Mediante esta opción el sistema te muestra el contenido de la factura a consultar. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:
El procedimiento para realizar la consulta de las facturas es el siguiente: • Sucursal: En este campo indicas la sucursal de factura a consultar.
• Folio: En este campo indicas el número de factura a consultar. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas y/o por medio del menú Reporte o las teclas rápidas F1.
• Procesar: Una vez definidos los campos de arriba se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer mediante el menú Reporte
Versión 3.00 75 de 97 Ene-2005 Notas de Crédito por Cliente
Mediante esta opción el sistema muestra las notas de créditos generadas por cliente o rango de clientes y según el tipo y fecha que se le defina. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:
El procedimiento para realizar la consulta de las notas de crédito es el siguiente:
• Sucursal: En este parámetro se introduce la sucursal a consultar.
• Cliente Inicial-Final: En este parámetro se define los clientes a consultar. La búsqueda se realiza por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte. • Fecha Inicial-Final: En este parámetro se introduce el rango de fechas a
consultar.
• Tipo: Existen 2 tipos de notas de crédito y son:
I. Descuento: Despliega las notas de crédito que se generaron en ABC notas de crédito.
II. Devolución: Despliega las notas de crédito que se generan por devolución de factura.
• Procesar: Una vez definidos los campos de arriba se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer mediante el menú Reporte.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Consultas
Versión 3.00 76 de 97 Ene-2005
Notas de Crédito
Mediante esta opción el sistema muestra la información de la nota de crédito. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:
El procedimiento para consultar las notas de crédito es el siguiente:
• Folio: En este campo indicas el número de nota de crédito a consultar. La búsqueda se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas y/o por medio del menú Reporte.
• Procesar: Una vez definidos los campos de arriba se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer mediante el menú Reporte.
Versión 3.00 77 de 97 Ene-2005 Ventas por Vendedor
Mediante esta opción el sistema despliega las ventas realizadas por vendedor según lo defina el usuario. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:
El procedimiento para realizar la consulta de ventas por vendedor es de la siguiente manera:
• Sucursal: En este parámetro se introduce la sucursal a consultar.
• Vendedor: En este campo se ingresa el número de empleado (vendedor) a consultar. La búsqueda se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Por Cliente: Al seleccionar esta opción el sistema muestra la información por cliente y su respectivo monto.
• Por Insumo: Al seleccionar esta opción el sistema muestra la información por Insumos, cantidad y su respectivo monto.
• Fecha Inicial-Final: En este campo se ingresa el rango o período a consultar.
• Procesar: Una vez definidos los campos de arriba se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer mediante el menú Reporte
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Consultas
Versión 3.00 78 de 97 Ene-2005
En esta ventana se pueden hacer agrupaciones para poder visualizar de mejor manera la consulta. Si se arrastra la cabecera de una columna a la parte de arriba (en el recuadro café), la información se agrupará de acuerdo al campo seleccionado.
Versión 3.00 79 de 97 Ene-2005 Facturas por Vendedor
Mediante esta opción el sistema muestra las facturas de las ventas hechas por el vendedor según el parámetro que le defina. La ventana que muestra es similar a la siguiente:
El procedimiento para realizar la consulta es el siguiente:
• Sucursal: En este campo se ingresa la sucursal a consultar.
• Vendedor: En este campo se ingresa el número de empleado (vendedor) a consultar. La búsqueda se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Fecha Inicial-Final: En este campo se ingresa el rango o período a consultar.
• Cliente Inicial-Final: Al seleccionar esta opción el sistema permite definir el rango de clientes a consultar. La búsqueda se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Consultas
Versión 3.00 80 de 97 Ene-2005
• Insumo Inicial-Final: Al seleccionar esta opción el sistema permite definir el rango de insumos a consultar. La búsqueda se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y/o con las teclas rápidas Alt+F1.
• Procesar: Una vez definidos los campos de arriba se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer mediante el menú Reporte
Al igual que la ventana anterior, se puede agrupar las columnas. Se arrastra la cabecera de la columna a la parte de arriba y se agrupa por esa cabecera.
Versión 3.00 81 de 97 Ene-2005 MENU DE REPORTES
Mediante este menú podemos tener de manera impresa una serie de reportes que nos ayudaran en la toma de decisiones en la empresa. El menú es el siguiente:
Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación:
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Reportes
Versión 3.00 82 de 97 Ene-2005
Kardex de Ventas
Mediante esta ventana se puede obtener un kardex de ventas por cliente o por insumo de acuerdo a los parámetros que se definan en la ventana de captura. La ventana que se muestra es similar a la siguiente:
El procedimiento para generar el reporte es el siguiente:
• Clientes Inicial-Final: En estos campos se define el rango de clientes a consultar. La búsqueda del cliente se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Insumo Inicial-Final: En este parámetro se captura el rango de insumos a consultar. La búsqueda del cliente se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Fecha Inicial-Final: En estos campos se captura el rango de fechas a consultar.
• Procesar: Una vez definidos los campos se procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” también se puede hacer por medio del menú Reporte. El reporte que se muestra es similar a la siguiente:
Versión 3.00 83 de 97 Ene-2005
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados:
I. Flechas Verticales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.
II. Lupas permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión
III. Binoculares: Esta opción te permite buscar información dentro del reporte.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Reportes
Versión 3.00 84 de 97 Ene-2005
Analítico de Vencimiento por Zona
Mediante esta opción se genera el reporte donde se despliega la zona, cliente y número de factura con sus fechas de vencimiento. La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para generar el reporte es el siguiente:
• Cliente Inicial-Final: En estos campos se define el rango de clientes a consultar. La búsqueda del cliente se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y/o con las tecla rápidas ALT+F1.
• Fecha de Corte: En este campo se ingresa la fecha límite a consultar. • Saldo Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción el sistema convierte
en moneda nacional lo que se encuentre en moneda extranjera.
• Procesar: Una vez definidos los campos se procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” también se puede hacer por medio del menú Reporte. El reporte es similar al siguiente:
Versión 3.00 85 de 97 Ene-2005
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados:
I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico.
II. Flechas Verticales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.
III. Lupas permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.
IV. Binoculares: Esta opción te permite buscar alguna palabra o cantidad dentro del reporte.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Reportes
Versión 3.00 86 de 97 Ene-2005
Acumulativo de Ventas por Vendedor
Mediante esta opción se despliega el reporte con nombre del vendedor, insumos y las ventas definidas en el rango de fecha. La ventana que se muestra es la siguiente:
El procedimiento para generar el reporte es el siguiente:
• Vendedor Inicial-Final: En estos campos se define el rango de vendedores a consultar. La búsqueda del vendedor se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Tipo de Movimiento: En estos campos se define el rango de tipos de movimientos a consultar. La búsqueda del vendedor se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se ingresa el rango de fechas a consultar.
• Procesar: Una vez definidos los campos se procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” también se puede hacer por medio del menú Reporte.
Versión 3.00 87 de 97 Ene-2005
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados:
I. Flechas Verticales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.
II. Lupas permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.
III. Binoculares: Esta opción te permite buscar alguna palabra o cantidad dentro del reporte.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Reportes
Versión 3.00 88 de 97 Ene-2005
Estado de Cuenta por Cliente
Mediante esta ventana se puede obtener de manera impresa un Estado de Cuenta de clientes según los parámetros definidos. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:
El procedimiento para generar el reporte es el siguiente:
• Cliente Inicial-Final: En estos campos se define el rango de clientes a consultar. La búsqueda del cliente se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte.
• Fecha Inicial-Final: En estos campos se captura el rango de fechas a consultar.
• Sucursal: En este campo se selecciona la sucursal a consultar.
• Rango de Centro de Costos Inicial-Final: Al seleccionar esta opción se habilita el rango de CC Inicial-Final donde defines los CC a consultar. La búsqueda del CC se puede hacer con la ayuda del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú.
• Solo Facturas con Saldo: Al seleccionar esta opción el sistema solo muestra las facturas del cliente con saldo pendiente de liquidar o pagar. • Saldo Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción el sistema convierte
los montos de moneda extranjera a moneda nacional.
• Corte por Sucursal: Al seleccionar esta opción el sistema filtra el reporte por sucursal.
Versión 3.00 89 de 97 Ene-2005
• Procesar: Una vez definidos los campos se procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” también se puede hacer por medio del menú Reporte. El reporte que se muestra es similar a la siguiente:
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados: Esta mal la numeración.
1. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico.
2. Flechas Verticales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.
3. Lupas permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.
4. Binoculares: Esta opción te permite buscar alguna palabra o cantidad dentro del reporte.
Cabe mencionar, que el reporte mostrara a cada cliente en una hoja para su mejor lectura.
Se repite el proceso las veces que sea necesario. MENU OPCIONES
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Opciones
Versión 3.00 90 de 97 Ene-2005
Nos permite seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red que tengamos definidas en el sistema.
Versión 3.00 91 de 97 Ene-2005 Ocultar Favoritos.
Esta opción nos sirve para desaparecer o aparecer la barra de favoritos que se encuentra del lado izquierdo de la ventana principal.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú de Opciones
Versión 3.00 92 de 97 Ene-2005
Impresora
En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de documentos dentro del sistema.
Versión 3.00 93 de 97 Ene-2005 Calculadora.
Este botón es un acceso directo a la calculadora del sistema operativo, la cual mantiene la misma funcionalidad conocida.
MODULO DE FACTURACIÓN Menú Ayuda
Versión 3.00 94 de 97 Ene-2005
MENU AYUDA
El menú que se presenta es el siguiente:
Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e información de la versión tal como se muestra en la ilustración:
Versión 3.00 95 de 97 Ene-2005 MENU VENTANA
Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el siguiente:
MODULO DE FACTURACIÓN Diagrama de Flujo
Versión 3.00 96 de 97 Ene-2005
MENU SALIR
Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se muestra con la siguiente pantalla el botón Aceptar se sale del sistema y el botón de Cancelar se queda dentro del sistema.
Versión 3.00 97 de 97 Ene-2005 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN.
El diagrama que a continuación se muestra, representa la forma en que la información se procesa en el sistema de facturación. Con esto podemos ver el proceso natural en que trabaja este modulo.
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