversión.

ABC de Clientes Cía - Sucursal

Mediante esta ventana se dan de alta las sucursales que se le asignaran a los clientes. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta una sucursal es la siguiente:

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• Cliente: En este parámetro se introduce el número de cliente al que

se le va asignar una sucursal. La búsqueda se puede hacer con el icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y/o la tecla F1.

• Sucursal: En este campo se ingresa el número con el cual se

identificará la sucursal.

ABC de Grupos de Mercados

Mediante esta ventana el sistema permite agrupar los mercados. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

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El procedimiento para dar de alta a los grupos de mercados es el siguiente:

• DATOS DE GRUPO: En esta pestaña se define el Grupo de

mercados y su nombre o descripción.

I. Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que

se encuentra en la barra de herramientas, otra opción sería desde el menú Edición.

II. Grupo: En este campo se le asigna el número que

identificará al grupo de mercados.

III. Descripción: En este campo se escribe el nombre del

grupo que se esta dando de alta.

• MERCADOS: En esta pestaña aparecen del lado izquierdo los

mercados dados de alta en la ventana ABC de Mercados y se proceden a agruparlos con solo arrastrarlos con el ratón al lado derecho de la ventana.

• Si se desea quitar del grupo un mercado solo se selecciona y se da clic al botón quitar, lo mismo si se desea agregar.

• Grabar: Una vez definido el grupo y sus mercados se procede a dar

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco” o por medio del menú Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

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Relación TM - Póliza

Esta opción permite definir, mediante un asiento contable, la relación entre los tipos de movimientos especificados para los clientes y las cuentas contables definidas en el módulo de Contabilidad. Estas pólizas contabilizarán los movimientos de tal manera que exista congruencia entre los renglones del estado de cuenta del cliente y la contabilidad. Seleccionando la opción se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para definir el asiento contable que establecerá la relación entre los tipos de movimiento y pólizas es el siguiente:

• Con el puntero del ratón se selecciona el tipo de movimiento para el cual se definirá la póliza.

• Agregar: Al dar un clic sobre el primer icono de la izquierda,

automáticamente se despliega el número de línea en la que aparecerá la cuenta contable dentro de la póliza. La línea uno siempre debe ser para la cuenta de interfase con el módulo de contabilidad y las subsecuentes para asientos parciales.

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• Cta.: Menú descendente donde se debe seleccionar el número de la

cuenta definido en el catálogo de cuentas contables del módulo de contabilidad. En este menú se tienen dos opciones, definir el número de la cuenta o permitir que el sistema pregunte al usuario el número de la cuenta al momento de generar la póliza, para esto último se debe seleccionar el signo de interrogación, misma función que tendrá en cada uno de los registros en los cuales aparezca dentro de esta ventana.

• Scta y Sscta: Menús descendentes donde se debe seleccionar los

números correspondientes a cada nivel dentro de la cuenta. Se tiene la opción de seleccionar el número definido en el catálogo de cuentas, el número del cliente o bien el tipo de moneda.

• Descripción: Menú descendente donde se debe de seleccionar el

concepto mediante el cual se quiere identificar a esa línea de la póliza, las opciones son:

I. Leyenda: Al seleccionar esta opción el sistema permitirá

escribir una leyenda específica para esa línea al momento de realizar la póliza.

II. Concepto: Al seleccionar esta opción el sistema insertará

como descripción el concepto que se definió al momento de la captura.

III. Cliente: Al seleccionar esta opción el sistema tomará como

descripción el nombre del cliente.

• C.C. Menú descendente donde se selecciona, si se desea o no, que se incluya en el momento de la generación de la póliza.

• Base: Menú descendente donde se debe seleccionar el monto que el

sistema utilizara para generar la póliza. Las opciones son:

I. IVA: Al seleccionar esta opción se obtiene el porcentaje del IVA desglosado.

II. Monto: Al seleccionar esta opción se obtiene el importe de

la transacción capturada sin incluir el impuesto.

III. Total: Al seleccionar esta opción es para manejar montos totales.

• Naturaleza: En este menú se selecciona el tipo de movimiento

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• Cargo y Abono: En estos parámetros se introduce el porcentaje del

monto base correspondiente a la cuenta.

• St: Debe activarse el campo solamente en las cuentas definidas

como de interfase en el módulo de Contabilidad.

• Grabar: La información capturada se guarda al darle clic al segundo

icono de la izquierda en forma de disquete y de ser necesaria otra línea se repite el proceso. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

ABC de Sucursales de la Compañía.

Esta opción permite dar de alta, modificar y borrar las diferentes sucursales con las que cuenta la compañía. Por default se crea la “Cía General”, en la cual todos los procesos van a recaer.

La ventaja de esta opción es que se pueden manejar los procesos de forma independiente entre sucursal, cada una conservando sus folios y control de estos. Seleccionando la opción se despliega la ventana siguiente:

(38)

• Sucursal: En este campo se ingresa el número con el cual se

identificará la sucursal.

• Dirección: La dirección con la que se desea que aparezca la

sucursal

• Ciudad: Una lista de ciudades que se encuentran almacenadas en el

sistema.

• Teléfono: Teléfono de la sucursal

• T.M.: Tipo de Movimiento que sirve de referencia para la sucursal.

• Prefijo: Letra o Número que se utilizará como prefijo para la

impresión de la factura.

• I.V.A. Nacional y Extranjero: Son los porcentajes de I.V.A. que

se van a utilizar para los procesos del sistema. El I.V.A. extranjero se utilizara cuando en los procesos se seleccione el tipo de moneda extranjera.

• Empleado: Es el empleado encargado de la sucursal. Se puede

ayudar a localizar el empleado que desee presionando la tecla F1 o los binoculares. (Esto es estando posicionado sobre la casilla de la clave del empleado)

• Folios: Los folios de vale y de factura sirven para mantener un

continuo a partir del último número impreso.

•

Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono

ABC de Cuentas Contables.

La contabilidad tiene como uno de sus catálogos básicos el de Cuentas Contables que nos permite registrar todos los movimientos para realizar nuestros Estados Financieros. Desde el Sistema de Bancos tenemos, a través de esta opción, el acceso a este catálogo para facilitar tanto su consulta como su mantenimiento. La ventana que se despliega es la siguiente:

(39)

El procedimiento para dar de alta una cuenta contable es el siguiente:

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar, o se puede

hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Cuenta En este campo se introduce el número de cuenta contable

de mayor. Esta es numérica y de cuatro posiciones.

• SubCta: Se escribe el número que corresponde a la SubCuenta de

la cuenta de mayor que se dio de alta, este puede ser hasta de cuatro dígitos.

• SSCta: Se escribe el número que corresponde a la SubSubCuenta

de esa Subcuenta y este puede ser hasta de cuatro dígitos.

• Para dar de alta una Scta se busca la cuenta de mayor en el campo cuenta, se teclea el digito de la Scta, Descripción, Orden y Requiere, se hace este mismo procedimiento para dar de alta la Sscta.

• Dígito: Este campo aparece el número del dígito verificador dado

por el sistema de manera única para cada cuenta. Este nos permite confirmar durante la captura que el resto de los números introducidos en los campos de la cuenta contable son los correctos.

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• Descripción: En este campo se teclea el nombre de la Cuenta,

SubCuenta o SubSubcuenta contable.

• Tipo Contable: Menú descendente en donde se define si la cuenta

es de Activos, Pasivos, Capital o Resultados con el objeto de tener una estructura de catálogo universal. Nota: Cuando se trata de una SubCuenta o SubSubCuenta, el sistema pone por default el tipo contable, se basa en el tipo seleccionado para la cuenta de mayor.

• Tipo de Resultado: En este parámetro se nos permite clasificar las

cuentas dependiendo de su objetivo, sea de Resultados o Balance.

• Transfiere Catálogo Prov/Ctes: Por medio de este botón el

sistema nos permite llevar todos los proveedores y clientes al catálogo de cuentas contables, conforme a su definición en la opción de Cuentas de Interfase.

• Orden: Menú descendente donde le permitirá definir una cuenta

contable como cuenta de orden, es decir, aquella que no es ni de activo, pasivo o capital.

• Requiere Proveedores-Orden de Compra y/o

Vivienda-Número de Cliente: Check box que exclusivamente será activado

para la cuenta de interfase de Proveedores y Clientes respectivamente, como por ejemplo:

1103-0000-0000 Clientes (Vivienda, sí existe empresa Promotora)

2100-0000-0000 Proveedores

• Valida Proveedor: Esta opción deberá activarse si se desea validar

el número del proveedor en la carga de pólizas.

• Valida Cliente: Esta opción deberá activarse si se desea validar el

número del cliente en la carga de pólizas.

• En el menú Edición se selecciona la opción Grabar, esto también se puede hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• El sistema solo permite eliminar cuentas si estas no cuentan con movimientos y/o pólizas generadas.

(41)

ABC de Cuentas Interfase.

Aquí se dan de alta las definiciones de las cuentas contables que estarán recibiendo asientos contables automáticos provenientes de otros sistemas que serán generadores de información (pólizas) en sus diferentes categorías o clasificaciones, tales como: Bancos, Documentos por Pagar (Proveedores), Documentos por Cobrar (Clientes), Inventarios etc.

Estas cuentas le permiten al sistema afectar movimientos relacionados entre la contabilidad y los sistemas que se hayan definido con interfase y mantener congruencia entre la información de estos sistemas y la contabilidad.

Llámese Cuenta de Interfase a las cuentas contables que enlazan los diferentes módulos del sistema con contabilidad. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar, esto también se

(42)

• Cuenta: se dan de alta los registros a nivel de cuenta mayor, se tiene la ayuda del F1 y/o binoculares de la barra de herramientas para realizar la búsqueda de la cuenta que se usará para realizar la interfase.

• Nivel: SubCuenta o SubSubCuenta, al cual se quiere activar la interfase.

• Sistema: se selecciona del menú descendente, el sistema con el que se va

a hacer la interfase.

• Número Inicial y Número Final: se escriben los números que hacen

referencia a un rango.

• Desglose Proveedor: Se deberá activar esta opción cuando se desee

desglosar el número del proveedor en la subcuenta o subsubcuenta según lo indique el nivel de la cuenta de interfase.

• Cuando la cuenta seleccionada sea de Clientes o Documentos por Cobrar se habilitará la opción Afecta SCV (Vivienda) para las empresas que manejan el modulo de Vivienda, aquí definirán si la cuenta tendrá interfase con ese modulo o no.

• Grabar: Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede

hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

NOTA Solo serán cuentas de interfase la de Bancos, Proveedores y Clientes. Así

como sus respectivas Cuentas Complementarias en caso de usar moneda extranjera.

ABC de Tipo de Clientes.

En esta ventana se ingresan los tipos de cliente que existirán en la empresa, la ventana que se despliega es similar a la siguiente:

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Versión 3.00 43 de 97 Ene-2005 La manera de dar de alta a los tipos de Clientes es la siguiente:

• Agregar: Se le da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas o

con la ayuda del menú para agregar un renglón y dar de alta un Tipo de Cliente.

• Tipo de Cliente: En este campo se teclea el número de preferencia

consecutivo de los tipos de clientes que existirán.

• Descripción: Se ingresa la descripción del tipo de cliente.

• Cuenta: Cuenta contable que será utilizada si se decide clasificar los clientes

por tipo.

• Genera Póliza: Opción para indicar si el tipo de movimiento generará póliza contable o no.

• Grabar: Una vez definidos los campos anteriores se le da clic al icono que se

encuentra en la barra de herramientas “disco” o por medio del menú Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

ABC de Tipo de Cambio

Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos cada una de las monedas dadas de alta en el menú de Monedas. La ventana que se despliega es la siguiente:

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El procedimiento es el siguiente:

encuentra en la barra de herramientas, o desde el menú Edición.

• Moneda: Menú descendente se selecciona la moneda extranjera.

• Fecha: Es la fecha del tipo de cambio.

• Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que

representará al tipo de cambio de la moneda seleccionada.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

En la pantalla aparece la clave del usuario que capturó el tipo de cambio, así como la fecha y la hora de la última modificación.

Se repite el proceso para dar de alta los tipos de cambio que sean necesarios.

ABC de Centros de Costos.

En esta opción el sistema permite registrar todos los Centros de Costos utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

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Versión 3.00 45 de 97 Ene-2005 El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la

barra de herramientas, ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición.

• Centro de Costo: Clave correspondiente al Centro de Costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números libres entre Centros de Costo para una posible adición posterior de Centros de Costo del mismo rango.

• Descripción: En este campo se define el “nombre” del Centro de Costo

referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo 40 posiciones alfanuméricas.

• Descripción Corta: Se escribe una abreviación de la descripción (máximo de

15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de algunos reportes.

• Estatus: Es un menú desplegable con tres opciones, de las cuales se debe de

seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:

1. No Utiliza Presupuesto: Si no es necesario comparar y controlar las

compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido.

2. Valida Presupuesto: Si es necesario comparar las compras con el

presupuesto para que sean autorizadas.

3. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de costo

indica que ya no es necesario realizar más compras, se selecciona la opción.

NOTA: Esta opción de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona autorizada para ello.

• Presupuesto Global: Este parámetro es opcional, aquí se establece el monto

total del presupuesto a aplicar en el CC.

• Tipo de I.V.A.: Esta opción afecta el modulo de I.V.A.

o _{Por definir} o _Acreditable o _{No Acreditable}

• Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por sector,

disponible para aquellos clientes que lo hayan solicitado.

• Valida Presupuesto Anual: Permite validar el presupuesto anual para el

centro de costo al que se le active esta opción.

(46)

I. No

II. Con Password a. Inicio b. Fin III.Sin Password

a. Inicio b. Fin

• Moneda: Tipo de moneda que manejará el Centro de Costo.

• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje del IVA para el CC, en caso de no

utilizarlo es calculado desde la ventana de Datos Compañía.

• Validar Tope de IVA: No permite pasarte del IVA definido para el CC.

• Identificador: Permite asignar el identificador al centro de costo.

• Se selecciona la opción Guardar, si se desea registrar más centros de costos se repite el procedimiento. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

ABC de Identificadores de CC

En esta opción el sistema permite registrar identificadores de los centros de costo utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

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barra de herramientas, o con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición.

• Identificador: En esta parte se captura la clave del identificador que se esta

dando de alta.

• Descripción: En esta parte se captura la descripción correspondiente al

identificador que se está dando de alta.

• Se selecciona la opción Guardar, si se desea registrar más identificadores se repite el procedimiento.

ABC de Tipos de Insumos.

Una de las primeras opciones que se deben de revisar para dar de alta un insumo es la de Tipos de Insumos, que se refiere a una clasificación general que considera todos los insumos que pueden ocuparse. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana:

El procedimiento para dar de alta tipos de insumo es:

barra de herramientas, otra opción sería desde el menú Edición.

• Tipo de Insumo: Este refiere al número (un dígito) que identificará al tipo de

(48)

• Descripción: se escribe el nombre del tipo de insumo. Sólo existen nueve

tipos de insumo y el sistema tiene ya definidos cinco de ellos, que son:

Tipo - Grupo o Familia

x - xx 1 - Materiales 2 - Mano de Obra 3 - Herramienta y Equipo 4 - Subcontratos 8 - Básicos

• Clasificación: Menú descendente que donde se determina si el insumo es

Básico o Global (relacionado con SUN – Precios Unitarios).

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

Los cuatro tipos de insumos restantes son definidos por la propia empresa.

ABC de Grupos de Insumos.

Un grupo de insumo está contenido dentro de un tipo de insumo particular, es decir, es una clasificación menos general de los insumos, por ejemplo dentro del tipo de insumo 1 (Materiales), se puede encontrar un grupo de insumo denominado Cementantes, Agregados, etc.; dentro de cada tipo de insumo pueden haber hasta 99 grupos de insumo diferentes. La ventana que se despliega es la siguiente:

(49)

Versión 3.00 49 de 97 Ene-2005 El procedimiento para dar de alta grupos de insumo es el siguiente:

barra de herramientas, otra opción sería desde el menú Edición.

• Tipo Insumo: Menú descendente donde seleccionas a que tipo de insumo

pertenece el grupo de insumo a registrar.

• Grupo de Insumo: En este campo se introduce el número (máximo dos

dígitos) con el que se identificará al grupo de insumo.

• Descripción: Se escribe el nombre o concepto del grupo de insumo.

• Tipo Kontrol: Menú descendente donde se define si el insumo es Normal /

Destajo o Sub-contrato.

• Inventariado: En este campo clasificas el grupo de insumo en:

o _{I. INVENTARIADO.} o _{II. NO INVENTARIADO.}

• Valida Presupuesto: En este campo se clasifica si el grupo de insumo:

o I. Valida Presupuesto o II. No Valida Presupuesto

• Tipo Básico: Se clasifica si el grupo de insumos pertenecen a:

o I. Básico o _{II. Normal}

• Transfiere Póliza: Transfiere el movimiento a una póliza en contabilidad.

• Valida Presupuesto Importe: Valida o no el importe vs. Presupuesto.

• Valida Presupuesto Cantidad: Valida o no la cantidad vs. Presupuesto.

• Valida Presupuesto Precio: Valida o no el precio vs. Presupuesto.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

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MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Procesos

MENU PROCESOS

Mediante este menú se realizan procesos diarios como Pedidos, Facturas, Devoluciones, Notas de Crédito, Vales, etc. Las opciones con las que cuenta el menú son las siguientes:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.

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Pedidos

Mediante esta ventana se generan los pedidos para su posterior remisión. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para realizar un pedido es el siguiente:

• Cia_Sucursal: Este menú desplegable contiene las sucursales que tiene

la compañía dadas de alta en el sistema. Para dar el pedido de alta es necesario seleccionar a que sucursal se le va a asignar el pedido.

• Pedido: Número que aparece automática y consecutivamente por

sucursal, para asignarlo a un cliente.

• Fecha: En este campo aparece la fecha de elaboración de pedido.

• Cliente: En este campo se teclea el número de cliente. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla

F1. El sistema despliega los datos del cliente: Dirección, Ciudad, CP, RFC También dependiendo del cliente que se seleccione se muestra el tipo de moneda y la moneda que el cliente tiene asignado.

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• Vendedor: En este campo se teclea el número del usuario que vendió el

pedido. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla F1.

• Elaboró: En este campo se teclea el número de usuario que elabora el

pedido. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla F1. Inmediatamente después aparece una ventana donde solicita un Password de autorización.

• Sucursal: En este campo se teclea el número correspondiente a la

sucursal del cliente. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla F1.

• Requisición / O.C.: Este parámetro es meramente informativo, se puede

ingresar la OC o Requisición que ampara este pedido.

• Condiciones de Pago: En este parámetro definen las condiciones de

pago del cliente. Por default muestra los días que tiene asignado el cliente.

• Condiciones de Entrega: Menú descendente donde defines la entrega

del pedido. (Inmediato, en base a programa u otro).

• Tipo de Flete: Menú descendente donde defines el tipo de flete del

pedido. (LAB, Enviar o Por Cobrar).

• Tipo de Pedido: En este parámetro defines el tipo de pedido (Capacidad

Máxima, Carga Exacta o Parcial).

• C.C.: En este campo capturas el CC al que se cargará el pedido. La

búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla F1.

• Observaciones: En este campo tecleas comentarios respecto al pedido.

• Nacional / Extranjero: Al seleccionar el cliente este campo indica si este

maneja moneda nacional o extranjera

• Moneda: Menú descendente donde defines el tipo de moneda (MN, USD

(53)

• T.M.: Menú descendente donde defines el tipo de movimiento del pedido.

• I.V.A.: En este campo defines el IVA a considerar en el pedido.

Una vez que se ha llenado la cabecera del pedido se presiona el botón insertar para agregar un renglón para poder capturar los insumos del pedido. El manejo del detalle del pedido se explica a continuación:

• Insertar: Se da clic al icono que se encuentra en la barra de

herramientas o se puede hacer por medio del menú Edición y en la parte media de la ventana se verá un renglón donde se ingresan los siguientes datos.

• Insumo: En este campo se teclea el código del insumo del cual se

generara el pedido. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, o por medio del menú Edición y/o con la tecla F1 y automáticamente se llena el campo Descripción.

• Cantidad: En este campo tecleas la cantidad solicitada del insumo para el

pedido.

• Precio: Este puede aparecer automáticamente según haya sido definido

en la lista de precios o en su defecto se puede capturar.

• Importe: Este campo se llena automáticamente al multiplicar la cantidad

por el precio.

• Fecha Entrega: En este campo se ingresa la fecha de entrega del pedido.

• Cant. Remisionada: Este campo muestra la cantidad remisionada real.

• Cant. Canc: En este campo se captura la cantidad del insumo a cancelar.

• Muestra: Al seleccionar el check box en el pedido el campo precio e

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• Descripción: Campo que se encuentra en la parte baja de la ventana y el

usuario puede agregar información referente al insumo(s) ingresados.

• Grabar: Una vez definidos los campos anteriores se procede a grabar el

pedido por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco”, esto también se puede hacer por medio del menú. Recuerde que si no graba y se trabaja con otra ventana sin haber grabado, los datos se pueden perder.

Una vez guardado el pedido, se tiene que autorizar para continuar con el ciclo de la facturación. Si el pedido se autoriza, no se podrá imprimir, y por consiguiente no se podrá remisionar.

Autorización: Al presionar este botón el sistema valida si el cliente tiene el límite de crédito necesario para poder realizar dicho pedido. Si el cliente esta excedido de su límite, se solicita el permiso para autorizar el pedido. Aparecerá una ventana como esta:

Una vez autorizado el pedido se puede hacer la remisión. La ventana del pedido cuenta con el botón Remisión para abrir la ventana de remisiones con los datos llenos.

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Remisiones.

La remisión puede realizarse de dos formas, ya sea realizándola desde la ventana del pedido o desde la propia ventana de la remisión, que se encuentra en el menú de procesos. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para realizar la remisión es el siguiente.

• Sucursal: Se selecciona la sucursal en la que fue creado el pedido. Una vez seleccionada la sucursal, nos proporciona el número continuo para la remisión de esa sucursal.

• Remisión: Número que aparece automática y consecutivamente por

sucursal, para asignarlo al pedido.

• Pedido: Se debe de introducir el número del pedido que se desea

remisionar, ya sea tecleándolo, con la tecla F1, o presionando el botón de binoculares.

• Fecha: Fecha en la que se esta elaborando la remisión.

• RFC: Por default se muestra el RFC del cliente, sin embargo se puede editar para que sean los datos con los que se va a facturar.

• Nombre: Nombre del cliente al que se va a generar la remisión.

• Dirección: Dirección del cliente.

• Ciudad: Ciudad del Cliente.

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• Teléfono: Teléfono del Cliente.

• Transporte: Este dato sirve de referencia para quien elabora la remisión.

• Talón: Este dato sirve de referencia para quien elabora la remisión.

• Consignado: Este dato sirve de referencia para quien elabora la remisión.

• Vendedor: Se toma el número y nombre del vendedor del pedido.

• Observaciones: Campo que sirve para hacer comentarios para la

remisión.

• Entregado: El sistema pone que no esta entregada una remisión cuando

esta es creada. Cuando la remisión se entrega se debe de marcar como entregada y guardar.

Nota: Cabe mencionar que los cambios hechos en el RFC, Nombre, Dirección,

Ciudad, CP y Teléfono no se guardan para el cliente.

El detalle de la remisión muestra todas las partidas del pedido al que se esta haciendo referencia. Cuando se esta remisionando un pedido sólo se puede utilizar la cantidad pendiente que tenga el pedido. Esto es, que un pedido puede tener

tantas remisiones como la cantidad de cada insumo se lo permita.

Cuando se remisiona el total del pedido, ya no se puede generar otra